PIANO DI LAVORO PROVVISORIO PERSONALE AMMINISTRATIVO TECNICO AUSILIARIO a.s. 2012/2013. Buon lavoro dal Direttore amministrativo Angela Dedoni

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1 PIANO DI LAVORO PROVVISORIO PERSONALE AMMINISTRATIVO TECNICO AUSILIARIO a.s. 2012/2013 Buon lavoro dal Direttore amministrativo Angela Dedoni 1

2 Prot.n 2589/D17 DEL 01/09/2013 LICEO SCIENTIFICO STATALE PITAGORA Con annessa sezione Liceo Classico Via Emilio Lussu ISILI Tel Fax liceo.isili@tiscalinet.it Al DIRIGENTE SCOLASTICO ALL ALBO OGGETTO: PIANO DI LAVORO A.S. 2012/2013 IL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI Visto il D.lgs. n. 297/94; Visto il D.lgs. n. 626/94; Visto il CCNL del 04/08/1995; Visto il D.lgs. n. 242/96; Visto il D.M. n. 292/96, Visto il C.C.N.Q. del 07/05/1996; Vista la legge 59/1997 art. 21; Visto il D.M. n. 382/98; Visto il DPR Nn. 275/1999 art. 14; Visto il CCNL del 26/05/1999; Visto CCNI del 31/08/1999; Visto il D.lgs. n. 165/2001 art. 25; Visto il CCNL del 07/12/2005, artt. 5, 7, e 9; Visto l accordo MIUR OO.SS. del 10/05/2006, BVisto il CCNL del 29/11/2007, artt. 46, 47, 50, 51, 53, 54, 62, 66, 88; Visto il D.lgs. n. 81/2008; Vista la sequenza contrattuale Ata del 25/07/2008; Visto il CCNI Formazione personale docente ed Ata del 04/07/2008; Visto l accordo MIUR- oo.ss. DEL 20/010/2008, nonché quello sulla seconda posizione economica Del 12/03/2009; Visto il C.C.N.L./Comparto Scuola 23/01/2009- biennio economico ; Visto accordo MIUR- OO.SS. del 12/03/2009 (accordo sulla seconda posizione economica); Visto il D.lgs. n. 150 del 27 ottobre 2009; Visto il programma Annuale dell. E.F approvato dal Consiglio di Istituto in data 14/02/2012; Viste le Direttive di massima impartite dal D.S. ; Considerato lì organico di diritto a.s. 2012/2013 relativo al personale A.T.A., Tenuto conto della struttura edilizia della scuola; Tenuto conto del Fondo di Istituto per il periodo settembre/dicembre 2012 e gennaio/agosto 2013; Considerato che nel corrente anno scolastico si darà continuità ed impulso alla organizzazione ed All adeguamento dei servizi amministrativi ed ausiliari secondo gli obiettivi del raggiungimento della Migliore qualità del servizio reso; tenuto conto dell esperienza e delle competenze specifiche del personale in servizio; Considerate le esigenze e le proposte del personale emerse nell Assemblea del 4 settembre ; P R O P O N E 2

3 Il seguente piano di lavoro e di attività del personale amministrativo, tecnico ed ausiliario, per l a.s. 2012/13. Il piano comprende i seguenti aspetti: 1. l organizzazione generale; 2. le prestazioni nell ambito dell orario di lavoro; 3. l attribuzione di incarichi di natura organizzativa; 4. la proposta di attribuzione di incarichi specifici; 5. l intensificazione di prestazioni lavorative e quelle eccedenti l orario d obbligo; 6. L aggiornamento del personale. L attribuzione di incarichi organizzativi e le prestazioni eccedenti l orario d obbligo rientrano nelle competenze del Direttore, mentre l adozione della prestazione dell orario, l attribuzione di incarichi specifici e l intensificazione delle prestazioni appartiene alla funzione dirigenziale, su proposta del direttore, sempre nell ambito del piano delle attività. SERVIZI AMMINISTRATIVI Premessa: I servizi Amministrativi sono suddivisi nelle seguenti aree: 1. Direzione generale ed amministrativa 2. Segreteria Personale 3. Segreteria alunni 4. Segreteria patrimonio e contabilità 5. Segreteria amministrativa 6. Segreteria protocollo. Nella distribuzione delle funzioni al personale amministrativo si è tenuto conto, delle singole attitudini e capacità, nonché delle esperienze e competenze professionali acquisite. Si ritiene che l a.s. in corso possa definirsi un anno molto importante nel quale tutto il personale amministrativo dovrà impegnarsi per consolidare i risultati faticosamente raggiunti nonostante il continuo turn-over di alcune unità nel corso dei passati anni scolastici: - acquisizione delle continue nuove competenze richieste dal decentramento e dall informatizzazione di tutte le operazioni amministrative ; - consolidamento della professionalità già acquisita e sistemazione dell arretrato che si è venuto a creare a di pratiche inevase o incomplete degli anni precedenti; - fattiva collaborazione reciproca finalizzata al miglioramento della qualità del servizio. ORGANIGRAMMA DEGLI UFFICI DI SEGRETERIA Cognome e Nome Qualifica Orario di lavoro individuale Dedoni Angela Giovanna Anna D.S.G.A. 36 h. da lunedì al Venerdì Recupero di 1 ( una) ora tutti i giorni dalle 7,30/14,45 Boi Edmondo Ass. Amm.vo 36 h. sett. da Lunedì a sabato 08, Podda Marina Ass. Amm.va 36 h. sett. da Lunedì a sabato 08, Secchi Antonio Ass. Amm.vo 36 h. sett. da Lunedì a sabato 08, Aresu Maria Garzia Ass. Amm.va 36 h. sett. da Lunedì a sabato 08, Mura Silvio Ass. Amm.vo 18 h. sett. sabato e altri due gg. Angius Anna Franca Ass. Amm.va CO.CO.CO 30 h. sett. da Lunedì a Venerdì 08, L orario di lavoro individuale del personale può subire eventuali modifiche, sia provvisorie sia definitive, su motivata richiesta da parte del dipendente purché compatibile con le esigenze di servizio e previa autorizzazione da parte del D.S.G.A. sentito il Dirigente scolastico. 3

4 IL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI Il Direttore dei Servizi generali e Amministrativi sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo contabili e ne cura l organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale A.T.A., posto alle sue dirette dipendenze, ha autonomia operativa e responsabilità diretta nella definizione e nell esecuzione degli atti a carattere amministrativo-contabile, di ragioneria e di economato, che assumono nei casi previsti rilevanza anche esterna. Firma tutti gli atti di sua competenza (ogni atto ascrivibile alla nota visti gli atti di Ufficio ). L orario del Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi, tenuto conto della complessa articolazione, della quantità e della diversificazione degli impegni inerenti e collegati alla gestione ed al coordinamento della generale organizzazione tecnica, amministrativa, contabile, nonché della tenuta e dello svolgimento dei rapporti con gli Organismi Istituzionali Territoriali centrali e periferici del MIUR, con le altre Istituzioni Scolastiche Autonome, con gli Enti locali, con gli Organismi Territoriali e periferici del MEF, dell INPDAP, dell INPS, dell INAIL, con i soggetti pubblici e privati che attuano forme di partenariato con la scuola, etc., è oggetto di apposita intesa scritta col Dirigente Scolastico. L orario suddetto, sempre nel rispetto globale dell orario d obbligo, sarà improntato alla massima flessibilità onde consentire, nell ottica irrinunciabile di una costante, fattiva e sinergica azione di supporto al Dirigente Scolastico, l ottimale adempimento degli impegni, la massima disponibilità e professionale collaborazione del DSGA per un azione tecnico-giuridico-amministrativa improntata ai criteri dell efficacia, dell efficienza e dell economicità. Eventuali prestazioni aggiuntive l orario di lavoro obbligatorio saranno autorizzate dal DS, finanche tacitamente, di fronte a esigenze di servizio, e conseguentemente potranno essere retribuite unicamente facendo ricorso a risorse economiche non facenti parte del Fondo Istituto (es. interessi bancari, fondi L. 440, contributi di terzi non finalizzati, incarichi specifici) salvo che il DSGA non chieda per le stesse di poter fruire del riposo compensativo (art. 54, comma 4 CCNL 29/11/2007). Allo stesso modo, nell eventualità che il DS attribuisca, con Delega, al DSGA, compiti configurabili in incarico di funzione dirigenziale (Delega Privacy, Delega rapporti con i Revisori ) In presenza di gestioni di finanziamenti di enti pubblici o privati, il DS avrà cura di inserire, nella convenzione, una percentuale idonea a coprire gli adempimenti del DSGA ad essi correlati (finanziamenti di enti locali, ad es. ex. L31, finanziamenti di privati, anche per le visite guidate). Tali gestioni, infatti, non rientrano negli obblighi gestionali del DSGA. Nella progettazione o nell adesione a progetti finanziati dalla Regione o dalla comunità europea, il referente e/o il DS dovrà prevedere o verificare la previsione della remunerazione del personale amministrativo e del DSGA. Il DSGA ha, a sua volta, la facoltà di delegare proprie prerogative ad altri soggetti, quali Docenti, Personale di Segreteria, Collaboratori Scolastici ( ad es., sono delegabili : la responsabilità di consegnatario di beni mobili, la funzione di Ufficiale rogante ecc..). Si deve tenere in debito conto il diritto/dovere di formazione, arricchimento e riconoscimento della professionalità del Personale, per cui il Dsga si impegna nel formare il personale anche perché effettui gestioni, come quelle sopra elencate, che potranno a loro essere retribuite dal Fondo Istituto e al DSGA dai fondi per la formazione, se effettuate in orario straordinario. Il DSGA ha ampia autonomia in tema di autoformazione e sarà presente, salvo legittimo impedimento, a tutti i Corsi di Formazione stabiliti dal Ministero o da questi accreditati, per la propria figura. In caso di frequenza di Corsi oltre l orario di servizio, tale frequenza verrà incentivata, dai Fondi per la formazione, nella misura indicata in attestato. L orario attuato dal Dsga consente, di avere un margine di tempo per studio e disbrigo pratiche con serenità in quanto la giornata del Dsga è sottoposta ad un carico di lavoro stressante ed estenuante. Inoltre tale orario consente di poter effettuare gli aggiornamenti e di mettersi in contatto con i servizi Axios di assistenza che al mattino a causa dell 4

5 COORDINAMENTO GENERALE E FUNZIONE VICARIA Da quest anno scolastico L assistente amministrativa Podda Marina avendo superato il corso per l attribuzione dell art. 7, deve provvedere alla sostituzione del D.S.G.A. Nell ambito di tali funzioni l Assistente Amministrativo addetto di norma svolge attività lavorativa complessa con autonomia operativa e responsabilità per il coordinamento generale dell azione amministrativo contabile, pure mediante l utilizzazione di procedure informatiche. La Sig. Podda è individuata quale vicaria del DSGA e la sostituisce in caso di sua assenza o impedimento :Può svolgere attività di formazione e aggiornamento ed attività tutorie nei confronti del personale neo assunto. Partecipa allo svolgimento di tutti i compiti del profilo dell are B. Coordina gli addetti dell area B. RICHIESTA GIORNATA LIBERA In caso di più richieste per la concessione della giornata libera l amministrazione procederà secondo i seguenti criteri: a rotazione mensile con il personale interessato. L orario di lavoro individuale è di 36 ore settimanali. Qualora il personale necessiti di applicare l orario flessibile ( anticipo orario ingresso e di uscita) deve presentare richiesta al DSGA che provvede a segnalare la richiesta al Consiglio d Istituto. Compatibilmente con le esigenze di servizio, al dipendente possono essere concessi per particolari esigenze personali e a domanda, brevi premessi di durata non superiore alla metà dell orario di servizio. I permessi comunque fruiti non possono eccedere le 36 ore nel corso dell anno scolastico ( art. 16 C.C.N.L ) : Entro i due mesi lavorativi successivi a quello della fruizione del permesso il dipendente è tenuto a recuperare le ore non lavorate in una o più soluzioni secondo le esigenze di servizio. In caso di assemblee sindacali in orario di servizio il personale è tenuto a turno a garantire la prestazione dei servizi minimi. E ammessa la flessibilità negli orari di ingresso e uscita di minuti, fermo restando l ammontare complessivo della prestazione giornaliera programmata. La flessibilità non può essere però considerata una permanente variazione di orario, ma dev essere utilizzata eccezionalmente. I ritardi, i permessi orari e gli straordinari vengono registrati dal sistema gestione oraria,il saldo del conteggio è tenuto costantemente aggiornato e mensilmente viene consegnata copia dal Dsga a ciascun dipendente. I dipendenti avranno cura di controllare e segnalare eventuali errori e/o omissioni entro 5 gg. dalla consegna del quadro riepilogativo. Eventuali crediti orari, purché autorizzati, vanno recuperati con riposi compensativi entro la fine dell a.s. e comunque privilegiando i periodi di minor attività, compatibilmente con le esigenze di servizio e su autorizzazione del D.S.G.A, sentito il Dirigente Scolastico, in ogni caso devono essere fruiti entro l anno scolastico di pertinenza pena la decadenza del diritto alla fruizione. Eventuali debiti orari dovranno essere resi all Amministrazione entro il mese successivo alla consegna del quadro riepilogativo e comunque entro e non oltre la fine dell a.s., pena la trattenuta dallo stipendio delle ore non lavorate (frazione minima di mezz ora). o la perdita delle ore di straordinario prestate. LE PRESTAZIONI DI LAVORO STRAORDINARIO Possono essere effettuate solo se preventivamente autorizzate dal D.S.G.A. su apposito Stampato, le ore di straordinario pomeridiane non possono eccedere le 3 ore,deve essere prevista una pausa di 30 minuti tra l orario antimeridiano e l orario pomeridiano. Le prestazioni di lavoro straordinario vanno preventivamente autorizzate dal D.S.G.A., tramite compilazione del modulo disponibile nella segreteria del personale. Solo in presenza di esigenze straordinarie e contemporanea assenza del Dsga l autorizzazione verrà concessa in un secondo momento rispetto alla prestazione, le ore non autorizzate formalmente dal Dsga saranno considerate improprie e pertanto decurtate dal dsga dal calcolo mensile. Gli straordinari, danno luogo al recupero di giornate libere. Le ore prestate potranno essere recuperate con la concessione di una giornata libera, e nei periodi di sospensione delle lezioni (Natale e Pasqua ) se l attività amministrativa lo consente. 5

6 In caso di prestazioni di lavoro eccedenti il proprio orario dovute a cause di servizio imprevedibili, queste vanno segnalate il giorno seguente al D.S.G.A. La segreteria del personale, acquisito il modulo di autorizzazione firmato dal DSGA, avrà cura di trascrivere nell apposito registro le ore di lavoro straordinario svolto e i motivi della prestazione. Il lavoro straordinario, su richiesta del personale, potrà essere recuperato retribuito. La retribuzione delle ore di lavoro straordinario avverrà, comunque, compatibilmente con le risorse finanziarie assegnate a tale scopo in sede di contrattazione decentrata d Istituto. In caso di assenza di colleghi, il maggior carico di lavoro va distribuito tra i colleghi presenti (prioritariamente tra quelli del medesimo ufficio/settore) e, possibilmente, svolto all interno del proprio orario di lavoro. Al fine di un efficace funzionamento dei servizi, il personale assente avrà cura di informare preventivamente, quando possibile, il collega presente dello stesso ufficio sulle attività urgenti, da concludere o pendenti In caso di assenze prolungate e/o contemporanee, il D.S.G.A. valuterà le possibili soluzioni, sentito il personale in servizio, eventualmente anche in deroga alle disposizioni del presente piano e adotterà le opportune determinazioni in forma scritta. Ferie e recuperi compensativi andranno fruiti compatibilmente con le esigenze di servizio. FERIE La richiesta delle ferie dovrà essere effettuata entro il 30 aprile di ogni anno, con risposta da parte dell'amministrazione entro 20 gg. dal termine di presentazione delle domande. Entro la data del 05/05/2013 l assistente amministrativo addetto al personale compilerà il piano delle ferie da consegnare al Direttore SGA ; il piano così predisposto deve essere scrupolosamente rispettato dal personale, uniche cause ostative sono la malattia e gravi motivi personali documentati. Nel caso in cui tutto il personale richieda lo stesso periodo di ferie sarà modificata la richiesta del personale disponibile, in caso di mancanza di personale disponibile sarà adottato il criterio della rotazione annuale tenendo in considerazione il periodo di fruizione dell anno precedente e le situazioni di vincolo oggettivo documentate ( es. chiusura aziendale ) al fine di consentire almeno 15 giorni di ferie coincidenti con il coniuge o convivente. In caso di impossibilità di evadere tutte le richieste si ricorrerà al sorteggio. Il piano delle ferie deve garantire la presenza di una unità di personale per ciascun area Amministrativa. - Le ferie estive, di almeno 15 giorni lavorativi consecutivi, possono essere usufruite nel periodo in cui non ci siano le seguenti attività: ASSISTENTI AMMINISTRATIVI area personale: graduatorie, contratti, organico. area alunni: scrutini, esami, iscrizioni e rilevazioni. Il personale delle aree è tenuto ad avvicendarsi nei turni di godimento delle ferie, tale soluzione si rende necessaria per garantire la presenza di una unità in ciascuna area. Le ferie degli assistenti amministrativi delle are: personale possono essere programmate dal 28 giugno alunni dal 18 luglio. Al 1 settembre tutto il personale deve essere in servizio. La richiesta di ferie durante il periodo di attività didattica non può essere superiore a 6 ( sei) giorni continuativi, complessivi, alla richiesta non devono essere collegati antecedentemente o posteriormente altri tipi di congedo o richieste di recupero straordinario. ( es. richiesta di giorni 6 dal 7 settembre, con richiesta di recupero straordinario per il 4 e 5 settembre e richiesta di festività soppresse per il 14 e 15 settembre) l esempio indicato tra parentesi non viene concesso dall amministrazione perché di fatto viene a mancare un assistente per un periodo maggiore rispetto a quanto previsto per la concessione di ferie durante l attività didattica, che creano difficoltà nella quotidiana gestione amministrativa. Le ferie sono concesse al personale assistente amministrativo solamente in periodi in cui non ci siano pratiche in scadenza, e deve riportare l assunzione di responsabilità per il disbrigo delle pratiche amministrative del collega titolare dell area. La concessione è inoltre subordinata alla compilazione di un promemoria degli impegni assunti con l utenza e delle pratiche in scadenza per la giornata di ferie richiesta. L assistente amministrativo è pertanto tenuto ad 6

7 informare i colleghi sulle pratiche da evadere, sui documenti da rilasciare agli alunni o ai genitori. La mancanza di tale scheda sarà condizione per la mancata concessione della giornata di ferie. CHIUSURA PREFESTIVI All inizio dell anno scolastico il personale formula le giornate di chiusura in prossimità dei prefestivi Per le feste dei morti, per le vacanze Natalizie e pasquali ecc. Le giornate saranno decise dal personale Ata a maggioranza dei partecipanti e poi sottoposte ad approvazione del Consiglio d Istituto. Quantità minime di personale in servizio per i servizi amministrativi: Con attività didattica In assenza di attività didattica 1 (per area) 1 ( per area) ORARIO ATTIVITA AMMINISTRATIVA E DI APERTURA AL PUBBLICO (*) (con la voce pubblico deve intendersi: Docenti-Personale A.T.A.-Alunni-Genitori-Utenza in generale che accede agli uffici e allo sportello per l espletamento di pratiche di interesse personale) L orario di servizio si sviluppa su sei giorni: dal lunedì al sabato fino alle ore L orario settimanale di lavoro individuale è di 36 ore con esclusione del personale a part-time. ORARIO DI APERTURA AL PUBBLICO UFFICI GIORNI ORARIO DOCENTI DAL LUNEDI AL SABATO DALLE ALLE ALUNNI- GENITORI DAL LUNEDI AL SABATO DALLE 10,30 ALLE 12,00 AMMINISTRAZIONE PATRIMONIO E DAL LUNEDI AL VENERDI DALLE 12,30 ALLE 13,30 CONTABILITÀ D.S.G.A. DAL LUNEDI AL VENERDI DALLE 12,30 ALLE 13,30 ORARIO SERVIZIO TELEFONICO -AMMINISTRAZIONE - DAL LUNEDI AL VENERDI DALLE 11,30 ALLE 13,30 -ALUNNI DAL LUNEDI AL SABATO DALLE 10,30 ALLE 12,30 - DOCENTI DAL LUNEDI AL SABATO DALLE 12,00 ALLE 14,00 Possono essere previsti orari più ampi di apertura al pubblico nei periodi di particolare affluenza allo sportello (iscrizioni, ritiro libretti personali, ritiro certificati d esame ecc.). L orario in questo caso verrà definito dal Dirigente Scolastico, sentito il D.S.G.A., e comunicato all utenza. Durante gli scrutini viene disposta la presenza di almeno 1 assistente amministrativo dell ufficio alunni, con l istituzione di turni pomeridiani. Per eventuali necessità delle Commissioni d esame, il D.S.G.A., sentiti Presidenti di Commissione, valuterà se disporre la presenza di personale amministrativo in turno pomeridiano. MODALITA OPERATIVE NEI RAPPORTI CON IL PUBBLICO Il Personale amministrativo avrà cura di organizzare il proprio lavoro giornaliero tenendo conto dell orario di apertura al pubblico, e svolgendo le attività che richiedono maggiore concentrazione e impegno al di fuori di tale orario. 7

8 In deroga all orario di apertura al pubblico, saranno ricevuti in segreteria esclusivamente: - i Docenti Collaboratori del Dirigente Scolastico, i Docenti funzione-strumentale e i docenti responsabili/referenti nell espletamento delle loro funzioni; - coloro che vengono espressamente da fuori Comune e che non abbiano possibilità di ritornare in altra giornata, previo appuntamento telefonico; - coloro che abbiano preso appuntamento (anche telefonico). Il personale amministrativo avrà cura di rispettare e di far rispettare l orario di apertura al pubblico, limitando le eccezioni alle tipologie sopra indicate. L accesso nell area di lavoro degli uffici è consentito, oltre che al personale specificatamente addetto, al Dirigente Scolastico e al DSGA, agli assistenti tecnici e ai docenti collaboratori, in ottemperanza alla normativa sulla privacy. L utenza e gli altri docenti con incarichi specifici possono accedere agli uffici utilizzando esclusivamente lo sportello. Nello svolgimento del proprio lavoro ogni operatore amministrativo dovrà comunque garantire il rispetto dello spazio fisico ed acustico che condivide con i colleghi presenti ed impegnati in altre attività lavorative invitando il pubblico al medesimo rispetto. I rapporti con l utenza, sia telefonica, sia di sportello, dovranno essere sempre cortesi ed educati e le risposte il più possibile chiare ed esaustive ma, al tempo stesso, concise. Ogni risposta negativa dovrà essere accuratamente motiva ed esposta con la cortesia necessaria ai richiedenti. Il personale in caso di risposta telefonica, avrà cura di qualificarsi indicando l ufficio di appartenenza e il proprio cognome. Il linguaggio dovrà essere consono alla funzione svolta. MODALITA DI ELABORAZIONE DEI DOCUMENTI E TENUTA DEGLI ARCHIVI Tutti i documenti prodotti dal personale dovranno avere le seguenti caratteristiche: - intestazione dell Istituto - data e numero di registrazione (nr. protocollo - nr. circolare - nr. certificato - nr. decreto ecc.) - sigla dell operatore (in basso a sinistra). Prima di essere presentati alla firma del D.S. e/o del D.S.G.A. dovranno essere verificati sul piano della correttezza formale, dei contenuti e la presenza degli eventuali allegati. Prima di essere duplicati dovranno essere sottoposti al controllo e alla firma del D.S. e/o del D.S.G.A. (a seconda degli ambiti di competenza) e dovrà essere, di volta in volta, valutato dall operatore il numero di fotocopie da predisporre. Tutti i documenti da sottoporre al Dirigente Scolastico dovranno comunque essere preventivamente visti dal DSGA. Dovrà essere fatto uso solo della modulistica standardizzata che gli operatori amministrativi avranno cura di aggiornare in base alla normativa vigente e alla modellistica vigente nell Istituto secondo le norme. Dovrà essere privilegiato il trattamento informatizzato dei documenti e dei dati ed ogni operatore avrà cura di mantenere aggiornato il file system del proprio computer, tenendo nota dei percorsi usuali ed effettuando giornalmente almeno un salvataggio. La stessa cura dovrà essere garantita nell archiviazione di documenti nei fascicoli personali (Docenti - A.T.A. - Alunni) che dovranno essere aggiornati nel più breve tempo possibile e sempre riposti nei rispettivi schedari al termine del proprio orario di servizio, prestando particolare cura all aggiornamento informatico dell archivio dei fascicoli personali dei dipendenti e alla immatricolazione dei fascicoli docenti e alunni. Per l accesso agli atti amministrativi di cui alla L. 241/90 e successive integrazioni, le richieste dovranno essere esaminate dal Dirigente Scolastico. Particolare cura dovrà essere assicurata nella trattazione ed archiviazione dei dati sensibili ai sensi della Legge 675/96. Gli assistenti amministrativi sono direttamente responsabili dell archivio di loro competenza. NB. Le applicazioni informatiche per lo svolgimento delle proprie attività dovranno essere solo quelle fornite dall istituto. Ogni variazione deve essere comunicata e 8

9 immediatamente e per iscritto al DSGA oltre che preventivamente concordata. A seguito dell entrata in vigore delle disposizioni dell art. 15 della legge n. 183/2011, dal 1 gennaio 2012, è vietato agli uffici pubblici rilasciare certificati da esibire ad altre Pubbliche Amministrazioni O ai privati gestori di servizi Pubblici. Le certificazioni su stati, qualità personali e fatti, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e i gestori di Pubblici servizi, sono sempre sostituite dalle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o dall atto di notorietà. Le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione restano valide e utilizzabili solo nei rapporti con i privati. Su tali certificazioni deve essere apposta la dicitura: Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi, in mancanza della quale il certificato è nullo. Il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d ufficio. La legge 241 del 7 agosto 1990 riconosce a chiunque vi abbia interesse il diritto di accesso ai documenti amministrativi, ha indicato sinteticamente i concreti modi per l esame e l estrazione di copia della documentazione, stabilendo che il rilascio di copia dei documenti è subordinati soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salvo le disposizioni vigenti in materia di bollo. Per il rilascio di 1 o 2 copie il costo fisso è di 0,26 centesimi, 0,52 per il rilascio da 3 a 4 copie e così di seguito, da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell ufficio. Sono esenti dall imposta di bollo i seguenti certificati: Atti e documenti necessari per l'ammissione, frequenza ed esami nella scuola dell'obbligo ed in quella materna nonché negli asili nido; pagelle, attestati e diplomi rilasciati dalle scuole medesime. Domande e documenti per il conseguimento di borse di studio e di presalari e relative quietanze nonché per ottenere l'esonero totale o parziale dal pagamento delle tasse scolastiche. Istanze, dichiarazioni o atti equivalenti relativi alla dispensa, all'esonero o alla frequenza dell'insegnamento religioso. TERMINI ENTRO I QUALI DEVONO ESSERE CONSEGNATI I DOCUMENTI E COMPLETATE LE PROCEDURE AMMINISTRATIVE ED EVENTUALE DELEGA ALLA FIRMA UFFICIO DOCUMENTI E ATTI CONSEGNA ENTRO DELEGA FIRMA AMMINISTRAZIONE Stipendi/ferie/13^ Il giorno 5 del mese al DSGA NO PATRIMONIO E CONTABILITA Stipendi/ferie/13^ Il giorno 10 del mese al dipendente Contributi e ritenute Entro tre giorni prima della NO scadenza prevista dalla norma DOCENTI Riepilogo mensile supplenze Mensilmente al DSGA NO ATA Riepilogo mensile orario Mensile NO Dovranno essere comunque rispettate le scadenze previste dalla normativa vigente e dalle direttive ricevute predisponendo preventivamente, ove possibile, 5 giorni prima delle scadenze, le pratiche evase, salvo direttive diverse impartite dal D.S.G.A. Si precisa che gli assistenti amministrativi sono personalmente responsabili per il proprio ufficio del mancato rispetto dei termini previsti. NO UFFICIO DOCUMENTI E ATTI CONSEGNA ENTRO DELEGA FIRMA 9

10 certificati di iscrizione frequenza, dichiarazioni per le quali non vi sia discrezionalità entro 24 ore dalla richiesta - a vista in caso di documentata urgenza e compatibilmente con le procedure già in atto SI AL DSGA ALUNNI moduli trasporti pubblici certificati di promozione certificazione di superamento esami Stato a vista allo sportello a partire dal terzo giorno lavorativo successivo alla pubblicazione dei risultati finali SI AL DSGA SI AL DSGA Diploma esame di Stato nulla-osta trasferimento contestualmente alla pubblicazione dei risultati finali dell esame NO Pagelle conferma titoli di studio al momento della consegna dell attestazione di versamento, sempre se pervenuti dal M.P.I. entro 24 ore dalla richiesta NO NO entro 24 ore dalla richiesta solo in caso di trasferimento NO certificati/dichiarazioni con particolari diciture aggiunte da convalidare con timbro (purché non discrezionali) Infortuni entro 7 giorni dalla richiesta entro 24 ore dalla richiesta - a vista in caso di documentata urgenza e compatibilmente con le procedure già in atto NO SI AL DSGA statistiche nei termini previsti dalla normativa vigente ( 48 ore) NO entro 5 giorni dalla scadenza stabilita NO Dovranno essere comunque rispettate le scadenze previste dalla normativa vigente e dalle direttive ricevute predisponendo preventivamente, ove possibile, 5 giorni prima delle scadenze, le pratiche evase, salvo direttive diverse impartite dal D.S.G.A. UFFICIO DOCUMENTI E ATTI CONSEGNA ENTRO DELEGA FIRMA certificati di servizio certificati di servizio entro 3 giorni dalla richiesta NO 10

11 PERSONALE segnalazione assenze alla Presidenza/Vicepresidenza prospetto assenze dei dipendenti a t.d. Gestione immediata entro la fine del mese Entro gg. 15 dal ricevimento della pratica NO NO Ricostruzione carriera Contratti Inserimento immediato Ed entro 10 giorni alla Direzione Provinciale del lavoro UFFICIO DOCUMENTI E ATTI CONSEGNA ENTRO DELEGA FIRMA predisposizione posta in uscita gestione quotidiana entro le ore 10,30 NO PROTOCOLLO NO circolari interne intranet-posta elettronica gestione quotidiana con diffusione immediata gestione quotidiana almeno 3 volte al giorno ( indicativamente ore 9,00 ore 11,00 e ore 12.00) NO NO internet rapporti con il Consiglio di istituto e Giunta Esecutiva protocollo posta in entrata gestione quotidiana per il sito del Provv.to e periodica per gli altri siti (secondo l orario di accesso al server predisposizione convocazione tenuta registro verbali e predisposizione materiale istruttorio NO NO NO gestione quotidiana entro le ore 13,00 NO Dovranno essere comunque rispettate le scadenze previste dalla normativa vigente e dalle direttive ricevute predisponendo preventivamente, ove possibile, 5 giorni prima delle scadenze, le pratiche evase, salvo direttive diverse impartite dal D.S.G.A.. Ogni operatore amministrativo adotterà uno scadenzario degli adempimenti e delle procedure assegnategli da tenersi aggiornato e disponibile per eventuali verifiche da parte del D.S.G.A. Quanto non indicato nella presente nota verrà disposto successivamente in base alle esigenze di servizio dal D.S.G.A. ***************** ATTRIBUZIONE INCARICHI DI NATURA ORGANIZZATIVA Nell anno scolastico 2012/2013 è considerato utile, vista la positiva esperienza pregressa, assicurare continuità ed impulso alla riorganizzazione ed all adeguamento dei servizi amministrativi secondo gli obiettivi tesi al raggiungimento della migliore qualità del servizio reso, si propone di confermare l attuale organizzazione dell ufficio di segreteria. 11

12 Si procederà ad un attenta e continua analisi dei bisogni dell utenza allo scopo di individuare e realizzare nuove modalità di erogazione dei servizi mirati ad un effettivo e sensibile miglioramento degli stessi. Con la presente disposizione si definisce l organigramma dell ufficio di segreteria e si attribuisce l incarico di natura organizzativa al personale amministrativo da effettuarsi nell a.s. 2012/2013. Gli incarichi assegnati agli assistenti amministrativi, nell ambito delle direttive ed istruzioni impartite per iscritto dal DSGA, vengono gestiti dal personale con autonomia e responsabilità operativa. Per semplificazione si chiariscono e si elencano le attività individuali a cui principalmente sono assegnati gli assistenti amministrativi. In caso di più assistenti assegnati al medesimo ufficio/settore, questi opereranno in modo da facilitare uno scambio reciproco di informazioni, che renda possibile un immediata sostituzione dell interessato in caso di assenza e/o impedimento. Si precisa che, al fine di rendere efficace il funzionamento dei servizi, gli assistenti dello stesso ufficio, pur essendo incaricati, allo svolgimento di specifiche attività, sono tenuti a collaborare, nell ambito dell ufficio di assegnazione, con i colleghi dello stesso ufficio. Attribuzione incarichi di natura organizzativa ( Art. 46 Tab. A profilo area B ) Servizi Amministrativi - Segreteria Personale: assistenti amministrativi PODDA MARINA come seconda unità che collabora per detta area la Sig. ARESU MARIA GRAZIA- per il Centro Territoriale Permanente ARESU MARIA GRAZIA - Segreteria alunni: assistenti amministrativi SECCHI ANTONELLO BOI EDMONDO E ANGIUS ANNA FRANCA- ARESU MARIA GRAZIA per il Centro Territoriale Permanente. -Segreteria amministrativa e segreteria patrimonio e contabilità : assistenti amministrativi- Mura Silvio - Segreteria protocollo. : assistente amministrativa ANGIUS ANNA FRANCA BOI EDMONDO Data la complessità delle funzioni amministrative, l incarico con le relativa mansioni dell area assegnata non sono da considerarsi esaustivi, ma indicativi dell area di pertinenza. SEGRETERIA PERSONALE Assistenti Amministrativi assegnati: Podda Marina - Titolare area Aresu Maria Grazia -Contitolare area Studio normativa e gestione scuola dell autonomia Controllo giornaliero della posta intranet per verifica scadenze relative all area assegnata gestione dell organico di diritto e di fatto stipula di contratti a tempo determinato e a tempo indeterminato. ed inserimento al SIMPI INPDAP attinente alle richieste di pensionamento decentramento amministrativo: trasferimenti, pensioni, maturità, part-time, esami di stato predisposizione al Sidi richieste docenti, predisposizione cartella commissioni esami cura dichiarazione servizi ed inserimento al SIMPI aggiornamento scheda matricolare e fascicolo elettronico Impegni docenti ai consigli di classe e scrutini in collaborazione con il vice preside, predisposizione comunicazione altri Istituti emissione di certificati e dichiarazioni di servizio gestione delle assenze: salute, famiglia, ferie, festività, permessi, recuperi, assemblee sindacali, scioperi, infortuni del personale, emissione decreti relativi rapporti con I.N.A.I.L, Rag. Prov.le dello Stato pratiche infortuni docenti, DPSV. consegna al personale ATA quadro mensile assenze cura cartelle personali in archivio (*personale) mobilità del personale: trasferimenti, utilizzi, assegnazioni provvisorie Emissione autorizzazione pratiche attività lavorative esterne Tenuta registro del lavoro straordinario personale ATA Tenuta curricolo di formazione-aggiornamento del personale Comunicazione rilevazione dati su scioperi al MMPI Comunicazioni con il USP e con le curie Patriarcali per quanto di competenza 12

13 Predisposizione registro annuale delle assenze del personale docente e Ata Predisposizione registro annuale del personale in servizio docente e Ata Stato giuridico del personale: decentramento amministrativo, periodo di prova del personale, relazioni su periodo di prova e su anno di formazione, conferma in ruolo domande di riscatto ai fini pensionistici, di ricongiunzione, computo dei servizi; graduatorie interne di istituto del personale titolare con contratto a t.i. entro DICEMBRE Gestione graduatorie d Istituto per l individuazione dei contraenti a t.d.t ( supplenze) Reperimento supplenti e controllo depennamenti e aggiornamenti posizione e indirizzi archiviazione nel fascicolo personale degli atti di competenza dell ufficio e cura dello stato matricolare Affissione agli albi di istituto, ata, sindacale degli atti da pubblicare attività OO.CC. (elezioni, convocazioni, verbali, delibere ecc.) cura cartelle personali in archivio (*personale) corsi di aggiornamento (interni ed esterni) - Seminari: espletamento ed invio convocazioni Gestione fascicolo personale elettronico (SIMPI) dal 01/09/2000 Riscatto ai fini della buonuscita(leggasi : TFR + Pr1 INPDAP) Ricostruzione carriera: istruzione pratica e emissione decreto personale stato emissione decreto personale transitato dagli enti locali ; Cause di servizio: equo indennizzo; riconoscimento invalidità; Cessazioni del servizio in casi particolari (pensioni dovute a o per invalidità); Emissioni decreti e atti relativi alla procedura di liquidazione ferie non godute Emissioni decreti e atti relativi alla procedura di liquidazione ferie non godute Invio statistiche riguardanti il personale Registro annuale del personale in servizio nell anno scolastico di riferimento da predisporre entro il 30 giugno prima della predisposizione dei Tfr Predisposizione graduatorie II e II fascia personale docente e Ata Inserimento al sistema perlata delle assenze usufruite per la legge 104 Tutte le pratiche straordinarie non prevedibili inerenti l area personale collaborazione diretta con il Dgsa SEGRETERIA ALUNNI Assistenti Amministrativi assegnati: Secchi Antonio Boi Edmondo - Angius Anna Franca Supporto all area Angius Anna Franca Studio normativa e gestione scuola dell autonomia Controllo giornaliero della posta intranet per verifica scadenze relative all area assegnata cura e gestione della vita scolastica degli alunni e relative certificazioni riguardo a iscrizioni, frequenza, formazione classi, trasferimento,infortuni, tasse scolastiche, esoneri, scrutini, pagelle e tabelloni, esami, diplomi ecc. (*) gestione dell archivio personale degli alunni (sia attuale sia pregresso), compilazione (inserimento nel registro apposito di un numero di matricola ad ogni alunno e archiviazione a fine anno) assemblee, riunioni, scioperi, assenze degli alunni rapporti con i Docenti relativi a: programmi, relazioni finali, consigli di classe, scrutini, debito formativo, esami ecc. compilazione statistiche cura dei rapporti Scuola-Famiglia gestione delle attività extrascolastiche: itinerari educativi, uscite didattiche e visite guidate senza trattamento di missione, campionati studenteschi, attività di educazione alla salute, ecc. rapporti con Scuole, Università e altre Enti, I.N.A.I.L., Assicurazione cura dei rapporti con l Ufficio Disabili del Comune di Isili e dei comuni limitrofi (trasporti, accudienza ecc.) 13

14 informatizzazione di scrutini,pagelle,tabelloni,esami e diplomi (* didattica) gestione adozione libri di testo (* didattica) gestione dell orientamento medie-superiori ed universitario (* didattica) cura cartelle personali in archivio (* didattica) Organizzazione: sportelli e corsi di recupero (IDEI) Elezioni organi collegiali Invio convenzioni e progetti formativi per attività di stage Collaborazione per la stesura degli organici per la parte inerente l area alunni Il Sig. Boi oltre ad occuparsi di quanto sopra indicato provvederà all invio delle agli studenti e alla rilevazione dei dati di Assenza. La Sig. Angius oltre ad occuparsi di quanto sopra indicato viene individuata per intrattenere i rapporti scuola famiglia. Tutte le pratiche straordinarie non prevedibili inerenti l area alunni Collaborazione diretta con il Dsga. SEGRETERIA CONTABILITA E PATRIMONIO Assistenti Amministrativi assegnati: Mura Silvio - Titolare area Studio normativa e gestione scuola dell autonomia Controllo giornaliero posta intranet per verifica delle scadenze relative all area assegnata Gestione degli stipendi del personale Gestione fiscale: Cud 730 detrazioni d imposta dichiarazione e trasmissione 770 Dichiarazione e trasmissione Irap- Conguaglio Contributivo e Fiscale da inviare alla DPSV di Nuoro Circolari relative al trattamento economico e fiscale del personale; D.P.S.V richiesta di accrediti, comunicazione assegni ridotti, gestione sistemazione contributive, domande di assegno per nucleo familiare, richiesta prestiti e concessioni pluriennali I.N.P.S predisposizione EMENS e DMA, pratiche di disoccupazione a requisiti ridotti ed ordinaria Rapporti con USP e Ragioneria Provinciale dello Stato relative all area assegnata TFR predisposizione e invio Tfr consegna materiali al personale richiedente e/o a quello individuato come responsabile acquisizione richieste di materiale da parte del personale docente, ata, ufficio tecnico ecc. cura dei rapporti con le ditte fornitrici ed emissione buoni d ordine protocollo fatture, controllo bolle di consegna e materiale, cura dei rapporti con l ufficio contabilità e tenuta ed esecuzione degli atti di bilancio gestione del c/c postale tenuta dei registri e controllo dei beni inventariabili e discarichi Tenuta registro facile conusmo tenuta del registro dei beni di proprietà dell ente locale carico e scarico di facile consumo liquidazione compensi accessori al personale con contratto a t.i. e a t.d. archiviazione atti di bilancio viaggi di istruzione e visite guidate con diritto a trattamento di missione Anagrafe delle prestazioni Tutte le pratiche straordinarie inerenti l area contabile e patrimoniale. Collaborazione diretta con il Dsga Area Finanziaria Tenuta registro conti correnti postali Registrazione fatture giornale magazzino Collaborazione diretta con il Dsga 14

15 SEGRETERIA PROTOCOLLO Assistenti Amministrativi assegnati: ANGIUS ANNA FRANCA BOI EDMONDO Collabora Secchi Antonio acquisizione a protocollo della posta in entrata ed in uscita distribuzione e diffusione della posta protocollata e fotocopiata e delle circolari interne, l assistente addetto all are protocollo deve provvedere alla compilazione della scheda giornaliera della posta, tale scheda deve essere consegnata a ciascun assistente amministrativo, che attesta la ricezione apponendo la propria firma archiviazione della posta nel titolario servizio di fax in entrata ed in uscita tenuta delle distinte postali e rapporti con l Ufficio Postale (con collaborazione Coll. Scol.addetti) gestione intranet e posta elettronica collaborazione con ufficio personale convocazioni del Consiglio di Istituto e della Giunta acquisizione a protocollo della posta elettronica certificata in entrata ed in uscita Predisposizione di circolari, e lettere su richiesta del D.S. e del D.S.G.A Controllo giornaliero posta con indirizzo: liceo.isili@tiscali.it e Nups040005@istruzione.it Collaborazione diretta con il Dsga 15

16 SEGRETERIA PERSONALE CENTRO TERRITORIALE PERMANENTE Assistenti Amministrativi assegnati: ARESU MARIA GRAZIA Studio normativa e gestione scuola dell autonomia Controllo giornaliero della posta intranet per verifica delle scadenze relative all area assegnata gestione dell organico di diritto e di fatto stipula di contratti a tempo determinato e a tempo indeterminato. ed inserimento al SIMPI INPDAP attinente alle richieste di pensionamento decentramento amministrativo: trasferimenti, pensioni, maturità, part-time, esami di Licenza Media predisposizione documentazione inerenti gli esami cura dichiarazione servizi ed inserimento al SIMPI aggiornamento scheda matricolare e fascicolo elettronico Impegni docenti ai consigli di classe e scrutini in collaborazione prof. Deriu comunicazione altri Istituti emissione di certificati e dichiarazioni di servizio gestione delle assenze: salute, famiglia, ferie, festività, permessi, recuperi, assemblee sindacali, scioperi, infortuni del personale, emissione decreti relativi rapporti con I.N.A.I.L, Rag. Prov.le dello Stato pratiche infortuni docenti, DPSV. cura cartelle personali in archivio (*personale) mobilità del personale: trasferimenti, utilizzi, assegnazioni provvisorie Emissione autorizzazione pratiche attività lavorative esterne Comunicazione rilevazione dati su scioperi al MMPI Comunicazioni con il USP e con gli altri uffici Predisposizione registro annuale delle assenze del personale docente Predisposizione registro annuale del personale in servizio docente Stato giuridico del personale: decentramento amministrativo, periodo di prova del personale, relazioni su periodo di prova e su anno di formazione, conferma in ruolo domande di riscatto ai fini pensionistici, di ricongiunzione, computo dei servizi; graduatorie interne di istituto del personale titolare con contratto a t.i. entro DICEMBRE Registro annuale del personale in servizio nell anno scolastico di riferimento da predisporre entro il 30 giugno prima della predisposizione dei Tfr Collaborazione diretta con il Dsga Collaborazione diretta con il Dsga 16

17 SEGRETERIA ALUNNI CENTRO TERRITORIALE PERMANENTE Assistenti Amministrativi assegnati: ARESU MARIA GRAZIA Studio normativa e gestione scuola dell autonomia Controllo giornaliero della posta intranet per verifica delle scadenze relative all area assegnata cura e gestione della vita scolastica degli alunni e relative certificazioni riguardo a iscrizioni, frequenza, formazione classi, trasferimento,infortuni, tasse scolastiche, esoneri, scrutini, pagelle e tabelloni, esami, diplomi ecc. (*) gestione dell archivio personale degli alunni (sia attuale sia pregresso), compilazione (inserimento nel registro apposito di un numero di matricola ad ogni alunno e archiviazione a fine anno) assemblee, riunioni, scioperi, assenze degli alunni rapporti con i Docenti relativi a: programmi, relazioni finali, consigli di classe, scrutini, esami ecc. compilazione statistiche gestione delle attività extrascolastiche rapporti con Scuole, Università e altre Enti, I.N.A.I.L., Assicurazione informatizzazione di scrutini,pagelle,tabelloni,esami e diplomi (* didattica) cura cartelle personali in archivio (* didattica) posta elettronica + INTRANET Invio convenzioni e progetti formativi per attività di stage Collaborazione per la stesura degli organici per la parte inerente l area alunni Tutte le pratiche straordinarie non prevedibili inerenti l area alunni Collaborazione diretta con il Dsga COLLABORAZIONI INTERSETTORIALI Ferme restando le specificità delle attività assegnate ai singoli operatori amministrativi di settore, per le quali gli stessi sono operativamente responsabili, e tenuto conto delle capacità ed esperienze professionali acquisite, tutto il personale in caso di assenze di un assistente amministrativo è tenuto nei periodi di scadenze ed intenso lavoro a collaborare fattivamente con le altre aree. DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE ASSISTENTI AMMINISTRATIVI I singoli Assistenti sono personalmente responsabili : - del buon funzionamento della parte di settore loro affidata: in particolare devono predisporre la modulistica necessaria per l esecuzione del loro lavoro (o proporne l acquisto individuando la ditta fornitrice), richiedere l integrazione del materiale di consumo e di tutti i beni necessari per il funzionamento del settore e formulare proposte di acquisto e di rinnovo, comunicando anche proposte di ammodernamento del materiale in consegna - degli atti e dei documenti da loro elaborati secondo procedure rapide e trasparenti questi devono essere verificati nei contenuti e firmati o siglati da chi li ha prodotti: la firma del compilatore dovrà risultare nelle certificazioni e la sigla in tutti gli altri atti; - della tenuta e della cura dei registri necessari per lo svolgimento dei loro compiti e della compilazione degli stessi; - del materiale di cancelleria loro affidato, delle attrezzature e degli strumenti di lavoro in uso. Costituisce dovere d ufficio il comunicare immediatamente al Direttore Servizi GG.AA. o, in caso di sua assenza, al Dirigente Scolastico, qualunque problema tecnico, organizzativo o personale che sia di pregiudizio al buon funzionamento dell ufficio e, se possibile, proporre delle soluzioni ai medesimi. Le comunicazioni vanno date per iscritto, anche i carta semplice, debitamente firmate, salvo quelle costituenti il normale fruire del lavoro giornaliero e salvo diversa disposizione per motivi contingenti. Ogni Assistente risponde direttamente al DSGA di ogni atto compiuto. 17

18 Non è consentita alcuna decisione di eliminazione documentaria né che comporti discrezionalità che possa avere ripercussione esterna senza l autorizzazione del DSGA o del DS, e il DSGA deve esserne sempre e comunque informato. Non è consentito altresì che alcun Assistente deleghi proprie competenze all altro senza previa autorizzazione del DSGA e senza giustificato motivo. E fatta salva la spontanea collaborazione per problemi specifici o eccessivo carico di lavoro quando questo non comporti interruzione di altro dovere d ufficio. I singoli Assistenti Amministrativi, con riferimento ai compiti loro assegnati, sono personalmente responsabili: del rispetto delle scadenze previste da leggi, decreti, circolari o disposizioni interne; della tenuta e della cura dei registri necessari per lo svolgimento dei loro compiti e della compilazione degli stessi; del materiale di cancelleria loro affidato, delle attrezzature e degli strumenti di lavoro in uso. Gli atti e i documenti predisposti dagli Assistenti Amministrativi devono essere sottoposti al controllo ortografico, verificati nei contenuti e siglati (il compilatore) prima di essere sottoposti alla firma del Capo d Istituto e/o del Direttore dei S.G.A.. I singoli Assistenti Amministrativi, dovranno quotidianamente utilizzare Intranet, o i nuovi strumenti stabiliti dal Ministero, per la lettura delle circolari di competenza, procedendo alla stampa di quelle effettivamente necessarie. Il DSGA deve essere messo a conoscenza di qualsiasi documento in arrivo o partenza e prenderne visione. Non saranno tenute in considerazione prestazioni di lavoro straordinario non autorizzate dal DSGA. Vengono riconosciute come ore di recupero le ore utilizzate per la formazione al di fuori dell orario di servizio, se non altrimenti incentivate in base alla disponibilità finanziaria. INCARICHI SPECIFICI In considerazione delle attività deliberate dagli OO.CC. relative al P.O.F. per l a.s. 2012/2013 e dell organizzazione del personale A.T.A., vengono individuati i seguenti incarichi specifici in ordine prioritario che saranno assegnati, secondo i criteri fissati dal C.C.N.I. e successive integrazioni, in base al numero di funzioni attribuite a questo Istituto: 1- SCRUTINI ELETTRONICI La funzione prevede lo studio del software per la gestione dello scrutinio elettronico. Il titolare della funzione supporta il personale docente nella predisposizione degli scrutini elettronici. Provvede ad effettuare tutte le operazioni necessarie per il regolare svolgimento degli scrutini. 18

19 1 APERTURA AL PUBBLICO Apertura al pubblico in orario pomeridiano in aumento rispetto all orario d ufficio. Esempio disponibilità all apertura a turno il venerdì sera o altra giornata da stabilirsi L assistente amministrativo da la propria disponibilità a garantire l apertura al Pubblico secondo un calendario predefinito reso pubblico nel sito della scuola: mese di novembre area alunni ore mese di dicembre area personale ore mese di gennaio are alunni ore Mese di febbraio area personale ore Il DSGA vaglierà la giornata di interesse per il rientro con l assistente amministrativo che intende svolgere l attività.. Gli assistenti amministrativi che intendono svolgere l incarico daranno assistenza al pubblico vagliando le richieste anche per le area di non competenza. 2 PROGETTI Monte ore per la partecipazione a progetti 3 SISTEMAZIONE ARCHIVIO Sistemazione n 50 fascicoli archivio area personale 4 SOSTITUZIONE COLLEGHI ASSENTI Disponibilità alla sostituzione di personale assente per malattia con prestazione di Servizio per il disbrigo delle pratiche in orario pomeridiano ( orario aggiuntivo) Massimo mensile 15 ore. 5 TRASMISSIONE CONOSCENZE - CRESCITA PROFESSIONALE Al fine di evitare la stagnazione in una sola area amministrativa l attività proposta consente Al personale amministrativo di trasmettere le proprie competenze consolidate in anni di Esperienza diretta nel settore. Far conoscere ad uno o a più colleghi lo svolgimento dell area di pertinenza. Tale conoscenza garantisce nel contempo in caso di eventi di Malattia o di ferie di poter Sostituire con competenza il collega assente. Area personale mese novembre ore Area alunni mese di gennaio ore 5 REFERENTE SITO E ALBO PRETORIO L assistente amministrativo incaricato della funzione provvede all invio di tutta la documentarione amministrativa delle aree alunni- personale- contabile finanziaria sia del Liceo che del Centro Territoriale Permanente, provvede inoltre all invio dei curricula degli studenti all ultimo Anno di corso, e all invio di ogni altra documentazione di interesse per l utenza: 7 RESPONSABILE ADOZIONE LIBRI DI TESTO L assistente amministrativo incaricato della funzione provvede al raccordo tra gli insegnanti il Dirigente scolastico e l assistente amministrativo incaricato dell inserimento dei libri di testo nel Sistema Aie. 19

20 Il referente della funzione controlla che le nuove adozioni siano regolarmente inserite e che non Vi siano errori negli elenchi da pubblicare. Provvede all invio dei dati controllati al sito della scuola per la loro pubblicazione. Predispone copia degli elenchi da consegnare al personale addetto al comodato d uso. 8 RESPONSABILE AVVIAMENTO CORSI RECUPERO ESTIVI L assistente amministrativo incaricato della funzione deve provvedere alla ricerca del personale docente ( interno o esterno all amministrazione idoneo per la stipula dei contratti, provvedere Alla stipula dei contratti, provvedere insieme al docente incaricato alla predisposizione degli Orari di lezione. Deve provvedere a tutta la documentazione che si rende necessaria per l avvio regolare dei Corsi di recupero. L assistente collabora attivamente con il Ds con il Vicario, con il docente Incaricato e con il dsga per tutte le attività che necessarie al regolare svolgimento dei corsi. 9 RESPONSABILE PROGETTI Il titolare della funzione collabora con il Ds, il Dsga e il personale docente per tutte le attività necessarie per la realizzazione dei progetti previsti nell Istituto. Viene previsto un monte ore a Progetto, tale attività deve essere svolta al 50 come intensificazione ed il restante come Straordinario. Nomine ecc. 10 COMPILAZIONE E CONSEGNA DIPLOMI E SISTEMAZIONE REGISTRI Il titolare incaricato della funzione provvede alla compilazione e alla consegna di tutti i diplomi giacenti nell Istituto. Provvede alla sistemazione ordinata dei registri e del materiale presente Nell armadio blindato. 11 SOSTITUZIONE AREA PERSONALE l assistente amministrativo incaricato della funzione provvede alla sostituzione del collega Nell area personale in caso di assenze per brevi periodi e per il disbrigo delle pratiche ordinarie e delle pratiche urgenti. 12 GRADUATORIE PERSONALE DOCENTE E ATA Viene prevista una funzione per collaborare con il titolare dell area personale per la Predisposizione delle graduatorie del personale docente e Ata 13 PREDISPOSIZIONE REGISTRI PERSONALE DOCENTE E ATA IN SERVIZIO Viene prevista una funzione per la predisposizione dei registri del personale in servizio negli Anni 1997/ / / / / / MANSIONI ART. 7 PODDA MARINA Sostituzione DSGA in caso di assenza o impedimento. Predisposizione di atti amministrativi, contabili e patrimoniali -Gestione graduatorie personale docente e Ata. Seconda e terza fascia. - graduatoria interne docenti e Ata - collaborazione diretta con il Dsga per atti 20