Le fatture elettroniche: caratteristiche e soluzioni I.CON. S.r.l. 1

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1 Le fatture elettroniche: caratteristiche e soluzioni 2018 I.CON. S.r.l. 1

2 La Fattura Elettronica La fattura elettronica costituisce il nuovo formato digitale attraverso il quale, un Azienda è in grado di esporre al Cliente i dati previsti dalle norme in un formato standard acquisibile direttamente nei sistemi contabili. Introdotta con la legge finanziaria 2008, nell'ambito delle linee di azione dell Unione Europea volta a dare a tutta l unione un quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l intero processo degli acquisti I.CON. S.r.l. 2

3 Il percorso verso il digitale obbligatorio 1 gennaio 2019 giugno 2016 Obbligo B2B/B2C 6 giugno marzo 2015 Obbligo Tutte le PA B2B sperimentale 1 gennaio luglio Obbligo PA Centrali B2B volontaria Obbligo B2B subappaltatori 2018 I.CON. S.r.l. 3

4 Il passaggio obbligo/opportunità 2018 I.CON. S.r.l. 4

5 La Fattura Elettronica nel dettaglio È un documento in elettronico in formato XML Deve essere garantita la sua «immodificabilità» Deve essere inviata solamente tramite il «Sistema di Interscambio» Deve essere registrata contabilmente in un sezionale separato da quello in uso per i documenti cartacei Deve essere conservata secondo il DMEF 17/06/2014 e DPCM 03/12/2014 È obbligatoria dal 1 luglio per i subappaltatori PA e dal 1 gennaio 2019 per tutti 2018 I.CON. S.r.l. 5

6 La Fattura Elettronica Il tracciato è lo stesso di quello oggi utilizzato per la Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione Fattura PA Le specifiche sono reperibili all indirizzo Al momento siamo alla release (prossimamente 1.5 per la fatturazione tra privati) 2018 I.CON. S.r.l. 6

7 La Fattura Elettronica Deve essere assicurata l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura* Autenticità ed integrità possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione, mediante firma elettronica qualificata o digitale o sistemi EDI Un processo di firma «remota» automatico è spesso la scelta più semplice. In base al tipo di firma l estensione del file assume il valore.xml.p7m (per la firma CAdES) oppure.xml (per la firma XAdES) * Articolo 21 del DPR 26 ottobre 1972, n I.CON. S.r.l. 7

8 La Fattura Elettronica Questo significa che: Chi invia deve avere un canale verso il Sistema di Interscambio - SdI gestito da Sogei Chi riceve deve avere un canale verso il Sistema di Interscambio - SdI gestito da Sogei Come «canale» è sufficiente una casella PEC senza nessun accreditamento. Si possono usare anche: web, web-services o protocollo FTP, previa autenticazione o accreditamento I.CON. S.r.l. 8

9 La Fattura Elettronica Poiché le fatture elettroniche devono essere conservate in formato elettronico in modo regolare e senza salti di numerazione, se si continua a gestire anche fatture conservate in formato cartaceo deve essere istituito un apposito sezionale con una sua numerazione I.CON. S.r.l. 9

10 La Fattura Elettronica Questo significa che: Si deve mantenere il formato elettronico Si deve utilizzare un sistema di conservazione «a norma», solitamente in outsourcing 2018 I.CON. S.r.l. 10

11 La Fattura Elettronica Questo significa che: Dal 1 luglio tutte le fatture emesse da subappaltatori di lavori per la PA saranno elettroniche Comunque dal 1 gennaio 2019 TUTTE le fatture, anche quelle verso i privati, dovranno essere elettroniche. Una eventuale fattura cartacea, anche se con tutti i campi in ordine, è considerata «non emessa» Esclusi solo minimi e forfettari 2018 I.CON. S.r.l. 11

12 Il processi di fatturazione I processi di fatturazione presso ogni organizzazione sono identificabili in Fatturazione passiva (acquisti) definita anche fatturazione dai Fornitori Fatturazione attiva (vendite) definita anche fatturazione ai Clienti Sino ad ieri la scelta di trasmettere dati invece che carta era riservata alle aziende che si avvalevano di sistemi EDI, domani tutti si scambieranno solo dati I.CON. S.r.l. 12

13 Lo schema generale I M P R E S A 2018 I.CON. S.r.l. 13

14 Lo schema generale I M P R E S A I M P R E S A 2018 I.CON. S.r.l. 14

15 Cosa fa il Sistema di Interscambio 2018 I.CON. S.r.l. 15

16 Chi accede al Sistema di Interscambio 2018 I.CON. S.r.l. 16

17 Dove si colloca la soluzione ICON 2018 I.CON. S.r.l. 17

18 La soluzione di Fattura Elettronica di ICON IC_INVOICE è la soluzione ICON che fornisce tutte le funzionaltà per la gestione dei processi di fatturazione elettronica garantendo la rispondenza ai vincoli normativi. IC_INVOICE include: L interfacciamento con i sistemi ERP (via flussi XML o SPOOL) per la fatturazione attiva e passiva. L interfacciamento con il Sistema di Interscambio (via PEC) L orchestrazione dei processi da e verso lo SDI incluse: gestione notifiche, gestione eccezioni con interfaccia utente intuitiva I.CON. S.r.l. 18

19 La soluzione di Fattura Elettronica di ICON IC_INVOICE include: La visualizzazione delle fatture XML. I servizi digitali integrati (PEC, Certificati di firma e la conservazione a norma) I workflow approvativi Le Interfacce con i sistemi documentali 2018 I.CON. S.r.l. 19

20 I passi volontari attuati dalle Aziende verso il digitale Processo di archiviazione Ambiente documentale Emissione Fatture Attive CICLO ATTIVO Consultazione Fatture e allegati 2018 I.CON. S.r.l. 20 Scansione Allegati

21 Ciclo attivo / Fatturazione elettronica SPOOL XML FepaCold FeService Conservazione a norma Legalkit FeServic Richiesta NC Generazione fatture in formato XML Firma digitale Invio della fattura al Sistema di Interscambio tramite PEC Archiviazione documentale Ricevuta Fattura FeServic Gestione esiti FeService Associazione ricevuta alla fattura inviata corrispondente Ricezione ricevute dal Sistema di Interscambio tramite PEC ed estrazione dell esito 2018 I.CON. S.r.l. 21

22 Ciclo attivo / Fatturazione elettronica Spool XML FepaCold FeService Conservazione a norma Legalkit FeServic Richiesta NC Generazione fatture in formato XML Firma digitale IC_INVOICE Invio della fattura al Sistema di Interscambio tramite PEC Archiviazione documentale Ricevuta Fattura FeServic Gestione esiti FeService Associazione ricevuta alla fattura inviata corrispondente Ricezione ricevute dal Sistema di Interscambio tramite PEC ed estrazione dell esito 2018 I.CON. S.r.l. 22

23 I passi volontari attuati dalle Aziende verso il digitale Digitalizzazione del documento tramite scanner e prima classificazione Fatture passive CICLO PASSIVO Iter Approvazione pagamento Ambiente documentale Registrazione nel gestionale 2018 I.CON. S.r.l. 23

24 Ciclo passivo / Fatturazione Elettronica FeServic Notifica presenza fattura Invio Esito FServic Ricezione fatture dal Sistema di Interscambio tramite PEC Archiviazione documentale Aggiornamento dati di registrazione sul documento FepaUI Registrazione fattura FeService Visualizzazione fattura: dati ed eventuali allegati Esito verifica dati da ERP (es. esistenza Fornitore, ecc.) Elenco eventuali dati ERP per verifiche manuali Feed Back Eventuale workflow di approvazione fattura Conservazione a norma Legalkit Eventuale registrazione automatica in base a regole predefinite 2018 I.CON. S.r.l. 24

25 Ciclo passivo / Fatturazione Elettronica Notifica presenza fattura Invio Esito FeServic FServic Ricezione fatture dal Sistema di Interscambio tramite PEC Archiviazione documentale Lettura dati fattura, estrapolazione allegati, verifiche predefinite su SAP, eventuale registrazione automatica in base a regole predefinite Rifiuto FepaUI Aggiornamento dati di Registrazione fattura registrazione sul documento IC_INVOICE FeService Visualizzazione fattura, dati fattura letti da xml ed eventuali allegati Esito verifica dati da SAP (es. esistenza Fornitore, ecc.) Elenco eventuali dati SAP per verifiche manuali Eventuale workflow di approvazione fattura Firma digitale Accettazione Conservazione a norma Legalkit 2018 I.CON. S.r.l. 25

26 Step di processo esempio Contenuto tecnico FATTURA ELETTRONICA 2018 I.CON. S.r.l. 26

27 Step di processo esempio Le informazioni XML (fattura elettronica) rese disponibili all utente (dettaglio fattura) 2018 I.CON. S.r.l. 27

28 Step di processo esempio Le informazioni XML (fattura elettronica) rese disponibili all utente (dettaglio esito) 2018 I.CON. S.r.l. 28

29 La soluzione ICON semplice - personalizzata 2018 I.CON. S.r.l. 29

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