Business Intelligence per il monitoraggio dei processi logistici e dei costi di approvvigionamento di filiali, sportelli e uffici di direzione.

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1 Business Intelligence per il monitoraggio dei processi logistici e dei costi di approvvigionamento di filiali, sportelli e uffici di direzione. 1

2 La complessità del progetto Volume della spesa Esempio sulla Divisione Immobili Acquisti di un istituto di grandi dimensioni M 2

3 La complessità del progetto Perimetro di analisi Servizi di Logistica Integrata IL SERVIZIO 13 Processi di servizio 11 Piattaforme logistiche 11 sistemi di supporto 300 fornitori LA COMPLESSITA GESTITA 21 Istituti / Marchi 15 Aree Operative Punti Richiedenti dipendenti 3

4 La complessità del progetto Integrare i servizi logistici Access Excel Gest Imm. SAP Megarete Gevib SOA SAP HR eproc estep I processi e i sistemi oggetto di monitoraggio Valori Immobili Arredi esda ADM evalori Economale Trasporti Promozionale Archivi Printon demand Pubblicitario Toner Macchine Ufficio BdV Timbri 4

5 La complessità del progetto Implementazione acquisti in rete Materiale economale Biglietti da visita Valori in bianco Materiale pubblicitario Materiale promozionale Stampa lettera di vettura Toner Macchine d ufficio ESEMPIO DI ecatalog Economale/BdV Valori in bianco Macchine d ufficio Pubblicitario Catalogo Richiesta OdA Catalogo Richiesta OdA Catalogo OdA- assistenza/ritiro Catalogo/progettazione OdA- produzione DDT Personalizzazione OdA OdA- nuova fornitura DDT/Lettera di Vettura Lettera di Vettura DDT/Lettera di Vettura DDT/Lettera di Vettura Stato consegna Stato consegna Stato consegna Stato consegna Tracking OdA Tracking OdA Tracking OdA Tracking OdA Allestimento/sp. esp. Non conformità Non conformità Non conformità Non conformità 5

6 ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI Procurement Banca A Fornitore step Interno Piacenza Torino EDP Delivery Udine Banca A step Fornitore PIACENZA Sede Step Banca B Banca C Banca D Interno Interno Italarchivi Padova Bologna Napoli Banca B Banca C Banca D Banca E Banca E Banca F Banca F Banca G Banca G Banca H Banca H Giacenze di magazzino Codici gestiti (PM15+eProc) Fornitori materiale economale Consegne 4,2 milioni consegne parziali in 7 gg Consegnaunicain 2 gg 6

7 ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI (SEGUE) Archivi Banca A STI - BOLLEGER ITALARCHIVI Banca B STI - CALISTA Banca C COVER Banca D STI - CALISTA COVER - CALISTA STI - CALISTA Banca A NORD CENTRO ED ISOLE Banca H STI COVER ITALARCHIVI Banca B Banca C Banca D Banca E Banca F Banca G Banca H NORD CENTRO ED ISOLE DORSALE ADRIATICA SUD Banca E Banca F Banca G Banca Value % -33.7% -4.8% 7

8 La complessità del progetto Riorganizzare gli Help Desk Concentrazione degli help desk ed estensione del sistema di risoluzione delle non conformità. Monitoraggio HD Materiali DATI NC/anomalie HD Servizi Trasporti BdV Allestimenti Printon demand Economale Toner Valori Archivi Pubblicitario Promozionale 8

9 La complessità del progetto Service Management Gli Help Desk nella gestione dei ticket, alimenteranno le base dati nella risoluzione delle non Conformità» di processo. Help Desk Adeguatezza della struttura di HD Help Desk - Anomalie % di evasione dei ticket nel periodo Tempo medio di evasione/gestione delle richieste Help Desk -NC % di evasione Ticket di NC nel periodo% Tempo medio di chiusura delle NC Centralino % di evasione delle chiamate nel periodo Adeguatezza del centralino Tempestivitàdi risposta Tempo medio di evasione/gestione delle chiamate Tempo medio di reintegro delle forniture % di NC con effetti su prefatturanel periodo 9

10 La complessitàdel progetto Esigenza di monitorare Sistema unico di monitoraggio per il governo e il controllo di processi e fornitori 10

11 Fasi di sviluppo di sviluppo del sistema :Il ruolo di Business Value 1 Progettazione e specifiche macro 2 Definizione obiettivi e livelli di servizio outsourcing Deliverable a) Trasferimento specifiche MOMO b) Offerta Outsourcing Contratto Mappatura LdS Manutenzione Recovery Descrizione Requisiti di Business Analisi offerta Livelli di performance Livelli di sicurezza Difettosità del servizio Disponibilità del servizio Ripristinabilità del servizio Sviluppo Avanzamento 3 Monitoraggio sviluppo MOMO 4 Completamento KPI dei processi Collaudi e verifica obiettivi/indicatori 5 Programmazione tempi di sviluppo a) Analisi fonti e interfacce b) Progetto cubi e dimensione analisi Gerarchia di accesso a) Demo Economale b) MOMO Fase 1 c) MOMO fase 2 a) Collaudo funzionale b) Verifica efficacia efficienza a) Gantt di progetto b) Sal di avanzamento Mappatura e integrazione dei dati Def. interfacce di alimentazione Acquisizione dati fornitori Attivazione cubi Profilazione accessi MOMO Implementazione KPI Predisposizione Interfacce Realizzazione Cubo Navigabilità sistema Rispondenza progettuale Completezza dei dati Affidabilità dei dati Aggiornamento e Condivisione in progress 11

12 Fasi di sviluppo del sistema Attività chiave TRASFERIMENTO MODELLO FUNZIONALE ALIMENTAZIONE DATI PER IL MONITORAGGIO STRUTTURAZIONE CUBI DIANALISI E REPORTISTICA Mappatura fonti dati necessarie per gli indicatori Definizione tempistiche di disponibilitàper dato per tipologia Modifiche di formati di acquisizione dei dati Creazione Base dati per le analisi Quadrature e verifiche Elaborazione della reportistica di base Formazione Manutenzione/aggiornamenti 12

13 Progettazione del Sistema Prospettive di analisi Elementi di fatturazione Andamento della spesa Monitoraggio dei consumi ECONOMICA Budget Consuntivo Fatturazione SERVIZIO Cliente Fornitori Processi Livello di servizio Qualità Cliente Qualità Fornitore Monitoraggio dei processi Rispetto contrattuale MIGLIORAMENTO Progetto A Progetto B Saving SAL Obiettivi 13

14 Progettazione del Sistema Gerarchia di lettura TOP Indicatori Sintetici Attività strategiche e di indirizzo Aggregazione dei dati a livello Logistica Integrata UP Indicatori Gestionali Attivitàgestionali e di controllo Aggregazione dei dati a livello di singolo processo DOWN Indicatori Operativi Attività operative Aggregazione dati a livello di singola attivitàdi processo BOTTOM 14

15 Progettazione del Sistema Gerarchia di indicatori Indicatori Sintetici Q Indicatori Gestionali QQQQ QQQ Indicatori Operativi QQQQQQQQ QQQ QQQ Dall assessment dei processi verranno definiti gli specifici indicatori, nelle prospettive economica, di servizio e di miglioramento Gli indicatori di dettaglio verranno aggregati nel cruscotto gestionale e in quello sintetico, con l obiettivo di fornire dati di sintesi uniformi e funzionali ai vari livelli di lettura. Ciascun dato aggregato potrà essere a sua volta esploso nei dati di dettaglio che lo hanno generato, permettendo la focalizzazione dei fenomeni al livello desiderato. 15

16 Progettazione del Sistema Struttura multidimensionale N Est Area Area Fatturazione Sud Centro Centro N Ovest Ovest Consuntivo Livello Livello Servizio Servizio Forecast annuale Delivery Delivery Time Non Conformità budget Soluzione Soluzione I Q II Q III Q I V Q Periodo Economale Trasporti Fotocopiatori Toner Sarà necessario organizzare i db in più livelli dimensionali, con struttura gerarchica tale da permettere analisi a differenti gradi di lettura. Sarà necessario creare un db con lo storico dei dati e dei report. 16

17 Progettazione del sistema Architettura operativa Front-end Business Intelligence MOMO Business Intelligence Front-end Business Intelligence DB OLAP 1 DB OLAP 2 Valori In bianco Vetturabile Economale BdV Trasporti PoD Promo Pubb Catalogo ADM 17

18 Progettazione del Sistema Cruscotto Direzionale Indicatori Sintetici Economica Servizio Miglioramento PERIMETRO: P.R. ATTIVI K.P.I DI SINTESI SPESA MEDIA PER TIPOLOGIA P.R. K.P.I DI SINTESI GANTT PROGETTO SPESA MEDIA PER P.R. SPESA MEDIA PER DIPENDENTE I.F. DEL SERVIZIO % S.A.L. CONSUNTIVO ALLA DATA CONSUNTIVO F.Y.I. O.T. SERVIZIO NEI TEMPO RAGGIUNGIMENTO SAVING TREND SPESA MEDIA VS BUDGET BUDGET CONSUNTIVO ANNO NON CONFORMITA COMPLESSIVE CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET SPESA MESE PRECEDENTE BUDGET CONSUNTIVO MESE RISPOSTA ALLE NON CONFORMITA COMPLESSIVE SPESA STESSO MESE ANNO PRECEDENTE 18

19 Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale Indicatori Gestionali PERIMETRO: P.R. ATTIVI Fotocopiatori Toner Macchine Economale Trasporti Economica Consumo INDICE ADEGUATEZZA CANONE INDICE ADEGUATEZZA CANONE INDICE ADEGUATEZZA CANONE COSTO MEDIO BUSTA/LdV SPESA MEDIA PER TONER INCIDENZA CONSUMO PERSONALE FILIALE INCIDENZA TRASPORTO SU CANONE INCIDENZA CONSUMO PERSONALE FILIALE DOCUMENTI TRASPORTATI Spesa CONSUNTIVO ALLA DATA PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL ANNO (FYI) SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC. SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC. SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO 19

20 Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale Indicatori Gestionali Fotocopiatori Toner Macchine Economale Trasporti Servizio SLA INDICE FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO I CONSEGNA NEI TERMINI COPERTURA DEL SERVIZIO DEL SERVIZIO TEMPI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO DEL SERVIZIO TEMPI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO DEL SERVIZIO TEMPI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO II CONSEGNA NEI TERMINI CONSEGNE OVER 80 kg CONSEGNA TEMPI DI CONSEGNA Qualità NON CONFORMITA DI PROCESSO SOLUZIONE ALLE NON CONFORMITA GANTT PROGETTO Miglioramento % S.A.L. RAGGIUNGIMENTO SAVING CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET 20

21 Progettazione di sistema Cruscotto operativo Indicatori Operativi Economica Consumo Fotocopiatori ELEMENTI DI CALCOLO FATTURA Toner ELEMENTI DI CALCOLO FATTURA Macchine ELEMENTI DI CALCOLO FATTURA Economale ELEMENTI DI FATTURA MAT.ECONOM. Trasporti ELEMENTI DI CALCOLO FATTURA ELEMENTI DI FATTURA CARTA ELEMENTI DI FATTURA TRASPORTO ELEMENTI DI FATTURA PUSH Spesa CONSUNTIVO ALLA DATA PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL ANNO (FYI) SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC. SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC. SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO 21

22 Progettazione di sistema Cruscotto operativo Indicatori Operativi Servizio Fotocopiatori Toner Macchine Economale Trasporti SLA INDICE DI FUNZIONAMENTO SERVIZIO DEL SERVIZIO DEL SERVIZIO 1 CONSEGNA NEI TERMINI CONSEGNA DEL SERVIZIO TEMPI DI EROGAZIONE SERVIZIO TEMPI DI EROGAZIONE SERVIZIO 2 CONSEGNA NEI TERMINI TEMPI DI CONSEGNA TEMPI DI EROGAZIONE SERVIZIO VERIFICA CONSEGNE OVER 80 Kg Qualità NON CONFORMITA DI PROCESSO SOLUZIONE NON CONFORMITA DI PROCESSO 22

23 Progettazione di sistema Cruscotto operativo Indicatori Operativi Driver Fotocopiatori Toner Macchine Economale Trasporti NUMERO FOTOCOPIATORI ISTALLATI NUMERO FOTOCOPIATORI DA CONTRATTO NUMERO P. R. PER CLUSTER NUMERO P.R. DI DIREZIONE NUMERO MACCHINE FORNITE NUMERO P.R. QUANTITA CARTA FORNITA # PREVENTIVI DI SPESA PUSH NUMERO PUNTI OPERATIVI DOCUMENTI TRASPORTATI Drill down # CONSEGNE OVER 80 Kg GANTT PROGETTO Miglioramento % S.A.L. RAGGIUNGIMENTO SAVING CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET 23

24 BUSINESS VALUE Via dipanico, Roma Telefono: (r.a.) Fax: Sito: Contatti: Bruno Piperno: Alberto Ronci: MassimilianoDel Monte: 24

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