M A N S I O N A R I O

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1 MA0 / Redazione e Verifica Direzione Generale Rev. del 05/08/20 Natura della modifica Approvazione Presidente Copia Controllata Copia Non Controllata Prima emissione Approvazione: Prima emissione : CDA del 28/06/20 Rev. : CDA del 05/08/20 ASSEMBLEA DEI SOCI del 27/04/202 (ALLEGATO AL REGOLAMENTO INTERNO) S o m m a r i o. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI/GLOSSARIO ELENCO FUNZIONI FUNZIONI, COMPITI E RESPONSABILITÀ Consiglio di Amministrazione Presidente Vice-Presidente Direzione Generale Direzione Amministrativa/Responsabile Amministrativo Direzione Tecnica Segreteria Tecnico-Amministrativa Segreteria Generale Responsabile di Misura Istruttore Istruttore Coordinamento Locale ORGANIGRAMMA Organigramma funzionale... Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

2 MA0 2 /. Scopo e Campo di Applicazione Scopo del presente Mansionario Aziendale è quello di descrivere le mansioni e le responsabilità di ciascuna funzione del GAL GRAN SASSO-VELINO (successivamente indicato anche semplicemente GAL) in merito a tutte le attività di carattere progettuale ed amministrativo che vengono condotte nell Organizzazione. In tal modo il GAL vuole garantire il pieno rispetto dei ruoli funzionali, nella consapevolezza che la definizione corretta dei compiti di ciascun soggetto è necessaria per una adeguata conduzione aziendale sotto tutti i punti di vista. Tutte le responsabilità relative alla corretta applicazione delle procedure gestionali a livello di dettaglio sono riportate nel Regolamento Interno, nelle Manuale di Procedure Regionale e nel Manuale AGEA. 2. Definizioni/Glossario - FEASR Fondo Europeo Agricolo per lo Sviluppo Rurale. Si intende il fondo strutturale attraverso il quale vengono regolamentati i regimi di aiuto nel settore agricolo e rurale (Reg 698/05). - ASSE IV S intende la parte del PSR relativa allo sviluppo rurale (ex programma LEADER) - PSR Piano di Sviluppo Rurale. Si intende il piano regionale adottato dalla Regione per la realizzazione dell intervento comunitario nell ambito rurale. - GAL Gruppo di Azione Locale. Si intende l organizzazione costituita nell ambito del territorio rurale, sottoforma di associazione o altra forma societaria, allo scopo di realizzare l PSL approvato ed ammesso al finanziamento. - PSL Piano Sviluppo Locale. Si intende l iniziativa comunitaria (Unione Europea) LEADER la cui gestione è stata affidata a mezzo Bando Pubblico al GAL GRAN SASSO-VELINO per il periodo CONTRATTO DI FINANZIAMENTO (Grant Agreement) - Convenzione stipulata tra il GAL ed il beneficiario finale dell aiuto. - CDA Consiglio di Amministrazione - DG Direttore Generale - RA Responsabile Amministrativo - DT Direttore Tecnico - RE Revisore Esterno - TA Tecnico Amministrativo - SG Segretario Generale - RM Responsabile di Misura ed Istruttore - CL Coordinatore Locale - CV Commissioni di Valutazione 3. Elenco Funzioni L organigramma aziendale si compone dei seguenti organi sociali - Consiglio di Amministrazione - Presidente Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

3 MA0 - Vice-Presidente 3 / e delle seguenti funzioni - Direzione Generale - Direzione Amministrativa - Direzione Tecnica - - Segreteria Tecnico-Amministrativa - Segreteria Generale - Responsabile di Misura (Istruttore ) - Istruttore 2 - Coordinamento Locale Più funzioni indicate potranno essere svolte da una stessa persona. 4. Funzioni, compiti e responsabilità Compiti comuni a tutte le funzioni. Il presente mansionario è stato elaborato per definire nel modo più puntuale possibile la struttura organizzativa del Gal e l insieme dei compiti e delle responsabilità di ciascun responsabile che opera nello stesso. Tuttavia ciò non può assolutamente compromettere lo spirito di collaborazione che deve animare il Gal e che costituisce uno dei principali punti di forza della vita aziendale. Quindi è per questo che è opportuno precisare che, pur nel rispetto dei ruoli istituiti, ognuno è chiamato a dare la propria collaborazione nel corso delle attività gestionali ed operative per le quali essa è richiesta. Tutti sono tenuti: ad assicurare la qualità del lavoro condotto nell'area di appartenenza, attraverso una adeguata fase di pianificazione e controllo del lavoro stesso, secondo le procedure applicabili; a garantire l'appropriato utilizzo delle procedure ed istruzioni operative relative alle loro attività e la loro corretta applicazione; a collaborare, sia a livello personale, sia per quanto attiene le proprie responsabilità in seno alla specifica funzione, con tutte le altre funzioni aziendali, al fine di raggiungere lo scopo di una maggiore efficienza ed efficacia delle attività svolte che, nell ottica della qualità, significa: ciascun operatore, a prescindere dalla sua qualifica, è Cliente - Fornitore nei confronti di altre funzioni aziendali. Di seguito sono riportati ruoli, compiti e responsabilità di ciascun responsabile funzionale. 4.. Consiglio di Amministrazione È l organo supremo del Gal ed ha i poteri previsti dallo Statuto Sociale e dal Civile in merito alla gestione sia ordinaria che straordinaria della Società. Il suo ruolo è di indirizzo all amministrazione e gestione del GAL, ed ha ricevuto il mandato di rappresentanza dall Assemblea dei soci. Le sue funzioni si esplicano nel corso di riunioni in cui il Consiglio si Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

4 MA0 4 / esprime in merito a questioni e temi riferibili alla guida e controllo dell operato della società ed al conseguimento degli obiettivi. il Cda, oltre ai compiti definiti nello statuto sociale, ha la Responsabilità di realizzare nei tempi e nei modi previsti il PSL presentato ed approvato. Il Cda, pertanto, svolge i seguenti compiti specifici sul PSL (Piano Sviluppo Locale): Ruolo di programmazione e controllo garantisce la promozione del territorio e dello sviluppo delle imprese; approva le linee programmatiche delle azioni del PSL scaturite dalla concertazione; approva eventuali adeguamenti e/o rimodulazioni del Piano di Sviluppo Locale; approva il piano di comunicazione ed i suoi piani annuali; approva i bandi per la selezione di progetti e dei destinatari finali degli aiuti; approva i progetti presentati dai destinatari finali degli aiuti; assume gli impegni di spesa relativi alle azioni/interventi ed i relativi budget tramite l approvazione del contratto di finanziamento; approva i progetti a regia diretta del GAL e ne gestisce la realizzazione; approva i progetti a regia GAL in convenzione e ne gestisce la realizzazione; controlla l andamento complessivo delle attività di finanziamento e di spesa; approva il piano di valutazione dei risultati. Ruolo di organizzazione e gestione approva il regolamento interno del Gal, relativamente all attuazione del PSL, e le sue varianti; nomina il Direttore Generale a cui affidare la delega della realizzazione delle decisioni del cda; nomina il Direttore Tecnico; nomina il Responsabile Amministrativo; nomina l addetto alla Segreteria Tecnica-Amministrativa con il ruolo di gestore del Sistema Informativo di monitoraggio e Gestione; nomina il Revisore per la gestione ed il controllo contabile; nomina le Commissioni di Valutazione; contrattualizza tutto il personale addetto alla realizzazione del PSL; definire responsabilità e compiti del personale; stabilisce le modalità operative attraverso le quali evitare il conflitto di interesse; verifica che sia sempre rispettata la parità di genere Presidente È il Legale Rappresentante di fronte a terzi ed in giudizio del Gal GRAN SASSO-VELINO e, oltre ai compiti ad esso assegnati dallo Statuto Sociale riceve mandato dal Consiglio di Amministrazione di assumere decisioni in merito al compimento degli indirizzi deliberati dallo stesso CDA. E suo onere in particolare la firma dei verbali del Consiglio di Amministrazione, dei documenti amministrativi, compreso il contratto di finanziamento, e i documenti contabili che impegnano il GAL e dei mandati di pagamento per le spese della società dopo l approvazione del RE. Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

5 MA0 5 / 4.3. Vice-Presidente Per importanti e urgenti motivi aziendali sostituisce il Presidente in caso di impossibilità dello stesso ad intervenire (motivi di salute, viaggi all estero, concrete difficoltà di rintracciabilità, ecc.) 4.4. Direzione Generale Compiti e responsabilità: La funzione di Direzione Generale è svolta dal Direttore Generale (DG) il quale ha la responsabilità di raggiungere gli obiettivi di spesa previsti dal PSL garantendo la gestione ed il funzionamento delle attività aziendali del GAL GRAN SASSO-VELINO in conformità alle normative di legge ed alle attribuzioni ed ai poteri affidati dal Consiglio di Amministrazione. In tal senso coordina le attività di gestione delle diverse funzioni e dei diversi ruoli. Nei bandi assume il ruolo di responsabile del procedimento fatto salvo diverse indicazioni espresse dal Cda In particolare: Relativamente alla gestione del PSL Assume il ruolo di Referente delle attività svolte ed in corso nelle riunioni del CDA e del Collegio Sindacale, durante le quali riferisce sul generale andamento della gestione del GAL e sulla sua prevedibile evoluzione; mette in atto le attività relative alla gestione del GAL deliberate dal CDA, fissando obiettivi e modalità di azione della struttura organizzativa secondo le indicazioni contenute nel Manuale delle Procedure LEADER approvato dalla Regione. Relativamente alla attuazione del PSL propone al Cda il piano annuale degli obiettivi e delle attività e ne cura il riesame periodico; di concerto con il DT e l RA esegue il monitoraggio costante delle attività e dei costi aziendali; coordina con il DT il rapporto con i fornitori e con i consulenti esterni; controlla con l RE gli ordini di acquisto e le lettere di incarico prima dell approvazione da parte del CDA; assicura l applicazione del Regolamento Interno, del Manuale delle Procedure e del Manuale AGEA; concorda con il DT ed l RA i documenti da sottoporre al revisore esterno per l inoltro al Presidente ed al CDA. Relativamente alla organizzazione predispone con il DT e l RA il regolamento interno composto da: o Procedure o Organigramma e mansionario o Piste di Controllo; gestisce il personale e ne coordina le funzioni; definisce e attiva un adeguato processo di Comunicazione interno; Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

6 MA0 6 / individua e mette a disposizione le risorse necessarie per attuare il PSL e migliorarne in modo continuo l efficacia dell azione; definisce competenze e requisiti del personale; individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni. Altro individua opportunità di finanziamenti per il GAL Direzione Amministrativa/Responsabile Amministrativo Compiti e responsabilità: La funzione di Direzione Amministrativa è svolta dal Direttore Amministrativo (DA) il quale ha la responsabilità del Bilancio e della gestione amministrativa. Ha il compito di garantire la gestione ed il controllo, in conformità alle normative di legge e alle strategie del GAL, di tutte le attività amministrative della società. In particolare: predispone gli atti amministrativi e contabili del GAL; predispone i mandati dei pagamenti e gli elenchi di liquidazione; verifica la esigibilità della spesa e monitora continuamente i costi aziendali; gestisce i rapporti con gli Istituti di Credito; fornisce indirizzi di tipo amministrativo-finanziario al DT; predispone i Budget economici e finanziari del GAL; coordina le attività amministrative riguardanti gli appalti di servizi e forniture; coordina la rendicontazione delle spese sostenute; coordina l amministrazione del personale; coordina la gestione della contabilità; controlla i trasferimenti dei fondi dall AGEA/Regione al GAL ed ai beneficiari finali del PSL; controlla la documentazione di spesa e dei relativi titoli di pagamento; controlla la coerenza tra la programmazione finanziaria e la spesa; verifica l implementazione delle piste di controllo del PSL; gestisce i Libri Sociali; gestisce tutte le dichiarazioni societarie, fiscali ed amministrative di legge; con il DG individua tutte le Non Conformità e Anomalie che si verificano nel settore Amministrativo e Finanziario e ne gestisce le necessarie correzioni Direzione Tecnica La funzione di Direzione Tecnica è svolta dal Direttore Tecnico (DT) il quale ha la responsabilità dell avanzamento del Piano di Sviluppo Locale. Programma e coordina le attività necessarie per l attuazione dei progetti con l obiettivo di massimizzare l efficienza e l efficacia di attuazione del PSL. Coordina le attività operative dei Coordinatori locali, dei responsabili di misura e della segreteria tecnico-amministrativa. Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

7 MA0 7 / Compiti e responsabilità Relativamente alla pianificazione delle attività nell ambito del piano generale delle attività annuali predispone il piano delle attività tecniche ; predispone le relazioni tecniche periodiche sullo stato di avanzamento del PSL; provvede alla progettazione degli interventi e delle iniziative da realizzare a regia diretta gestendone la relativa documentazione; provvede alla realizzazione delle azioni in convenzione attraverso il coordinamento con i soggetti proponenti; predispone il programma dei bandi e/o avvisi pubblici e ne cura, in collaborazione con i Responsabili di Misura, la loro pubblicazione; garantisce l attuazione delle procedure per la presentazione, la selezione ed il controllo formale delle domande da sottoporre alle commissioni di valutazione istituite dal CDA. Relativamente alla gestione predispone atti e documenti per l informazione e pubblicità del PSL; gestisce il personale dedicato alla progettazione e all esecuzione dei progetti a regia diretta; determina le specifiche per la definizione delle risorse da acquisire all esterno, sia in termini di beni fisici che di servizi; coordina le attività dei RM e dei CL; collabora alla identificazione fornitori di servizi e della redazione della short list ; collabora alla identificazione dei profili professionali per la redazione della short list di consulenti esperti; organizza le attività delle commissioni di valutazione a cui sottopone la lista delle domande di aiuto; rimodula i progetti, se necessario, e si preoccupa di ottenerne l approvazione. Relativamente al controllo coordina le attività di monitoraggio continuo sui progetti; implementa le piste di controllo nel PSL; Altro gestisce le relazioni con gli organismi beneficiari; elabora e gestisce il Piano di Comunicazione del GAL; assicura l applicazione delle procedure e delle istruzioni operative previste nella propria direzione; con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni Compiti e responsabilità: La funzione di è svolta dal Revisore Esterno (RE) il quale è responsabile del controllo su tutti gli atti amministrativi e finanziari e della certificazione della spesa Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

8 MA0 8 / secondo il protocollo dell AGEA che ne codifica e registra i relativi atti. In questo senso interfaccia con il Revisore nominato dalla Regione. In particolare: certifica la documentazione di spesa ed i relativi titoli di pagamento; certifica sui progetti la coerenza tra la programmazione finanziaria e la spesa; certifica la regolarità delle forniture di beni e servizi con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni Segreteria Tecnico-Amministrativa Compiti e responsabilità: La funzione di Segreteria Tecnico-Amministrativa è svolta dal Tecnico Amministrativo (TA) il quale è responsabile della corretta acquisizione e gestione dei dati acquisiti al SIAN. Tale attività può essere svolto anche in coincidenza con quello di Istruttore 2. È di supporto a tutte le attività operative effettuate dalla Direzione Tecnica e dal Responsabile Amministrativo. In particolare: raccoglie ed elabora, secondo gli obiettivi delineati dalle Direzioni, le schede attuazione progetti e le informazioni ad essi collegati; cura l identificazione, l archiviazione e la rintracciabilità dei progetti e di tutta la loro documentazione di natura tecnica/amministrativa secondo le procedure previste dal manuale AGEA; monitora e verifica costantemente i dati riguardanti l andamento procedurale, fisico, finanziario e di rendicontazione dei progetti; gestisce il sistema informativo web di elaborazione, controllo e monitoraggio dei dati dei beneficiari e dei singoli progetti; si interfaccia con i CAA locali ed interloquisce tramite il SIAN con AGEA; cura la organica presentazione sul sito web del GAL dei progetti e delle attività delle singole Direzioni; elabora e cura la diffusione del materiale tecnico ed informativo sulle attività e le strategie operative del GAL; con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni Segreteria Generale La funzione di Segreteria Generale è svolta dal Segretario Generale (SG) il quale è responsabile delle attività di segreteria, della contabilità e della gestione degli archivi. Compiti e responsabilità: Relativamente alla segreteria gestisce il protocollo, lo smistamento della posta, la spedizione, trasmissione ed archiviazione della corrispondenza e della documentazione aziendale; Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

9 MA0 9 / gestisce le telefonate, il centralino ed i locali; coordina le attività per il mantenimento delle funzionalità dei locali e degli apparati dell ufficio; acquisisce ed archivia articoli, stampa specializzata, informazioni e documentazioni attinenti il GAL, ecc.; compila testi, documenti, corrispondenza; mantiene aggiornati gli archivi aziendali (cartacei, magnetici, web); provvede all accoglienza degli ospiti; assiste la DT in fase di coordinamento e organizzazione delle pratiche dei progetti; tiene aggiornati i registri relativi ai reclami sia interni che esterni. Relativamente alla contabilità assiste il RA per quanto necessario nelle attività di raccolta ed archiviazione dei documenti amministrativi; acquisisce i dati nel sistema contabile aziendale. Altro predispone gli atti amministrativi necessari per la partecipazione alle procedure di evidenza pubblica Responsabile di Misura Istruttore E responsabile dell attuazione della singola Misura del PSL in staff con il DT. Si incarica della redazione dei bandi, della prima istruttoria e della relativa ricevibilità ed ammissibilità delle domande di aiuto. Viene nominato uno per ciascuna delle misure indicate nel PSL per un totale di 3 addetti. Un ulteriore responsabile potrà essere nominato per le azioni transnazionali e transregionali. Non hanno competenze sulle misure a regia diretta o quelle a convenzione. Compiti e responsabilità predispone i bandi relativi alla Misura; provvede alla loro corretta pubblicazione; svolge, in collaborazione con i coordinatori locali, tutte le attività necessarie per l istruttoria delle domande di finanziamento; verifica l ammissibilità delle domande di finanziamento rispetto ai criteri fissati nel bando; predispone la lista dei progetti elegibili per la valutazione da parte delle Commissioni di Valutazione. 4.. Istruttore 2 E responsabile dell istruttoria, regolata dal protocollo AGEA, riguardante la verifica dei rendiconti e della documentazione di spesa presentata dai beneficiari in occasione di richiesta di pagamenti in acconto e di saldo e dell acquisizione dei dati al SIAN. Tale attività può essere svolta dal TA Deve essere persona diversa dall Istruttore. Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

10 MA0 0 / Compiti e responsabilità predispone i controlli amministrativi sulle domande di pagamento (veridicità della spesa, conformità dell attuazione con il piano finanziario del progetto ammesso al finanziamento, ecc.); predispone i controlli in sito per la verifica dell effettiva realizzazione delle attività per le quali si chiede la liquidazione (sia in anticipo che a saldo); acquisisce al SIAN tutta la documentazione tecnica necessaria a verificare la conformità dei lavori (certificati tecnici, di regolare esecuzione, relazioni, ecc.) Coordinamento Locale La funzione di Coordinamento Locale è svolta dal Coordinatore locale (CL) il quale è responsabile delle corretta gestione di ciascuno dei due uffici locali situati a l Aquila e ad Avezzano e della animazione del territorio di riferimento. La funzione di ciascun CL può essere svolta da un RM e dipende dal DG. Compiti e responsabilità organizza e provvede alla gestione degli uffici locali; svolge le attività di sportello informativo circa le attività del GAL; promuove, anche attraverso la partecipazione a manifestazioni, convegni ed incontri, l animazione territoriale e le opportunità offerte dal PSL e dai bandi pubblicati. 5. Organigramma In allegato viene presentato l Organigramma funzionale del GAL Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it

11 MA0 / 5.. Organigramma funzionale Consiglio di Amministrazione Presidente Segreteria Generale Revisore (Certific.Est.) Direzione Generale Direzione Tecnica Direzione Amm.tiva Responsabili di Misura (Istruttori ) (Cooperazione) Segreteria Tecnico-Amm. (Istruttore 2) Coordinatori Locali L organigramma, nella parte riguardante gli organi direttivi (riquadro tratteggiato con sfondo), identifica le RELAZIONI TRA LE FUNZIONI e delinea un organizzazione con uno scambio di informazioni bidirezionale e continuo in ogni momento e tra tutti i suoi componenti (tra le tre direzioni DG, DT, RA e la Presidenza). Ogni singola Direzione, quindi, al di la del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, ben identificati nel mansionario, conosce le proprie e le altrui competenze e potrà agire con consapevole certezza negli ambiti assegnati, senza dover costantemente ricorrere alla direzione superiore come unico punto di incontro. La Segreteria Generale è al servizio del Presidente e delle tre Direzioni. Il Revisore (Certificatore esterno) è in staff con tutto l Organo Direttivo. Gal Gran Sasso-Velino Soc. Coop. - Via Mulino di Pile, n L Aquila (AQ) - ITALIA - Cod.Fisc./P.Iva info@galgransassovelino.it