Manuale dell operatività di sportello. I rischi e la loro gestione.

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1 Manuale dell operatività di sportello. I rischi e la loro gestione.

2 INDICE Introduzione pag. 3 Massimali di cassa pag. 4 Banconote pag. 4 Distinte pag. 5 Prelievi pag. 6 Cambio assegni pag. 6 Cambio assegni circolari pag. 8 Bonifici per cassa pag. 9 Identificazione del cliente pag. 10 Segnalazioni sospette/antiriciclaggio pag. 10 Differenze di cassa pag. 11 Contestazioni pag. 12 Riferimenti normativi Banconote circolare n 577/2008 Prelievi circolare n 695/2008 Assegni circolare n 695/2008 Bonifici per cassa circolare n 695/2008 Identificazione del cliente circolare n 695/2008 Antiriclaggio circolari n 45/2008 e 419/2008 Differenze di cassa circolare n 459/2008 e 502/2008 2

3 Introduzione La breve guida che hai tra le mani nasce con l intento di fornire indicazioni di carattere generale in merito ai possibili rischi nei quali puoi incorrere agendo in qualità di operatore di sportello. Tale attività implica delle responsabilità determinate da leggi, dal contratto e da disposizioni della banca, la cui conoscenza è indispensabile per svolgere serenamente il tuo lavoro. Talvolta, a causa della pressione dovuta ai carichi di lavoro, si tende a prestare minore attenzione alla normativa durante l esecuzione delle operazioni disposte dalla clientela. Ti ricordiamo invece che è un diritto di ogni lavoratore avere la tranquillità e il tempo necessari per svolgere le proprie mansioni, di qualunque natura siano, perchè la mancata osservanza delle norme fa ricadere sul lavoratore la responsabilità penale, civile e disciplinare del suo operato. Purtroppo spesso assistiamo a casi di provvedimenti disciplinari dovuti al mancato rispetto delle norme per leggerezza o per abitudini e consuetudini di ufficio. Questo breve manuale si propone di illustrare in modo snello e veloce le principali normative utili per lo svolgimento del tuo lavoro. Buona lettura. 3

4 Massimali di cassa Di fondamentale importanza è il rispetto dei massimali di cassa. Per ogni filiale sono previsti determinati e precisi limiti relativi alla cassa di ogni singolo operatore, all importo complessivo di tutte le casse di filiale, allo sportello bancomat e alla cassa valuta. Ti consigliamo quindi di prendere debita visione dell inerente documentazione relativa allo sportello presso cui operi. Per quanto riguarda i massimali di filiale e bancomat la procedura per l inerente verifica è l N603. Per quanto riguarda invece il massimale del cassetto l importo limite è di 5.000,00. È bene sottolineare che il lavoratore, in caso di eventi criminosi, può essere chiamato a rispondere del denaro presente in cassa eccedente i massimali. Banconote Il controllo del contante riveste particolare importanza. Nel caso in cui si riscontrassero banconote sospette di falsità sono assolutamente da evitare la riconsegna della banconota al cliente, il taglio alla stessa ed eventuali cancellature o invalidazioni. Lo stesso comportamento va tenuto anche in caso di ritiro di altri titoli di credito falsificati. Il cassiere che restituisce una banconota sospetta di falsità potrebbe rendersi responsabile di concorso nel reato di spaccio di banconote false ed essere perseguito penalmente. Si raccomanda pertanto di attenersi scrupolosamente a quanto contemplato dalla normativa (circolare n 577/2008) in merito alla compilazione dei verbali, alla raccolta della documentazione e al loro invio agli organi competenti. Segnaliamo che, nel caso in cui il recapito fax dell Ufficio Centrale Antifrode dei Mezzi di Pagamento (UCAMP) 4

5 non fosse raggiungibile, è bene conservare i fax-report con esito negativo (ricevuta di mancata consegna) da allegare agli inerenti verbali. Ti ricordiamo infine quanto previsto dall articolo 35 comma 5 del Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (da ora in poi denominato CCNL): il personale di cassa, ferma restando la propra responsabilità individuale derivante dalle mansioni svolte, non risponde di banconote false la cui contraffazione risulti tale da potersi accertare solo attaraverso particolari apparecchiature o mezzi di riconoscimento che l impresa non abbia messo a disposizione dell interessato; in mancanza di tali strumenti l interessato non risponde se la contraffazione risulti tale da poter essere tecnicamente accertata soltanto in sede di controllo da parte della Banca d Italia o della Banca Centrale Europea. Per quanto ovvio, sottolineiamo l importanza di verificare con la massima attenzione la quantità e la qualità del contante introitato sia dalla clientela che dai colleghi. È buona abitudine tra colleghi, all atto di un passaggio di contanti, procedere all immediato conteggio e verifica delle banconote al fine di evitare l insorgere di spiacevoli dubbi. Ti ricordiamo infine che è buona norma non delegare alle sole apparecchiature di conteggio del denaro la verifica dello stesso in quanto tali macchinari non sono sempre in grado di rilevare eventuali falsi. Distinte La distinta di versamento è il documento descrittivo dei valori consegnati alla banca; deve essere compilata sempre ed unicamente dal cliente. Il controllo da parte del cassiere non deve limitarsi ai soli importi ma anche a tutti gli altri dati, a cominciare dalla firma del cliente. La mancata specifica dei valori potrebbe impedire la verifica, in caso di differenze di cassa, dell effettiva corrispondenza tra l importo versato e quanto dichiarato all atto del versamento. 5

6 Nel caso in cui la distinta di versamento non sia esatta, ogni eventuale successiva correzione deve essere fatta dal cliente che la deve controfirmare. È di massima importanza che nessun collega apporti correzioni alle distinte. Prelievi Il prelievo allo sportello può essere effettuato tramite modulo interno o tramite assegno. In entrambi i casi ti raccomandiamo la massima attenzione per quanto riguarda i massimali relativi all operazione di seguito indicati e l identificazione del cliente, così come è necessario contare il contante in presenza del cliente in modo da evitare eventuali contestazioni successive. tipo operazione cliente filiale operante cliente di altra filiale o banche rete prelevamento con assegno e/o modulo , ,00 È di estrema importanza tenere presente che le procedure non richiedono alcuna autorizzazione in caso di superamento dei massimali. Eventuali superamenti di detti limiti devono quindi essere autorizzati dal proprio responsabile a mezzo sigla sull assegno o sul modulo contabile. Ricordiamo infine che, qualora il cliente sia correntista presso un punto operativo differente da quello presso il quale esegue l operazione è obbligatorio acquisire il documento d identità dello stesso da archiviare nella busta di cassa. Cambio assegni L operazione di cambio a vista di assegni riveste, per quanto concerne IntesaSanpaolo, carattere di eccezionalità. 6

7 Ciò premesso il personale di sportello può effettuare tale operazione entro i massimali di seguito riportati: tipo operazione cambio a vista di assegni bancari tratti su filiale operante Cambio a vista di assegni bancari tratti su filiali della stessa banca cambio a vista di assegni bancari tratti su banche rete presentatore cliente filiale operante presentatore cliente altra filiale o banca rete presentatore non cliente , , , , ,00 0, , ,00 0,00 Nel caso in cui l importo del titolo ecceda detti limiti, il sistema genera in automatico una richiesta di autorizzazione che deve essere sottoposta al proprio responsabile. Oltre alla verifica dei massimali è necessario un attento esame dei requisiti di merito dell assegno: integrità fisica del titolo; regolarità formale; verifica delle firme di girata e di traenza; controllo disponibilità fondi e presenza di eventuali blocchi (la procedura genera in questo caso una segnalazione automatica). È infine fondamentale prestare la massima attenzione in fase di identificazione del cliente. Nel caso in cui il beneficiario del titolo non sia titolare di rapporti di conto corrente presso la nostra banca, in presenza di assegni non trasferibili o che superino l importo di 750,00 è necessario richiedere due documenti di identificazione più il codice fiscale acquisendo le relative fotocopie. In caso di assegno libero e inferiore ad 750,00 è sufficiente acquisire la copia di un documento di identificazione e del 7

8 codice fiscale. In mancanza dei documenti previsti dalla normativa, è necessario chiedere debita autorizzazione al proprio responsabile da apporre sulla contabile di cambio. Nel caso invece in cui il beneficiario sia correntista della filiale operante o di altro sportello della banca, è sufficiente attestare la conoscenza personale del presentatore con apposita annotazione sul modulo, indicando il numero di rapporto di conto corrente nella transazione CAMVA. Nei casi dubbi è necessario richiedere un documento di identificazione acquisendo la relativa fotocopia e informare la struttura responsabile della relazione. In ultimo, se il beneficiario è correntista presso sportello di banche rete, è necessario acquisire fotocopia di un documento di identificazione da archiviare nella busta di cassa. Un discorso a parte concerne le richieste di cambio di assegni tratti su altre banche. Tale operazione può essere eseguita previa autorizzazione del responsabile solo nel caso in cui il presentatore sia cliente del nostro istituto. La procedura prevede comunque in automatico la relativa segnalazione. Non è invece prevista alcuna possibilità di cambio di assegni non trasferibili a persona diversa dal beneficiario del titolo; l inerente normativa di legge stabilisce che...colui che paga un assegno non trasferibile a persona diversa dal prenditore o dal banchiere giratario per l incasso risponde del pagamento. A tal proposito ti ricordiamo che l eventuale autorizzazione da parte di un responsabile non solleva l operatore dalla violazione della norma di legge. Cambio assegni circolari Il cambio dell assegno circolare tratto sul nostro istituto può essere effettuato a favore di un correntista o di un cliente occasionale. Una volta identificato correttamente il presentatore, in assenza di ulteriori impedimenti (irregolarità formale del titolo, sequestri, etc...) il 8

9 pagamento non può essere rifiutato. Come per gli assegni bancari il pagamento con clausola di non trasferibilità a persona diversa dal presentatore è espressamente vietato dalla legge. Per quanto riguarda l operatività nulla cambia rispetto agli assegni bancari se non i massimali previsti e di seguito riportati: tipo operazione cambio a vista di assegni circolari di altre banche cambio a vista di assegni circolari emessi da filiali della stessa banca cambio a vista di assegni circolari emessi da banche rete presentatore cliente filiale operante presentatore cliente altra filiale o banca rete presentatore non cliente 1.500,00 0,00 0, , , , , , ,00 Nel caso di superamento dei massimali il sistema produce in automatico una segnalazione. Bonifici per cassa Il pagamento in contanti dei bonifici riveste carattere di eccezionalità e deve essere utilizzato solo a condizione che esista una convenzione protocollo tra IntesaSanpaolo/Banche Rete e l ordinante del bonifico che preveda questo tipo di pagamento. Per l identificazione del beneficiario si rimanda a quanto previsto per il cambio assegni tenendo presenti i massimali di seguito indicati: tipo operazione bonifici in arrivo pagato per contanti bonifici in circolarità pagati per contanti beneficiario cliente filiale operante beneficiario cliente altra filiale o banca rete beneficiario non cliente 1.500, , , , , ,00 9

10 Identificazione del cliente Ti ricordiamo che i documenti validi al fine dell identificazione del cliente sono i seguenti: documento d'identità Passaporto Carta d'identità Licenza porto d'armi Patente di guida Libretto della pensione 10 anni 10 anni massimo 10 anni massimo 10 anni validità rilasciato da una Pubblica Amministrazione e valido solo se con foto Segnalazione operazioni sospette/antiriciclaggio Ti ricordiamo che la violazione delle norme relative alla legge sull antiriciclaggio implica delle responsabilità di carattere personale. Ti raccomandiamo quindi di prestare la massima attenzione all identificazione dei presentatori delle operazioni. In presenza di operazioni sospette è obbligatoria la segnalazione delle stesse al proprio responsabile che deciderà se inoltrare o meno la segnalazione dell operazione sospetta. A questo punto, l operatore è sgravato da ogni sua responsabilità, purché sia in grado di dimostrare di avere provveduto alla segnalazione. Anche in questo caso sottolineiamo come l elasticità talvolta richiesta dall azienda non debba in alcun modo compromettere l attenzione che determinate operazioni richiedono. 10

11 Differenze di cassa Nei casi di differenze di cassa è assolutamente necessario attenersi alla relativa normativa, evitando di procedere a sistemazioni in proprio. Le differenze di cassa inferiori ad 5,00 vengono considerate arrotondamenti e pertanto non è necessario accantonarle, al momento della chiusura della cassa, nelle specifiche voci contabili. Non sono richiesti ulteriori approfondimenti salve diverse indicazioni da parte del responsabile. L arrotondamento in dare o in avere viene evidenziato automaticamente sul verbale di chiusura del posto di lavoro e il giorno successivo l operatività avrà inizio con la rimanenza della cassa contabile indipendentemente dalla reale giacenza materiale. Il responsabile deve convalidare il verbale di chiusura apponendo la propria firma. Nel caso di differenze superiori ad 5,00 l operatore deve, una volta effettuate le verifiche necessarie, darne immediato avviso al responsabile il quale può disporre ulteriori verifiche. L operatore deve quindi contabilizzare l importo utilizzando la transazione di sportello CHIUS. In caso di ammanco, l operatore è tenuto alla rifusione entro 30 giorni dalla data di contabilizzazione. La mancata rifusione dell importo entro detti termini inibisce la chiusura del posto di lavoro dell operatore (circolare n 459/2008). Nel caso di ammanchi di cassa di importo compreso tra 5,00 ed 340,00 l operatore è tenuto alla rifusione in un unica soluzione. Per importi tra 340,00 ed ,00 è possibile ottenere un prestito infruttifero pari all ammontare dell ammanco, rimborsabile a rate mensili non inferiori ad 170,00 ciascuna con scadenza il giorno 27 di ogni mese. La competenza per la concessione del prestito è del responsabile di filiale. Il prestito, a causa della sua natura infruttifra, concorre a formare reddito imponibile ai fini fiscali e previdenziali del lavoratore (circolare n 502/2008). 11

12 Qualora si verificassero ammanchi in fase di trasferimento di valori tramite società di sicurezza (rimesse/richieste contanti), è possibile chiedere la visione del filmato registrato durante l apertura o la chiusura del plico da parte del personale addetto. Ti invitiamo comunque, in casi di questo tipo, a rivolgerti al tuo sindacalista di riferimento per ogni eventuale chiarimento. Contestazioni In caso di richieste di chiarimenti o informazioni da parte dell azienda per operazioni contestate, è bene, in linea di massima astenersi da dichiarazioni verbali o scritte nel caso in cui non si abbiano idee chiare su quanto avvenuto. All apertura di eventuali provvedimenti di carattere disciplinare, che avviene con la consegna della lettera di contestazione dell azienda, il lavoratore ha tempo 5 giorni di calendario per fornire la sua risposta scritta o per richiedere un colloquio alla presenza del proprio rappresentante sindacale, scelta quest ultima che consigliamo in ogni caso. Sottolineiamo come la tempistica in questi casi sia di estrema importanza. Ti invitiamo pertanto a prendere contatto con la tua organizzazione sindacale nel più breve tempo possibile. Facciamo presente che le regole stabilite dall azienda devono necessariamente essere rispettate in quanto le eventuali violazioni sono purtroppo oggetto, in modo sempre più frequente, di procedimenti e provvedimenti disciplinari, che possono comportare la perdita del sistema incentivante e, nei casi previsti, anche del VAP. In ogni caso, non possiamo che ribadire che, prima di intraprendere qualsiasi iniziativa di carattere personale, è buona norma rivolgersi al proprio sindacalista di fiducia. 12