Gestire il settore dei Gas con SAP Business One

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1 Utengas Srl - Utilizzata con concessione dell autore. Gestire il settore dei Gas con SAP Business One Partner

2 Nome dell azienda Utengas Industrie Srl Settore Gas tecnici industriali, medicali, alimentari, frigorigeni, per uso subacqueo e sportivo Servizi e/o prodotti forniti Produzione Gas, noleggio bombole, collaudo e verniciatura, forniture impianti e attrezzature per gas e saldatura Fatturato 3,5 milioni Sito Web SAP implementata SAP Business One con soluzione certificata specifica per il settore Gas MDB (messa disposizione bombole) Partner Brain System S.r.l. L azienda necessitava di snellire, standardizzare e ottimizzare i processi di fatturazione automatica della messa in disposizione delle bombole a noleggio. La gestione avveniva attraverso fogli Excel aggiornati manualmente, procedura che richiedeva tempo e comportava un alto rischio di errore umano. Le procedure richiedevano troppo tempo e andavano ottimizzate, con gli strumenti informatici a disposizione non c era margine di miglioramento. 2

3 Società operante dal 2001 a Gorle (Bergamo) nel settore dei gas tecnici industriali, medicali, alimentari, frigorigeni, miscele per uso subacqueo e sportivo. Nel 2002 la sede e gli impianti produttivi sono stati trasferiti a Comun Nuovo (Bergamo). L azienda opera nel settore dei Gas e offre servizi di ricarica bombole con acetilene, anidride carbonica, argon, aria, azoto, freon, miscele, ossigeno, elio, idrogeno. Oltre al servizio di ricarica e noleggio commercializza gas puri e miscele di gas certificate, offre attrezzature e materiali per utilizzo dei gas nei vari settori: saldature e taglio metalli, impianti medicali, impianti subacquei, inertizzazione, freddo, conservazione alimentare e bibite. La società offre collaudi e verniciatura per i recipienti Gas. Sia Utengas Industrie Srl che Utengas Srl possiedono la certificazione di qualità ISO 9001 rilasciata da IQNet e CISQ. 43% dei dipendenti sono utenti SAP Business One 3

4 La missione della Utengas Industrie Srl è fornire alla propria clientela prodotti e servizi integrati, nel rispetto delle loro esigenze con qualità, puntualità e affidabilità, confrontandosi con le più sofisticate tecnologie e competenze esistenti sul mercato, nella convinzione che lo sviluppo economico debba essere compatibile con l ambiente. L attività della Utengas Industrie Srl è in questo senso orientata: alla creazione di valore per gli stakeholders; alla valorizzazione del fattore umano in quanto elemento fondamentale e imprescindibile, attraverso un orientamento al benessere e alla crescita professionale dei dipendenti e dei collaboratori; alla promozione e attuazione al proprio interno di una sensibilità verso l etica nei comportamenti; alla correttezza delle relazioni interne ed esterne come criterio fondamentale al quale uniformare ogni azione. Le regole e i principi etici e di comportamento che, considerati sin dalla costituzione come una responsabilità sociale, improntano le relazioni della società verso il personale e verso i terzi e che, più in generale, caratterizzano lo svolgimento di tutte le attività societarie sono contenuti nel Codice Etico e di Comportamento che esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori. 4

5 SAP permette all azienda Utengas un evoluzione nel tempo, una garanzia di affidabilità che prima, con il vecchio software non avevano. Brain System è stato riconfermato partner di Utengas per la sua riconosciuta competenza e professionalità dimostrata negli anni nella risoluzione delle esigenze legate all IT dell azienda. Con SAP Business One Utengas Industrie ha introdotto innovazioni come la gestione codici a barre che ci ha permesso di rintracciare i nostri contenitori del gas e migliorare i nostri processi di fatturazione, inoltre la contabilità analitica ci ha permesso di avere più chiara la situazione dei costi aziendali. Graziano Frigeni, CEO, Utengas Industrie 5

6 Il punto di maggiore attenzione nel passaggio a SAP è stato quello di strutturare SAP Business One, in particolar modo l anagrafica articoli, in funzione della fatturazione sia del noleggio bombole che del Gas consumato. Modulo MDB: è stato analizzato e progettato il modulo con l obbiettivo di snellire e semplificare il processo di fatturazione del noleggio, riducendo il tempo - uomo per gestire tutta la procedura. Integrazione con sistemi di tracciabilità specifica: è stato costruito un apposito modulo per l allineamento delle anagrafiche e l integrazione delle consegne e dei resi. è stata implementata la tracciabilità del farmaco, procedura obbligatoria nel mondo dei GAS medicali, richiesta dal ministero della salute italiana. 6

7 In Utengas è stata implementata la soluzione SAP Business One (Amministrazione e Finanza, e Vendite e Distribuzione) e il modulo MDB (messa disposizione bombole) specifico del settore Gas, che comprende la gestione noleggio con contratti specifici, fatturazione automatica MDB e il connettore con sistema specifico di rintracciabilità delle bombole. Il connettore ha permesso la completa integrazione dei documenti di consegna e di reso. Sono stati implementati inoltre i documenti normativi specifici, come per esempio la tracciabilità del farmaco. La soluzione SAP Business One ha permesso in maniera facile, e in tempi ridotti, di snellire i processi aziendali e automatizzare procedure che prima erano manuali. Attraverso l integrazione con sistemi specifici per la tracciabilità delle bombole, che è del tutto trasparente all utente, in Utengas oggi è possibile operare un analisi della situazione dei lavori in tempo reale e dare risposte certe e in maniera rapida ai clienti. Da quando in azienda siamo passati a SAP Business One risparmio almeno tre giorni di lavoro che prima impiegavo in attività manuali. Oggi queste attività sono completamente automatizzate. Alessia Valenti, Amministrazione Generale, Utengas 7

8 L introduzione di SAP Business One ha permesso di integrare sistemi e funzionalità che risultavano avere una gestione separata e in alcuni casi manuale. In termini operativi i benefici immediati sono stati la semplificazione e controllo della fase di fatturazione, l integrazione con sistemi di tracciabilità specifica del settore Gas ha inoltre permesso di velocizzare le operazioni di consegna e reso di contenitori. L ottimizzazione dei processi ha avuto l effetto di ridurre i tempi delle procedure amministrative. 8

9 Utengas È prevista l introduzione del Project Management per monitorare i costi del reparto ricerca e sviluppo. Oltre ai costi di ricerca e sviluppo andranno monitorati i costi di produzione sia dei gas che dell assemblaggio e ricarica delle bombole. SAP AG 2013 Privacy Copyright Note legali 9 Utengas Srl - Utilizzata con concessione dell autore.

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