CONTABILITÀ ANALITICA

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1 Release 4.90 Manuale Operativo CONTABILITÀ ANALITICA Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Il modulo Contabilità Analitica abilita la gestione dei Centri di Costo e delle Commesse su tre procedure di base, quali Contabilità [Costi e ricavi] - Magazzino[Consumi] - Ciclo attivo e Passivo, e le relative Stampe dei Rendiconti analitici suddivisi per centro di costo e/o commessa. La procedura permette l associazione dei Centri di costo e delle commesse direttamente in Prima Nota: ad ogni singola riga di movimento contabile è possibile attribuire più centri di costo e/o più di una commessa. Questo permette, in sostanza, di attribuire centri di costo/commesse diverse ad ogni conto dello stesso movimento contabile. L attribuzione del centro di costo/commessa può essere effettuato anche in fase di caricamento/variazione del documento di vendita: grazie ad un automatismo della Personalizzazione On Fly! è possibile creare dei campi appositi (sulla testata) al fine di indicare un centro di costo e una commessa per singolo documento. Oltre alla personalizzazione della testata, si può eseguire un ulteriore personalizzazione del dettaglio, che come risultato consente di definire una Commessa e un Centro di Costo per ogni singola riga del documento di vendita. Ciò permette di generare una prima nota con diversi conti e diversi collegamenti alla Commesse e Centri di costi.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 CONTABILITÀ ANALITICA Impostazioni e Tabelle Registrazioni contabili con analitica Gestione Movimenti di Analitica Esempio di gestione Centri di Costo e\o Commessa Centri di Costo su Ratei e Risconti Stampe e Report Ripartizione Movimenti di Analitica Bilancio di Verifica per Centro di Costo Stampa Bilancio per centro di costo Centri di Costo e Commessa sui Documenti ( VENDITE ) Personalizzazione della Testata: Personalizzazione del Dettaglio Codice Commessa nelle stampe di Riepilogo Personalizzazione della testata dei documenti Personalizzazione del dettaglio dei documenti... 27

3 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Contabilità Analitica Il flusso informativo generato dalla contabilità generale non è in grado di fornire informazioni gestionali legate alla destinazione dei costi e dei ricavi. Con i normali strumenti, come ad esempio il mastrino, non è possibile conoscere immediatamente la redditività di una commessa e/o centro di costo: a tal fine è stata implementata una funzionalità per la gestione della Contabilità Analitica. In fase d inserimento dati in Prima Nota, oppure durante il caricamento dei Documenti del ciclo attivo e passivo, è possibile specificare a quale commessa e/o centro di costo si riferisce il costo o il ricavo che si sta generando. Una reportistica accurata consente di estrapolare le informazioni inerenti alla commessa e/o centro di costo, per un analisi approfondita sulla redditività delle funzioni aziendali (centro di costo) e delle attività in essere (commesse). Un utile esempio può chiarire l utilità del modulo: In prima nota rilevo il costo di un fornitore per 1000 euro che si riferisce ad una fornitura di materiale utilizzato per svolgere un attività per una determinata commessa, denominata com001. Successivamente si rileva la fatturazione di un servizio che si riferisce sempre alla commessa com001, per 2000 euro. Nell enorme flusso informativo generato dalla prima nota è impossibile determinare la redditività delle attività svolte per la commessa com001, mentre con la metodologia della contabilità analitica sarà facile evidenziare la redditività della commessa com001 che ammonta a 1000 euro. Nelle contabilità di tipo anglosassone, contrariamente a quella italiana, la rilevazione dei costi e dei ricavi avviene sempre per destinazione, ossia con la rilevazione del centro di costo e commessa che hanno generato il costo e il ricavo, in modo da fornire un utile strumento di analisi e controllo per le decisioni strategiche. Nei seguenti paragrafi sarà presentata una panoramica completa, dalle impostazioni all operatività.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Impostazioni e Tabelle Le impostazioni necessarie per gestire correttamente la Contabilità Analitica interessano le seguenti tabelle principali: Dal Menù Archivi Tabelle Società Contabilità Analitica: Commesse per inserire la lista delle commesse: le informazioni richieste si limitano al codice di identificazione e alla descrizione associata. Dal Menù Archivi Tabelle Società Contabilità Analitica: Centri di Costo stesso procedimento per quanto riguarda il Centro di Costo: per impostare i centri di costo, con procedimento analogo a quello delle commesse. Dal Menù Archivi Tabelle Società Contabilità: Causali Contabili - Tabella Causali di Magazzino Per gestire in fase di caricamento Prima Nota e Input Movimenti E/U di magazzino l associazione al centro di costo e/o alla commessa, è necessario parametrizzare le rispettive causali. Per ogni singola causale (contabile e di magazzino) è possibile definire se i campi relativi a Centro di Costo, Commesse e Dettagli verranno resi obbligatori, facoltativi, o invisibili durante la fase ci caricamento dei movimenti. Queste opzioni abilitano e controllano l inserimento dei dati analitici per ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale. Dal Menù Archivi Piano dei Conti E possibile impostare l obbligatorietà dell analitica anche per singolo conto contabile; a tale fine, nell anagrafica del conto sono presenti i campi: Centro di costo obbligatorio Commessa Obbligatoria Dettagli Obbligatori L obbligatorietà della richiesta del centro di costo/commessa/dettaglio è alternativa all obbligatorietà per causale contabile. E possibile anche indicare: Centro di costo preferenziale: rappresenta il centro di costo abitualmente utilizzato (che sarà proposto in automatico sulla registrazione contabile, con opzione di modifica)

5 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 5 Logica di gestione dell obbligatorietà dell analitica La logica di applicazione dell obbligatorietà dell analitica va impostata partendo dalla causale contabile: può essere estesa anche ai singoli conti, tuttavia sempre partendo dall impostazione della causale contabile. Gli eventuali parametri impostati a livello di singolo conto del piano dei conti verranno considerati solo se nella causale contabile gli stessi elementi sono definiti almeno come Facoltativi. In altre parole, partendo dalla causale contabile e considerando i possibili valori assunti dai singoli campi, avremo: Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = No Commessa = No Dettaglio = No In fase di registrazione in Prima Nota l eventuale obbligatorietà indicata a livello di singolo conto contabile non viene considerata. Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = Facoltativo Commessa = Facoltativo Dettaglio = Facoltativo In fase di registrazione in Prima Nota l eventuale obbligatorietà indicata a livello di singolo conto contabile è considerata prioritaria (dovrò necessariamente indicare i dati sulla riga del conto che li prevede come obbligatori). Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = Obbligatorio Commessa = Obbligatorio Dettaglio = Obbligatorio In fase di registrazione, l obbligatorietà è già definita a livello di causale indipendentemente da quanto indicato sul conto. Dall impostazione del conto viene prelevato solamente l eventuale centro di costo preferenziale (se impostato). Quanto indicato sopra rappresenta una generalizzazione: resta inteso che i 3 campi potrebbero assumere tra valori differenti (a scelta dell utente) per ogni casuale contabile in esame.

6 6 Manuale Operativo 1.2 Registrazioni contabili con analitica Sia in Prima Nota Iva sia in Prima Nota diversi a diversi è possibile associare, ad ogni riga di costo/ricavo, uno o più centri di costo e commesse (anche con relativo dettaglio di queste ultime). I campi adibiti a questa gestione sono visualizzati solo se previsti dalla causale contabile: il loro stato è modificabile selezionando i relativi parametri nella maschera di inserimento delle Causali contabili. Le colonne sono le seguenti: C. costo: centro di costo al quale si desidera associare la riga in compilazione. Commessa: codice commessa da associare alla registrazione. Dettaglio: dettaglio relativo alla commessa (es. il numero di riga della commessa stessa) Multi: per inserire, con un doppio clic sul campo o tramite il tasto funzione <F5>, più dettagli relativi alla stessa riga. Si apre una maschera di impostazione, utilizzabile nel caso in cui l importo debba essere suddiviso in più centri di costo/commesse. Per controllare velocemente la correttezza della suddivisione per centro di costo e commessa: Totale assegnato: somma della colonna Valore Da assegnare: corrisponde alla differenza tra l importo della riga ed il totale assegnato (valore ancora da assegnare). Si può confermare solamente nel caso in cui questo campo corrisponde a zero, ovvero importo sia interamente assegnato.

7 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Gestione Movimenti di Analitica La funzione Gestione Movimenti di Analitica permette di modificare le righe di dettaglio dei movimenti contabili di prima nota associati ai movimenti di contabilità analitica. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti Analitica: Impostando i limiti di selezione, si possono estrarre i movimenti relativi ad un determinato periodo (Da Data/A Data) o ad uno specifico intervallo di conti (Da Conto/A Conto), ed essere ordinati selezionando nel campo Ordinamento una delle seguenti opzioni: Numero di Registrazione / Data Conto Causale L attivazione del flag Include anche registrazioni senza analitica seleziona anche i movimenti contabili cui non è associato nessun movimento di analitica, mentre selezionando il flag Solo registrazioni senza analitica verranno visualizzati tutti i movimenti solo ed esclusivamente senza collegamenti all analitica. Dopo aver impostato i parametri di selezione è necessario premere sul pulsante Estrai per visualizzare i movimenti. La maschera presenta due griglie: la prima, non editabile, permette di consultare i dettagli dei movimenti contabili; la seconda, editabile, consente di associare, ai movimenti elencati nella prima griglia, i Centri di Costo, le Commesse e Dettagli con i relativi importi associati. Per modificare o associare movimenti di analitica, è necessario selezionare con il mouse la riga corrispondente al movimento contabile inserito nella prima griglia e poi, sulla seconda griglia (che nel frattempo si è aggiornata con il valore dell importo del movimento), inserire il codice del Centro di Costo e/o Commessa con l ausilio del tasto funzione F5 o con il consueto doppio clic del mouse.

8 8 Manuale Operativo Il pulsante Modifica Conto posto in fondo alla maschera, permette di modificare alcuni dati del movimento contabile selezionato sulla prima griglia; viene visualizzata la seguente maschera: Consente la modifica dei conti movimentati nelle registrazioni Iva (immodificabili dopo la liquidazione dell iva, e a seguito della Stampa del Registro Iva) e dei seguenti dati: Conto (Economico): nel campo Conto viene visualizzato il conto associato alla riga di dettaglio selezionata. Nel campo Nuovo è possibile indicare un nuovo conto di tipo economico da sostituire al precedente. Note di Testata: è possibile scrivere delle note da sostituire alle precedenti Note Movimento: è possibile scrivere note da sostituire a quelle presenti sulla relativa riga di dettaglio. Tali modifiche non saranno possibili dopo aver chiuso il periodo contabile (ovvero con la Stampa del Bollato con opzione la stampa chiude il periodo oppure manualmente, indicando come Chiuso il periodo dalla Manutenzione saldi Giornale).

9 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Esempio di gestione Centri di Costo e\o Commessa Di seguito presentiamo una simulazione di movimenti contabili e di magazzino, utilizzando i dati inseriti nella società DEMO srl. Una volta definita la struttura delle commesse e dei centri costo, e impostati i parametri nelle Causali (contabili e di magazzino) è possibile procedere alla gestione, in fase di caricamento Prima Nota e Input di Magazzino. Per gestire le colonne di inserimento dei dati analitici ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale, occorre determinare se il campo è obbligatorio facoltativo invisibile. Nei seguenti due esempi abilitiamo una registrazione contabile e di magazzino con obbligo d inserimento dei Centri di costo e delle Commesse, mentre il Dettaglio sarà Facoltativo: Dal Menù Archivi Tabelle Società, richiamiamo la tabella Casuali Contabili e, scegliendo la causale FTV (per la rilevazione delle fattura di vendita) effettuiamo le seguenti impostazioni: Causale Contabile Parametri di Analitica Scelta (Obbligatoria Facoltativa Invisibile) Causale FTV Centro di costo Commessa Dettaglio Obbligatorio Obbligatorio Facoltativa Sempre Dal Menù Archivi Tabelle Società, richiamiamo la tabella Casuali di Magazzino e, scegliendo la causale VEN (per la rilevazione dell uscita di merce per vendita) effettuiamo le seguenti impostazioni: Causale Magazzino Parametri di Analitica Scelta (Obbligatoria Facoltativa Invisibile) Causale VEN Centro di costo Commessa Dettaglio Obbligatorio Obbligatorio Facoltativa Queste opzioni sono specifiche per ogni singola causale, e consentono la gestione delle rispettive colonne per l inserimento dei dati analitici, per ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale. Durante la gestione dei documenti interessati, se i campi Centro di Costo e Commesse sono richiesti obbligatoriamente (avendo reso Obbligatori nelle precedenti tabelle i campi C/Costo e Commessa) occorre valorizzare in Prima Nota (se si tratta di Causali Contabili) e nei Movimenti di Magazzino (se si tratta di Causali di Magazzino) le relative colonne, richiamando col tasto F5 le tabelle ed effettuando le proprie scelte.

10 10 Manuale Operativo Esempio di scelta obbligatoria in Prima nota Esempio di scelta obbligatoria in Movimenti di Magazzino

11 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 11 Nel caso in cui i campi Centri di Costo e Commessa non fossero opportunamente completati la procedura visualizza il seguente messaggio alla conferma, con l obbligatorietà di compilazione delle colonne del Centro di Costo (C/costo), Commessa e Dettaglio. I movimenti relativi alla contabilità analitica possono essere imputati, modificati e revisionati anche dalla funzione Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti di Analitica. Supponiamo che non esista nessun obbligo nella causale e che l operatore abbia dimenticato o abbia scelto di non inserire la Commessa e il Centro di Costo. Senza rientrare in tutti i movimenti di prima nota, utilizzando la Gestione Movimenti di Analitica, l operatore ha la possibilità di avere una selezione facile per visualizzare l intera lista dei movimenti contabili in base ai filtri impostati. Infatti dopo aver, eventualmente, impostato dei limiti di selezione nei campi Da\A Data Da Conto\A Conto ed attivato il flag Include anche registrazioni senza analitica premere il pulsante Estrai : vengono presentate a video anche i dettagli dei movimenti contabili a cui non è associato alcun movimento di analitica: In questo caso nella seconda griglia è possibile imputare, ai movimenti elencati nella prima griglia, i Centri di Costo, le Commesse e Dettagli con i relativi importi associati: per fare ciò è necessario selezionare con il mouse la riga corrispondente al movimento contabile inserito nella prima griglia e poi, sulla seconda griglia (che nel frattempo si è aggiornata con il valore dell importo del movimento), inserire il codice del Centro di Costo e/o Commessa aiutandosi con il tasto funzione F5 o con il doppio clic del mouse.

12 12 Manuale Operativo Se non viene attivato il flag Include anche registrazioni senza analitica vengono estratti solo i movimenti che presentano registrazione di un Centro di Costo o Commessa, quindi l unica operazione possibile è la solo modifica dei dati (nella figura si può notare il dettaglio della registrazione della fattura di Prima Nota precedentemente effettuata): Un altra filtro di controllo è quello che permette di estrarre solo i movimenti contabili senza nessun dettaglio di analitica: Una volta verificati, modificati, aggiunti i dettagli di analitica, si procede alla fase di reportistica ai fini gestionali e di controllo dei risultati.i movimenti di analitica effettuati sia con registrazioni di Prima Nota che dalla funzione Gestione Movimenti di Analitica possono essere stampati dalla funzione Contabilità Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti di Analitica:

13 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 13 Indichiamo, per esempio, un Rendiconto per Centri di Costo C.Gen (quindi, relativo ai dati inseriti in contabilità generale / Prima Nota), del mese di gennaio, ordinato per data di registrazione, inserendo nel campo Da Centro di Costo il codice C0001: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

14 14 Manuale Operativo 1.5 Centri di Costo su Ratei e Risconti La generazione dei movimenti di ratei e risconti considera le impostazioni di contabilità analitica indicate all interno della registrazione contabile di origine, sulla quale è necessario indicare a livello di conto economico: il Centro di costo la Competenza Tale indicazione sarà quindi automaticamente considerata nel flusso successivo, legato alla generazione dei movimenti automatici di Ratei e risconti. Per descrivere la funzione proponiamo un esempio. Esempio su un riscontro (stessi criteri applicate anche per i movimenti di rateo) L automatismo parte dall inserimento di una registrazione con 1. competenza tra i due esercizi 2. indicazione dell analitica (nel nostro esempio il centro di costo) Movimento con causale FTA Fattura di Acquisto Eseguendo ora la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica viene riportata l intera registrazione:

15 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 15 ANNO IN CORSO: A fine esercizio si procede generando il movimento di riscontro Viene automaticamente assegnata la parte dell analitica in base al movimento originale per il quale è indicata la competenza. Movimento con causale RIS RISCONTI Eseguendo nuovamente la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica per l esercizio vediamo che il risconto viene stornato dal movimento base.

16 16 Manuale Operativo ANNO SUCCESSIVO: viene eseguita la ripresa dei risconti dall esercizio precedente Viene nuovamente automaticamente assegnata la parte dell analitica in base al movimento originale per il quale è indicata la competenza. Movimento con causale RIS RISCONTI Eseguendo nuovamente la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica per l esercizio riporterà quindi il solo movimento di risconto:

17 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Stampe e Report Sono state sviluppate una serie di stampe che consentono la elaborazione di rendiconti analitici, e di bilanci contabili riclassificati al fine di integrare i dati contabili con quelli analitici. Per tutte le stampe di seguito descritte: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa Ripartizione Movimenti di Analitica Permette di ottenere la stampa dei rendiconti analitici per Centro di Costo o per Commessa. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica: I campi di scelta inseriti in basso permettono di eseguire una stampa con diversi criteri: Rendicontazione per Centri di Costo o Commesse. Elaborazione dei dati dalla Contabilità Generale (C.Gen), oppure dall Input di Magazzino (Magazzino) oppure Entrambe le modalità con riepilogo Ordinamento per data di registrazione o per data documento, consente di ordinare i dati di analitica in modi diversi. Funzione utile per determinare la competenza di alcune commesse o centri di costo che può differire dalla data di registrazione del movimento.

18 18 Manuale Operativo Esempio Rendiconto per Centro di Costo Esempio Rendiconto per Commessa

19 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Bilancio di Verifica per Centro di Costo Permette di ottenere un report che integra i dati contabili con quelli di analitica, ottenendo un Bilancio di Verifica suddiviso per i gruppi gestiti dalla contabilità analitica (Costi e Ricavi), suddivisi per centro di costo Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa Bilancio di Verifica per centro di costo: I filtri di selezione sono gli stessi che si trovano nella stampa del Bilancio di verifica, con un ulteriore filtro per il Centro di Costo: Selezione di date: se non viene impostata viene considerato l intero periodo dell esercizio. Selezione di conto: se non viene impostata vengono considerati tutti i conti facenti parte del gruppi di bilancio costi e ricavi; se viene impostato un conto non appartenete ai 2 gruppi validi non viene considerato in fase di stampa. Selezione di centro di costo: è possibile indicare un intervallo Da - A. Se non viene impostato alcun centro di costo, vengono ricercate anche le movimentazioni senza l attribuzione del centro di costo. Nota: i campi presenti in maschera: Selezione - Solo significativi: riporta in stampa solo i conti movimentati. Tipo Stampa Bilancio di verifica: stampa il bilancio di verifica dei soli conti contabili e non dei clienti e fornitori. Sono visualizzati a solo scopo informativo per l utente (non sono selezionabili altre opzioni). Al Conferma il bilancio di Verifica rielabora i costi e i ricavi per Centro di Costo, e nel caso in cui alcuni conti non fossero stati ripartiti nei Centri di Costo, viene creato un Centro di Costo fittizio denominato Non Attribuito che raccoglie tutti i valori.

20 20 Manuale Operativo Per ogni centro di costo selezionato, indicato in testata, anche se non movimentato, vengono stampati i prospetti relativi ai gruppi di bilancio Costi e Ricavi ed i totali di quadratura. Totali di quadratura a fine stampa:

21 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Stampa Bilancio per centro di costo Da questa funzione è possibile elaborare un bilancio suddiviso per Centro di costo Si accede alla funzione dal menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa Bilancio per centro di costo: I filtri di selezione sono: Da Centro di Costo a Centro di Costo. Se non viene impostato nulla vengono selezionati tutti i centri di costo presenti nella tabella. Da Commessa a Commessa. Se non viene impostato nulla vengono selezionati tutte le commesse presenti nella tabella commesse. Da Data a Data. Se non viene impostato nulla vengono assunte di default le date di inizio e fine esercizio. Al Conferma viene rielaborato il bilancio presentando il conto economico suddiviso per Centro di Costo. Nel caso in cui esistono dei conti senza analitica, le relative voci di bilancio presenteranno la dicitura Non Attribuita

22 22 Manuale Operativo 1.7 Centri di Costo e Commessa sui Documenti ( VENDITE ) L attribuzione del centro di costo/commessa può essere effettuato anche in fase di caricamento/variazione dei documenti del ciclo attivo e passivo. In questo contesto, la visualizzazione dei campi per la gestione di questo tipo di informazioni è a discrezione dell utente, che può (grazie alla personalizzazione On Fly della testata del documento e del dettaglio) decidere se attivarli o meno. In particolare, è possibile personalizzare il dettaglio di tutti i documenti rendendo visibili i campi Commessa e Centro di Costo. Per i documenti di vendita relativi a Bolle Fatture - Fatture Accompagnatorie è possibile anche creare dei campi nella testata, che consentono l indicazione di un centro di costo e commessa valido per tutte le righe del documento Personalizzazione della Testata: La creazione di due campi sulla testata del documento permette l indicazione di un Centro di Costo e di una commessa per singolo documento. Attiva su documenti di tipo BC, BF, FT. Dalla funzione di Caricamento del documento:aggiungere due campi di tipo testo (Centro di Costo e Commessa) nella testata del documento, impostati secondo le seguenti modalità: Tipo Controllo: Testo Richiama Lista: Lista Centri di Costo (per l attribuzione del Centro di Costo) e Lista Commessa (per l attribuzione della Commessa); Livello: questa proprietà è fondamentale poiché consente di visualizzare in Prima Nota il codice relativo al Centro di Costo o Commessa precedentemente inserita in fase di Caricamento Ddt o Fattura: Nome campo Database: a discrezione dell utente, per esempio BolleTest.U_CentroCosto e BolleTest.U_Commessa (per la personalizzazione della testata del Ddt) o FattTest.U_CentroCosto e FattTest.U_Commessa (per la personalizzazione della testata della Fattura); a titolo di esempio riportiamo la maschera che definisce le proprietà del campo Centro di Costo:

23 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 23 Dalla funzione di Regole Raggruppamento documenti definire il passaggio del valore inserito nel campo personalizzato Centro di Costo / Commessa nella testata del Ddt nella testata nella Fattura: In questo modo, si garantisce il passaggio dati DDt Fattura.

24 24 Manuale Operativo Esempio Dopo aver inserito i campi nella maschera del Caricamento Ddt e Caricamento Fatture con le modalità precedentemente descritte, carichiamo una bolla inserendo nella testata personalizzata, dopo aver richiamato la lista, il codice del Centro di Costo e della Commessa di competenza: La procedura genererà una fattura nella quale saranno riportati automaticamente nella testata personalizzata gli stessi valori inseriti nella cartella Personalizzazione durante il Caricamento Ddt: La contabilizzazione del documento Fattura genererà automaticamente una registrazione di Prima Nota nella quale verranno evidenziati, in forza della definizione del livello di personalizzazione tra le proprietà del campo personalizzato, i codici dei Centri di Costo\Commessa precedentemente inseriti durante il caricamento dei Ddt:

25 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Personalizzazione del Dettaglio Attiva su tutti i documenti del ciclo attivo e passivo, di tipo BC, BF, FT, OC, OT, OF, BR. Con la personalizzazione della testata si attribuiva l intero valore del documento di vendita ad una sola commesse e centro di costo; la personalizzazione del dettaglio permette di ripartire le righe dei documenti di vendita alle diverse commesse e centro di costo. Sui documenti che consentono anche la personalizzazione della testata, nella fase di contabilizzazione la procedura utilizzerà come primaria i dati contenuti del dettaglio (se presenti). Prima di procedere occorre verificare il tipo di licenza installata; infatti se l utente ha abilitato il modulo Contract, la gestione commesse e centri di costo segue un altra metodologia che prevede l utilizzo dei preventivi e rapportino. Nella procedura sono stati già impostati i campi necessari per effettuare la Personalizzazione, questo facilita le operazioni in quanto l utente non deve creare nessun campo, ma solo renderli visibili nel seguente modo: La procedura è valida per tutti i documenti: da Personalizza scegliere Personalizza Dettaglio Di seguito si apre la maschera che mostra l elenco dei campi di dettaglio I campi Preventivo (ossia Commessa) e il campo Dettaglio (ossia Centro di costo) già esistono ma sono spenti: per attivarli basta un semplice doppio clic su Non Visibile. Una volta rientrati nella maschera di caricamento del documento, verranno visualizzate le colonne Commesse e Centro di costo: nell esempio è stato scelto di utilizzare lo stesso conto di ricavo, ma l utente ha facoltà di inserire conti differenti La personalizzazione si conclude con la sola attivazione dei campi già impostati e gestiti dalla procedura, senza impostare o inserire altri parametri. A differenza della personalizzazione della testata, non è necessario definire le Regole Raggruppamento documenti, in quanto sarà la procedura stessa a gestire gli automatismi da Bolla a Fattura.

26 26 Manuale Operativo Codice Commessa nelle stampe di Riepilogo Personalizzazione della testata dei documenti Con la Personalizzazione On Fly deve essere inserito un campo da memorizzare nel campo Commessa nelle testate dei documenti DDT, Fattura ed Ordini Clienti/Fornitori. E quindi possibile indicare il codice della commessa in fase di caricamento dei documenti. Nel caso di FATTURE si deve specificare il codice del livello (23) al fine di gestire i movimenti di analitica durante la fase di contabilizzazione delle fatture.

27 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Personalizzazione del dettaglio dei documenti Con la Personalizzazione On Fly deve essere attivata la colonna Commesse rendendo Visibile la colonna 22 - Preventivo. E quindi possibile indicare il codice della commessa in fase di caricamento del dettaglio dei documenti.

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