Novità Principali - 1/2011

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1 Novità Principali - 1/ Contabilità e BlackList Nuovo nodo gestione IVA Elenco Black List Cliente/Fornitore per Black List Periodo di riferimento per le Note di Accredito Articoli Elenco Pagina Listini Pagina Valorizzazioni Manutenzione Costo Standard Clienti - Fornitori Agenti Documenti Situazione Documenti per Articolo Configurazione Documenti Ordini di lavorazione e flussi finanziari Documenti prelevabili dalla nota di accredito Gestione Documenti Pagina Elenco Pagina Righe Pagina Totali e righe contabili Allegati Lotto obbligatorio Evasione Modifiche ad Evasione interna e Nuovo Documento Evasione Push Campo Commessa Listini Listini standard Manutenzione Listini Avanzati: ricalcola revisione Aggiornamento Listini con MS Excel Listini Standard - Export Listini Standard - Import Listini Avanzati Distinta base Allegati Migration Kit Richiesto Framework 4.0 dalla prossima versione Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel Fax info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F Assago MI Capitale sociale: int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA R.E.A. di Milano N

2 1 Contabilità e BlackList 1.1 Nuovo nodo gestione IVA 2011 Nella sezione relativa alla gestione dell iva è stato aggiunto il nodo per la gestione degli adempimenti dell anno Elenco Nella griglia Elenco della form di gestione della prima nota contabile è stata aggiunta la nuova colonna Data Doc. N.B.: la colonna aggiunta apparirà in coda a tutte le colonne; si consiglia di posizionarla più a sinistra nella posizione più opportuna in base alle proprie esigenze operative. Pagina 2

3 1.3 Black List Cliente/Fornitore per Black List Nella testa del movimento contabile è stato introdotto il nuovo campo Cliente/Fornitore per Black List, visibile nella sezione Iva: Questo campo va utilizzato nel caso in cui il documento venga registrato con un anagrafica non associata ad un paese della Black List e tuttavia si desidera che venga inserito nel file con un altro codice cliente/fornitore, appartenente alla Black List. Si veda, ad esempio, il caso delle bolle doganali intestate al fornitore dogana, oppure delle autofatture intestate alla ditta stessa; in entrambi i casi nel nuovo campo dovrà essere inserito il codice del cliente/fornitore effettivo. Il nuovo campo sarà editabile solo nel caso in cui il cliente/fornitore principale risulti non appartenere alla Black List e accetterà solo anagrafiche associate a paesi appartenenti alla Black List Periodo di riferimento per le Note di Accredito Nella Black List devono essere conteggiate in righi appositi (distinti da quelli delle operazioni attive e passive) gli importi delle note di accredito relative al periodo precedente oppure all anno precedente. Il campo periodo di riferimento per specificare mese/anno della fattura a fronte della quale viene emessa nota di accredito campo introdotto già nelle precedenti versioni - non verrà più compilato con alcun valore di default non essendo possibile prevederne uno valido; è indispensabile che l operatore si ponga ogni volta la domanda e compili il campo in modo corretto. Se il campo Periodo di riferimento viene lasciato vuoto, in fase di conferma della nota di accredito all utente sarà visualizzato un apposito messaggio: Questo controllo non è bloccante e la registrazione potrà comunque essere effettuata; saranno poi effettuati degli ulteriori controlli in sede di estrazione dei dati per la generazione del file. Pagina 3

4 2 Articoli 2.1 Elenco Nella griglia Elenco della form di gestione degli articoli è stata aggiunta la nuova colonna Stato; con questa introduzione risulterà agevole la visione sullo stato dell articolo che l eventuale filtro per stato. N.B.: la colonna aggiunta apparirà in coda a tutte le colonne; si consiglia di posizionarla più a sinistra nella posizione più opportuna in base alle proprie esigenze operative. 2.2 Pagina Listini Sempre nella form di gestione degli articoli, la pagina Listini è stata modificata con l aggiunta di due nuove pagine: Listini e Promozioni. Nella pagina Listini sono visualizzati i classici listini standard e avanzati. Nella griglia dei listini standard sono stati aggiunti dei nuovi filtri per una gestione più agevole dei record, qualora se ne abbiano molti: si può selezionare tra listini Clienti o Fornitori, valorizzati o vuoti, ivati e non ivati. N.B.: Le selezioni effettuate saranno memorizzate per utente. Pagina 4

5 Per i listini avanzati c è la possibilità di visualizzare, oltre alle revisioni in corso, anche quelle future e passate, tramite il check Solo in Validità. È anche possibile selezionare una data di riferimento che sia diversa da oggi. REVISIONE FUTURA REVISIONE CORRENTE REVISIONE PASSATA Nella pagina Promozioni invece sono visibili le promozioni riguardanti l articolo corrente Le promozioni sono suddivise in 3 liste, corrispondenti alle voci del menu Listini\Promozioni: - Promozioni per Articolo Famiglia Cliente - Promozioni per Famiglia Articolo Cliente - Promozioni per Famiglia Articolo Famiglia Cliente Sotto ad ogni griglia è stato messo un check-box per poter filtrare le promozioni per data; impostando il check su Solo in validità (scelta impostata di default) verranno mostrare solo le promozioni valide alla data corrente. E possibile simulare una data differente tramite il controllo posto in alto a destra. Nel caso non ci fossero dati da visualizzare (come si vede nella seconda lista) non sarà mostrata la griglia. Per ogni promozioni visualizzata, tramite il link <Vedi>, promozione stessa. è possibile andare in modifica della Pagina 5

6 2.3 Pagina Valorizzazioni La pagina Valorizzazioni, presente nella finestra degli Articoli, è stata modificata rendendo il grafico dei costi direttamente visibile sulla pagina stessa. Non è più necessario fare click sul bottone Grafico costi per visualizzarlo. Si noti come la combo-box Esercizio, ora in basso a destra, sia per il grafico l esercizio ultimo fino al quale visualizzare l andamento dei prezzi. Pagina 6

7 2.4 Manutenzione Costo Standard Nel menu magazzino, alla voce Costi è stata aggiunta una nuova procedura guidata che, sulla falsa riga della procedura per il ricalcolo listini, permette di ricalcolare il costo standard degli articoli partendo dai costi o dai listini. Nel primo passo si deve selezionare qual è la sorgente dei dati per ricalcolare il costo standard e se, alla conclusione dell operazione, si vuole eseguire il Calcola Costi. Successivamente si potrà definire dei filtri per gli articoli ed il tipo di ricalcolo da eseguire Prima di aggiornare i dati sull archivio degli articoli è possibile vedere un anteprima dei dati ed eventualmente apportare ulteriori modifiche Pagina 7

8 3 Clienti - Fornitori Nella finestra di gestione dei clienti è stata aggiunta la nuova pagina Listini nella quale vengono visualizzati sia i prezzi dei 2 listini associati al cliente/fornitore stesso (pagina Varie ), sia le promozioni a suo carico. Nella griglia Listini sono presenti gli articoli in maniera univoca: sono inseriti tutti gli articoli del Listino 1 mentre per il Listino 2 sono riportati non tutti gli articoli ma solamente quelli non presenti nel primo. Si ricorda infatti che il secondo listino viene preso in considerazione per la proposta di un prezzo solo quando l articolo non appartiene già al primo listino (nel caso il primo listino sia un listino avanzato; i listini standard contengo invece sempre tutti gli articoli eventualmente a prezzo 0). Tramite il link <Modifica> è possibile vedere il dettaglio del listino dell articolo. Tramite il link della colonna Cod Listino sarà possibile vedere l intera lista dei record del listino. La pagina delle promozioni ha le stesse caratteristiche della pagina analoga introdotto sulla scheda dell articolo, pagina listini (si veda capitolo precedente (2.1)). Evidenziamo la presenza del campo Stato il quale indica se la promozione è in corso di validità, passata o futura. Per visualizzare tale informazione basta cliccare il link Campi e trascinare il campo nella griglia. Pagina 8

9 4 Agenti Anche la finestra di gestione degli agenti è stata arricchita con i dati delle promozioni: Tali dati sono presenti nelle finestra Agente Famiglia Articolo richiamabile dal menu Promozioni. Pagina 9

10 5 Documenti 5.1 Situazione Documenti per Articolo Per agevolare la ricerca delle informazioni sui documenti a partire dai dati di riga (articolo, lotto, sottocommessa, data di consegna, ecc.) è stato introdotto un nuovo elenco. Fino ad oggi la stessa operazione era possibile utilizzando la procedura di Controllo/Selezione; il nuovo elenco permette di velocizzare le operazioni di indagine non dovendo più proseguire per step. È stata creata una nuova finestra di Gestione delle righe documento. In tale finestra c è un elenco che mostra tutte le righe documento della tipologia scelta. La voce di menu è stata inserita in ogni nodo del menu documenti. È possibile modificare un documento agendo sul bottone Modifica posto nella toolbar. Si aprirà la classica finestra di gestione dei documenti. Pagina 10

11 5.2 Configurazione Documenti Ordini di lavorazione e flussi finanziari Nella form di configurazione documenti, scheda Controllo Finanziario, la sezione Flussi Finanziari è ora visibile anche per i documenti di tipo Ordine di Lavorazione, che possono quindi ora essere inclusi o meno nella valutazione dei flussi finanziari Documenti prelevabili dalla nota di accredito Il documento di tipo Nota Accredito da questa versione potrà evadere oltre ai documenti di tipo Reso Merce anche quelli di tipo Bolla. 5.3 Gestione Documenti Pagina Elenco Nella griglia Elenco è stata aggiunta la colonna Netto a pagare. Pagina 11

12 5.3.2 Pagina Righe Nella pagina Righe è stata aggiunta la nuova colonna MATRICOLE tramite la quale sarà possibile definire le matricole senza dover entrare nella finestra di dettaglio della riga. Le matricole potranno essere definite per le righe con codice articolo e per i documenti che prevedono la gestione di tale informazione (vedi configurazione documento, pagina Varie ). Doppio click Pagina Totali e righe contabili La pagina Totali è stata completamente rivisitata. Il riepilogo del documento viene mostrato in un nuovo formato HTML: In modalità di visualizzazione vengono visualizzati le griglie del castelletto IVA e delle righe merce: N.B.: Per documenti di tipo contabile i dati visualizzati per righe IVA e righe merce sono esattamente quelli della registrazione di prima nota; se la registrazione contabile viene cancellata questi dettagli risulteranno vuoti. Nel caso il documento sia in valuta, sopra la tabella di riepilogo del documento comparirà un link per poter scegliere se visualizzare gli importi in valuta o in Euro, sia del riepilogo documento sia delle righe IVA e merce: Pagina 12

13 Immagine 1 Immagine 2 Nella prima immagine gli importi sono visualizzati in Euro. Se si clicca sul Mostra in Valuta la tabella sarà modificata come nella seconda immagine (importi in USD). Ricliccando su Mostra in Euro si ritorna alla prima visualizzione Allegati La pagina Allegati è stata spostata dall interno della pagina Generale alle pagine esterne. PRIMA ADESSO Lotto obbligatorio A partite da questa versione, prima di effettuare il salvataggio del documento viene eseguito il controllo dell obbligatorietà del lotto per ogni riga, se tale opzione è stata abilita nelle preferenze, se l articolo richiede il lotto e se il documento movimenta il magazzino. In caso di lotti mancanti, verrà visualizzato un messaggio di errore con l elenco delle righe che hanno fallito il controllo. Pagina 13

14 5.4 Evasione Modifiche ad Evasione interna e Nuovo Documento Le procedure di Nuovo documento e Evasione interna sono state modificate in modo tale da renderle molto simili tra di loro. Infatti nel passo Evadi della finestra richiamata dalle voci di menu Ordini\Nuovo ordine, DDT\Nuovo DDT, ecc., si trovano i check per l attivazione dei filtri avanzati di testa o di riga: Attivando il check Selezione Avanzata Righe si ha a disposizione una casella di scelta con la quale si decide se visualizzare la pagine dei filtri di riga oppure la pagina per la selezione delle righe per Quantità: Selezionando: Selezionando: Pagina 14

15 Nell evasione interna, richiamabile dal menu Azioni delle finestra di Gestione Documenti, è stato aggiunto il flag per selezionare se prelevare le righe di riferimento: Evasione Push Nella pagina delle opzioni è stato aggiunto un nuovo campo per il valore del cambio. In questo modo sarà possibile creare il documento con il valore attuale del cambio e non con il valore definito nel documento che si sta prelevando. Il campo sarà visibile solo se si emette un documento in valuta. Nella griglia Righe documento è stato aggiunta la nuova colonna Matricole, già vista in precedenza, con la quale sarà possibile gestire le matricole da riportare nel nuovo documento. Doppio click Prima di eseguire la procedura per la creazione del nuovo documento (solo in caso di documento che movimenta il magazzino), vengono eseguiti i controlli, dell obbligatorietà del lotto e delle matricole, se l articolo richiede lotto e matricole obbligatori, e dellle ubicazioni, se il magazzino le richiede obbligatorie. N.B.: Nel caso di gestione Lotti e Ubicazioni obbligatorie non sarà possibile l utilizzo di questa procedura. Pagina 15

16 5.4.3 Campo Commessa Nelle procedure di evasione Nuovo documento \ Evadi, Emissione ed Emissione C.C.G., se la Commessa di testa di tutti i documenti di partenza selezionati è uguale, allora essa sarà riportata nella testa del nuovo documento generato. N.B.: fino ad ora la commessa di testa non veniva mai riportata (come succede per la maggior parte dei campi di testa). Pagina 16

17 6 Listini 6.1 Listini standard Nella definizione dei Listini standard era possibile impostare un listino di tipo Cliente o di tipo Fornitore. Ora i listini base possono essere di anche di tipo Cliente/Fornitore. Questi listini saranno visibili da entrambe le anagrafiche. N.B.: Si consiglia di utilizzare listini sempre di tipo Cliente o Fornitore e di utilizzare il nuovo tipo Clienti / Fornitori solo nel caso in cui effettivamente il listino sia utilizzato contemporaneamente da clienti e da fornitori. 6.2 Manutenzione Listini Avanzati: ricalcola revisione Per l operazione di Ricalcola Listini, nel caso si scelga come dati di partenza un listino e la revisione di destinazione non è la stessa della partenza, è possibile selezionare una nuova opzioni per gli sconti e provvigioni. Revisioni diverse La prima opzione è stata modificata in Utilizza gli sconti della revisione di partenza : questo significa che nella revisione di destinazione saranno messi gli sconti e le provvigioni lette dalla revisione di partenza (cosa che avveniva anche nelle versioni precedenti di Arca). La quarta opzione è Mantieni i valori della revisione di destinazione : questo significa che nella revisione da ricalcolare saranno modificati solamente i prezzi e lasciati invariati i valori degli sconti e delle provvigioni. La seconda e terza opzione restano invariate. Pagina 17

18 6.3 Aggiornamento Listini con MS Excel La funzione di import/export listini avanzati attraverso l utilizzo di Excel, attivabile dalla griglia delle revisioni, è stata spostata dentro il wizard di Manutenzione Listini. La procedura, ora disponibile sia per i listini standard sia per gli avanzati, permette di esportare ogni listino su un documento Excel, lavorare (a mano o con formule) su questo documento fino ad avere i prezzi corretti ed infine reimportare i nuovi prezzi o le nuove revisioni dal documento Excel Listini Standard - Export In fase di export si potrà selezionare di esportare sia quali dati (cioè i dati modificabili nel foglio Excel) sia le colonne di informazioni aggiuntive: - Prezzo: sempre esportato. Nel foglio Excel sarà visibile in color blu, cioè si potrà modificare e verrà letto in fase di import; - Sconto e Provvigione: dati modificabili e sensibili per l import; - Crea colonna dei valori originari : oltre alle colonne Prezzo/Sconto/Provvigione creerà delle nuove colonne con gli stessi valori in modo da poter subito vedere le modifiche eseguite all interno del foglio Excel; - Marca, Famiglia, Categoria, Fornitore Pref.: dati aggiuntivi utili per l elaborazione del foglio xls. Con la sezione Filtri sarà possibile decidere quali listini esportare e se includere anche gli articoli obsoleti. Pagina 18

19 Alla pressione del bottone Esporta sarà aperto Microsoft Excel con un nuovo foglio di lavoro contenente tutti i dati selezionati: Le sole colonne che dovranno essere modificate solo Prezzo, Sconto e Provv evidenziate in blu. Si consiglia di non modificare le altri parti del foglio di lavoro in quando si potrebbe rendere non riconoscibile il file alla fase di importazione. È possibile aggiungere nuove righe purché siano sempre all interno dell area contornata dal bordo rosso. È possibile aggiungere nuove colonne prestando attenzione a non spostare le colonne blu fuori dell area contornata di rosso Listini Standard - Import Per l import dei listini è richiesto di specificare il nome del file: I file che possono essere importati sono solamente quelli creati con la procedura di export. Non è possibile aggiornare i listini da file Excel creati da terze parti. Pagina 19

20 Prima di modificare i dati sul server saranno fatti i seguenti controlli: - esistenza dei codici articolo; - corretta formattazione del prezzo (deve essere un valore numerico positivo); - corretta formattazione dello sconto e della provvigione (deve essere un carattere che rappresenti una formula del tipo 9 oppure 9+9 ); - corretta formattazione del foglio come creata dalla procedure di export. Nel caso ci fossero degli errori sarà aperto il foglio xls evidenziando in rosso le celle che presentano i problemi. Prima dell import verrà visualizzato un messaggio di conferma dove si potrà leggere tutti i listini interessati all operazione. N.B.: la cancellazione di un record sarà fatta solo se i valori Prezzi, Sconto e Provvigioni vengono azzerati. La non presenza di un articolo nel foglio Excel non comporterà alcuna cancellazione. Esempio 1: In questo caso il listino di CASE1 sarà azzerato. Esempio 2: In quest altro caso il listino di CASE1 non sarà modificato (perché non presente) Listini Avanzati Le regole descritte per i listini Standard restano valide anche per quelli Avanzati, con alcune differenze: - si può esportare un listino alla volta; - esportando anche i listini a scaglione verrà creato un file Excel con 2 fogli di lavoro; - durante l import si può scegliere se aggiornare la revisione del listino specificato nel foglio Excel oppure creare una nuova revisione. Pagina 20

21 7 Distinta base L inserimento delle distinte basi viene eseguito tramite la finestra Distinta Base nella quale si deve inserire la lista dei materiali ed eventualmente le varianti, i cicli e le fasi. Se non si ha l esigenza di gestire i cicli e le fasi è stata predisposta una modalità di inserimento semplificata: in tale form si potranno inserire solo materiali e varianti. Nelle preferenze, nella sezione riservata alla distinta base, è stato aggiunto il check Gestione distinte basi con cicli e fasi ; attivando tale check si utilizzerà la finestra classica (con cicli e fasi); togliendo il flag si attiverà la nuova finestra semplificata. N.B.: Se sono già presenti delle distinte basi con cicli e fasi, il check risulterà attivato automaticamente e non sarà possibile deselezionarlo. La nuova finestra di distinta base semplificata si presenta in questo modo: Tramite i bottoni presenti nella toolbar della form si potranno aggiungere e cancellare i record della griglia seleziona. A differenza dell altra gestione non è presente alcuna form di dettaglio, ma tutte le modifiche si potranno fare direttamente nella griglia, solo dopo aver specificato il codice articolo. Con la pressione dell icona ( riga. ) posta nella prima colonna, si potrà aprire la distinta base collegata alla Pagina 21

22 8 Allegati Nella griglia degli allegati è stata aggiunta la nuova colonna Numero Rif. Il campo può contenere un valore alfanumerico fino a 20 caratteri. Esso viene utilizzato per memorizzare un riferimento qualunque dell allegato. Precedentemente era presente una colonna Rif. che ora è stata rinominata in Num Coll.. Essa indica quanti sono i collegamenti al documento da parte delle varie entità (articoli, clienti, documenti, ecc.) Inoltre la colonna Data File è stata modificata in Data allegato e resa modificabile. Da evidenziare infine che le colonne della griglia sono ordinabili cliccando direttamente sull intestazione della colonna. Nella finestra di selezione Allegati è stato aggiunto il nuovo filtro per il campo Tipo : Pagina 22

23 9 Migration Kit Il menu è stato spostato e meglio organizzato: È stata creata la nuova form Strumenti di supporto per poter aggiustare i dati prima o dopo l import da Arca Professional. Le procedure attualmente disponibili sono due: - Provincie estere: questa procedura popolerà la tavola Provincie con tutti i codici delle provincie estere codificate nelle anagrafiche di Arca Professional; - Aggiornamento Banche: tale procedura riporterà nella tabella Banche della ditta tutte le banche il cui AbiCab è utilizzato in un cliente, fornitore o documento, prendendole dalla tabella globale delle banche. Pagina 23

24 10 Richiesto Framework 4.0 dalla prossima versione Dalla prossima versione di Arca Evolution sarà necessario avere installato, sia sul client che sul server, il.net framework 4.0 per lo sviluppo di alcune funzionalità avanzate. Pagina 24