LA REVISIONE DELLA ISO 14001:2015

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1 LA REVISIONE DELLA ISO 14001:2015 Dr. Tatone Vito Nicola Doc/CSAD/2/Rev0 del 11/05/2015 La revisione della ISO 14001:2015 ad oggi è in fase di chiusura con l imminente rilascio del final draft, per cui la trattazione che seguirà si baserà sulle evidenze al momento presenti nel documento ISO/DIS14001:2014. E subito evidente che l introduzione dell High Level Structure per tutte le norme ISO ha necessariamente comportato un cambiamento radicale della vecchia numerazione dei punti norma della ISO 14001, quindi partendo da questo primo evidente cambiamento si riporta la nuova struttura come segue: 0. INTRODUZIONE 1. SCOPO 2. RIFERIMENTI NORMATIVI 3. TERMINI E DEFINIZIONI 4. CONTESTO DELL ORGANIZZAZIONE 5. LEADERSHIP 6. PIANIFICAZIONE 7. SUPPORTO 8. FUNZIONAMENTO 9. VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI 10. MIGLIORAMENTO Prendendo in considerazione il cuore della norma, ovvero i punti dal 4 al 10, anche il celeberrimo Ciclo di Deming assumerà graficamente nuova aspetto, come illustrato nella Fig.1. Figura 1 - Sintesi grafica della nuova ISO 14001

2 La nuova numerazione dei punti norma non necessariamente corrisponde a nuovi concetti, bensì gran parte di quanto previsto dalla revisione 2004 è riportato tal quale, rafforzato o modificato. Le novità maggiori, argomentate in grandi linee nella sezione dedicata La Nuova ISO 14001:2015, verranno meglio descritte nella trattazione per punti norma che segue. In particolare verranno sottolineate le novità introdotte, le corrispondenze con la vecchia norma e la documentazione esplicitamente richiesta dalla nuova revisione dello standard. Quest ultimo aspetto non è banale in quanto uno delle questioni controverse nella recente letteratura riguarda la documentazione, le procedure e le registrazioni espressamente richieste o meno. 3. Termini e definizioni 3. Termini e definizioni Sono riportate 21 nuove definizioni rispetto alla vecchia revisione e particolare attenzione va data alle definizioni introdotte/modificate del top management (3.2), informazione documentata (3.7), prestazione (3.12), ciclo di vita (3.15), rischio (3.18), obbligo alla conformità (3.22), outsource (3.32), ed indicatore (3.33). 4. Contesto dell'organizzazione 4.1 Comprensione dell'organizzazione e del suo contesto 4.2 Comprensione delle necessità e delle aspettative delle parti interessate 4.3 Determinazione dello scopo del campo d'applicazione 4.4 Sistema di gestione ambientale 4. Requisiti del sistema di gestione ambientale 4.1 Requisiti generali Più che di novità sarebbe opportuno parlare di rafforzamento e precisazione del concetto di Contesto dell Organizzazione, che in generale veniva già descritto nell Analisi Ambientale Iniziale, divenuta buona prassi seppur non esplicitamente richiesta dalla norma. Le componenti del contesto in cui opera l organizzazione sono due ovvero le condizioni ambientali (e non solo) che possono incidere sulla capacità del SGA di raggiungere i risultati previsti (4.1) e le istanze (fabbisogni e aspettative) degli stakeholders (4.2). In merito a quest ultimo punto, risulterebbe necessaria una attività di individuazione e valutazione della rilevanza dei bisogni delle parti interessate, al fine di determinare quali di essi inserire negli impegni della direzione, costituendo così veri e propri requisiti del SGA. Lo scopo deve essere mantenuto come informazione documentata (maintained documented information) e resa disponibile alle parti interessate (4.3)

3 5. Leadership 5.1 Leadership e impegno - maggiore attenzione per le responsabilità del top management 5.2 Politica Ambientale 4.2 Politica Ambientale 5.3 Ruoli organizzativi, responsabilità e autorità Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Il punto 5 e il 5.1 sono una novità assoluta in quanto determinano la necessità che il Top Management, prima chiamato ad assicurare la disponibilità di risorse, ora è chiamato a dimostrare Leadership e Impegno. Questo concetto si traduce con una maggior partecipazione del TM all attività di audit al fine di poter dimostrare evidenze del possesso di tali capacità decisionali e consapevolezza verso l impegno al miglioramento, anche a mezzo intervista diretta. Nulla è modificato in merito alla Politica Ambientale. 6. Pianificazione 4.3 Pianificazione 6.1 Azioni per affrontare rischi ed opportunità General Aspetti Ambientali Aspetti Ambientali Significativi Prescrizioni legali ed altre Obblighi di conformità prescrizioni Rischi ed opportunità Pianificazione per intraprendere azioni 6.2 Obiettivi ambientali e pianificazione per realizzarli Obiettivi ambientali Obiettivi, traguardi e programmi Azioni pianificate per raggiungere gli obiettivi ambientali In merito ai vecchi punti circa gli Aspetti ambientali (6.1.2) e le Prescrizioni legislative (6.1.3) nulla cambia, mentre i punti e introducono il concetto di Risk Analysis e i relativi input e questioni così come riferiti nei punti 4.1 e 4.2. L Annex ha individuato due modalità di conduzione della valutazione del rischio secondo due approcci. Uno sostanzialmente simile a quanto già esistente nelle pratiche legate alle valutazioni secondo la vecchia revisione della ISO 14001, ovvero una analisi del rischio (6.1.4) combinata circa gli aspetti ambientali (6.1.2), le prescrizioni legislative (6.1.3) e ogni altra questione/problema riferito agli input individuati dai punti 4.1 e 4.2 (contesto dell organizzazione e necessità ed aspettative degli stakeholders). Questo approccio è stato definito appunto come combinato a differenza del secondo approccio definito separato, in quanto l analisi del rischio viene

4 condotta direttamente e separatamente nella valutazione degli aspetti ambientali (6.1.2) e nella valutazione degli obblighi legislativi (6.1.3), mentre il punto viene quindi applicato per determinare eventuali altri rischi associati con le minacce e le opportunità per l'organizzazione relativa a questioni e requisiti identificati in 4.1 e 4.2. Nulla invece risulta modificato nei punti 6.2, e 6.2.2, altro non sono che il vecchio Obiettivi, traguardi e programmi, con una maggiore attenzione nella congruità degli obiettivi con le risultanze dell analisi del rischio condotta come prima descritto. Tutti i punti dal al necessitano singolarmente di informazioni documentate (procedure, moduli, tabelle e quanto necessario). Per il punto 6.2 la norma richiede registrazioni degli obiettivi e utilizzo di indicatori di prestazione per monitorare l avanzamento degli stessi obiettivi, in modo che gli stessi siano misurabili. 7. Supporto 4.4 Attuazione e funzionamento 7.1 Risorse Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 7.2 Competenze 7.3 Consapevolezza 7.4 Comunicazione General Comunicazione interna Comunicazione esterna 7.5 Informazione documentata General Redazione ed aggiornamento controllo delle informazioni documentate Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione Documentazione Controllo dei documenti Non ci sono grandi novità in merito ai vecchi punti norma e 4.4.2, nella nuova revisione trattati separatamente nei punti 7.1 Risorse, 7.2 Competenze e 7.3 Consapevolezza, mentre parte del vecchio circa Ruoli, responsabilità e autorità lo ritroviamo nel punto norma 5.3. L organizzazione deve garantire registrazioni circa la competenza del personale. Un sostanziale miglioramento è stato fatto sui punti afferenti la comunicazione, trattando separatamente la comunicazione interna (7.4.2) da quella esterna (7.4.3) in modo da poter organizzare in maniera più organica una strategia comunicativa più efficiente e partecipativa nel processo di miglioramento del sistema. Infatti maggiore attenzione è richiesta in merito alla consapevolezza a tutti i livelli a partire dalla comunicazione facilitata ed organizzata. Una maggiore apertura all esterno è chiesta all organizzazione in merito al SGA e alle performance ambientali in quota parte a quanto previsto dagli

5 obblighi legislativi. Rimane in capo al Top Management la decisione di estendere la comunicazione esterna anche ad informazioni non strettamente dovute per obblighi legislativi. L organizzazione deve garantire la presenza di registrazione delle comunicazioni. Importanti novità sono state introdotte in merito alla documentazione per cui sono scomparse le diciture quali documento, registrazione o procedura, sostituite dalle inglesi maintained documented information leggasi procedura, registrazione, etc. e retained documented information ovvero semplice registrazione. 8. Funzionamento 4.4 Attuazione e funzionamento 8.1 Pianificazione operativa e controllo Controllo operativo 8.2 Preparazione e risposta alle emergenze Preparazione e risposta alle emergenze Nel punto 8.1 è stato introdotto il termine di Pianificazione in relazione al nuovo concetto di Life Cycle Perspective, il che non vuol dire affatto che la nuova norma obblighi l organizzazione ad effettuare una valutazione del ciclo di vita del prodotto/servizio, bensì chiede alla stessa di considerare requisiti ambientali nel processo di progettazione delle attività di sviluppo, consegna, trattamento a fine vita del prodotto/servizio, a partire dalla fase di approvvigionamento della materia prima o di fornitori di servizi. Per il procurement è fatto obbligo di determinare i requisiti ambientali, mentre è data facoltà al Top Management di considerare l opportunità di fornire informazioni su impatti ambientali potenziali durante le fasi post produzione dei prodotti/servizi. Un nuovo concetto introdotto è quello dell Outsourcing, ovvero l affidamento a terzi di parte dei processi produttivi (quindi non un semplice fornitore di servizi). Tutti i processi dati in outsourcing vanno evidenziati nel campo di applicazione come tali, altrimenti non possono comparirvi senza specifica dicitura in outsourcing. La verifica sugli outsourcers è una attività complicata da ovvi motivi di responsabilità giuridica e legislativa in capo a soggetti differenti dall organizzazione oggetto di certificazione. L argomento, di non poca complessità, sarà oggetto di ulteriori approfondimenti e discussioni in quanto non sono ancora chiare le modalità di verifica della capacità dell organizzazione di controllo degli impatti derivanti da processi in outsourcing. A titolo puramente indicativo si può ipotizzare che l organizzazione, concorde con gli outsourcers, possa pianificare audit di II parte ed audit documentali ad hoc. L organizzazione deve garantire evidenza documentale relativa ai processi del punto 8.

6 9. Valutazione delle prestazioni 4.5 Verifica 9.1 Sorveglianza, misurazioni, analisi e valutazione Sorveglianza e misurazioni General Valutazione del rispetto delle prescrizioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni 9.2 Audit interno Audit interno 9.3 Riesame della direzione 4.6 Riesame della direzione Il punto porta una novità in merito alla possibilità di comunicare le proprie performance ambientali e le modalità di decisione su cosa monitorare e misurare. E fatta richiesta all organizzazione di determinare i criteri decisionali su quali indicatori specifici usare per la valutazione delle performance, in oltre l organizzazione deve decidere in base ai risultati del monitoraggio quali di essi meritino ulteriore approfondimento a mezzo analisi e valutazioni specifiche. Rimane invariata l attività di audit come già prevista dalla precedente revisione. Il riesame della direzione risulta migliorato nella descrizione più dettagliata degli input ed output. L organizzazione deve garantire evidenze documentate dei risultati del monitoraggio, delle analisi e relative valutazioni e registrazioni al fine di una più puntale valutazione di conformità. Devono essere documentate le attività di audit e il riesame della direzione. 10. Miglioramento 10.1 Non conformità e azioni Non conformità, azioni correttive correttive ed azioni preventive 10.2 Miglioramento continuo 4.6 riesame della direzione E stato eliminato nel 10.1 il riferimento alle azioni preventive in quanto già concettualmente presenti nell approccio basato sull analisi di rischio. In merito al miglioramento continuo è stato rafforzato il concetto di miglioramento del SGA non fine a se stesso ma funzionale al miglioramento delle performaces ambientali.