MANUALE D USO APPLICATIVO DEP

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1 MANUALE D USO APPLICATIVO DEP Foglio 1 di Fogli 36 Codifica Doc. Z200ME0S002 Rev.1 del 06/10/ EMISSIONE 23/02/2009 P. Prada R. Signoretti 1 FUS REVISIONE 06/10/2014 P. Prada R. Signoretti REV. ST. DESCRIZIONE DATA VERIFICATO APPROVATO MANUALE D USO APPLICATIVO DEP 1 Revisione 03/10/14 Nieddu D. Pastori A. Pastori A. 0 Prima emissione 03/10/14 Nieddu D. Grassi L. Grassi L. REV Descrizione Data Preparato Verificato Approvato

2 Indice Generale Indice Generale Portale per lo Scambio Documenti... 3 Generalità... 3 Documenti di Riferimento... 4 Accesso al Portale... 4 Progetti Preferiti... 6 Contatti del fornitore... 8 Gestione dei propri contatti da parte del fornitore... 8 Consultazione del sito di progetto Visualizzazione e ricerca documenti nel sito di progetto Creazione e gestione di un Transmittal ad Edison Creazione di nuovo transmittal Caricamento dei file Chiusura del transmittal Emissione messaggi ai destinatari Avviso di ricevimento da parte di EDISON Stampa di un Transmittal Download Multiplo Presa in carico di un Transmittal inviato da Edison Ricezione di un Transmittal Avviso di ricevimento da parte del Fornitore Rev. 1 del 06/10/2014 2

3 1 Portale per lo Scambio Documenti In questo capitolo: Generalità Documenti di Riferimento Contatti del Fornitore Gestione dei propri contatti da parte del fornitore Accesso al Portale Progetti Preferiti Consultazione del sito di progetto Visualizzazione e ricerca documenti nel sito di progetto Generalità Il Portale per lo Scambio Documenti, in breve DEP (Document Exchange Portal), permette di scambiare in modo agevole e tracciato i documenti progettuali sia tecnici che gestionali tra EDISON ed i propri Fornitori. Ciascun Fornitore ha a disposizione una propria area informatica riservata, accessibile tramite INTERNET, entro la quale effettuare lo scambio con EDISON. Il portale consente lo scambio in entrambi i sensi, To/From EDISON, sia dei documenti tecnici (codificati EDISON) che per quelli gestionali (non codificati). Ogni scambio di documenti è permesso e tracciato tramite apposito documento di accompagnamento, denominato Transmittal, che contiene le seguenti informazioni, in parte da imputare a cura dell emittente: destinatario/i principale destinatario/i per conoscenza oggetto testo messaggio stato di lavoro e data di invio/presa in carico, assegnati in automatico dall applicativo progressivo dell invio, assegnato in automatico. La compilazione dei campi del transmittal consente alla chiusura del contenitore ad esso associato di rendere disponibili i documenti contenuti attraverso messaggi di posta elettronica sia all interno delle organizzazioni del Fornitore che di quella di EDISON. I documenti oggetto della trasmissione vengono disposti entro il contenitore (cartella) associato ad un dato transmittal, la cui apertura è propedeutica al loro caricamento sul portale. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 3

4 Il caricamento sul portale da parte del Fornitore avviene per documento singolo, che può essere composto da unico file o essere di tipo multifile (in tal caso è necessaria la compressione in un file.zip). Non è ammesso in ogni caso il caricamento in unica operazione di files relativi a più documenti. Le modalità di preparazione delle varie tipologie di file per il caricamento sul portale dei corrispondenti documenti tecnici/gestionali sono descritte nell istruzione operativa IST-007- INGE-01 (vedi par. seguente). All atto del caricamento del singolo documento è richiesta al Fornitore la compilazione di alcuni campi obbligatori e non obbligatori, che costituiscono la sua catalogazione minima ; il profilo del documento viene completato in fase successiva dal personale EDISON in fase di inserimento dello stesso nei propri sistemi documentali di lavoro, a partire dal contenuto del Portale DEP. Il testo del singolo trasmittal (suoi campi di compilazione) ed il relativo contenuto (documenti) possono venir modificati fino all atto della chiusura, che avviene con l emissione del comando Send To Edison ; successivamente nessun attributo o contenuto (documenti) può venir modificato sia da parte del Fornitore che da parte di EDISON. Documenti di Riferimento Istruzione Operativa IST-007-INGE-01 Generazione ed aggiornamento della documentazione tecnica da parte dei Fornitori ed allegati: All.2 Regole di codifica EDISON dei documenti tecnici ; All.3 "Standard EDISON relativo al Piano della Progettazione". Accesso al Portale L accesso al portale avviene da INTERNET attraverso l url: Ad ogni Fornitore abilitato viene fornita un utenza di accesso con relativa password (unica per tutto il personale del Fornitore) da inserirsi nell apposita schermata di login: Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 4

5 Una volta effettuato correttamente il login viene proposta la Home Page del Portale. Nella parte centrale di pagina è disponibile la seguente funzionalità: My Contacts Management Porta alla pagina che consente ai Fornitori di creare delle richieste di modifica per i propri contatti. Questa funzionalità è disponibile solo per i fornitori. Nella parte destra di pagina, sono disponibili le seguenti funzionalità: My Favourite Projects Porta alla pagina che consente al Fornitore di personalizzare la propria visualizzazione della Home Page del Portale, mediante selezione di quali progetti vedere visualizzati. PROJECTS Sono riportati i progetti per i quali il Fornitore ha visibilità (coerentemente con la selezione eseguita dall utente stesso mediante funzionalità My Favourite Projects ). Attualmente i progetti sono raggruppati per Destination Department, Project Type (progetto esecutivo o di studio) e Plant Type. Selezionando Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 5

6 lo specifico progetto si entra nella cosiddetta pagina di annunci tramite la quale l Amministratore di sistema di EDISON rende note informazioni utili al Fornitore. Cliccando su Exchange Area si accede all area di lavoro vera e propria. Progetti Preferiti Come accennato in precedenza, nella Home Page del portale è disponibile la funzionalità My Favourite Projects che consente a ciascun Fornitore di andare a personalizzare la propria visualizzazione della pagina scegliendo quali progetti visualizzare nella sezione Projects, come evidenziato in figura. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 6

7 Per poter impostare i progetti visualizzati in Home Page, l utente deve selezionare il link My Favourite Projects in Home Page, in modo da visualizzare la pagina di selezione dei progetti, procedere con la selezione e applicarla (mediante il tasto Save) come riportato qui sotto: Dopo la pressione del tasto Save si viene automaticamente riportati sulla Home Page del Portale, i progetti visualizzati sono solo i due selezionati, come evidenziato in figura. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 7

8 Naturalmente questa funzionalità consente ad ogni Fornitore di andare a selezionare quali progetti vedere solo nell ambito dei progetti per i quali è autorizzato e non chiusi. Contatti del fornitore Di particolare importanza risulta all interno del DEP l Elenco dei Contatti del Fornitore 1 ( ), in quanto tramite esso è possibile selezionare i destinatari delle notifiche dei trasmittal per quanto concerne il personale del Fornitore. Esso viene gestito dall Amministratore di sistema EDISON, deve venir obbligatoriamente impiegato dall utente del DEP e richiede l aggiornamento continuo nel tempo. L elenco viene utilizzato per i seguenti scopi: inviare in copia conoscenza al personale del Fornitore i transmittal to EDISON ed il loro contenuto; indirizzare al personale del Fornitore i transmittals from EDISON e relativi contenuti. Una volta cliccato sull icona rubrica di cui sopra, si apre una nuova finestra da dove è possibile selezionare i destinatari del Fornitore, selezionare il nominativo di interesse e poi aggiungerlo nella lista dei destinatari del messaggio a mezzo del comando add. Ciascun Fornitore ha designato un proprio destinatario di default che riceve tutte le notifiche di posta elettronica inviate dal portale per scambio di documenti sia in uscita che in entrata alla propria organizzazione. Ciò avviene indipendentemente dal fatto che tale referente sia compreso tra i destinatari e quindi venga selezionato dall Elenco contatti. Gestione dei propri contatti da parte del fornitore Il Fornitore può gestire i propri contatti creando delle richieste di creazione, modifica e cancellazione dei propri contatti per ciascun progetto al quale partecipa: queste richieste sono però soggette all approvazione dell Amministratore di Area e solo dopo l approvazione divengono effettive. 1 Tale elenco è denominato sul Portale Other Supplier Recipients Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 8

9 Direttamente dalla Home Page del portale, il Fornitore ha a disposizione un link dedicato alla gestione dei propri contatti ( My Contacts Management ), come evidenziato in figura. Selezionato il link My Contacts Management, si arriva alla pagina di gestione dei propri contatti, dalla quale come prima cosa sceglie il progetto per il quale operare. In seguito alla selezione del progetto, vengono visualizzati i contatti attualmente disponibili e si ha la possibilità di editarli, aggiungerne di nuovi o anche di cancellarli (tutte operazioni che dovranno essere poi approvate, come accennato in precedenza, per divenire effettive). Le operazioni di modifica e cancellazione di un contatto possono essere eseguite selezionando l icona di modifica disponibile a fianco di ciascun contatto mentre l inserimento di un nuovo contatto è possibile grazie al pulsante Insert : tutte e 3 le operazioni sono descritte di seguito. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 9

10 Aggiunta di un nuovo contatto Per aggiungere un nuovo contatto, è sufficiente compilare il form con i dati del contatto e premere il tasto Insert. A questo punto la richiesta di aggiunta compare nella parte inferiore di pagina, nell elenco delle modifiche in approvazione. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 10

11 In seguito all approvazione da parte dell Amministratore di Area, il contatto non sarà più visibile nella sezione delle modifiche in approvazione e sarà disponibile nella popup di selezione degli Other Supplier Recipients in fase di creazione del Transmittal. Modifica di un contatto esistente Per modificare un contatto, in primo luogo selezionare l icona di modifica sulla riga del contatto stesso: i dati del contatto vengono prevalorizzati nel form visualizzato in centro pagina, come da immagine. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 11

12 A questo punto modificare i valori (per esempio Cognome ed indirizzo ) e premere il pulsante Update: la modifica finisce nell elenco di quelle in approvazione e il contatto scompare dalla dei contatti visibili nella parte alta di pagina. Anche in questo caso, in seguito all approvazione da parte dell Amministratore di Area, il contatto non sarà più visibile nella sezione delle modifiche in approvazione e sarà disponibile (con i dati aggiornati) nella popup di selezione degli Other Supplier Recipients in fase di creazione del Transmittal. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 12

13 Cancellazione di un contatto esistente Per cancellare un contatto, in primo luogo selezionare l icona di modifica sulla riga del contatto stesso: i dati del contatto vengono prevalorizzati nel form visualizzato in centro pagina. A questo punto premere il tasto Delete. La richiesta di cancellazione finisce tra quelle da approvare ma la cancellazione vera e propria avverrà in seguito all approvazione. In seguito all approvazione da parte dell Amministratore di Area, il contatto non sarà più visibile nella sezione delle modifiche in approvazione e non sarà più disponibile nella popup di selezione degli Other Supplier Recipients in fase di creazione del Transmittal. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 13

14 Consultazione del sito di progetto Accedendo ad un sito di progetto è possibile, previa apertura della cartella del Fornitore, consultare i transmittal in esso memorizzati, la data di ultima modifica, l Emittente, lo stato di trasmissione ed i documenti in essi contenuti. Per poter spostarsi dall Exchange area al dato progetto, al transmittal, ai files contenuti (documenti), è opportuno impiegare la barra di navigazione disposta in alto in orizzontale, che consente la navigazione dell utente all interno del sito di progetto (vedi immagine che segue). Selezionando lo specifico progetto si visualizza la lista dei contenitori associati ai transmittal già creati che vengono automaticamente suddivisi in due categorie: Transmittal To EDISON Transmittal From EDISON. All interno della categoria dei transmittal To EDISON si distinguono 2 ulteriori classi: transmittal in stato Work in Progress (non ancora chiusi, in fase di caricamento); transmittal in stato Sent (già inviati). La lista dei trasmittal è ordinabile per tutte le colonne esistenti, vedi schermata seguente. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 14

15 In particolare, la lista è ordinabile per: ordine alfabetico con riferimento al loro Name (oggetto della trasmissione); ordine temporale di creazione (ascendente/discendente), colonna Modified ; nome dell emittente, colonna Modified by. Di default è stato impostato l ordine temporale discendente di creazione che può venir modificato dal Fornitore. Apposite colonne evidenziano inoltre lo stato di presa in carico o meno dei singoli transmittal da parte del destinatario: Edison Reply Status evidenzia l avviso di ricevimento dei transmittal to Edison ; lo status può essere preso in carico o respinto. Taken in charge permette di conoscere lo stato del ricevimento dei transmittal from Edison ; le diciture corrispondenti sono: yes, no. È possibile visualizzare il documento di accompagnamento del singolo transmittal dal comando View Properties o anche Edit Properties ; dal documento sono desumibili le seguenti informazioni: Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 15

16 Esempio di transmittal compilato interamente (alla chiusura del ciclo di trasmissione). Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 16

17 Il transmittal è composto da due parti (vedi fig. precedente): Parte Transmission Nome del transmittal Data effettiva di invio Destinatari Numero progressivo del transmittal (assegnato in automatico) Testo del messaggio Parte Reply Stato del reply Data effettiva di invio Emittente Testo del messaggio Le relative proprietà (attributi della parte Transmission ) di un dato transmittal possono venir modificate finché esso rimane nello stato Work in Progress ; a valle del comando di Send To Edison, non è consentita dall applicativo alcuna modifica della parte Transmission e del contenuto della cartella associata, ma solo la compilazione della parte Reply. Visualizzazione e ricerca documenti nel sito di progetto Visualizzazione dei documenti Per visualizzare i documenti inviati/ricevuti in dato progetto, in modo indipendente dal contenitore (transmittal) con cui sono stati inviati, occorre cliccare sul collegamento Exchange Report riportato nel menu di navigazione sulla sinistra: [schermata con evidenziazione voce di menu Exchange Report ] Questo aprirà una nuova visualizzazione dell area di scambio raggruppata per tipologia di invio (parent transmittal): Transmittal To Edison: tutti i documenti inviati A Edison Transmittal From Edison: tutti i documenti ricevuti Da Edison Cliccando sul raggruppamento, questo viene espanso mostrando tutti i documenti della tipologia scelta. Come per le altre viste, anche in questo caso l ordinamento di default è l ordine cronologico inverso di modifica del documento. Questo è comunque modificabile cliccando sulla relativa colonna di ordinamento. Si fa notare come anche in questa modalità, il documento è direttamente accessibile tramite semplice click sul nome e scaricabile tramite funzione standard del browser internet (tipicamente click destro > Salva destinazione con nome...). Ricerca dei documenti Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 17

18 La ricerca dei documenti presenti nel sito può essere svolta con l impiego della funzionalità ricerca con le modalità simili a quanto avviene con un motore di ricerca internet tradizionale quale Google, LiveSearch, Yahoo, etc. La ricerca è pertanto del tipo full-text, permettendo ricerche testuali anche all interno dei testi di documenti di determinati tipi: Documenti di testo e html Documenti Microsoft Office Documenti Acrobat PDF di tipo vettoriale (non digitalizzati o comunque contenenti testo selezionabile) Come nei motori ricerca internet è possibile specificare operatori di concatenazione delle stringhe come: and, or, near, etc. Caratteristica particolare del portale è invece la possibilità di limitare la ricerca in ambiti particolari: This List: Exchange Area: la ricerca verrà effettuata solo nell area di scambio del sito di progetto sul quale si sta lavorando This Site: (nome del sito): la ricerca verrà effettuata su tutto il contenuto accessibile nel sito di progetto sul quale si sta lavorando. Può quindi includere risultati presenti nelle aree annunci, calendario eventi, etc. All Sites: la ricerca verrà effettuata su tutto il contenuto di tutti i siti progetto ai quali si ha accesso. Per avviare la ricerca cliccare sull icona lente di ingrandimento. I risultati (vedi figura riportata sopra) includono tutti i documenti, le cartelle, i transmittal che includono la o le parole cercate. Per ogni elemento trovato è possibile evincere i seguenti dati: Nome del documento o della cartella/elemento Incipit della sezione del documento contenente la/le parola cercate Percorso (cliccabile) del risultato Dimensione del documento (se applicabile) Utente e Data di ultima modifica I risultati vengono paginati nel caso il loro numero superi le 10 unità. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx - rev. 0 18

19 2 Creazione e gestione di un Transmittal ad Edison In questo capitolo: Creazione di nuovo transmittal Caricamento dei file Download Multiplo Chiusura del transmittal Emissione messaggi ai destinatari Avviso di ricevimento da parte di EDISON Stampa di un Transmittal Entrati nel sito di progetto vengono visualizzate due cartelle: - una cartella con il nome del fornitore, dentro la quale si trovano tutti i transmittal già scambiati e/o in stato Work in Progress. - una cartella denominata Edison (in sola consultazione), contenente i documenti pubblicati da Edison a disposizione per tutti i fornitori (tipicamente costituiti da regole comuni, standard, ecc.). Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 19

20 Creazione di nuovo transmittal Per creare un nuovo transmittal occorre entrare nella propria cartella e selezionare Transmittal to Edison dal menu New. I campi da compilare sono i seguenti: - Name (campo obbligatorio): il nome descrittivo del transmittal corrisponde al contenuto della trasmissione (è analogo all oggetto di una ); Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 20

21 - Edison Recipients (campo obbligatorio 2 ): in tale campo vanno inseriti i nominativi dei destinatari EDISON cui sarà reso noto il contenuto del transmittal a valle del relativo invio; i nominativi possono essere selezionati da lista EDISON cliccando sull icona browse ( names ( ); ) oppure digitando il nome o parte di esso e cliccando sull icona check - Other Supplier Recipients : in tale campo vanno inseriti i nominativi del personale della propria organizzazione che si vogliono informare della trasmissione; i nominativi vanno scelti dall Elenco contatti fornito in precedenza all Amministratore di Sistema EDISON; - Supplier Comments : in tale campo occorre digitare le informazioni di accompagnamento della trasmissione che diverranno il testo del messaggio all atto dell emissione della di notifica. Nel caso in cui si tratti della creazione di un transmittal successivo al primo, nei campi Edison Recipients e Other Supplier Recipients compariranno automaticamente i destinatari della precedente trasmissione che possono essere confermati, cancellati e sostituiti. Cliccando sul pulsante OK si procede con l apertura della cartella entro cui caricare i documenti per la trasmissione. 2 E necessario che venga selezionato almeno il nominativo di un destinatario EDISON. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 21

22 La cartella viene creata all interno della sezione del Fornitore nell area Work in Progress, con Content type Transmittal to Edison ; essa viene raggiunta spostandosi sulla barra di navigazione cliccando sul nome del Fornitore. Per visualizzare il documento di accompagnamento della cartella creata (Transmittal) è possibile selezionare i comandi View properties o Edit properties dal menu a tendina. Selezionando il secondo comando, è possibile modificare i campi fino alla chiusura e spedizione dello stesso. E ora possibile procedere al caricamento dei documenti da trasmettere. Limitazioni su caratteri speciali e lunghezza nomi file Si ricorda che in tutto il portale valgono le seguenti limitazioni, su nomi di file e cartelle: Caratteri vietati: " # % & * : < >? \ / { } ~ Lunghezza massima nomi file: 128 caratteri (Max consigliata: 32) Non è possibile usare due punti consecutivi nel nome del file, estensione compresa (ad esempio, il nome Verbale riunione Bianchi S.p.A..doc non è ammesso. Il nome del file non può iniziare con un punto. (Esempio.test.doc ) Caricamento dei file In fase di avvio di una nuova Iniziativa / Progetto e attivazione su sistema DEP della gestione dei documenti, verrà definita dall amministratore di sistema la modalità di codifica che dovrà essere impiegata per la loro consegna. È possibile adottare le seguenti modalità di codifica: 1) KKS 2) Fornitore 3) Edison A prescindere dal tipo di codifica utilizzato, saranno comunicate dall amministratore del sistema le regole da seguire per una corretta nomenclatura dei file. Di seguito le tracce da seguire: 1) KKS Nome File: COMMESSA_CODICE KKS_REVISIONE_TITOLO Legenda: COMMESSA: Assegnato da Edison, 4 caratteri CODICE KKS: Codice KKS del documento REVISIONE: numero di revisione, per un massimo di due caratteri TITOLO: titolo del documento 2) Fornitore Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 22

23 Nome File: COMMESSA_CODICE FORNITORE_REVISIONE_TITOLO Legenda: COMMESSA: Assegnato da Edison, 4 caratteri CODICE KKS: Il vostro Codice Interno per il documento REVISIONE: numero di revisione, per un massimo di due caratteri TITOLO: titolo del documento 3) Edison Vedi modalità precedenti, con l unica differenza che il codice sarà quello Edison e non KKS/Fornitore. In caso di mancato rispetto delle regole sopra indicate, in seguito al caricamento del documento (come descritto di seguito), il sistema fornirà il seguente messaggio di errore: In caso di rispetto delle regole di codifica, il sistema permetterà di completare la profilazione del documento come da schermata seguente: Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 23

24 Per procedere con il caricamento del documento, aprire la cartella del transmittal per visualizzare la seguente barra dei comandi: Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 24

25 Cliccando su Upload Document si passa ad una schermata di Sfoglia dalla quale è possibile effettuare la ricerca del documento da inserire. Cliccando sul comando OK si passa alla schermata che consente la profilazione minima del documento caricato. È necessario innanzitutto specificare se trattasi di un documento con o senza codifica EDISON selezionando la tipologia dal menù a tendina (vedi fig. seguente). Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 25

26 Nel caso di documento con codifica (documento tecnico con codifica Edison, fornitore o KKS) i campi da inserire sono: - data emissione/revisione del documento (campo obbligatorio, selezionabile da calendario). Deve essere corrispondente alla data indicata sul cartiglio del documento; - codifica del Fornitore (campo non obbligatorio, ma raccomandato), così come riportata sul cartiglio del documento. Si noti la presenza (figura seguente) del campo Validity Status che, se visibile, deve essere valorizzato scegliendo tra le voci disponibili. Per le indicazione sulla compilazione di tale campo, fare riferimento al documento IST-007- INGE-01 REV. 3. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 26

27 Cliccando OK il Portale DEP esegue alcuni controlli, che sono: - verifica che il codice EDISON dell impianto sia coerente con il progetto in corso; - effettua il controllo di congruenza della codifica (rispondenza alla regole EDISON definite); - controlla che la revisione del documento sia successiva all ultima inviata. Nel caso in cui tali controlli forniscano esito positivo, il documento viene caricato sul portale. Nel caso di documento senza codifica(documento gestionale) i campi da inserire sono: - oggetto del documento (obbligatorio) - data di prima emissione del documento (obbligatorio, selezionabile da calendario). Il caricamento sul portale avviene cliccando sul comando OK. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 27

28 L operazione di upload deve essere ripetuta tante volte quante sono i documenti da allegare al transmittal; ciascuno dei quali può avere dimensione massima di 100 Mb. Documenti inseriti erroneamente possono essere cancellati tramite l apposita voce Delete del menu contestuale del documento. Chiusura del transmittal Alla conclusione del caricamento il transmittal può essere inviato mediante una delle seguenti modalità: Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 28

29 a) Dal menu Actions cliccando su Send transmittal b) A partire dalla cartella del Fornitore, con selezione dal menù a tendina dello specifico transmittal la scritta Send to Edison Al momento dell invio il sistema effettua il controllo che tutti i campi obbligatori siano stati compilati e, in caso negativo, è necessario procedere a ritroso alla loro completa compilazione. L avvenuta trasmissione viene confermata dall applicativo che provvede a spostare la cartella dall area Work in Progress all area Sent. Da questo momento il transmittal ed i documenti contenuti non sono più modificabili. Emissione messaggi ai destinatari All atto dell invio di un transmittal l applicativo provvede a notificare tramite messaggi di posta elettronica i seguenti destinatari: - nominativi identificati nel campo Edison Recipients - nominativi identificati nel campo Other Supplier Recipients (copia conoscenza). Il messaggio di posta elettronica contiene un link attraverso il quale ciascun destinatario può accedere, tramite credenziali, ai documenti nel Portale. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 29

30 È possibile inoltrare i messaggi ricevuti ai colleghi della propria organizzazione non inclusi tra i destinatari del transmittal. L accesso, a distanza di tempo dal link, permette di visualizzare i documenti contenuti nel transmittal e di accedere alla lista dei transmittal aggiornata al momento dell accesso. Avviso di ricevimento da parte di EDISON EDISON, al ricevimento della notifica di un transmittal e a valle del controllo di congruenza formale dei file ricevuti, dà conferma al Fornitore dell avvenuta ricezione compilando la sezione del transmittal denominata Reply, che contiene le seguenti informazioni: - Edison Reply Status: identifica lo stato di congruenza formale della documentazione trasmessa; - Reply Date: identifica il giorno di invio della risposta; - Edison Recipients: identifica la persona EDISON che ha inviato la risposta; - Edison Comments: permette di formulare un messaggio di risposta. Il Replay da parte di EDISON ad un transmittal non va inteso come attività di verifica ed approvazione dei documenti in esso contenuti; tale attività viene svolta nei tempi previsti contrattualmente e darà luogo ad una comunicazione apposita al Fornitore, generalmente mediante l invio di un transmittal From EDISON, nel caso in cui si richieda l invio dei documenti con commenti. Stampa di un Transmittal È possibile, qualora lo si ritenga opportuno per soddisfare i requisiti del sistema qualità del Fornitore, effettuare la stampa del trasmittal a conclusione del ciclo di trasmissione, vale a dire dopo la ricezione dell avviso di ricevimento (Reply) da parte di EDISON. Si deve visualizzare il trasmittal nel modo descritto nei paragrafi precedenti ed effettuare le seguenti azioni: selezionare File dal menu di Internet Explorer selezionare Stampa Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 30

31 scegliere nella nuova finestra la stampante desiderata e impostarla secondo le proprie esigenze cliccare su Stampa. Download Multiplo Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 31

32 È possibile, nel caso un transmittal contenga più documenti, utilizzare la funzionalità di Download Multiplo. I passaggi per poter utilizzare questa funzione sono: Entrare nel trasmittal desiderato e cliccare sul bottone Actions Dal menu a tendina selezionare la voce Download Multiple Documents Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 32

33 Nella schermata che appare in seguito, spuntare i documenti che si desidera scaricare e cliccare sul bottone Download ZIP. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 33

34 3 Presa in carico di un Transmittal inviato da Edison In questo capitolo: Ricezione di un Transmittal Avviso di ricevimento da parte del Fornitore Ricezione di un Transmittal Al momento dell invio di un transmittal da parte di EDISON vengono emesse dal server di posta elettronica EDISON, collegato con il portale, le notifiche ai destinatari del Fornitore selezionati dall utente ed ai destinatari Edison in copia conoscenza. Inoltre viene inviata una notifica al destinatario di default del Fornitore, il quale può inoltrarla, se necessario, ad altri colleghi della propria organizzazione. Dal link contenuto nel messaggio di posta i destinatari, effettuato il login, entrano nella schermata del trasmittal, cliccando su Open possono consultare i documenti (vedi fig. seguente) ed effettuarne il download. È anche possibile visualizzare la lista completa dei transmittal esistenti in quel momento sul portale cliccando sulla barra di navigazione e procedere nella consultazione come descritto nel relativo paragrafo. Avviso di ricevimento da parte del Fornitore A valle del ricevimento da parte del Fornitore di un nuovo transmittal da EDISON, il destinatario di default del Fornitore deve dare comunicazione ad EDISON della sua presa in carico tramite l emissione dell avviso di ricevimento (Reply). Per effettuare tale operazione, è possibile procedere in due modi; aprire la notifica di trasmissione pervenuta per e cliccare su Reply Transmittal per rispondere direttamente a Edison, notificando la corretta ricezione dello stesso; Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 34

35 Seconda modalità: a. Ritornare alla lista dei transmittal selezionando il proprio nome fornitore dalla barra di navigazione nella parte superiore della pagina; b. Aprire il menu contestuale del transmittal interessato e scegliere la voce Reply Transmittal. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 35

36 In ogni caso, viene proposta la seguente schermata: [schermata da aggiornare secondo ultimo rilascio] Il messaggio viene inviato al destinatario di default di EDISON e ad eventuali altri destinatari i cui nominativi vanno selezionati da lista cliccando sull icona browse ( ) oppure digitando il nome o parte di esso e cliccando sull icona check names ( ). Occorre spuntare la casella a margine della scritta Please check this box to take transmittal in charge e compilare il campo testo per segnalare eventuali commenti alle interfacce di Edison. Le notifiche vengono emesse al momento dell esecuzione del comando Reply ; tale azione da luogo alla chiusura del ciclo del trasmittal from EDISON. Lo stato del transmittal nella colonna Taken in charge viene modificato in Yes. Capitolo 3 - DEP - Manuale Operativo docx rev.0 36