Sistema Informativo. Gestione Servizio Ingegneria Clinica

Transcript

1 Servizio Ingegneria Clinica Energy Management Tel. 0874/ (Interno 2550) Fax 0874/ (Interno 2551) Servizio con sistema di gestione certificato ISO 9001:2008 Sistema Informativo Ge-SIC Gestione Servizio Ingegneria Clinica Riferimenti ormativi - D.P.R. n. 37 del 14 gennaio D.Lgs n. 81/2008 e s.m.i. - D.Lgs n. 46/97 e s.m.i. - Racc.ne n. 9/2009 del Ministero della Salute Ing. Pasquale Bartollino

2 Premessa E superfluo ricordare che oggi gli strumenti informatici di gestione e di analisi sono fondamentali in ogni attività della società, in particolare nel settore della medicina che è nella fase di uscita dal medioevo della conoscenza e si appresta a percorrere i viali che la porteranno ad assumere i connotati di una scienza esatta. Il futuro prossimo porterà nuovi strumenti nati dalla collaborazione delle più svariate branche mediche, ingegneristiche, ambientali, spaziali, microelettronica, nanotecnologie, fisica delle particelle, e contestualmente la necessità di aggiornamenti, corsi di formazione, manutenzioni, verifica di funzionalità. Parallelamente, ai medici, si sono affiancate varie altre figure professionali che nel futuro saranno ancora più specializzate. L attuale crisi economica pone sempre più al centro la necessità di una gestione efficiente ed efficace, una analisi dei costi e del rapporto costo/beneficio, una maggiore interazione del medico e dei tecnici con l aspetto gestionale delle aziende sanitarie, con la pianificazione delle attività economiche, con l analisi dei dati. La situazione attuale della Regione Molise, inoltre, interessata dal Piano di Rientro e sotto osservazione da parte dei Ministeri della Salute e della Finanza, richiede una particolare attenzione agli aspetti: Economici: risparmi, razionalizzazione delle spese sanitarie e passaggio ai costi standard Strutturali: ristrutturazione dei servizi al cittadino e della gestione interna Organizzativi: ottimizzazione, riorganizzazione,integrazione delle risorse e delle funzioni Gestionali: analisi dei dati, budgeting, controllo di gestione, sistemi direzionali.

3 Introduzione Le strategie implementate per l ottimizzazione dell attività manutentiva sulle Tecnologie Biomediche raggiungono piena efficacia solo in presenza di una struttura di controllo e monitoraggio che, quasi in tempo reale, possa valutare effettivamente il rispetto delle condizioni pattuite con i manutentori e/o gli indicatori di performance. A tal fine, fattori indispensabili diventano l informatizzazione completa del SIC, la centralizzazione delle chiamate tramite modulo WEB o Call Center, la verifica sistematica della congruità quali-quantitativa degli interventi di manutenzione, l analisi dei guasti per ogni tecnologia, il controllo della spesa e/o delle fatture emesse dalle ditte manutentrici/produttrici. E quanto recita il Ministero della Salute nella sua Raccomandazione per la prevenzione degli eventi avversi dovuti al malfunzionamento dei dispositivi medici, ed in particolare delle apparecchiature elettromedicali, invitando le Direzioni Aziende Sanitarie all implementazione della stessa e che dovrà essere attivamente monitorata. Il Ministero individua, inoltre, nel Servizio di Ingegneria Clinica la struttura deputata alla gestione in sicurezza del parco tecnologico biomedico ( cfr. Artt. 26 e 71 del D.Lgs 81/2008 ). Alla luce di tali considerazioni, il SIC dell ASReM, fin dal suo insediamento si è dotato di un sistema informativo in grado sia di migliorare efficacia ed efficienza della gestione delle Tecnologie Biomediche, sia di disporre di una base di dati rilevanti al fine di supportare il management aziendale nel controllo di gestione. Infatti, l organizzazione, la gestione e la razionalizzazione degli innumerevoli dati e dei complessi flussi informativi all interno del SIC ( oltre 7000 apparecchiature ) impongono la necessità dell implementazione dell infrastruttura sulla quale fondare il processo di continuo miglioramento della produttività e della qualità dei servizi offerti. L obiettivo dell implementazione del sistema informativo del SIC è stato quello di soddisfare e coniugare le seguenti esigenze: - generare la documentazione necessaria all iter organizzativo, evitando ripetizioni ed incongruenze procedurali; - fornire alla Direzione Generale le informazioni richieste; - disporre in tempo reale di dati sullo stato dell attività del Servizio; - generare rapporti periodici sugli output e sugli outcome dell attività, aggregando omogeneamente i dati disponibili; - valorizzare l immagine di efficienza e qualità del Servizio. L utilizzo della Tecnologia si traduce, infatti, in una corretta programmazione, gestione e controllo delle tecnologie Biomediche; modalità e strumenti indispensabili per assicurare, e sempre più in futuro,la corretta gestione del parco tecnologico biomedico in termini di efficienza, sicurezza, appropriatezza ed economicità.

4 Problematiche Aziendali e Struttura Informatica L ampliamento delle funzionalità del software ha, in effetti, seguito l evoluzione naturale, avvenuta negli ultimi anni, delle varie gestioni di misurazioni, controlli, manutenzione e sicurezza, delle apparecchiature in genere e in particolare di quelle medicali. Il software realizzato permette di raggiungere vari obiettivi legati ad una serie di valutazioni che di seguito si riportano. Il parco tecnologico di un ospedale è estremamente vario e soggetto sia ad una rapida obsolescenza sia ad un uso intensivo, e comunque deve assolvere alle funzioni con la massima precisione ed affidabilità, da qui la necessità che tali apparati siano sempre efficienti e che i parametri di funzionamento rientrino sempre nelle caratteristiche previste dalle normative. Occorre avere sempre disponibile un censimento aggiornato delle apparecchiature con un inventario sia di tipo contabile-patrimoniale che tecnico. Il software provvede alla inventariazione del parco tecnologico con informazioni tecniche, contabili ed amministrative. Gestisce varie codifiche tra cui la classificazione Ac.Ma.Gest del CNR. Il software è di supporto alle analisi sullo stato di funzionalità degli apparati, alla gestione della scheda tecnica, al monitoraggio, e contribuisce a migliorare la qualità dei dati in fase di acquisizione delle misure. Il software provvede, inoltre, a produrre flussi di dati che vengono assoggettati ad analisi statistiche. Aspetto notevole è quello relativo ai costi di acquisto e di manutenzione. La gestione delle gare di appalto e un forte utilizzo delle banche dati Ministeriali (disponibili dal gennaio 2010) relative ai dispositivi medici. Occorre quindi una conoscenza in tempo reale dello stato di funzionalità degli apparati, una costante informazione sulla evoluzione del mercato. Fondamentale essere presenti con controlli specifici durante le fasi di intervento da parte di aziende manutentrici. Lì dove sono attivi i servizi di ingegneria clinica interni, che effettuano interventi diretti di manutenzione (nei limiti ovviamente della tipologia di apparato e di guasto), è possibile ottenere notevoli risparmi economici ed abbattere i tempi del fermo macchina. In quest ultimo caso è possibile rientrare più facilmente nei parametri ministeriali e predisporre i flussi informatici obbligatori da inviare allo stesso Ministero della Salute. Il software supporta le varie fasi permettendo il monitoraggio delle attività di manutenzione da parte delle ditte esterne sia in merito alla verifica dei costi, sia alla analisi della tempistica di intervento e relativa risoluzione. Si integra con la gestione dei centri di costo e responsabilità. Inoltre con le analisi statistiche sulle banche dati gestite permette di elevare la qualità dell intervento ed un controllo in real-time. L organizzazione di una azienda sanitaria, oggi, prevede una gestione complessiva basata su vari sistemi e sottosistemi, in particolare il sistema contabile basato su centri di costo/ricavo e di responsabilità, con vari sottosistemi che vanno dalla budgetizzazione, agli indicatori, e strumenti di controllo quali i sistemi direzionali, reporting, controlli di gestione. Il tutto con vari momenti che vanno dalla previsione, ai milestones in corso d anno fino al consuntivo. Il software provvede sia alla integrazione con le procedure contabili (finanziaria, economicopatrimoniale, iva, centri di costo e responsabilità, patrimonio, con tutti i moduli pienamente funzionanti) che alla produzione di reportistica specifica per centri di costo, con dati riguardanti la parte economica sia a livello di previsione annuale, che a consuntivo. Inoltre provvede in corso d anno alla analisi e produzione dei dati della spesa tendenziale.

5 Ogni apparato è soggetto a varie problematiche, interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria, sostituzione di pezzi, tarature, e produce costi vari direttamente e/o per l uso dei vari prodotti. Per ogni apparato è necessario avere la scheda macchina con tutta la cronistoria degli interventi effettuati, ovvero una piena tracciabilità degli eventi legati alla vita dell apparato. Il software supporta in pieno la gestione della scheda macchina, dall acquisto, alla messa in opera, a tutte le informazioni legate agli interventi e si integra con le problematiche della finanziaria e dei centri di costo. Acquisisce files esterni quali manuali e modalità d uso, e le foto sia quelle dell apparato che, eventualmente, quelle interessate agli interventi di manutenzione. Gestisce le varie fasi degli spostamenti nei vari reparti. Gestione della fase di dismissione. Gestisce le problematiche legate alla valutazione della conformità o meno dell apparecchiatura e supporto al Risk Management. Predispone alert di segnalazioni per apparati soggetti a numerose segnalazioni e/o interventi. Produce ed elabora flussi di dati per analisi statistiche. La gestione amministrativa del SIC è un altro aspetto rilevante per il buon funzionamento del servizio stesso, per favorire una buona integrazione e migliorare il supporto agli altri servizi ospedalieri. Deve prevedere una gestione in real time dello scadenziario (previsioni, interventi, manutenzioni, attività, dismissioni, misure.). Deve attivare il protocollo informatico interno con possibilità di acquisizione delle mail, fax, lettere e cartaceo vario. Deve attivare un sistema documentale che copra più anni e che raccolga tutta l attività svolta, dal protocollo, alle misure, alle schede alla manualistica acquisita e/o prodotta, non ultimi i dati acquisibili dalla banca dati ministeriale dei dispositivi medici). Il software supporta pienamente queste fasi gestendo uno scadenziario generato sia manualmente che in modalità automatica con creazione di report vari. Gestisce altresì il protocollo informatico in entrata ed uscita anche con l acquisizione di documentazione varia a corredo. E disponibile un gestore di word processing interno completamente integrato con le banche dati. E prevista anche una gestione documentale e storica sia del cartaceo scannerizzato che di varie tipologie di files. Un aspetto non trascurabile è quello che riguarda la gestione delle attività legate ai due decreti legislativi della sicurezza sui luoghi di lavoro (T.U. Dlgs 81/2008) e sulla privacy (Dlgs 196/2003). Sono due decreti con funzionalità similari che portano al censimento aziendale delle apparecchiature (anche non biomediche) e delle attività amministrative. Richiedono la generazione del DVR l uno e del DPS l altro e la loro continua manutenzione con le variazioni ( e nel settore ospedaliero sono molteplici) a seguito di assunzioni, licenziamenti, spostamenti e cambio di mansioni del personale, acquisto e dismissioni di apparati, variazioni logistiche.). Comporta, inoltre, obblighi di corsi di formazione, gestione delle nomine (RLS, RSPP, Medico competente, Responsabile del trattamento, Operatori ), e riunioni periodiche annuali. Il software gestisce completamente le due suddette problematiche e le integra completamente con l inventario dei beni mobili ed immobili aziendali, con l analisi dei costi, con le banche dati dei dipendenti e delle mansioni da loro svolte. Gestisce completamente l assegnazione dei DPI, le scadenze delle visite, dei corsi di formazione. Supporta la realizzazione e consegna della manualistica e contempla una gestione con alert dello scadenziario. Al SIC fanno capo tutte le problematiche legate alla gestione della verifica di funzionalità delle apparecchiature medicali, ovvero l intero parco tecnologico aziendale. Nel caso specifico si interviene direttamente sia nelle misurazioni che in eventuali interventi di manutenzione e/o riparazione.

6 Il software gestisce tutte le varie fasi legate alle misurazioni. Pianificazione degli interventi, acquisizioni delle misure e relativo controllo con i parametri tecnici di cui alle norme CEI, verifica della conformità e del rischio integrato. Genera scadenzari, flussi ed analisi dei dati. Esigenza fortissima che si accentuerà sempre più nei prossimi anni è la formazione e l aggiornamento dei dipendenti. I decreti legislativi 81/2008 e 196/2003, le raccomandazioni europee ed in ogni caso le esigenze della attuale società impongono di attivare corsi di formazione, fasi informative e di aggiornamento. Il software prevede una gestione dei corsi di formazione, e fasi informative. Gestisce le scadenze, la manualistica, e predispone reportistica di verifica collegata con le banche dati dei dipendenti.

7 La procedura informatica: Struttura La procedura informatica Ge-SIC, Gestione del Servizio di Ingegneria Clinica, è stata realizzata nel 1999 per supportare le necessità scaturenti essenzialmente dalle problematiche legate alle attività riguardanti la gestione delle misure, la sicurezza delle apparecchiature sanitarie e la relativa manutenzione. Le procedure hanno attraversato tre fasi evolutive: La prima, ovvero, inizialmente il software ha sopperito alle necessità di gestire essenzialmente l aspetto tecnico relativo alle misurazioni e rispondenza alle norme tecniche. Nella seconda si è evoluto integrando gli aspetti della sicurezza sui luoghi di lavoro e delle problematiche legate ad aspetti gestionali ed amministrativi. Nella terza fase ha integrato le funzionalità precedenti con gli aspetti della contabilità finanziaria ed economico patrimoniale, supportando il controllo di gestione, e la privacy. Il modello strutturale della soluzione informatica è sintetizzabile nello schema che segue: Contabilità aziendale Organizzazione aziendale Produttori e manutentori Parco tecnologico Servizio Ingegneria Clinica Ge - S IC Inventariazione apparati Acquisti Dismissioni Manutenzione Misure Conformità Qualità Analisi del rischio Formazione Informazione Analisi dei costi

8 Struttura Informatica: FU ZIO ALITA Una volta inserite le credenziali si accede alle funzioni della procedura tramite la seguente maschera: Nel lato destro sono presenti i pulsanti per accedere in interrogazione e/o utilizzare le procedure aziendali. Le procedure implementate e di interesse del SIC sono : - MANUTENZIONE APPARATI MEDICALI - MISURE APPARATI MEDICALI - PROTOCOLLO INFORMATICO Nella parte centrale in alto è presente il blocco: Poiché la procedura prevede la gestione di N strutture sanitarie facendo click sul pulsante a sinistra si accede a procedure che permettono l inserimento e l aggiornamento dei dati relativi ad ogni singola struttura.

9 Per avviare i lavori cliccando sul pulsante con la scritta in azzurro compare la maschera: viene presentato l elenco delle strutture sanitarie gestite. Si seleziona la struttura. Quindi cliccando sul pulsante in basso (Edificio) si presenta la finestra che elenca gli edifici che fanno capo alla struttura selezionata. Si seleziona quella di interesse e da questo momento tutte le attività che si avviano faranno riferimento a tale struttura

10 CO TRATTI La procedura gestisce più tipologie di contratti ( impianti, apparati, edifici...) La scheda contratto acquisisce i dati relativi al numero e data di registrazione, codice interno, azienda (dall archivio aziende), data inizio, data scadenza, importo annuale e numero di rate, numero di visite preventivate, e passo delle stesse in giorni, informazioni sulla azienda e possibilità di memorizzare il contratto scannerizzato o fornito in formato elettronico. Ad ogni contratto vengono associati gli apparati che sono in manutenzione e la incidenza dei costo. Per ogni contratto è possibile seguire gli interventi che vengono effettuati in manutenzione, per guasto fuori manutenzione od altra tipologia. La procedura è integrata con la gestione delle fatture, con lo scadenzario, con le manutenzioni.

11 PROTOCOLLO I FORMATICO La procedura prevede la classica gestione di un protocollo informatico con al registrazione di documenti di vario genere (fax, mail, raccomandata,.) sia in entrata che in uscita ed una codifcia di tipologia. Ogni documento è agganciabile, per la parte tecnica ad uno specifico apparato, e/o al reparto, ad una misura, ad una manutenzione. Gestisce lo smistamento all interno, gestisce gli allegati. Si aggancia agli archivi dei dipendenti e delle anagrafiche esterne. Può acquisire documentazione allagati sia in formato scannerizzato che elettronico. Produce etichette adesive e ricevute per avvenuta consegna. La procedura incorpora anche un programma di videoscrittura integrato che permette di redigere un documento, inserirvi direttamente informazioni presenti nelle banche dati, richiamare documenti già memorizzati per copiare dei paragrafi e/o controllare dei dati, stampare e ememorizzare il documento e contestualmente inserirlo nel protocollo. Il protocollo è di tipo storico e gestisce più anni in linea. Prevista la stampa del giornale e varie interrogazioni anche di carattere testuale.

12 GESTIO E DELLE MA UTE ZIO I La procedura gestisce tutte la fasi legate alle manutenzione degli apparati medicali dall acquisto dell apparecchiatura, alla dismissione. Viene gestito l inventariazione dell apparato con la codifica Ac.Ma.Gest., codifica interna, costruttore e tutti gli altri dati desumibili dalla scheda che segue. L apparato va assegnato ad un locale ed un reparto, viene agganciato ad un contratto di manutenzione ed alla relativa fattura di acquisto. Viene agganciato ad un centro di costo. Se l apparato è parte di una macchina o lo stesso è suddiviso in più parti vi è un codice di raggruppamento. Viene gestita la relativa manualistica e le informazioni del collaudo e della garanzia. Informazioni sul training di formazione. Tutte le fasi di manutenzione dell intero parco macchine dell azienda sanitaria viene gestito e seguito con la maschera che segue:

13 Con dei semplici click si può selezionare qualsiasi tipo di ricerca, modifica, report, analisi dei costi. Predisporre scadenzari. La maschera di gestione di ogni intervento di manutenzione è la seguente: Per ogni intervento di manutenzione vengono memorizzate tutte le fasi dalla chiamata alla risoluzione dell intervento. Viene gestito anche il codice CIG. Si integra con il protocollo, archivi manutentori, fatture, centro di costo. Vengono generate vari reports statistici.

14 GESTIO E DELLE MISURE La procedura gestisce tutte le misure effettuate sugli apparati medicali. Sono presenti una serie di procedure per la gestione parametrizzata delle schede tecniche, e descrittive. E possibile produrre report statistici personalizzati. E possibile gestire l analisi dei costi e generare alert. Si integra con la gestione della scadenze, centri di costo, manutenzione. Vengono prodotte le schede di conformità. La maschera di accesso e di gestione è la seguente: Con semplici click è possibile interrogare tutte le misure legate a tutti gli apparati della intera Azienda. Per ogni apparato sono parametrizzati i dati Tecnici come dalla seguente scheda:

15 I parametri per la verifica delle misure collegate vengono prelevati in automatico dall archivio dei modelli tecnici dove l operatore può inserire le modalità di calcolo parametrizzandole in funzione delle specifiche tecniche CEI e dell apparato di misura utilizzato. La maschera di inserimento dei dati delle misure è la seguente. In questa fase la procedura oltre ad effettuare i calcoli di verifica come previsto dalle normative, supporta le analisi per la conformità, la qualità ed il risk management.