Le nostre richieste per il sistema complessivo

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1 Le nostre richieste per il sistema complessivo Il sistema da adottare deve utilizzare la metodologia client/server con l'abbonamento ad un sistema di hosting presso una ditta qualificata che assicuri la manutenzione del sistema operativo in uso (Linux) e il suo aggiornamento, i backup delle pagine del sito, dei dati memorizzati in uno o più tabelle di un database e delle procedure impiegate per la loro elaborazione. Il sito web istituzionale del Consorzio verrà configurato come unico contenitore di tutte le informazioni (pubbliche o riservate ai consorziati registrati), di tutti i dati (database) e di tutti gli applicativi utilizzati per la gestione del Consorzio. In sintesi, il servizio di hosting deve assicurare: - la struttura client/server, indispensabile per la sicurezza complessiva del sistema; - la gestione e la manutenzione del Sistema Operativo, senza alcun costo aggiuntivo; - la salvaguardia dei dati con i servizi di backup automatici (giornalieri e settimanali) e quelli di antivirus (anche se non necessari con sistemi Linux) e antispam per la posta; - la disponibilità di un database MySQL (con backup automatico dei dati), collegato in maniera nativa ad un linguaggio di scripting (PHP) con cui è possibile creare tutti gli applicativi personalizzati per la gestione integrata del Consorzio, da eseguire direttamente sul server; - un servizio di posta professionale, con illimitate caselle postali, agevolmente personalizzabile alle esigenze consortili, con i dati conservati e consultabili sul server; - un servizio di Posta certificata (PEC) configurabile alle esigenze consortili; - applicazioni per la creazione e la manutenzione del sito istituzionale, blog, forum, guestbook ecc..; - un sistema di gestione complessivo con un pannello di controllo con il quale è possibile aggiornare tutte le funzionalità del sistema; Con questa soluzione dovrà essere possibile gestire un completo sistema di autorizzazioni per i vari tipi di utenti che permetta ad alcuni la modifica dei dati, con registrazione puntuale nei log di sistema delle operazioni eseguite, ad altri solo la loro consultazione e ai semplici visitatori la navigazione nelle pagine del sito a loro concesse: da questi obiettivi nasce l'esigenza di un Sistema Operativo come Linux che originariamente è multiutente e quindi prevede un completo sistema di permessi diversificato sia per gli utenti che per i singoli file e cartelle, ma che è del tutto trasparente per gli utenti (come già succede per le più diffuse applicazioni web: il sistema utilizzato è Linux, anche se l'utente utilizza in effetti il browser della Microsoft). In locale (cioè sulle singole macchine del Consorzio) si potranno usare tutti i programmi installati, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata (Microsoft, Linux, MacIntosh, ecc.), prelevando eventualmente le informazioni necessarie al loro funzionamento dal server e registrando su di esso le elaborazioni eseguite. A corredo dell'installazione dell'hosting, dovranno essere fornite le istruzioni pratiche ed effettuati i necessari corsi d'uso delle varie funzionalità offerte in modo da rendere autosufficienti tutti gli utenti per le competenze a loro attribuite. La struttura del sistema software Nota: la gestione e la manutenzione delle pagine del sito deve essere compresa nell'offerta dell'hosting, qualunque sia il CMS utilizzato. Nell'offerta deve essere incluso il necessario training all'uso per la segreteria. Il sito istituzionale è suddiviso in 3 macro-aree ed in alcune sotto-aree, costituite a loro volta da sezioni; è conveniente che questa struttura sia replicata, almeno per le prime 2 macro-aree, anche

2 sul PC che dovrà effettuare l'upload (proteggendo tutte le directory con permessi di accesso, lettura, scrittura diversificati e con password): A) AREA PUBBLICA (I macro-area) Area istituzionale Il Consorzio [consorzio] Atti Normativi [atti] Atto costitutivo e Statuto [consorzio/atti/statuto] Regolamenti [Consorzio, CdA] [consorzio/atti/regolamenti] Consiglio Amministrazione [componenti] [consorzio/cdacons] Commissioni Consiliari e Assembleari [componenti] [consorzio/commiss] Deleghe [consorzio/deleghe] Amministrazione Finanziaria [consorzio/deleghe/finanza] Urbanistica [consorzio/deleghe/urbanistica] Viabilità [consorzio/deleghe/viabilita] Vigilanza [consorzio/deleghe/vigilanza] Uffici consortili [segreteria, coordinatore] [consorzio/uffici] Storia e Territorio [consorzio/storia] Storia [consorzio/storia/storia] Territorio [consorzio/storia/territorio] Contatti [consorzio/contatti] Uffici [consorzio/contatti/uffici] Vigilanza [consorzio/contatti/vigilanza] Torre Gaia Srl [socsportiva] Atti normativi [socsportiva/atti] Atto costitutivo e Statuto [socsportiva/atti/statuto] Regolamento della Società e del CdA [socsportiva/atti/regolamenti] Consiglio Amministrazione [componenti] [socsportiva/cdatorre] Servizi ai consorziati [servizi] Notizie e avvisi ai consorziati [servizi/news] Newsletter [servizi/newsletter] Eventi e iniziative [servizi/eventi] Sondaggi [servizi/sondaggi] Modulistica [servizi/modulistica] B) AREA RISERVATA (II macro-area) Verbali [riserv/verbali] Verbali Assemblee del Consorzio [riserv/verbali/cons/assemb] Verbali CdA del Consorzio [riserv/verbali/cons/cda] Verbali Assemblee della Torre Gaia Srl [riserv/verbali/soc/assemb] Verbali CdA della Torre Gaia Srl [riserv/verbali/soc/cda] Bilanci [riserv/bilanci] Bilanci preventivi e consuntivi Consorzio [riserv/bilanci/cons/bilanci] Bilanci preventivi e consuntivi della Torre Gaia Srl [riserv/bilanci/soc/bilanci] Contratti [riserv/contratti]

3 Contratto con la ditta di Vigilanza [riserv/contratti/vigilanza] Contratto col gestore del Centro sportivo [riserv/contratti/centro] Contratto con Equitalia [riserv/contratti/equitalia] Incarichi [riserv/incarichi] Incarichi esterni [riserv/incarichi/esterni] Incarichi legali [riserv/incarichi/legali] posta [riserv/posta] C) AREA AMMINISTRATIVA (III macro-area, solo sul server) Nota: delle procedure sottoelencate, viene richiesto solo il preventivo per la prima. 1. login (per registrazione area riservata) [programma gestione Login] 2. anagrafica [programma gestione anagrafica] 3. macchine e multe [programma gestione auto e moto] 4. parcheggi [programma gestione] 5. esattoria [rapporti esattoria] 6. assemblee [programma gestione assemblee] 7. bilanci [programma contabilità e bilanci] 8. protocollo e gestione documentale [programma gestione] 9. controllo degli accessi [programma di gestione] 10. visualizzatore dei log di sistema [programma di gestione] 11. verbali CdA [programma gestione] 12. verbali Assemblee [programma gestione] 13. posta [programma gestione personalizzato] Elenco delle procedure da utilizzare sul server: Nota: tutte le procedure devono essere realizzate con software open source con PHP e MySQL. Gli script forniti resteranno di proprietà esclusiva del Consorzio. 1) procedura per l'accesso all'area riservata del sito Per accedere all'area riservata ai consorziati, l'utente deve inviare una specifica richiesta a: account.utenti@consorziotorregaia.it in cui dichiara le proprie generalità e richiede l'accesso. Il servizio di posta del sito, dopo aver verificato la congruità dei dati trasmessi, invia una password provvisoria, che dovrà essere cambiata dall'utente al suo primo accesso, alla casella di posta comunicata dall'utente. Uno script del sito verificherà se la password è stata modificata e, solo in caso positivo, concederà l'accesso richiesto, previo confronto con la password comunicata dall'utente (registrata sul database del Consorzio in maniera automatica e criptata ) e con la regolarità della posizione del consorziato. ***** Nel form di richiesta sono contenuti i campi (tutti obbligatori): Cognome, nome, indirizzo nel Consorzio, codice fiscale, personale. Lo script di convalida della richiesta deve confrontare i dati trasmessi con quelli del database anagrafico, verificando in particolare il pagamento delle quote consortili per i 6 mesi precedenti. Nel caso che la posizione sia regolare, viene automaticamente inviata un' alla casella di posta

4 elettronica dell'utente con una password provvisoria, che dovrà essere cambiata con una personale; la password inserita dall'utente viene registrata nel database in maniera criptata in una tabella contenente: cognome e nome (che costituirà il nome utente), codice fiscale e password. Deve essere prevista la possibilità di cambiare la propria password successivamente. Si deve prevedere una procedura per modificare le vecchie password per gli utenti già registrati nell'attuale sito. Ad ogni accesso al sito, viene automaticamente verificato lo stato dei pagamenti concedendo l'accesso solo per posizioni regolari (per i 6 mesi precedenti). 2) procedura per l'iscrizione alle assemblee La procedura di iscrizione dei consorziati deve prevedere la possibilità di registrare il consorziato e l'eventuale delega, visualizzando, durante il suo utilizzo, il numero dei consorziati, il numero delle deleghe, i millesimi totali raggiunti attualmente e prevedere la visualizzazione delle comunicazioni per giustificare il rifiuto dell'iscrizione. I dati dell'iscrizione, saranno registrati in una tabella apposita, da utilizzare per le necessarie stampe, con il numero progressivo, la data e l'ora della registrazione (stabilita in maniera automatica dal sistema), cognome, nome e millesimi sia del consorziato che dell'eventuale delegato e i voti espressi per i singoli punti all'o.d.g. Le informazioni sulla situazione dei consorziati verranno ricavate dal database sul server. ***** Lo script dovrà verificare: A) se il consorziato (con o senza delega) e il suo eventuale delegato siano in regola con i pagamenti e se non siano già registrati. B) nel caso che la delega sia presentata da un non consorziato, se sia convivente con un consorziato. Se una delle condizioni precedenti non è soddisfatta, il sistema deve impedire l'iscrizione senza alcuna possibilità di operare manualmente nè sulla tabella delle iscrizioni, nè sul database anagrafico. Lo script dovrà prevedere la possibilità di stampare l'elenco completo dei consorziati iscritti e delle relative deleghe, l'elenco delle singole votazioni dei punti all'o.d.g. e le maschere per i dati riassuntivi da inserire in maniera automatica nel verbale dell'assemblea. L'elenco deve poter essere visualizzato durante le operazioni di voto. 3) procedura per controllo targhe e multe. La procedura deve prevedere la possibilità di visualizzare e/o modificare: - tutte le targhe e i modelli di auto (in ordine alfabetico di targa), cognome, nome, indirizzo del consorziato, cognome, nome, indirizzo del proprietario, dedotto dal libretto di circolazione; - tutte le targhe e i modelli delle auto/moto di un singolo consorziato; - il numero delle auto superiori al numero consentito (2), per ogni consorziato; - le auto/moto che insistono sulle singole strade. ***** Per la gestione delle multe, si deve prevedere una procedura che permetta al vigile di inviare direttamente i dati al database del Consorzio o, almeno, di memorizzarli su un netbook per poi riversarli in sede sul server ; con questi dati, che potranno essere stampati con una 'termica' sul posto dallo stesso vigile, per poter lasciare un riscontro dell'infrazione, lo script controllerà in maniera automatica se la macchina è registrata a nome di un consorziato e in caso positivo predisporrà una comunicazione da inviare per raccomandata online (con Poste Italiane o altra società) al proprietario del veicolo comprensiva del bollettino postale; se la macchina non è registrata dovrà essere stampata una comunicazione per il Consorzio che potrà assumere

5 successivamente le decisioni del caso. Per questa procedura è necessario che il vigile sia dotato di un palmare con stampante integrata o di un netbook e di una stampante termica. L'importo della multa verrà stabilito, oltre che dal tipo di infrazione, anche dal periodo intercorso tra la comunicazione e quello del pagamento. Per la prima multa su una macchina di un consorziato non viene elevata alcuna ammenda, ma viene inviato solo un avviso. Lo script dovrà prevedere la stesura di statistiche per via, tipo di infrazione e periodo di tempo e la visualizzazione e stampa dei prospetti di pagamento, con il nominativo del consorziato e del proprietario, la data dell'infrazione e quella del pagamento. La procedura deve prevedere la compilazione automatica del prospetto da inviare ad Equitalia per l'emissione del ruolo, nei tempi previsti per tale comunicazione. La tabella relativa alle multe dovrà contenere i seguenti campi: targa del veicolo, cognome e nome del consorziato, cognome, nome e indirizzo del proprietario, tipo di infrazione, luogo, data e ora dell'infrazione, codice progressivo della multa, data della comunicazione del Consorzio, data del pagamento e suo importo, eventuale sgravio con la sua motivazione. 4) procedura per le iscrizioni al Centro sportivo. La procedura di iscrizione prevede la compilazione, da parte della società di gestione, di un form differente a seconda del tipo di iscrizione richiesta: a) per iscrizione di un nucleo familiare, il form conterrà solo il cognome e nome del consorziato e quelli dei componenti del nucleo; b) per iscrizioni di un socio esterno, il form conterrà invece i seguenti campi: cognome e nome del consorziato garante, cognome, nome, indirizzo completo del socio, , telefono cellulare, targa dell'auto, cognome, nome, indirizzo del proprietario del veicolo (dedotti dal libretto di circolazione), corso a cui intende iscriversi, date di inizio e fine del corso. I dati sono tutti obbligatori, ad eccezione dell' e di quelli relativi all'auto, necessari solo nel caso che il socio voglia utilizzare il veicolo per raggiungere il Centro sportivo e ottenere il contrassegno temporaneo. I dati inviati con il form permetteranno di verificare in maniera automatica e immediata la posizione del socio (in particolare se il consorziato sia compreso negli elenchi e se sia in regola con i pagamenti e non abbia pendenze legali con il Consorzio): in caso positivo, lo script invierà un codice di accettazione del nuovo socio, registrerà i dati nella tabella del Centro sportivo e invierà un modulo, di colore differente a seconda della durata del corso, che, esposto sul cruscotto dell'auto, permetterà al socio di entrare e di parcheggiare nel Consorzio. Qualora il socio esterno dovesse usare un'altra macchina per recarsi al Centro sportivo, dovrà comunicarlo alla vigilanza, che lo annoterà sul modulo esposto sul cruscotto. La tabella delle iscrizioni al Centro sportivo dovrà contenere i seguenti campi: numero progressivo, cognome e nome del consorziato, nomi e cognomi degli eventuali componenti il nucleo familiare, corso a cui intende iscriversi, date di inizio e fine del corso (se non annuale) e, per gli ospiti: cognome, nome, indirizzo completo del socio esterno, , telefono cellulare, targa dell'auto, cognome, nome e indirizzo del proprietario del veicolo. 5) procedura per l'upload dei file sul sito istituzionale. L'upload dei file sul sito deve essere garantito dalle funzionalità del 'pannello di controllo' utilizzato

6 dal sito per la sua gestione. In particolare deve essere possibile la sincronizzazione automatica tra la copia del sito in locale e quella sul server. 6) procedura per la gestione della posta ( ) La gestione professionale delle caselle di posta deve essere tra le funzionalità offerte dall'hosting. In particolare deve essere possibile la gestione della posta certificata per le comunicazioni ad Equitalia. 7) procedura per l'amministrazione della contabilità e del bilancio Non è ancora stabilito se installare il programma di gestione relativo sul server o utilizzarlo in locale e trasferire sul server i soli dati elaborati. 8) procedura per il protocollo automatizzato Non è ancora stato selezionato un applicativo tra quelli disponibili sul mercato. 9) procedura per gestione documentale Non è ancora stato selezionato un applicativo tra quelli disponibili sul mercato. 10) procedura per l'aggiornamenti dei 'millesimi'