ALLEGATO C LA CONVENZIONE DI GEMELLAGGIO FORMATO STANDARD

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1 REV. FEBBRAIO 2002 ALLEGATO C LA CONVENZIONE DI GEMELLAGGIO FORMATO STANDARD Il seguente documento contiene tutti gli elementi che costituiscono la convenzione di gemellaggio nella sua forma definitiva. Il testo degli allegati da A a D, che fanno parte della convenzione, è standard

2 CONVENZIONE DI GEMELLAGGIO N. DI RIFERIMENTO [n. del gemellaggio e n. del memorandum di finanziamento] Tra il governo (ministero) di (di seguito denominato paese candidato ) rappresentato da, il quale affida l'attuazione della presente convenzione, per proprio conto, a da una parte, e il governo (ministero) di (di seguito denominato Stato membro ) rappresentato da, il quale affida l applicazione della presente convenzione, per proprio conto, a dall altra parte È STATA CONCORDATA LA PRESENTE CONVENZIONE: TITOLO I. Articolo 1. Scopo e obiettivi del progetto di gemellaggio: acquis comunitario alla base del progetto e risultato concreto perseguito Obiettivo (risultato garantito) [Indicare il risultato pratico, concreto del progetto di gemellaggio.] Articolo 2. Acquis comunitario [Menzionare i testi dell acquis che costituiscono la base per la creazione della capacità istituzionale nell ambito del presente progetto.] Articolo 3. Contenuto del progetto di gemellaggio [Elenco puntato del contenuto del progetto, analisi della situazione attuale, adattamento di normative e regolamenti, istituzione degli organi necessari, applicazione di strumenti e sistemi, formazione professionale per i responsabili dell'attuazione.] Articolo 4. Condizioni Le parti si impegnano a firmare e ad attuare la presente convenzione previa notifica dell approvazione da parte della Commissione del contributo del programma PHARE a copertura delle spese del progetto, in conformità con l articolo 7 e nell ambito del memorandum di finanziamento FG... C 2

3 TITOLO II. Organizzazione, metodi e calendario Articolo 5. Risorse umane 5.1 [Qual è il personale del paese candidato responsabile della conduzione e dell'attuazione del progetto? Da quali colleghi sarà assistito? Come si chiamano e qual è la qualifica attuale di tutto il personale coinvolto? Il personale a chi risponderà del proprio operato?] 5.2 [Qual è il personale dello Stato membro responsabile della conduzione e dell attuazione del progetto? Da quali colleghi sarà assistito? Come si chiamano e qual è la qualifica attuale di tutto il personale coinvolto? Quali saranno le responsabilità di ciascuno nell ambito del progetto e quanto tempo ciascuno dedicherà al progetto, sia nello Stato membro che nel paese candidato?] 5.3 [Il comitato direttivo può rivelarsi uno strumento di gestione molto utile, soprattutto per i progetti a cui partecipino più ministeri di un paese candidato e, possibilmente, più di uno Stato membro.] 5.4 [Lingua di lavoro] Articolo 6. Programma di lavoro [Quando avrà inizio e quando si concluderà il progetto? Quali sono le diverse fasi di attuazione del progetto? Quale sarà la durata di ciascuna fase, quali attività saranno previste per ciascuna fase e quale sarà lo stadio di riferimento, o quali saranno gli stadi di riferimento, che permetterà, o permetteranno, di stabilire il compimento di ciascuna fase? Programma di lavoro provvisorio per il progetto, indicazione delle fasi, delle componenti, degli interventi, degli stadi di riferimento, del calendario di lavoro e riscontro sulla presenza di esperti nel paese candidato. La data di inizio non deve essere una data fissa poiché, ai sensi dell articolo 12, essa coinciderà con il giorno della notifica.] TITOLO III. Analisi stratificata dei costi e destinatari dei fondi richiesti dal programma dell'unione europea Articolo 7. Analisi stratificata delle attività e dei costi [ Tabella che contiene l'analisi stratificata dettagliata di: - tutte le attività da intraprendere nel corso del progetto, per esempio stesura e adozione di leggi, istituzione di enti, organizzazione delle amministrazioni e dei rispettivi organi, preparazione di seminari, tirocini, compresa l assistenza agli esperti con mandato a lungo e breve termine, ecc.; - responsabilità per la realizzazione di ciascuna attività e delle sue componenti: paese candidato (PC) o Stato membro (SM) (quale SM nel caso in cui vi siano più Stati partecipanti); C 3

4 - costo di ciascuna attività a carico dello Stato membro (degli Stati membri), condizionata al finanziamento PHARE. Ciascuna attività deve essere identificata come unità completa, contraddistinta da un numero, e il costo di ciascuna voce deve essere indicato separatamente. Le attività possono essere indicate separatamente o rientrare nell ambito di una sezione di bilancio recante il numero corrispondente, in conformità al capitolo 5.1 del manuale di gemellaggio. In particolare, tutti i costi connessi con il/la consigliere/a per la preadesione: rimborso dello stipendio e dei costi non salariali con l aggiunta del 6% per i costi di sostituzione, indennità e spese devono rappresentare un unica sezione di bilancio. È possibile effettuare una ridistribuzione dei fondi tra voci, attività e sezioni in conformità alle regole e alle procedure definite negli allegati A e B. I beni con costi unitari superiori a 5000, necessari all attuazione del progetto e acquistati dal settore privato, devono essere notificati a scopo informativo. Tuttavia non devono essere inclusi nell importo totale della convenzione. I costi relativi a servizi forniti dal settore privato per un importo superiore a devono essere compresi nell'analisi stratificata dei costi e calcolati nella somma totale finanziata con i fondi dell Unione europea, con un annotazione in cui si specifichi che il contratto per il settore privato sarà stipulato direttamente dall unità centrale per i finanziamenti e gli appalti (UCFA) e non dal/la responsabile del progetto. La presentazione deve consentire un agile riferimento incrociato con il programma di lavoro illustrato all articolo 6.] Articolo 8. Destinatari dei fondi concessi dal programma dell'unione europea Il contributo dell'unione europea per i costi dell intervento fornito sotto la responsabilità dello Stato membro per l'attuazione della presente convenzione di gemellaggio ammonta a un importo massimo di... nell'ambito. (si indichi il memorandum di finanziamento). In questo importo non sono inclusi i costi per le attrezzature di valore unitario superiore a 5000, riportate nell'analisi stratificata dei costi soltanto a titolo indicativo. Esborso dei fondi L'esborso dei fondi è regolato dalle procedure delineate nell allegato B della presente convenzione. I fondi, esclusi gli interventi del settore privato i cui contratti sono stati stipulati direttamente dall UCFA, saranno versati sul seguente conto corrente dall UCFA del paese candidato: Organi: coordinate bancarie C 4

5 I versamenti per gli interventi realizzati dal settore privato i cui contratti siano stati stipulati direttamente dall UCFA saranno corrisposti ai relativi contraenti conformemente alla procedura di norma. C 5

6 Opzione da concordare con l UCFA e valida durante tutto il periodo di attuazione della convenzione: I costi relativi a il rimborso dello stipendio del/la CPA, versato dall amministrazione addetta al pagamento o dall organo delegato e/o le indennità e i rimborsi delle spese sostenute dal/la CPA possono essere versati direttamente ai rispettivi beneficiari. In tal caso le coordinate bancarie del conto corrente devono figurare assieme al recapito completo e a una firma di riferimento. TITOLO IV. Elenco del personale, curricula vitae e organismi coinvolti [Sotto il presente titolo devono essere compresi almeno i curricula vitae del/la responsabile del progetto dello Stato membro e del/la consigliere/a per la preadesione. È altresì auspicabile che figurino i curricula o i profili del personale addetto a ricoprire un ruolo chiave nell ambito del progetto.] Articolo 9. Elenco del personale e curricula Elenco del personale (comprensivo di curricula) Nome e cognome dell'espert o Qualifica attuale Anni di esperienza Età Cittadinan za Titolo di studio Competenz a specializza ta Esperienza nel paese candidato Livello di conoscenza delle lingue (Molto buono, buono, scarso) C 6

7 CURRICULUM VITAE (modello) Incarico proposto nell ambito del progetto: Istituzione Data: 1. Cognome: 2. Nome/i: 3. Data di nascita: 4. Cittadinanza: 5. Stato civile: 6. Titolo di studio: da (mese/anno): a (mese/anno) Laurea(e) o diploma(i) conseguiti: 7. Competenze linguistiche: (livello di conoscenza da 1 a 5) Lingua Lettura Parlato Scritto 8. Appartenenza a organismi professionali: 9. Altre competenze (per es., conoscenze informatiche, ecc.) 10. Qualifica attuale 11. Anni di attività nell organizzazione: 12. Titoli principali (rilevanti ai fini del programma): 13. Esperienza specifica nei seguenti paesi: Paese Data: da (mese/anno) a (mese/anno) 14. Elenco delle esperienze professionali: Data: da (mese/anno) a (mese/anno) Luogo Società Qualifica Descrizione 15. Altre informazioni rilevanti C 7

8 16. Recapito nello Stato membro, compresi numeri di telefono, fax e Articolo 10. gemellaggio Organi dello Stato membro che partecipano al progetto di 10.1 Amministrazioni e organi già delegati dalla Commissione (vedi allegato 4 dell accordo quadro): Nomi e indirizzi, numeri di telefono e fax, Organi non amministrativi non ancora delegati dalla Commissione: Completare la tabella seguente: Informazioni da fornire a sostegno della richiesta di delega: Denomi nazione, indirizzo Stato legale, in particolare commercial e (a scopo di lucro o non a scopo di lucro) Detentori del capitale (o del patrimonio se l organo non possiede capitale legale) Settore di attività e competenze in materia di acquis comunitario Autorità pubblica di controllo (livello di sorveglianza/controll o, delega di funzioni e poteri) Articolo 11. Comunicazioni e indirizzi 11.1 Tutte le comunicazioni relative alla presente convenzione dovranno essere presentate in forma scritta ai seguenti indirizzi: Per il paese candidato: Responsabile del progetto: Sig. / Sig.a Qualifica Indirizzo C 8

9 Tel/Fax, Firma Per lo Stato membro: Responsabile del progetto: Sig. / Sig.a Qualifica Indirizzo Tel/Fax, Firma Per la Commissione europea, secondo il suo impegno finanziario: Sig./ Sig.a Indirizzo della delegazione della CE Tel/Fax, Le fatture e altre comunicazioni relative ai pagamenti dovranno essere inviate a: UCFA, indirizzo: Tel/Fax, Articolo 12. Durata La presente convenzione entrerà in vigore dal giorno in cui ne sarà notificata l approvazione da parte della delegazione CE e dell UCFA, dopo essere stata firmata da entrambe le parti. La convenzione rimarrà in vigore per... mesi [Si fa presente che la convenzione deve durare almeno 2 mesi in più del programma di lavoro.] e può essere cessata in conformità all articolo 3 dell allegato A (Capitolato d'oneri). La durata della presente convenzione non potrà superare il periodo di esborso dei fondi definito nel relativo memorandum di finanziamento, per esempio <<data>>. Articolo 13. Allegati I seguenti allegati costituiscono parte integrante della presente convenzione: Allegato A Capitolato d'oneri Allegato B Esecuzione del bilancio e procedure di pagamento per il contributo dell'ue Allegato C Relazioni Allegato D Mandati (nel caso in cui gli Stati membri abbiano formato un consorzio) C 9

10 La presente convenzione non costituisce un Trattato soggetto al diritto pubblico internazionale tra il [paese candidato] e lo [Stato membro] Letto e approvato per il governo (ministero) del paese candidato: Da: In: Il: Letto e approvato per il governo (ministero) dello Stato membro: Da: In: Il: Letto e approvato dall organo di attuazione del paese candidato: Da: In: Il: Letto e approvato dall'organo di attuazione dello Stato membro: Da: In: Il: Avallato dalla Commissione europea: Da: In: Il: Avallato dall unità centrale per i finanziamenti e gli appalti (UCFA): Da: In: Il: C 10

11 ALLEGATO A DELLA CONVENZIONE DI GEMELLAGGIO: CAPITOLATO D'ONERI Articolo 1. Responsabilità La responsabilità dell attuazione della presente convenzione compete soltanto ai firmatari del paese candidato e dello Stato membro. In nessun caso e in nessuna circostanza la Commissione potrà esser ritenuta responsabile di reclami derivanti dalla presente convenzione e relativi a danni causati alla proprietà o al personale del paese candidato o dello Stato membro o a terzi. Nessuna richiesta di indennizzo o di riassetto relativa a tali reclami può essere rivolta alla Commissione. La responsabilità della Commissione è limitata all erogazione di fondi, conformemente al bilancio dettagliato contenuto nell articolo 7 della presente convenzione. L unico scopo dell approvazione della convenzione da parte della Commissione è di definire l obiettivo del progetto e le condizioni di utilizzo dei fondi concessi. Il paese candidato e lo Stato membro concederanno alla Commissione e alla Corte dei Conti europea ogni possibilità di verificare il corretto utilizzo di tali fondi. Articolo 2. Modifiche apportate alla convenzione 2.1 Clausole indicative e vincolanti La convenzione contiene clausole indicative e vincolanti. Hanno carattere vincolante le clausole degli articoli 1, 2, 4, 10, 12 e 13. Le clausole di cui agli articoli 3 e 6 sono vincolanti nella loro definizione dei risultati perseguiti e degli stadi di riferimento da raggiungere, e indicative in riferimento agli strumenti usati per l attuazione, il calendario e le date, l identità degli esperti degli Stati membri dislocati nel paese candidato. Le clausole di cui agli articoli 5 e 9 sono vincolanti nella loro definizione dell identità dei/lle responsabili del progetto dello Stato membro e del paese candidato e dei/lle consiglieri/e per la preadesione (CPA) nonché delle loro controparti nel paese candidato, e indicative per quanto concerne le rimanenti questioni. La procedura per le modifiche da apportare all articolo 7 è illustrata nell allegato B della convenzione. L articolo 8 è vincolante per quanto riguarda l importo complessivo del contributo del programma dell'unione europea ai costi del progetto e indicativo per quanto concerne le rimanenti questioni. L articolo 11 è indicativo. 2.2 Modifiche alla convenzione non attinenti al bilancio C 11

12 Le modifiche al bilancio della convenzione sono soggette alle norme riportate nell allegato B della convenzione stessa. Le modifiche alla convenzione possono essere richieste nel corso del suo periodo di attuazione, purché non comportino variazioni del bilancio. Tali modifiche devono essere apportate dai due firmatari della convenzione di comune accordo. Se la modifica richiesta riguarda una clausola indicativa, sono i/le due responsabili del progetto (rappresentante dell SM e del PC) a deciderne autonomamente e congiuntamente l applicazione. A loro spetta il compito di stilare la clausola indicativa rivista in forma di lettera di accompagnamento alla convenzione, nella quale stabiliscono i cambiamenti da apportare. Tale lettera di accompagnamento è notificata alla Commissione (delegazione) e all unità centrale per i finanziamenti e gli appalti (UCFA). La modifica alla convenzione è ritenuta effettiva a partire dalla data dell ultima notifica. La lettera di accompagnamento, il cui utilizzo è limitato all introduzione di modifiche alle clausole indicative della convenzione, non può essere considerata dal punto di vista giuridico una clausola aggiuntiva. Per modificare una clausola vincolante, al contrario, è necessario ricorrere a una clausola aggiuntiva formale, che deve essere sottoposta all approvazione della Commissione e dell UCFA. In caso di mancata approvazione potrebbe essere messo in discussione il finanziamento dell'ue concordato. La clausola aggiuntiva, stilata e approvata dai firmatari della convenzione, è sottoposta da uno di questi all attenzione della delegazione della CE per l approvazione. I firmatari della convenzione possono delegare ai/lle responsabili del progetto l autorità di firmare qualsiasi clausola aggiuntiva per conto loro. La delegazione della Commissione ha la facoltà di accordare o rifiutare l approvazione delle clausole aggiuntive per conto della Commissione. È tuttavia necessaria l autorizzazione formale degli uffici centrali per l approvazione di clausole aggiuntive che possano avere uno o più dei seguenti effetti: modifiche da apportare al risultato garantito perseguito dalla convenzione di gemellaggio, sostituzione di un amministrazione o di un organo delegato dello Stato membro originariamente indicato come responsabile della convenzione, destituzione o ammissione di altri Stati membri, sostituzione del/la responsabile del progetto di uno Stato membro, sostituzione di un/a consigliere/a per la preadesione, interruzione o cessazione di una convenzione prima del suo naturale completamento. Se la Commissione è favorevole alle modifiche proposte, la delegazione richiede l approvazione scritta dell UCFA e notifica la decisione ai/lle responsabili del progetto fornendo il testo della clausola aggiuntiva firmata in segno di accettazione dall UCFA e dalla delegazione. La clausola aggiuntiva è considerata approvata alla data di tale notifica. C 12

13 Articolo 3. Cessazione Entrambe le parti (il paese candidato e lo Stato membro) possono recedere dalla presente convenzione in qualsiasi momento mediante preavviso scritto di tre mesi all altra parte, dopo averne informato la Commissione. In caso di inadempimento di una delle parti a uno qualsiasi degli obblighi della convenzione, l altra parte può risolvere la convenzione in qualsiasi momento e con effetto immediato, mediante comunicazione scritta, spiegando le ragioni di tale azione, dopo averne informato la Commissione. In tal caso, o per qualsiasi altra ragione esterna giustificata, la Commissione può altresì cessare l erogazione dei finanziamenti del progetto mediante preavviso scritto di tre mesi al paese candidato e allo Stato membro. Qualora per qualsiasi motivo la convenzione sia cessata, non sarà corrisposto alcun versamento allo Stato membro ad eccezione dei costi realmente sostenuti o irrevocabilmente vincolati (inclusi gli obblighi relativi ai contratti del personale) fino a, e compresa la data di cessazione. Articolo 4. Gestione e attuazione del progetto Lo Stato membro e il paese candidato sono responsabili dei rispettivi esperti e dei compiti assegnati a ciascuna delle parti ai titoli II, III e IV della convenzione. Il paese candidato garantirà il coordinamento con qualsiasi altro rilevante organo multilaterale o nazionale in possesso di una competenza o di un impegno significativi nei settori relativi al progetto. Articolo 5. Personale Il personale e gli esperti dello Stato membro ai quali è affidato il compito di realizzare le attività descritte agli articoli 5 e 6 della convenzione dovranno possedere un adeguata esperienza in materia di recepimento e applicazione dell acquis comunitario ed essere in possesso delle competenze necessarie a svolgere gli impegni richiesti. La loro retribuzione sarà conforme all articolo 7 della convenzione (bilancio) e, se del caso, all accordo quadro concluso dal rispettivo Stato membro (Stati membri) e dalla Commissione. Il paese candidato e lo Stato membro possono di comune accordo e in qualsiasi momento porre fine a un distaccamento a lungo termine, qualora il/la CPA non rispetti gli obblighi definiti nell allegato 6 dell accordo quadro o per qualsiasi altra ragione giustificata. La cessazione di un distaccamento, a prescindere dalla sostituzione del/la CPA in questione, può comportare la revisione da parte della Commissione del finanziamento di tutta o di parte della convenzione. La cessazione di un distaccamento deve pertanto essere riportata nella convenzione mediante una clausola aggiuntiva da sottoporre all approvazione della Commissione (comitato direttivo). La Commissione può, di propria iniziativa o per iniziativa del paese candidato o dello Stato membro, proporre la revisione del finanziamento per la convenzione, nel caso in C 13

14 cui il/la CPA non rispetti gli obblighi in conformità all allegato 6 in maniera soddisfacente o per qualsiasi altra ragione giustificata. In tal caso la Commissione propone ai firmatari una revisione della convenzione come condizione per il proseguimento dell erogazione di tutto o di parte del finanziamento. Articolo 6. Accordo quadro Lo stato giuridico e la retribuzione degli impiegati statali e del personale assimilato degli Stati membri impegnati nell'attuazione della presente convenzione saranno conformi a quanto definito negli accordi quadro firmati dalla Commissione e dagli Stati membri. Articolo 7. Fornitura di beni e servizi Per quanto concerne la fornitura di beni e servizi da parte del settore privato, in applicazione della presente convenzione saranno rispettate le disposizioni della Guida pratica agli strumenti PHARE, ISPA e SAPARD, tenendo conto delle norme specifiche definite nell allegato B della convenzione. Qualsiasi deroga è condizionata all approvazione della Commissione. Articolo 8. Rimborso degli anticipi Lo Stato membro firmatario della presente convenzione, a proprio nome e a nome di altri Stati membri (ministeri) che possono far parte di un consorzio di cui esso è responsabile, si impegna a rimborsare alla Commissione qualsiasi anticipo da quest ultima corrisposto, inclusi gli anticipi versati ai/lle consiglieri/e per la preadesione e alle loro amministrazioni di appartenenza, il cui utilizzo non è giustificato da successive fatture accettate dalla Commissione. Articolo 9. Segreto d'ufficio e diritti d'autore Le parti avranno l'obbligo di rispettare il segreto professionale. Tutti gli esperti dello Stato membro e in particolare i/le CPA si impegnano a mantenere la massima discrezione riguardo a fatti e informazioni di cui abbiano preso conoscenza in relazione o nel corso dello svolgimento dei propri incarichi o relative al proprio lavoro nell amministrazione ospitante del paese candidato o dell Unione europea. Non dovranno altresì in alcun modo rivelare, pubblicare o favorire la pubblicazione di alcun documento o informazione che non sia già stato reso pubblico senza aver ottenuto il permesso da parte sia del paese candidato sia della Commissione. Tale permesso sarà rifiutato soltanto nel caso in cui la pubblicazione proposta possa pregiudicare gli interessi del paese candidato ospitante o dell UE. Gli esperti e i/le CPA saranno tenuti a rispettare tale obbligo anche dopo la conclusione del proprio incarico nell ambito del progetto. Tali disposizioni si applicheranno inoltre a tutti i subcontraenti per i quali lo Stato membro si assume la responsabilità. Articolo 10. Relazioni Lo Stato membro presenta regolarmente alla Commissione europea relazioni trimestrali, se del caso avallate dal paese candidato e recanti le sue valutazioni aggiuntive, da inviare agli indirizzi specificati all articolo 11 della convenzione. C 14

15 La prima, la terza e le successive relazioni trimestrali con numerazione dispari possono essere limitate a un semplice resoconto del processo di attuazione, con riferimenti diretti al programma di lavoro e agli stadi di riferimento definiti all articolo 6 della convenzione. La seconda, la quarta e le successive relazioni trimestrali con numerazione pari devono recare, in aggiunta a quanto sopra menzionato, un analisi generale riguardante: l intero processo di attuazione del progetto, le principali difficoltà incontrate, la conformità agli obiettivi globali definiti al titolo I della convenzione e l eventuale necessità di ridistribuire le risorse disponibili allo scopo di perseguire l obiettivo previsto nonostante le difficoltà presentate. Per le gravi difficoltà di attuazione che possono emergere tra due relazioni trimestrali è prevista l elaborazione di relazioni speciali su richiesta del paese candidato o della Commissione. Alla conclusione del progetto, lo Stato membro preparerà una relazione finale sul progetto e uno studio critico sui principali problemi eventualmente emersi nel corso dell attuazione della convenzione. La relazione finale è condizionata all approvazione del paese candidato che, se necessario, può aggiungere le proprie osservazioni aggiuntive. L allegato C contiene i modelli del formato delle relazioni. Seguendo lo stesso calendario di presentazione delle relazioni di progetto, ossia ogni tre mesi a partire dalla data di notifica dell'approvazione da parte della delegazione della Commissione, l'sm partner per il gemellaggio sottopone relazioni finanziarie dettagliate all'ucfa. Tali relazioni devono documentare: 1. registro del progetto, ossia tutte le spese sostenute per il progetto in ordine cronologico; 2. le spese effettive in relazione alle spese iscritte in bilancio, sulla base delle attività numerate e delle sezioni di bilancio indicate al titolo III, articolo 7, della convenzione di gemellaggio. La relazione finanziaria finale deve essere accompagnata da un certificato di revisione contabile prodotto da un revisore dei conti riconosciuto e indipendente. Il revisore dei conti deve certificare che tutte le transazioni fatturate dall'sm partner per il gemellaggio nel corso della convenzione erano debitamente giustificate in conformità alle regole stabilite e che tali transazioni sono state prodotte esclusivamente in conseguenza della convenzione. Articolo 11. Monitoraggio Per monitorare l utilizzo dei fondi erogati, la Commissione europea eseguirà una valutazione annuale di ciascun programma di gemellaggio al fine di esaminare i C 15

16 risultati e i progressi compiuti rispetto agli obiettivi definiti nel memorandum di finanziamento della presente convenzione di gemellaggio. Gli esperti addetti alla valutazione appositamente nominati dalla Commissione per la loro esperienza e conoscenza dell aspetto tecnico e amministrativo dei progetti svolgeranno la valutazione secondo un piano di lavoro che riguarderà tutti i programmi in corso in un paese. Alla conclusione del monitoraggio sarà prevista l elaborazione di una relazione riguardante i fatti osservati dall esperto, nella quale dovranno essere formulate conclusioni e avanzate raccomandazioni concrete e pratiche mirate a migliorare lo svolgimento del progetto per garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti. Tale relazione sarà presentata al comitato paritetico di controllo, istituito nell ambito del memorandum di finanziamento, attraverso i suoi sottocomitati che garantiranno l attuazione delle raccomandazioni. Articolo 12. Ispezione e revisione contabile Allo scopo di verificare le condizioni di utilizzo dei fondi erogati, la Commissione avrà il diritto di inviare propri agenti o rappresentanti debitamente autorizzati ad eseguire qualsiasi revisione contabile ritenuta necessaria per seguire l attuazione del progetto. Queste revisioni contabili possono essere eseguite sia nello Stato membro che nel paese candidato in questione. A tale scopo lo Stato membro e il paese candidato dovranno: (i) custodire tutti i documenti finanziari e contabili relativi alle attività finanziate dalla Commissione europea nell ambito della presente convenzione; (ii) garantire ai suddetti agenti o rappresentanti della Commissione il diritto di ispezionare tutta la documentazione e la contabilità attinente alle voci di bilancio finanziate nell ambito di questa commissione, ivi compresi gli estratti conto del lavoro eseguito da terzi; (iii) offrire assistenza alla Corte dei Conti europea nello svolgimento delle revisioni contabili relative all utilizzo dei fondi resi disponibili. Per l'ucfa del paese candidato si applicheranno le responsabilità di controllo finanziario nazionali definite nei memorandum di intesa e relative al fondo nazionale e all UCFA, in linea con gli accordi di attuazione definiti nel memorandum di finanziamento sul programma nazionale di cui il progetto fa parte. I documenti finanziari e contabili di rilievo dovranno essere conservati per un periodo di cinque anni dopo la chiusura del suddetto programma nazionale. Articolo 13. Composizione delle dispute Qualsiasi disputa relativa alla presente convenzione che non trovi composizione amichevole tra le due parti sarà demandata ad arbitrato. Sarà istituito un collegio arbitrale, composto da un membro nominato da ognuna delle parti e da un presidente designato da entrambi membri. Nel caso in cui i due arbitri non giungano a un accordo sulla scelta del presidente entro un mese dalla loro nomina, entrambe le parti possono avanzare una richiesta scritta al presidente della Corte di giustizia delle C 16

17 Comunità europee affinché scelga un presidente. La decisione del collegio arbitrale sarà vincolante per entrambe le parti senza ricorso in appello. Il collegio arbitrale decide ex aequo et bono. Articolo 14. Diritto applicabile Alla presente convenzione si applicherà la legge dello Stato membro il cui governo ha firmato la convenzione (in qualità di responsabile di un consorzio di Stati membri o come unico Stato membro). C 17

18 ALLEGATO B DELLA CONVENZIONE DI GEMELLAGGIO: ESECUZIONE DEL BILANCIO E PROCEDURE DI PAGAMENTO APPLICABILI ALL UNITÀ CENTRALE PER I FINANZIAMENTI E GLI APPALTI DEL PAESE CANDIDATO 1. PRINCIPI GENERALI Tutte le spese sostenute dallo Stato membro e dal suo personale nell ambito dell accordo di gemellaggio (rimborso dello stipendio corrisposto al/la CPA, delle indennità e delle spese sostenute dal/la CPA e di tutte le altre spese generate dal progetto, indicate precedentemente nelle categorie I, II e III) e riportate in dettaglio nell analisi stratificata dei costi, all articolo 7 del titolo III, sono di norma assimilate a una stessa categoria e rimborsate allo Stato membro dal programma dell'unione europea. (sono esclusi i servizi assegnati per contratto al settore privato dall UCFA) Lo Stato membro e l UCFA possono, di comune accordo, provvedere al pagamento diretto delle precedenti categorie I (rimborso dello stipendio del/la CPA) e/o II (indennità e rimborso delle spese sostenute dal/la CPA), anche in forma separata. Il pagamento degli interventi del settore privato è effettuato dalla relativa autorità appaltatrice. Nel caso l autorità appaltatrice sia l organo dello Stato membro responsabile dell attuazione del progetto, il rimborso avviene nell ambito dei pagamenti trimestrali (purché l ammontare massimo non superi i 5000 di costo unitario nel caso dei beni e i nel caso dei servizi). Per gli altri interventi del settore privato l UCFA è l autorità appaltatrice. Le parti possono tuttavia concordare di assegnare tutti gli appalti del settore privato all'ucfa o a un'equivalente autorità appaltatrice previa approvazione della delegazione della Commissione. Tutti i pagamenti sono condizionati alla presentazione di una richiesta di anticipo o di una fattura. Sulle richieste di anticipo e di emissione di fattura deve comparire la firma originale del/la responsabile del progetto dello Stato membro, designato/a nell articolo 11.1 della presente convenzione. I pagamenti finanziati dai programmi dell'ue sono effettuati in euro. Le spese sostenute in altra valuta devono essere convertite in base al tasso pubblicato dalla Banca centrale europea nella serie C della Gazzetta ufficiale e applicabile il primo giorno del mese in cui è stata sostenuta la spesa. Non saranno previste compensazioni per eventuali fluttuazioni del tasso di cambio tra il giorno in cui la spesa è stata sostenuta e la data di rimborso da parte dell UCFA. L UCFA e il beneficiario si fanno carico ciascuno delle proprie spese bancarie. Il mandatario del pagamento dei progetti di gemellaggio è l UCFA (o l organo equivalente nel paese beneficiario). Ogni riferimento all'ucfa nel presente manuale è da intendersi a indicare tale mandatario di pagamento. C 18

19 Salvo disposizioni contrarie, i pagamenti saranno effettuati entro 60 giorni dalla ricevuta della richiesta di pagamento. I versamenti possono subire ritardi se i servizi prestati sono contestati. Nel periodo di 60 giorni sono esclusi i ritardi imputabili alle procedure bancarie. Se la scadenza per i versamenti trascorre senza che sia stato fatto il pagamento, lo Stato membro firmatario potrà usufruire degli interessi calcolati proporzionalmente in base al numero di giorni solari di ritardo, al tasso di interesse applicato dalla Banca centrale europea e pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee nel mese in cui è effettuato il pagamento, con un incremento dell 1%. Tale indennità è esclusiva. 2. STRUTTURA DELLA PROCEDURA DI PAGAMENTO Anticipo: al ricevimento della notifica dell approvazione della convenzione di gemellaggio da parte della Commissione, l organo dello Stato membro responsabile dell attuazione del progetto può richiedere all UCFA un anticipo per un importo pari al totale dei fondi per l esecuzione del progetto per 9 mesi. Pagamenti interinali: ogni tre mesi dalla data di notifica dell approvazione, il/la responsabile del progetto dell SM presenta all'ucfa una relazione finanziaria indicante tutte le spese iscritte nel bilancio sostenute nel corso degli ultimi tre mesi. Se l'sm partner per il gemellaggio può dimostrare che più del 50% degli anticipi accumulati è stato utilizzato, può essere richiesto un pagamento interinale pari a 4 mesi di spese proporzionali del progetto. Prima del versamento o del saldo finale, i pagamenti già effettuati relativi al primo anticipo e alle successive fatture interinali non possono superare l'80% della somma totale assegnata dal bilancio della convenzione approvato dalla Commissione. Pagamento finale: al completamento del progetto di gemellaggio e previa approvazione da parte del PC beneficiario e della delegazione della Commissione della relazione finale sul progetto di gemellaggio nella quale si conferma il raggiungimento del risultato perseguito, l SM partner del gemellaggio presenta la fattura finale insieme alla relazione finanziaria globale finale. Se è stato speso oltre l'80% del bilancio iniziale, il saldo sarà a favore dell SM partner del gemellaggio. Se, invece, la spesa totale è inferiore all'80% del bilancio, l UCFA richiede all organo dell SM responsabile dell attuazione della convenzione di gemellaggio la restituzione dell anticipo inutilizzato. L organo dell SM responsabile dell attuazione del progetto di gemellaggio è altresì responsabile della restituzione degli anticipi relativi ai/lle CPA che rimangono inutilizzati sulla base delle fatture accettate dall UCFA. La relazione finanziaria finale deve essere accompagnata da un certificato di revisione contabile prodotto da un revisore dei conti riconosciuto e indipendente. Il revisore dei conti deve certificare che tutte le transazioni fatturate dall'sm partner per il gemellaggio nel corso della convenzione erano debitamente giustificate in conformità alle regole stabilite e che tali transazioni sono state prodotte esclusivamente in conseguenza della convenzione. C 19

20 Se l organo dell SM responsabile dell attuazione del progetto non è in grado di fornire un certificato di revisione contabile a documentazione della fattura finale, sarà commissionata una revisione contabile valida secondo le leggi dell'sm e le spese sostenute per la stessa saranno incluse nelle spese effettive fatturate dall'sm (vedi il punto 5.11). 3. DOCUMENTAZIONE A SOSTEGNO DELLE FATTURE 3.1. Approvazione da parte del beneficiario dei servizi resi Sulla base delle fatture dettagliate emesse secondo l'analisi stratificata dei costi (titolo III, articolo 7) della convenzione, il/la responsabile del progetto dello Stato membro è responsabile di richiedere al beneficiario l approvazione dei servizi prestati. Per ragioni di convenienza, questo compito può essere facilitato dal/la consigliere/a per la preadesione Ricevute e fatture dei servizi resi Lo Stato membro partner del gemellaggio è tenuto a conservare accuratamente e sistematicamente la documentazione e i registri contabili relativi alle attività svolte nell ambito della convenzione di gemellaggio. I registri dovranno essere dettagliati e compilati in modo tale da consentire di stabilire con precisione il numero delle giornate di lavoro svolte nel paese candidato nonché tutte le spese impreviste iscritte a bilancio e correlate all attuazione della convenzione di gemellaggio. I registri devono essere conservati per un periodo di 5 anni a partire dall ultimo versamento effettuato nel quadro della convenzione. Per documentazione si intendono tutti i documenti relativi alle entrate, alle uscite e agli inventari necessari per la verifica della documentazione di appoggio, in modo particolare il foglio delle presenze delle missioni, la documentazione di viaggio, le ricevute dei pagamenti per gli esperti e altre fatture. La mancanza di tale documentazione costituisce un inadempienza degli obblighi contrattuali e comporta la sospensione del finanziamento dell'unione europea o la richiesta di rimborso di tutti o parte dei fondi alla Commissione. Fermi restando i diritti e gli obblighi della Corte dei conti europea, l'olaf, i servizi della Commissione interessati, i rappresentanti dell UCFA o altri organismi autorizzati del paese beneficiario potranno, in qualsiasi momento, ispezionare la documentazione e i conti relativi all attuazione della convenzione di gemellaggio o di effettuare revisioni contabili. Hanno inoltre facoltà di fare una copia di tali documenti, sia durante che dopo l attuazione della convenzione. La quantità dei documenti richiesti dipende dalla valutazione dei rischi e dal margine di errore possibile vista la natura dei documenti in questione. Si noti che, al contrario di quanto stabilito nelle norme precedenti, nessun documento giustificativo originale deve essere presentato all UCFA. Il certificato di revisione contabile dispensa gli organi dell'sm responsabili dell'attuazione dal presentare documenti giustificativi secondo il Regolamento finanziario delle C 20

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