Estratto per per gli addetti all identificazione ed alla vigilanza. L identificazione dei candidati

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1 CONCORSO PER ESAMI E TITOLI PER IL RECLUTAMENTO DI DIRIGENTI SCOLASTICI PER LA SCUOLA PRIMARIA, SECONDARIA DI PRIMO GRADO, SECONDARIA DI SECONDO GRADO E PER GLI ISTITUTI EDUCATIVI Estratto per per gli addetti all identificazione ed alla vigilanza L identificazione dei candidati Dopo che il Presidente, effettuate tutte le verifiche sulla sede e sui materiali per la prova, avrà autorizzato il personale della vigilanza esterna (vigili urbani e/o polizia, carabinieri, personale ausiliario della scuola) ad ammettere in aula i candidati, occorrerà avviare celermente l'identificazione. Ogni coppia di addetti al varco avrà un elenco di circa 120 candidati (soluzione standard succiatta). Il tempo medio di registrazione per ciascun candidato è stimato in circa 30 secondi. Gli addetti ai varchi lavorano in coppia, preferibilmente uno identifica il candidato, raccogliendo la firma sul registro, l altro consegna il materiale. In caso di più aule, appare necessrio centralizzare l identificazione ed indicare al candidato l aula di sua assegnazione. Se non è possibile occorreranno fino a 20 addetti che aula per aula identificano ciascuno 20 candidati, smembrando i fogli del registro che sono stampati in ordine alfabetico e dividendo anche i fogli contenenti le etichette anagrafiche, nonché tutti gli altri materiali (ogni registro per varco da 120 si trasforma in 6 mini-registri da 20)

2 Le operazioni da compiere sono: verifica degli estremi del documento in corrispondenza dell apposito spazio sul registro, (il documento deve essere valido e se scaduto occorre l autocertificazione); raccolta della firma nell apposito spazio sull elenco (doppia firma se occorre notificare comunicazioni particolari ai candidati e/o acquisire autocertificazione dei requisiti di accesso dichiarati nella domanda on-line); consegna del materiale necessario per lo svolgimento della prova: cartoncino anagrafico sul quale deve essere apposta l etichetta adesiva del codice a barre anagrafico, busta piccola auto incollante. I materiali vanno forniti ad ogni coppia di assistenti dal responsabile dei materiali. In caso di prova su più aule e di identificazione effettuata direttamente nelle aule, l addetto ai materiali dovrà curare con massima attenzione la divisione dei materiali e dei registri Compiti specifici per gli addetti all identificazione - bisogna cercare l etichetta adesiva con il codice a barre anagrafico, da staccare e apporre sul cartoncino nell apposito spazio dall elenco di etichette stampate su fogli A4 e in ordine alfabetico, verificando attentamente la corrispondenza del numero di codice riportato sull etichetta stessa e sul registro a fianco al nominativo del candidato; - è necessario prestare la massima attenzione nei casi di omonimia o di cognomi particolarmente diffusi, ES: Rossi, Bianchi, Esposito; - bisogna ribadire al candidato che dovrà utilizzare una penna biro propria di colore nero, come precedentemente segnalato sul sito e riportato nel suddetto foglio delle istruzioni. In caso di candidati assenti nell elenco o che presentino problemi non risolvibili presso il varco, occorre dirottarli presso il varco delle autocertificazioni dove due addetti provvedono alla identificazione del candidato in altro apposito registro; si tratta di un registro da compilare al momento su appositi moduli forniti da FormezItalia insieme al Registro ufficiale e nominativo, adeguatamente formattati, che riportano lo spazio riservato ai dati anagrafici dei candidati e la numerazione progressiva di codici a barre ciechi (vedi foto) ovvero privi del nome e cognome del candidato; le relative etichette, stampate analogamente alle altre su appositi fogli, riportano,

3 conseguentemente, un codice a barre e il numero identificativo, ma non il nome e cognome (vedi foto). Gli addetti, ultimata questa operazione, ammettono il candidato a svolgere la prova con riserva, acquisiscono dallo stesso apposita dichiarazione autocertificatoria (facendo compilare un modulo), e lo invitano a compilare per intero il cartoncino anagrafico, nello spazio previsto, poiché l etichetta con il codice a barre non poteva riportare i suoi dati. Al termine dell identificazione, chiusi ufficialmente i cancelli di accesso, gli assistenti ai varchi compilano e firmano il frontespizio dell elenco/registro loro affidato (vedi foto). Se il registro viene smembrato perché l identificazione avviene direttamente nella aule, ogni addetto firmerà il retro del foglio e certificherà il numero di presenti per aula. Il numero dei candidati presenti, dato dalla somma dei presenti di ciascun registro, viene messo a verbale. Vengono messi agli atti i singoli registri e le eventuali autocertificazioni. Casi particolari che possono verificarsi nell identificazione Qualora l assistente avesse apposto sul cartoncino anagrafico un etichetta non corrispondente al nominativo del candidato è fondamentale che questi corregga i suoi dati riscrivendoli nell apposito spazio del cartoncino anagrafico SENZA STACCARE L ETICHETTA ERRATA In caso di firma erroneamente apposta, da parte del candidato, in uno spazio non corrispondente al proprio nominativo, basterà inserire una nota o un richiamo alla fine del registro Gestione delle file dei candidati Il candidato, dopo l identificazione, viene invitato a prendere posto, secondo le istruzioni fornite dai responsabili di sala, i quali dovranno garantire il razionale riempimento delle postazioni di lavoro predisposte. Ai portatori di handicap verranno garantite tutte le forme di assistenza, motoria, visiva, logopedistica, ecc., inclusa la possibilità di concessione di tempi aggiuntivi, nel rispetto della vigente normativa e sulla base della documentazione dagli stessi esibita e precedentemente segnalata in occasione della domanda. Per gli ipovedenti, non essendo possibile predisporre prove ad hoc si ricorrerà all assistenza di un componente il comitato di vigilanza o un assistente che leggerà (sotto voce e a debita distanza dagli altri candidai) la prova e compilerà sotto dettatura il foglio a lettura ottica; naturalmente massima

4 attenzione a non disturbare gli altri candidati né a suggerire loro involontariamente le risposte parlando ad alta voce Sarà possibile ottenere tempi aggiuntivi sebbene sprovvisti di idonea documentazione, fatta salva una valutazione che la Commissione farà successivamente. Tuttavia occorre ricordare l orientamento della Commissione RIPAM che, in occasioni analoghe, non riconosce tempi aggiuntivi superiori al 50% della durata della prova stessa, vista la sua natura di prova a test preselettiva. Gli addetti ai varchi vanno, quindi, a sistemarsi dinanzi alle file dei banchi in attesa che un responsabile gli assegni la fila da gestire. La fila standard per ogni assistente è di 40 candidati, e comunque non deve superare i 60. In caso non sia possibile dare ad ogni assistente una sola fila (o A o B) occorrerà prevedere che l assistente curi due file parallele (A + B), conseguentemente i materiali concorsuali da distribuire (foglio a lettura ottica e moduli con i quesiti estratti) saranno nelle due serie parallele, quindi occorrerà effettuare le operazioni con ancora maggiore attenzione Sorteggio on line delle prove e relativa riproduzione Preliminarmente va ricordato che la prova viene estratta direttamente a Roma immediatamente prima del VIA tramite un apposito sistema di estrazione casuale dei quesiti della banca dati dei test. In realtà l estrazione riguarda serie numeriche, una per ogni ambito tematico previsto dal bando e stabilito dal competente Staff del Ministero. Il sistema estrarrà e stamperà a Roma, quindi, un semplice elenco di numeri, tanti quante sono le domande alle quali rispondere. Saranno estratte tre batterie di numeri corrispondenti a tre possibili prove da cento quesiti (prova n.1 prova n.2, prova n.3); i quesiti (quindi i relativi numeri che li identificano) saranno distribuiti tra le varie materie previste dal bando: ciascuna batteria sarà elaborata dal sistema in due serie parallele (A e B), riporterà, cioè, gli stessi numeri ma disposti in due ordini diversi; quindi i testimoni di Roma effettueranno un ulteriore sorteggio (tra le suddette: prova n.1, prova n.2, prova n.3), e il foglio estratto (corrispondente alla prova scelta) dovrà in ogni sede essere riprodotto in tante copie quanti sono i presenti, ovviamente nelle due suddette serie parallele A e B. Tutti i candidati, quindi, dovranno rispondere alle stesse 100 domande, ma in tutte le sedi essi saranno collocati su file parallele, avranno le suddette serie parallele e ciascun candidato si troverà così ad avere alla propria destra e alla propria sinistra un collega con le stesse domande ma stampate in un ordine differente.

5 Il test estratto sarà reso disponibile tramite il sito del MIUR e ogni Presidente, tramite connessione internet, dovrà scaricarlo nelle due versioni A e B e farlo immediatamente riprodurre in tante copie quanti sono i presenti disposti ovviamente nelle file parallele A e B. Per questo è necessario che gli addetti alle sale comunichino al Presidente quanti sono complessivamente i candidati collocati nelle file A e quanti nelle file B per stampare un adeguato numero di copie della prova estratta. Per sicurezza una copia del test verrà anche inviata via fax e via mail a ciascuna sede e sempre nella serie A e nella serie B. Sul sito saranno pubblicati gli orari da rispettare nell effettuazione di queste operazioni (al momento si presume quelli del suddetto TIMING), in modo che si possa dare contestualmente il VIA!! in tutte le sedi d Italia, e comunque in nessuna di esse la prova possa avere inizio con un ritardo tale da consentire qualunque ipotesi di collegamento tra candidati che hanno già ultimato la prova e candidati che ancora non siano partiti per sostenerla. Il Presidente comunica, tramite il modulo on-line succitato, il numero di candidati pronti al VIA. Attenzione: in caso di impedimenti che possano rallentare le operazioni, mettersi in contatto con la sede di Roma. Occorrerà comunque risolvere l impedimento perché non è prevista un prova di riserva e occorrerà quindi obbligatoriamente partire e chiudere in giornata la prova. Accertata la chiusura in tutta Italia della identificazione dei candidati, eventuali ritardi sull orario stimato di avvio e conclusione della prova in qualche isolata sede non potranno compromettere la regolarità della procedura visto che in tutte le sedi i candidati saranno stati comunque identificati e messi in sicurezza cioè nella condizione di non comunicare in alcun modo con l esterno. Tuttavia è bene rispettare il taiming generale con margini di tolleranza molto contenuti e sempre verbalizzare ogni singola operazione con i relativi tempi Mentre il Presidente di ogni sede di prova procede a far riprodurre il modulo contenente le domande sorteggiate (versione A e versione B) occorre verificare (lo fa il responsabile di sede insieme ai capi gruppo e con gli assistenti di ciascuna fila) che il numero di candidati seduti corrisponda al numero di quanti sono stati registrati ai varchi. Solo successivamente si può procedere. In caso di mancata corrispondenza è possibile o un errore nella raccolta delle firme dei presenti (doppia firma di qualche candidato, o al contrario un candidato che non ha firmato), o che dopo l identificazione un candidato si sia allontanato dalla sede senza comunicarlo.

6 Ovviamente in caso di rinuncia alla prova il nominativo del rinunciatario va verbalizzato, il cartoncino anagrafico va consegnato al Comitato che lo allegherà al verbale, il numero dei presenti va aggiornato. Se non si riesce a risalire rapidamente alla ragione di una eventuale discordanza tra firme a registro e presenti in sala, si va avanti con la prova e tutte le necessarie verifiche si effettuano dopo la consegna degli elaborati. Nel caso in cui non si sia potuta ricostruire la causa della discordanza si verbalizza l accaduto (per esempio 340 firme 339 presenti e 339 compiti ritirati). Dall analisi dei verbali e di tutta la documentazione allegata, inclusi i compiti, si procederà successivamente ad accertare l accaduto in sede centrale a Roma. Ultimati i controlli suddetti, si procede, rispettando l ora prevista, alla riproduzione del modulo in numero di copie sufficienti, sotto la responsabilità del comitato di vigilanza. La stampa avverrà mentre si procederà alla distribuzione dei fogli a lettura ottica per le risposte, e mentre lo speakerpresidente dà le istruzioni, le stesse contenute sul foglio distribuito ai candidati. Istruzioni per i candidati: lo speaker Lo speaker, che rimane in sala per tutta la durata della prova, stante l ufficialità della prova richiama l'attenzione dei candidati sulla necessità che i medesimi tengano un comportamento irreprensibile, più in particolare che non comunichino tra di loro e/o con l esterno, che non facciano uso di manuali o testi vari, che si attengano scrupolosamente alle indicazioni fornite. Ai candidati vanno anche ricordate alcune operazioni elementari che in genere molti dimenticano, ovvero: 1) firmare il cartoncino anagrafico; 2) riportare sul foglio delle istruzioni, nell apposito spazio in fondo allo stesso, la password che trovano sul cartonino anagrafico, e che servirà per il successivo accesso agli atti on-line mediante il quale i candidati avranno la possibilità di verificare direttamente il proprio elaborato; 3) utilizzare esclusivamente la penna biro nera che ciascuno era tenuto a portare con se (ma naturalmente è bene che in ogni sede di prova il comitato abbia qualche penna di riserva) Lo speaker ricorda quindi in maniera perentoria ai candidati il divieto tassativo, pena l esclusione, dell uso di cellulari, di qualsiasi strumento di calcolo e/o di comunicazione e il divieto assoluto, pena l esclusione di allontanarsi dalla propria postazione. Lo speaker, su indicazione del presidente, informa i candidati circa il tempo e le particolarità per un corretto svolgimento della prova.

7 In particolare ricorda: - che i quesiti estratti sono tutti contenuti nella banca dati dei test già pubblicata e raccolta nel volume da distribuire; - che i numeri estratti corrispondono al numero del quesito, presente sul libro dei test; - che i candidati devono cercare sul libro dei test i quesiti cui rispondere, il cui numero è riportato sul modulo distribuito; - che i quesiti estratti sono stampati in due serie parallele, identificate dalla lettera A e B: tutti i candidati, quindi, hanno gli stessi quesiti, sebbene distribuiti in un ordine diverso. - che il foglio a lettura ottica sul quale riportare le risposte alle domande estratte, non può essere sostituito per nessuna ragione dopo che è stato dato il VIA alla prova. Il foglio di risposta a lettura ottica è contrassegnato dalla lettera A o dalla lettera B. Tale foglio è predisposto per rispondere ai quesiti; i candidati dovranno rispondere alle domande utilizzando la penna propria ed annerendo per intero il pallino in corrispondenza della risposta esatta (A, B, C, D). Ad ogni assistente verrà assegnata una fila che avrà un numero progressivo di identificazione e una lettera (A o B) a seconda della serie di quesiti. L assistente sarà responsabile della fila per: la somministrazione ed il ritiro dei materiali e per il controllo nel corso di tutta la prova. Il numero dei candidati sistemati nella fila dovrà essere il numero di riferimento fondamentale per ciascun assistente. L assistente di ciascuna fila deve distribuire contemporaneamente ai propri colleghi, e nei tempi scanditi dallo speaker, i moduli con i quesiti, serie A o B, i fogli a lettura ottica nel numero esatto dei candidati seduti nella fila. Per queste delicatissime operazioni gli assistenti devono contare su un referente che consegni loro il numero esatto di fogli a lettura ottica, precedentemente siglati dal Presidente o da un membro del Comitato di Vigilanza, il numero esatto di moduli dei quesiti, sulla base del numero di candidati, fornito dall assistente di fila. Da evitare assolutamente che i candidati, prima dell inizio della prova, si spostino dal posto loro assegnato. Ciascun assistente di fila avrà, in corrispondenza della fila assegnatagli, un banco su cui poggiare il materiale da distribuire (potrebbe essere il primo banco di ogni fila da lasciare libero e leggermente più staccato dal secondo); su tale banco, e in apposto foglio, verrà riportato il nome dell assistente, il numero della fila, la serie A o B di quesiti da distribuire, il numero di candidati. Prima di dare il VIA!, poiché non è consentito l uso di fogli o quaderni propri, dovrà essere suggerito ai candidati di utilizzare come minuta il libro dei test o il foglio che contiene i numeri corrispondenti ai quesiti estratti; ma vanno assolutamente evitati appunti, segni o note sul foglio a lettura ottica, pena l annullamento della prova perché si tratta a tutti gli effetti di segni di riconoscimento.

8 E bene ribadire più volte questo avviso ai candidati ATTENZIONE: per le sedi dove i candidati sono ripartiti in più aule, e non sia possibile comunicare contemporaneamente con loro, le istruzioni vanno date dai singoli assistenti che segnaleranno al Presidente eventuali richieste specifiche dei candidati, che il Presidnete soddisfa prima di dare il VIA (o segnalarlo tramite campanella) La distribuzione dei materiali Dal momento in cui il Presidente autorizza la distribuzione dei fogli a lettura ottica, si procede alla loro consegna, verificando che siano tutti siglati nell apposito spazio, non abbiano alcun segno evidente inavvertitamente apposto dai commissari, siano suddivisi nella serie A o B in corrispondenza quindi delle file A o B e del numero di candidati ai quali vanno distribuiti. Dal momento in cui il Presidente autorizza la distribuzione dei moduli dei quesiti estratti, si procede alla loro consegna, verificando, come per i fogli a lettura ottica, che appartengano alla stessa serie A o B, corrispondente alla fila di collocazione dei candidati Prima del VIA il Presidente, direttamente o tramite lo speaker, chiederà ufficialmente ai candidati di verificare che: - tutti siano dotati di penna biro nera; - abbiano tutti trovato il libro e il foglio delle istruzioni sul banco; - non abbiano dissigillato il libro dei test; - abbiano tutti ricevuto il cartoncino anagrafico con la propria etichetta - abbiano tutti ricevuto il foglio a lettura ottica e il modulo con i numeri dei quesiti estratti, e verificato la corrispondenza tra la lettera ( A o B) della fila loro assegnata, del foglio a lettura ottica, del modulo con i quesiti estratti. In caso di segnalazione di discordanze, si procede sollecitamente a correggerle. TASSATIVAMENTE I CANDIDATI NON POSSONO INIZIARE LA PROVA PRIMA DEL VIA NE POSSONO DISSIGILLARE IN ANTICIPO IL LIBRO A PENA DI ANNULLAMENTO DELLA PROVA Lo svolgimento della prova Il Presidente autorizza l avvio della prova e i candidati possono dissigillare i libri. Parte a questo punto il tempo: è necessario avere un cronometro in sala e almeno due persone che controllino il tempo in maniera esatta (al secondo) perché anche un minimo di differenza tra sede e

9 sede quanto al tempo di svolgimento della prova effettivamente concesso (che deve essere per tutti esattamente di 100 minuti), potrebbe generare contenzioso!! In genere pochi secondi dopo il VIA si genera un silenzio assoluto in sala. E bene che durante la prova nei corridoi, tra le file, non vi siano troppe persone, per non generare confusione. La vigilanza Gli assistenti cerchino di rispettare il corridoio corrispondente alla loro fila. I componenti il comitato circolino liberamente per verificare che i candidati si comportino in maniera corretta. Gli assistenti non devono ammonire i candidati in caso di scorrettezze ma segnalarle immediatamente al comitato che adotta gli eventuali provvedimenti disciplinari (richiamo informale, richiamo ufficiale, espulsione). Imprevisti che possono accadere nel corso della prova Durante lo svolgimento della prova accade che i candidati chiedano: 1) la sostituzione del libro dei test per un errore di stampa; 2) la sostituzione del foglio a lettura ottica per aver trascritto una risposta non esatta. 3) La consegna della prova prima che siano scatuti i 100 minuti Nel primo caso (rarissimo) gli assistenti, se accertano che la copia del volume in possesso del candidato è effettivamente stampata male (fogli bianchi e/o macchiati, e/o tagliati, ecc.), devono sostituire rapidamente il libro e il candidato va invitato a continuare serenamente la prova. E bene, quindi, che tutti gli assistenti abbiano qualche copia di riserva del libro sigillato sempre pronta da consegnare in caso di bisogno. Ma attenzione spesso i candidati semplicemente non riescono a trovare il numero del quesito sul libro perché, presi dall emozione, non sanno consultarlo!! Quindi tranquillizzarli Nel secondo caso occorre essere molto rigorosi: il foglio a lettura ottica, come ricordato dallo speaker, non può essere sostituito per nessun motivo una volta dato il VIA. Il candidato che dovesse farne richiesta va invitato ad utilizzare comunque il foglio assegnato: si consiglia di usare massima fermezza. A metà del tempo va dato un avviso ai candidati suggerendo di valutare se non sia il caso di iniziare a fornire le risposte sul foglio a lettura ottica, se non lo avessero gia' fatto, mentre a cinque minuti

10 dallo scadere del tempo si invitano i candidati a procedere con calma alla trasposizione delle loro ultime risposte. Prima dell ALT (a due/tre minuti, dipende dalla logistica di ogni sala) gli assistenti di fila distribuiscono, poggiandole sui banchi dei candidati, le buste bianche auto sigillanti che servono per le operazioni di chiusura e consegna degli elaborati, che l addetto ai materiali avrà fatto trovare loro sul banco destinato alla raccolta e distribuzione dei materiali. Finita la distribuzione gli assistenti restano in fondo alla fila e/o corridoio Nel terzo caso, essendo prevista dalla procedura la consegna contestuale delle prove mediante ritiro delle stesse da parte degli assistenti allo scadere dei 100 minuti concessi, nessuno potrà consegnare anticipatamente il proprio elaborato. I candidati (in genre numerosi) che finiranno in anticipo la loro prova devono attendere necessariamente l ALT e vanno, quindi, richiamati a rimanere seduti in silenzio, e invitati a girare il foglio a lettura ottica in attesa della consegna finale.

11 Termine della prova e ritiro dei materiali Allo scattare dell ALT il Presidente ordina in maniera perentoria ai candidati di posare sul banco la penna e di sospendere l esecuzione della prova, di inserire nel libro il foglio-minuta dove erano riportati i numeri dei quesiti estratti, di chiudere il libro, e di seguire attentamente le istruzioni ATTENZIONE: QUESTA E UNA DELLE FASI PIU DELICATE DELLA PROCEDURA Partendo dal fondo, ciascun assistente rapidamente verifica che ciascun candidato abbia posato la penna, terminata la prova e chiuso il libro con all interno il foglio-minuta (quello riprodotto in sede e contenete i numeri dei quesiti estratti). Mentre gli assistenti verificano il corretto comportamento dei candidati, questi verranno invitati dallo speaker a sigillare nella busta piccola autoincollante consegnata loro all atto della identificazione, il cartoncino di anonimato riportante i loro dati anagrafici firmato dagli stessi, ed eventualmente integrati se riportavano errori in merito ai loro dati anagrafici. Quindi i candidati saranno invitati a sigillare all'interno della busta grande, distribuita poco prima, la suddetta busta piccola, chiusa e a sua volta sigillata, ed esclusivamente il foglio a lettura ottica. Solo a quel punto, quando tutti avranno sigillato la busta grande, gli assistenti passano un ultima volta tra i banchi per ritirare le buste sigillate e consegnarle al responsabile dei materiali. I candidati vanno quindi invitati ad attendere in silenzio il conteggio delle buste ritirate, e intanto si comunica loro che i volumi debbono essere inseriti negli appositi contenitori della carta per un ulteriore riciclo. Devono invece conservare il foglio delle istruzioni sul quale hanno riportato la propria password, altrimenti non potranno accedere agli atti on-line. DURANTE TUTTE LE VARIE FASI SARA IMPORTANTISSIMO FAR SEMPRE TORNARE I CONTI: alla fine della prova l assistente deve consegnare buste bianche in numero corrispondente a quello iniziale di candidati presenti per fila. Consegnati tutti gli elaborati, si procederà al conteggio delle buste grandi per verificare che il loro numero corrisponda a quello dei candidati che hanno sostenuto la prova.. Finito il conteggio e verificato che il numero di prove ritirate corrisponde a quello dei candidati presenti, si potrà dichiarare chiusa la sessione di prova. A questo punto il responsabile dei materiali provvederà a suddividere il totale delle buste ritirate in base al numero delle coppie di assistenti addetti all operazione di abbinamento dei codici (es. per un totale di 400 buste e 5 coppie di assistenti, si consegneranno 80 buste a ciascuna coppia).

12 Il Presidente, tuttavia, inviterà i candidati che lo volessero a rimanere seduti per assistere in silenzio alle operazioni di apposizione dei codici a barre. Tali operazioni consentiranno le successive operazioni di abbinamento tra prove stesse e nominativi dei candidati che avverranno a Roma. Operazioni di abbinamento Alla presenza sempre del Comitato di Vigilanza e di tutti i candidati che resteranno ad assistere, gli assistenti, divisi in coppie, riceveranno dai responsabili che hanno effettuato il conteggio, un certo numero di buste bianche (a seconda delle coppie disponibili da 50 a 80) ed effettueranno con la massima cura le operazioni di abbinamento: disposti su appositi banchi, che il responsabile della sede avrà intanto attrezzato in un angolo della sala (o in una delle aule utilizzate) disponendoli a coppie l uno di fronte all altro, uno dei due assistenti provvede ad aprile la busta grande, l altro procede, busta per busta, all apposizione su ogni foglio di risposta a lettura ottica e sulla relativa busta piccola, di un identico codice a barre, utilizzando le coppie di etichette anonime fornite dal Formez. ATTENZIONE: IN QUESTA FASE E NECESSARIA LA MASSIMA CONCENTRAZIONE E IL SILENZIO PIU ASSOLUTO. GLI ADDETTI NON DEVONO DISTRARSI PER NESSUN MOTIVO. E BENE CHE NE I CANDIDATI TESTIMONI, NE I COMPONENTI IL COMITATO DI VIGILANZA PARLINO CON GLI ASSISTENTI Sarà fondamentale, in questa fase, non aprire mai una busta grande se non sono state apposte le due etichette con i codici clonati, sul foglio a lettura ottica e sulla busta piccola contenente il cartoncino anagrafico, estratti dalla busta grande precedente. E bene, per facilitare il lavoro degli addetti, che vicino ad ogni coppia di banchi vi sia un contenitore o anche un terzo banco per poggiare la busta grande una volta estratti dal suo interno il foglio e la busta piccola sigillata, per non creare confusione (tutte le buste così riaperte possono essere poi riutilizzate dalle singole scuole oppure andare al macero con i volumi). Ciascuna busta piccola e ciascun foglio di risposta A e ciascun foglio di risposta B vengono ricontati al termine delle operazioni e devono rimanere separati in tre mucchietti sul banco dove ogni coppia ha effettuato questa operazione. Ogni coppia dovrà riportare in stampatello su un apposito modulo: i propri nominativi, il numero di fogli A e il numero di fogli B, il numero di buste piccole abbinate: naturalmente la somma dei fogli

13 A e B deve corrispondere a quella delle buste piccole con cartoncini anagrafici sigillati; il suddetto modulo che riporta il numero di fogli e buste piccole abbinati, va firmato dai due assistenti. Un addetto, quando tutte le coppie hanno ultimato l operazione, passa tra i banchi a ritirare il tutto, per effettuare a sua volta l operazione di conta finale, e riportare in apposito foglio bianco e in stampatello il numero totale di fogli A, il numero totale di fogli B il numero totale di buste piccole. Casi particolari che si possono verificare all apertura delle buste Errori da parte dei candidati Durante l apertura delle buste possono riscontrarsi anomalie che vanno segnalate al comitato di vigilanza affinché siano adottati i provvedimenti del caso. Esempi: a) in una busta grande c è solo la busta piccola: i casi sono due, o il candidato ha chiuso il foglio a lettura ottica, dopo averlo piegato, nella busta piccola, oppure non ha voluto consegnare l elaborato: il caso va verbalizzato e la prova viene annullata perché è stata violata la procedura di anonimato; b) in una busta grande c è solo il foglio a lettura ottica: caso analogo alla seconda possibilità del precedente, il candidato ha portato via il cartoncino anagrafico. Il caso va verbalizzato e la prova viene annullata perché è stata violata la procedura di anonimato; c) sulla busta piccola il candidato ha apposto il codice anagrafico: di fatto è come se il candidato avesse firmato la prova! Il caso va verbalizzato e la prova viene annullata perché è stata violata la procedura di anonimato; d) sul foglio a lettura ottica ci sono segni di riconoscimento (numeri, sigle, calcoli, altro): il caso va verbalizzato e la prova viene annullata perché è stata violata la procedura di anonimato; e) sulla busta piccola ci sono segni di riconoscimento (numeri, sigle, calcoli, altro): il caso va verbalizzato e la prova viene annullata perché è stata violata la procedura di anonimato; f) la busta piccola non è stata sigillata perchè il candidato ha dimenticato di asportare la linguetta adesiva: se il cartoncino è comunque all interno della bustina e non è visibile il nominativo, il Presidente procede a sigillare la bustina per garantire il rispetto delle condizioni di anonimato Errori da parte degli assistenti addetti all apertura delle buste

14 Durante l apposizione dei codici a barre possono verificarsi degli errori materiali da parte degli addetti che vanno sanati, quali: a) lo strappo parziale o totale di un foglio a lettura ottica: l integrità del foglio va ripristinata mediante apposizione sul retro ed in corrispondenza dello strappo di nastro adesivo trasparente; b) lo strappo parziale o totale di un codice a barre prima dell apposizione: il codice e il suo clone vanno distrutti e se ne utilizza una nuova coppia: l importante e che la nuova coppia sia apposta correttamente sul foglio e sulla busta piccola sigillata. c) lo strappo parziale o totale di un codice a barre dopo l apposizione di uno dei due cloni (sul foglio o sulla bustina): in questo caso il codice clone non apposto va distrutto, si utilizza una nuova coppia di codici e quello già apposto viene ricoperto da nuovo codice: l importante e che la nuova coppia sia apposta correttamente sul foglio e sulla busta piccola sigillata, per renderli inequivocabilmente abbinati d) l apposizione di un codice a barre fuori dagli appositi riquadri: non occorre intervenire perchè in sede di lettura ottica il sistema segnalerà l errore e l operatore provvederà ad ampliare il campo visivo del lettore o a caricare a mano il codice; e) l apposizione di un codice a barre capovolto: nessun problema, il lettore legge ugualmente il codice a barre. È bene tuttavia apporre sempre correttamente i codici per non complicare la ricerca manuale degli elaborati in caso di accesso agli atti successivo. Chiusura dei plichi e trasmissione degli atti Tutti i fogli A vanno chiusi in una busta, sui cui va passato il nastro adesivo da pacchi, quindi siglata sui lembi dall addetto e dai componenti il comitato di vigilanza; la stessa operazione va ripetuta per i fogli B e per i cartoncini anagrafici, questi ultimi vanno sigillati in una delle apposite scatole consegnate con i materiali. Sulle due buste e sulla scatola vanno segnati in stampatello: la sede della prova, in numero di fogli o buste sigillati all interno. I tre plichi (le due buste e la scatola) unitamente al verbale della prova, al registro delle presenze, ed eventuali autocertificazioni o documentazione esibita dai candidati, vanno posti all interno di una delle scatole grandi fatte pervenire con i materiali dal Formez. Questa scatola va sigillata col nastro adesivo da pacchi, siglata su tutti i lembi dai componenti il comitato di vigilanza e dai testimoni rimasti ad assistere.