NUOVA ECONOMIA, MANAGEMENT

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1 MANAGEMENT NUOVA ECONOMIA, Il time management è stato analizzato a fondo nel recente passato e ne sono stati fissati i canoni. Oggi, tuttavia, le cose si stanno fortemente complicando, per i cambiamenti radicali avvenuti a partire dagli inizi degli anni 90 Tiziano Ettore Botteri 8

2 NUOVO TEMPO Ora che siamo entrati a pieno diritto nell era della new economy è quanto mai opportuno cercare di razionalizzare alcuni problemi a essa collegati. È vero che il cammino della cosiddetta nuova economia sta subendo sobbalzi e scossoni, forse a causa di attese eccessive. Ma è altrettanto vero che i suoi effetti si fanno sentire in molti settori della nostra vita quotidiana, in particolare in quella economica e professionale. Uno dei problemi citati è la gestione del tempo lavorativo. Non è infrequente sentire affermare (e non è un fatto recente) che non si ha il tempo materiale per fare tutto, che la giornata dovrebbe essere di 25 ore, che non si riesce a seguire ogni cosa. Sono frasi, che sentiamo pronunciare spesso da gente normale, riferite alla normale esistenza. Tuttavia non dobbiamo stupircene, perché le cause sono abbastanza note: la complessità delle relazioni e degli interessi, il moltiplicarsi degli stimoli ambientali, l evoluzione tecnologica sono alcuni rapidi esempi. La gestione del tempo Nell ambito lavorativo, la tematica del time management è diventata scottante. Già abbondantemente affrontata nei decenni scorsi dalla formazione manageriale, che ne ha fissato alcuni importanti canoni: dalla necessità di elaborare una corretta pianificazione all importanza di definire delle priorità. Le cose però si stanno fortemente complicando per l interazione simultanea di più variabili e per i cambiamenti radicali avvenuti a partire dagli inizi degli anni 90. Perciò vale la pena precisare quanto segue: 1. la dicitura time management è fondamentalmente inesatta, oggi ancor più di ieri. In effetti il tempo è una risorsa scarsa (non lo si può riprodurre e neppure immagazzinare) e quindi sarebbe più corretto parlare di gestione di noi stessi nel tempo. Tale nuova de- finizione consente di concentrarci maggiormente sui criteri che regolano i comportamenti dell individuo, evitando un approccio troppo meccanico e rigido per le attuali esigenze; 2. proprio in considerazione delle mutate esigenze lavorative, il concetto di priorità sta mostrando alcune smagliature in termini di mantenimento del proprio stato prioritario e in termini di quantità. Si dice sovente che quando tutto è prioritario, nulla è più prioritario, ma oggi occorre saper lavorare con diverse priorità sempre aperte sullo stesso piano e con la prontezza di cambiarle anche rapidamente; 3. di conseguenza anche alcune classiche tecniche utili nella gestione della dimensione temporale mostrano alcuni punti di usura, poiché l efficacia, in questo campo, si sta trasferendo dalla tecnica stessa allo stile comportamentale dell individuo e del manager. La capacità non proviene più tanto dall applicazione metodologica, quanto da una competenza interna fatta di attitudine e di talento personale; 4. d altronde non si possono buttare a mare a cuor leggero quelle tecniche che per anni sono servite alle persone d azienda per l organizzazione del loro lavoro, anche perché alcune continuano ad avere un loro senso e una loro utilità. In questo intervento proponiamo invece di trasformare queste metodologie in leggi del tempo, ossia in una sorta di fenomeni che si manifestano in modo più o meno costante quando abbiamo a che fare con la dimensione temporale. L obiettivo è quello di saperle riconoscere e individuarne rischi e rimedi. Non si tratta più quindi di tecniche asettiche, bensì di suggerimenti operativi dove lo stile personale può agire a seconda della situazione e delle circostanze. Il talento del manager ha così la possibilità di manifestarsi e di dare un impronta ben precisa. 9

3 LE LEGGI DEL TEMPO ASSEGNARE UN BUDGET 1. TEMPORALE A OGNI ATTIVITÀ La constatazione - più ho del tempo disponibile per un lavoro, più questo lavoro prenderà del tempo. Il lavoro si dilata sino a occupare la totalità del tempo disponibile. I rischi - utilizzare la totalità del tempo disponibile e prendersi più tempo di quello che necessita per essere efficace. assegnare un budget temporale a ogni compito e rispettarlo (quanto tempo occupa quest attività?); fissare un limite di tempo; ragionare in termini di obiettivi, di risultati, piuttosto che in termini di compiti; trovare un metodo coerente con l obiettivo e il tempo assegnato; v misurare le distanze (paragonare previsione/realizzazione) per costituirsi dei riferimenti. PRIVILEGIARE LE SEQUENZE 3. DI LAVORO OMOGENEE La constatazione - fare un lavoro in modo continuo occupa meno tempo che farlo in più riprese. Tutti i nuovi compiti comportano necessariamente un tempo di avvio, durante il quale la nostra efficienza non è ottimale (questo tempo non omogeneo è la causa della complessità del compito). Il lavoro interrotto è meno efficace. I rischi - abituarsi ai lavori sbriciolati e alle interruzioni e avere una serie consistente di attività in corso. proteggersi dalle sollecitazioni esterne; sforzarsi di non abbandonare un compito in corso; raggruppare i compiti ripetitivi e regolari nelle ore adatte (redazione di memo, colloqui, telefonate, eccetera). ESSERE REALISTA 2. NELLA VALUTAZIONE DEL TEMPO La constatazione - tutte le cose occupano più tempo di quello che era stato previsto. Niente è semplice come immaginato in partenza. I rischi - sottovalutare il tempo necessario per un compito e non finire mai ciò che si è cominciato. fare dei bilanci delle attività giornaliere; integrare preparazione, consapevolezza, anticipazione; valorizzare il tempo di preparazione (metodo dei 3 passi): - ciò che può essere trattato rapidamente (ho le informazioni); - ciò che richiede un informazione complementare, una leggera preparazione; - ciò che richiede una consapevolezza: leggere, documentarsi, incontrare qualcuno. PRENDERE COSCIENZA 4. DELLA SOGGETTIVITÀ DEL TEMPO La constatazione - il tempo è soggettivo: ciò che ci piace trascorre velocemente, ciò che non ci piace sembra eterno. Un ora non è uguale a un altra ora. I rischi - avere una valutazione falsa dell utilizzo del proprio tempo, trascorrere più tempo del necessario per certi compiti, considerare come secondario ciò che non ci piace e rinviarlo, sgomberare il campo intorno ai veri problemi, senza mai risolverli. rimettere in discussione il tempo utilizzato per tale o tale compito; realizzare per primo il lavoro sgradevole, soprattutto se è importante; badare alle ore limitate ; alternare il gradevole allo sgradevole; controllare l uso del proprio tempo PRIVILEGIARE L ESSENZIALE La constatazione - la legge di Pareto si applica alla gestione del tempo. Il 20% delle nostre attività producono l 80% dei nostri risultati. L essenziale occupa il 20%, l accessorio occupa l 80% del nostro tempo e della nostra energia. I rischi - ostinarsi sui compiti secondari, confondere l urgente e l importante, non adempiere al proprio compito in maniera soddisfacente. rimettere in causa ciò che si è fatto perché il nostro predecessore lo faceva o perché noi lo facevamo nella nostra attività precedente; identificare le proprie attività ad alto rendimento; consacrarsi al cuore della propria missione; eliminare i compiti poco significativi; realizzare almeno un attività essenziale al giorno; delegare; formare e fare formare i propri collaboratori; non credere che ci sia un solo buon modo di fare, cioè il proprio; dare fiducia razionale.

4 PROGRAMMARE IN ANTICIPO 6. L UTILIZZO DEL PROPRIO TEMPO La constatazione - il lavoro programmato elimina le attività che non lo sono. I rischi - lavorare per gli altri, non raggiungere i propri obiettivi e subire, agire sotto la pressione degli avvenimenti. fissare degli incontri con se stessi, degli incontri periodici regolari; pianificare in anticipo le proprie attività prioritarie. Gestirsi; riservare del tempo per l imponderabile e l imprevisto RIFLETTERE PRIMA DI AGIRE 7. La constatazione - ogni manager ha una preferenza per l azione e si lascia spesso trasportare dall ebbrezza, applicando un vecchio detto della cavalleria francese: nel dubbio, partite al galoppo! I rischi - privilegiare l esecuzione al concetto, non fare l importante finché diventa urgente, prendere delle cattive decisioni o fare un lavoro inutile perché insufficiente di riflessione preliminare. prima di iniziare la risoluzione di un problema qualunque, regolare i tempi di riflessione: - sul tipo di compito da svolgere; - sul metodo da utilizzare; - sul fatto di disporre o meno dell insieme dei dati necessari. NON RIMANDARE A PIÙ TARDI 8. LE DECISIONI DA PRENDERE La constatazione - la preoccupazione di razionalizzare le scelte per timore del rischio e dell errore provoca spesso il rinvio delle decisioni da prendere. Le situazioni delicate possono indurre gli stessi comportamenti (dover fare una critica a un collaboratore che arriva regolarmente in ritardo al lavoro, per esempio). I rischi - essere paralizzati, non decidere in tempo, lasciare degenerare la situazione, non avere più lo spirito disponibile per altro che per il problema non risolto. prendere delle decisioni; concedersi il diritto di sbagliare (a se stessi ma anche agli altri); essere metodici nel prendere la decisione; non rinviare le prese di decisioni delicate; fissare delle date limitate, gestirsi. ASSEGNARE UN ORDINE DI 9. PRIORITÀ AI COMPITI DA REALIZZARE La constatazione - i compiti da realizzare sono spesso trattati secondo i vecchi principi della gestione delle merci: FIFO (il primo arrivato è il primo terminato); LIFO (l ultimo arrivato è il primo terminato). I rischi - non intervenire o intervenire troppo tardi su delle situazioni prioritarie, prendere i compiti come vengono, lasciare che la cronologia e il caso gestiscano il proprio tempo. ragionare in termini di priorità; assegnare un grado di priorità a tutti i compiti da realizzare; analizzare i compiti da realizzare. Analisi di un nuovo compito da realizzare Prima di realizzare un compito, pongo le seguenti domande: posso lasciar correre? - è necessario che il compito sia realizzato? - cosa rischio? - cosa mi rende? - è utile per l azienda? - cosa può accadere di peggio se non faccio niente? posso rimandare? - è importante? non posso affidare il compito a qualcun altro? - spetta a me fare questo lavoro? - il compito non sarà svolto meglio da qualcun altro? - questo compito non è l occasione per sviluppare l autonomia di uno dei miei subordinati? non posso realizzare questo compito in modo semplificato? - posso modificare la procedura di realizzazione? - posso standardizzare questa procedura? 11

5 TENERE CONTO 10. DEI PROPRI RITMI E DEI RITMI DELL AZIENDA La constatazione - ognuno ha dei ritmi, degli orologi interni, una cronobiologia; alcuni sono di sera, altri di mattina. Si ha una più o meno grande disponibilità secondo l ora della giornata, la stagione, il clima; contrariamente alle macchine, l essere umano non è capace di svolgere un attività continuativa in maniera sostenuta; la nostra efficienza è guidata da cicli di circa 1 h 30. Oltre una certa soglia, l efficienza diminuisce. La nostra efficienza varia anche in funzione dell ora della giornata; dall altra parte, noi disponiamo di orologi esterni legati ai ritmi professionali e familiari; certi periodi (giorni, settimane, mesi) sono tradizionalmente più carichi di attività. In altri momenti, la disponibilità professionale è meno importante. I rischi - confondere quantità e qualità di lavoro, voler farne troppo con il rischio di sbagliare o fare male; valorizzare i segni esterni di lavoro, confondendo attivismo ed efficienza per voi come per i vostri collaboratori. individuare i propri limiti e le proprie aree d efficienza; individuare i ritmi della propria azienda e della propria unità, materializzarli sull agenda; rispettare i propri cicli personali; prendere delle pause; programmare le attività difficili, di riflessione, strategiche nelle aree d efficienza; definire la propria giornata ideale e accostarvisi il più possibile; identificare la frequenza dei disturbi (telefono, contatti) in funzione dell ora della giornata, programmare le vostre attività tenendone conto. ALTERNARE I COMPITI 11. DI NATURA DIFFERENTE, EVITANDONE LA DISPERSIONE La constatazione - qualcuno dice: c è un tempo per tutto e un tempo per ogni cosa. I rischi - fare un po di tutto e, molto spesso, non fare niente di buono; non essere efficiente svolgendo un attività su un periodo lungo. fare un attività per volta; fare delle cose di natura differente (alternare tempi di riflessione, tempi d azione e tempi di relazione); alternare delle sequenze corte a delle sequenze lunghe; non cambiare attività se non in caso di stallo. OTTIMIZZARE L UTILIZZO. DELLE PROPRIE CAPACITÀ CEREBRALI La constatazione - la memoria è utilizzata troppo spesso come un semplice luogo di stoccaggio. È ingombrata di informazioni (numeri di telefono, compiti da svolgere, contatti da prendere, eccetera) mentre dovrebbe essere riservata alla riflessione su il perché e il come. I rischi - dimenticare cose importanti; perdere del tempo per la ricerca di informazioni; non utilizzare pienamente le proprie capacità. utilizzare delle memorie allegate (agenda, cartelle, schedare indirizzo e telefono, ecc.); annotare tutto ciò che vi passa per la testa, avendo sotto mano, in ogni momento, dei supporti per immagazzinare l informazione; disporre di schede per le procedure standardizzate. COME CONCLUSIONE, LA VOSTRA RIFLESSIONE PERSONALE Tra le regole per una buona gestione del tempo presentate precedentemente, quali sono quelle che vi sembrano più importanti, più utili? Quali azioni a breve termine contate di mettere in opera per trasportarle nella vostra vita professionale? Pensate ad altre regole personali per meglio gestire il vostro tempo?