Qualifica fornitori Diventare fornitori del Gruppo HERA

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1 Qualifica fornitori Diventare fornitori del Gruppo HERA Direzione Sistemi Informativi Bologna, settembre 2018 Ver. 1.0 I contenuti del presente documento sono riservati ai loro destinatari e di proprietà del Gruppo Hera. Ogni divulgazione, riproduzione, distribuzione non autorizzata o non conforme alle finalità è proibita, anche ai sensi dell art del codice civile e dell'art. 167 del d.lgs. 196/2003.

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di qualifica fornitori. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio.

3 Accesso al servizio Per richiedere la qualifica nell elenco FORNITORI del Gruppo Hera occorre accedere al sito e cliccare sul link apposito utilizzando le credenziali ricevute al termine del processo di autoregistrazione. 3

4 Gestione Documenti di Qualifica Per richiedere la qualifica selezionare il menù «Qualificazione» e poi «Gestione Documenti di Qualifica» 4

5 Gestione Documenti di Qualifica La prima schermata riporta alcune informazioni riepilogative sul documento di qualifica (dati anagrafici, stato del documento di qualifica, numero delle domande suddivise per stato, accesso alla funzionalità della chat, accesso alla funzionalità relativa ai propri Gruppi Merce, funzionalità di adeguamento del documento di qualifica). Per ulteriori dettagli si rimanda alla slide «Riepilogo Documento di Qualifica». Cliccare sul tasto per creare il documento di qualifica; se il documento è già stato creato precedentemente in automatico, cliccare direttamente sul numero del documento per accedervi. 5

6 Riepilogo Documento di Qualifica Le informazioni riepilogative del documento di qualifica presenti nella schermata di riepilogo sono le seguenti: Numero documento di qualifica Dati anagrafici del fornitore Stato documento di qualifica Gli stati possibili sono: NUOVO >> in fase di creazione e compilazione IN APPROVAZIONE >> tutte le domande in approvazione da parte del Gruppo Hera DA COMPLETARE >> necessaria azione di modifica CONFERMATO >> tutte le domande approvate RICHIESTA RINUNCIA >> effettuata richiesta di rinuncia totale; in attesa di approvazione da parte del Gruppo Hera Numero domande nel documento suddivise per i diversi stati Chat Gestione Gruppi Merce Adeguamento documento di qualifica Posizionandosi sopra col mouse è possibile visualizzare l ultimo accesso al documento di qualifica Cliccare il tasto per recepire eventuali variazioni nella struttura del documento stesso 6

7 Struttura Documento di Qualifica Albero Una volta entrati nel documento di qualifica, esso ha una struttura ad albero suddivisa in macro-sezioni (Sezione Generale e Sezione Gruppi Merce), composte a loro volta da sezioni che raggruppano le domande alle quali rispondere. Per chiudere le sezioni dell albero selezionare l icona mentre per aprire le sezioni selezionare l icona Sezioni Macro-sezione Domande. In fase di prima compilazione, è obbligatorio rispondere alle domande in sequenza. Dopo la compilazione di una domanda, si attiva in automatico la successiva. Macro-sezione Sezioni 7

8 Struttura Documento di Qualifica Contenuto La parte centrale del documento di qualifica ha la seguente struttura Azioni sull intero documento di qualifica Dati di testata. Sezione richiudibile cliccando Dati della domanda. È possibile nascondere le note di compilazione cliccando Azioni sulla domanda 8

9 Struttura Documento di Qualifica Azioni sul Documento di Qualifica Per passare in modalità di modifica per compilare il documento. Una volta in modifica il tasto diventa Per salvare tutte le domande compilate fino a quel momento. In caso di errori su una domanda, l intero documento viene comunque salvato. Si attiva in modalità di modifica. Per inviare il documento al Gruppo Hera Alla prima compilazione si attiva solo dopo aver risposto a tutte le domande. In seguito, permette di inviare al Gruppo Hera tutte le domande salvate e complete. Per scaricare il documento di qualifica in formato Excel. Per scaricare il documento di qualifica in formato pdf. Per accedere alla funzionalità della chat. Per passare alla domanda precedente. Per passare alla domanda successiva. 9

10 Struttura Documento di Qualifica Dati di testata Link al Manuale Utente Quota di pagamento effettiva secondo i Gruppi Merce in stato di qualifica valido e data di scadenza della quota Link alla cartella nella quale sono presenti i modelli dei documenti da scaricare, compilare e ricaricare nel documento di qualifica per le domande che li richiedono Quota di pagamento prevista sulla base dei Gruppi Merce inseriti nel documento di qualifica 10

11 Struttura Documento di Qualifica Dati della domanda Stato della domanda Gli stati possibili sono Nuova: da compilare In bozza: compilata dal fornitore, ma non ancora inviata al Gruppo Hera In approvazione: inviata al Gruppo Hera, ma non ancora accettata Approvata: accettata dal Gruppo Hera Rifiutata: rifiutata dal Gruppo Hera, da correggere Titolo della domanda Testo della domanda Sezione di compilazione Istruzioni per la compilazione della domanda NB: È possibile modificare le domande in ogni stato 11

12 Struttura Documento di Qualifica Azioni sulla domanda Per salvare la specifica domanda. Si attiva in modalità di modifica. Per inviare la singola domanda in approvazione al Gruppo Hera. Si attiva solo dopo aver inviato in approvazione l intero documento la prima volta al Gruppo Hera Per visualizzare le note di rifiuto. Compare solo per le domande rifiutate e sparisce dopo che la domanda viene successivamente approvata. Per scaricare la singola domanda in formato Excel. Per scaricare la singola domanda in formato pdf. 12

13 Compilazione Documento di Qualifica Per compilare il documento di qualifica, posizionarsi sulla prima domanda e cliccare il tasto rendere editabile tutto il documento. per 13

14 Salvataggio Documento di Qualifica Per salvare la propria risposta, cliccare il tasto della domanda oppure cliccare il tasto del documento di qualifica. Il salvataggio dell intero documento salva tutte le domande compilate fino a quel momento. NB: Prima di uscire dalla funzionalità ricordarsi di salvare. 14

15 Compilazione Documento di Qualifica Tipologia di domande Il documento di qualifica è composto da diverse tipologie di domanda. Si riportano di seguito le principali tipologie con indicazione delle modalità operative di compilazione. ALLEGATO Per caricare un allegato selezionare il tasto, scegliere il documento da allegare e cliccare il tasto Per cancellare un allegato selezionare il tasto 15

16 Compilazione Documento di Qualifica Tipologia di domande TABELLA Per compilare una tabella selezionare il tasto e compilare tutti i dati richiesti Per cancellare una riga selezionare il tasto 16

17 Compilazione Documento di Qualifica Tipologia di domande AREA GEOGRAFICA Per selezionare l area geografica di interesse, selezionare una o più delle macro-aree visualizzate o cliccare il tasto per aumentare il livello di granularità e scegliere il livello desiderato. Per rimuovere una riga selezionare il tasto 17

18 Compilazione Documento di Qualifica Aggiunta Gruppi Merce SELEZIONE GRUPPI MERCE Nel documento di qualifica vengono proposti i Gruppi Merce selezionati in fase di autoregistrazione ed eventuali altri Gruppi Merce proposti dal Gruppo Hera. Per aggiungere nuovi Gruppi Merce è possibile effettuare una ricerca per codice o per nome e cliccare il tasto oppure navigare lungo l albero cliccando il tasto 18

19 Compilazione Documento di Qualifica Domande dei Gruppi Merce All interno della «Sezione Comune» sono presenti alcune domande, obbligatorie o meno sulla base dei Gruppi Merce selezionati; inoltre alcune domande compaiono, sempre nella «Sezione Comune», solo se vengono selezionati alcuni Gruppi Merce. Infine, per ogni Gruppo Merce è necessario rispondere a specifiche domande. La risposta alla domanda relativa all Area Geografica viene ereditata da quanto scelto nella «Sezione 4», me è possibile modificare la risposta specificando aree diverse per ogni Gruppo Merce. Ad ogni successiva variazione dell Area Geografica nella Sezione 4 viene chiesto se si intende sovrascrivere le variazioni alle domande relative a tutti i Gruppi Merce. 19

20 Compilazione Documento di Qualifica Cancellazione Gruppi Merce Finché le domande obbligatorie per il Gruppo Merce non vengono inviate in approvazione, è possibile cancellare in autonomia il Gruppo Merce dal documento di qualifica cliccando il tasto e confermando poi il pop-up. Compilazione Documento di Qualifica Rinuncia Gruppi Merce Dopo che almeno una domanda obbligatoria per il Gruppo Merce è stata inviata in approvazione, è necessario effettuare la richiesta di rinuncia per il Gruppo Merce e attendere l approvazione da parte del Gruppo Hera. 20

21 Compilazione Documento di Qualifica Approvazione/Rifiuto rinuncia Gruppi Merce Parallelamente il Gruppo Hera può effettuare la richiesta di rinuncia per un Gruppo Merce che deve essere approvata o meno da parte vostra. Per approvare la richiesta di rinuncia, cliccare il tasto Tale azione elimina il Gruppo Merce e le relative domande dal documento di qualifica. Per rifiutare la richiesta di rinuncia, cliccare il tasto Tale azione mantiene il Gruppo Merce e le relative domande nel documento di qualifica. 21

22 Rinuncia totale Nel caso in cui non si intenda più far parte dell elenco fornitori del Gruppo Hera, è necessario effettuare la richiesta di rinuncia totale, attraverso il tasto presente nella pagina di riepilogo del documento di qualifica. NB: Per richiedere la rinuncia è necessario compilare e allegare l apposito modulo precedentemente scaricato dalla sezione 22

23 Compilazione Documento di Qualifica Invio In fase di prima compilazione, quando il documento di qualifica è completo può essere inviato per l approvazione da parte del Gruppo Hera cliccando il tasto Il documento di qualifica passa quindi nello stato «In approvazione», ma può essere modificato in ogni istante. 23

24 Modifica Documento di Qualifica Ogni domanda del documento di qualifica può essere modificata in ogni istante e in ogni stato. Se una domanda non è stata ritenuta corretta da parte del Gruppo Hera, questa viene rifiutata ed è visibile nell albero mediante l icona Cliccare il tasto per visualizzare la motivazione del rifiuto, apportare le modifiche necessarie, salvare e poi inviare nuovamente la domanda. 1 2 NB: A ogni modifica del documento di qualifica è obbligatorio modificare anche la sezione introduttiva caricando nuovamente il documento Allegato "Sezione introduttiva" firmato e datato con la data dell ultima modifica effettuata. 24

25 Modifica Forma Legale La modifica della Forma Legale nella domanda «Completamento anagrafica» richiede l aggiornamento dei dati dichiarati nella domanda «Soggetti in carica». 25

26 Documento di Qualifica bloccato Il sistema non consente la modifica del documento di qualifica contemporaneamente da parte di più di un utente. Qualora un altro utente (personale del Gruppo Hera oppure un altra utenza della vostra società) stia elaborando il documento di qualifica, quando cercate di accedere in modifica comparirà il seguente messaggio di errore. In questo caso è possibile solo visualizzare il documento di qualifica e attendere che l altro utente termini le proprie attività. 26

27 Download pdf È possibile scaricare il formato pdf l intero documento di qualifica o una singola domanda cliccando il tasto 27

28 Download Excel È possibile scaricare il formato Excel l intero documento di qualifica o una singola domanda cliccando il tasto Il download dell intero documento genera un foglio per ogni domanda. 28

29 Chat Invio messaggi Dal riepilogo del documento di qualifica, dall interno del documento stesso oppure dalla gestione dei Gruppi Merce è possibile accedere alla funzionalità della chat. L icona nera indica che è presente un nuovo messaggio del Gruppo Hera non ancora visualizzato, mentre l icona bianca indica che non ci sono nuovi messaggi da leggere. Per inviare un messaggio, selezionare il Gruppo Merce per il quale si intende comunicare con il Gruppo Hera oppure lasciare il menù a tendina bianco (equivale a «tutti i gruppi merce»), scrivere il messaggio nell area di testo e cliccare il tasto 29

30 Chat Lettura messaggi Automaticamente il sistema mostra i messaggi scambiati con il Gruppo Hera nell ultimo anno. È possibile modificare il periodo temporale e cliccare il tasto Quando è presente un nuovo messaggio inviato dal Gruppo Hera, questo è identificato dall icona 30

31 Gestione Gruppi Merci Dall apposita voce di menù oppure attraverso il riepilogo del documento di qualifica è possibile accedere alla funzionalità per visualizzare lo stato di qualifica dei propri Gruppi Merce. Dati anagrafici del fornitore Dati dei Gruppi Merce Dati di qualifica dei Gruppi Merce Accesso alla relativa sezione del documento di qualifica Stato della relativa sezione del documento di qualifica Accesso alla relativa sezione della chat 31