CO TOOLNET. Comunicazioni Obbligatorie MANUALE UTENTE

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1 CO TOOLNET Comunicazioni Obbligatorie MANUALE UTENTE Versione: 1.2

2 INDICE GENERALE 1 INTRODUZIONE TOOLNET E CO VENETO NORMATIVA SULLE CO AVVISI INSTALLAZIONE DEL TOOLNET INSTALLAZIONE IN MODALITÀ DI RETE E STAND ALONE ( DESKTOP ) PREREQUISITI INSTALLAZIONE DEL COMPONENTE DESKTOP (DATABASE + TOOLNET ) INSTALLAZIONE DEL CLIENT TOOLNET CONFIGURAZIONE DELLA CONNESSIONE TRA CLIENT E DATABASE GUIDA ALL USO DEL TOOLNET PRIMO ACCESSO AL TOOLNET DOPO L INSTALLAZIONE ACCESSO AL TOOLNET CREAZIONE DI NUOVI UTENTI ACCESSO COME AMMINISTRATORE DI SISTEMA CONFIGURAZIONE DEL PROGRAMMA SINCRONIZZAZIONE DEI DATI CON CO-WEB USCITA DAL PROGRAMMA TOOLNET CREAZIONE DI NUOVE COMUNICAZIONI QUADRO DATORE DI LAVORO QUADRO LAVORATORE QUADRO LAVORATORE COOBBLIGATO QUADRO ASSUNZIONE QUADRO DATI INVIO QUADRO ANTEPRIMA DI STAMPA QUADRO DI PROROGA QUADRO DI CESSAZIONE QUADRO DI TRASFORMAZIONE QUADRI PER L APPRENDISTATO QUADRO RAPPORTO DI LAVORO AGENZIA/LAVORATORE QUADRO AZIENDA UTILIZZATRICE QUADRO INIZIO MISSIONE QUADRO PROROGA MISSIONE QUADRO TRASFORMAZIONE MISSIONE QUADRO CESSAZIONE MISSIONE QUADRO VARIAZIONE SEDE LEGALE TRASFERIMENTO SEDE DI LAVORO ANNULLAMENTO E RETTIFICA PRECOMPILAZIONE DELLE COMUNICAZIONI CREAZIONE DEL FILE ZIP E INVIO A CO VENETO RICEVUTA DAL SISTEMA CO WEB INVII MASSIVI DI FILES PRODOTTI DA SISTEMI GESTIONALI ESTERNI AGGIORNAMENTI SOFTWARE AMMINISTRAZIONE DEL DATABASE PIANIFICAZIONE E OPERATIVITA ORDINARIA SUGGERIMENTI E CRITICITÀ NELLA INSTALLAZIONE DEL TOOLNET SUGGERIMENTI E CRITICITÀ NELL UTILIZZO DEL TOOLNET BACKUP DEI DATI PROCEDURA DI DISINSTALLAZIONE

3 INDICE DELLE FIGURE Figura 1: installazione standalone e di rete... 6 Figura 2: menu esegui... 9 Figura 3: prompt di DOS... 9 Figura 4: incona di avvio del programma Figura 5: finestra di login a ToolNet Figura 6: maschera principale di ToolNet Figura 7: elenco utenti Figura 8: maschera di creazione nuovi utenti master Figura 9: maschera di creazione nuovi utenti delegati Figura 10: pagina di configurazione Figura 11: funzioni di sincronizzazione Figura 12: uscita da ToolNet Figura 13: creazione nuova comunicazione co Figura 14: quadro datore di lavoro Figura 15: quadro lavoratore Figura 16: qiadro lavoratore coobbligato Figura 17: quadro dati assunzione Figura 18: quadro dati di invio Figura 19: quadro anteprima di stampa Figura 20: quadro dati di proroga Figura 21: quadro dati di cessazione Figura 22: quadro dati di trasfomrazione Figura 23: quadro dati apprendista Figura 24: quadro dati tutore Figura 25: scheda capacità formativa (1) Figura 26: scheda capacità formativa (2) Figura 27: scheda piano formativo Figura 28: quadro rapporto di somministrazione Figura 29: quadro azienda utilizzatrice Figura 30: quadro inizio missione Figura 31: quadro proroga missione Figura 32: quadro trasformazione di missione Figura 33: quadro cessazione di missione Figura 34: quadro variazione ragione sociale Figura 35: quadro trasferimenti (vardatori) (1) Figura 36: quadro trasferimenti (vardatori) (2) Figura 37: quadro trasferimenti (vardatori) (3) Figura 38: generazione file zip Figura 39: invio file zip Figura 40: backup dei dati

4 1 INTRODUZIONE 1.1 ToolNet e co veneto Co veneto è il servizio informatico di Regione Veneto per consentire l invio delle comunicazioni on line sui rapporti di lavoro in ottemperanza al recente DM 30 ottobre Questo software si articola in una componente web, disponibile su e in un software off line denominato ToolNet. La componente on line è autoconsistente e rende disponibili le funzioni di registrazione, stipula dell Accordo di Servizio, gestione anagrafiche aziendali e utenti delegati, compilazione e invio dei prospetti. ToolNet è uno strumento ausiliario e facoltativo per la compilazione delle comunicazioni co e la creazione di un file zip, da inviare in un secondo tempo mediante upload al sistema co web. Il mancato upload del file porta al non assolvimento dell obbligo di invio della comunicazione. In questo senso la stampa dei prospetti dal Toolnet non ha alcun valore giuridico. Il vantaggio di usare il ToolNet è essenzialmente legato a due aspetti: - maggiore velocità di risposta e tempi più rapidi nella compilazione, dovuti alla natura off line del prodotto - possibilità di reinviare lo stesso file a distanza di tempo qualora per disservizi temporanei, o altri motivi, il primo invio non si fosse concluso correttamente Lo svantaggio del ToolNet è invece legato alla necessità di: - installare patch di aggiornamento ogni qualvolta richiesto - necessità di eseguire dei salvataggi periodici e regolari (meglio se quotidiani) del database locale I files prodotti da ToolNet sono una versione estesa dei tracciati ministeriali in quanto comprendenti i modelli relativi dell apprendistato. Esiste una terza modalità di invio delle comunicazioni co che è data dall invio cosiddetto massivo di files XML zippati generati dai sistemi gestionali in uso presso i datori di lavoro e i soggetti abilitati. Le regole formali di creazione e validazione dei tracciati, nonchè le tabelle di classificazione e i dizionari terminologici, sono noti e pubblicati su Normativa sulle co Sul sito del ministero del lavoro, all indirizzo: sono riportati: - i riferimenti normativi incluso il testo del DM con gli allegati e le circolari - le faq - il documento modelli e regole (utilissimo come guida alla compilazione) - i tracciati e le tabelle di classificazione (utili per la costruzione dei files co per gli invii massivi) 4

5 - modalità di richiesta dell accentramento - numero di fax server - modalità e tempi per l aggiornamento delle tabelle e dei tracciati 1.3 Avvisi Qualora il presente manuale riportasse indicazioni in contraddizione con le vigenti disposizioni in materia di comunicazioni obbligatorie sui rapporti di lavoro sono da considerarsi valide queste ultime. Va altresì considerato che l applicativo può non implementare tutti i vincoli di compilazione previsti dalla normativa; se il software consente di inserire una certa informazione in un certo modo non significa necessariamente che ciò sia conforme alla normativa vigente. In altre parole non è il software che stabilisce le norme sul mercato del lavoro! 5

6 2 INSTALLAZIONE DEL TOOLNET 2.1 Installazione in modalità di rete e stand alone ( desktop ) Una delle caratteristiche principali del programma è la possibilità di operare in un contesto di rete, in cui un archivio unico centralizzato viene condiviso da più operatori ubicati su più uffici o sedi territoriali. Esistono due componenti distinte, denominate rispettivamente client (o applicazione) e server (o database). La parte client gestisce le maschere per l inserimento dei dati e le logiche applicative connesse alla costruzione dei files xml conformi ai tracciati unilav, unisomm, uniurg e vardatori definiti dal DM. La parte server rappresenta il database, ovvero l oggetto che mantiene nel tempo i dati e le informazioni inserite con possibilità di modificarle o eventualmente eliminarle. L utente può non avere diretta percezione di questo componente, ma deve essere consapevole dell importanza di eseguire regolare manutenzione e salvataggi quotidiani dei dati inseriti. Il collegamento logico del client con il server viene garantito in fase di installazione, intervenendo manualmente su un files di configurazione, allorché si definiscono i parametri di connessione del client al database. Sono disponibili al download due oggetti distinti: - un componente unico e monolitico che installa sulla stessa macchina la parte database e la parte applicativa (componente desktop) - la parte applicativa da installare su macchine diverse da quella ove risiede il database (componente client o applicazione) Figura 1: installazione standalone e di rete L installazione in modalità di rete inizia da una installazione desktop a cui si aggiungono successivamente componenti client da agganciare all unico database centralizzato. 6

7 La parte client è sviluppata da Veneto Lavoro, la parte server è il Microsoft SQL Server 2005 express edition. 2.2 Prerequisiti La componente desktop di ToolNet installa i pacchetti: Microsoft SQL Server 2005 Express Edition e ToolNet client. Ulteriori dettagli su Microsoft SQL Server 2005 Express Edition sono riportati su In particolare all indirizzo è riportata la lista dei requisititi hardware e software richiesti per supportare il database. La parte client di ToolNet può essere installata su macchine con: - Windows XP (ultimo Service Pack) - Windows 2003 (ultimo Service Pack) - Windows Vista (ultimo Service Pack) [Sono in corso verifiche tecniche per estendere la compatibilità a Windows 2000] All indirizzo sono riportati i link per l accesso alle componenti da scaricare. Per tutte le attività di installazione è necessario disporre dei diritti di amministrazione, ossia di avere effettuato il Login tramite utente Administrator o equivalente. 2.3 Installazione del componente Desktop (Database + ToolNet ) Le operazioni descritte nel presente paragrafo devono essere eseguite sul PC, o server di rete, destinato a ospitare il database del ToolNet. Collegarsi all indirizzo seguire l indicazioni toolnet, e scaricare la componente desktop del ToolNet. Cliccando due volte sul file appena scaricato si avvia l installazione di Microsoft SqlServer Express 2005 e degli altri componenti necessari per supportare l applicazione ToolNet. Al primo lancio del programma ToolNet viene creato il database, ponendo i relativi devices fisici nella cartella c:\co_database (tale percorso non è modificabile) quindi si completerà la configurazione della applicazione ToolNet. 2.4 Installazione del client ToolNet Le operazioni descritte nel presente paragrafo devono essere eseguite su tutti i PC in cui si desidera installare l applicazione. 7

8 Collegarsi all indirizzo seguire le indicazioni toolnet, e scaricare la componente client di ToolNet. Per avviare l installazione fare doppio click e seguire le istruzioni riportate. Seguire le istruzioni del paragrafo successivo per la configurazione del collegamento del client al database remoto. 2.5 Configurazione della connessione tra client e database Queste operazioni devono essere eseguite su tutti i PC in cui è stata installata la parte client di Toolnet e sono finalizzate alla configurazione del collegamento logico tra la componente applicativa (che gestisce le maschere di inserimento dati) e la parte database (che gestisce l archiviazione permanente dei dati inseriti). Aprire mediante doppio click il file toolnet.ini presente nella cartella di installazione del programma (C:\Programmi\VenetoLavoro\CO\Toolnet). All interno del file individuare la riga: DBParm = "Namespace='System.Data.SqlClient',Database='toolnet',DataSource='localhost\SQLEXPRESS', CommitOnDisconnect='No',DelimitIdentifier='No'" e sostituire l indirizzo predefinito all interno del campo DataSource con l indirizzo IP o il nome della macchina ove è installato Microsoft SQL Server 2005 Express Edition comprensivo del nome dell istanza. La riga modificata appare ad esempio così: DBParm = "Namespace='System.Data.SqlClient',Database='toolnet',DataSource=' \SQLEXPRESS'', CommitOnDisconnect='No',DelimitIdentifier='No'" In alternativa, qualora si conosca la porta tcp di ascolto, è possibile modificare il testo così: DBParm = "Namespace='System.Data.SqlClient',Database='toolnet',DataSource=' ,<numero porta>', CommitOnDisconnect='No',DelimitIdentifier='No'" Nel caso di utenti esperti che abbiano installato il database su piattaforme sql diverse da quella standard, il nome dell istanza (che per impostazione predefinita è SQLEXPRESS ) andrà sostituito con il nome reale. (Attenzione: nel computer, o server di rete, ove è stato installato il componente desktop, e dove quindi sono presenti sia il client che database, il file toolnet.ini non va modificato). 8

9 Per ottenere l indirizzo IP sel server si consiglia di rivolgersi all amministratore della propria rete locale. A titolo esemplificativo, nel caso di configurazioni di rete standard, occorre posizionarsi sul server ospitante il database e cliccare su start esegui Figura 2: menu esegui Nella casella Apri inserire il comando cmd e confermare con OK. Figura 3: prompt di DOS Nella finestra digitare il comando ipconfig e confermare con invio. Tra i messaggi di risposta che appaiono isolare l indirizzo numerico denominato Indirizzo IP e che, nell esempio, corrisponde a Questo è proprio il valore che deve essere inserito nel file toolnet.ini al posto di 'localhost' Al primo avvio del ToolNet si installa il database toolnet nella cartella c:\co_database; tale percorso non è modificabile. Terminatat la configurazione delle connessioni al db si passa alla configurazione della applicazione ToolNet, come descritto in seguito. Qualora il database sia installato su un server posto su una rete DMZ oltre un firewall occorre: - lanciare il software SQL Server configuration manager e impostare una porta di ascolto tcp fissa (es la 1433 standard). Per impostazione predefinita viene lasciata una porta dinamica - Configurare il firewall in modo da consentire le connessioni dal client al database sulla porta indicata. 9

10 3 GUIDA ALL USO DEL TOOLNET 3.1 Primo accesso al ToolNet dopo l installazione L avvio del programma avviene tramite doppio click sulla seguente icona: Figura 4: incona di avvio del programma Al primo accesso si procede con la creazione dell utente master, come da paragrafo creazione di nuovi utenti. L utente master deve essere creato con le stesse credenziali, in termini di login, password e codice fiscale personale, del corrispondente utente di co web che ha sottoscritto l accordo di servizio. E solo e univocamente sulla base di questa corrispondenza che possono avere luogo tutte le operazioni di sincronizzazione tra le componenti off line e web. 3.2 Accesso al ToolNet Ad ogni lancio del programma e appare la finestra di login: Figura 5: finestra di login a ToolNet Oltre all utente master creato al primo accesso è presente anche un utente di sistema denominato amministratore di sistema, la cui password predefinita è admin. Dopo la conferma, mediante tasto OK, appare la finestra proncipale del ToolNet mostrata nella figura seguente: Figura 6: maschera principale di ToolNet 10

11 Il messaggio di Pronto nella barra di stato denota il completamento delle operazioni automatiche di verifica della eventuale disponibilità di aggiornamenti nell applicazione, tabelle ministeriali o dati di sincronizzazione con co web. Terminate le operazioni di configurazione iniziali non c è più bisogno, di norma, di accedere con profilo Amministratore, a meno che non si debba intervenire sulle utenze master o realizzare alcune attività amministrative particolari e descritte in seguito. La creazione e gestione delle utenze delegate si effettua accedendo con login master. Le funzioni di sincronizzazione, mediante tasto CO da web, sono accessibili da ogni profilo utente e vengono descritte in un capitolo successivo. In tutte le maschere di inserimento dati citate da qui in avanti, i campi su fondo colorato sono obbligatori; alcuni campi sono sempre visibili mentre altri sono altri condizionati, ossia dipendenti dal valore assunto da altri. 3.3 Creazione di nuovi utenti La funzione corrispondente al tasto utenti viene invocata al primo accesso, per creare il primo utente master, e ogni qualvolta si debbano creare o modificare ulteriori utenti master (da amministratore del sistema) o delegati (dall utenza master corrispondente). Dalla finestra di riepilogo riportata in figura si selezionano i tasti in alto a sinistra rispettivamente per le funzioni di nuovo utente, modifica, elimina, ricerca. Per gli utenti elencati in rosso non si dispone del diritto di accesso e modifica del profilo. Creazione di utente master Si compila la seguente maschera: Figura 7: elenco utenti Figura 8: maschera di creazione nuovi utenti master 11

12 Gli utenti master hanno, per impostazione predefinita non modificabile, la possibilità di creare i files XML per l invio a co. Nei campi di cui alla nota (1) si inseriscono le credenziali per l utente master che devono coincidere con quelle del relativo utente su co web che ha sottoscritto l Accordo di Servizio. I codice fiscale in particolare corrisponde con quello personale dell utente. Nel campo nome utente (login) si inserisce un descrittivo che apparirà nel menu a tendina della finestra di accesso e che in pratica distingue un utente da un altro. Creazione di utente delegato In questo caso la pagina che appare è questa: Figura 9: maschera di creazione nuovi utenti delegati I campi sono gli stessi di prima eccettuati i riferimenti all utente di co web. L utente delegato viene agganciato automaticamente al master corrente. Il flag per l abilitazione a generare i files zip può essere selezionato o meno; se non impostato l utente delegato può compilare le maschere e salvarle sul db ma non creare i corrispettivi file zip. Eseguendo il login mediante utenza delegata le funzioni di sincronizzazione avvengono sulla base delle credenziali del relativo utente master. In questa logica non esiste un legame tra le credenziali degli utenti delegati su web e quelli su ToolNet. E possibile creare più di un utente master, e ogni master può avere una propria catena di utenti delegati. In ogni caso l ambito di lavoro, inteso come visibilità sui dati e sulle funzioni di sincronizzazione, è quello dell utente master corrente. 3.4 Accesso come Amministratore di sistema Da amministratore del sistema è possibile: - sincronizzare e aggiornare in modalità manuale le tabelle ministeriali e la struttura del database. Entrambe avvengono di norma in modalità automatica e trasparente e devono essere eseguite manualmente solo qualora detti automatismi non dovessero funzionare (ad esempio per la presenza di firewall aziendali) - creare e gestire utenti master (è possibile crearne più d uno) - eseguire import ed export del database Con questo utente non è invece possibile procedere alla creazione di comunicazioni co. Si evince che l utente amministratore si invoca solo in casi rari ed eccezionali, e che tutta l operatività corrente ed ordinaria viene gestita attraverso i master e i delegati. 12

13 3.5 Configurazione del programma Mediante tasto configura si accede alla pagina di configurazione del programma, che riporta i numeri di versione dell applicativo, della struttura o schema del data base e delle tabelle ministeriali; in più sono presenti: - l indirizzo - la cartella ove salvare i files con le pratiche co da inviare - i dati dell utente corrente e dell eventuale delegante (master) - gli indirizzi (url) usati dal ToolNet per eseguire le operazioni di sincronizzazione. I valori predefiniti non devono essere modificati, a meno di assoluta necessità, per l alto rischio di introdurre elementi di instabilità nell applicativo. Tali campi appaiono perciò bloccati e possono essere svincolati solo attraverso la combinazione di tasti Ctrl-Alt-P. In particolare il campo Directory per file XML deve risultare valorizzato con il nome e il percorso di una cartella realmente esistente nella struttura del file system del PC, tant è che va selezionata mediante il tasto di ricerca e navigazione. Si consiglia a tal fine di creare una cartella apposita, distinta da quella di installazione del programma. Figura 10: pagina di configurazione 3.6 Sincronizzazione dei dati con co-web Questa sezione è accessibile da qualsiasi utente di ToolNet, anche se due delle quattro funzioni presenti sono disponibili solo da utente Amministratore di sistema. Sincronizzazione dello schema del database Consente di aggiornare manualmente la struttura del database, qualora la procedura automatica (lanciata all occorrenza all avvio del programma) non dovesse funzionare. E disponibile solamente da utente amministratore di sistema. Usare questa funzione solo se necessario e se consapevoli degli effetti (il rischio è di rendere inutilizzabile il database di Toolnet e di perdere tutti i dati!) 13

14 Sincronizzazione delle tabelle ministeriali Le cosiddette Tabelle Ministeriali sono l insieme delle tabelle di classificazione e dizionari terminologici di co veneto. Tra queste, e a titolo esemplificativo, vi sono la tabella delle qualifiche, dei contratti, dei comuni, delle tipologie di orario, delle tipologie contrattuali, dei soggetti abilitati, ecc. Molte di queste sono definite su base nazionale, altre lo sono in ambito regionale per quanto riguarda l apprendistato, e possono essere oggetto di revisione. Il ToolNet ad ogni avvio controlla automaticamente che la versione delle tabelle sia quella aggiornata. Se per un qualche motivo l automatismo non dovesse funzionare, ad esempio per la presenza di firewall aziendali, vi è la possibilità di aggiornarle manualmente. Anche in questo caso la funzione è disponibile solo da utente amministratore di sistema. Sincronizzazione dei datori di lavoro Coerentemente con la modalità di gestione delle anagrafiche dei datori di lavoro presente su co web, il ToolNet non consente di inserire, modificare o eliminare i dati anagrafici aziendali. L attività di inserimento e modifica dei dati anagrafici aziendali si esegue attraverso il modulo gestionale presente su co on line, dopodichè si forza manualmente la sincronizzazione. Le funzioni disponibili sono: - Sincronizza l elenco dei datori di lavoro (per la parte di ragione sociale e codice fiscale) - Sincronizza l elenco delle sedi legali (con i dati anagrafici delle sedi legali) - Sincronizza l elenco delle sedi di lavoro (con i dati anagrafici delle unità operative) Esiste poi un bottone, sincronizza tutto, che esegue in sequenza tutte e tre le attività. Sincronizzazione delle Comunicazioni E possibile eseguire distintamente e separatamente le seguenti tipologie di sincronizzazione: - Sincronizzazione dei protocolli di comunicazione, per agganciare nel database del ToolNet ad ogni pratica salvata e inviata il relativo numero di protocollo associato da co web al momento dell invio. E questa una opportunità realizzata per facilitare le funzioni di creazione delle rettifiche e degli annullamenti che, come noto, necessitano di specificare il progressivo della comunicazione precedente. - Sincronizzazione dei rapporti di lavoro: è una funzione che consente di aggiornare lo stato dei rapporti di lavoro movimentati attraverso ToolNet in modo che ad ogni nuova pratica le funzioni di recupero automatico e precompilazione avvengano sulla scorta dei dati più aggiornati - Sincronizzazione delle missioni: funzione simile alla precedente, relativamente alle missioni dei lavoratori somministrati. Anche in questo caso esiste un bottone, sincronizza tutto, che riunisce ed esegue in sequenza tutte e tre le attività. Anche in questo caso l attività deve essere eseguita manualmente. Le funzioni si sincronizzazione dei datori di lavoro e delle comunicazioni avvengono, come più volte ribadito, sempre sulla scorta delle credenziali dell utente master. 14

15 Figura 11: funzioni di sincronizzazione Riassumento, la sincronizzazione dello schema database e delle tabelle ministeriali avviene automaticamante ad ogni lancio del programma e può eventualmente essere lanciata a mano. La sincronizzazione delle comunicazioni e dei datori di lavoro avviene solo manualmente. 3.7 Uscita dal programma ToolNet Figura 12: uscita da ToolNet Si esce dal ToolNet mediante tasto esci. 3.8 Creazione di nuove comunicazioni Per avviare la compilazione di una nuova comunicazione co si seleziona la funzione nuova comunicazione : 15

16 Figura 13: creazione nuova comunicazione co Il ToolNet consente di creare le stesse stesse tipologie di comunicazione previste da co web ad eccezione di: - trasferimento apprendista da fuori regione - modifica capacità formativa/piano formativo e modifica tutore - prospetto informativo sui disabili (Pegaso) - UniUrg Ogni comunicazione co è composta di varie schede, alcune delle quali comuni a tutte le tipologie di comunicazione, o eventualmente ad un sottogruppo, altre specifiche di una comunicazione. Queste sono tutte descritte nei paragrafi successivi. Per quanto riguarda le regole formali di compilazione di ogni campo si invita a leggere il documento Modelli e Regole pubblicato sul sito del Ministero del Lavoro all indirizzo Quadro datore di lavoro E la scheda che contiene i dati del datore di lavoro; non vi è modo di inserire direttamente tali dati né esiste un modulo anagrafico locale. Le anagrafiche dei datori di lavoro devono essere inserite in co web, dopodichè le funzioni di sicronizzazione del ToolNet consentono di scaricare e aggiornare il dato in locale. L anagrafica di interesse viene scelta attraverso il tasto di ricerca. 16

17 Figura 14: quadro datore di lavoro 3.10 Quadro lavoratore I dati anagrafici del lavoratore vengono caricati attraverso apposita funzione di ricerca. Per inserire o modificare una anagrafica lavoratore occorre utilizzare l apposito modulo, descritto più avanti. Figura 15: quadro lavoratore 17

18 3.11 Quadro lavoratore coobbligato Viene valorizzato solamente nel caso di lavoro ripartito e contiene i dati anagrafici del secondo lavoratore oggetto di tale tipologia di contratto. Le modalità di inserimento sono le stesse descritte al punto precedente. Figura 16: qiadro lavoratore coobbligato 3.12 Quadro Assunzione Questo quadro è specifico al prospetto di Assunzione (unilav) e contiene i dati relativi al rapporto di lavoro. Il campo Identificativo Rapporto di lavoro viene assegnato dal sistema; alcuni campi sono condizionati, ad esempio: - la data di fine rapporto è condizionata ad una tipologia contrattuale a tempo determinato - ore medie settimanali è condizionata ad un tipo orario part time - retribuzione lorda mensile è condizionata a nessun ccnl - giornate lavorative/tipo lavorazione è condizionato a tipologia contrattuale per agricoltura 18

19 Figura 17: quadro dati assunzione 3.13 Quadro Dati Invio In questo quadro sono presenti le seguenti informazioni: - dati dell utente corrente - tipologia comunicazione: tale campo normalmente viene valorizzato a Comunicazione Obbligatoria. Per quanto riguarda annullamento e rettifica si rimanda all apposito paragrafo. Esiste una voce speciale data da trasformazione da tirocinio in rapporto di lavoro di lavoro subordinato che appare solo nel contensto della comunicazione di trasformazione - campi di forza maggiore: da usare limitatamente a queste assunzioni particolari. Figura 18: quadro dati di invio 19

20 3.14 Quadro Anteprima di stampa E possibile stampare una bozza di prospetto di comunicazione. Si ricorda che tale stampa non ha alcun carattere formale e non attesta l avvenuto invio della comunicazione. A titolo esemplificativo si osservi che non contiene nè il protocollo né la data di invio. Figura 19: quadro anteprima di stampa 3.15 Quadro di Proroga E il quadro specifico delle comunicazioni di Proroga di rapporti a termine. La scheda richiede di inserire: - i dati del rapporto di lavoro in essere (che potranno essere recuperati automaticamente, qualora l assunzione sia stata effettuata tramite sistema co; in caso contrario dovranno essere valorizzati manualmente) che di fatto coincidono con i campi del quadro assunzione dell omonimo prospetto co - la data di fine proroga 20

21 Figura 20: quadro dati di proroga 3.16 Quadro di Cessazione E la scheda specifica delle comunicazioni di cessazione. La prima parte viene valorizzata con i dati del rapporto di lavoro, analogamente e con le stesse modalità descritte nel paragrafo sulla proroga. Nella seconda parte viene inserita la data e la causale di cessazione. Figura 21: quadro dati di cessazione 21

22 3.17 Quadro di Trasformazione E la scheda specifica delle comunicazioni di trasformazione. La prima parte viene valorizzata con i dati del rapporto di lavoro, analogamente e con le stesse modalità descritte nel paragrafo sulla proroga. Nella seconda parte viene inserita la data e la causale di trasformazione. Come noto dalla normativa vigente non tutti gli eventi di modifica di un rapporto di lavoro sono soggetti all obbligo di comunicazione. Alcune tipologie di trasformazione condizionano l obbligatorietà di altri campi: - distacco: in questo caso si apre una nuova sezione anagrafica ove inserire i dati del datore di lavoro distaccatario. - Trasferimento: in questo caso appaiono due ulteriori campi condizionati ove inserire indirizzo e comune della sede di lavoro precedente. Figura 22: quadro dati di trasfomrazione 22

23 3.18 Quadri per l apprendistato Assunzione Apprendista E la scheda relativa ai dati del rapporto di lavoro. Coincide con quella descritta precedentemente, vi è l aggiunta dei campi descrizione del ccnl e macrosettore da compilare qualora nel campo ccnl venga inserita la voce: altro (codice = cd). Il campo durata apprendistato (in mesi) viene calcolato a partire dalla data di fine rapporto. Figura 23: quadro dati apprendista Tutore Nella stessa maschera sono inseriti anche i campi relativi ai dati anagrafici/professionali del tutore. 23

24 Figura 24: quadro dati tutore Capacità formativa La parte relativa ai requisiti per la capacità formativa in caso di apprendistato professionalizzante può essere compilata in due modalità distinte: - in base ai requisiti definiti dal modello regionale - in base ai requisiti definiti dal ccnl Questa scelta viene operata attraverso opportuna scelta nella sezione Tipologia Dichiarazione. Figura 25: scheda capacità formativa (1) 24

25 Figura 26: scheda capacità formativa (2) Piano formativo Gli obiettivi formativi si valorizzano accedendo al relativo catalogo regionale oppure mediante compilazione diretta a seconda che l azienda in esame abbia la capacità di erogare formazione interna. Figura 27: scheda piano formativo 25

26 3.19 Quadro Rapporto di lavoro Agenzia/Lavoratore Nel caso di rapporto di lavoro somministrato rappresenta la scheda con i dati del Rapporto di Lavoro; le modalità di compilazione sono analoghe a quelle viste per l assunzione. Figura 28: quadro rapporto di somministrazione 3.20 Quadro Azienda utilizzatrice Nel caso di rapporti di lavoro somministrati rappresenta la scheda anagrafica azienda utilizzatrice, e va compilata con le stesse modalità viste per il datore di lavoro. Figura 29: quadro azienda utilizzatrice 26

27 3.21 Quadro Inizio Missione Nel caso di rapporto di lavoro somministrato è la scheda che definisce l inizio missione. Il campo identificativo missione è un campo ad uso interno definito dal sistema. Figura 30: quadro inizio missione 3.22 Quadro Proroga Missione Nel caso di rapporto di lavoro somministrato è la scheda che definisce la proroga di missione. I dati della missione di riferimento possono essere recuperati automaticamente qualora l inizio missione sia stato comunicato mediante sistema co veneto e sia stata eseguita la sincronizzazione dei numeri di protocollo. Figura 31: quadro proroga missione 27

28 3.23 Quadro Trasformazione Missione Nel caso di rapporto di lavoro somministrato è la scheda che definisce la trasformazione di missione. I dati della missione di riferimento possono essere recuperati automaticamente qualora l inizio missione sia stato comunicato mediante sistema co veneto e sia stata eseguita la sincronizzazione dei numeri di protocollo. Figura 32: quadro trasformazione di missione 3.24 Quadro Cessazione Missione Nel caso di rapporto di lavoro somministrato è la scheda che definisce la cessazione di missione. I dati della missione di riferimento possono essere recuperati automaticamente qualora l inizio missione sia stato comunicato mediante sistema co veneto e sia stata eseguita la sincronizzazione dei numeri di protocollo. Figura 33: quadro cessazione di missione 28

29 3.25 Quadro Variazione Sede Legale La modifica della ragione sociale aziendale viene comunicata attraverso l invio di questo prospetto, la cui compilazione richiede semplicemente di inserire i dati anagrafici aziendali (comprendenti la vecchia denominazione sociale) e la ragione sociale aggiornata. Figura 34: quadro variazione ragione sociale 3.26 Trasferimento sede di lavoro Questo modello viene utilizzato per comunicare al sistema co veneto il manifestarsi di eventi quali fusione, incorporazione, cessione di ramo aziendale, ecc. Da un punto di vista logico il modello prevede l inserimento delle seguenti informazioni: a. dati anagrafici dell azienda (sede legale) precedente all evento in essere b. dati anagrafici aziendali aggiornati, ossia risultanti dall evento in essere, comprensivi di tutte le sedi di lavoro ospitanti lavoratori provenienti dalla vecchia azienda c. Elenco dei lavoratori, comprensivo di dati anagrafici e dati del rapporto di lavoro, oggetto dell evento in essere con corretta attribuzione nelle rispettive sedi di lavoro (come da punto b) Per la parte anagrafica aziendale le regole sono quelle descritte per il quadro datore di lavoro, in particolare si dovrà inserire il dato su co web e poi sincronizzare in locale. Per la parte lavoratori le componenti anagrafica e rapporto di lavoro possono essere recuperate in automatico, qualora l assunzione sia stata comunicata a mezzo co, in caso contrario andranno valorizzate manualmente. Le figure seguenti riportano quanto descritto: 29

30 Figura 35: quadro trasferimenti (vardatori) (1) Figura 36: quadro trasferimenti (vardatori) (2) 30

31 Figura 37: quadro trasferimenti (vardatori) (3) 3.27 Annullamento e rettifica E possibile comunicare al sistema co veneto, attraverso apposito modello di comunicazione, sia l annullamento di una pratica già inviata (qualora l evento comunicato non si sia realizzato) oppure la correzione di dati già inviati errati. Dal punto di vista operativo entrambi gli eventi corrispondono ad una comunicazione completa con codice tipo comunicazione appunto di annullamento o rettifica e in cui viene riportato il progressivo della pratica da annullare o rettificare. Le informazioni contenute nella comunicazione di rettifica coincidono con quelle della prima comunicazione a meno delle parti errate che saranno state opportunamente corrette. Per compilare una comunicazione di annullamento o rettifica ci sono due possibilità: prima modalità: a. eseguire la sincronizzazione di ToolNet con co web per la parte protocollo (PRO) b. ricercare e selezionare la comunicazione da annullare/rettificare tramite menu Elenco CO c. applicare la funzione segue co e scegliere la voce di interesse d. in caso di rettifica modificare i dati errati e. salvare, creare il file e inviare seconda modalità: a. eseguire la sincronizzazione di ToolNet con co web per la parte protocollo (PRO) b. creare una nuova comunicazione e valorizzare tutti i campi c. nella scheda dati invio indicare il tipo comunicazione corretto (annullamento o rettifica) d. valorizzare il campo comunicazione precedente tramite tasto di ricerca. e. salvare, creare il file e inviare Attenzione: entrambe le modalità operative richiedono che la prima comunicazione sia stata inviata a co web e che sia stata eseguita la sincronizzazione dei numeri di protocollo La seconda tecnica è chiaramente sconsigliata essendo più onerosa in termini di tempo e passibile di introdurre nuovi errori, ma consente, al limite, di eseguire delle rettifiche incrociate all interno della stessa tipo di modello, ad esempio rettificare una assunzione con una cessazione. 31

32 3.28 Precompilazione delle comunicazioni L operazione descritta al paragrafo precedente, ossia il recupero di una comunicazione già predisposta e l applicazione della funzione segue co, può essere utilizzata anche per la precompilazione parziale di nuove comunicazioni. Ad esempio dovendo inviare la cessazione di un rapporto di lavoro è possibile partire dalla corrispondente comunicazione di assunzione (qualora presente su co) e applicare la funzione segue co cessazione. In tal modo la cessazione verrà precompilata in tutte le parti noti a priori (anagrafica azienda, lavoratore, dati rapporto di lavoro) Creazione del file zip e invio a Co veneto Lo scopo del ToolNet è quello di salvare in una cartella del PC un file zip contenente una o più comunicazioni. Questo file deve essere spedito al sistema co veneto (web). Per la generazione del file si procede come segue: - selezionare il menu Elenco CO, ricercare la comunicazione o le comunicazioni di interesse e selezionarle mediante la casella checkbox. - applicare la funzione Genera file (tasto giallo) e confermare Figura 38: generazione file zip Per l invio del file ci si collega a co web e si sceglie la funzione Upload comunicazioni. Il tasto sfoglia consente di selezionare il file e quello Invia File di avviate l upload. 32

33 Figura 39: invio file zip 3.30 Ricevuta dal sistema co web Completato l invio, il sistema co genera una pagina in cui viene evidenziato l esito della operazione. Si consiglia di prendere immediata visione della stampa in formato pdf della ricevuta della comunicazione accedento a Ricerche Ricerca Comunicazioni. Questa contiene in particolare la data e il numero di protocollo di invio Invii massivi di files prodotti da sistemi gestionali esterni In molti casi le aziende e gli intermediari autorizzati dispongono di sistemi gestionali propri (i cosiddetti software paghe ) contenenti normalmente tutti i dati necessari a costruire le comunicazioni co. Poiché sia le regole di costruzione di questi files (i cosiddetti tracciati ) che le varie tabelle di classificazione sono note e pubblicate su è possibile in linea di principio dotare tali software con apposite funzioni di esportazione del file xml co. Questa modalità operativa è realizzabile in linea di principio per tutte le tipologie di comuicazioni on line ad eccezione di quelle riguardanti l apprendistato per cui esistono tracciati specifici regionali Aggiornamenti software Il database è installato, come già detto, su SQL Server Express 2005 ed eventuali aggiornamenti di questo componente sono legati all eventuale rilascio di patch software da parte di Microsoft. Per la parte applicativa gli aggiornamenti vengono rilasciati da Veneto Lavoro e questi si suddividono in facolativi (minor release) o obbligatori (major release). Il sistema web non consente l upload di file che, almeno nella major release, non siano aggiornati. Le patch applicative sono di norma cumulative (è sufficiente cioè installare l ultima disponibile). 33

34 3.33 Amministrazione del database CO ToolNet All indirizzo seguento le indicazioni toolnet è possibile scaricare un componente Microsoft per la gestione avanzata e l amministrazione del database ToolNet. L uso di questo strumento è per i soli utenti esperti. 34

35 4 PIANIFICAZIONE E OPERATIVITA ORDINARIA 4.1 Suggerimenti e criticità nella installazione del ToolNet 1. La configurazione di rete può essere realizzata anche qualora le postazioni degli operatori siano poste su varie sedi distribuite nel territorio; per casi del genere, in particolare per quanto riguarda la natura del collegamento geografico tra le sedi, occorre una valutazione specifica che non può essere affrontata in questa sede 2. In tutti i casi in cui dovessero riscontarsi difficoltà in fase di installazione si consiglia di farsi assistere da un utente esperto o dall amministratore di rete 4.2 Suggerimenti e criticità nell utilizzo del ToolNet 1. Toolnet necessita di frequenti operazioni di sincronizzazione con co web. Per sua natura è, e rimane, uno strumento utilizzabile fuori linea, tuttavia si consiglia di eseguire l allineamento con il web prima di iniziare un lavoro in assenza di connessione internet 2. eseguire i backup dei dati 4.3 Backup dei dati La parte più delicata e importante di tutto il sistema ToolNet è sicuramente il database. L eventuale reinstallazione della componente client di ToolNet, ossia di quella parte del programma che gestisce le maschere di inserimento dati, non è critica né tantomeno distruttiva dei i dati. Tale rischio è invece altissimo se è il database ad andare in crash. Per scongiurare situazioni del genere, in paricolare nei casi di installazioni complesse, si consiglia di eseguire frequenti operazioni di salvataggio dei dati. E disponibile da utente amministratore una funzione di export, e a breve anche di import, manuale che può essere utilizzata sia per spostare il database da un server ad un altro, e sia per finalità di salvataggio dati. Oltre al file prodotto dall export del database, si consiglia di salvare anche i files della cartella c:\co_database. Figura 40: backup dei dati Per implementare una funzione di salvataggio automatico e schedulato è necessario rivolgersi ad un sistemista esperto. 35

36 4.4 Procedura di disinstallazione Per procedere alla rimozione della componente desktop (comprendente il database e l applicazione) si inizia con la disinstallazione della parte client di ToolNet selezionando la voce di menu start tutti i programmi ToolNet Uninstall ToolNet e seguento le istruzioni riportate. Successivamente si procede con la rimozione della parte sql server 2005 express edition selezionando l icona Installazione applicazioni all interno del pannello di controllo e procedendo con la rimozione del componente Microsoft SQL server 2005 Infine si dovrà eliminare la cartella c:\co_database che contiene i files fisici, o devices, del database. 36