Il modo in cui operiamo

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1 Il modo in cui operiamo II nostro codice di comportamento professionale

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3 Indice Introduzione al Codice di Comportamento 1 Il modo in cui operiamo: il nostro codice di comportamento professionale Valori, Principi, Politiche 1 Guida per un etico processo di decisione 3 Utilizza il Codice I nostri doveri 4 Cos è il Programma di Comportamento Etico e Professionale? 4 Ufficio di Comportamento Etico e Professionale 4 Una strategia Globale 4 Il Codice 5 Rispettare gli impegni condividendoli 5 Cercare assistenza e segnalare violazioni 6 Disciplina per violazioni 6 Sanzioni disciplinari 7 Responsabilità verso i nostri clienti I nostri doveri 8 Offrire servizi ai nostri clienti 8 Mantenere l indipendenza 8 Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente 9 Preservare la riservatezza del cliente 10 Informazioni segrete 11 Informazioni riservate e Insider Trading 12 Evitare conflitti di interesse 13 Standard professionali e performance 14 Rispettare le regole e la proprietà del cliente 15 Responsabilità verso il nostro personale I nostri doveri 17 Trattare i colleghi con rispetto, cortesia e dignità 17 Rispettare la privacy del lavoratore 18 Diversità 20 Pari opportunità di lavoro, programma contro le discriminazioni 21 Molestie sessuali e di altra natura 22 Uso corretto di strumenti di comunicazione 24 Rapporti di parentela e relazioni personali 25 Mantenere la sicurezza sul posto di lavoro 27 Sostanze stupefacenti e alcool sul posto di lavoro 28 Proteggere l ambiente 29

4 Indice (seguito) Responsabilità verso la nostra organizzazione I nostri doveri 30 Proteggere i beni di PwC 30 Proprietà intellettuale e informazioni di proprietà esclusiva e confidenziali 31 Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete 32 Gestire il rischio relativo al cliente 36 Attività esterne 36 Rendiconti della società/associazione e ore lavorate 39 Rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica 41 Impegnarsi contrattualmente e firmare per conto della società/associazione 44 Procedure legali 44 Attività concorrenziali I nostri doveri 46 Concorrenza leale 46 Regali, intrattenimenti e regalie 49 Principi generali 49 Linee guida specifiche 50 Proteggere i diritti di proprietà intellettuale di terzi 51 Interagire con Enti Governativi I nostri doveri 52 Mantenere elevati standard Etici 52 Stipulazione di contratti con Enti Governativi 52 Attività sui rapporti con Enti Governativi 53 Operare su scala globale I nostri doveri 54 Norme sul business globale 54 Processo etico di decisione 55 La guida per un etico processo di decisione 55 Grafico per un etico processo di decisione 56 Il programma di comportamento etico e professionale: L operatività del processo grafico del processo 57 Indice delle domande e delle risposte 59

5 Introduzione al Codice di Comportamento Il modo in cui operiamo: il nostro codice di comportamento professionale Il modo in cui operiamo è il nostro codice di comportamento professionale vigente in Italia. Tale codice contiene informazioni su una vasta gamma di linee guida riguardanti obblighi di natura legale e professionale, relazioni con il cliente e altri rapporti aziendali, disposizioni organizzative ed amministrative nonché sul comportamento personale. Esso si fonda su valori e principi di comportamento, professionale e personale generalmente richiesti dalla nostra organizzazione. Considera il codice come uno strumento. Non solo riassume le politiche che regolano il nostro comportamento in veste di lavoratore/collaboratore PwC, ma fornisce altresì molteplici suggerimenti per aiutarci ad aderire alle politiche enunciate, persino se tale osservanza risultasse difficile. Quando non comprendi una linea guida, o non sai se possa essere applicabile al tuo caso; quando ti senti costretto a violare una politica e temi una ritorsione se non cedi a tale pressione, o riporti la tua preoccupazione su un eventuale violazione delle politiche, il codice ti spiega in che modo e dove trovare assistenza. Tuttavia il codice e le nostre altre politiche non si sostituiscono al tuo buon giudizio e al giudizio dei tuoi colleghi, giudizi che devono invece interagire al fine di conservare la nostra cultura di integrità. Svolgere la propria attività in conformità alle linee guida previste dal codice avrà un effetto positivo su di te, i tuoi colleghi e PwC. Ti mostrerà che sei degno della fiducia che è stata riposta in te. Ti aiuterà a vivere secondo i tuoi principi e i valori aziendali. Ricorda, tuttavia, che non è facoltativo comportarsi in conformità alle regole, poiché eventuali inosservanze possono causare serie conseguenze su tutti noi, i clienti e il network PwC. Il codice è un documento molto democratico: si applica in egual misura al personale PwC di ogni livello. I comportamenti non in linea con le sue disposizioni saranno trattati di conseguenza. Valori, Principi, Politiche I dodici valori fondamentali di PwC sono: Eccellenza Lavoro di Gruppo Leadership Innovazione Relazioni Coraggio Formazione Rispetto Lungimiranza Flessibilità Condivisione Integrità 1

6 Ci aspettiamo che tali valori definiscano chi siamo e cosa rappresentiamo, ci uniscano nella nostra organizzazione globale, multiculturale ed eterogenea, e convincano le persone a lavorare per noi ed i clienti a lavorare con noi. Se non si traducono in azione, questi valori rimangono semplicemente parole su carta. Come organizzazione e come individui, siamo tenuti a vivere, nel nostro ambiente di lavoro, secondo questi principi e dobbiamo applicarli in modo corretto, eticamente ed onorevolmente. Alcuni valori sono di natura deontologica: integrità, rispetto, condivisione. Altri possono essere etici o meno, secondo la loro modalità di applicazione. Per esempio, è possibile competere eticamente ed onorevolmente sul mercato, sviluppando metodi innovativi per rendere servizi ai propri clienti; ma esistono altresì metodi innovativi per guadagnare vantaggi non giustificati e ricevere ricompense non meritate. Come possiamo vivere seguendo i nostri valori nel modo corretto? Il primo passo prevede di sviluppare ed osservare principi generali di comportamento che definiscono come interagiamo tra noi, con i clienti ed i nostri interlocutori. Se ciascuno redigesse un elenco di tali principi, molto probabilmente si otterrebbe un risultato simile: Osservare la legge, essere membri validi e attivi di tutti gli organismi a livello locale e globale Agire in modo equo ed onesto in tutte le relazioni Soddisfare fedelmente gli obblighi professionali Mantenere le promesse Trattare gli altri con cortesia e sensibilità Riconoscere che comportamento personale e reputazione sono indispensabili per il nostro successo, e agire di conseguenza Sforzarsi di agire al meglio delle nostre capacità, e sfidare continuamente i limiti di tali capacità Valutare le conseguenze potenziali delle nostre azioni, cercare assistenza nel prendere decisioni complesse e ritenersi responsabili Dirigere in modo esemplare, sia da un punto di vista personale, che professionale Secondo passo aderire alle nostre politiche. La nostra organizzazione globale e le sue member firms hanno politiche che delineano le aspettative definite da PwC per la società/associazione stessa, il suo personale, e le aspettative dei terzi. Tali politiche includono: le politiche interne che stabiliscono come operiamo e conduciamo il business: politiche amministrative, politiche delle risorse umane e politiche che regolano le relazioni con il cliente; standard tecnico-professionali nelle diverse discipline; leggi e norme che regolano molti aspetti della nostra gestione interna e delle attività esterne. Il rapporto che intercorre tra le politiche da seguire, i principi generali di comportamento e i valori aziendali potrebbe non risultare sempre palese. Tuttavia, se consideri attentamente ciascuna linea guida, troverai sempre una connessione con uno o più principi o valori. Ognuno di noi è tenuto ad osservare sia le politiche globali di PwC sia quelle della propria società/ associazione per non esporre colleghi, clienti e l intera organizzazione a rischi e danni considerevoli. Una corretta osservanza può aiutare PwC a diventare la Firm più prestigiosa ed affidabile per il nostro personale, i clienti ed il mercato. Il modo in cui operiamo è la tua guida alle politiche di PwC e alle risorse a tua disposizione per aiutarti ad osservarle. 2

7 Guida per un etico processo di decisione Uno strumento di primaria importanza incluso nel codice è la Guida per un etico processo di decisione (pagina 56). Questa guida contiene tutte le risorse e informazioni disponibili relative al nostro progetto sul Comportamento Etico e Professionale e sul Codice di Comportamento, aggiunte alla tua coscienza, alla tua capacità di giudizio etico e al tuo buon senso. Tutto questo in una serie di passi logici che vanno dalla definizione del problema fino all identificazione e attuazione della sua soluzione. La guida è uno strumento utile da usare nei processi decisionali e specialmente quando devi affrontare una decisione complessa che ha implicazioni etiche per te o per il network PwC. Per esempio: se hai una domanda riguardante un problema di carattere deontologico o legale che coinvolga te o PwC; se non sei sicuro in merito alla linea di condotta deontologica in una situazione specifica; se ti è stato richiesto da un cliente o un altro individuo di PwC di svolgere un compito che ritieni sbagliato, immorale e contraddittorio ai tuoi valori o forse illegale; oppure se sei a conoscenza o sospetti un comportamento illegale o immorale da parte di altri sia presso PwC sia presso il cliente. Consulta la nostra guida alla sezione Guida per un etico processo di decisione (a pagina 56) per decidere una linea di condotta appropriata. Utilizza il codice! Cerca aiuto! Consultati! Osservare al meglio le politiche, che definiscono i nostri obblighi professionali, è una sfida. Il codice ti aiuta ad affrontare tale sfida. Impara a conoscere il codice. Utilizza le fonti informative ivi contenute. Nel caso in cui non comprendessi una politica, chiedi assistenza. Se ti imbatti in un problema etico difficile, chiedi aiuto. Non giungere a conclusioni o non prendere decisioni senza prima documentarti. Consultati! Utilizza il codice, ed il codice ti aiuterà. 3

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9 Utilizza il Codice I nostri doveri Essere guidati dal Codice e dalle altre fonti informative sul Programma di Comportamento Etico e Professionale durante difficili processi decisionali riguardanti questioni etiche, leggi, regolamenti o domande inerenti le politiche; Ricordare che non siamo gli unici a dover trovare le risposte giuste alle questioni complesse e impegnative; Rispettare l impegno comune per conoscere e comprendere le politiche e le linee guida spiegate nel codice, oltre ai valori societari sui quali si fondano; Assumersi la propria responsabilità per guidare gli altri, chiedere assistenza e segnalare un comportamento scorretto. Cos è il Programma di Comportamento Etico e Professionale? Il Programma di Comportamento Etico e Professionale di PwC (il programma ) è una risorsa esauriente, ideata per guidare ognuno di noi a vivere secondo i valori, i principi e gli standard aziendali e a prendere le giuste decisioni quando affrontiamo questioni etiche o domande inerenti le politiche. Gli elementi del programma includono il presente codice, Il modo in cui operiamo (la brochure che vi è già stata distribuita), canali di comunicazione definiti, nonché la formazione e il training riguardanti i processi decisionali di natura deontologica. Ufficio di Comportamento Etico e Professionale L Ufficio di Comportamento Etico e Professionale è rappresentato, per tutte entità giuridiche italiane aderenti al network PwC, dall U.O. Servizi Human Resources - Normativa Giuslavoristica di SAP Srl ed è responsabile della gestione del Programma di Comportamento Etico e Professionale. Esso conserva e aggiorna il Codice, sviluppa e supervisiona l effettiva formazione in ambito etico, identifica e applica le migliori procedure, e fornisce tempestivamente avvertenze su problematiche emergenti per delineare la direzione futura del programma. La supervisione globale del Programma di Comportamento Etico e Professionale è svolta dall HR Partner, che a sua volta riferisce al legale rappresentante della società o al Presidente del Comitato di Gestione dell associazione. Una strategia globale Il Programma di Comportamento Etico e Professionale ed il Codice di Comportamento sono stati sviluppati per soddisfare anche le esigenze dell ambiente professionale e legale italiano. 4

10 Tuttavia, il programma si basa sui valori di fondo dell organizzazione e sui principi universali che regolano il modo in cui PwC opera su scala globale. PwC intende sviluppare un network globale di Programmi di comportamento etico e professionale che unisca la comprensione per le esigenze delle situazioni locali, impegnandosi per un ideale di comportamento professionale e personale, capace di resistere ai mutamenti nel tempo, nei luoghi o nelle circostanze. Il codice Sebbene ciascuno di noi sia responsabile nel supportare PwC ad agire conformemente ai propri ideali, non è necessario agire da soli. Esistono politiche, persone e procedure atte a guidare il nostro comportamento, rispondere alle domande e ad aiutarci nel prendere decisioni difficili per poi essere in grado di gestirle con fiducia. Il Codice vuole raccogliere informazioni riguardo a tutte queste politiche, persone e processi. In particolare, il Codice: riassume tutte le politiche principali che regolano il comportamento di individui ed il modo in cui soddisfano le responsabilità verso clienti, colleghi e la nostra organizzazione; offre esempi sulle modalità di applicazione di tali politiche a situazioni di vita reale; fornisce collegamenti a documentazione di supporto e database che contengono le nostre politiche; elenca funzioni ed uffici da contattare per informazioni ed assistenza sull osservanza e fornisce collegamenti diretti a tali risorse; delinea un processo per prendere decisioni etiche complesse; spiega come contattare l ufficio preposto, e descrive le procedure da seguire per domande su politiche, problematiche o segnalazioni di presunta trasgressione. Il Codice è sempre attuale ; verrà aggiornato ed ampliato ogniqualvolta si modificheranno ed aggiungeranno nuove politiche e si inseriranno nuove risorse. 5 Rispettare gli impegni condividendoli Ciascuno di noi in PwC è tenuto a conoscere e comprendere non solo le politiche e le linee guida previste dal Codice, ma anche i valori sui quali si fondano. Questo è solo il primo passo. Siamo tenuti anche ad agire, aderendo nella forma e nella sostanza a tutte le politiche aziendali e professionali, segnalando comportamenti impropri e sapendo in che modo prendere decisioni giuste quando affrontiamo questioni e dilemmi etici. A tale fine, siamo tenuti a: comprendere e impegnarci personalmente a seguire le politiche previste dal Codice; cercare di agire sempre in modo corretto, persino quando le alternative sembrano più facili o vantaggiose; comprendere e comportarci in conformità ad altre politiche e standard professionali di PwC (ad esempio, quelli applicabili a specifiche linee di servizio o discipline professionali) e a comunicare con l HR Partner ed il responsabile della linea di servizio qualora le politiche sembrassero in conflitto tra loro; garantire che non anteponiamo i nostri interessi a quelli della società/associazione quando svolgiamo il nostro lavoro, o utilizziamo la posizione che occupiamo all interno di PwC o le informazioni acquisite attraverso tali posizioni, per scopi non aziendali; condurre il lavoro ed il business con legalità ed integrità; fornire assistenza e guida necessarie a garantire la comprensione e l osservanza del Codice da parte di coloro per i quali siamo supervisori, o Coach; cercare assistenza, guida o interpretazione su questioni etiche complesse; segnalare episodi di un presunto comportamento immorale o illegale alla funzione competente; promuovere un immediata azione correttiva e (ove necessario) disciplinare quando è

11 provata la validità di un accusa per trasgressione; e creare un ambiente lavorativo che incoraggi una comunicazione onesta, aperta e costruttiva su tutte le questioni di business, incluso permettere ad ognuno di porre domande, offrire consigli, nonché segnalare errori e trasgressioni senza il timore di ritorsione. Cercare assistenza e segnalare violazioni Il Codice contiene molteplici informazioni ed istruzioni sugli standard di integrità e di comportamento professionale che siamo tenuti a comprendere e seguire; non contempla ogni situazione né riporta tutte le norme o direttive; non rappresenta nemmeno un sostituto alla nostra responsabilità di esercitare il buon senso e ottenere istruzioni, laddove necessario. In qualsiasi momento puoi cercare ulteriore assistenza e un sostegno dal tuo Coach, da ogni partner e dal HR Partner. Le eventuali segnalazioni di atteggiamenti o situazioni non in linea con il Codice di Comportamento nonché di notizie relative alla commissione di reati, possono essere indirizzate attraverso i canali appositamente dedicati, ossia via posta elettronica (all indirizzo organismo. o via telefono (al n ). Tali canali di comunicazione sono già da tempo attivi sotto il controllo dell Organismo di Vigilanza previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 della società PwC SpA. Detto Organismo di Vigilanza, dotato di sufficiente indipendenza ed autonomia, provvederà, nel rispetto delle esigenze di riservatezza, alla raccolta di tutte le eventuali segnalazioni ed alla trasmissione delle stesse ai responsabili delle strutture societarie e/o delle funzioni aziendali competenti a trattare la materia di volta in volta oggetto di segnalazione. Sia le richieste di informazioni che l invio delle segnalazioni possono essere eseguite attraverso i suddetti canali di comunicazione anche in forma anonima e comunque tutte le relative informazioni verranno trattate in modo da rispettare la riservatezza. Se venissi a conoscenza o sospettassi un azione illegale, immorale o fraudolenta all interno di PwC, sei tenuto a discutere immediatamente la questione con il tuo Coach o comunicarla al Partner di riferimento o all HR Partner ovvero a segnalarla attraverso i sopra descritti canali di comunicazione. PwC garantisce la tutela da qualsiasi forma di ritorsione per avere riportato in buona fede violazioni reali o presunte del nostro Codice di Comportamento o delle altre direttive e procedure in vigore, tutelando la riservatezza di chiunque effettui tali comunicazioni. Disciplina per violazioni Con il presente codice si vuole aiutare Partner, lavoratori e collaboratori a comportarsi in conformità ai nostri valori, nonché a sospendere qualsiasi comportamento scorretto non appena ragionevolmente possibile dopo la sua scoperta. Il personale di PwC, oltre che adempiere i doveri generali di lealtà e correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede, deve rispettare le regole aziendali ed attenersi, di conseguenza, ai principi ed alle disposizioni contenute nel codice di comportamento professionale, la cui osservanza è parte essenziale degli obblighi contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti di cui agli art e 2105 cod. civ. I principi e i contenuti del presente codice di comportamento, pertanto, costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi di diligenza, lealtà, imparzialità che qualificano il corretto adempimento della prestazione lavorativa ed i comportamenti in genere nei confronti del datore di lavoro. La violazione, da parte del lavoratore, dello spirito, nonché delle regole e dei principi del presente codice di comportamento professionale 6

12 potrà costituire inadempimento degli obblighi inerenti il rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, con ogni conseguenza prevista dalla legge o dal CCNL, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare, altresì, il risarcimento dei danni derivanti dalla condotta posta in essere. Per i professionisti, legati a PwC da un contratto di collaborazione, la violazione dei principi del Codice di Comportamento Professionale potrà costituire giusta causa di risoluzione immediata del contratto stesso. confronti di PwC, degli altri lavoratori e/o di terzi, nonché di precedenti disciplinari nell ambito del biennio previsto dalla legge. Eventuali sanzioni disciplinari non escludono il diritto e la facoltà di PwC di provvedere alla tutela dei propri diritti ed interessi nelle sedi amministrative e/o giudiziarie competenti e/o il diritto/dovere di segnalare eventuali infrazioni/ violazioni alle pubbliche autorità. Sanzioni disciplinari Il mancato rispetto o la violazione delle regole e principi contenuti nel presente codice di comportamento professionale è perseguibile con provvedimenti disciplinari che saranno adottati nel rispetto delle norme di cui agli art cod. civ., art. 7 Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e dal vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro. Nel rispetto del principio di gradualità e proporzionalità delle sanzioni in relazione alla gravità della violazione, la tipologia e l entità di ciascuna sanzione verrà determinata in relazione ai seguenti criteri generali: (a) (b) (c) (d) (e) 7 intenzionalità del comportamento, grado di negligenza, imprudenza o imperizia dimostrate, tenuto conto anche della prevedibilità dell evento; rilevanza degli obblighi violati; responsabilità connesse alla posizione di lavoro occupata; rilevanza del danno o grado di pericolo arrecato a PwC, ai clienti o a terzi e del disservizio determinatosi; sussistenza di circostanze aggravanti o attenuanti, con particolare riguardo al comportamento del lavoratore nei

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14 Responsabilità verso i nostri clienti I nostri doveri Impegnarci ad offrire ai nostri clienti servizi professionali di alta qualità; Fornire ciò che promettiamo e promettere solo ciò che possiamo fornire; Comportarci e condurre il nostro business con professionalità, integrità, oggettività, competenza e dovuta cura; Conoscere ed osservare gli standard professionali e le politiche aziendali che regolano il modo in cui operiamo, incluse le politiche che regolano la nostra indipendenza e oggettività; Mantenere una stretta riservatezza in merito alle informazioni del cliente ed evitare di divulgare le informazioni riservate a chiunque, incluso colleghi; Evitare conflitti di interesse reali o presunti; Rispettare politiche, procedure, proprietà e beni del cliente. Offrire servizi ai nostri clienti Noi offriamo servizi di revisione e organizzazione contabile, attività di consulenza legale e tributaria, consulenza aziendale e assistenza in operazioni di finanza straordinaria, ecc. a clienti di ogni dimensione. La conoscenza e l esperienza collettiva dei professionisti della nostra organizzazione ci aiuta a comprendere e rispondere alle sfide che la Direzione del cliente deve affrontare. Ciascuno di noi è tenuto ad adempiere gli impegni aziendali che consistono nell offrire servizi professionali di alta qualità e nel condurre il business con integrità, oggettività, competenza e dovuta cura. Ne segue che è necessario tenere un comportamento professionale ineccepibile: promettere solo ciò che possiamo fornire e fornire ciò che promettiamo. Solo ascoltando i nostri clienti, 8 possiamo definire accuratamente le loro esigenze, aggiungere valore alle loro operazioni e garantire che il nostro servizio risponda alle loro richieste ed aspettative. Mantenere l indipendenza Norme di indipendenza globale La Politica di Indipendenza Globale di PwC stabilisce gli standard minimi di indipendenza a cui ciascuna entità del network PwC deve attenersi. È possibile reperire tale politica in apposita sezione del portale aziendale. La politica di Indipendenza specifica della PwC italiana è reperibile in apposita sezione del portale aziendale.

15 Mia moglie può investire in una società collegata di un cliente di revisione? Sono soggetto alla politica di indipendenza? R: La politica di indipendenza di PwC vieta investimenti in titoli da parte del coniuge di un Partner, di un dirigente, di un associato o di un lavoratore di livello manageriale, di società quotate clienti di revisione e di loro società collegate, con alcune eccezioni. Poiché sei un lavoratore di alto livello, se la società collegata fosse inclusa nella Lista di Indipendenza e non fosse un fondo comune di investimento, tua moglie non potrebbe effettuare l investimento. Se si trattasse di un fondo comune di investimento, devi consultare la politica di indipendenza societaria sui requisiti di indipendenza per i lavoratori. Ogniqualvolta devi prendere una decisione di investimento, devi rivedere attentamente la Lista di indipendenza di PwC per determinare se tale specifico investimento è vietato. La Lista di indipendenza identifica tutte le entità quotate e talune non quotate. La politica e la Lista di indipendenza sono disponibili in apposita sezione del portale aziendale. Se permangono domande dopo aver consultato la Lista di indipendenza, si prega di contattare l Independence & Risk Management Partner. D: Sono un lavoratore di supporto non a livello manageriale (non assegnato al servizio cliente) e sto considerando l eventualità di investire in una società, cliente di revisione di PwC. È lecito? R: Sì. In generale, i lavoratori di supporto a livello non manageriale sono esenti dai requisiti di indipendenza di PwC, eccetto le disposizioni riguardanti alcuni servizi. Tuttavia, se fossi assegnato ad un cliente specifico su base regolare o esclusiva o ad un lavoro nella sede del cliente, dovresti contattare l Independence & Risk Management Partner per discutere la tua situazione. Integrità ed oggettività sono al centro dei nostri servizi professionali. Gli investitori attuali o potenziali, tra gli altri, contano sul fatto che siamo indipendenti dai nostri clienti di revisione per garantire neutralità nel lavoro che eseguiamo per loro. Tutte le società di servizi professionali che svolgono attività di revisione ed altri incarichi di attestazione sono tenute, in conformità agli standard professionali applicabili, (e, in alcuni casi, alle normative statali) ad essere indipendenti di fatto e in apparenza dai loro clienti di revisione. Di conseguenza, mantenere l indipendenza di fatto e in apparenza è una priorità fondamentale per il network PwC. I requisiti di indipendenza si applicano ai Partner, ai lavoratori di livello manageriale e a tutto lo staff che fornisce servizi professionali. Non dimenticare che mantenere l indipendenza comporta molto di più che semplicemente non fare investimenti diretti nei clienti di revisione. La politica di indipendenza regola altresì altre attività finanziarie (per es. finanziamenti, intermediazioni, opzioni su azioni e fondi pensione), e attività non finanziare (ad es. regali ed agevolazioni, prestare servizio in qualità di esecutore o fiduciario, prestare servizio in veste di funzionario o amministratore di un cliente e quant altro contenuto nelle norme di indipendenza). Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente In qualità di revisori indipendenti e advisor aziendali, abbiamo solitamente accesso ad informazioni non pubbliche e riservate sulle operazioni dei nostri clienti e suoi rapporti d affari. Il nostro obbligo etico e professionale prevede di tutelare la riservatezza di tali informazioni e quelle inerenti al lavoro che stiamo svolgendo per i nostri clienti, sia durante gli incarichi sia successivamente. In certi casi, i clienti potrebbero richiedere che i loro nomi ed il fatto che ci abbiano contattato rimangano informazioni confidenziali. Quindi, come prassi, non riveliamo pubblicamente i nomi dei clienti ed i relativi incarichi, che non siano di dominio pubblico, salvo che il cliente non ci autorizzi in tal senso. Manteniamo l obbligo di tutelare le informazioni delicate del cliente, anche successivamente alla risoluzione del rapporto di lavoro con PwC. 9

16 Siamo tenuti altresì ad astenerci dall utilizzare le informazioni del cliente o inerenti l incarico per uso personale. Accedere a informazioni del cliente per trarne beneficio non è solo immorale, ma potrebbe anche violare disposizioni di leggi e normative sull insider trading. Coloro che possono investire in clienti di revisione e non di revisione, in certe condizioni, devono usare buon senso e diligenza nel prendere decisioni di investimento. Dobbiamo sempre domandarci: Acquisto azioni in questa società poiché possiedo informazioni che non sono disponibili al pubblico? Preservare la riservatezza del cliente La riservatezza del cliente mi preclude dal comunicare alla mia famiglia su cosa sto lavorando? Posso parlare ad amici che svolgono la stessa professione di clienti o incarichi? D: Sono coinvolto in una fusione riservata che mi richiede di lavorare per un certo periodo di notte e durante i week-end. I miei familiari vogliono sapere per quale motivo sto lavorando con tale intensità e sento che devo loro una spiegazione. Quanto posso dire loro? R: Spiega alla tua famiglia che il progetto a cui stai lavorando è molto importante per il tuo cliente e che il tuo obbligo verso il cliente ti impedisce di rivelare qualsiasi informazione delicata. Puoi comunicare il nome del cliente, la sede dei loro uffici, un numero telefonico a cui possono rintracciarti in caso di emergenza ed una idea generale della natura del lavoro: per esempio, un incarico di revisione, consulenza o una proposta di acquisizione. Sebbene possa essere tentato di condividere ulteriori dettagli, ricorda che mantenere la riservatezza del cliente è uno dei più importanti obblighi professionali. D: Ho molti amici che svolgono la mia stessa professione. Alcuni sono compagni di università, altri sono ex-lavoratori PwC. È difficile non parlare di lavoro. Tematiche conflittuali su clienti o incarichi potrebbero entrare nel discorso, poiché la sensazione è che si stia parlando tra amici. Non voglio creare l impressione che non mi fidi di loro. Come posso gestire la situazione? R: Spiega che non è questione di amicizia o fiducia. Le regole del network PwC richiedono la riservatezza sulle informazioni del cliente. Se tu ed i tuoi amici vi incontrate in luoghi pubblici, le vostre conversazioni possono essere ascoltate involontariamente da terzi. Anche in occasioni sociali una persona può perdere la cognizione di cosa considerare confidenziale. Un amico ti dice una notizia riservata. In modo innocente la riferisci poiché ti sei dimenticato o non sapevi che fosse confidenziale. Immagina come tu ed i tuoi amici vi sentireste se i dettagli di un vostro caso conflittuale finisse nelle mani di un concorrente o su un quotidiano nazionale. La fiducia rappresenta un elemento essenziale nella relazione con i clienti. Quasi ogni incarico professionale comporta l accesso ad informazioni delicate. I nostri clienti devono essere sicuri che tali informazioni rimarranno riservate. Cosa devo fare se sento che uno dei nostri clienti ha intenzione di intentare una procedura fallimentare contro un altro cliente di PwC? D: Mentre lavoravo presso un cliente, ho sentito due dipendenti del cliente discutere del fatto che il cliente sta intentando una procedura fallimentare involontaria contro un altro cliente di PwC sul quale stiamo per rilasciare una relazione di revisione. Sento il dovere di rivelare al team dell altro incarico di revisione cosa sta succedendo, ma in tal caso violerò la riservatezza del mio cliente. Cosa devo fare? R: Poiché prestiamo servizio ad un ampia gamma di clienti, è inevitabile confrontarsi con simili dilemmi. È necessario risolverli senza violare gli obblighi verso entrambi i clienti. Hai ragione quando pensi che si debbano prendere dei provvedimenti. È importante richiedere assistenza e ricevere istruzioni da qualcuno che non è coinvolto con nessuno dei due clienti. Puoi discutere la questione nel tuo ufficio con un Partner che non è legato a nessuno dei clienti. Oppure puoi contattare l HR Partner che si consulterà con esperti competenti. Possono trovare un modo per sensibilizzare l attenzione del team di revisione sulle 10

17 potenziali problematiche, senza violare la riservatezza del tuo cliente. Salvo autorizzazione da parte del nostro cliente o obblighi di legge o normative professionali, non dobbiamo discutere gli affari privati dei nostri clienti al di fuori dell azienda, né con alcun altro partner o lavoratore di PwC che non abbia legittima necessità di venirne a conoscenza. In certi casi, gli accordi di riservatezza limiteranno la discussione su informazioni di clienti con altri colleghi del network PwC. Siamo altresì tenuti a non condividere informazioni delicate con il personale del cliente non specificatamente autorizzato a ricevere tali informazioni. I manager dell incarico devono garantire che i membri del team sappiano i contatti di riferimento autorizzati del cliente. Lo staff assegnato all incarico deve avvisare il proprio supervisore diretto se riceve domande su questioni confidenziali dai dipendenti del cliente che non sono stati identificati come contatti adeguati. Dobbiamo prestare la massima cautela quando discutiamo d affari o lavoriamo in posti pubblici quali aerei, ristoranti o ascensori, come ad esempio coprire adeguatamente lo schermo del PC o evitare di utilizzare i portatili per lavori riservati se ci troviamo in pubblico. Dobbiamo prestare attenzione anche nel preservare la privacy e la riservatezza quando usiamo cellulari, internet e altre forme di comunicazione che potrebbero non essere sicure. Siamo tenuti a tutelare informazioni e documenti confidenziali in nostro possesso. Dobbiamo scollegarci dalla rete o chiudere i computer quando non li utilizziamo e mantenere riservate password e user ID. I portatili devono sempre essere fisicamente in posti sicuri, anche quando siamo in ufficio. È nostro dovere essere cauti nel rivelare a persone estranee l identità dei clienti presso cui stiamo lavoriamo. Le telefonate devono essere dirette al tuo numero di ufficio e devi essere raggiungibile quando necessario. I membri della famiglia possono ricevere il numero di telefono ed il luogo di lavoro in casi di emergenza. Qualsiasi domanda riguardante il lavoro sul cliente o il contenuto delle carte di lavoro deve essere riferita al Partner dell incarico. Non si può richiedere a PwC di divulgare informazioni riservate del cliente, salvo per procedimenti legali obbligatori. Se ricevi un mandato di comparizione, una citazione in giudizio o una richiesta di testimonianza, devi inviarla all Independence & Risk Management Partner il giorno stesso dell avvenuto ricevimento e consultarlo prima di dare qualsiasi risposta. Dopo aver ricevuto un mandato di comparizione, una citazione in giudizio o una richiesta di testimonianza, non si possono modificare, cancellare o distruggere informazioni e documenti relativi all incarico o alla situazione in questione. Se il procedimento legale è connesso ad un lavoro in corso, separa con attenzione la documentazione relativa al lavoro svolto successivamente al ricevimento del mandato. Informazioni segrete Le leggi ed i regolamenti richiedono un attento monitoraggio sull accettazione, sulla tutela e sul controllo dei documenti e delle informazioni segrete. Il nostro personale è tenuto ad osservare tutti i regolamenti relativi a trattamento, divulgazione e tutela delle informazioni segrete. Qualsiasi violazione deve essere riportata immediatamente al Independence & Risk Management Partner. Persino qualora un lavoratore o Partner PwC lasciasse il network PwC, il suo obbligo a salvaguardare le informazioni pervenute da materiale segreto continuerebbe fino a quando tali informazioni non saranno più riservate. Sezioni del Codice collegate: Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete; rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica; procedure legali 11

18 Informazioni riservate e Insider trading Qual è la definizione di Insider Trading Cosa succede se passo le informazioni riservate e la persona acquista azioni della società? D: Sono un senior nella PwC Advisory SpA ed ho appena completato un progetto per una società quotata di un cliente non di revisione. Avendo approfondito la mia conoscenza sulla strategia del cliente e avendo saputo della pianificazione di un nuovo prodotto, credo che le azioni del cliente rappresentino una buona opportunità di investimento. Poiché il cliente non è un cliente di revisione e ho terminato l incarico di consulenza, vi è un motivo per cui non dovrei investire? R: Certo. In primo luogo, le regole di indipendenza del network PwC ti proibiscono di acquistare azioni di clienti non di revisione a cui sei stato assegnato sia durante l incarico che durante l anno successivo. Inoltre, la tua decisione di investimento sarebbe motivata da informazioni rilevanti sul cliente che non sono disponibili al pubblico. Le leggi vietano investimenti fondati su queste informazioni riservate. D: Cosa succede se trasmetto tali informazioni ad un caro amico che non lavora per noi e acquista le azioni della società? R: Una persona che passa le informazioni riservate rimane responsabile ai sensi di legge, anche se non ne beneficia direttamente; e se un tuo amico agisce sulla base delle tue informazioni, sarà coinvolto nell insider trading, sebbene non abbia ottenuto le informazioni in prima persona. Inoltre, violerai anche la riservatezza del cliente che sei tenuto a tutelare anche dopo aver portato a termine l incarico. Ai sensi della legge e dei regolamenti della CONSOB è illegale acquistare o vendere titoli sulla base di informazioni riservate rilevanti nonché trasmetterle a terzi che potrebbero acquistare o vendere titoli. Le informazioni sono considerate rilevanti se possono incidere sul prezzo dei titoli della società in questione o influenzare la decisione dell investitore ad acquistare, vendere o tenere tali titoli. Tali informazioni includono stime degli utili, 12 operazioni in esame quali acquisizioni o disinvestimenti, introduzione di nuovi prodotti o cambiamenti chiave dello staff. Il termine titoli assume ampio significato e copre non solo azioni e obbligazioni, ma anche opzioni e warrant. Un informazione è considerata informazione riservata quando non sia stata divulgata/resa al pubblico attraverso, tra gli altri, i seguenti canali: depositi presso enti di borsa o governativi, comunicati stampa, interviste con rappresentanti della stampa ed assemblee degli azionisti. Le informazioni riservate provengono non solo da clienti, ma anche da fornitori, subappaltatori, soci di joint venture, o da qualsiasi altra entità con cui la società/associazione o chiunque nella società/ associazione è in contatto nel normale corso degli affari. Le norme che governano l insider trading si applicano ai titoli di qualsiasi società quotata. Le norme di indipendenza limitano ampiamente il possesso di titoli dei clienti e di certe entità collegate con i clienti stessi. Le prassi professionali precludono la divulgazione di informazioni confidenziali del cliente. Le seguenti politiche aziendali si applicano all insider trading: Le informazioni ottenute nel corso del lavoro svolto per la società, che non sono divulgate al pubblico (siano informazioni relative al cliente oppure informazioni collegate a qualsiasi società quotata), non possono essere utilizzate a tuo beneficio personale nella compravendita di titoli o ad uso personale dei soggetti con cui condividi tali informazioni. Ogni acquisto o vendita di titoli di qualsiasi società quotata (persino una società che non è cliente) può essere interpretato come violazione alle norme di insider trading se la persona coinvolta nella transazione ha accesso ad informazioni rilevanti non-pubbliche sulla società per mezzo del suo impiego o di una

19 soffiata da qualcuno che ha avuto accesso a tali informazioni. Se nel corso del tuo lavoro venissi a conoscenza di attività di un cliente o di un non cliente, che possa influenzare il prezzo delle azioni, non puoi acquistare o vendere titoli sulla base di quanto appreso su tale attività fino a quando le informazioni non saranno rivelate pubblicamente ed il mercato non avrà avuto tempo di assimilarle e reagire. Tali politiche aziendali (e le restrizioni governative sull insider trading) si applicano a ciascun Partner e lavoratore di PwC a tutti i livelli e in ogni posizione. Chiunque violi coscientemente queste politiche potrebbe dover affrontare le seguenti conseguenze: azioni disciplinari decise dalla società/associazione fino al licenziamento o alla risoluzione del contratto di collaborazione; azione civile della CONSOB e relativi provvedimenti disciplinari; azione civile per danni intentata da coloro che hanno effettuato compravendite sul mercato nello stesso periodo in cui le informazioni riservate sono state utilizzate impropriamente; azione penale che potrebbe portare a sanzioni e detenzione. Nel dubbio di violare le politiche aziendali o le norme che regolano l insider trading, lascia che il tuo buon senso, l integrità e la discrezione ti guidino. Consulta l HR Partner e l Independence & Risk Management Partner. Ti sei assunto la responsabilità verso il network PwC e i nostri clienti di agire in modo etico e legale garantendo che la conoscenza acquisita nel corso del tuo lavoro sarà utilizzata solo per i servizi che la società/associazione si impegna a fornire, non a tuo vantaggio personale o a vantaggio di un terzo. Non dimenticare che, anche se non si tratta di informazioni riservate, la compravendita di certi titoli potrebbe essere vietata ai sensi delle regole di indipendenza, e che le informazioni confidenziali del cliente non devono mai essere rivelate a nessuno al di fuori della società/associazione. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l indipendenza, Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente Evitare conflitti di interesse Come devo agire se penso che un potenziale incarico ponga un problema di indipendenza? D: Una manager del Deals appena assunta mi ha riferito che ha ottenuto un impegno verbale all utilizzo dei nostri servizi da parte di una società coinvolta in un offerta pubblica d acquisto ostile. Credo che un nostro grande cliente di revisione abbia una partecipazione significativa nella società oggetto del takeover. Cosa devo fare? R: Se le tue supposizioni sul target sono corrette, l incarico che tale manager sta perseguendo pone seri problemi di indipendenza, conflitto e relazione con il cliente. Comunica le tue preoccupazioni al manager. Spiegale che i clienti potenziali e gli incarichi devono essere sottoposti ad una valutazione di rischio per identificare eventuali conflitti. Sollecitala a contattare immediatamente l Independence & Risk Management Partner. Per la natura mutevole del nostro business e quello dei nostri clienti, è essenziale valutare continuamente le relazioni attuali del cliente ed indagare su quelle potenziali al fine di evitare conflitti di interesse. Tutte le linee di servizio dispongono di procedure per la gestione del rischio volte a raggiungere tale obiettivo. È vitale seguire tali procedure e consultare l Independence & Risk Management Partner ed altri Partner impegnati ad evitare conflitti e violazioni di indipendenza. 13

20 Cosa succede se in una fusione entrambe le società sono clienti di PwC? cliente. Come devo gestirlo? D: Sono un Manager che svolge un lavoro per una società coinvolta in una fusione. Anche l altra società è un cliente di PwC. Potrebbe verificarsi un conflitto di interesse o un problema di relazione con il R: Devi contattare il Partner responsabile della tua unità o ufficio, l Independence & Risk Management Partner. A seconda delle specifiche del caso, PwC potrebbe sentire l esigenza di informare il cliente ed ottenere il consenso del cliente per continuare a rappresentarlo. Quando presti servizi professionali ad un cliente coinvolto in operazioni con un secondo cliente PwC, si potrebbe compromettere l indipendenza e l oggettività del network PwC, in apparenza se non di fatto. Se una situazione particolare presentasse un effettivo o potenziale conflitto di interesse, ma non compromettesse l indipendenza, l informazione al cliente dei fatti in questione e l ottenimento del consenso da parte del cliente stesso potrebbero bastare per risolvere il conflitto. Come viene influenzata l indipendenza in una fusione amichevole di clienti di revisione? D: Sorgerebbero problemi di indipendenza e conflitti, se prestassimo servizi di Transaction Services ad entrambe le parti di una fusione amichevole, e se le due parti fossero clienti di revisione? R: Questa situazione non dovrebbe presentare problemi fino a quando entrambi i clienti si sentiranno a proprio agio con le disposizioni concordate e si presterà attenzione ad erigere i necessari muri etici. Sarà necessario utilizzare due differenti team e ciascun team é tenuto a tutelare la riservatezza del rispettivo cliente. Salvo esplicita autorizzazione delle parti, i team non devono scambiare informazioni, né i componenti del team di un cliente devono divulgare alcuna informazione a dipendenti o rappresentanti dell altro cliente. Inoltre, nessun soggetto coinvolto nella revisione di uno dei clienti deve divulgare informazioni a dipendenti o rappresentanti dell altro cliente. 14 In alcuni casi, provvedere a fornire informativa a riguardo o prendere misure precauzionali specifiche può essere sufficiente a risolvere il conflitto. In altri casi, tuttavia, il rischio di conflitti potrebbe risultare sufficientemente alto per precludere l accettazione di un nuovo cliente. In tutte le questioni che presentano un effettivo o potenziale conflitto di interesse, è necessario chiedere consigli e assistenza ai responsabili incaricati della gestione del rischio e indipendenza. Il primo passo per evitare conflitti, comunque, consiste nell effettuare le indagini necessarie ad identificare i potenziali conflitti. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l indipendenza; Gestire il rischio relativo al cliente; Regali, intrattenimenti e regalie; Rapporti di parentela e relazioni personali; Attività esterne Standard professionali e performance Come revisori indipendenti e advisor aziendali, la fiducia del pubblico nei servizi prestati è di vitale importanza per ciascuno di noi. Quindi, dobbiamo conoscere bene ed osservare gli standard professionali e le politiche aziendali applicabili alle rispettive linee di servizio. Condividiamo altresì la responsabilità di consultarci con altri e di risolvere divergenze di opinione su questioni professionali e di servizio per il cliente. Garantire titoli adeguati Le nostre linee di servizio comprendono persone che ricoprono diversi ruoli professionali e presentano differenti aree di specializzazione. L esercizio in alcune di queste professioni richiede l iscrizione ad uno o più dei seguenti organismi: Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Albo degli Avvocati, Registro dei Revisori Legali, ecc.. Ciascuno di noi è personalmente responsabile dei requisiti necessari, relativi a tali iscrizioni nelle specializzazioni professionali che pratichiamo. Lo staff deve essere incoraggiato ad ottenere le

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