HOSPITALITY MANAGEMENT SOFTWARE

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1 HOSPITALITY MANAGEMENT SOFTWARE Struttura Modulare Yield Management Controllo di Gestione Central Reservation System Enterprise Management Internet Booking Protocollo e Gestione Documenti Il software per la gestione di ogni struttura ricettiva.

2 Caratteristiche Generali Innovativo flessibile potente Nuconga è il nuovo sistema integrato per la gestione di ogni struttura ricettiva. Sviluppato con la consulenza dei migliori professionisti del settore alberghiero, rappresenta la nuova generazione degli strumenti informatici applicati al settore dell ospitalità. Il risultato è un prodotto perfettamente rispondente alle esigenze gestionali di una struttura ricettiva ed è caratterizzato da un estrema semplicità d uso, un elevata potenza di elaborazione e notevoli doti di flessibilità. 60 moduli, più di 550 maschere, 400 tabelle e oltre 350 stampe, fanno di Nuconga una delle applicazioni più complete nel panorama dei software destinati alla gestione di strutture ricettive. Aperto ad Internet, Nuconga è il primo software gestionale che integra in un unica soluzione la gestione interna ad una struttura ricettiva e la sua promozione sul mercato. Avanzate funzionalità nel Controllo di Gestione e nella attivazione di Sistemi di Sicurezza, Gestione delle Prenotazioni in tempo reale via Internet, avanzati strumenti per Sales, Marketing e Customer Satisfaction, Protocollo e Gestione Documentale a norma del Sistema Qualità, sono solo alcune delle caratteristiche che fanno di Nuconga il software in grado di fornire tutti gli strumenti di management indispensabili ad una moderna gestione del business dell'ospitalità. Le avanzate funzionalità nel sistema di gestione documentale consentono una costante rintracciabilità di qualunque documento, sia emesso che ricevuto. L'applicativo permette inoltre di utilizzare modelli preimpostati per la generazione immediata di tutti i documenti da trasmettere direttamente via fax o , e di mantenere costantemente in linea l'associazione con le maschere da cui sono stati generati. Il sistema di sicurezza garantisce il totale controllo su tutte le attività attraverso la piena tracciabilità delle operazioni effettuate e la definizione di profili utente differenziati per l'accesso a specifiche funzionalità del programma. Grazie all'utilizzo di una base dati dinamica qualunque statistica effettuata con Nuconga può essere personalizzata on-line dall'utente, per essere meglio rispondente alle esigenze di ogni specifica struttura. Questo permette infinite possibilità di analisi, comparazione e valutazione dei dati, sia a budget che a consuntivo. L architettura di Nuconga è improntata alla filosofia dello Yield Management, attraverso l introduzione di tecniche di gestione estremamente razionali e sofisticate mirate all ottimizzazione del tasso di occupazione della struttura e del ricavo medio per singola risorsa. La sistematicità della rilevazione dei dati e la possibilità di compararli in maniera estremamente articolata consente di generare flussi di informazione organizzata in grado di far emergere quelle regolarità statistiche nel comportamento dei vari segmenti di mercato indispensabili ad una gestione ottimale delle politiche commerciali della struttura. Grazie alla estrema flessibilità della sua struttura, Nuconga è in grado di integrare all interno di un unico PMS tutte le problematiche relative allo Yield Management, al CRS e al CRM, configurandosi come uno strumento in grado non solo di assicurare l ottimale gestione di ogni struttura ricettiva, ma di supportare ai più alti livelli e con adeguati strumenti informatici, le decisioni strategiche del management. Nuconga è disponibile in versione multilingue e, grazie alla struttura dinamica del suo database, consente di passare da una lingua all altra in maniera estremamente semplice ed immediata, consentendo l introduzione dell applicativo in qualunque contesto internazionale. Contestualmente alla diffusione del software in versione multilingue, Nuconga si sta espandendo a livello internazionale con una propria presenza in vari paesi, al fine di garantire alle grandi catene che scelgono di passare a Nuconga un software ai più elevati livelli qualitativi, supportato da una rete di assistenza in continua espansione nel mondo.

3 Funzionalità Nuconga è un programma gestionale di ultima generazione, in grado di coniugare un'estrema semplicità di utilizzo ad un'elevata accuratezza degli strumenti di controllo a disposizione del management. Nuconga risponde alle richieste più diversificate, dalle complesse esigenze gestionali e di controllo di una catena alberghiera, fino alla semplice gestione del Front Office, offrendo sempre la soluzione idonea a soddisfare le reali esigenze del cliente, compatibilmente con gli investimenti previsti. La struttura modulare di Nuconga consente di rispondere alle esigenze di ogni struttura ricettiva, dagli alberghi, ai villaggi, ai residence, ai campeggi, etc. A questo scopo Nuconga ha introdotto il concetto di risorsa intesa come camera in Hotel, appartamento in residence, piazzola nei campeggi, etc. Nuconga adopera lo stesso linguaggio dell'albergatore, rendendo semplice l'apprendimento del programma anche da parte di utenti non esperti. Le funzionalità dell applicazione sono personalizzabili attraverso più di 270 opzioni che permettono al cliente di adeguare il programma alle specifiche esigenze della sua azienda. In qualunque momento l utente può modificare le opzioni prescelte per adattare la configurazione a nuove esigenze. Tutte le stampe previste dal programma, visualizzabili in anteprima a video, consentono la definizione di sofisticati criteri di selezione, ordinamento e raggruppamento delle informazioni. L integrazione con Microsoft Office permette l esportazione dei documenti verso altre applicazioni includendo la pubblicazione sul Web e l invio tramite posta elettronica Internet. La struttura a finestre consente all utente l accesso contemporaneo ad informazioni relative ad aree funzionali differenti, ottimizzando i tempi di risposta e riducendo le attese. Da ciascuna maschera è possibile accedere, attraverso l'uso di tasti funzione e di appositi "Zoom" alle schede e tabelle il cui utilizzo è collegato a quello delle maschere principali. Attraverso l'uso di semplici tasti funzione è possibile effettuare, direttamente dalle maschere, la ricerca di specifiche informazioni o effettuare le selezioni desiderate in maniera semplice ed intuitiva. Front Office Il modulo rappresenta il cuore dell applicazione e consente di seguire, registrare e consultare tutti i movimenti legati al soggiorno del cliente, dalla prenotazione, al ckeck-in, alla generazione dei conti, al check-out e all emissione dei documenti contabili. Consente di pianificare al meglio la gestione delle risorse disponibili personalizzandone i criteri di assegnazione che l utente può definire dinamicamente. Permette di effettuare la pianificazione degli addebiti prevedendo la possibilità di variare le voci da imputare in automatico su determinati conti e per gli intervalli di tempo desiderati. Consente inoltre di personalizzare le chiusure giornaliere impostando in automatico tutte le verifiche e le operazioni desiderate. Permette di visualizzare e confrontare, anche graficamente, negli intervalli di tempo desiderati, il livello delle presenze, le percentuali di occupazione della struttura e le room-nights di ditte, clienti e agenzie. Le principali funzioni del modulo prevedono: Pianificazione disponibilità e gestione dinamica prenotazioni, allotment, gruppi e rooming list con assegnazione automatica delle risorse Visualizzazione e stampa tableau Check-in, anche da walk-in Trasferimento ospiti e conti Imputazione e ripartizione automatica degli addebiti su più conti e più risorse mediante criteri di credit Emissione di documenti fiscali anche prima del check-out con possibilità di annullamento, ripristino e riemissione nel corso della stessa giornata Gestione clienti passanti Gestione casse Emissione fatture, note di credito, ricevute fiscali, estratti conto e ricevute a importo zero per clienti non paganti. Sale e Congressi Il modulo prevede la prenotazione, il check-in, la gestione dei conti, il check-out delle sale. La disponibilità viene gestita su base oraria consentendo di prenotare una stessa struttura per fasce orarie diverse nel corso della stessa giornata. Consente inoltre di gestire layout differenti della sala, definendo il tipo e la quantità di risorse impegnate quali tavoli, sedie, microfoni, supporti audiovisivi, ecc. Permette infine di gestire il collegamento a tutte le attività correlate al congresso quali prenotazioni di camere con convenzioni particolari, gestione di banchetti, coffee break, ecc. Allotment Il modulo consente la gestione degli allotment legati a periodi e contratti. Gestisce il legame con le prenotazioni, gli incrementi di disponibilità, la restituzione dell'invenduto, i periodi di validità e le statistiche sulla situazione dei contratti. Gestione Immobili Nuconga consente di gestire le problematiche proprie di quelle strutture, come residence o case vacanza, che utilizzano appartamenti dislocati in diversi immobili. Permette la definizione del prezzo di vendita sia come importo fisso che in percentuale. Consente inoltre la gestione dei consumi quali acqua, luce e gas generando automaticamente gli addebiti di produzione sui conti dei clienti.

4 Modularità Food & Beverage Il programma prevede la completa gestione del bar e del ristorante con possibilità di emissione ricevuta, addebito a conto passanti o addebito in camera. Consente la gestione delle comande e dei relativi addebiti, permette di creare e stampare menù multilingue, impostare le ricette utilizzando articoli a magazzino ed effettuare lo scarico automatico degli articoli. Effettua le statistiche di previsione pasti, e consente un completo controllo delle attività attraverso stampe riepilogative di controllo di consumi e ricavi. Consente inoltre di effettuare la gestione dei banchetti, dall'emissione dei preventivi, allo scarico delle ricette dal magazzino, al controllo delle giacenze, alla generazione automatica degli ordini. Nuconga permette la gestione del Catalogo Menù consentendo la pianificazione temporale dei menù per ristorante e tipo servizio al fine di prevedere i consumi di magazzino. Economato e Magazzino L'applicazione effettua la gestione dei fabbisogni con l'emissione automatica degli ordini a fornitore e il controllo dell'evasione dell'ordine. Gestisce i lotti di riordino proponendo fornitori e relative scontistiche applicate. Propone i prelievi tenendo conto della scadenza dei prodotti. Consente il riesame dei movimenti di magazzino senza necessità di chiusure o riprese saldi mensili. Consente l'immissione e il controllo dei movimenti di magazzino, la valorizzazione delle attività di carico e scarico e il trasferimento delle merci ai vari reparti. Tali operazioni possono essere effettuate anche attraverso la gestione di codici a barre e tramite lettori ottici. Il modulo prevede le seguenti funzionalità principali: Gestione economato Gestione inventario beni Gestione ordini e fabbisogni Gestione e valorizzazione delle giacenze di magazzino Controllo dei consumi Scorte di sicurezza Scadenze alimenti Disponibilità di magazzino Gestione delle ubicazioni. Punto Vendita Il modulo permette di gestire qualunque punto vendita, bar, ristorante, negozio, attraverso l uso di terminali touch screen che consentono di selezionare con facilità gli articoli disponibili velocizzando le attività di tutto il personale. La gestione delle comande al ristorante, nonché la vendita degli articoli al banco, diventano delle operazioni estremamente rapide e consentono l imputazione diretta degli addebiti maturati sul conto del cliente, o su conti passanti, o sulla carta del cliente nel caso in cui la struttura disponga della gestione della monetica. Il modulo inoltre permette di gestire direttamente le transazioni con il magazzino gestendo in automatico lo scarico degli articoli. Protocollo Nuconga consente di generare e protocollare automaticamente conferme di prenotazione, solleciti di pagamento, fax, ordini di servizio, ecc. Permette inoltre la gestione separata di documenti riservati consultabili solo dagli utenti abilitati e la visualizzazione dei protocolli annullati dagli operatori. Organizza il flusso di tutti i documenti associandoli a prenotazioni, check-in, clienti, ditte e agenzie, consentendone la consultazione e la ristampa direttamente dalle maschere corrispondenti. Garantisce la piena rintracciabilità di qualunque documento, sia emesso che ricevuto, nel pieno rispetto delle norme previste dal Sistema Qualità. Completamente integrato con le funzionalità di Microsoft Office, consente di utilizzare modelli preimpostati da trasmettere direttamente via fax o . Controllo di Gestione Consente di effettuare la riclassificazione della produzione e di operare confronti fra budget e consuntivo secondo parametri e viste interamente personalizzabili. Prevede la possibilità di effettuare statistiche e ribaltamenti di produzione sui vari centri di costo e di ricavo garantendo una visione sempre aggiornata e completa dell'attività aziendale. Permette inoltre di controllare il livello di produttività e l'andamento degli incassi dei vari reparti o delle singole risorse valutando tali informazioni per centro di ricavo, tipologia di addebito o listino applicato. La riclassificazione della produzione e i confronti budgetconsuntivo possono essere effettuati per intervalli di tempo variabili e secondo viste e parametri interamente personalizzabili. Grazie all'utilizzo di una base dati dinamica permette di estrarre e confrontare tutte le informazioni relative ai costi e alla produzione per costruire scenari e statistiche in grado di rispondere a qualunque esigenza del management. Prevede infine la gestione per commesse e centri di responsabilità consentendo di effettuare confronti fra produzione e con-sumi secondo i livelli di raggruppamento desiderati. Contabilità Il programma prevede la gestione della prima nota, lo scadenziario attivo e passivo, la gestione di casse, corrispettivi, carte di credito, anticipi e caparre, sospesi e note di credito. II modulo consente l'esportazione dei dati verso applicazioni gestionali esterne. Il programma consente la gestione automatica dei cambi, l'inserimento e la visualizzazione degli importi nella valuta desiderata. Centralino Nuconga permette il collegamento con qualunque centralino telefonico disponibile sul mercato consentendo un elevato grado di integrazione tra l elaboratore e la centrale telefonica. I moduli relativi al centralino consentono la gestione delle telefonate e delle sveglie, nonché la gestione dello stato della risorsa (libera/riordinata, in manutenzione, ecc.). Le telefonate effettuate vengono automaticamente addebitate sui conti dei clienti, diversamente vengono associate a centri di costo in attesa di essere giustificate o addebitate alla risorsa o su conti passanti.

5 Affidabilità HOSPITALITY MANAGEMENT SOFTWARE VERSIONE 7.0 Internet Nuconga consente di effettuare una completa gestione delle prenotazioni via Internet, sia in modalità on-line che off-line, e la gestione dei cataloghi via Web. Tutte le informazioni da pubblicare su Internet sono modificabili direttamente da Nuconga, attraverso l inserimento di immagini in formato elettronico, nonché di tutte le informazioni, nelle lingue desiderate, relative alla tipologia di risorse, alle disponibilità nei diversi periodi, al listino prezzi e alle modalità di pagamento. In fase di prenotazione, grazie alla differenziazione dei livelli di accesso, qualsiasi utente può richiedere informazioni sulle disponibilità e i servizi di ciascuna struttura, ma solo gli utenti abilitati, quali agenzie, clienti consolidati, ecc., possono, utilizzando la propria password, effettivamente impegnare la risorsa all'atto della prenotazione. Tali clienti possono anche beneficiare dell applicazione di eventuali listini e convenzioni in essere. Negli altri casi il sistema si riserva la possibilità di confermare, sempre via e- mail, il buon esito della prenotazione. Moneta Elettronica Il modulo consente la completa gestione di un borsellino elettronico con operazioni monetarie sulle carte dei clienti: generazione carta, carica e scarica denaro, pagamenti con prepagato o a credito, cancellazione carta. Consente inoltre di definire il plafond sulle carte del cliente: limite di spesa a credito, limite di spesa giornaliero, importo massimo precaricabile. Il sistema prevede la piena integrazione con i pagamenti effettuati con Bancomat e Carte di Credito. Sicurezza L applicazione risponde ai più elevati standard di sicurezza attraverso la determinazione di profili utente abilitati al accedere a specifiche funzionalità del programma. Consente inoltre un totale controllo su tutte le operazioni effettuate dagli utenti, dalle procedure utilizzate, alle stampe effettuate, alle variazioni apportate ai dati. Enterprise Management Attraverso la gestione centralizzata di più funzioni, Nuconga risponde alle esigenze di una catena alberghiera, con la possibilità di effettuare statistiche e controlli sia a livello globale che di singola unità. Grazie alla possibilità di condividere gli archivi, l'applicazione permette di gestire i rapporti con i clienti e con i fornitori secondo una politica aziendale unitaria per pianificare al meglio le politiche tariffarie ed ottimizzare il potere contrattuale di ciascuna struttura ricettiva. La Centrale di Prenotazioni consente di visualizzare le risorse di tutte le strutture come fossero un unico albergo virtuale, gestendo le prenotazioni dell intera catena. La struttura del database di Nuconga si presta alla gestione di politiche di Customer Relationship Management (CRM) consentendo di condividere le informazioni relative ai comportamenti d acquisto e alle preferenze di tutti i clienti di ogni singola struttura, offrendo importanti strumenti marketing e commerciali all intera catena. La possibilità di accedere ad una base dati in cui confluiscono tutte le informazioni delle singole strutture, consente inoltre di ottimizzare le politiche di Yield Management che possono avvalersi di una massa strategica di informazioni statistiche da cui partire per la definizione delle politiche commerciali dell intera catena. Building Automation Nuconga è in grado di interfacciare i principali sistemi di building automation per un completo monitoraggio degli impianti di climatizzazione, riscaldamento, luci, rilevazione incendi, sistemi di allarme, controllo accessi. L applicativo prevede inoltre l integrazione con i principali sistemi di Pay TV presenti sul mercato consentendo di eseguire in modo estremamente semplice le operazioni di abilitazione del sistema e di imputazione degli addebiti. Sales & Marketing Il modulo Sales & Marketing consente di gestire in maniera organizzata l attività dei propri venditori attraverso la definizione di campagne commerciali. L'obiettivo è quello di fornire statistiche di presenze e produzione sia in funzione dei budget per singolo venditore sia relativamente agli eventi a cui la struttura ha partecipato, valutandone la redditività. Il modulo Customer Satisfaction consente una completa gestione delle informazioni relative al grado di soddisfazione della propria clientela, con possibilità di effettuare controlli sul livello di efficienza dei singoli reparti aziendali. Il sistema consente inoltre di recepire in maniera organizzata i suggerimenti e le aspettative della Servizi Nuconga offre una serie di moduli dedicati a problematiche relative alla gestione dei servizi per le strutture ricettive. Consente la pianificazione e la registrazione degli interventi di manutenzione specificando il materiale sostituito, gestendo il prelievo degli articoli dal magazzino mediante transazioni di carico/scarico generate automaticamente. Nuconga gestisce i trasferimenti degli ospiti mediante la pianificazione dei servizi di trasporto da e per la struttura, la definizione del manifesto dei trasporti, indicando vettori, data, ora e luogo di partenza/arrivo, consentendo l associazione degli ospiti agli accompagnatori e agli itinerari. Application Server Il modulo implementa le funzionalità di automazione OLE offrendo un'interfaccia disponibile alle applicazioni esterne per estendere e personalizzare le funzionalità di Nuconga sulla base delle esigenze del management.

6 Assistenza A supporto della qualità del prodotto, Nuconga offre un completo programma di assistenza, consulenza e formazione per assicurare costantemente quell elevato livello di servizio indispensabile ai professionisti del settore. Il programma di supporto prevede i seguenti servizi: Hot Line Telefonica Assistenza via Internet e Teleassistenza Interventi On-Site Formazione Consulenza Il servizio di Hot Line telefonica consente all utente di avvalersi di personale tecnico competente 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. Il servizio consente di risolvere, attraverso una semplice telefonata, qualunque difficoltà che dovesse insorgere nell utilizzo del programma fornendo un indispensabile supporto alle aziende clienti che in qualunque momento possono contare su una tempestiva soluzione di qualsiasi problema. Attraverso il servizio di teleassistenza il personale tecnico può intervenire direttamente sul sistema del cliente facilitando la risoluzione di eventuali problemi che dovessero insorgere durante la normale operatività. Il servizio di assistenza via Internet consente al cliente di accedere con facilità agli aggiornamenti del programma. L intervento on-site risulta particolarmente indicato in fase di avviamento del programma e per le attività di formazione e affiancamento operativo del personale. Per la formazione del personale, Il cliente può richiedere la presenza di un formatore presso la propria sede oppure può scegliere di svolgere questa attività in aula. Il servizio di consulenza, finalizzato all ottimizzazione dei processi di informatizzazione e rinnovamento tecnologico della struttura del cliente, prevede anche l erogazione di servizi di consulenza ai massimi livelli, offerti con l obiettivo di supportare il management aggiornandolo costantemente sulle nuove opportunità offerte dagli strumenti informatici a supporto delle proprie decisioni strategiche. Rev. 05 del 02/02/04 Nuconga in Europa Austria Malta Croatia Germany Spain United Kingdom Info@nuconga.com Sede di Milano Via Bragadino, Milano Tel Fax Sede di Roma Viale Angelico, Roma Tel Fax Nuconga è un marchio registrato ZETEL S.R.L. Sede di Catania Viale Europa, San Gregorio (CT) Tel Fax azienda certificata