Fax Connection Unit Type D Istruzioni per l'uso

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1 Fax Connection Unit Type D Istruzioni per l'uso Per un uso corretto e sicuro, leggere le Informazioni sulla sicurezza riportate nel manuale "Leggere prima di iniziare" prima di utilizzare la macchina.

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3 SOMMARIO Come leggere il manuale...2 Simboli utilizzati nel presente manuale Prima di iniziare Panoramica Fax remoto...3 Funzioni disponibili per Fax remoto...3 Configurazione necessaria...6 Opzionali...6 Impostazioni Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Trasmissione remota... 7 Verificare i file in memoria in un Fax remoto...8 Stampa dei documenti ricevuti dalla macchina secondaria... 9 Se si utilizza [Impostaz.ricezione remota per linea]...9 Se si utilizza [Impostaz.ricezione remota per mittente]...9 Controllo dei risultati di comunicazione del Fax remoto Visualizzazione dei risultati di comunicazione del Fax remoto Stampa dei risultati di comunicazione del Fax remoto...11 Messaggi e soluzioni Informazioni sulle funzioni di sicurezza Dati sovrascritti dalla funzione Cancellazione automatica memoria...16 Privilegi operativi per le impostazioni

4 Come leggere il manuale Questo manuale spiega come impostare la funzione del fax remoto e come utilizzare le sue funzioni principali. Installando Fax Connection Unit Type D sulla propria periferica è possibile utilizzare la funzione di fax remoto. Per informazioni non incluse nel presente manuale, quali come utilizzare la periferica o le specifiche delle periferiche, consultare i manuali forniti con la periferica. Simboli utilizzati nel presente manuale In questo manuale sono utilizzati i seguenti simboli: Indica spiegazioni supplementari delle funzioni della periferica e istruzioni sulla risoluzione degli errori utente. [ ] Indica i nomi dei tasti presenti sul display o sul pannello di controllo della periferica. 2

5 1. Prima di iniziare Il presente capitolo rappresenta una panoramica della configurazione della funzione di fax remoto. Panoramica Fax remoto È possibile inviare e ricevere fax da un dispositivo che non dispone della funzionalità di fax (macchina secondaria) se si utilizza la funzione fax remoto per collegarsi a una macchina dotata di fax (macchina pincipale). CJQ612 La procedura per l'invio di fax è uguale a quella per le macchine dotate di unità fax. Al temine di un lavoro, verificare i risultati visualizzati nella cronologia invii o stampati sui rapporti. È possibile inoltrare i documenti ricevuti dalla macchina principale con la funzione fax alla macchina secondaria. Funzioni disponibili per Fax remoto È possibile abilitare una macchina principale all'invio di fax visualizzando la schermata [Fax remoto] sulla macchina secondaria. Dalla schermata [Fax remoto] è possibile inviare documenti scansiti alla macchina principale e abilitarla alla trasmissione del documento a mezzo fax. Le trasmissioni fax remote sono possibili su una linea G3. Sulla macchina secondaria è anche possibile impostare gli strumenti utente per la funzione di fax remoto e aggiungere numeri di fax alla rubrica. 3

6 1. Prima di iniziare Se si utilizza l'autenticazione utente, selezionare lo stesso metodo di autenticazione sia per la macchina secondaria che per quella principale. Per informazioni sulle impostazioni di autenticazione della macchina, vedere la Guida per la sicurezza. Funzioni disponibili sulla schermata iniziale del fax per il Fax remoto Sul display iniziale del fax della macchina secondaria è possibile specificare le seguenti voci: Trasmissione da memoria, Tipo originale, Risoluzione, Formato scansione, Densità auto., Densità manuale, Orient.originale, Impostazioni originale, Stampa test.fax, Programma destinazione, Seleziona linea, Contr./Interr.file trasm., Stato file trasmissione, Stato file ricezione La macchina supporta le funzioni, la capacità di trasmissione, la capacità di ricezione e i formati carta della macchina principale dotata di fax. Le funzioni non presenti sulla macchina principale non sono disponibili. È possibile selezionare la stessa linea G3 della macchina principale. È possibile selezionare una delle due testate fax. Funzioni disponibili sulla schermata Impostazioni Fax per il Fax remoto Sulla macchina secondaria è possibile specificare le seguenti voci per il menu Impostazioni Fax: Impostazioni generali Tasto di scelta rapida (1-3) Se è selezionato [Attivo], i tasti di scelta rapida possono essere programmati con i seguenti elementi: Stampa test.fax, Stato file TX (Stato file trasmissione), Stato file RX (Stato file ricezione), Rapporto stato TX Cambia titolo Destinazione ricerca Vedere il manuale Fax. Impostazioni di scansione Progr./Cambia formato scansione Elimina formato scansione Vedere il manuale Fax. Impostazioni ricezione Stampa su 2 facciate 4

7 Panoramica Fax remoto Vassoio carta Vedere il manuale Fax. Impostazioni iniziali Impostazione parametri È possibile configurare i seguenti switch dei parametri utente per modificare le impostazioni delle funzioni. Non modificare bit e switch diversi dai seguenti: Il foglio di stampa è limitato a quello con la massima priorità (Stampa formato corretto) (switch 05, bit 5) Avviso vassoio vuoto (avviso di mancanza carta) anche quando un vassoio carta è vuoto (switch 05, bit 7) Rileva e segnala i documenti quasi vuoti durante la scansione (switch 11, bit 2) Reset al cambio di funzione (switch 14, bit 3) Selezione del vassoio di alimentazione carta disponibile (switch 15, bit 2, 1, 0) Selezione o meno del vassoio di alimentazione carta disponibile (switch 15, bit 5) Se è necessario premere [Aggiungi] dopo aver specificato una destinazione con il tasto destinazione durante la trasmissione circolare (switch 17, bit 2) Reset delle impostazioni quando viene eseguita la scansione di un originale (switch 17, bit 3) La macchina secondaria emette un segnale acustico per avvisare che un documento ricevuto è stato stampato (switch 37, bit 6) Programma informazioni fax (Testata fax) Protezione menu Vedere il manuale Fax. 5

8 1. Prima di iniziare Configurazione necessaria Questa sezione descrive le opzioni e le impostazioni necessarie per la funzione di fax remoto. Opzionali Per utilizzare la funzione di fax remoto, la macchina principale e secondaria devono avere le seguenti opzioni: Unità di collegamento fax Disco fisso La macchina principale deve disporre della funzione fax. Una macchina che dispone di funzione fax non può essere utilizzata come macchina secondaria. Impostazioni Per utilizzare la funzione di fax remoto, bisogna specificare gli indirizzi IP e i nomi host di ognuna delle macchine. L'indirizzo IP e il nome host possono essere specificati in [Programma/Cambia/Elimina macchina remota] sulla scheda [Strumenti amministr.] nel menu Impostazioni di Sistema. Attenersi alla seguente procedura. 1. Collegare la macchina secondaria alla macchina principale in rete. Per maggiori dettagli su come collegare la macchina alla rete, vedere Collegamento della macchina/impostazioni di sistema. 2. In [Programma/Cambia/Elimina macchina remota] sulla macchina principale, specificare l'indirizzo IP o il nome host della macchina secondaria. Si possono specificare fino a sei macchine secondarie. Se non si riesce a registrare la macchina secondaria sulla macchina principale, verificare le impostazioni della prima. Non è possibile registrare la macchina secondaria se un'altra macchina è registrata in [Programma/Cambia/Elimina macchina remota] nella macchina secondaria. Per maggiori dettagli su come modificare le Impostazioni di Sistema, vedere Collegamento della macchina/impostazioni di sistema. 3. In [Programma/Cambia/Elimina macchina remota] sulla macchina secondaria, specificare l'indirizzo IP o il nome host della macchina principale. Si può specificare un'unica macchina principale. 6

9 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Questo capitolo descrive come inviare e ricevere fax utilizzando la funzione di fax remoto. Trasmissione remota Prima di procedere verificare che la macchina principale sia accesa. 1. Premere il tasto [Home] in alto a sinistra sul pannello di controllo. CMR Premere l'icona [Fax remoto] nella schermata [Home]. 3. Collocare l'originale nell'adf o sul vetro di esposizione. 4. Definire le impostazioni di scansione necessarie. 5. Specificare il destinatario. 6. Premere il tasto [Avvio]. Per dettagli su come utilizzare la funzione fax, vedere Fax. Per le seguenti funzioni, utilizzare le informazioni memorizzate o registrate sulla macchina secondaria: Informazione registrata nella Rubrica Impostazioni server LDAP 7

10 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Verificare i file in memoria in un Fax remoto Utilizzare questa funzione per controllare il contenuto di un file memorizzato che non è ancora stato trasmesso. Utilizzare inoltre questa funzione per annullare una trasmissione dalla macchina secondaria. È possibile controllare questi file come i normali fax. Per informazioni dettagliate su come confermare i file in memoria, consultare Fax. Tutti i file nella memoria della macchina principale sono visualizzati nella schermata [Controlla/ Interrompi file trasmissione]. Quando i documenti sono trasmessi dalla macchina secondaria alla macchina principale, viene visualizzato. Per aggiornare lo stato del file di trasmissione, premere [Aggiorna stato] nella schermata [Controlla/ Interrompi file trasmissione]. 8

11 Stampa dei documenti ricevuti dalla macchina secondaria Stampa dei documenti ricevuti dalla macchina secondaria È possibile inoltrare o instradare i documenti ricevuti dalla macchina principale dotata di funzione fax. Registrando una macchina secondaria non dotata di funzione fax come destinazione di inoltro è possibile stampare i documenti ricevuti dalla macchina secondaria. Ad esempio, è possibile fare in modo che la macchina principale inoltri i documenti per il reparto vendite e i documenti per la divisione del personale alle rispettive macchine. La macchina del reparto vendite e quella della divisione del personale stampano i documenti separatamente. Per inoltrare o instradare i documenti ricevuti, nel menu Impostazioni Fax della macchina principale dotata di funzione fax configurare preventivamente l'inoltro o l'instradamento. È possibile inoltrare o instradare i documenti ricevuti per linea o per mittente. Se si utilizza [Impostaz.ricezione remota per linea] Sulla macchina principale è possibile specificare una macchina secondaria per stampare i documenti ricevuti sulla linea G3. Le macchine secondarie che è possibile specificare devono utilizzare la funzione Fax remoto. Per maggiori dettagli su come modificare le Impostazioni Fax, vedere Collegamento della macchina/ Impostazioni di sistema. Per specificare Impostaz.ricezione remota per linea, seguire la procedura indicata di seguito. 1. Premere [Impostazioni Fax]. 2. Premere [Impostazioni ricezione]. 3. Premere due volte il tasto [ ], quindi premere [Impostazione ricezione remota per linea]. 4. Premere [G3]. 5. Premere [Seleziona] a destra della macchina a cui ci si vuole connettere, quindi premere [OK]. 6. Premere [OK]. 7. Premere due volte [Esci]. Se si utilizza [Impostaz.ricezione remota per mittente] Se questa funzione è abilitata i documenti in arrivo sono inoltrati a una macchina secondaria. Registrare un mittente speciale in [Programma mittente speciale] nel menu Impostazioni Fax e impostare [Impostaz.ricezione remota] su [Attivo]. Specificare la macchina secondaria come ricevente speciale in [Macchina remota]. 9

12 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Prima di utilizzare questa funzione, assicurarsi che [Funzione ricezione speciale] sia impostato su [Attivo] in [Impostazione iniziale] sotto [Programma mittente speciale]. Per dettagli su [Impostazione iniziale] e su come specificare il nome del mittente, consultare Fax. Per informazioni su come modificare le funzioni del fax, vedere Collegamento della macchina/ Impostazioni di sistema. Per specificare Impostaz.ricezione remota per mittente, seguire la procedura indicata di seguito. 1. Premere [Impostazioni Fax]. 2. Premere [Impostazioni ricezione]. 3. Premere [Programma mittente speciale]. 4. Premere [Programma/Cambia]. 5. Selezionare il mittente da programmare o cambiare. Per programmare un nuovo mittente, premere [Non programmato]. 6. Immettere un nome di mittente, quindi premere [OK]. Immettere un nome di mittente utilizzando il proprio nome o il proprio numero di fax. 7. Premere [Corrispondenza completa] o [Corrispondenza parziale]. Selezionare i criteri di corrispondenza per confrontare il nome registrato e quello effettivo del mittente. 8. Premere [Impostaz.ricezione remota]. 9. Premere [Attivo]. 10. Premere [Seleziona] a destra della macchina da specificare, quindi premere [OK]. 11. Premere due volte [OK]. 12. Premere [Esci] quattro volte. 10

13 Controllo dei risultati di comunicazione del Fax remoto Controllo dei risultati di comunicazione del Fax remoto È possibile controllare i risultati di trasmissione e ricezione remota tramite lo schermo o i rapporti stampati. Visualizzazione dei risultati di comunicazione del Fax remoto Utilizzare questa funzione per visualizzare i risultati di trasmissione o di ricezione della macchina principale. È possibile controllare i risultati allo stesso modo dei fax standard. Per informazioni dettagliate su come confermare i risultati di trasmissione sullo schermo, vedere Fax. Per informazioni dettagliate su come confermare i risultati di ricezione sullo schermo, vedere Fax. Sullo schermo sono visualizzati tutti i risultati di trasmissione e ricezione della macchina principale. Quando i documenti sono trasmessi dalla macchina secondaria alla macchina principale, è visualizzato "-RmFx (indirizzo IP della macchina secondaria) ->". Per verificare se i documenti sono stati inviati al destinatario, controllare lo stato del numero di file dei documenti trasmessi dalla macchina secondaria alla macchina principale. Stampa dei risultati di comunicazione del Fax remoto Utilizzare questa funzione per stampare automaticamente elenchi e rapporti dalla macchina secondaria. È possibile controllare i risultati di trasmissione e ricezione della macchina remota. È possibile controllare gli elenchi e i rapporti seguenti: Rapporto risultato comunicazione Rapporto comunicazione fallita Rapporto errore Rapporto errore alimentazione A seconda delle impostazioni della macchina dotata di funzione fax, gli elenchi e i rapporti potrebbero non essere stampati. 11

14 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Messaggi e soluzioni Questo paragrafo descrive i messaggi principali della macchina. Se appaiono altri messaggi, seguire le relative istruzioni o vedere la Risoluzione dei problemi. Messaggio Cause Soluzioni "Controllare se ci sono problemi di rete." [16-00] "Autentic.con macchina remota fallita. Controll.impost.autent.macc h.remota." Nessun indirizzo IP registrato. Una rete non è collegata correttamente. Autenticazione fallita durante l'utilizzo della funzione fax remoto. Le probabili cause sono le seguenti: È stato effettuato un tentativo di collegamento a un dispositivo che non supporta la funzione remota. Autenticazione utente sulla macchina remota fallita. Controllare che sia stato specificato l'indirizzo IP per la macchina corretto in [Impostazioni di Sistema]. Per dettagli sull'indirizzo IP, vedere Collegamento della macchina/ Impostazioni di sistema. Per informazioni sui problemi di rete, contattare l'amministratore. Per informazioni sull'autenticazione utente, consultare la Guida per la sicurezza. 12

15 Messaggi e soluzioni Messaggio Cause Soluzioni "Conness.con macchina remota fallita. Controllare stato macchina remota. " "Conness.con macchina remota fallita. Controllare stato macchina remota. " "Conness.con macchina remota fallita. Controllare stato macchina remota. " Si è verificato un errore di rete durante l'utilizzo della funzione fax remoto. Sul dispositivo collegato tramite la funzione fax remoto è impostata l'autenticazione codice utente. L'autenticazione utente del dispositivo connesso tramite la funzione fax remoto non è riuscita. L'utente non è autorizzato a utilizzare la funzione sulla macchina remota. Controllare che la macchina remota supporti la funzione fax remoto. Controllare che la macchina remota funzioni correttamente. Controllare che sia stato impostato l'indirizzo IP e il nome host corretto per la macchina remota in [Impostazioni di Sistema]. Per maggiori dettagli su queste impostazioni, vedere Collegamento della macchina/ Impostazioni di sistema. Controllare che il cavo LAN sia collegato correttamente alla macchina. Per informazioni sui problemi di rete, contattare l'amministratore. La funzione fax remoto non supporta l'autenticazione codice utente. Disabilitare l'autenticazione codice utente sulla macchina remota. Per dettagli sull'autenticazione utente e su come impostare i privilegi, vedere la Guida per la sicurezza. 13

16 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Messaggio Cause Soluzioni "Conness.con macchina remota fallita. Controllare stato macchina remota. " "Il fax remoto non è disponibile perchè [Auten.cod.utente] è attivo." "Si è verificato un errore di trasferim. Controllare stato macchina remota. " "Il disco fisso della macchina remota è pieno." Si è verificato un errore di timeout durante un tentativo di connessione del dispositivo tramite la funzione fax remoto. La funzione fax remoto non supporta l'autenticazione codice utente. Durante il trasferimento si è verificato un errore di rete. Il disco fisso si è riempito dopo l'utilizzo della funzione fax per la scansione di un originale. Controllare che il cavo LAN sia collegato correttamente alla macchina. Controllare che la macchina remota funzioni correttamente. Per dettagli sul collegamento con la macchina remota, vedere P.6 "Impostazioni". Durante l'utilizzo della funzione fax remoto, disattivare l'autenticazione codice utente. Per maggiori dettagli su Autenticazione codice utente, vedere la Guida per la sicurezza. Controllare che sia stato impostato l'indirizzo IP e il nome host corretto per la macchina remota in [Impostazioni di Sistema]. Per maggiori dettagli su queste impostazioni, vedere Collegamento della macchina/ Impostazioni di sistema. Controllare che la macchina remota funzioni correttamente. Controllare che il cavo LAN sia collegato correttamente alla macchina. Per dettagli sulla trasmissione, contattare l'amministratore. Eliminare i file inutili. 14

17 Messaggi e soluzioni Messaggio Cause Soluzioni "L'operazione specificata non può essere eseguita. Il file è in uso o la trasmissione file è stata completata." Si sta tentando di controllare lo stato di un lavoro sulla macchina principale dalla macchina secondaria, ma il lavoro è già stato inviato. Per controllare i dettagli di un lavoro, vedere la schermata [Contr./Interr.file trasm.] in [Stampa/Stato comunic.]. 15

18 2. Inviare/ricevere documenti utilizzando il fax remoto Informazioni sulle funzioni di sicurezza Questa sezione descrive le informazioni di sicurezza per la funzione di fax remoto. Dati sovrascritti dalla funzione Cancellazione automatica memoria Utilizzando la funzione di fax remoto è possibile sovrascrivere i dati dei fax inviati e ricevuti sovrascrivendo i dati con "Impost.cancell.auto memoria". Privilegi operativi per le impostazioni Questa sezione descrive i privilegi operativi dell'amministratore e degli utenti relativi alle impostazioni del fax remoto quando sono abilitate l'autenticazione amministratore o utente. [Impostazioni di Sistema] - [Strumenti amministr.] Impostazioni Utent e Macc h N/W File Non specif icato Speci ficato Programma/Modifica/Elimina macchina remota R/W R/W R [Impostazioni Fax] - [Impostazioni ricezione] Impostazioni Utent e Macc h N/W File Lv.1 Lv.2 Impostaz.ricezione remota per linea R R/W R R R R Web Image Monitor - [Gestione dispositivo] - [Configurazione] - [Programma/Cambia/ Elimina macchina remota] Impostazioni Utent e Macc h N/W File Non specif icato Speci ficato Programma R/W R/W Cambia R/W R/W Elimina R/W R/W 16

19 Informazioni sulle funzioni di sicurezza Significato delle intestazioni Utente L'amministratore utenti possiede i privilegi per quest'operazione. Macch L'amministratore macchina possiede i privilegi per quest'operazione. N/W L'amministratore di rete possiede i privilegi per quest'operazione. File L'amministratore file possiede i privilegi per quest'operazione. Non specificato L'utente registrato possiede i privilegi per quest'operazione. Nei casi in cui non sono selezionate impostazioni tra quelle disponibili in [Gestione autenticazione amministratore]. Specificato L'utente registrato possiede i privilegi per quest'operazione. Lo stato quando sono selezionate delle impostazioni in [Gestione autenticazione amministratore]. Lv.1 Nei casi in cui l'impostazione [Protezione menu] è impostata su [Livello 1]. Lv.2 Nei casi in cui l'impostazione [Protezione menu] è impostata su [Livello 2]. Significato dei simboli R/W: sono possibili esecuzione, modifica e lettura. R: è possibile la lettura. -: esecuzione, modifica e lettura non sono possibili. 17

20 18 MEMO

21 MEMO 19

22 MEMO 20 IT IT D

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