NODO TELEMATICO DI INTERSCAMBIO DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA (NOTI-ER) REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEI SERVIZI

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1 NODO TELEMATICO DI INTERSCAMBIO DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA (NOTI-ER) REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEI SERVIZI

2 INDICE Articolo 1 - Oggetto e ambito di applicazione...3 Art. 2 - Finalità del servizio NoTI-ER...4 Art. 3 - Attivazione del servizio NoTI-ER...4 Art. 4 - Responsabilità di Intercent-ER...5 Articolo 5 - Responsabilità dell Ente...5 Art. 6 - Strumenti di consultazione e controllo...6 Articolo 7 - Regole di condotta...6 Articolo 8 - Durata, modifica e revoca del servizio del NoTI-ER...6 Articolo 9 - Manleva...7 Articolo 10 - Trattamento dei dati personali...7 Articolo 11 - Foro Competente...7 Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 2 di 7

3 ARTICOLO 1 - OGGETTO E AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente Regolamento definisce le modalità per l utilizzo dei servizi del Nodo Telematico di Interscambio della Regione Emilia-Romagna (NoTI-ER) per la trasmissione, il ricevimento e l invio in conservazione dei documenti elettronici relativi al ciclo passivo degli acquisti, nonché per l emissione di fatture elettroniche. 2. Nel quadro della vigente normativa in materia di Dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti e nel rispetto della Legge regionale dell Emilia-Romagna n. 11/2004, così come modificata dalla legge regionale n. 17/2013, la Regione Emilia-Romagna promuove e gestisce il Sistema regionale per la Dematerializzazione del Ciclo Passivo degli acquisti (SiCiPa-ER) in materia di emissione, trasmissione, ricevimento, conservazione ed archiviazione dei documenti in forma elettronica, affidando all Agenzia Intercent-ER (di seguito nominata Intercent-ER) lo svolgimento delle attività strumentali e connesse per sviluppare e promuovere tale processo di dematerializzazione nei confronti delle categorie di soggetti sotto indicati, di cui all art. 19, comma 5, della Legge regionale 11/2004 e s.m.i. (di seguito nominati Enti): a) la Regione, gli enti e gli organismi regionali, le loro associazioni e consorzi, quali le agenzie, le aziende e gli istituti, anche autonomi, nonché gli enti e le aziende del Servizio sanitario regionale, ed inoltre gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria dai soggetti di cui alla presente lettera. Tali Enti hanno l obbligo di utilizzare il SiCiPa-ER. b) gli Enti locali, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi, quali le aziende e gli istituti, anche autonomi, le istituzioni, gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti, ed inoltre gli istituti di istruzione scolastica e universitaria presenti e operanti nel territorio regionale. Tali Enti hanno la facoltà di utilizzare il SiCiPa-ER. 3. A tal fine, Intercent-ER gestisce il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER) che costituisce lo strumento organizzativo interoperabile per la gestione dei documenti del ciclo passivo degli acquisti, ed in particolare delle fatture in formato elettronico. Tale Nodo assicura l'inoltro ed il ricevimento di documenti validati e conformi agli standard e alle regole tecniche europee e statali, consente altresì l'accesso alle funzioni di archiviazione e conservazione digitale dei documenti svolte dall Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali dell Emilia-Romagna (d ora in poi IBACN), individuato come soggetto responsabile di tali funzioni dalla citata Legge Regionale 11/2004. Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 3 di 7

4 ART. 2 - FINALITÀ DEL SERVIZIO NOTI-ER 1. NoTI-ER permette la trasmissione, il ricevimento e l invio in conservazione per l'archiviazione dei documenti elettronici relativi al ciclo passivo degli acquisti nonché l emissione, la ricezione e la trasmissione di fatture elettroniche. 2. NoTI-ER opera altresì quale intermediario degli Enti per lo svolgimento delle attività informatiche necessarie all assolvimento degli obblighi in materia di fatturazione elettronica nel rispetto della normativa vigente. 3. NoTI-ER consente direttamente l accesso alle funzioni di archiviazione e conservazione digitale messe a disposizione dall IBACN tramite il proprio Servizio Polo Archivistico Regionale (ParER). Le funzioni di conservazione digitale e di restituzione dei documenti ai fini di accesso e ricerca sono disciplinate dalla specifica Convenzione siglata tra l Ente e IBACN e dai documenti in essa citati, a cui si rimanda. 4. NoTI-ER consente, altresì, la ricezione e l invio dei documenti attraverso l infrastruttura PEPPOL per la quale Intercent-ER opera quale fornitore dei servizi di accesso (Access Point Provider), indicizzazione e qualificazione (SMP Provider), in base agli Accordi sottoscritti con la PEPPOL Coordinating Authority OpenPEPPOL AISBL. ART. 3 - ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO NOTI-ER 1. L Ente che intenda utilizzare il predetto servizio, deve essere dotato della strumentazione tecnica ed informatica software ed hardware necessari ad assicurare l interfacciamento e il collegamento del proprio sistema con il NoTI-ER, secondo i termini e le modalità stabilite nella sezione Dematerializzazione acquisti del sito internet di Intercent-ER: 2. Il servizio è attivato da Intercent-ER, in seguito al ricevimento della richiesta di iscrizione firmata digitalmente da parte dell Ente richiedente, secondo i termini e le modalità stabilite nella sezione di cui sopra. 3. L attivazione del servizio, in conformità a quanto stabilito dal presente Regolamento, avviene solo ed esclusivamente a seguito del superamento con esito positivo, da parte dell Ente richiedente, delle prove di interoperabilità e la conseguente consegna da Intercent-ER all Ente stesso dei certificati elettronici di identificazione e relative password. 4. Intercent-ER si riserva, in ogni caso, la facoltà di richiedere chiarimenti, sia in fase di iscrizione che successivamente, in merito alla sussistenza dei requisiti di cui all art. 19, comma 5, della Legge regionale 11/2004 e s.m.i.. Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 4 di 7

5 5. Relativamente all attivazione dei servizi di conservazione, è necessario sottoscrivere specifica Convenzione tra l Ente e IBACN, secondo le procedure operative indicate nel sito internet di ParER: ART. 4 - RESPONSABILITÀ DI INTERCENT-ER 1. L Ente richiedente l iscrizione al servizio NoTI-ER, mantenendo inalterata la propria responsabilità in materia fiscale, individua Intercent-ER: quale intermediario per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche nell ambito del Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica, ai sensi dell articolo 5 comma 2 del Decreto del Ministero per l Economia e le Finanze 3 aprile 2013, n. 55, quale responsabile per l emissione delle fatture per conto del cedente o prestatore ai sensi dell art. 21 del DPR 633/72; ARTICOLO 5 - RESPONSABILITÀ DELL ENTE 1. L Ente iscritto è titolare e responsabile in via esclusiva dei contenuti dei documenti trasferiti e garantisce l esattezza e la veridicità dei dati personali e delle informazioni comunicate, sollevando Intercent-ER da qualsiasi responsabilità al riguardo. 2. L Ente iscritto è tenuto a comunicare qualsiasi mutamento relativo alle informazioni dichiarate al momento della domanda di iscrizione. 3. L Ente iscritto accetta integralmente i contenuti del presente Regolamento e dei documenti ad esso connessi di cui alla sezione Dematerializzazione acquisti del sito internet di Intercent-ER: 4. Ai fini della dematerializzazione del processo, l'ente iscritto deve trasferire i documenti informatici nei modi e nelle forme definite da Intercent-ER garantendo l autenticità e l integrità degli stessi. 5. L Ente iscritto è tenuto ad eseguire il monitoraggio in merito al corretto funzionamento del sistema di dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti, provvedendo altresì a risolvere tempestivamente eventuali problematiche tecniche che riguardino i propri sistemi software, hardware e connettività. Intercent-ER non è in alcun modo ritenuta responsabile per qualunque genere di danno, diretto o indiretto, che dovessero subire gli Utenti del Sistema, le Amministrazioni o i terzi a causa o comunque in connessione a problematiche tecniche di cui sopra. Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 5 di 7

6 ART. 6 - STRUMENTI DI CONSULTAZIONE E CONTROLLO 1. NoTI-ER consente all'ente iscritto l accesso, attraverso funzionalità specifiche, ai propri sistemi per monitorare e verificare il corretto svolgimento dell attività di emissione, trasmissione e ricezione dei documenti e per consultare il dettaglio delle transazioni eseguite. A tal fine, l Ente comunica a Intercent-ER i nominativi dei referenti da abilitare all utilizzo delle suddette funzionalità. ARTICOLO 7 - REGOLE DI CONDOTTA 1. Gli Utenti del servizio NoTI-ER sono tenuti ad utilizzare il servizio stesso secondo buona fede ed esclusivamente per i fini ammessi dal presente Regolamento. Gli Enti iscritti sono responsabili per le violazioni delle disposizioni di legge e regolamentari, in materia di dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti e per qualunque genere di illecito amministrativo, civile o penale. ARTICOLO 8 - DURATA, MODIFICA E REVOCA DEL SERVIZIO DEL NOTI-ER 1. Il Servizio NoTI-ER è efficace a tempo indeterminato a far data dall attivazione dello stesso, fatti salvi i commi successivi. 2. Intercent-ER si riserva il diritto di disattivare in qualsiasi momento il servizio, per motivi tecnici, organizzativi, ovvero legati alla sicurezza del Sistema previa, ove possibile, comunicazione, senza che da ciò possa avanzarsi alcuna pretesa o richiesta derivante da tale provvedimento. 3. Le modalità di funzionamento del servizio NoTI-ER, possono essere oggetto di modifiche da parte di Intercent-ER in qualsiasi momento, e sono comunicate all Ente secondo le modalità indicate nella sezione Dematerializzazione acquisti del sito internet di Intercent-ER. 4. L Ente può chiedere la revoca del servizio in qualsiasi momento, compatibilmente con il sussistere dei flussi ancora oggetto di elaborazione. 5. Intercent-ER può revocare il servizio per gravi inadempienze da parte dell Ente o per un utilizzo improprio del servizio stesso, fermo restando il diritto al risarcimento dei danni eventualmente subiti da Intercent-ER e/o da terzi soggetti pubblici o privati. Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 6 di 7

7 ARTICOLO 9 - MANLEVA 1. Gli Utenti del servizio NoTI-ER si impegnano a manlevare e a tenere indenne Intercent-ER risarcendo qualunque pregiudizio, danno, costo e onere di qualsiasi natura, ivi comprese le eventuali spese legali, che dovessero essere sofferte da questi ultimi e/o da terzi a causa di violazioni degli articoli previsti in questo documento, di un utilizzo scorretto od improprio del Sistema o dalla violazione della normativa vigente. ARTICOLO 10 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 1. Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto delle norme legislative e regolamentari e, in particolare, del decreto legislativo n. 196/2003 e s.m. (Codice Privacy). ARTICOLO 11 - FORO COMPETENTE 1. Per qualsivoglia controversia dovesse insorgere in merito al presente Regolamento ed alle eventuali modifiche, sarà competente il Foro di Bologna in via esclusiva. Regolamento per l utilizzo dei servizi Pagina 7 di 7