OFFERTA TECNICA ED ECONOMICA

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1 OFFERTA TECNICA ED ECONOMICA Evoluzione tecnologica del sistema informativo comunale: passaggio del software Risorse Economiche alla piattaforma Web Autore: Michele Brugnara Versione documento: 1.5 Data documento: 11 agosto Copyright DEDAGROUP SpA I marchi dei prodotti citati appartengono ai rispettivi fabbricanti

2 Comune di Montecatini Terme Pag. 1 di 34 Indice 1 Introduzione Sintesi del progetto Contesto e obiettivi Struttura del documento 4 2 Descrizione funzionale del sistema informatico contabile Struttura del sistema contabile integrato CiviliaWeb Contabilità Finanziaria Bilancio Gestione Economato Mutui Albo beneficari Integrazione con Personale di Altri Fornitori Retribuzioni e compensi Liquidazioni IVA e Professionisti Ciclo attivo Interrogazione dati finanziari Depositi cauzionali Gestione Economica Registrazioni Prospetto di conciliazione Conto economico e Stato patrimoniale Ciclo passivo Gestione Acquisti Magazzini reali Vestiario (attualmente non disponibile) Gare (attualmente non disponibile) Gestione del Patrimonio Beni mobili Beni immobili Ammortamenti 19 3 Caratteristiche generali e tecnologiche del sistema Civilia Web Caratteristiche generali Caratteristiche tecnologiche Scelte tecnologiche Architettura fisica Riepilogo dei requisiti hardware e software Installazione degli aggiornamenti software applicativo CiviliaWeb Integrazione con software applicativi diversi Integrazione con portali di comunicazione web Le referenze più significative del sistema CiviliaWeb Contabilità 27 4 Proposta di piano di progetto Descrizione Ipotesi di piano di lavoro 28

3 Comune di Montecatini Terme Pag. 2 di Riepilogo dei servizi professionali di base Cronoprogramma GANTT 32 5 Offerta economica... 34

4 Comune di Montecatini Terme Pag. 3 di 34 1 Introduzione 1.1 Sintesi del progetto Il comune di Montecatini Terme intende far evolvere il proprio sistema informativo attraverso l implementazione e l utilizzo di un sistema, realizzato con tecnologia innovativa, nel quale si integrino la gestione della Contabilità finanziaria ed economico-patrimoniale e gli strumenti per la Pianificazione e il Controllo di Gestione. La presente proposta prevede il passaggio dal sistema client/server di Contabilità attualmente in uso al più evoluto sistema di gestione Civilia Web. Il progetto è stato sviluppato tenendo presente sia l assetto informatico dell Ente (dotazione hardware, etc), sia delle necessità emerse durante i vari colloqui avvenuti nei giorni scorsi con i referenti dell Ente. In sintesi il progetto prevede: il passaggio al nuovo Sistema di gestione contabile CIVILIA WEB di DEDAGROUP; la relativa migrazione dei dati dall attuale sistema alla nuova piattaforma; la pianificazione delle varie attività tecniche e sistemistiche: o consulenza o formazione o avviamento o assistenza L upgrade proposto comprende: a) Licenze Software per la gestione della contabilità CIVILIA WEB; b) Servizio migrazione dati dall attuale al nuovo Sistema proposto; c) Servizi di installazione, formazione, supporto all avviamento; d) Canone di manutenzione annuo. 1.2 Contesto e obiettivi Contesto La presente proposta tiene conto dei seguenti elementi: a) il nuovo sistema informatico per la Contabilità e il Controllo di Gestione deve essere installato presso il Palazzo Comunale dell Ente. Le stazioni di lavoro sono dislocate in parte presso la sede centrale e in parte presso sedi decentrate, collegate con connessioni performanti (fibra ottica); b) il nuovo sistema dovrà operare nell ambiente tecnologico già definito e dovrà quindi essere compatibile con le risorse informatiche esistenti; la presente

5 Comune di Montecatini Terme Pag. 4 di 34 proposta non include fornitura di hardware, sistema operativo e software di ambiente (RDBMS Oracle) in quanto componenti già presenti; c) nell ambito Contabilità gli utenti che si occupano della gestione sono circa 20, mentre gli utenti che operano in consultazione sono, nel complesso dell Ente, circa 180. La proposta di infrastruttura tecnologica tiene conto di questo dimensionamento; d) esiste attualmente un livello definito di integrazione tra software di contabilità e altri software gestionali utilizzati presso l Ente. Il nuovo sistema informatico integrato è predisposto per consentire questa interoperabilità. Viene garantita, in particolare, l integrazione con l applicativo Civilia Open Risorse Umane in ambiente client/server; e) al fine della sola consultazione degli eventuali dati storici non convertiti (esempio: dati contabili anno 2001 e precedenti), si garantisce che dopo l avvio in esercizio di CiviliaWeb rimarrà comunque accessibile agli utenti l applicativo Contabilità CiviliaOpen. Si garantisce che ciò è compatibile con l attuale dotazione hardware dell Ente in termini di performance. Obiettivi Con la messa in esercizio del nuovo sistema l Ente si pone i seguenti obiettivi: - disporre di un sistema applicativo tecnologicamente evoluto - disporre di un sistema con un livello alto di integrazione fra le applicazioni - disporre di un sistema con performances migliori - consentire l accesso degli utenti al sistema via browser - velocizzare le operazioni di aggiornamento software. Relativamente ai tempi di progetto, si ipotizza una distribuzione delle attività sull arco di circa un anno: a settembre 2009 viene predisposto con Civilia Web il progetto di Bilancio 2010 (inizio attività di formazione), ad inizio gennaio 2010 viene messo in esercizio il Sistema Contabile con i moduli base, entro marzo 2010 viene completata la fornitura con l attivazione di tutti i moduli interessati. 1.3 Struttura del documento Il presente documento ha lo scopo di illustrare l ipotesi progettuale di evoluzione del sistema informatico contabile integrato presso il Comune di Montecatini Terme. In particolare vengono presentare le proposte sia di tipo tecnico sia di carattere economico per la fornitura di un sistema software integrato per la Contabilità Finanziaria ed Economico-Patrimoniale. Il documento è strutturato nelle seguenti sezioni: 1) introduzione 2) descrizione funzionale del sistema informatico contabile integrato 3) caratteristiche generali e tecnologiche del sistema CiviliaWeb 4) proposta di piano delle attività per l avviamento del sistema 5) offerta economica.

6 Comune di Montecatini Terme Pag. 5 di 34 2 Descrizione funzionale del sistema informatico contabile In questo capitolo viene fornita una breve descrizione delle funzionalità del Sistema Informatico Contabile Civilia. Il software applicativo fa parte della suite Civilia, progettata da DEDAGROUP per la gestione integrata dei servizi tipici dell Ente Pubblico (contabilità, Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi, ecc.). 2.1 Struttura del sistema contabile integrato CiviliaWeb Il sistema contabile CiviliaWeb rappresenta il risultato dell integrazione nativa tra i diversi moduli che la compongono, ovvero i seguenti moduli principali: Contabilità finanziaria Contabilità economica Patrimonio. Questi moduli condividono le entità fondamentali su cui si basa l intera architettura logico-funzionale: Destinazioni, ovvero le unità organizzative in cui scomporre l Ente, la struttura. Nature, ovvero i fattori produttivi impiegati, le risorse. Programmi, ovvero gli obiettivi programmatici dell amministrazione, di rilevanza essenzialmente contabile, e riclassificabili nella Relazione Previsionale e Programmatica, il fine. Il sistema consente di adeguarsi a qualunque struttura organizzativa, dalla più semplice alla più complessa, e permette: l uso della sola contabilità finanziaria, oppure della contabilità finanziaria e dalla contabilità economica in maniera contemporanea ed integrata; di raggiungere il grado di analisi desiderato nelle rilevazioni contabili; di sfruttare l integrazione fra i vari moduli che compongono il sistema in modo da evitare la ridondanza di informazioni ed agevolare l inserimento dei dati da parte dell utente; di limitare errori in registrazioni contabili, attraverso un uso guidato e automatizzato nell inserimento dei dati, mediante l utilizzo di sistemi di controllo che rilevano on-line eventuali incongruenze. Nel dettaglio, CiviliaWeb si compone dei seguenti moduli: Contabilità Finanziaria: o Bilancio Previsione e Relazione previsionale programmatica Variazioni Consuntivo ed Esportazione per Corte dei conti Patto di stabilità o Gestione Gestione entrate/spese

7 Comune di Montecatini Terme Pag. 6 di 34 o o o o o o o o o Esportazione ordinativi per il Tesoriere Gestione Soggetti (Clienti e Fornitori) SIOPE Economato Rilevazioni di cassa, buoni e anticipi Riscossioni e versamenti Agenti contabili Mutui Albo beneficiari Retribuzioni e compensi Liquidazione Iva e Professionisti Ciclo attivo Interrogazioni Depositi cauzionali Gestione Economica o Registrazioni Extracontabili o Prospetto di conciliazione o Conto Economico e Stato patrimoniale Ciclo passivo o Gestione Acquisti o Magazzini reali o Vestiario o Gare Gestione Patrimonio o Beni mobili o Beni immobili 2.2 Contabilità Finanziaria Bilancio Bilancio di previsione e Relazione previsionale programmatica La formulazione del Bilancio di Previsione, del PEG e del Bilancio Pluriennale derivano in automatico dalla formulazione del budget analitico. La struttura del Budget è basata sulla combinazione dei seguenti elementi: Programma Destinazione Natura Capitolo Vincolo Capitoli Nella parte definita di anagrafica di ogni capitolo è presente la relativa classificazione di bilancio, che tuttavia non rappresenta l unico criterio utilizzato in CiviliaWeb.

8 Comune di Montecatini Terme Pag. 7 di 34 Sono infatti possibili riclassificazioni libere che consentono all utente di effettuare analisi finanziarie trasversali per molteplici esigenze. Sempre nell anagrafica è possibile visualizzare il castelletto degli importi, che riepiloga tutte le movimentazioni inerenti il capitolo, sia in competenza sia a residuo. Formulazione del Budget Il processo di formulazione del budget può nascere alternativamente dall inserimento dei valori per Destinazione, per Natura, per Programma, per Responsabile, per Vincolo, per Classificazione di bilancio ed ovviamente per singolo Capitolo. In particolare ogni capitolo, assegnato ad un solo responsabile, può essere collegato a più programmi, a più vincoli, e a tutte le altre entità che costituiscono la struttura del budget. Dalla struttura così concepita derivano alcune importanti conseguenze: Riduzione del numero dei capitoli. Lo stanziamento previsto di ogni singolo capitolo può essere visto come il risultato (la somma) degli stanziamenti delle singole righe di budget relative a quel capitolo. L analisi della struttura del bilancio può pertanto essere demandata ai singoli dettagli che confluiscono nello stanziamento globale del capitolo (appunto l articolazione del budget), riducendo il numero complessivo dei capitoli, ma incrementando secondo le necessità l articolazione al loro interno. Possibilità di strutturare Budget sintetici. Al fine di evitare una eccessiva articolazione, il sistema consente di predisporre il Budget ad un livello di dettaglio minore del livello consentito dalla struttura impostata; è possibile ad esempio prevedere uno stanziamento per un capitolo sulla natura acquisti di beni di consumo e, a consuntivo, imputare per il dettaglio di quella natura di budget, ad esempio acquisti di cancelleria oppure acquisti di materiale informatico. Riduzione variazioni PEG L architettura applicativa descritta permette di considerare il capitolo come un contenitore molto ampio al cui interno l articolazione può raggiungere il grado di complessità richiesto dalle modalità operative dell Ente; aggiungendo a queste funzionalità la gestione delle posizioni organizzative, l attribuzione delle risorse finanziarie, e l eventuale successivo spostamento, possono diventare una procedura interamente affidata al singolo responsabile. Il risultato più evidente è la riduzione dei provvedimenti che altrimenti dovrebbero necessariamente transitare attraverso la Giunta (variazioni di PEG), e l aumento dell autonomia operativa del responsabile stesso. Al fine di permettere all operatore il massimo controllo sulle impostazioni, è disponibile un ampio ed esaustivo set di reportistiche; per questo motivo il sistema prevede e consente di stampare la situazione del budget per ognuna delle dimensioni precedentemente menzionate. E opportuno sottolineare che la struttura del budget nasce per essere gestita anche in maniera decentrata.

9 Comune di Montecatini Terme Pag. 8 di 34 Senza voler entrare in questo paragrafo nel dettaglio della profilazione dei privilegi d accesso, è sufficiente dire che il sistema consente il filtro dei dati che un determinato utente può gestire; l abilitazione di un utente ad una determinata funzionalità permette inoltre di accedere o meno alla funzionalità stessa. Con questi principi il sistema consente agli utenti decentrati (ad esempio il responsabile di un Centro di costo) di accedere in sede di preparazione del Progetto di Bilancio solo ai propri dati. CiviliaWeb effettua inoltre una distinzione tra il budget proposto ed il budget confermato; seguendo l ipotesi di un Budget cooperativo, si può pensare che gli uffici decentrati valorizzino la propria parte di stanziamenti (che è appunto il Budget proposto), che sarà successivamente visionato, ed eventualmente modificato da un utente centrale, presumibilmente il responsabile dei servizi finanziari. Quando gli stanziamenti diventano definitivi, il Budget confermato costituirà il dettaglio analitico del Bilancio di Previsione. Una volta predisposti gli stanziamenti a budget, questi vengono fatti confluire automaticamente nei capitoli e di conseguenza nel PEG, e da questo al Bilancio di Previsione. L orizzonte temporale della struttura è rappresentato dal Bilancio Pluriennale; gli stanziamenti, strutturati come descritto nel paragrafo relativo al Budget, relativi all esercizio successivo possono essere riportati automaticamente sugli esercizi futuri. Il sistema consente il riporto globale o parziale, con la percentuale di incremento desiderata; è ovviamente possibile intervenire manualmente per modificare secondo le necessità gli importi. Qualora non si desiderino apportare modifiche sostanziali alla struttura creata nell esercizio precedente, che ha portato alla predisposizione del Bilancio di Previsione e del Bilancio Pluriennale, è inoltre possibile di anno in anno, all apertura del Progetto di bilancio, ricreare il Budget con le stesse caratteristiche strutturali ed anche, volendo, con gli stessi importi di quello precedente. La funzione va intesa come un utility che permette una notevole diminuzione dei carichi di lavoro dell utente, consentendo di focalizzare sulla modifica degli importi laddove ritenuto opportuno. Le impostazioni che vengono effettuate dall utente in sede di predisposizione del Progetto di Bilancio consentono di ottenere in maniera automatica tutte le stampe relative agli allegati obbligatori previsti dalla normativa. Relazione Previsionale e Programmatica Un discorso a parte merita la Relazione Previsionale e Programmatica, documento che raccorda gli indirizzi programmatici dell Amministrazione con le risorse disponibili nel periodo. Caratteristica della RPP è di contenere dati contabili, statistici, parti testuali; è importante sottolineare che CiviliaWeb: attinge automaticamente dagli archivi i dati contabili (siano essi riferiti ad anni passati o futuri), valorizzando direttamente i quadri in cui si dividono le sezioni della relazione; consente l inserimento dei dati statistici direttamente in procedura dove sono archiviati e riportati nelle stampe relative alle sezioni corrispondenti; consente l inserimento di testi che sono memorizzati in documenti di formato rtf, pertanto di ampiezza e formattazione adeguati a qualunque esigenza;

10 Comune di Montecatini Terme Pag. 9 di 34 permette la creazione di un documento unico costituito da tutte le sezione di cui si compone l RPP. Il documento prodotto può essere facilmente modificato in ogni sua parte. Posizioni organizzative Successivamente all approvazione del bilancio di previsione è possibile attribuire alle Posizioni organizzative una parte (o la totalità) dello stanziamento di un capitolo che formalmente è assegnato al responsabile di capitolo. Viene evidenziata la disponibilità residua nel castelletto del capitolo, e i singoli castelletti delle singole posizioni organizzative riportano la situazione contabile nei vari dettagli Variazioni di bilancio Seguendo la stessa logica della creazione del budget/bilancio, vengono gestite le variazioni. Queste vengono inizialmente proposte e, dopo gli opportuni controlli contabili effettuati dal sistema, possono essere approvate. E la fase di approvazione che modifica gli stanziamenti del capitolo. Nel castelletto del capitolo vengono evidenziate anche le variazioni in corso non ancora approvate. Il sistema gestisce variazioni di: Budget Peg Bilancio Le variazioni di Budget permettono di tenere memoria nella base dati anche delle singole modifiche di Budget che non hanno visibilità a livello di Peg, ma che causano mutamenti solo nella composizione finanziaria del capitolo Consuntivo ed Esportazione per la Corte dei Conti Nella gestione consuntivo trovano collocazione tutte le attività che portano alla rappresentazione del risultato della gestione finanziaria e che si traducono nella produzione delle seguenti stampe previste dalla normativa: Conto di Bilancio Utilizzo di contributi e trasferimenti da parte di organismi Comunitari ed internazionali Funzioni delegate dalla regione Quadro generale riassuntivo, dei risultati differenziali, della gestione di competenza, della gestione finanziaria Riepilogo generale, di classificazione delle spese Indicatori finanziari ed economici generali Servizi a domanda individuale Servizi diversi Servizi indispensabili Servizi gestiti in economia Tasso di smaltimento dei residui (per la compilazione del referto del Controllo di Gestione). I dati di consuntivo così determinati possono poi essere inviati alla corte dei conti tramite predisposizione dei file XML previsti.

11 Comune di Montecatini Terme Pag. 10 di Patto di stabilità CiviliaWeb gestisce il calcolo ed il monitoraggio degli obiettivi programmatici del patto di stabilità. Le voci ed i criteri di calcolo utilizzati dall applicazione sono quelli indicati nella Circolare MEF n. 8 del 17 febbraio 2006 e successivi aggiornamenti. In particolare alcune voci sono individuate direttamente dalla classificazione di bilancio dei capitoli, mentre per altre si rende necessario il collegamento manuale della voce con il capitolo di bilancio che si vuol far rientrare in quella voce. I valori calcolati dall applicazione possono essere modificati dall utente (ad esclusione delle voci corrispondenti a percentuali o formule di calcolo). Gli importi sono espressi in centesimi, ma le stampe prevedono sia l esposizione in centesimi che in migliaia di euro. Con la conferma obiettivo vengono fissati gli obiettivi ed i valori non saranno più modificabili. Dopo aver confermato l obiettivo annuale è possibile procedere con la definizione degli obiettivi periodici per i vari trimestri. I valori dovranno essere inseriti manualmente dall utente. Questa gestione è costruita in modo tale da poter essere personalizzata di anno in anno per seguire il cambiamento delle regole di definizione e calcolo stabilite dagli aggiornamenti normativi Gestione Gestione entrate/spese La Gestione contabile è realizzata nel rispetto del Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali del 18 agosto 2000 e delle successive modifiche. Impegni/accertamenti: Una prima distinzione operata da CiviliaWeb è quella tra impegno a consuntivo e impegno corrente. La prima funzionalità viene utilizzata nella fase di rideterminazione dei residui, ovvero nel periodo che intercorre tra l apertura dell esercizio finanziario e l approvazione del consuntivo. Il sistema consente infatti, collegandosi all anno corrente, di effettuare variazioni di impegno nell anno precedente, allineando contemporaneamente i due esercizi. All approvazione del consuntivo la funzionalità viene disabilitata per evitare incongruità nella base dati. La seconda funzionalità viene utilizzata per la gestione degli impegni correnti che possono essere riferiti a capitoli o, se gestite, a Posizioni organizzative. E prevista la possibilità di inserire impegni di tipo fondo che possono essere successivamente dettagliati in sottoimpegni. La procedura permette l inserimento dei sottoimpegni, senza limiti di numero, fino all esaurimento della disponibilità del fondo. Nell ambito dell inserimento, l impegno viene imputato anche all unità elementare di budget (rappresentata dalla riga di budget definita con l approvazione del bilancio) per

12 Comune di Montecatini Terme Pag. 11 di 34 consentire una rappresentazione analitica dell impegnato per Centro di Costo e Programma/Progetto. (Consuntivazione finanziaria) Analogamente per il vincolo, se imputato, viene monitorato mediante reportistiche in grado di presentare la situazione contabile del vincolo stesso (impegnato / accertato e pagato/riscosso) ed i relativi saldi. L impegno può essere inoltre collegato ad un opera, completa del codice CUP, al fine di ottenere la scheda finanziaria dell opera ed al fine di produrre in modo automatico il prospetto Elenco Opere pubbliche non realizzate previsto dalla RPP. Sull impegno è inoltre possibile specificare il periodo di competenza e il valore relativo alle Altre rettifiche, al fine di ottenere la compilazione automatica delle colonne Ratei\Riconti e Altre Rettifiche del prospetto di conciliazione. Con analoghe specifiche, dalla gestione impegno corrente, è possibile creare impegni ed accertamenti pluriennali. In fase di emissione dell impegno, il sistema consente di stampare direttamente il relativo certificato; in alternativa il report può essere prodotto da un menù separato. Gestione Documenti Punto focale del sistema è rappresentato dalla gestione dei documenti di entrata e spesa, mediante questa gestione viene alimentata: la contabilità generale (tramite la scrittura in prima nota), la contabilità analitica (Consuntivazione economica), la contabilità IVA, la contabilità dei professionisti (dati fiscali/previdenziali), la finanziaria (tramite il collegamento ad uno o più impegni e codici Siope) l albo dei beneficiari. Un sistema di semafori evidenzia le parti del documento che non sono state correttamente o completamente compilate; la procedura infatti consente l alimentazione parziale ed asincrona delle singole componenti, anche da operatori diversi (Es. i dati finanziari - Uff. Ragioneria e quelli relativi alla contabilità economica - Uff. Co.Ge.). I documenti di entrata/spesa si dividono in diverse tipologie e sono collegati a tutti gli aspetti della procedura quali: Economato Ciclo passivo (ordini) Ciclo attivo (emissione di fatture attive) Cespiti Liquidazioni Nell ambito della recente introduzione del codice Siope, il sistema consente di collegare, all interno dei dati finanziari, da 1 ad n codici gestionali per ogni impegno su cui è suddivisa la nota; i codici sono poi ereditati automaticamente dalla fase del mandato. Tra le funzionalità più importanti si possono menzionare:

13 Comune di Montecatini Terme Pag. 12 di 34 Controlli che impediscano il caricamento di una stessa nota ad uno stesso fornitore Gestione dello scadenziario fatture tramite apposita reportistica di controllo Individuazione della nota per ufficio Controllo contabile in caso di pagamenti frazionati In generale, ampie possibilità di ricerca dei documenti Esportazione ordinativi per il Tesoriere L ordinativo di pagamento (mandato) consente il pagamento di tutti i documenti collegati ad un impegno e che sono stati selezionati dall operatore. Genera in automatico, per i documenti con ritenute, gli ordinativi di riscossione relativi alle ritenute fiscali e previdenziali. E possibile annullare un ordinativo e riemetterlo utilizzando lo stesso numero. E prevista l esportazione degli ordinativi al tesoriere secondo il Tracciato standard ABI e interfacciandosi verso procedure esterne di mandato informatico e firma digitale Gestione Soggetti CiviliaWeb distingue i soggetti tra persone fisiche e persone giuridiche. Il sistema consente di memorizzare tutti dati anagrafici del soggetto, inoltre prevede la possibilità di specificare altri dati aggiuntivi tra cui telefono ed , le modalità di pagamento e gli indirizzi. Possono altresì essere impostate le aliquote per le ritenute, il registro e l aliquota IVA, ed i conti di credito/debito e costo/ricavo che la procedura può attribuire in automatico per tutte le rilevazioni economiche riferite allo specifico nominativo SIOPE CiviliaWeb consente di attribuire il codice Siope già dal capitolo, effettuando controlli di congruenza con la voce economica. A valle il codice può essere attribuito sia sull impegno, sia sul documento di entrata o di spesa, sia sugli ordinativi di riscossione e sui mandati di pgamento, verificando la corrispondenza con le impostazioni effettuate a monte Economato Rilevazioni di cassa Il sistema consente la gestione contemporanea di più casse economali; in sede di login nel sistema è necessario indicare a quale cassa l utente intende collegarsi. A tal proposito è anche possibile in via preventiva associare l utente utilizzatore alla cassa di competenza in modo da automatizzare anche il collegamento iniziale. Ogni cassa gestisce un proprio fondo economale che prevede le seguenti operazioni: Costituzione fondo iniziale Variazione del fondo Restituzione del fondo Ordinativi Reintegro rimborso (Buoni economali).

14 Comune di Montecatini Terme Pag. 13 di 34 All interno di ogni singola cassa è possibile gestire movimenti di tipo diverso (cassa, banca, valuta estera). Tutte le funzionalità sono strettamente integrate con la gestione della contabilità finanziaria. Il sistema gestisce inoltre: l emissione dei buoni economali l emissione di anticipi con possibilità di regolarizzazione tramite buono o restituzione completa collegamento al buono di una o più note di spesa; in questa fase viene realizzata l integrazione con il modulo iva e con il modulo della contabilità economica collegamento uno o pià impegni l emissione automatica dei mandati di rimborso per permettere il reintegro del fondo economale la rendicontazione giornaliera della distinta di cassa stampa del prospetto Anticipazione piccole spese (da allegare al conto di bilancio) Riscossioni e versamenti Anche per la gestione delle riscossioni, il sistema consente la gestione contemporanea di più casse economali. E possibile registrare una riscossione mediante la creazione di una Ricevuta o di una Fattura. Tutti gli elementi della riscossione alimentano anche le parte Finanziaria, Economica e Fiscale (IVA). E prevista la creazione automatica degli Ordinativi di Incasso, nel momento del versamento delle riscossioni. I movimenti di riscossione alimentano la stampa Riepilogo Riscossioni da allegare al Conto di bilancio Agenti contabili Il sistema permette l individuazione degli Agenti contabili, permettendo la rendicontazione dei titoli azionari e delle riscossioni. Questa gestione consente la produzione degli allegati di legge al conto di bilancio (Conto del consegnatario di azioni e Conto delle riscossioni) Mutui Il modulo Mutui prevede la gestione dei mutui che l Ente ha già stipulato o che ha intenzione di stipulare. Sono gestiti sia i mutui a tasso fisso che i mutui a tasso variabile con il calcolo automatico del piano di ammortamento ed il ricalcolo nel caso di cambio del tasso di interesse. Il calcolo del piano di ammortamento è attualemente basato su due sistemi: sistema francese (a rata costante) sistema italiano (a capitale costante). La procedura permette:

15 Comune di Montecatini Terme Pag. 14 di 34 il collegamento dei mutui al Bilancio, attraverso il capitolo e l associazione con l entità elementare di Budget (singola riga di Budget); la ripartizione del singolo mutuo su più elementi di Bilancio attraverso l uso di percentuali; il calcolo e la registrazione in automatico degli stanziamenti di bilancio necessari per il pagamento delle rate, in fase di stesura Bilancio di Previsione; creazione automatica degli impegni e dei mandati per il pagamento delle rate; creazione automatica delle registrazioni in prima nota mediante l utilizzo di causali contabili. Le stampe disponibili nella procedura sono: Allegati al bilancio di previsione Allegati al bilancio di previsione per capitolo Anagrafica dei mutui Piano d ammortamento Associazione Mutui - Capitoli Stampa di controllo creazione impegni Albo beneficari Il sistema attinge dai documenti di spesa pagati le informazioni per la redazione della stampa dell Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica. Inoltre la procedura fornisce a corredo della stampa ufficiale altri report di controllo Integrazione con Personale di Altri Fornitori Il sistema si interfaccia con il modulo Gestione del Personale di Altri Fornitori. Sono previste le funzionalità per importare i dati relativi a retribuzioni e compensi Retribuzioni e compensi Inoltre, nel modulo retribuzioni e compensi, viene data la possibilità di interfacciarsi con altre procedure esterne di gestione economica del personale. Il sistema accetta dati su tracciato record predefinito, e una volta importati nella base dati, ne consente la modifica e l eventuale completamento; al termine di questa fase la procedura contabilizza in automatico i movimenti (ordinativi di incasso e pagamento) relativi Liquidazioni Il modulo liquidazioni consente di raggruppare all interno di un provvedimento di liquidazione i documenti spesa impegnati e non ancora liquidati/pagati. Una volta confermato il provvedimento è possibile emettere in automatico i mandati relativi ai documenti inseriti nella liquidazione.

16 Comune di Montecatini Terme Pag. 15 di IVA e Professionisti La procedura fornisce le stampe di controllo per il versamento mensile delle ritenute fiscali e previdenziali e dei contributi a carico dell ente, rilevati dai documenti di spesa pagati nel periodo. Inoltre, produce la stampa delle Certificazioni compensi assoggettati a ritenuta ed estrae i dati per la predisposizione del modello 770 limitatamente ai redditi gestiti. La procedura gestisce le tipologie di reddito che non rientrano nella fattispecie di Reddito Dipendente e Reddito assimilato a Lavoro dipendete. Dalla gestione dei documenti vengono alimentati gli archivi relativi all IVA. Il sistema consente di: stampare i registri acquisti, vendite, corrispettivi determinare le liquidazioni periodiche per i singoli servizi produrre report per la compilazione della dichiarazione annuale Ciclo attivo La funzionalità si articola attraverso due fasi successive. Una prima fase cosiddetta di Emissione che prevede l imputazione delle informazioni necessarie alla generazione del documento e che sono suddivise in: Dati di testata: Cliente Servizio Registro IVA Oggetto Accertamento Dati di dettaglio: Voce di fatturazione Quantità Unità di misura Valore unitario I dati inseriti creano un documento in stato provvisorio visibile dalla gestione finanziaria, ma che non può essere inserito in ordinativi di riscossione. La seconda fase di Conferma consiste in un cambio di stato da Provvisorio a Definitivo ; da questo momento il documento è Ufficiale, non più modificabile ed inseribile in ordinativi di riscossione. Tra le funzionalità principali si possono menzionare: Creazione Modelli di fatture per i casi ricorrenti Attribuzione automatica della numerazione Inserimento contestuale e automatico nella gestione documenti della finanziaria Integrazione automatica con gestione IVA. Il sistema consente di inserire nella stampa il Logo ufficiale dell ente Interrogazione dati finanziari CiviliaWeb offre un modulo completo per le interrogazioni; questo consente, a partire da qualunque elemento selezionato, di ricostruire ed individuare tutte le entità collegate, visualizzandone le schede di dettaglio dove vengono riportati tutti i dati specifici dell elemento selezionato.

17 Comune di Montecatini Terme Pag. 16 di Depositi cauzionali Il sistema gestisce la problematica dei dopositi cauzionali, dando la possibilità di gestire ogni inserimento, variazione e restituzione. La gestione è collegata direttamente con la finanziaria, e questo permette la creazione automatica e contemporanea di accertamenti e impegni in partite di giro, ordinativi di incasso e mandati di pagamento. 2.3 Gestione Economica La contabilità economica si fonda su un unico piano dei conti articolato in livelli potenzialmente infiniti Registrazioni Le scritture di partita doppia derivano dai diversi eventi: Documenti: valorizzati direttamente dalle informazioni impostate nel fornitore; oppure in maniera automatica attraverso l utilizzo di causali contabili; oppure eseguendo in maniera manuale la registrazione. Ordinativi: in sede di pagamenti\riscossioni, il sistema effettua automaticamente lo storno delle Partite con la natura Tesoreria. Extracontabili: il sistema permette inoltre di inserire scritture extracontabili di rettifica Prospetto di conciliazione Il sistema produce automaticamente il prospetto di conciliazione basandosi sui dati di contabilità finanziaria ed economica. I dati finanziari sono calcolati in base ad impegni ed accertamenti, mentre i dati economici sono rilevati dallo stato patrimoniale ed dal conto economico precedentemente elaborato. I valori calcolati possono comunque essere modificati liberamente Conto economico e Stato patrimoniale Partendo dalla valorizzazione della partita doppia il sistema estrae tutti i dati che compongono lo stato patrimoniale ed il conto economico. valori calcolati possono comunque essere modificati liberamente. 2.4 Ciclo passivo Le funzioni previste nel ciclo passivo comprendono tutte le attività per la corretta gestione di acquisizione e amministrazione di beni e servizi.

18 Comune di Montecatini Terme Pag. 17 di Gestione Acquisti Il sistema consente di gestire il ciclo passivo di acquisto in tutte le sue fasi, ovvero dal momento dell inserimento, all evasione finale. La gestione ordini si integra con la gestione del magazzino. Il flusso informativo può iniziare con la richiesta di acquisto interna od esterna (con possibilità di trasformazione in ordine) o tramite ordine diretto. In entrambi i casi la procedura prevede con opportuni strumenti di agevolazione l inserimento o l aggiornamento di informazioni fondamentali quali il fornitore, il centro di costo richiedente e centro di costo ricevitore degli articoli, gli articoli, le quantità, i prezzi, il collegamento ad uno o più impegni, il collegamento ad eventuali allegati e l indicazione ove necessaria di altre informazioni a compendio quali tempi di consegna, trasporto, imballo, luogo di consegna e garanzia. L evasione avviene al ricevimento della merce o al ricevimento della fattura. Se l evasione avviene attraverso una bolla di carico allora i dati andranno ad alimentare la gestione dei magazzini reali. Una apposita funzione prevede o la possibilità di abbinare all ordine la fattura ricevuta o di inserire ex novo in contabilità la fattura e contestualmente abbinarla all ordine. In entrambi i casi il sistema prevede meccanismi di utilità e di controllo per il reperimento delle informazioni già presenti nel sistema al fine di agevolare l operato dell utente. Nella fase di fatturazione dell ordine è previsto il collegamento con la contabilità economica attraverso di reperimento delle nature di costo (legate agli articoli) e di debito (legata al fornitore o indicata nelle impostazioni preliminari). L integrazione della struttura applicativa consente di sfruttare tutti i controlli e le peculiarità previste per i singoli moduli. Ad esempio nel caso di collegamento dell impegno all ordine viene verificata la capienza dell impegno stesso ed eventualmente bloccato il processo, oppure in caso di inserimento della fattura viene bloccata l eventuale duplicazione (in caso di precedente inserimento); se viene inserita una fattura da modulo ordini, automaticamente viene impostata la parte IVA in maniera del tutto analoga alla gestione che non transita da ordini Magazzini reali Il sistema gestisce tutte le movimentazioni di magazzino, completamente integrato con la gestione Ordini. Tra le funzionalità più importanti si possono menzionare: Movimenti di carico Movimenti di scarico Movimenti di Trasferimento da magazzino Richieste di prelievo a Magazzino Valorizzazione delle rimanenze: (Costo d Acquisto, Costo, LI.FO, FI.FO, Valore di mercato, Costo standard) Gestione delle movimentazioni per lotti e relative scadenze Organizzazione dei magazzini in logistica Rilevazioni inventario reale con rettifica automatica all inventario contabile Vestiario (attualmente non disponibile) La gestione del vestiario permette il coordinamento delle fasi di approvvigionamento e di distribuzione di esso.

19 Comune di Montecatini Terme Pag. 18 di 34 Questa funzione è strettamente e direttamente collegata alla gestione dei magazzini reali, alle richieste di acquisto e agli ordini al fornitore Gare (attualmente non disponibile) La gestione delle gare permette di predisporre, monitorare ed aggiudicare gare per la fornitura di beni e servizi all ente. Il modulo è strettamente collegato all anagrafica degli Articoli ed alla gestione degli ordini; quest ultima, in caso di aggiudicazione della gara, potrà attingere direttamente dal listino degli articoli aggiudicati. 2.5 Gestione del Patrimonio Integrata con la contabilità finanziaria economica ed analitica, anche ai fini della predisposizione del conto del patrimonio e del rendiconto di gestione, la procedura gestisce i beni mobili ed immobili Beni mobili Tutti gli aspetti della gestione dei beni mobili sono contemplati dal sistema. La gestione dei beni mobili è separata da quelle degli immobili ma si integra andando ad attribuire la dislocazione dei primi all interno dei secondi. Il sistema rende possibile la gestione degll inventariazione classificando i beni in termini di: Dislocazione (Associazione a Beni immobili e strutture) classificazione finanziaria (Destinazioni, Consegnatari) classificazione economica (Nature dello stato patrimoniale) classificazioni personalizzate. La valorizzazione economica del bene avviene attraverso il collegamento e l acquisizione dei dati da documento di spesa o da ordine. I provvedimenti di alienazione possono essere fatti in maniera massiva e viene data la possibilita di collegamento finanziario (Documento di Entrata) e collegamento economico (Calcolo della Minusvalenza o Plusvalenza). Per agevolare la gestione sono state previste multiple di beni mobili reppresentate da: Copia intormazioni del bene in tutto o in parte Sposta Cambio consegnatario e subconsegnatario Provvedimenti di alienazione Ricognizioni. Sono previste tutte le stampe richieste come allegati al conto di bilancio, i verbali di carico e alienazione ed altre più specifiche Beni immobili L aspetto finanziario della gestione dei beni immobili dell ente è considerato in tutti i sui aspetti dal sistema.

20 Comune di Montecatini Terme Pag. 19 di 34 I beni vengono soddivisi tra Fabbricati, Terreni e Altri beni demaniali; questa suddivisione permette una gestione diversificata delle informazioni. Contestualmente i beni possono essere poi raccordati in Complessi immobiliari che prevedono il raccordo tra le tre tipologie. In sintesi, il modulo gestisce le seguenti principali informazioni: Anagrafica Dati catastali Dati urbanistici Dati storici di acquisizione e vincoli Dati contabili (Rilevazioni iniziali, Acquisti, Manautenzioni straordinarie, Donazioni, ecc.) Dati ammortamento Dati specifici Riferimenti al bilancio Finanziario (Funzioni e Servizi) Riferimenti al bilancio Analitico (Destinazioni) Riferimenti al piano delle opere pubbliche. Al fine di avere un quadro generale dei fabbricati, unitamente alla gestione patrimoniale, sono state abbinate anche: Gestione strutturale Gestione delle manutenzioni ordinarie Gestione assicurazioni Gestione utenze. La gestione strutturale, dove sono indicate in maniera dettagliata (piani, vani, ecc.) le strutture che compongnono il fabbricato, è strettamente integrata alla gestione delle ubicazioni dei beni mobili. Tra le funzioni specifiche del sistema possiamo menzionare: Alienazioni totali o parziali Trasformazioni di categoria patrimoniale Collaudi delle opere in corso Ammortamenti Il sistema prevede il calcolo delle quote di ammortamento in maniera accertata. La base di calcolo dell ammortamento è ogni singolo e distinto movimento contabile del bene; pertanto le manutenzioni straordinarie che valorizzano il bene in anni avvenire sono trattate singolarmente rispetto all ammortamento del valore iniziale. La prima fase del calcolo è composta dalla simulazione totale o parziale, a seguire avvengono tutti i controlli e la conferma del medesimo. Prevede diversi tipi di calcolo, a seconda delle informazioni impostate nel singolo bene. I tipi di calcolo previsti sono quelli contemplati dalla legge: Normale Ridotto Anticipato Diretto. Possono essere fatti su base annua, mensile o giornaliera. Alla conferma del calcolo sono previste le scritture automatiche in contabilità economica.