Manuale Fornitore. Gare dinamiche

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1 Manuale Fornitore Gare dinamiche

2 INDICE 1. INTRODUZIONE STILE GARA A RILANCIO DINAMICO COLLOCAZIONE OFFERTA ACCESSO AL SISTEMA RICERCA E VISUALIZZAZIONE DELLE GARE COLLOCAZIONE DELL OFFERTA PERSONALE CONTROLLO GARA E SOTTOMISSIONE DI NUOVE OFFERTE INDICE DELLE FIGURE Figura 1 Home page...4 Figura 2 Area vendite...5 Figura 3 Rispondi a gare...5 Figura 4 - Visualizzazione Gare di Acquisto Sezione informativa...6 Figura 5 - Visualizzazione Gara di Acquisto Sezione Articoli...6 Figura 6 - Visualizzazione Gara di Acquisto Sezione Condizioni di Compravendita...7 Figura 7 - Tasto "Colloca offerta"...8 Figura 8 - Collocazione offerta...8 Figura 9 - Esamina offerta...9 Figura 10 - Messaggio d'errore...10 Figura 11 - Inserimento nuova offerta...11 Figura 12 - Esamina e conferma offerta...11 Figura 13 - Conferma offerta...12 Figura 14 - Aggiornamento automatico gara...13 Figura 15 Collocare una nuova offerta

3 1. INTRODUZIONE Questo documento ha l obiettivo di fornire una sintesi dei passi da seguire a sistema per le operatività strettamente contingenti alla collocazione delle offerte dei Fornitori alle Gare di Acquisto. Non rappresenta dunque un manuale esaustivo di tutte le funzionalità offerte dalla piattaforma, ma fornisce un supporto di facile e veloce consultazione per le necessità legate al processo. L utente Fornitore riceve una mail tramite casella di posta elettronica certificata dal sistema di e Procurement che gli notifica l invito e la possibilità di presentare un offerta per una Gara di Acquisto. Quindi, autenticatosi a sistema da username e password, visualizza le gare a cui è invitato. Può analizzare le condizioni di fornitura richieste dall acquirente e può trasmettere telematicamente la propria offerta economica. L aggiudicazione definitiva decretata dalla Stazione appaltante viene notificata a tutti i concorrenti che hanno partecipato alla negoziazione tramite messaggio pdi posta elettronica certificata. 2. STILE GARA A RILANCIO DINAMICO La Gara Telematica a rilancio dinamico è una tipologia di negoziazione in cui, durante tutto il periodo di apertura della Gara, sia il Responsabile di Procedimento / banditore della Gara sia i fornitori possono monitorarne l andamento della medesima. Nel corso della negoziazione viene costantemente visualizzato il valore dell offerta economicamente più bassa in modo anonimo (priva dell indicazione dell offerente) per consentire di effettuare i rilanci al ribasso sulle offerte. La durata della negoziazione è preventivamente fissato nella documentazione di gara, vi è la possibilità di ricorrere ad ulteriori autoestensioni, per ogni offerta o rilancio presentati nei minuti precedenti l ora prevista di chiusura della gara 3

4 3. COLLOCAZIONE OFFERTA 3.1. ACCESSO AL SISTEMA Gli utenti Fornitori si autenticano a sistema ( ) con nome utente e password in precedenza comunicati alla persona di riferimento dell azienda. L utente connesso alla piattaforma di e-procurement ha dei privilegi di sistema assegnati al proprio profilo personale, in base alla funzionalità da svolgere e alla responsabilità ad operare su Acquisti On line Piemonte. La Home Page che si presenta all utente successivamente al login contiene un menu dal quale è possibile navigare il sistema per visualizzare le gare di acquisto cui si è invitati e dunque collocare l offerta. Figura 1 Home page 4

5 3.2. RICERCA E VISUALIZZAZIONE DELLE GARE Nella pagina principale sono disponibili una serie di opzioni che permettono all utente di operare all interno della piattaforma. Per visualizzare le gare a cui si è invitati a sottomettere un offerta, selezionare il collegamento Vendite, quindi il link Rispondi alle gare. Figura 2 Area vendite Figura 3 Rispondi a gare La Figura 3 riporta tutte le gare a cui si è invitati a presentare offerta economica. 5

6 Cliccando in corrispondenza del tasto Colloca offerta è immediatamente visualizzabile la maschera per inserire la propria offerta economica come in Figura 8. Cliccando sul tasto Visualizza gara, viene mostrata la pagina relativa alla gara completa di tutti i suoi dettagli: Figura 4 - Visualizzazione Gare di Acquisto Sezione informativa Figura 5 - Visualizzazione Gara di Acquisto Sezione Articoli 6

7 Cliccando in corrispondenza della scritta Visualizza il sistema mostra eventuali informazioni aggiuntive associate all articolo: descrizione articolo, categoria, produttore, articolo produttore, indirizzo di spedizione. Figura 6 - Visualizzazione Gara di Acquisto Sezione Condizioni di Compravendita La sezione Condizioni della compravendita visualizza le condizioni commerciali legate alla gara. In particolare sono descritte le informazioni legate alla spedizione, fatturazione, sono inoltre visibili e scaricabili note e allegati. 7

8 3.3. COLLOCAZIONE DELL OFFERTA PERSONALE Per collocare la propria offerta posizionarsi al fondo della pagina appena descritta e cliccare sul pulsante COLLOCA OFFERTA. La conferma di partecipazione non è obbligatoria. Figura 7 - Tasto "Colloca offerta" La pagina seguente da la possibilità di sottomettere l offerta. Figura 8 - Collocazione offerta Inserire la propria offerta economica nel campo Prezzo rispettando il minimo decremento rispetto all offerta vincente, la cifra da indicare è unitaria in riferimento all unita di misura espressa nel campo Quantità (es. pezzo, lotto,...), dopodichè se richiesti compilare i campi Valore offerta con le proprie risposte a tutti gli attributi obbligatori. 8

9 La maschera propone 10 linee-articolo per schermata; per visualizzare i successivi articoli e poter inserire la relativa quotazione, selezionare il collegamento Successivo. Inseriti tutti i prezzi, proseguire cliccando sul pulsante CONTINUA posizionato in fondo alla schermata. Il sistema presenta una pagina di riepilogo nella quale è possibile verificare i dati inseriti prima di confermarli. Qualora fosse necessario apportare delle modifiche alla quotazione, tornare alla pagina precedente utilizzando il menù di navigazione collocato in alto a sinistra, quindi inserita la nuova quotazione proseguire cliccando sul pulsante CONTINUA. Figura 9 - Esamina offerta Per confermare l offerta precedentemente digitata, premere il pulsante CONFERMA. Data la natura dinamica della gara è possibile che l offerta che si intende inserire possa essere stata superata da un altra offerta migliorativa della vincente sulla base della quale è stata formulata l offerta in via di sottomissione. Se si verifica tale eventualità la piattaforma la segnala con un messaggio di errore come evidenziato nella Figura 10. 9

10 Figura 10 - Messaggio d'errore Tale messaggio informa che il nuovo rilancio deve essere effettuato sul nuovo prezzo attualmente vincente, come indicato nel testo del messaggio medesimo. Per formulare un nuovo rilancio è necessario, quindi, selezionare dal menù di navigazione interno il link Gara di acquisto (n gara) attraverso il quale si viene riposizionati nella pagina della gara quindi selezionare il tasto COLLOCA OFFERTA. 10

11 Figura 11 - Inserimento nuova offerta Inserito l importo del nuovo rilancio nel campo Prezzo selezionare il pulsante CONTINUA posizionato al termine della pagina. Figura 12 - Esamina e conferma offerta Cliccare quindi su CONFERMA per inserire la propria offerta nella gara 11

12 4. CONTROLLO GARA E SOTTOMISSIONE DI NUOVE OFFERTE Confermata l offerta il sistema mostra una videata di avvenuta sottomissione. Per controllare lo svolgimento della gara cliccare sul link Aggiornare automaticamente la licitazione in questa gara. Figura 13 - Conferma offerta La pagina Aggiornamento automatico gara mostra in tempo reale il valore dell offerta virtualmente vincitrice ( prezzo migliore offerta ), il valore dell ultima offerta personale sottomessa ( prezzo offerta ) e la posizione di quest ultima rispetto all offerta migliore (Classificazione). 12

13 Figura 14 - Aggiornamento automatico gara La pagina viene aggiornata automaticamente ogni 30 secondi. È possibile scegliere un periodo di tempo diverso per il refresh selezionandolo dal menu a tendina e confermando la scelta cliccando il tasto Imposta. Quando la propria offerta viene superata da una migliore (come da Figura 15) è possibile sottometterne immediatamente un altra selezionando il pulsante COLLOCA OFFERTA e ripetere i passi eseguiti in precedenza. 13

14 Figura 15 Collocare una nuova offerta 14