PROCEDURA Sistema di Gestione Qualità e Sicurezza AUDIT

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1 Pagina 1 di 6 Indice 1 Scopo della procedura Campo di applicazione Responsabilità ed azioni Conduzione degli audit Verifiche Ispettive Interne Attività delle Verifiche Ispettive interne... 4 Notifica... 4 Esecuzione... 4 Rapporto di Audit Verifiche ispettive esterne Conferenza post audit Requisiti minimi Moduli e istruzioni operative collegate... 6 Tabella Revisioni Rev. Data Causale Revisione Ristrutturazione sistema Modifica per ridefinizione struttura Ente Responsabilità Redazione Approvazione Ente RSGQ RAD/RGFS Firma

2 Pagina 2 di 6 1 Scopo della procedura Il presente documento definisce le modalità con le quali pianificare, condurre e documentare le risultanze degli audit al fine di: - verificare l'esistenza e l'attuazione degli elementi di un Sistema di Gestione conforme ai requisiti prescritti dalla norma UNI EN ISO 14001:2004, dal Regolamento n. 1221/2009 EMAS e dalla norma BS OHSAS 18001:2007; - verificare la conformità alla Politica Ambientale, della Gestione Forestale Sostenibile e della Salute e Sicurezza sul Lavoro e ai Programmi di miglioramento; - verificare la corretta applicazione delle procedure e delle istruzioni operative nello svolgimento delle diverse attività; - verificare se quanto predisposto risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi; - determinare se il SGQ, è conforme a quanto è stato pianificato e se lo stesso viene correttamente applicato e mantenuto attivo; - verificare le effettive prestazioni del SGQ e il grado di coinvolgimento del personale; - verificare l efficacia dell addestramento e della formazione impartita ai dipendenti; - verificare se le risorse del SGQ siano adeguate; - informare la AD sulle risultanze dell audit; - valutare la capacità del processo di riesame della AD di assicurare in modo continuativo l efficacia e l adeguatezza del SGQ; - identificare le aree di potenziale miglioramento. La presente procedura descrive i criteri, le responsabilità e quanto riguardante le modalità operative stabilite per la programmazione, la preparazione e l esecuzione delle verifiche ispettive, necessarie per accertare se le attività attinenti alla Gestione e i relativi risultati sono in accordo con quanto pianificato, e per verificare l efficacia del Sistema stesso. Gli audit interni relativi alla GFS sono condotti dal Responsabile della Gestione Forestale Sostenibile in collaborazione con RSGQ. La programmazione degli audit è triennale. 2 Campo di applicazione Le presenti disposizioni si applicano a tutte le attività, alle funzioni, ai servizi, ai documenti (normative e prescrizioni interne) dell UCMCM per verificare l effettiva implementazione del SGQ. Il presente documento rappresenta una guida per l esecuzione di Audit interni e per la verifica delle risultanze degli audit svolti da Organismi di Certificazione esterni. Gli audit possono essere effettuati sia sull intero SGQ che su singole parti di esso. 3 Responsabilità ed azioni Le responsabilità dell applicazione di questa Procedura sono indicate nella seguente matrice.

3 Pagina 3 di 6 AZIONE RAD/RGFS* RSGQ RGVI RS Predisposizione programma triennale degli audit interni A R Qualifica e valutazione degli auditor R Esecuzione delle verifiche RGFS* C R C Archiviazione documentazione degli audit RGFS* C Legenda: A: Approva - R: Responsabilità - C: Coinvolgimento *RGFS effettua direttamente gli audit relativamente agli aspetti della gestione forestale sostenibile. 4 Conduzione degli audit 4.1 Verifiche Ispettive Interne Gli audit sono di due tipi: programmati e non programmati. Gli audit programmati rientrano nella pianificazione triennale che RSGQ predispone utilizzando il modulo Programma Audit interni (P 7a) o modulistica analoga contenente le stesse informazioni. RSGQ predispone la programmazione triennale degli audit interni tenendo conto: - della natura, dimensione e complessità delle attività; - della valutazione dei rischi per i lavoratori associati alle attività dell Ente; - della diversa importanza verso l ambiente delle attività considerate; - della diversa entità dei rischi per i lavoratori associati alle attività considerate; - delle attività con problematiche maggiori; - degli Aspetti/Impatti Ambientali significativi; - di eventuali modifiche gestionali; - dei cambiamenti di prescrizioni legislative o di altro genere; - dei cambiamenti tecnologici; - delle Non Conformità riscontrate e scaturite da segnalazioni provenienti dall esterno o dai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza; - delle Azioni Correttive e Preventive avviate e concluse; - degli esiti degli Audit precedenti. Il programma deve indicare la portata delle singole verifiche, specificando esplicitamente le funzioni e le attività da verificare, i criteri da considerare (requisiti applicabili delle norme o regolamenti) e i periodi di svolgimento previsti. Il RSGQ individua le risorse congrue e il tempo da dedicare alla verifica in modo che siano commisurati alla portata e agli obiettivi dell audit stesso e i Responsabili dei Servizi per quanto di competenza mettono a disposizione le risorse occorrenti. Il programma di Audit viene approvato dal RAD e dal RGFS. Gli audit non programmati vengono stabilite dal RAD nei seguenti casi: - come supplemento di verifica conseguentemente all esecuzione di Azioni Correttive precedentemente individuate;

4 Pagina 4 di 6 - qualora si sospetti l esistenza di condizioni pregiudizievoli per la corretta gestione ambientale/forestale e della Salute e Sicurezza sul Lavoro; - in situazioni di impatto ambientale anomalo o di rischio per i lavoratori di entità tale da richiedere un loro rapida individuazione e risoluzione; - in caso di prestazioni ambientali non soddisfacenti rispetto alle previsioni; - in caso di gravi anomalie o emergenze ambientali nei complessi forestali certificati; - in caso di infortunio / incidente ritenuto significativo a seguito dell analisi dello stesso Attività delle Verifiche Ispettive interne L attività di audit interno, prevede le seguenti fasi di sviluppo: - notifica; esecuzione; rapporto di chiusura; apertura di Non Conformità e di eventuali Azioni Correttive. Notifica RSGQ concorda con il responsabile del gruppo di audit la data dell Audit e, almeno 3 giorni prima, informa tramite comunicazione scritta (anche a mezzo ) i Responsabili di Servizio interessati circa il giorno previsto dall audit, includendo i requisiti applicabili delle norme o regolamenti, e le attività del SGQ da sottoporre a verifica, in modo tale che i RS mettano a disposizione degli auditor le risorse adeguate per il corretto svolgimento dell attività. Esecuzione Il RGVI redige appositi elenchi delle attività da sottoporre a verifica al fine di una più agevole conduzione di quest ultima può avvalersi anche del modulo P 7b check list di audit. Il gruppo di verifica conduce l analisi dell area interessata attraverso interviste al personale, esame di documenti, osservazioni di attività e situazioni, utilizzando opportunamente la tecnica del campionamento ed annotando le evidenze oggettive nel Rapporto di Audit. Tutte le carenze riscontrate durante la verifica devono essere esaminate, non appena rilevate, con il RSGQ ed il responsabile della funzione interessata al fine di una loro piena comprensione e condivisione. Relativamente alla GFS il RGFS è Responsabile della Vigilanza Ispettiva Interna e si avvale del RSGQ e di altro personale per la conduzione dell audit interno. Rapporto di Audit Al termine della verifica il gruppo di verifica esamina i dati raccolti per determinare il grado di conformità del SGQ ai criteri stabiliti, assicurandosi che eventuali non conformità siano documentate in modo chiaro e coinciso e suffragato da evidenze oggettive. I risultati degli Audit sono riportati nel modulo P 7c Rapporto di Audit redatto e firmato dal responsabile del gruppo di audit e dagli eventuali valutatori del gruppo di verifica e dagli osservatori. Nel Rapporto di Audit sono riportate le seguenti informazioni: - data di svolgimento dell Audit - numero di rapporto

5 Pagina 5 di 6 - descrizione e scopo dell Audit - funzione che ha eseguito l Audit / gruppo di verifica - reparti/funzioni sottoposte all Audit - punti della norma verificati - documenti interni di riferimento - osservazioni delle Non Conformità riscontrate - informazioni sull efficacia e sull affidabilità delle disposizioni per monitorare gli impatti ambientali e le prestazioni in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro - il giudizio relativo al grado di conformità del Sistema di Gestione Ambientale SGQ alla Politica Ambientale, della Gestione Forestale Sostenibile e della Salute e Sicurezza sul Lavoro e alla capacità del sistema a conseguire determinati obiettivi e progressi ambientali - una dichiarazione di riservatezza (solo nel caso di auditor esterni) - firma di chi ha eseguito l Audit. Le informazioni contenute nel rapporto devono essere complete e strutturate in modo da: - fornire alla Direzione informazioni sullo stato di conformità con la Politica Ambientale, della Gestione Forestale Sostenibile e della Salute e Sicurezza sul Lavoro dell UCMCM e con i programmi svolti; - fornire alla Direzione informazioni sull efficacia e sull affidabilità delle misure adottate nei confronti degli aspetti ambientali significativi e delle attività che presentano maggiori rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori; - dimostrare, nel caso, la necessità di Azioni Correttive/Preventive. Il rapporto riporta eventuali proposte di Azioni Correttive e/o Preventive. Il rapporto di audit sulla GFS è redatto dal RGFS e dagli altri componenti del gruppo di valutazione. Il rapporto contiene la descrizione delle attività valutate e del personale coinvolto e le eventuali NC riscontrate. 4.2 Verifiche ispettive esterne Gli audit esterni sono condotti da personale esterno alla Organizzazione e hanno lo scopo di verificare il soddisfacimento di requisiti specificati in contratti o in norme internazionali ai fini del rilascio di una certificazione di conformità o di una registrazione. La data degli audit condotti da Organismi di Certificazione esterni vengono concordati da RSGQ il quale, una volta acquisito il programma degli stessi li comunica ai Responsabili dei Servizi con le stesse modalità e procedure previste per la conduzione degli audit interni. La prassi seguita è analoga a quanto riportato al punto 4.1 (Verifiche Ispettive Interne) e seguenti. Per quanto riguarda la registrazione delle attività potranno essere utilizzati i moduli in uso dall Ente di Certificazione / Verificatore Ambientale Accreditato. 4.3 Conferenza post audit Sulla base del Rapporto di Audit, RAD convoca i responsabili delle funzioni interessate e il RSGQ ad una conferenza dei servizi per esaminare le risultanze degli audit sia interni che esterni e

6 Pagina 6 di 6 per concordare le modalità di trattamento delle NC di competenza, soprattutto quando queste coinvolgono più servizi. Della conferenza viene redatto verbale redatto dal RSGQ e sottoscritto dai partecipanti. 4.4 Requisiti minimi Il responsabile degli audit interni identificato, che può essere sia un dipendente dell UCMCM che consulente esterno, deve soddisfare almeno i seguenti requisiti minimi: - formazione adeguata comprovata da almeno una qualifica formale; - deve aver partecipato almeno a un audit in addestramento; - deve essere indipendente dalla funzione sottoposta a verifica ispettiva interna. Particolare importanza riveste la formazione che il responsabile del gruppo di audit deve avere per svolgere il proprio ruolo. Nel caso di audit di prima parte (audit interno) condotto da personale dell UCMCM, il Responsabile viene scelto in base alle caratteristiche personali e ad un adeguata esperienza di lavoro nel settore, deve aver seguito un corso qualificato condotto da consulenti esterni sulle tecniche di Auditing e avere un esperienza sul campo di almeno un giorno di verifica ispettiva in qualità di osservatori. Per la conduzione degli audit interni sulla Gestione Forestale il RGVI deve avere un esperienza di almeno 10 anni nel settore forestale sia in ambito privato che pubblico e aver seguito un corso sulla conduzione degli audit interni della durata di almeno 8 ore. Nel caso di audit di prima parte (audit interno) condotto da consulenti esterni, il responsabile deve possedere una delle seguenti certificazioni rilasciate da organismi di certificazione del personale: Certificazione rilasciata da organismo di certificazione del personale come Responsabile di audit (del Sistema di gestione oggetto della verifica) oppure Certificazione rilasciata da organismo di certificazione del personale come Consulente Senior (del Sistema di gestione oggetto della verifica) e formazione riconosciuta da organismo di certificazione del personale come auditor (del Sistema di gestione oggetto della verifica). Per quanto riguarda la convalida della Dichiarazione Ambientale, secondo il Regolamento EMAS il verificatore ambientale deve necessariamente essere accreditato dal Comitato ECOLABEL ECO. 5 Moduli e istruzioni operative collegate Codice Modulistica P 7a Programma triennale Audit interni P 7b Check list di Audit P 7c Rapporto di Audit