Come creare un archivio ben organizzato e sicuro

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1 SOFTWARE programmi a confronto Come creare un archivio ben organizzato e sicuro Il lavoro di un fotografo merita un buon archivio. Le soluzioni software sono molto diversificate: vi proponiamo le più interessanti dalla gestione di un archivio individuale fino a quella per la vendita on-line. Senza dimenticare l importanza della sicurezza. Photo Mechanic Apple Aperture Adobe Lightroom AcdSee Pro Extensis Portfolio Asset Bank Adobe Bridge Photoshelter Phase One Media Pro Archivio: un argomento che compare presto o tardi nella vita di ogni fotografo, anche di quelli che non hanno nessuna intenzione di tenere un archivio ordinato; infatti certamente capiterà loro di cercare una specifica foto e di scoprire che se avessero organizzato un archivio, ora non perderebbero un infinità di tempo nella ricerca cartella per cartella, disco per disco, Dvd per Dvd. Un archivio deve essere razionale, soprattutto se non siamo i soli a dovervi accedere: anche assistenti, soci, dipendenti che collaborano con noi devono riuscire a trovare le immagini facilmente. E evidente quindi che i criteri di organizzazione delle immagini debbano essere i più chiari possibile. Per organizzare un archivio efficiente esistono diversi livelli di raffinatezza, adatti a vari carichi di lavoro di ogni realtà fotografica. Il metodo più semplice per gestire l archivio è tramite cartelle e sotto-cartelle direttamente sul disco fisso. Il vantaggio principale è che sia dalle finestre del sistema operativo che da quelle di un qualunque browser di immagini, si possono recuperare i file: un sistema quindi di massima semplicità e praticamente universale. La controindicazione si presenta quando un immagine risponde a più di un criterio di archiviazione, ponendo all utente una scelta: salvare copie multiple in differenti cartelle, oppure sacrificare tutti i criteri di organizzazione tranne quello più importante. Questo sistema ha quindi le gambe corte: è intuitivo e semplice, ma poco flessibile. L importanza dei metadati Una prima soluzione è l utilizzo dei metadati: mantenendo sempre una struttura gerarchica a cartelle, possiamo comunque aumentare le possibilità di ricerca inserendo informazioni supplementari all interno Filemaker dei file stessi, i metadati appunto; l operazione si esegue attraverso programmi che ne supportano la scrittura. Per ricercare i file possiamo affidarci sia a browser compatibili coi metadati che alle funzioni di ricerca del sistema operativo stesso. Il sistema funziona bene, riuscendo ad unire la flessibilità della ricerca alla pratica distribuzione in cartelle. Il metodo del database Il metodo più efficace di archiviazione è però un altro, che funziona in modo diverso da quelli visti finora. Il concetto base è che le immagini verranno salvate all interno di un archivio, più precisamente un database, non direttamente accessibile dall utente. Le immagini vi entrano tramite un processo di importazione durante il quale sono arricchite dai primi metadati, inseriti dall utente e che di solito descrivono in senso generale un servizio fotografico. 110 TUTTI FOTOGRAFI

2 La modalità Organize di AcdSee Pro è quella del classico browser di immagini. Il sistema di etichette e archiviazione di AcdSee Pro. Il pannello sviluppo file Raw di AcdSee Pro comprende solo gli strumenti fondamentali. I programmi che gestiscono l archivio permettono di assegnare metadati e di creare collezioni, smart folder, raccolte in base alle tematiche scelte dall utente. L efficienza è massima poiché le ricerche sono rapide e ricche di criteri e perchè sono presenti funzioni di comparazione, impaginazione, modalità di uscita come file Pdf, web gallery, supporto ai social network; inoltre le immagini non vengono mai duplicate e il database è in grado di eseguire manutenzioni su se stesso, oppure di creare copie di sicurezza su altri dischi fissi. In alternativa all archiviazione diretta all interno del database, è possibile lavorare salvando le immagini all interno di normali cartelle, per esempio su un disco esterno; in questa modalità, i programmi più evoluti permettono di eseguire la maggior parte delle operazioni anche quando il disco è off-line (leggi: non è presente); non appena il disco sarà collegato il programma provvederà ad aggiornare lo stato dell archivio correttamente. La soluzione server L archiviazione a livello di agenzia funziona meglio se appoggiata ad un server, realtà nella quale l archivio risiede TUTTI FOTOGRAFI 111

3 L area di lavoro di Aperture, evoluto software di archiviazione e di sviluppo dei file Raw. Pannello flottante delle parole chiave di Aperture: in questo esempio il riassunto delle parole presenti nel progetto corrente. Durante la fase di importazione si inseriscono i primi metadati, qui in Aperture. L archiviazione geografica è uno strumento particolare per catalogare e ricercare le immagini in base al luogo di ripresa. su un computer centrale, mentre gli utenti vi posso accedere dalle loro postazioni anche contemporaneamente. Al prezzo di un computer configurato come server e di software dal costo impegnativo è possibile gestire un archivio fotografico sia internamente che esternamente, fornendo la possibilità, ed esempio, ai fotografi di inserire le immagini, ai clienti di selezionarle, fino ad arrivare all e-commerce, oppure ad un servizio di banca immagini. Per situazioni particolari è possibile creare un proprio archivio utilizzando programmi di gestione di database in cui l utente possa definire a piacere grafica, funzioni e criteri; sebbene manchino molte funzioni avanzate, questo genere di soluzione consente all utente di impostare criteri molto particolari. 112 TUTTI FOTOGRAFI Quale programma usare I programmi che permettono anche ad un utente non professionista di archiviare le immagini sono Aperture, Bridge, Lightroom, Media Pro e AcdSee Pro. Con la stessa praticità, ma con la potenza del multi-user, troviamo Extensis Portfolio abbinato a Extensis Portfolio Server, tramite i quali una piccola agenzia può centralizzare il proprio archivio su un server interno e avere diversi operatori che vi operano contemporaneamente. I programmi che presentiamo condividono il sistema di classificazione per stelline ed etichette e la lettura e scrittura dei metadati, due funzioni senza le quali sarebbe inutile parlare di archiviazione. Per il servizio database su server remoto troviamo Asset Bank e Photoshelter, due soluzioni che spostano l archiviazione on-line, fornendo brillanti soluzioni per la vendita, la condivisione e il lavoro in team. In ultima analisi osserviamo Filemaker, software generico per il database, tramite il quale si possono creare strutture ad hoc. Aperture Aperture ha aperto la strada ai programmi dedicati alla fotografia e comprende importanti funzioni di archiviazione oltre che altrettanto importanti modalità di output. Aperture consente di importare le immagini all interno del proprio database, oppure di lavorare direttamente sulle cartelle. I criteri di organizzazione comprendono progetti al cui interno risiedono le im-

4 Una porzione dei numerosi metadati che Bridge è in grado di leggere. Il pannello Parole Chiave di Bridge, qui personalizzate secondo le esigenze dell utente. Il pannello Raccolte permette la creazione di gruppi di immagini senza duplicare gli originali, una sorta di riferimento alla posizione originale. La creazione dei criteri per la raccolta avanzata di Bridge. magini. All interno dei progetti, l utente ha la facoltà di creare cartelle, album, siti web, libri, tavoli luminosi, senza mai aumentare le dimensioni dell archivio grazie ai riferimenti alle fotografie originali. La funzione Smart Folder permette di riunire immagini che soddisfano particolari criteri di ricerca, anche in modo dinamico, per esempio foto con tre stelle di valutazione, orizzontali, scattate in certo luogo e con una certa fotocamera. Ulteriori sistemi di gestione prevedono sia la geolocazione che il riconoscimento dei volti. Aperture ha un sistema completo di gestione dei metadati, adatto all organizzazione efficiente di un archivio. Per una maggiore garanzia di sicurezza, Aperture consente di creare una copia automatica del proprio archivio su un altro disco, oltre alle stesse funzioni eseguite dal sistema operativo della mela quando la funzione Time Machine è attiva. Non va dimenticato il buon convertitore di file Raw integrato, il primo a supportare le correzioni locali. E prevista la lavorazione off-line, nel caso l utente non importi nel database le immagini, ma si sia affidato a dischi fissi esterni. E assente il supporto alla multi-utenza, per cui Aperture rimane un ottimo strumento per il singolo fotografo, meno per il lavoro di agenzia. Esiste una versione semplificata di Aperture, sconosciuta ai più: iphoto. Col fratello maggiore condivide la filosofia generale, ma l orientamento è più amatoriale che professionale; merita comunque di essere citato perché è uno dei pochi programmi economici (gratuito con l acquisto di un Mac) a vantare un efficiente archivio interno. Bridge Bridge è il potente browser immagini di Adobe che rende disponibile un anteprima di praticamente qualunque file prodotto all interno delle Creative Suite. Il programma mostra i file contenuti all interno delle cartelle, ma nel flusso di lavoro non è prevista l importazione in un database o un archivio. Oltre alla potenza in lettura di molti file, Bridge permette una complessa organizzazione dei metadati, grazie alla libera creazione personale di parole chiave e sotto-parole chiave da parte dell utente. Con la forza della profonda analisi dei file, Bridge consente di selezionare le immagini in base a numerosi parametri, per esempio tutte le immagini scattate con una data lunghezza focale all interno di TUTTI FOTOGRAFI 113

5 Lo strumento di ricerca di Photo Mechanic. Il curioso meccanismo di visione al 100% di Photo Mechanic: partendo dalla visione browser tradizionale, una volta selezionata un immagine tutto lo spazio rimanente del browser è destinato ad area di anteprima. L area di anteprima varia in base alla posizione dell immagine da analizzare. 114 TUTTI FOTOGRAFI L importazione delle immagini di Photo Mechanic offre opzioni di gestione avanzate. un disco fisso; i criteri sono davvero tanti, molto utili nella ricerca complessa di immagini. La funzione raccolta crea un album virtuale (senza duplicare le immagini, quindi) con il contenuto selezionato all interno di diverse cartelle, mentre la raccolta avanzata, permette di stabilire criteri specifici al fine di avere una raccolta con le immagini che soddisfano i criteri scelti. Il programma implementa un potente editor di immagini: Camera Raw Plug-in; nonostante sia costruito per gestire i file Raw, questo plug-in legge ed elabora anche Jpeg e Tiff. Bridge, come metodi di uscita dei file, permette di creare Pdf e pagine Web. Tuttavia ancora oggi questo programma soffre di incomprensione presso molti utenti, a cui sfug-

6 Il browser immagini di Media Pro. Panoramica degli strumenti di Media Pro: un editor basilare, l invio delle immagini ad un altro programma, l invio tramite , la classificazione tramite etichette e stelline, le opzioni per filtrare la visualizzazione. gono le potenzialità; volendo esagerare, possiamo dire che Lightroom sia una versione di Bridge ottimizzata per i fotografi. Bridge è consigliabile sia per l utente singolo che per gruppi di lavoro; sebbene non fornisca funzioni avanzate di database, dispone di un efficiente set di strumenti per i metadati. Lightroom Lightroom è lo strumento che si avvicina di più alle esigenze di un fotografo, grazie al potente plug-in Camera Raw e la gestione organizzata dell archivio. Come per Media Pro, Aperture e iphoto, le immagini risiedono all interno di un database, qui chiamato Catalogo. Esistono tuttavia alternative all importazione dei file nell archivio, come l importazione in modalità copia dove le immagini originali rimangono nella locazione originale e Lightroom le duplica all interno del proprio catalogo; oppure, in modo simile a Bridge, le immagini vengono lasciate nel dispositivo di memoria originale e Lightroom lavora direttamente sui file. Lightroom integra le stesse potenzialità metadati di Bridge, con molteplici opzioni di uscita, tra le quali video, Pdf, e libri di ottima qualità. Come le soluzioni Apple, Lightroom ospita un modulo di geo-locazione, estendendo i criteri di ricerca anche in base al luogo di scatto, se già integrato nei file, oppure aggiunto manualmente in una fase successiva. Alla chiusura del programma, per mag- TUTTI FOTOGRAFI 115

7 giore sicurezza, è regolarmente proposta una piccola operazione di back-up del proprio archivio. Per un fotografo o per una piccola agenzia Lightroom, oppure il concorrente Aperture, rappresenta la soluzione ideale di gestione archivio, con la sola limitazione dell utente singolo, quindi con un archivio non gestibile contemporaneamente da più utenti. Media Pro Phase One, noto produttore di dorsi digitali e del pregiato Capture One, ha rilevato una soluzione software che in passato si è presentata sotto diversi nomi: iview e Express Media. Ora, col nome Media Pro, è il compagno ideale per i flussi di lavori che utilizzano Capture One. Vediamo questa sinergia: da una parte Capture One è la soluzione ideale per lo sviluppo dei file Raw e la prima integrazione dei metadati, dall altra Media Pro costituisce la soluzione archivio e database, con la creazione di criteri di catalogazione, lavoro off-line, esportazione e ogni altro supporto per la gestione delle immagini. In realtà il flusso di lavoro è più complicato rispetto a Lightroom o Aperture poichè è necessario prima convertire i file Raw con un software e poi archiviarlo con un altro, mentre assume più senso all interno di una struttura organizzata come una piccola produzione, dove troviamo un fotografo, un operatore dedicato a Capture One ed uno che organizza tutto l archivio su Media Pro, magari in sede separata. Come per altre soluzioni, Media Pro permette la creazione di copie virtuali per organizzare e confrontare le immagini. Il trattamento dei metadati e delle parole chiave è affidato a ottimi strumenti. Il proprio spazio web, dove la grafica si può scegliere tra diversi template. AcdSee Pro AcdSee è stato uno dei precursori dei browser immagini evoluti. Già diffuso negli anni Novanta, è stato un punto di riferimento fino alla comparsa di Bridge. Oggi AcdSee Pro condivide con le altre soluzioni i tratti fondamentali tipici: browser, visore e modulo di sviluppo file Raw compatibile con Jpeg e Tiff. Il supporto ai metadati segue la stessa filosofia di Bridge, quindi molto intuitiva. Il piccolo modulo di conversione Raw, assolutamente elementare, é un piccolo strumento per impostare una temperatura colore più corretta e sistemare qualche grossolano errore di esposizione; mancano strumenti specifici e miracoli software.la scelta di questo programma ha senso se l utente non utilizza prodotti Adobe, i quali integrano sempre il degno Bridge. Extensis Portfolio e Extensis Portfolio Server 10 Studio Come quelle viste finora, Extensis Portfolio è una soluzione per l archiviazione: browser, metadati, compatibilità elevata, varie opzioni di output. Il programma è chiaramente dedicato all archiviazione, col supporto a servizi come invio di immagini tramite , modifica dei metadati, conversione in batch, gestione delle proprietà dei file come la modifica e l integrazione dei metadati, fino ad arrivare alla creazione di piccole pagine web e slideshow. Extensis Portfolio, come Media Pro, è un programma che si deve affiancare ad altri per la gestione delle immagini, in questo caso un buon convertitore di file Raw. E disponibile, ad un prezzo interessante per il tipo di programma, la versione ser- AcdSee Pro Bridge Aperture Lightroom AcdSee Pro iphoto BridgeMedia Aperture Pro Photo Lightroom Mechanic Portfolio iphoto Media Portfolio ProS Extensis Studio stelle-etichette stelle-etichette strutture metadati strutture metadati raccolte raccolte smart folder smart folder luoghi luoghi volti volti multi utenza multi utenza social network social network Mac Mac Windows Windows interfaccia web interfaccia web Plug-in Plug-in Lingua Italiana Lingua Italiana 116 TUTTI FOTOGRAFI

8 I menu con le funzioni di Photoshelter. ver per centralizzare l archivio e gestirlo contemporaneamente da più utenti; è un investimento da tenere in considerazione per realtà in crescita, dove si prevedono figure destinate all archiviazione e alla vendita di immagini on-line. Photo Mechanic Photo Mechanic è uno strumento in linea con Bridge e AcdSee Pro: un browser evoluto, con interessanti funzioni che farebbe piacere anche in altri programmi. Il funzionamento è in linea con la tendenza attuale: colonna a sinistra per navigare nelle cartelle, mentre l area principale è dedicata alle miniature delle immagini. Manca a prima vista un area di anteprima dettagliata, ma magicamente appare, non appena si utilizza lo strumento di ingrandimento su un immagine: ad esclusione della riga e della colonna nelle quali risiede l immagine, tutto lo spazio è temporaneamente dedicato all anteprima. Le funzioni di importazione, qui chiamate Ingest, comprendono intelligenti opzioni come la doppia copia di sicurezza. Molto interessante è la funzione Live Ingest, durante la quale il programma importa automaticamente le immagini in arrivo da fotocamere collegate. La gestione di file Raw è affidata ad Adobe Dng Converter, da installare a parte, il quale si occupa solo di trasformare i file Raw proprietari in copie Dng universali. Le funzioni di upload sono davvero complete; oltre al normale FTP troviamo il supporto per i più conosciuti service on line: PhotoShelter, Flickr, SmugMug e altri ancora. Non manca la gestione dei metadati, completa come nelle altre soluzioni. Photo Mechanic merita un esame approfondito delle sue opzioni e piccole funzionalità, talvolta geniali, tutte rivolte a semplificare il lavoro. Asset Bank Il livello più impegnativo nell organizzazione di un archivio è rappresentato dai servizi on-line di storage ed e-commerce. Uno dei più completi è Asset Bank, dove, oltre l archiviazione classica, è possibile creare utenti con potenzialità diverse: fotografi, amministratori, archiviatori, clienti abituali, solo a titolo di esempio. Il sistema si comporta come gli altri browser immagini, ma solo attraverso un interfaccia web. Il costo é molto elevato e ad esso va aggiunto un prezzo mensile per l hosting; il servizio è estremamente efficace e disponibile comodamente sia in agenzia che al di fuori di essa: in viaggio, con dispositivi mobili o computer connessi alla rete ed è inoltre garantito il back-up continuo dei dati registrati, altra nota fondamentale per la sicurezza delle informazioni. Grazie alla personalizzazione dell interfaccia web, Asset Bank permette di rendere meglio riconoscibile il proprio spazio. L esperienza da parte di chi sfoglia il sito è positiva: grafica, servizi e opzioni per chi naviga sono chiari; Asset Bank offre un ottimo servizio per chi è alla caccia ogni giorno di immagini da acquistare. I livelli di personalizzazione sono tantissimi, in modo che ognuno possa scegliere le opzioni più adatte al proprio lavoro e alle esigenze di vendita. erver Photo Mechanic Filemaker Portfolio Photoshelter Portfolio AcdSee Asset Server ProBankBridge Filemaker Aperture Photoshelter Lightroom Asset Bank iphoto Molto Media interessante Pro Photo Mechanic la modalità di Portfolio approvazione, nella quale un fotografo invia le St Portfol Standard Studio Standard stelle-etichette immagini al cliente per la prima selezione strutture metadati e questo ultimo, tramite la pagina di re- visione, conferma le immagini approvate raccolte smart folder tramite una semplice casella di spunta; non occorre più passare attraverso luoghi con decine di nomi di file approvati da ricercare nell archivio. volti multi utenza Si tratta di una soluzione per realtà lavorative social network dinamiche, composte da molte Mac figure. Windows interfaccia web Photoshelter Plug-in L archiviazione on-line è un nuovo metodo per gestire i propri archivi. Uno dei servizi più Lingua Italiana usati dai fotografi è Photoshelter; TUTTI FOTOGRAFI 117

9 AcdSee Pro ACD Systems $129,99 Bridge Adobe in bundle Adobe Aperture Apple 62,99 Lightroom Adobe iphoto Apple 11,99 Media Pro Phase One 139,00 Photo Mechanic Camera Bits $150,00 Portfolio Extensis $ Portfolio Server Studio Extensis $2380,00 Filemaker Filemaker 418,80 Photoshelter Standard Photoshelter $ 29,99 al mese Asset Bank Asset Bank , ,00 al mese 118 TUTTI FOTOGRAFI Prezzi l archiviazione è su server on-line, lo spazio a disposizione fa parte della tariffa da scegliere. La forza di Photoshelter è nell ottima presentazione delle immagini, grazie a lay-out della pagina web molto professionale, un robusto supporto per la vendita, nonché la presenza di link per i social network. L archivio di Photoshelter è ovviamente indirizzato alla vendita delle immagini; infatti le opzioni di vendita sono raffinate, varie, complete. Sono addirittura previsti coupon promozionali. La struttura agevola il fotografo facilitando sia l upload delle immagini, che l organizzazione del proprio sito. E chi naviga tra le pagine di Photoshelter ha la possibilità di confrontare le immagini tramite un tavolo luminoso, valutare le opzioni di vendita e acquistare le immagini di maggiore interesse. E un servizio che estende le opportunità di promozione e vendita di un fotografo. Filemaker Con una visione fai da te, si può parlare di archiviazione con Filemaker. E un programma che nasce per creare database generici personalizzati, impostati da zero da parte dell utente. Un consiglio generale, nella costruzione del proprio archivio, è di interrogare spesso il web per verificare eventuali compatibilità. Filemaker comprende un template per un generico archivio fotografico, più indicato per gestire un concorso fotografico, oppure una mostra; per chi si vuole impegnare è possibile creare anche una struttura molto complessa, viste le potenzialità di questo software. Filemaker è una soluzione robusta per il database e supporta la multi utenza. Esistono poi funzioni aggiuntive per la gestione via web e le applicazioni mobile; volendo estendere le capacità del proprio archivio si possono sfruttare le versioni server e mobile di Filemaker. Conclusioni E necessario ricordare che nel flusso di lavoro quotidiano va sempre considerato il momento dell inserimento dei metadati, in modo che l archivio possa funzionare al meglio nella ricerca e nella gestione delle immagini. L archiviazione, oltre ad appoggiarsi a ottimi programmi e capienti dispositivi di memoria, deve anche essere sicura; i sistemi di memorizzazione RAID sono gruppi di dischi fissi in grado di garantire l integrità dei dati nel caso uno o più dischi subissero danni. L esperienza nella conservazione dei dati suggerisce questo schema: archivio principale sul proprio computer, una copia su un disco esterno o server e una copia ulteriore all esterno della struttura di lavoro. In questo modo si possono scongiurare situazioni come la rottura del disco di sistema (si ricorre al back-up), un incendio o una calamità nello studio di lavoro (si usa la copia a casa o su un server remoto). Tra i programmi presi in considerazione non ha molto senso cercare un vincitore in assoluto, quanto identificare quello che si adatta meglio alle proprie necessità, poiché le realtà fotografiche sono molto diverse tra di loro. AcdSee Pro è semplice, adatto quindi a minime esigenze, Bridge potente e universale, Photo Mechanic valido in senso generale, Lightroom e Aperture sono soluzioni archivio valide per singoli fotografi, Media Pro per piccoli gruppi di lavoro, Extensis per realtà più grandi, Photoshelter per il singolo utente che propone i propri lavori on-line e Asset Bank per gruppi di lavoro complessi. Nel valutare una soluzione è importante provare gli strumenti di ricerca, per vedere quanto siano evoluti e ricchi di opzioni. Altro criterio importante di valutazione è la capacità di filtrare un gruppo di immagini ed anche in questo caso la varietà dei criteri faciliterà l individuazione di immagini specifiche. Le soluzioni viste in questo articolo coprono realtà che vanno dal singolo fotografo, alla piccola agenzia, fino alla grande organizzazione; ognuna si basa sui metadati, tanto che le immagini esportate manterranno sempre le informazioni al loro interno, a meno che non siano state rimosse volontariamente. Oltre alla capacità di archiviazione, ogni programma offre molteplici strumenti destinati alla lavorazione dei file: dall editing delle immagini, alla loro impaginazione in Pdf, libri, pagine web; seguono poi produzioni di versioni ridotte per il download. L archiviazione è un investimento sia in termini di denaro che di tempo e, come molti investimenti, i frutti si vedono col tempo. Maurizio Costa