CONDIZIONI GENERALI PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI POSTEDOC

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1 CONDIZIONI GENERALI PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI POSTEDOC ART 1 DEFINIZIONI Ai fini della utilizzazione dei servizi oggetto del presente contratto, valgono ad ogni effetto le definizioni contenute nel Manuale della conservazione sostitutiva, da intendersi qui interamente riportate e trascritte, nonché le seguenti : Postedoc s intende il servizio, d ora in avanti denominato Postedoc, di Postecom per la Conservazione Sostitutiva dei documenti a norma DigitPA, che risponde all esigenza di avere la documentazione informatica conservata nel rispetto della normativa vigente; Postecom s intende POSTECOM S.p.A., sede Legale in Roma, Viale Europa 175, quale soggetto preposto allo svolgimento delle attività e all esecuzione del Servizio; Cliente s intende il soggetto che ha richiesto a Postecom lo svolgimento delle attività e l esecuzione del Servizio; Allegati s intendono i documenti nei quali sono dettagliate le attività e le relative modalità operative e tecniche di esecuzione del Servizio; Responsabile s intende il Responsabile della Conservazione Sostitutiva; Manuale s intende il Manuale della conservazione sostitutiva redatto dal Responsabile in cui vengono dettagliate le specifiche attività e procedure relative al Servizio. I servizi sono resi alle condizioni previste nella offerta Post box alla quale il Cliente ha aderito. ART. 2 - OGGETTO Il presente contratto ha ad oggetto il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici allo scopo di assicurare la loro integrità e autenticità nel tempo, mantenendo la validità legale dei documenti stessi. Il Servizio sarà eseguito nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva. I Documenti saranno conservati nella medesima tipologia del supporto digitale di origine. Le condizioni previste dal presente contratto sono completate da quelle riportate nella unita Scheda di Registrazione che ne costituisce ad ogni effetto parte integrante nonché dalle Condizioni specifiche riportate nella offerta Post box e nella relativa scheda di adesione. ART. 3 - PERFEZIONAMENTO DEL CONTRATTO All esito della compilazione e sottoscrizione della Scheda di Registrazione, dell Ordine di Acquisto e del presente contratto, ed espletate le procedure di attivazione, così come descritte nel Manuale, gli effetti del contratto decorreranno dalla data di attivazione del servizio. ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 1 di 7

2 ART. 4 RESPONSABILITÀ ED OBBLIGHI DEL CLIENTE Il Cliente, assumendo la responsabilità di cui all art. 495-bis del codice penale, garantisce la veridicità di tutti i dati personali comunicati in occasione della registrazione ed identificazione e si impegna a fornire tutte le informazioni richieste da Postecom. Con la sottoscrizione del presente contratto, il Cliente dichiara di aver preso attenta visione dello stesso, e del Manuale ivi richiamato, di averne compreso a pieno il contenuto e di esser edotto: - della validità e degli effetti giuridici della conservazione sostitutiva; - dell obbligo di utilizzazione esclusivamente personale dei codici attribuiti (per tali intendendosi, anche ai fini delle disposizioni che seguono, user ID, password fornite in seguito a registrazione a Poste.it). Per le aziende, detto obbligo è evaso mediante individuazione dei soggetti abilitati all utilizzo del servizio; - della presunzione di utilizzo personale del codici attribuiti (per le aziende, da parte dei soggetti abilitati), in costanza della quale grava sul Cliente l onere di provare che i medesimi sono stati abusivamente utilizzati. In particolare, fermo il richiamo a tutti i doveri indicati nel Manuale e previsti dalla normativa vigente, il Cliente si obbliga a: - creare i flussi di dati, inviare gli stessi a Postecom ed effettuare le verifiche nei tempi, nei modi e con le cadenze previste nel Manuale con le funzionalità messe a disposizione dall offerta Post box; - consultare i documenti con le modalità descritte nel Manuale e previste nell ambito dell offerta Post box; - conservare con la massima diligenza i codici che gli sono stati attribuiti (user id e password rilasciate a seguito della registrazione a poste.it), impegnandosi altresì a non consentire l utilizzo del servizio a terzi; - in caso di smarrimento o sottrazione dei codici attribuiti: a) sporgere immediatamente denuncia alle Autorità competenti; b) comunicare tempestivamente l evento a Postecom attivando prontamente le procedure indicate contestualmente alla registrazione a poste.it. Resta inteso che il Cliente assume a proprio carico le responsabilità in sede civile, penale ed amministrativa in relazione al contenuto dei documenti, impegnandosi a manlevare e tenere indenne Postecom da qualsiasi pretesa di terzi o conseguenza pregiudizievole che possa comunque derivare a tal proposito. ART. 5 RESPONSABILITÀ ED OBBLIGHI DI POSTECOM Postecom, come analiticamente descritto nel Manuale, è responsabile verso il Cliente per l adempimento di tutti gli obblighi discendenti dall espletamento delle attività previste dalla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva di propria competenza. In particolare, nello svolgimento della sua attività, Postecom: - importa i documenti, li archivia elettronicamente, li conserva e li esibisce, con le modalità indicate nel Manuale; - garantisce al Cliente la conservazione e la leggibilità dei documenti per un periodo di 10 anni a partire dalla data di conservazione dei documenti, attestata dalla marca temporale applicata. Resta inteso che non rientra fra i servizi oggetto del presente accordo, la conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici, per i quali sia necessaria la sottoscrizione con firma digitale di un pubblico ufficiale ai fini del completamento della procedura di conservazione. ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 2 di 7

3 ART. 6 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Ai fini del Servizio, Responsabile della Conservazione è Postecom Spa nella persona del Dirigente Responsabile della Struttura di Esercizio. Il Responsabile agisce in osservanza degli obblighi previsti dalla normativa vigente e cura i compiti riportati nel Manuale. ART. 7 - LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ DI POSTECOM Fatti salvi i casi di dolo o colpa grave, Postecom sarà responsabile nei confronti del Cliente esclusivamente per i danni connessi all esecuzione del Servizio, in ogni caso, il risarcimento dei danni sarà commisurato alla quota parte di Servizio per cui si è verificata la mancata fruizione e non potrà in alcun modo eccedere il canone annuale del servizio Post box. Postecom non sarà responsabile per la mancata o non corretta esecuzione degli obblighi su di lei incombenti, in tutti i casi in cui il mancato o non corretto adempimento sia dovuto a cause non imputabili, quali, a titolo meramente esemplificativo: caso fortuito, forza maggiore, calamità naturali, eventi bellici, furti, interventi dell autorità. Postecom non assume inoltre alcuna responsabilità: - per ogni abuso relativo alla veridicità di tutti i dati personali comunicati in occasione della richiesta di attivazione e di ogni altra variazione dovesse intervenire relativamente ai dati comunicati in occasione della richiesta; - per il funzionamento e la sicurezza dei macchinari, Hardware e Software, utilizzati dal Cliente, e per il regolare funzionamento di linee elettriche, telefoniche nazionali e/o internazionali; - per la mancata attivazione del Servizio dovuta a mancato adeguamento dei sistemi informativi ed applicativi del Cliente stesso; - per ritardi, malfunzionamenti e interruzioni del Servizio causati da insufficiente adeguamento dei sistemi informativi ed applicativi del Cliente, comunicazione errata, incompleta o non veritiera da parte del Cliente dei dati necessari per l esecuzione del Servizio, presenza di virus o errori nei documenti elettronici o file in generale consegnati dal Cliente a Postecom per l esecuzione del Servizio; - per la errata utilizzazione del Servizio da parte del Cliente, malfunzionamento dei terminali utilizzati dal medesimo, uso improprio delle interfacce web, messe a disposizione a partire dal sito offerta poste mailbox, per la consultazione dei documenti. ART. 8 PREZZO E FATTURAZIONE Il Cliente è tenuto a pagare un canone annuo fisso secondo quanto stabilito nella Scheda di adesione al servizio Post box. ART. 9 - MODIFICHE DEL CONTRATTO Postecom si riserva la facoltà di modificare unilateralmente le condizioni previste dal presente contratto e dai documenti ivi richiamati nel rispetto della normativa vigente e delle disposizioni impartite dalle Autorità competenti. In tali ipotesi, Postecom provvederà ad informare il Cliente delle intervenute modifiche, mediante pubblicazione su Bacheca. ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 3 di 7

4 ART. 10 DURATA DEL CONTRATTO La durata del presente contratto e le condizioni per il suo eventuale rinnovo sono quelle previste nell offerta poste mailbox. ART. 11 RISOLUZIONE AUTOMATICA - COLLEGAMENTO AL SERVIZIO POST BOX In caso di violazione anche di uno soltanto degli obblighi che gravano sul Cliente siccome indicati all art. 4 del presente accordo e/o nel Manuale, il contratto si intenderà automaticamente risolto ai sensi e per gli effetti di cui all art c.c.. Il contratto si intenderà, altresì, automaticamente risolto, in tutte le ipotesi di recesso o decadenza dal Servizio Post box e/o di cessazione del servizio predetto per qualsiasi causa Resta inteso che in ipotesi di risoluzione anticipata, il corrispettivo eventualmente già erogato in sede di accettazione del presente contratto non sarà restituito. ART. 12 SOSPENSIONE DEL SERVIZIO Fermi restando gli obblighi di legge, Postecom potrà sospendere temporaneamente il Servizio per procedere alla manutenzione di impianti ed altre apparecchiature necessarie all esecuzione del Servizio, dandone comunicazione al Cliente tramite avviso pubblicato sul sito Internet con un preavviso di 1 (uno) giorno. Postecom potrà sospendere il Servizio anche in caso di violazione da parte del Cliente degli obblighi posti a suo carico in base a quanto previsto dal Manuale della Conservazione Sostitutiva, dandone comunicazione allo stesso tramite Bacheca, fatta salva ogni eventuale azione di rivalsa nei riguardi del responsabile delle violazioni. ART. 13 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Nell ambito del trattamento dei dati personali connessi all espletamento delle attività previste dalle presenti condizioni contrattuali e nell espletamento delle attività in esso previste, le Parti, ciascuna per le rispettive competenze, opereranno in qualità di Titolari autonomi, nel pieno rispetto delle disposizioni dettate dal D.Lgs. n. 196/03, Codice in materia di protezione dei dati personali. Postecom non visualizza i documenti da trattare nel processo di conservazione sostitutiva. Il Cliente, in conformità al d.lgs. n. 196/2003, provvederà ad adempiere agli obblighi di informativa e di eventuale richiesta di consenso per il trattamento e la comunicazione dei dati personali a Postecom ai fini dello svolgimento del servizio. Il Cliente manleva Postecom da eventuali danni derivanti, anche a terzi, dalla violazione delle suddette norme. Le Parti inoltre si impegnano reciprocamente ad osservare e fare osservare ai propri dipendenti, incaricati e collaboratori il segreto rispetto a tutti i dati personali dei quali si avrà conoscenza nell esecuzione dell accordo. Gli eventuali Responsabili e Incaricati del trattamento saranno individuati e appositamente nominati dal Titolare ai sensi degli artt. 29 e 30 del citato decreto e opereranno sotto la sua diretta autorità nel rispetto delle istruzioni dallo stesso impartite. Le Parti inoltre si impegnano ad adottare tutte le necessarie misure organizzative, fisiche e logiche di cui agli artt del D.lg. 196/2003, e alle regole previste dal Disciplinare Tecnico al Codice per la Protezione dei Dati Personali al fine di assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati, anche per la parte di competenza relativa alla conservazione degli estremi identificativi degli amministratori di sistema e alla verifica delle attività da questi svolte. ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 4 di 7

5 L inosservanza di quanto previsto nel presente articolo, costituisce grave inadempimento a fronte del quale le Parti avranno la facoltà di risolvere di diritto il Contratto. Le Parti dichiarano di essere a conoscenza che le informazioni e i dati che le riguardano saranno oggetto di trattamento per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle attività oggetto dell accordo - con modalità cartacee ed elettroniche da parte del personale delle rispettive strutture a ciò preposte, ai fini dell esecuzione degli obblighi scaturenti dal contratto e dell adempimento dei connessi obblighi normativi. ART. 14 COMMERCIO ELETTRONICO Con riferimento alla ipotesi di collocamento on line del Servizio, le informazioni di cui all art. 12 D.lgls. 70/03 sono riportate nella apposita sezione del sito ed in uno al presente contratto ed alla richiesta di attivazione, possono essere in ogni momento memorizzate, stampate e riprodotte. ART. 15 DIRITTO DI RECESSO PER I CONTRATTI CONCLUSI A DISTANZA Ai sensi e per gli effetti di cui al Codice del Consumo (D.lgsl. 206/05 e successive modificazioni), in tutte le ipotesi di perfezionamento a distanza del contratto e nei limiti in cui il richiedente rientri nella nozione di consumatore, richiamate le informazioni fornite sul sito anche in conformità con quanto previsto agli art. 52 e 53 della predetta normativa, resta inteso che il richiedente ha diritto di recedere dal presente contratto entro 10 giorni lavorativi secondo le modalità previste dal servizio Post box. ART. 16 LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE Il presente contratto è soggetto alla legge italiana. Per le controversie che dovessero insorgere tra le parti in relazione al presente contratto, competente a giudicare sarà esclusivamente il Foro di Roma. ART. 17 RINVIO Per quanto qui non espressamente previsto si applicano le norme di legge e regolamentari vigenti in materia, nonché quanto previsto nel Manuale pubblicato sul sito ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 5 di 7

6 Informativa privacy Trattamento dei Dati Personali per il servizio di Conservazione Sostitutiva di Postecom Gentile Utente, nel rispetto della normativa sulla privacy (D.lgs n. 196/ Codice sulla protezione dei dati personali), desideriamo informarla che le informazioni da Lei fornite od altrimenti acquisite nell ambito delle attività connesse al servizio di Conservazione Sostitutiva cui sta accedendo, saranno oggetto di trattamento da parte della nostra Società, Postecom S.p.A., per le finalità connesse alla fornitura di tale servizio. La adesione al predetto servizio è chiaramente facoltativa. L Utente che desideri aderire a questo servizio è tenuto a rilasciare i dati personali necessari per la relativa identificazione e per l attivazione del servizio ed invio delle correlate comunicazioni (invio di credenziali di accesso). In assenza dei dati richiesti per la adesione (contrassegnati come obbligatori) non sarà pertanto possibile usufruire del servizio offerto dalla nostra Società. I dati personali così acquisiti sono trattati prevalentemente con procedure informatizzate e modalità idonee ad assicurare la corretta gestione del servizio richiesto e dei connessi adempimenti normativi, amministrativi e contabili. I dati sono conservati presso la nostra sede per i tempi previsti dalla normativa vigente di riferimento e sono protetti con adeguate misure di sicurezza, nel rispetto degli standard richiesti in materia di riservatezza dei dati e segretezza delle comunicazioni. Il trattamento dei dati connesso all erogazione del suddetto servizio è affidato a dipendenti, collaboratori e professionisti appositamente incaricati dalla nostra Società. I dati potranno essere, inoltre, comunicati a società del nostro Gruppo, facente capo a Poste Italiane S.p.A., e ad altre società di nostra fiducia che, in qualità di titolari o responsabili, ci supportano nella fornitura del predetto servizio (l elenco aggiornato di tali soggetti è richiedibile per all indirizzo Per l offerta del suddetto servizio non trattiamo dati sensibili (quali ad es. dati sulla salute, sulle opinioni politiche e sindacali, sulle convinzioni religiose di una persona). Laddove una determinata operazione da Lei richiesta determini, essa stessa, la possibile conoscenza di un dato sensibile (ci riferiamo, in particolare, a certificati rilasciati ad organizzazioni politiche, sindacali, ecc.), Le verrà richiesto il consenso scritto al momento dell identificazione e registrazione presso gli sportelli del Gruppo POSTE ITALIANE. La nostra Società potrà inoltre trattare, previo Suo consenso, alcuni dati che La riguardano per le seguenti, ulteriori finalità: a) per l effettuazione di comunicazioni commerciali, tramite posta, telefono, sistemi automatizzati di chiamata, fax, , sms/mms, relative a ricerche di mercato, rilevazioni sulla qualità del servizio e promozione e vendita di servizi e prodotti di Postecom e delle società del Gruppo Poste Italiane, nonché di terze società interessate a proporre, tramite Postecom, vantaggiose offerte commerciali agli utenti dei servizi del sito b) per l analisi dei Suoi dati ai fini dell individuazione, attraverso elaborazioni elettroniche, delle Sue preferenze e dei possibili servizi e prodotti di Suo interesse; c) per la cessione o comunicazione dei Suoi dati a soggetti terzi (società, enti ed associazioni, operanti in diversi settori) che li tratteranno autonomamente per le suddette ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 6 di 7

7 tipologie di comunicazioni riguardanti loro prodotti e servizi, con le modalità di comunicazione sopra indicate. Per le finalità sopra descritte, il rilascio dei dati è comunque facoltativo e non incide sulla prestazione del servizio richiesto, risultando utile per migliorarlo ed aggiornare l Utente sui nostri prodotti e servizi. A tali fini, i dati saranno comunque gestiti mediante procedure informatizzate (con elaborazione dei dati secondo criteri relativi, ad esempio, ad area geografica di riferimento, tipologia dei servizi fruiti, attività svolta ecc.) e potranno essere conosciuti da incaricati della nostra Società e di società di nostra fiducia (quali, ad es., società specializzate per attività di informazione e promozione commerciale, ricerche di mercato ed indagini sulla qualità dei servizi: v. l elenco aggiornato disponibile presso la ns. Società). In ogni momento Lei potrà accedere ai suoi dati personali ed eventualmente chiederne l aggiornamento, la rettifica o integrazione se inesatti od incompleti, la cancellazione od il blocco se trattati in violazione di legge, ovvero opporsi al loro uso per l invio di comunicazioni commerciali ed esercitare gli altri diritti previsti dall'art. 7 del d.lgs. 196/2003, rivolgendosi a Giampaolo Franchi Responsabile per il riscontro alle richieste degli interessati presso la nostra Società, Postecom S.p.A. quale Titolare del trattamento, con sede in ROMA, Viale Europa 175, presso cui potrà essere richiesto anche l elenco degli altri Responsabili del trattamento. Aggiornato al ver.: 1.0 del: Documento pubblico Pagina 7 di 7

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