OPERATORE DI SEGRETERIA

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1 OPERATORE DI SEGRETERIA identificativo scheda: stato scheda: Validata sintetica La figura si occupa di filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento; digitare e revisionare i testi di documenti aziendali; trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici; realizzare comunicazioni o lettere di convocazione; produrre testi, verificando la correttezza dell elaborato prodotto; gestire un agenda di lavoro, organizzando l impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi; realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione; realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso; utilizzare le risorse informatiche e gli applicativi per la gestione amministrativa. Settore Economico Professionale (SEP) 25 - Area comune Situazioni-tipo di lavoro Questa figura è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni e può venire inquadrata nelle strutture con differenti denominazioni in funzione dei livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione. Può avere diversi livelli di responsabilità a seconda della natura e della dimensione della struttura all interno della quale opera. Alcune delle funzioni segretariali sono affidate anche ad altre figure amministrative quali dattilografi, addetti archivio, centralinisti, addetto protocollo, ecc. In altri contesti le funzioni della segretaria possono specializzarsi od ampliarsi, come nel caso della segretaria di direzione o del responsabile di segreteria. ADA ADA Cura delle funzioni di segreteria stampata il 12/11/2018 alle ore 01:10 Pagina 1 di 5

2 Essere in grado di gestire l agenda e l organizzazione di incontri e riunioni - Organizzare l agenda e aggiornarla - Individuare le disponibilità - Individuare le urgenze e le priorità - Prendere appuntamenti - Predisporre il materiale per le riunioni - Definire costi per organizzazione di riunioni - Organizzare la logistica e i trasporti - Gestire i rapporti con agenzie di viaggio - Dare assistenza al personale in trasferta - Metodi di gestione agenda - Nozioni sui titoli di viaggio - Organizzazione del lavoro - Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno - Tecniche di scheduling - Applicare metodi di gestione agenda - Applicare procedure di prenotazione servizi turistici - Applicare tecniche di comunicazione telefonica - Applicare tecniche di pianificazione delle attività - Applicare tecniche di predisposizione mailing-list - Applicare tecniche di scheduling - Utilizzare sistemi di navigazione internet - Utilizzare strumenti di pianificazione delle attività Essere in grado di gestire attività d ufficio - Trascrivere documenti, registrazioni audio o sotto dettatura, verificando e correggendo i testi; - Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti; - Registrare documenti amministrativi; - Archiviare documenti amministrativi e reperirli quando necessario; - Stampare, fotocopiare, scannerizzare documenti; - Inviare e ricevere documenti e/o comunicazioni via fax, e.mail o posta certificata; - Compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture); - Aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; - Portare alla firma documenti o comunicazioni aziendali e procedere all invio. stampata il 12/11/2018 alle ore 01:10 Pagina 2 di 5

3 - Elementi di amministrazione aziendale - Elementi di contabilità aziendale - Elementi di economia aziendale - Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio - Principi di gestione della posta elettronica - Procedure di archiviazione dati - Tecniche di ricerca informazioni su Internet - Applicare procedure di controllo ordini - Applicare procedure per la stesura di documenti di acquisto o vendita: ordini, bolle, ricevute, fatture - Applicare tecniche di archiviazione dati aziendali - Applicare tecniche di predisposizione mailing-list - Applicare tecniche di scrittura di testi commerciali - Utilizzare applicativi home banking per pagamenti telematici - Utilizzare format per stesura lettere di credito - Utilizzare masterizzatore - Utilizzare sistemi di navigazione internet - Utilizzare software elaborazione testi (Word o - Utilizzare software gestione amministrativa - Utilizzare stampanti professionali - Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC - Utilizzare tools per back up Essere in grado di gestire la comunicazione da e verso le funzioni direttive e tra gli uffici - Filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento - Digitare e revisionare i testi di documenti aziendali - Trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti - Realizzare comunicazioni o lettere di convocazione - Direttive aziendali in materia di comunicazione interna - Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio - Principi di gestione della posta elettronica - Procedure di archiviazione dati - Applicare le procedure di comunicazione interna all azienda - Applicare tecniche di comunicazione telefonica - Applicare tecniche di pianificazione delle attività - Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC stampata il 12/11/2018 alle ore 01:10 Pagina 3 di 5

4 RIFERITE ALLA FIGURA Direttive aziendali in materia di comunicazione interna Elementi di amministrazione aziendale Elementi di contabilità aziendale Elementi di economia aziendale Elementi di organizzazione aziendale Metodi di gestione agenda Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio Nozioni sui titoli di viaggio Organizzazione del lavoro Principali prodotti di office automation Principi di gestione della posta elettronica Procedure di archiviazione dati Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno Tecniche di ricerca informazioni su Internet Tecniche di scheduling stampata il 12/11/2018 alle ore 01:10 Pagina 4 di 5

5 Prerequisiti formali e condizioni di accesso Percorsi formativi e titoli di studio collegati Istruzione tecnica o professionale nel campo amministrativo Riferimenti alle fonti informative e bibliografia Repertorio delle qualifiche regionali 2007: - Regione Emilia Romagna; Repertorio delle qualifiche regionali; 2007: Regione Emilia Romagna Thesaurus delle Figure professionali - Thesaurus delle Figure professionali - Ministero del Lavoro della Salute e della Previdenza sociale/italia Lavoro - Ministero del Lavoro della Salute e della Previdenza sociale/italia Lavoro Repertorio delle professioni - Repertorio delle professioni ISFOL; ISFOL 2007 Regione Lombardia Quadro Regionale degli Standard Professionali - Regione Lombardia Quadro Regionale degli Standard Professionali: - Regione Lombardia Quadro Regionale degli Standard Professionali Classificazione ISTAT Professioni Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali Livello EQF 4 Classificazione NUP Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali Classificazione ATECO ATTIVITÀ DI SUPPORTO PER LE FUNZIONI D'UFFICIO E ALTRI SERVIZI DI SUPPORTO ALLE IMPRESE stampata il 12/11/2018 alle ore 01:10 Pagina 5 di 5