La migliore soluzione di Enterprise Document Management con BPM IDEALE PER AZIENDE SANITARIE, BANCHE, ASSICURAZIONI, INDUSTRIE E TELCO

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3 CONDIVIDI LE INFORMAZIONI, OTTIMIZZA I WORKFLOW E MASSIMIZZA LA PRODUTTIVITÀ Freedoc è una soluzione documentale enterprise con funzioni avanzate di sincronizzazione e condivisione per il trattamento collaborativo dei contenuti. Permette agli utenti di archiviare, condividere e scambiare le informazioni in qualsiasi formato, all interno e all esterno dell azienda, in modo sicuro. Grazie all integrazione delle funzionalità di sync & share con la gestione tradizionale dei documenti, rappresenta la prossima generazione di collaborazione, archiviazione e condivisione documentale sia su infrastrutture on-premise che di Cloud pubblico, privato o ibrido. FATTORI DI SUCCESSO Come vuoi - sul Cloud o on premise Gestisci tutto il flusso delle informazioni nella tua organizzazione, sino all archiviazione Strumenti di collaborazione avanzati Aumenta la produttività individuale e di gruppo e riduce le inefficienze sul posto di lavoro Sicurezza di livello enterprise Assicura l integrità e la conservazione dei documenti come richiesto dalle normative e in piena aderenza con le best practice della qualità Integrazione Active Directory / LDAP Si integra nativamente con Active Directory ed LDAP Migliora la condivisione Migliora le relazioni con colleghi, clienti, fornitori e partner grazie alla condivisione delle informazioni e all apertura dei processi di business Risparmia tempo e denaro Riduci i costi e le richieste di data storage e i costi per la distribuzione interna ed esterna dei documenti Contenuti a portata di mano Estrai le informazioni chiave dal tuo patrimonio di informazioni aziendali e migliora subito i processi decisionali Elimina la carta Agevola la migrazione verso un ufficio paperless 3

4 DOCUMENT MANAGEMENT Gestisci il patrimonio di informazioni aziendale Freedoc consente la scansione e la conversione dei documenti, con riconoscimento di tipo OCR, che aumenta notevolmente la produttività, incrementa l efficienza nei processi di business e migliora la sicurezza delle informazioni e la conformità con i processi documentali. Freedoc identifica e separa automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo, o in base al layout del documento. Una volta identificato il tipo di file, è possibile indicizzare il documento attraverso l estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni, classificarlo attraverso i metadati e infine inoltrarlo attraverso le funzionalità di sincronizzazione e condivisione per accedervi da qualunque dispositivo. Freedoc fornisce un ampio set di API e connettori disponibili per l integrazione con le applicazioni più utilizzate come ERP, CRM, HR e altre soluzioni di gestione documentale CARATTERISTICHE & BENEFICI Garantisce la sicurezza dei dati critici aziendali Il controllo di versione tiene traccia delle modifiche e consente il rollback quando necessario Le funzioni di ricerca per testo consentono agli utenti di trovare immediatamente le informazioni I filtri e i tag consentono di affinare i criteri di ricerca Il supporto Rich Media permette di gestire le informazioni aziendali indipendentemente dal formato Funzioni avanzate di scansione, OCR e conversione dei documenti Identifica e separa automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo o in base al layout del documento Indicizza i documenti attraverso l estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni, li classifica attraverso i metadati e li inoltra attraverso le funzionalità di sincronizzazione e condivisione Fornisce un ampio set di API e connettori disponibili per l integrazione con le applicazioni più utilizzate come ERP, CRM, HR e altre soluzioni di gestione documentale Integrazione con Microsoft Office Semplifica la condivisione e l archiviazione delle informazioni Il One-Click Publishing permette agli utenti di salvare e recuperare velocemente i documenti direttamente dalle applicazioni di Office Gli utenti possono archiviare le con gli allegati le mail vengono indicizzate automaticamente importando proprietà chiave come i metadati I documenti salvati possono essere convertiti automaticamente in PDF - la conversione non richiede software di terze parti Rapida implementazione e provisioning del sito Riduce i costi di start-up Facilmente scalabile e conveniente per soddisfare le crescenti esigenze di business L interfaccia familiare e intuitiva permette agli utenti di usare subito la soluzione L applicazione web consente agli utenti di avere accesso facilmente al repository documentale Riduce la necessità di formazione e supporto agli utenti con conseguente incremento del ROI Controlli sofisticati rendono sicuro il patrimonio di informazioni aziendale Gli Amministratori possono impostare policy per il controllo degli accessi, per l integrità dei documenti e per il ripristino dei contenuti I profili utente basati sui ruoli di appartenenza e l autenticazione garantiscono il controllo degli accessi ai diversi contenuti Gli Stakeholders hanno accesso sicuro solo alle informazioni di loro interesse I profili utente stabiliscono i privilegi a livello di documento e di cartella (per esempio lettura, lettura/scrittura, distribuzione limitata) Il controllo granulare degli accessi e la possibilità di crittografia del database assicurano che le informazioni sensibili rimangano confidenziali Gli accessi possono essere autorizzati anche a livello di documento (se necessario) 4

5 ENTERPRISE FILE SYNC & SHARE Una sola copia sempre sincronizzata Freedoc è una soluzione enterprise di sincronizzazione e condivisione file che migliora il lavoro dei collaboratori permettendo l accesso veloce alle informazioni dal computer o da qualsiasi device mobile. Strumenti di collaborazione all avanguardia permettono agli utenti di creare, organizzare e distribuire i contenuti rendendoli facilmente disponibili ad una grande varietà di applicazioni e processi. Quando le informazioni sono universalmente accessibili, la produttività individuale e di gruppo aumenta mentre i costi operativi diminuiscono. Con Freedoc Sync & Share i file degli utenti vengono sincronizzati automaticamente sui loro PC/laptop o device mobili e sulle cartelle Cloud rendendo così i file sempre accessibili e garantendo il controllo della versione. CARATTERISTICHE & BENEFICI Soluzione di fascia enterprise alternativa alle applicazioni Cloud consumer Facile da usare per ogni livello di utente Accesso e condivisione dei file da qualunque luogo Repository centralizzato e condiviso del patrimonio informativo Migliora la collaborazione e la produttività Assicura che il tuo patrimonio informativo sia garantito nel tempo Sincronizzazione Multi-Folder Non serve copiare i file in una specifica cartella o cambiare il proprio modo di lavorare. Versioning automatico End Point multi piattaforma: include agent per Windows e Mac Gestione completa del ciclo di vita dei documenti Gestione di tutti i momenti di vita del documento - creazione, ricerca, controllo, modifica, approvazione, aggiornamento, stampa, pubblicazione e distribuzione Automatizzazione completa o parziale dei processi documentali, definendo il percorso del documento e gli utenti coinvolti che possono fare attività intorno al documento stesso 5

6 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Migliora l efficienza aziendale Il BPM aiuta le organizzazioni a migliorare l operatività e svolgere il lavoro in modo efficiente ed efficace. Freedoc BPM offre una potente piattaforma per la modellazione e il disegno dei processi per tutta l organizzazione in linea con gli obiettivi aziendali. Freedoc BPM integra un architettura web-based per il disegno e l implementazione dei processi di business e un workflow interno che consente un approccio sistemico per migliorare i processi grazie all integrazione dei flussi di processo con il monitoraggio. Attraverso un sistema di audit completo, attivo durante l intero ciclo di vita dei processi di business - dal disegno alla distribuzione e ottimizzazione - Freedoc BPM garantisce processi aderenti alle normative e agli obiettivi organizzativi. CARATTERISTICHE & BENEFICI Workflow flessibili e personalizzabili Permette alle organizzazioni di definire espliciti ruoli e responsabilità all interno del workflow, per indirizzare specifici processi di business e assegnare attività Consente di prendere sempre decisioni basate su dati aggiornati Supporta le aziende che hanno processi rigorosi o strutturati di document management Gestisce il ciclo di vita dei documenti in conformità alle normative di settore e ai regolamenti aziendali Completa tracciablità delle attività per una gestione efficiente dei workflow Permette ai manager di monitorare costantemente gli stati di avanzamento, controlla il carico di lavoro di ogni singolo utente e identifica i colli di bottiglia Riduce i tempi di attesa, migliora la produttività degli operatori e diminuisce i costi operativi Processi sempre conformi Le notifiche via mail e le approvazioni mantengono tutte le parti costantemente aggiornate in modo automatico Gestisce processi iniziati all interno di altre applicazioni aziendali (tramite API) compresi i client di posta elettronica Le notifiche via garantiscono un flusso aggiornato delle informazioni Avvisi agli utenti sulla disponibilità di nuovi contenuti, sulle modifiche dei documenti, sulle attività completate, su attività richieste (per esempio un approvazione) Strumenti sofisticati per aggiornare siti web Template preimpostati permettono agli utenti di inserire testo e grafici rapidamente ed autonomamente senza bisogno di programmazione o conoscenze di sviluppo web Formattazione automatica dei contenuti in conformità con standard predefiniti Contenuti approvati o rifiutati, prima della pubblicazione, da controllori che definiscono anche il periodo di validità Applicazione web accessibile tramite un portale sicuro Semplifica e velocizza l accesso degli utenti L accesso ai report è gestito da politiche di sicurezza definite dagli amministratori Assicura che le informazioni riservate siano gestite con una distribuzione limitata e controllata Ampio supporto per i documenti Memorizza e gestisce documenti di tutti i tipi: Documenti elettronici in formato nativo (file di testo, documenti Microsoft Office, , fax, immagini, file video) Documenti scansionati Documenti provenienti da uno spooler di stampa Compatibile con una vasta gamma di scanner, stampanti multifunzione, copiatrici digitali e fax server 6

7 MOBILE COLLABORATION Lavora come vuoi e dove vuoi Freedoc Mobile sincronizza i file su tutti i dispositivi, le applicazioni e i gruppi massimizzando così la produttività nella creazione, archiviazione, collaborazione e condivisione delle informazioni, a prescindere dal dispositivo mobile o dalla piattaforma. Che tu sia in una sala riunioni, a casa, in aereoporto o presso un cliente, Freedoc Mobile consente di accedere e modificare i documenti aziendali o condividerli con altre persone autorizzate per avere feedback, input o semplicemente per renderli partecipi di nuove informazioni CARATTERISTICHE & BENEFICI Le notifiche via garantiscono un flusso aggiornato delle informazioni Avvisi agli utenti sulla disponibilità di nuovi contenuti, sulle modifiche dei documenti, sulle attività completate, su attività richieste (per esempio un approvazione) Accesso sicuro ai contenuti sia on-premise che sul Cloud Supporto per dispositivi Android e ios Facile accesso ai contenuti sempre e ovunque 7

8 Genialcloud è la prima suite completa di soluzioni innovative di Business Productivity per gestire la propria azienda sul Cloud. Consente di liberarsi dai costi dell IT, di gestione e manutenzione e di avere applicazioni di business a consumo che è possibile usare immediatamente. Include Enterprise Document Management, Unified Communications, Business Intelligence Self Service e una Business Management Suite Roma Via Goito, 58/A Roma (RM) ITALIA Toronto - Head Office 8 King Street East, Suite 1905 Toronto, ON M5C 1B5 CANADA Boston 1 International Pl., Suite 1400 Boston, MA USA Solgeniakhela opera a livello globale nelle tecnologie Cloud fornendo soluzioni SaaS, PaaS e IaaS. Le nostre soluzioni sono utilizzate per le esigenze di Business Productivity, Cloud Management, Cloud Monetization e Flexible Infrastructure. Con una presenza diretta in Italia, Canada, Stati Uniti e in Messico e una rete globale di rivenditori e partner, Solgeniakhela si posiziona come uno dei principali player nel Cloud Computing per le esigenze delle Aziende e delle Pubbliche Amministrazioni. CIttà del Messico Av. Coyoacán No Col. del Valle, Del. Benito Juárez C.P.: 03100, Ciudad de México Campus Corporativo Coyoacán, Edificio 4, Segundo Piso, Oficina 19 MESSICO Copyright Solgenia S.p.A. - Akhela S.r.l. - Tutti i diritti riservati.

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