IL PICCOLO MANUALE SALESPRO

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1 PER I BROKERS Name des Dokumentes Autor erstellt am zuletzt geändert am Version 1.4 Status Freigegeben SalesPro Easy V.1.4_Makler_i.doc PAX, Schweizerische Lebensversicherungs-Gesellschaft Dirk Schmidt

2 INDICE 1 INTRODUZIONE 2 2 PRINCIPI DI BASE Condizioni preliminari Ottimizzazione della prestazione Diritto di accesso alla clientela Diritto di modifica Ordini Struttura della videata Videata d'entrata Altre videate Lasciare SalesPro Inserimento dei dati personali Informazioni importanti in merito alla protezione dei dati 7 3 PROCEDIMENTI IMPORTANTI Cercare una persona esistente Inserire una nuova persona Completare i dati di una persona Inserire indirizzo, telefono e Offerte e contratti PAX Le 5 tappe per la stesura di un offerta Cercare una cartella delle offerte e modificare lo stato di un offerta Chiudere una cartella delle offerte Stampare una cartella del cliente / delle polizze Collegare contatti e clienti 16 4 INFORMAZIONI IMPORTANTI 17 PAX Assicurazioni Pagina 1

3 1 INTRODUZIONE L attuale tecnologia di comunicazione permette da pochi anni di offrire delle prestazioni di servizio basate sul WEB. La PAX fa tutto il possibile per servirsi di questa tecnologia e per dotare la sua rete di distribuzione dei migliori strumenti di lavoro disponibili. Queste moderne tecnologie le permettono di ampliare e di modernizzare continuamente la sua offerta di servizi. Dopo la messa in funzione dell'extranet x-tra, la PAX mette attualmente a disposizione dei suoi brokers il sistema CRM SalesPro. SalesPro permette l accesso tramite la rete al portafoglio clienti e polizze presso la PAX e sostituisce il programma delle offerte TopLife. I brokers avranno così una visione sempre aggiornata dei dati di indirizzi e di polizze della loro clientela PAX e potranno calcolare facilmente delle offerte. Per poter elaborare un offerta con SalesPro i brokers non avranno più bisogno di un installazione locale sul loro computer, ma solamente di un browser internet di Microsoft e di un accesso ad internet. La prestazione del materiale ed il tipo di sistema di gestione non avranno pertanto più grande importanza. L utilizzo del programma è volontariamente semplice e molto piacevole. L accesso tramite rete garantisce l uso di tariffe aggiornate e riduce quindi le domande che derivano dall uso di dati obsoleti. Le modifiche e gli aggiornamenti di programmi appartengono perciò al passato. Anche la definizione di un offerta è stata considerevolmente migliorata e la messa in funzione di Excel non è più necessaria. La grafica che segue presenta SalesPro sotto forma semplificata Extranet SalesPro Firewall Dati del contratto Dati delle persone Offerta Sistema centrale (Host) Illustrazione 1 : Schema semplificato di SalesPro Quale servizio online, SalesPro è a vostra disposizione con tutte le sue prestazioni 7 giorni alla settimana, dalle ore alle L interruzione durante la notte è necessaria per i salvataggi tecnici e gli aggiornamenti. Con SalesPro la PAX raggiunge una nuova tappa nello sviluppo delle sue prestazioni di servizio. Con questa piattaforma è stata creata una base che permette la creazione e l ottimizzazione dei servizi online sviluppati in futuro. 2 PRINCIPI DI BASE 2.1 Condizioni preliminari Per poter accedere a SalesPro non è necessaria alcuna installazione o configurazione speciale. Avete bisogno solo di un collegamento online (analogico, ISDN, ADSL, ecc.), di Microsoft Internet-Explorer (versione 5.5 o superiore), di SUN Java-Plug-In e di Acrobat-Reader di Adobe. Se non li avete già installati sul vostro computer, tutti questi programmi sono messi gratuitamente a disposizione mediante CD. Se necessario prendete contatto con il vostro interlocutore PAX. PAX Assicurazioni Pagina 2

4 Sono necessarie le seguenti condizioni di accesso: SalesPro è disponibile soltanto se è stabilito un collegamento online. SalesPro non ha bisogno dell'installazione di un programma Internet Explorer serve da programma di trattamento tuttavia, per la creazione di offerte è necessario che sia attivato il programma «Java-Plug-In». Vogliate controllare che sia effettivamente attivato. Illustrazione 2: Attivare il Java-Plug-In IMPORTANTE: Per ridurre il tempo di attesa in occasione del calcolo dell offerta vi raccomandiamo di permettere il «Caching». Illustrazione 3: Attivare il cache Sono disponibili solo le funzioni conosciute da Internet Explorer. 2.2 Ottimizzazione della prestazione Come per tutti i servizi online, la rapidità di lavoro dipende in gran parte dalla tecnologia di comunicazione. Più rapido è il tipo di collegamento, più veloce sarà la messa a disposizione del servizio. Anche se SalesPro non scambia una grande quantità di dati, un collegamento analogico sarà lento e dovrete contare con tempi di risposta abbastanza lunghi, in particolare in occasione del primo collegamento. Dopo questo primo collegamento certi dati di base (non i dati dei clienti ma i dati tecnici) vengono memorizzati localmente (gecached) e grazie a ciò, in occasione del secondo collegamento, forniscono un importante miglioramento dei tempi di risposta. Fate quindi attenzione a che il cache sia permesso sul vostro computer (vedi sopra). Questo caricamento del cache deve essere effettuato nuovamente e di conseguenza il tempo di attesa sarà lungo (massimo 2 minuti per il caricamento del programma di offerta in SalesPro) quando cancellate manualmente il cache o quando viene distribuita una nuova versione di SalesPro. 2.3 Diritto di accesso alla clientela Di regola ogni broker ha accesso solo al proprio portafoglio. L accesso è definito dal codice di sorveglianza della polizza. Se un cliente è seguito da diversi consulenti, tutti hanno accesso ai dati riguardanti la persona, ma solo il consulente di gestione può vedere i dati riguardanti la polizza. I contatti appartengono unicamente alla persona che ha provveduto all'inserimento dei dati. PAX Assicurazioni Pagina 3

5 2.4 Diritto di modifica Visto che i dati dei clienti provengono dall Host (sistema centrale della PAX), pochi dati personali possono essere modificati poiché questa azione comporterebbe una modifica contrattuale. Di conseguenza molti campi che riguardano i clienti sono solo leggibili e non modificabili. Alcuni possono tuttavia essere modificati temporaneamente per facilitare la stesura di un offerta. Temporaneamente significa che le modifiche rimangono in SalesPro fino al successivo aggiornamento con l'host. Se i dati sono modificati nell Host dal servizio interno della Pax, essi cambieranno anche in SalesPro dopo l'aggiornamento. CONSIGLIO: Segnalate i cambiamenti di indirizzo del vostro portafoglio al vostro interlocutore PAX. Sarete così sicuri che questi indirizzi saranno esatti in SalesPro. La tabella che segue presenta le possibilità di modifica: - non modificabile X modificabile (X) modificabile temporaneamente, (saranno aggiornati dall'host) Cliente Contatto Nome _ X Indirizzo principale _ X Indirizzo suppl. X X N di tel. / X X Sesso _ X Lingua (X) X Intestazione (X) X Titolo (X) X Data di nascita _ X Nazionalità (X) X Domicilio (X) X Permesso di soggiorno (X) X Tipo di rapporto _ X Tipo di attività (X) X Fumatore (X) X Dati del segmento X X Tabella 1 : diritto di modifica 2.5 Ordini In SalesPro troverete i seguenti simboli: SIMBOLO SIGNIFICATO Mostrare i dettagli Mostrare i dettagli in una nuova finestra Memorizzare i dati Cancellare i dati PAX Assicurazioni Pagina 4

6 Tabella 2 : simboli di SalesPro Cercare persona esistente Inserire direttamente una nuova persona Mostrare lista di ricerca Scegliere data Stampare fascicolo cliente Se i dati sono esposti nel quadro di una tabella, SalesPro utilizza sempre la medesima testata come illustrato qui di seguito: Illustrazione 4 : testata di tabella Sono disponibili le seguenti funzioni: Excel-Export I dati che figurano in una tabella possono essere trasportati in una tabella Excel. Ritorno Mostra gli ultimi dati richiesti. Continuare Mostra i dati seguenti. Cercare Personalizzare In una grande tabella può essere utile poter cercare dati precisi. Questo collegamento vi permette di effettuare la ricerca. Grazie a questa funzione potete personalizzare la presentazione della tabella. Mostrare tutto Primo Ultimo Se una tabella contiene più di 10 risultati, saranno mostrati solo i primi 10. Con questo comando potete scegliere se vederli tutti o solo i primi 10. Per pagina possono essere mostrati al massimo 100 risultati. Va al primo risultato di una tabella. Va all ultimo risultato di una tabella. 2.6 Struttura della videata Videata d'entrata Quando si accede a SalesPro appare la videata riportata qui sotto. Troverete le cartelle delle offerte in attesa e potrete aprirle con un unico clic. Non perderete mai la visione generale dei clienti per i quali è in sospeso un offerta e non sacrificherete tempo prezioso nelle ricerche. Potrete accedere direttamente ai dati dell offerta con il simbolo. PAX Assicurazioni Pagina 5

7 Illustrazione 5: Videata d entrata SalesPro Altre videate Home Aggiungere ai favoriti Chiudere sessione Menu di navigazione Contenuto Illustrazione 6: Struttura delle videate SalesPro Osservazione: Per ingrandire un contenuto, il menu di navigazione può essere chiuso. Con il tasto F11 il browser mostra l'intera videata. Ciò è raccomandato in caso di lavori nel programma delle offerte. Chiudere il menu Aprire il menu 2.7 Lasciare SalesPro Per lasciare SalesPro vogliate sempre utilizzare ( ). Non lasciate la videata principale con in quanto il programma rimarrebbe ancora attivo ancora per 20 minuti. 2.8 Inserimento dei dati personali Affinché il vostro indirizzo appaia sulla pagina di copertina dell offerta, è necessario effettuare le quattro operazioni seguenti: 4 Iniziare Selezionate nel menu «Il mio SalesPro» Profilo personale. Con i comandi Modifica indirizzi e Elaborare indirizzi potrete memorizzare le vostre coordinate. PAX Assicurazioni Pagina 6

8 4 Memorizzare/verificare il vostro indirizzo Selezionate Modifica indirizzi ed inserite il vostro indirizzo . Con i comandi +/- potete aggiungere o cancellare degli indirizzi. Fate attenzione a che il vostro conto principale sia indicato come Conto principale, poi confermate con OK. 4 Memorizzare il vostro indirizzo Selezionate Elaborare indirizzi poi Indirizzi. Se non è indicato alcun indirizzo selezionate Aggiungi nuovo indirizzo poi completate i campi con i dati che figurano sul vostro biglietto da visita. Potete aggiungere un N. di tel. (opzione) soltanto eseguendo l'operazione 4 qui sotto. Adesso confermate i dati con Salva indirizzo. Questo indirizzo dovrebbe apparire come indirizzo primario. Memorizzate i dati con Memorizzate i vostri numeri di telefono e fax Selezionate N.telefono. Cliccate su «Aggiungi nuovo num. telefono», poi inserite il vostro telefono professionale. Confermate l inserimento con Salva N. telefono. Procedete nello stesso modo con il N. di fax selezionando la sotto-categoria Fax. Confermate l inserimento con Salva N. telefono. I numeri di telefono compaiono ora sulla videata. Memorizzate i dati con. IMPORTANTE: Per tutti i numeri di telefono e fax utilizzate il prefisso internazionale (41 per la Svizzera). Solo in questo caso il formato del numero potrà essere visualizzato correttamente. 2.9 Informazioni importanti in merito alla protezione dei dati SalesPro deve aiutarvi nel vostro lavoro. Di conseguenza è necessario inserire diverse informazioni riguardanti i clienti. Visto che avete la possibilità di inserire annotazioni ed osservazioni, dobbiamo rendervi attenti al fatto che è proibito immettere i seguenti dati: - osservazioni sprezzanti, ingiuriose, religiose, sessuali o razziste. E' inoltre assolutamente necessario modificare regolarmente la vostra password e soprattutto tenerla segreta. PAX Assicurazioni Pagina 7

9 La PAX si riserva il diritto di effettuare dei controlli e, se del caso, di prendere provvedimenti se si contravviene agli obblighi summenzionati. Troverete maggiori informazioni sul tema della protezione dei dati nella convenzione per l utilizzo di SalesPro. 3 PROCEDIMENTI IMPORTANTI 3.1 Cercare una persona esistente Iniziare la ricerca Selezionate «Clienti CRM» Trova/registra persona. Questa ricerca vi permette di cercare i vostri clienti e i vostri contatti. Scelta di criteri di ricerca Avete diversi criteri di ricerca a vostra disposizione (N. di indirizzo, tipo di rapporto, cognome, nome, via, CP, località). La ricerca può anche essere effettuata con pochi criteri, ma durerà più a lungo. Se i criteri di ricerca sono imprecisi, il sistema vi mostrerà solo i primi 300 risultati. Si deve tenere conto della regola seguente: più precisi sono i criteri di ricerca, meno persone verranno trovate e più rapida sarà la risposta. La più efficace delle ricerche esige il nome e la località. Se il sistema trova una sola persona che risponde ai criteri, questa viene immediatamente visualizzata senza passare dal punto 3. CONSIGLIO: Con la funzione «entra» e l inserimento di due codici postali potete ad esempio selezionare tutti i clienti di una zona geografica. OSSERVAZIONE: La ricerca si limita al proprio portafoglio di clienti e contatti (v. capitolo 2.3) Selezionare una persona Se la ricerca trova diversi risultati, potrete scegliere una persona nella lista visualizzata. Cliccando su Codice utente otterrete dei dettagli riguardanti la persona scelta. PAX Assicurazioni Pagina 8

10 3.2 Inserire una nuova persona Aprire schermo di ricerca di una persona Selezionate Clienti CRM Trova/registra persona e scegliete il registro Registrazione nuovo cliente. Evitare i doppioni Per evitare di inserire in doppio una persona è consigliabile verificare in primo luogo con «Cerca» se la stessa non è già memorizzata. Se una persona è già esistente vi sarà mostrata. Registrate una nuova persona solo se siete sicuri di non creare un doppione. OSSERVAZIONE : La ricerca si limita al proprio portafoglio e contatti (v. capitolo 2.3) Completare i dati di una persona Se avete selezionato «Crea», il cognome ed il nome verranno ripresi e trasferiti nella maschera di iscrizione della cartella del cliente. Potete tuttavia modificare ancora, se necessario, il cognome ed il nome e poi incominciare ad inserire i dati concernenti il profilo del cliente. Questa persona si troverà nel vostro portafoglio come Contatto solo dopo aver attivato la memorizzazione. Nei capitoli che seguono imparerete come completare i dati sulla persona. PAX Assicurazioni Pagina 9

11 3.3 Completare i dati di una persona Cercate la persona (v. capitolo 3.1), risp. continuate dopo l inserimento descritto al punto 3.2. Non dimenticate che certi dati non possono essere modificati o lo possono solo temporaneamente (v. capitolo 2.4) Inserire indirizzo, telefono e Inserire indirizzo(i) Selezionate il collegamento Indirizzi dal registro Persona. Mediante Aggiungi nuovo indirizzo potete inserire un nuovo indirizzo. Sono disponibili i seguenti tipi di indirizzo: Con «Salva indirizzo» ritornate sulla videata dell indirizzo. L indirizzo indicato come Principale apparirà in seguito come dato primario sulla videata generale del cliente. Memorizzate i vostri dati mediante Inserire numero(i) di telefono Selezionate il collegamento N. telefono del registro Persona. Con Aggiungi nuovo num. telefono potete inserire un nuovo N. di telefono. Sono disponibili i seguenti numeri di telefono: Con «Salva N. telefono» ritornate sulla videata del telefono. Il telefono indicato come Principale apparirà in seguito come dato primario sulla videata generale del cliente. Memorizzate i vostri dati mediante IMPORTANTE: Per tutti i numeri di telefono e di fax utilizzate il prefisso internazionale (41 per la Svizzera). Solo in questo caso il formato del numero potrà essere visualizzato correttamente. PAX Assicurazioni Pagina 10

12 Inserire indirizzo(i) Selezionate il collegamento del registro «Persona». Con Aggiungere nuovo potete inserire un nuovo indirizzo . Sono disponibili i seguenti indirizzi Con Salva ritornate sulla videata dell . L indicato come "Principale" apparirà in seguito quale dato primario sulla videata generale del cliente. Memorizzate i vostri dati mediante Offerte e contratti PAX L'elaborazione di un offerta non viene trattata in questo capitolo, ma nel capitolo Vedere un offerta esistente Per vedere un offerta esistente si deve attivare l'icona «Dettagli» della cartella delle offerte, che viene quindi aperta. Potete anche creare una nuova cartella delle offerte. 1 2 Vedere una polizza PAX esistente Mustermakler Per vedere una polizza PAX esistente si deve attivare l'icona Dettagli. Vi verranno allora mostrati i dettagli del contratto. Questa finestra deve poi essere chiusa con OSSERVAZIONE : Potete vedere solo le polizze di vostra competenza (v. capitolo 2.3). PAX Assicurazioni Pagina 11

13 3.4 Le 5 tappe per la stesura di un offerta 4 5 Completare i dati necessari per l offerta Cercate la persona per la quale desiderate elaborare un offerta secondo il capitolo 3.1 o inserite una nuova persona secondo il capitolo 3.2. Per poter elaborare un offerta gli 8 campi marcati con una X devono essere completati. Per uno svizzero il Permesso di soggiorno non deve ovviamente essere fornito. Cliccate quindi su «Crea offerta». Si apre una cartella delle offerte. 4 5 Completare una cartella delle offerte Date alla cartella delle offerte un titolo che vi permetta in seguito una ricerca ed una comprensione facili (p.es. ass. decesso o offerta del ). I vostri dati e quelli del cliente presso il quale si trova la cartella delle offerte si creano automaticamente e possono essere modificati. Memorizzate mediante 4 5 Aggiungere una persona supplementare da assicurare Il cliente intestatario della cartella delle offerte è automaticamente considerato come 1 assicurato. Potete aggiungere 2 persone supplementari da assicurare. Cliccate su Aggiungere nuovi assicurati. Con il simbolo richiamate una videata di ricerca dove poter cercare la persona da aggiungere. Inserite i vostri criteri di ricerca e cliccate su Ricerca. Otterrete allora la lista dei risultati. Selezionate la persona desiderata. Essa verrà automaticamente aggiunta quale assicurato supplementare. Se desiderate creare una nuova persona inserite il cognome, il nome e la data di nascita e attivate il simbolo. Viene creata una nuova persona e si apre una nuova videata di inserimento (v. tappa 1). Troverete in seguito questa persona grazie alla ricerca e potrete inserire altre informazioni (appuntamenti, offerte, ecc.). Memorizzate quindi i dati mediante e chiudete la finestra con In seguito vi troverete nuovamente nella cartella delle offerte. PAX Assicurazioni Pagina 12

14 4 5 Calcolo dell offerta Cliccate su «Elaborazione offerta». I dati relativi ai clienti vengono trasferiti al programma delle offerte e lo stesso viene attivato. Questa tappa dura qualche secondo. Scegliete il prodotto, la tariffa, la durata, ecc. Il calcolo è interattivo, cioè un cambiamento di valore ha quale conseguenza immediata il calcolo corrispondente dopo aver attivato il tasto enter o il tabulatore. Sotto «Info» trovate il tariffario e diverse altre informazioni. Mediante Info prodotto otterrete la descrizione tecnico/commerciale del prodotto. 4 5 Stampare l offerta Per stampare l offerta è sufficiente attivare «Allestire offerta». Si aprirà una videata dove potete modificare certi parametri. Attivate Allestire PDF per creare l offerta. Potrete in seguito calcolare delle varianti senza lasciare il programma delle offerte. Per lasciare il programma delle offerte cliccate su «Ritorno alla cartella delle offerte». Le offerte create si trovano in formato PDF nella cartella delle offerte. CONSIGLIO: Per calcolare delle varianti cliccate su nuovamente a disposizione.. Tutti i dati dell offerta già elaborata saranno OSSERVAZIONE IMPORTANTE: Se il calcolo dell offerta non è possibile, molto sovente la causa è la mancanza del Plug-In-Java. Se il simbolo non appare in basso sul vostro schermo significa che il Plug-In non è attivato. Lasciate SalesPro e ripartite come previsto al punto 2.1. PAX Assicurazioni Pagina 13

15 3.5 Cercare una cartella delle offerte e modificare lo stato di un offerta Avete la possibilità di cercare una cartella delle offerte senza passare dalla «deviazione» cliente. Potete procedere nel modo seguente: 1 2 Cercare una cartella delle offerte Cliccate su Le mie cartelle delle offerte Trova/registra cartelle. Scegliere i criteri secondo i quali deve essere cercata e attivare Cerca. Scegliete nei risultati la cartella desiderata. 1 2 Modificare lo stato dell offerta Per poter seguire il trattamento di una proposta è possibile modificare lo stato dell offerta che l ha elaborata. Scegliete quindi lo stato trasmessa se questa offerta ha provocato una proposta e inserite la data di invio all agente generale, risp. alla sede. Memorizzate la cartella delle offerte con 3.6 Chiudere una cartella delle offerte Per mantenere una buona visione d'insieme delle offerte in corso dovete chiudere le cartelle delle offerte senza seguito. Procedete nel modo seguente: 1 2 Cercare una cartella delle offerte Cliccate su Le mie cartelle delle offerte" "Trova/registra cartelle. Scegliete i criteri di ricerca poi attivate Cerca. Scegliete la cartella desiderata fra i risultati. 1 2 Chiudere una cartella delle offerte Cliccate su «Modifica dati» poi modificate lo stato da «Aperto» in «Chiuso». Se memorizzate i dati, la cartella delle offerte verrà chiusa e non apparirà più sulla videata d entrata. PAX Assicurazioni Pagina 14

16 3.7 Stampare una cartella del cliente / delle polizze SalesPro vi dà la possibilità di stampare una cartella del cliente e/o delle polizze. Con un semplice clic otterrete un riassunto dei dati del cliente e/o delle sue polizze. Naturalmente per il cliente appariranno solo le informazioni registrate. Più completi saranno i dati immessi (p.es. indirizzo, n. di telefono, ecc.), migliore sarà la qualità della cartella del cliente. 1 2 Stampare una cartella del cliente/ delle polizze Cercate il cliente o la polizza (v. capitolo 3.1.). Cliccate sul simbolo della stampante in alto a destra. 1 2 Cercare il documento stampato Selezionate "Report Manager" e poi "Gestione". Il documento richiesto può essere visualizzato e stampato. L'emissione del documento può richiedere un tempo di risposta abbastanza lungo. Cliccate dunque diverse volte su "Aggiorna". Quando la posizione è visibile sotto "View", potete visualizzare il documento e stamparlo aprendo il PDF. PAX Assicurazioni Pagina 15

17 3.8 Collegare contatti e clienti Speriamo che certi contatti diventino clienti, SalesPro offre dunque la possibilità di collegare un contatto ad un cliente. Ciò impedisce i doppioni (1x contatto, 1x cliente). In questo modo tutti i dati del contatto vengono trasferiti al cliente. Se il cliente può essere collegato ad un contatto senza errori, questa azione sarà effettuata automaticamente. Se questa azione non può essere eseguita automaticamente si dovrà procedere manualmente, così come segue: Scegliete sotto «Clienti CRM» la selezione «Nuovo cliente». Su questa videata figurano i nuovi clienti che non hanno potuto essere collegati automaticamente ad un contatto. Con «Ricerca contatto» cercate nel vostro portafoglio il contatto che deve essere collegato con il nuovo cliente e confermate con Collegamento. ATTENZIONE : Se questo collegamento verrà effettuato una separazione non sarà in seguito più possibile Schmidt Dirk Se non desiderate collegare con contatto, cliccate su Memorizzare senza collegamento. Se a questo procedimento sono interessati diversi clienti, il cliente successivo appare automaticamente dopo aver trattato quello precedente. CONSIGLIO: Con manualmente. potete visualizzare tutti i clienti che devono essere trattati PAX Assicurazioni Pagina 16

18 4 INFORMAZIONI IMPORTANTI Con il tasto F11 ingrandite la videata. Ciò può essere utile per il calcolo delle offerte. Il menu può essere visualizzato o chiuso. Ciò permette di utilizzare al massimo la videata. Chiudete le finestre che non vi servono più. Quando vi sono più di 3 finestre aperte diventa difficile navigare. L utilizzo di questi simboli può portare ad errori (sono azioni locali ed il server non le riconosce). * Non è possibile cancellare persone e offerte! PAX Assicurazioni Pagina 17