GUIDA UTENTE PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 1

2 1 COS È LA COME RICHIEDERE LA COME ATTIVARE IL SERVIZIO 8 2 TIPOLOGIE DI UTENZE PA PER L'ACCESSO AL SERVIZIO POSTACERTIFICAT@ UTENTE AMMINISTRATORE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (AMPA) UTENZE PER ACCEDERE ALLE CASELLE DI PROTOCOLLO UTENTE PA-PEC LE CASELLE POSTACERTIFICAT@ COSA È POSSIBILE FARE CON LA CASELLA POSTACERTIFICAT@ Casella Funzionale COME MODIFICARE I DATI Come modificare la password Modifica della password al primo accesso Modifica della password successivamente al primo accesso Come modificare i dati della Pubblica Amministrazione e l Amministratore del servizio (AMPA) SICUREZZA REQUISITI DELLA POSTAZIONE CONFIGURAZIONE CLIENT DI POSTA ELETTRONICA LIMITAZIONI ALL'UTILIZZO DELLA CASELLA POSTACERTIFICAT@ I SERVIZI INDIRIZZARI CITTADINI E PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Indirizzario Cittadini Indirizzario Pubblica Amministrazione RUBRICA Rubrica Cittadini Rubrica PA SERVIZIO DI INVIO MASSIVO REGISTRO DELLE OPERAZIONI Accesso al Registro delle Operazioni Generazione report Sezione Notifiche ATTIVAZIONE MASSIVA CASELLA DI POSTACERTIFICAT@ AI DIPENDENTI CALENDARIO DEGLI EVENTI RECESSO DAL SERVIZIO ASSISTENZA Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 2

3 1 Cos è la La (Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino) è un servizio di sicuro e certificato tra Pubblica Amministrazione e Cittadino. Il servizio è offerto a titolo gratuito e si rivolge: a tutti i cittadini italiani maggiorenni (anche se residenti all'estero); a tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno * o modello 22A con Ologramma ** valido; a tutte le amministrazioni pubbliche locali e centrali per i propri registri di protocollo, utilizzati per le comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino. La garantisce un canale di comunicazione tra Pubbliche Amministrazioni e tra Pubblica Amministrazione e Cittadino. Non sono previste comunicazioni al di fuori di tali canali, ad esempio tra Cittadino e Cittadino. Tale strumento di comunicazione: fornisce tutte le garanzie della posta elettronica certificata; permette di dare ad un messaggio di posta elettronica la piena validità legale nei casi previsti dalla normativa; garantisce data e ora riferiti all'accettazione e alla consegna del messaggio e l'integrità del contenuto trasmesso. La è rilasciata ai sensi dell'art. 16-bis del Decreto Legge del 29 novembre 2008, n. 185, recante "Misure occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale", convertito in legge del 28 gennaio 2009, n. 2 e del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009 recante disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata ai cittadini. L'utilizzo della avviene ai sensi del Codice dell'amministrazione Digitale ed è aderente al Regolamento sulla Posta Elettronica Certificata DPR 11 febbraio 2005, n. 68 ed alle Regole Tecniche di cui al Decreto Ministeriale 2 Novembre La rappresenta un circuito sicuro in grado di interoperare con le caselle di protocollo della Pubblica Amministrazione presenti nell Indice PA (IPA) ed operanti nel circuito Posta Elettronica Certificata (PEC). 1.1 Come richiedere la Ciascuna Pubblica Amministrazione potrà visualizzare nella sezione informativa del portale le istruzioni per richiedere il servizio. Condizione necessaria per la richiesta del servizio è la preventiva iscrizione della Pubblica Amministrazione all Indice della Pubblica Amministrazione (IPA). Effettuata l iscrizione all Indice della Pubblica Amministrazione (IPA), il referente della PA che effettua la richiesta del servizio dovrà indicare, nella documentazione, l URL della propria Amministrazione presente nell indice IndicePA. Tale URL è fondamentale per le successive attività di associazione per le caselle di. * Permesso di soggiorno CE per soggiornanti di lungo periodo, ex art. 9 del T.U. Immigrazione di cui al D.Lgs. 286/1998. ** Modello rilasciato dagli Uffici Postali all atto della presentazione del kit per il rinnovo del permesso di soggiorno. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 3

4 Di seguito vengono fornite alcune indicazioni operative, necessarie per determinare la posizione della propria PA a cui associare la all interno dell indirizzario IndicePA e, dunque, al fine di identificare l URL da inserire nel Modulo di Adesione. Step1: Iscrizione all indirizzario IndicePA L iscrizione all indirizzario IndicePA è condizione essenziale e preliminare affinché venga completato il processo di attivazione della casella di. Step2: Determinare la posizione delle propria PA Verificata tale condizione, il referente della PA dovrà determinare, all interno dell indirizzario IndicePA, l URL relativo alla propria PA alla quale associare la casella di. Di seguito è riportata una breve Guida Operativa Identificazione URL nella quale sono stati riportati alcuni Casi previsti in fase di attivazione del servizio. Guida Operativa Identificazione URL: Casi previsti. L associazione della casella di alla propria PA prevede 3 differenti casistiche: Caso 1: associazione della casella di alla PA nel suo complesso (tipicamente per quelle PA che non hanno pubblicato struttura organizzativa e/o AOO all interno dell indirizzario IndicePA ); Caso 2: associazione della casella di ad una specifica struttura organizzativa della Pubblica Amministrazione; Caso 3: associazione della casella di ad una specifica Area Organizzativa Omogenea (AOO) della Pubblica Amministrazione. Caso 1: Associazione della casella ad una PA generica: recupero dell URL dall IndicePA Per determinare nell indirizzario IndicePA la URL della posizione delle propria PA alla quale associare la casella di, l Amministratore della PA deve: 1. accedere al sito 2. ricercare la propria PA usando i criteri di ricerca presenti all interno di tale indirizzario: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 4

5 3. posizionarsi nella pagina dei Riferimenti Amministrazione cliccando sull icona: 4. recuperare la URL di pagina da indicare nel modulo di sottoscrizione del servizi : Nell esempio sopra indicato la URL sarà: Caso 2: Associazione della casella alla struttura organizzativa PA: recupero dell URL dall IndicePA Per determinare nell indirizzario IndicePA la URL della posizione delle propria PA alla quale associare la casella di, l Amministratore della PA deve: 1. accedere al sito 2. ricercare la propria PA usando i criteri di ricerca presenti all interno di tale indirizzario: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 5

6 3. posizionarsi nella pagina della Struttura Organizzativa cliccando sull icona: 4. selezionare la struttura organizzativa cui associare la casella di cliccando sul nome della struttura stessa: 5. recuperare la URL di pagina la quale dovrà essere indicata nel modulo di sottoscrizione del servizio : Nell esempio sopra indicato la URL sarà: Caso 3: Associazione casella a AOO PA: Recupero URL IndicePA Per determinare nell indirizzario IndicePA, la URL della posizione delle propria PA alla quale associare la casella di l Amministratore della PA deve: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 6

7 1. accedere al sito 2. ricercare la propria PA usando i criteri di ricerca presenti all interno di tale indirizzario: 3. posizionarsi nella pagina delle Aree Organizzative Omogenee cliccando sull icona: 4. selezionare la AOO cui associare la casella di cliccando sul nome della AOO stessa: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 7

8 5. recuperare la URL di pagina la quale dovrà essere indicata nel modulo di sottoscrizione del servizio : Nell esempio sopra indicato la URL sarà: Come attivare il Servizio Per agevolare una gestione autonoma delle modalità di fruizione del servizio da parte delle Pubbliche Amministrazioni, è previsto che ogni singola Pubblica Amministrazione, all'atto della sottoscrizione del servizio, riceva le credenziali per un utente della propria organizzazione che avrà a disposizione le funzionalità necessarie per poter gestire la creazione/dismissione delle caselle di protocollo e l'abilitazione/disabilitazione di utenti all utilizzo delle caselle attive. Tale utente, definito nel seguito come AMPA (AMministratore della Pubblica Amministrazione), è dotato inoltre di una casella di, detta "casella funzionale" che rappresenta il canale diretto di colloquio tra l'ampa ed il Concessionario ai fini della gestione della relazione contrattuale e dell'erogazione dei servizi. Di seguito le attività necessarie per richiedere la Casella : 1. Nella sezione informativa del Portale dedicata alla Pubblica Amministrazione, sono presenti le Condizioni Generali del Servizio (CGS PA) ed il Modulo di Adesione del servizio che ciascuna Amministrazione dovrà scaricare e compilare nei campi necessari. 2. Tale modulo, una volta compilato, dovrà essere firmato dal referente della singola Pubblica Amministrazione dotato dei necessari poteri di firma. Nello stesso, dovrà essere individuato ed indicato l'amministratore del servizio (qualora diverso dal firmatario). La PA sottoscrivente dovrà inoltre predisporre la seguente documentazione: o Fotocopia del documento di identità del firmatario; o Delibera/determina emessa dalla Pubblica Amministrazione che ratifichi il potere di firma del firmatario; o Fotocopia del documento di identità dell'ampa, ovvero dell'amministratore del servizio (se diverso dal firmatario); Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 8

9 o Elementi di contatto dell'ampa, ovvero dell'amministratore del servizio (indirizzo, e- mail, rif. telefonici). 3. Una volta completata la preparazione dei documenti di cui al punto precedente, ciascuna Pubblica Amministrazione potrà scegliere tra tre diverse modalità di attivazione del servizio messe a disposizione dal Concessionario: A) invio del Modulo di adesione e degli allegati all'indirizzo mail postacertificata_pa@posteitaliane.it del Centro Servizi Amministrativi del Concessionario firmati digitalmente dalla PA sottoscrivente (caso in cui la Pubblica Amministrazione sia dotata di firma digitale); B) consegna del modulo di adesione e degli allegati presso l'ufficio Postale abilitato più vicino. L'elenco è disponibile sul Portale nella sezione "Cerca Ufficio Postale. In questo caso la consegna della documentazione dovrà essere effettuata dal firmatario del Modulo e/o dall'amministratore del servizio individuato nel modulo di adesione stesso, presentando all'operatore un proprio documento di identità. L'operatore dell'ufficio postale effettua la verifica di congruità tra i dati del documento di identità presentato ed i dati di identificazione (fotocopia del documento di identità) allegati al modulo di adesione presentato allo sportello; l'operatore quindi timbra, per presa visione, la copia del modulo di adesione ed invia il tutto al Centro Servizi Amministrativi del concessionario; C) contatto (qualora presente) con il proprio responsabile commerciale del Concessionario. In questo caso sarà cura del responsabile commerciale del Concessionario, concordata l'adesione al servizio con la PA sottoscrivente, predisporre l'invio al Centro Servizi Amministrativi del Concessionario. 4. La documentazione viene presa in carico dall'operatore del Centro Servizi Amministrativi, indipendentemente dal canale utilizzato dalla Pubblica Amministrazione per l'invio del modulo di adesione e di tutta la documentazione richiesta. L'operatore effettua, per ciascuna pratica, la verifica della completezza e dell'accuratezza dei dati inseriti e di tutta la documentazione. N.B. Nel caso in cui le verifiche siano negative, l'operatore del Centro Servizi Amministrativi provvederà a contattare l'amministratore del servizio della PA (AMPA) al fine di sanare le anomalie riscontrate. 5. Il supporto tecnico del Concessionario completa la fase di attivazione di ed invia le credenziali all'amministratore della Pubblica Amministrazione (AMPA) utilizzando l'indirizzo di posta elettronica indicato nel modulo di adesione. L'attivazione avverrà entro 5 gg dalla data di invio/trasmissione/consegna della documentazione nei vari canali sopra indicati. 6. Al primo accesso, l'amministratore della Pubblica Amministrazione utilizza le credenziali di accesso ricevute e modifica la password ricevuta. 2 Tipologie di utenze PA per l'accesso al servizio L'utente della Pubblica Amministrazione per accedere alla home page privata deve avere eseguito il processo di autenticazione. Le tipologie di Utenze della Pubblica Amministrazione sono le seguenti: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 9

10 Utente Amministratore Pubblica Amministrazione (AMPA): una per ogni Pubblica Amministrazione; Utenze per accedere alle caselle di protocollo: create dall'ampa in base alle proprie esigenze organizzative. Possono essere molteplici secondo le specifiche esigenze. Utente PA PEC per le Pubbliche Amministrazioni dotate di PEC. Le funzionalità offerte dal portale per ciascuna tipologia di utente sono le seguenti. 2.1 Utente Amministratore Pubblica Amministrazione (AMPA) Le funzionalità sono: Accesso alla casella funzionale Gestione delle caselle di protocollo con attività di: o Attivazione o Disattivazione o Modifica Associazione/dissociazione di una casella di protocollo ad un nodo organizzativo dell indice PA Gestione delle utenze per l'accesso alle caselle di protocollo e dei relativi servizi con attività di: o Attivazione o Disattivazione o Modifica Assegnazione della casella di protocollo alle utenze attivate Modifica dei propri dati Modifica della password della propria utenza Richiesta di reset della password della propria utenza (mediante modulo) Reset della password nelle seguenti casistiche: o utenti che accedono alle caselle di protocollo o caselle di protocollo o casella funzionale Consultazione dell'indirizzario dei cittadini possessori di una casella di Consultazione dell'indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni che hanno una casella di o che hanno una PEC inserita nel circuito. Accesso al Registro delle Operazioni Accesso alla Rubrica Invio Massivo 2.2 Utenze per accedere alle caselle di protocollo Le funzionalità sono: Utilizzo delle caselle di protocollo associate alla propria utenza per comunicare con i cittadini e la Pubblica Amministrazione Modifica della password della propria utenza Consultazione dell'indirizzario dei cittadini possessori di una casella di Consultazione dell'indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni che hanno una casella di o che hanno una PEC inserita nel circuito. Accesso al Registro delle Operazioni Accesso alla Rubrica Invio Massivo Utilizzo del Calendario degli Eventi. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 10

11 2.3 Utente PA-PEC Le funzionalità sono: Modifica della password della propria utenza Consultazione dell'indirizzario dei cittadini possessori di una casella di Consultazione dell'indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni che hanno una casella di o che hanno una PEC inserita nel circuito. Per una descrizione più dettagliata delle singole funzionalità si rimanda alla seguente documentazione consultabile nella sezione del portale Documenti e Manuali: Manuale Utente Amministratore Pubblica Amministrazione Manuale Utente per accedere alle caselle di protocollo e altre utenze. 3 Le Caselle Le caselle offerte a titolo gratuito a tutte le Amministrazioni che ne facciano richiesta rispondono alle Regole Tecniche sulla Posta Elettronica Certificata. In dettaglio, le caratteristiche peculiari della Casella sono: la certificazione della data e dell'ora dell'invio e della consegna del messaggio e dei contenuti allegati; la garanzia sull'integrità del contenuto delle comunicazioni rispetto a modifiche non autorizzate; l'opponibilità a terzi delle evidenze relative alle operazioni di invio e consegna dei messaggi; la gestione e l'archiviazione dei log relativi alle comunicazioni. La dimensione delle singole Caselle fornite alla Pubblica Amministrazione è pari a 500MB. Le caselle di possono essere utilizzate sia attraverso l'interfaccia offerta dal Portale sia attraverso i più comuni client di posta elettronica. La casella di protocollo è dotata di una propria password di accesso, che deve essere utilizzata esclusivamente per l'accesso tramite Client di Posta Elettronica. Per l'accesso attraverso l'interfaccia offerta dal Portale è possibile creare delle Utenze abilitate ad operare su una o più caselle di protocollo della stessa Amministrazione. 3.1 Cosa è possibile fare con la Casella Una volta effettuata l'autenticazione sul Portale, l'utente abilitato potrà, accedendo alla funzionalità della Casella : visualizzare la lista dei messaggi in arrivo; selezionare e leggere un singolo messaggio; selezionare e cancellare uno o più messaggi; scrivere un nuovo messaggio; selezionare ed inoltrare un messaggio ricevuto; selezionare e rispondere ad un messaggio ricevuto; ricercare i messaggi presenti sulla casella e archiviati nelle "Cartelle dedicate"; accedere ai contatti della Rubrica personale, dell'indirizzario della Pubblica Amministrazione e dei cittadini; verificare il dettaglio dei messaggi inviati per mezzo della procedura Invio Massivo mediante il cruscotto dedicato. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 11

12 L'utente della Pubblica Amministrazione potrà anche predisporre un "invio massivo" di comunicazioni verso i Cittadini a partire dalla rubrica, creando liste personalizzate dalle quali selezionare i destinatari o l'intera lista creata Casella Funzionale La casella funzionale viene creata contestualmente all'attivazione del servizio di ed è abilitata a ricevere/inviare esclusivamente comunicazioni di servizio da e verso il Concessionario. A fronte di tale utilizzo, la casella funzionale non è presente nell'indirizzario della Pubblica Amministrazione. Come la casella di protocollo, la casella funzionale è dotata di una propria password da utilizzare esclusivamente per l'accesso attraverso client di posta elettronica. L'accesso a tale casella è esclusivo dell'ampa e può essere effettuato da Portale, dopo aver effettuato l'accesso con le credenziali AMPA o da Client di Posta Elettronica utilizzando la password della casella. Caselle di protocollo L'accesso alla casella di può essere effettuato: o Attraverso l'utilizzo di un Client di Posta Elettronica, utilizzando esclusivamente la password della casella. Per l'accesso via client è necessario configurare la propria postazione. Per maggiore dettagli sulla configurazione, consultare l apposita sezione ( stacertificata.dot ) o Attraverso la Casella del Portale. L'accesso avviene successivamente all'autenticazione da parte dell'utente a partire dalla Home page del portale. La stessa autenticazione per accedere alla Casella determina, in single sign on (SSO), l'autenticazione anche ai servizi messi a disposizione per il profilo specifico dell'utente. 3.2 Come modificare i dati Come modificare la password Modifica della password al primo accesso L'Amministratore del servizio di e gli utenti delle singole caselle di registro di protocollo possono cambiare la propria password in qualsiasi momento. Attraverso la funzionalità di Modifica Password, l'utente della Casella accede alla Home Page del portale inserendo User ID e Password nell apposita Area Privata ed, al primo accesso, verrà richiesto l aggiornamento della propria password. Una volta inserita la nuova password, verrà effettuata la conferma dei dati e le nuove credenziali saranno attive Modifica della password successivamente al primo accesso Per modificare la password è necessario accedere al portale ed inserire le proprie credenziali valide; nell area dedicata alla modifica della password, è necessario inserire la vecchia password corretta e le la nuova password. Una volta effettuata la conferma dei dati, la nuova password sarà attiva. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 12

13 3.2.2 Come modificare i dati della Pubblica Amministrazione e l Amministratore del servizio (AMPA) La modifica dei dati della PA che abbiano valenza contrattuale deve essere richiesta dal referente della Pubblica Amministrazione, dotato dei necessari poteri di firma, tramite apposita procedura. I dati che possono essere modificati secondo questa procedura sono i seguenti: Modifica dell'amministratore di Sistema della Pubblica Amministrazione (AMPA) Modifica dei dati della PA (ragione sociale, Tipo PA, Partita IVA/Codice Fiscale, Settore Attività) Tale procedura si articola nei seguenti passi: 1. Nell'area privata della sezione informativa del Portale dedicata alla Pubblica Amministrazione, sono presenti i moduli: o Modulo di Modifica dati Pubblica Amministrazione o Modifica Amministratore del servizio (AMPA) I moduli devono essere corredati dalla seguente documentazione: o la fotocopia del documento di identità del firmatario/richiedente o la Delibera/determina emessa dalla Pubblica Amministrazione che ratifichi il potere di firma del firmatario/richiedente Nel caso si tratti di richiesta di Modifica dell'ampa è necessario inviare oltre alla documentazione elencata anche la fotocopia del documento del nuovo Amministratore del servizio (AMPA). 2. Il referente della Pubblica Amministrazione invia tramite casella funzionale, il modulo di Modifica Dati PA/Modifica AMPA e gli allegati necessari all'indirizzo mail assistenzapa@postacertificata.gov.it del Centro Servizi Comunicazioni Digitali del Concessionario. 3. Nel caso di modifica AMPA, le credenziali di accesso verranno inviate all indirizzo mail del nuovo AMPA indicato nel modulo inviato. Tali attività verranno condotte dal Concessionario entro 5 giorni dall invio della documentazione richiesta. 4 Sicurezza Le funzionalità che garantiscono la sicurezza delle comunicazioni effettuate attraverso sono le seguenti: canale di trasmissione sicura gestione dei virus informatici tracciabilità e log dei messaggi riservatezza 4.1 Requisiti della postazione I requisiti minimi per accedere ai servizi sono i seguenti: connessione a internet client di posta elettronica o web browser capacità di connettersi alle porte standard e compatibilità con i protocolli seguenti: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 13

14 1. HTTP/S porta 443 per accesso alle sezioni pubbliche e private del portale e alla casella ; 2. SMTP/S porta 465 per invio di messaggi; 3. IMAP/S porta 993 per ricezione posta con client; 4. POP3/S porta 995 per ricezione posta con client. 4.2 Configurazione client di posta elettronica I valori di configurazione dei client di posta elettronica per le caselle sono: Server posta in arrivo: mail.postacertificata.gov.it Protocollo pop3: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 995 Protocollo IMAP: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 993 Server posta in uscita: mail.postacertificata.gov.it protocollo smtp: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 465 attivare la funzione: "Server della posta in uscita - Autenticazione del server necessaria" 4.3 Limitazioni all'utilizzo della casella Il servizio di comunicazione offerto consente le sole comunicazioni tra Cittadino e Pubblica Amministrazione e viceversa e tra caselle di posta certificata ( o PEC) delle Pubbliche Amministrazioni. Per le Caselle della Pubblica Amministrazione è esclusa totalmente la possibile interazione fra la casella verso qualsiasi dominio di posta elettronica tradizionale. 5 I Servizi I servizi a disposizione della Pubblica Amministrazione sono i seguenti: Indirizzari Cittadini e Pubblica Amministrazione Rubrica Invio Massivo Registro delle Operazioni Attivazione massiva casella di ai dipendenti Calendario Degli Eventi 5.1 Indirizzari Cittadini e Pubblica Amministrazione Sono resi disponibili alla Pubblica Amministrazione indirizzari contenenti gli elenchi aggiornati sia degli indirizzi dei cittadini aderenti al servizio, che degli indirizzi delle Pubbliche Amministrazioni relativi a e a caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) iscritte all'indice PA. L'accesso a questo indirizzario è reso sicuro attraverso canali di trasmissione sicuri e previa autenticazione e autorizzazione, nel rispetto della disciplina in materia di tutela dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196. L'accesso all'indirizzario Cittadini e all Indirizzario PA può essere effettuato anche dalla Pubblica Amministrazione non aderente al servizio, seguendo le istruzioni riportate nell'apposito "Modulo di richiesta delle credenziali per l'accesso al servizio" presente nella sezione "Documenti e manuali per la PA" del portale. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 14

15 5.1.1 Indirizzario Cittadini Tutti gli indirizzi dei cittadini in possesso del servizio sono raccolti in un indirizzario centralizzato disponibile sul portale. La Pubblica Amministrazione può effettuare la ricerca dell'indirizzo attraverso la funzionalità dedicata all interno dell area Servizi per la PA dopo aver effettuato il login sul portale. Nella pagina di ricerca sarà possibile impostare le chiavi di ricerca secondo i seguenti criteri: nome cognome codice fiscale sesso casella di intervallo temporale per la data di nascita Verrà visualizzato un elenco che conterrà tutti i cittadini che rispettano i criteri di ricerca impostati. Sarà possibile visualizzare anche il dettaglio di ciascun cittadino, tramite la specifica funzione "Dettaglio" Indirizzario Pubblica Amministrazione Tutti gli indirizzi della Pubblica Amministrazione, relativi sia a che a caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) iscritte all'indice PA, sono raccolti in un indirizzario centralizzato disponibile sul portale e in corso di progressivo completamento. La PA può effettuare la ricerca dell'indirizzo attraverso la funzionalità dedicata all interno dell area Servizi per la PA dopo aver effettuato il login sul portale, Il sistema consente, oltre alla ricerca per denominazione ed indirizzo , di effettuare delle ricerche avanzate attraverso l apposito link. Le chiavi di ricerca sono le seguenti: alfabeto categoria area geografica servizio Il risultato della ricerca è l elenco delle PA che soddisfano i parametri selezionati. Le informazioni per ciascuna PA sono Nome, PEC se presente e un link di dettaglio. Cliccando sul link dettaglio il sistema provvede a dare le informazioni specifiche della PA selezionata: Riferimenti PA o denominazione o o categoria o regione o provincia o località o indirizzo o CAP o responsabile o sito istituzionale o uffici Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 15

16 Servizi PA o nome servizio o descrizione servizio o telefono o E possibile inoltre effettuare la ricerca della Pubblica Amministrazione tramite l inserimento della ragione sociale. Il sistema visualizzerà l elenco delle PA che soddisfano tale criterio di ricerca. Una volta individuata la Pubblica amministrazione che si desidera contattare il cittadino potrà attraverso la funzione Dettaglio navigare all interno della struttura della Pubblica Amministrazione attraverso due diverse tipologie di ricerca : Naviga Struttura Organizzativa Naviga Area Organizzativa omogenea 5.2 Rubrica La funzionalità "Rubrica" permette all'utente di consultare l'indirizzario salvato nella propria rubrica personale. Mediante tale funzione, è possibile gestire i contatti salvati (visualizza, modifica, cancella) e aggiungerne dei nuovi, accedendo alla form di creazione di nuovo contatto. Compilando tutti i campi di descrizione previsti per l'inserimento del nuovo contatto (Nome Visualizzato, Nome, Cognome, Cellulare, etc.), cliccando su "Aggiungi Contatto", si procederà ad aggiornare la rubrica personale Rubrica Cittadini Tutte le informazioni relative ai cittadini che hanno aderito al servizio di sono rese disponibili all'utente PA mediante la funzionalità di ricerca nella sezione "Rubrica Cittadini". La funzionalità permette di ricercare i Cittadini mediante specifici parametri di ricerca disponibili quali Nome, Cognome, CF, Contatto Mail, CAP, Codice Comune, Sesso, Data di Nascita. Mediante il pulsante "Ricerca", verranno visualizzati i risultati ottenuti e, selezionando il contatto mail del singolo cittadino, verrà visualizzata la pagina dedicata alla composizione di un messaggio di posta e l'indirizzo mail del contatto scelto verrà impostato come destinatario (in TO) Rubrica PA Tutti gli indirizzi della PA, sia caselle sia caselle PEC esterne inserite a partire dall'indice IPA, sono raccolte in un indirizzario centralizzato e rese disponibili alle utenze della PA, sia consultando un'apposita sezione del Portale, sia accedendo alla "Rubrica PA" all'interno dell'interfaccia della Casella. Per i dettagli in merito alla configurazione dell'indirizzario sul client di posta si rimanda al documento Configurazione Rubrica PA, presente nella pagina Documenti e Manuali del portale di, all indirizzo Effettuando una ricerca per parametri, l'utente PA può, mediante la "Rubrica PA", ricercare una Pubblica Amministrazione. Inserendo parametri di ricerca quali denominazione, indirizzo , area geografica, servizi disponibili e categoria, l'utente visualizzerà i risultati ottenuti dalla ricerca con l'elenco delle PA che rispondono ai criteri impostati. Inoltre, ciascun utente potrà navigare all'interno della struttura gerarchica della Pubblica Amministrazione, selezionando i diversi Uffici (OU)/Aree Organizzative (AOO) ad essa associati. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 16

17 È possibile navigare mediante due criteri: l'indice delle unità organizzative (OU), contenente le informazioni relative la struttura organizzativa delle amministrazioni accreditate presso l'indice l'indice delle Aree Organizzative Omogenee (AOO), organizzato per amministrazioni e contenente le informazioni sulla composizione delle relative AOO L'OU descrive la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione in termini di unità organizzative e della relativa struttura gerarchica. Esso contiene, per ciascuna unità organizzativa, le informazioni riguardanti la sede o le sedi e la loro denominazione ed indirizzo postale, unitamente alle modalità di accesso telematico ad eventuali servizi applicativi on-line resi disponibili e gli indirizzi delle caselle di posta elettronica. L'AOO contiene la descrizione dei dati tecnici e di tutte le informazioni rilevanti che caratterizzano l'accesso telematico ad ogni AOO e, in particolare, per lo scambio di messaggi di posta elettronica verso le relative caselle di posta istituzionali. In esso le AOO sono organizzate in base alle amministrazioni di appartenenza e contengono l'indicazione delle unità organizzative utenti per le quali sono riferimento, descrivendo, di fatto, una partizione dell'insieme delle OU dell'amministrazione. Visualizzando l'ufficio/l'area Organizzativa, si accede alla pagina di contatto PA che presenta un ulteriore livello di dettaglio con le informazioni specifiche dell'ufficio selezionato. Da tale vista è possibile, ove presente, aggiungere l'indirizzo di posta certificata nella sezione di Rubrica Personale tramite pulsante "Aggiungi nella sezione Rubriche". 5.3 Servizio di invio massivo Il servizio di Invio Massivo consente alla Pubblica Amministrazione l'invio agevole di messaggi di in forma massiva, attraverso l'interazione con la rubrica e la creazione di liste personalizzate, al fine di veicolare messaggi verso i molteplici destinatari. Queste comunicazioni massive potranno essere utilizzate per fornire informazioni di pubblica utilità a tutti i cittadini presenti nell'indirizzario a disposizione della Pubblica Amministrazione. 5.4 Registro delle operazioni Il servizio prevede per tutte le Pubbliche Amministrazioni la realizzazione di una reportistica informativa di gestione del servizio. Accedendo ad un'area dedicata del portale, ciascuna Pubblica Amministrazione avrà a disposizione una serie di report standard, che hanno l'obiettivo di fornire sia un sistema di Monitoraggio ed Analisi dei servizi in erogazione, sia analisi in merito all'adesione ai servizi. L'accesso ai registri ed alle funzionalità di reportistica e analisi avviene attraverso una sezione opportuna e protetta del portale Accesso al Registro delle Operazioni L'accesso alle funzionalità di reportistica e analisi avviene attraverso una sezione opportuna e protetta del portale. Le attività da seguire per l accesso alla sezione dedicata del portale sono: a. Autenticazione al portale: la Pubblica Amministrazione si autentica al portale ; b. Accesso alla sezione Registro operazioni: la Pubblica Amministrazione effettua l'accesso alla sezione di gestione dei report informativi di servizio relativi alla Pubblica Amministrazione di appartenenza Generazione report La Pubblica Amministrazione può visualizzare il report desiderato impostando opportunamente tutti i parametri messi a disposizione dalla piattaforma: Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 17

18 Tipologia del report (mandatoria) Estensione (mandatoria) Anno di riferimento (mandatorio) Mese di riferimento (mandatorio) Nel caso in cui l utente non valorizzi tutti i campi proposti, alla pressione del pulsante Genera Report sarà visualizzato un messaggio di errore che invita l utente a valorizzare tutti i campi. Una volta impostati i parametri, il report viene generato dal sistema e l utente può scegliere se visualizzare il file generato in sola lettura o se effettuarne il salvataggio in locale Sezione Notifiche Nella sezione informativa Notifiche è riportata l evidenza di eventuali report che sono stati oggetto di ricalcolo da parte della Piattaforma e che quindi, per la specifica Pubblica Amministrazione, potrebbero aver subito un aggiornamento. In tal modo la Pubblica Amministrazione può avere evidenza di report modificati e quindi procedere ad effettuare nuovamente il download dello specifico report di interesse. 5.5 Attivazione massiva casella di ai dipendenti Il Concessionario garantisce alle Pubbliche Amministrazioni che ne facciano richiesta, la possibilità di attivare gratuitamente la casella di per i propri dipendenti. La casella è utilizzata dal cittadino, pubblico dipendente, come casella unica per le comunicazioni tra dipendente pubblico e PA e viceversa, oltre che per le comunicazioni tra cittadino e PA. L attivazione delle caselle di avviene seguendo una procedura di attivazione massiva supportata da specifiche funzionalità offerte dal portale. Tali funzionalità rientrano tra quelle a disposizione dell AMPA. La richiesta di attivazione massiva deve essere preceduta necessariamente dalla definizione di un contratto di fornitura delle caselle di, per la PA che ne fa richiesta, per i suoi dipendenti. Il riconoscimento fisico del cittadino e la verifica dell accettazione delle Condizioni Generali di Servizio sono a carico della PA. Per una descrizione più dettagliata delle singole funzionalità si rimanda al Manuale Utente Amministratore Pubblica Amministrazione consultabile nella sezione dedicata del portale Documenti e Manuali. 5.6 Calendario Degli Eventi Il servizio offre alla Pubblica Amministrazione la possibilità di avere un interfaccia che consente un interazione agevole, immediata e personalizzata con l insieme degli eventi memorizzati in un registro appositamente predisposto, le cui informazioni di riferimento sono relative ad eventi e scadenze inseriti dalla PA stessa e/o dal Cittadino. Le informazioni inserite nel Calendario degli Eventi su segnalazione delle PA (ad es. scadenze amministrative e periodi di iscrizione, atti, eventi, concorsi) possono essere di carattere generale e, quindi, valide per tutti i cittadini (ad es. scadenze fiscali, previdenziali), oppure dedicate al singolo Cittadino ed accessibili esclusivamente da quest ultimo. Accedendo alla sezione dedicata del portale, sarà possibile visualizzare sia informazioni di carattere generale, ad esempio scadenze amministrative e periodi di iscrizione, atti, concorsi; sia informazioni personalizzate inserite di volta in volta dall'utente a seconda delle proprie esigenze. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 18

19 Di seguito si riportano le diverse tipologie di eventi registrabili e le relative informazioni associate. Evento Cosa sono Informazioni Chi le inserisce Chi le può vedere Informazioni di carattere generale Informazioni dedicate al singolo Cittadino individuato dalla Pubblica Amministrazione individuato dalla PA in base: al criterio di ricerca alla selezione singola Informazioni inserite direttamente dal singolo Cittadino nel proprio calendario Segnalazioni riguardanti scadenze amministrative e periodi di iscrizione, atti, eventi, concorsi ed altro. Informazioni personali riferite allo specifico Cittadino (o gruppo di essi) che vengono inserite da una determinata Amministrazione e sono quindi riferite a quel determinato utente. Informazioni personali inserite direttamente dallo specifico Cittadino. Tipo di evento Data di scadenza dell evento Oggetto dell evento Contenuto dell evento Amministrazione che inserisce l evento (acquisito automaticamente dal sistema) Tipo di evento Data di scadenza dell evento Oggetto dell evento Contenuto dell evento Amministrazione che inserisce l evento (acquisito automaticamente dal sistema) Tipo di evento Data di scadenza dell evento Oggetto dell evento Contenuto dell evento Pubblica Amministrazione Pubblica Amministrazione Cittadino Come l Amministrazione può utilizzare il servizio Calendario degli Eventi Creazione di un evento: Tutti i cittadini che hanno aderito al servizio Ogni PA vede i propri eventi inseriti Il singolo Cittadino o gruppi di cittadini a cui l Amministrazione intende segnalare un evento di natura individuale. Ogni PA vede i propri eventi inseriti Il Cittadino che ha inserito l evento a carattere personale Il Calendario degli Eventi per la PA prevede la creazione delle seguenti tipologie di eventi: pubblico, ovvero destinato a tutti gli utenti che hanno aderito al servizio Calendario degli Eventi; dedicato per criterio ad un gruppo di utenti selezionati in base ad uno o più specifici criteri (provincia/comune di residenza, CAP, sesso, anno di nascita da-a, utilizzabili come filtri successivi). Lo stesso criterio non può essere usato più di una volta nella definizione di uno specifico evento; dedicato per utente/i: individuazione dei destinatari a partire dal Codice Fiscale, dalla userid, oppure nome e cognome (in quest ultimo caso popolati entrambi). Le attività da seguire sono: a. Autenticazione al portale: il dipendente della Pubblica Amministrazione si autentica sul portale ; b. Accesso alla sezione di Calendario degli eventi: si effettua l accesso alla sezione di gestione degli eventi; c. Creazione di una delle tre tipologie di eventi sopra indicati (pubblico, dedicato per criterio, dedicato per utenti). Al momento della creazione dell evento, la PA inserisce la relativa tipologia di riferimento, a partire da una classificazione presente a sistema. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 19

20 In caso l evento sia di tipo pubblico, l utente PA inserisce la tipologia ed i dati caratterizzanti l evento stesso; In caso l evento sia di tipo dedicato per criterio, inserisce i relativi dati per la definizione del gruppo di destinatari dell evento, la tipologia ed i dati caratterizzanti l evento stesso; In caso l evento sia dedicato per utenti, l utente PA inserisce i dati dei destinatari, visualizza i dati degli utenti registrati e corrispondenti alla ricerca effettuata, seleziona gli utenti a cui notificare l evento, inserisce la tipologia e i dati caratterizzanti l evento stesso. d. Invio dell'evento: l evento registrato nel calendario degli eventi è reso visibile ai cittadini che hanno aderito al servizio e sono destinatari dell evento. Il Calendario degli Eventi, in fase di visualizzazione da parte del Cittadino, visualizza soltanto il nome della PA come creatore dell evento. Nel caso sia necessario dare evidenza al cittadino stesso di ulteriori dettagli quali l area organizzativa o lo specifico ufficio cui l evento fa riferimento, è necessario riportare tali valori nel campo descrizione dell evento. Ricerca di un evento: Il sistema permette all utente PA di poter ricercare un particolare evento sulla base di opportuni criteri di ricerca: Data di scadenza Da (mandatoria) Data di scadenza A (mandatoria) Oggetto Contenuto Tipologia di Evento Per le date di scadenza sarà presente sull interfaccia un valore pre-definito. Cancellazione di un evento: 6 Recesso dal servizio Il sistema consente alla PA la cancellazione di un evento da essa precedentemente creato. La cancellazione potrà essere fatta fino a tre giorni prima della scadenza dell evento stesso. La cancellazione di un evento implica la cancellazione di tutti i promemoria associati a quell evento. Il referente della Pubblica Amministrazione, dotato dei necessari poteri di firma, può recedere dal servizio compilando il Modulo di Recesso presente nella sezione informativa del Portale dedicata alla Pubblica Amministrazione. Il modulo deve essere corredato dalla seguente documentazione: o la fotocopia del documento di identità del firmatario/richiedente, o la Delibera/determina emessa dalla Pubblica Amministrazione che ratifichi il potere di firma del firmatario/richiedente Il referente della Pubblica Amministrazione, invia mediante la casella funzionale del servizio, il modulo di recesso e gli allegati all indirizzo assistenzapa@postacertificata.gov.it del Centro Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 20

21 Servizi Comunicazioni Digitali del Concessionario. Qualora la PA decida di recedere dal servizio è importante che la stessa effettui un salvataggio dei propri dati presenti nel sistema prima dell'inoltro della richiesta di recesso. Qualora ciò non avvenisse la PA recedente potrebbe incorrere nella perdita dei propri dati. Si ricorda che, prima di recedere dal servizio, è necessario effettuare il salvataggio della documentazione presente nel fascicolo. Tale attività può essere condotta mediante la funzione di Estrai: tutti i documenti selezionati verranno estratti in formato.zip e salvati nella cartella indicata del proprio pc. Tale attività dovrà essere condotta sia per le mail, presenti all interno della casella, sia per i documenti e cartelle presenti e archiviate nel proprio fascicolo. Il recesso del servizio sarà attivo dopo 5 giorni dall invio della documentazione richiesta. 7 Assistenza Per poter avere informazioni sul servizio, la Pubblica Amministrazione potrà: contattare il Call Center accessibile al numero verde (da rete fissa) oppure al (da rete mobile - il costo della chiamata è legato al piano tariffario dell'operatore utilizzato) disponibile dalle 8:00 alle 20:00, dal lunedì al sabato; contattare (qualora presente) il proprio responsabile commerciale del Concessionario. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 21