I10 Gestione e utilizzo sale riunioni

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1 I10 Gestione e utilizzo sale riunioni Responsabile processo: Strutture interessate: Segretario generale tutte Edizione 3 Modifiche a seguito modifiche organizzative a aggiunta descrizione sala biblioteca 13 nov 2014 Redattore Firma P. Vedovato 13 nov 2014 Responsabile funzione Firma R. Zanon Responsabile processo Firma 13 nov nov 2014 Responsabile qualità Segretario generale Firma P. Vedovato Firma R. Zanon Protocollo n data

2 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Norme di riferimento e vincoli RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE Individuazione sale riunioni oggetto della presente procedura Soggetti ammessi all uso Gestione tecnica delle sale Concessione delle sale Obblighi del richiedente MODULI E MODELLI... 6 Edizione N 3 14 nov 2014 Pagina 2 di 6

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa istruzione operativa, con modelli e allegati, è finalizzata ad ottimizzare l utilizzo nonché a garantire una adeguata conservazione delle sale riunioni destinate all attività istituzionale del Consiglio regionale e presenti presso le sedi dell assemblea stessa nonché per incontri e riunioni politico-amministrative con interlocutori pubblici e privati da svolgersi tramite corsi di formazione, conferenze, seminari, convegni etc. 1.1 Norme di riferimento e vincoli. Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, Allegato IV, punto (Porte e Portoni) e Decreto Ministeriale 22 febbraio 2006, punto (Misure per l evacuazione in caso di emergenza). 2. RESPONSABILITÀ Le responsabilità della definizione della presente istruzione operativa è del Segretario generale. 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1 Individuazione sale riunioni oggetto della presente procedura. Le sale riunioni oggetto della presente istruzione operativa sono le seguenti: DENOMINAZIONE POSTI A SEDERE CAPIENZA MASSIMA NOTE Aula Consiliare Sala Giunta Sala del Leone Sala Canal Grande Sala Cuoi Sala Legni Sala Biblioteca (50) L utilizzo della sala va preventivamente concordato con il dirigente del Servizio studi documentazione biblioteca. In sala possono accedere più di 25 persone e fino un massimo di 50 a condizione che le tre porte che danno verso l atrio siano sbloccate e libere da ostacoli che impediscano il transito. Edizione N 3 14 nov 2014 Pagina 3 di 6

4 3.2 Soggetti ammessi all uso. I locali sopra indicati sono prioritariamente riservati alle riunioni del Consiglio regionale e dei suoi organi, alle attività di carattere istituzionale promosse dalla Giunta regionale e dagli uffici del Consiglio. Le sale possono essere concesse anche per riunioni d iniziativa dei Consiglieri regionali e dei Gruppi consiliari per attività proprie di audizione/consultazione o per semplici riunioni. Possono essere altresì concesse alle associazioni sindacali dei dipendenti regionali. 3.3 Gestione tecnica delle sale. La gestione tecnica e la verifica sulle condizioni di agibilità delle stesse è affidata al Servizio affari generali. Ogni modifica all attuale disposizione delle sale quali eventuali esigenze di maggiore dotazione di mobili (tavoli, sedie, etc.), compresa l esposizione di cartografie, deve essere richiesta telefonicamente e autorizzata dal dirigente capo del Servizio affari generali; mentre eventuali esigenze di supporti tecnici (registrazione digitale, proiettori, notebook etc.) è predisposta dal personale dei servizi telefonici e supporti multimediali dell Unità sistema informativo. 3.4 Concessione delle sale. L utilizzo delle sale è autorizzata dal Segretario generale. I responsabili della segreteria degli organi o i responsabili di struttura del Consiglio regionale per ottenere l uso delle sale devono presentare richiesta scritta da redigersi sui rispettivi appositi modelli I10Me01 e I10Me02. La Giunta regionale (Assessori e Segreteria giunta) per ottenere l uso delle sale deve presentare richiesta tramite posta elettronica o fax indicando data e ora dell incontro ed eventuali ospiti presenti alla riunione. Tali richieste devono pervenire di norma almeno due giorni prima della data di utilizzo alla Segreteria generale. Qualora l utilizzo delle sale venga richiesto dagli altri soggetti indicati al punto 3.2, secondo e terzo comma, la richiesta deve pervenire sempre alla succitata Segreteria di norma almeno tre giorni prima della data di utilizzo e deve contenere i seguenti dati: - oggetto dell iniziativa; - data dell incontro e orario; - motivo dell incontro; - dati identificativi del richiedente. In caso di manifestazioni con elevata partecipazione di cittadini e principalmente in concomitanza con le sedute del Consiglio regionale, il Segretario generale per l eventuale accesso ai locali si avvale del Servizio attività e rapporti istituzionali che darà attuazione all istruzione operativa I09 al fine di assicurare correttezza di comportamenti e di scongiurare danneggiamenti. Il Segretario generale può revocare l utilizzo di sale già autorizzate per sopraggiunte ed impreviste cause di forza maggiore. Edizione N 3 14 nov 2014 Pagina 4 di 6

5 3.5 Obblighi del richiedente. Il richiedente delle sale è responsabile del loro corretto utilizzo e del rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza ed antincendio durante l utilizzo stesso. Nei casi di superamento della capienza massima prevista lo stesso dispone affinché la situazioni ritorni nella norma. Il richiedente ha l obbligo di inserire nell applicazione informatica denominata AGIS la convocazione della riunione con indicazione della sala riunioni, prima in via di previsione e poi formalmente. Qualora la struttura o l organo consiliare non possano accedere alla succitata applicazione informatica sarà cura dello stesso provvedere di dotarsi di specifica password seguendo le modalità previste dalla procedura P13. Nel caso di richieste dei soggetti indicati al punto 3.2, secondo e terzo comma tale operazione è effettuata dalla struttura autorizzante. Il richiedente ha altresì l obbligo di verificare che il personale incaricato al servizio sale (commessi) abbia provveduto a predisporre il locale in modo idoneo all iniziativa. Eventuali manchevolezze devono essere segnalate per telefono al responsabile dell Unità rapporti istituzionali ( ) il quale provvederà immediatamente al loro ripristino. Ulteriore obbligo del richiedente è di provvedere affinché tutti i partecipanti all incontro, che non siano dipendenti regionali, siano dotati di pass di accesso secondo le modalità previste dall istruzione operativa I09. In caso di annullamento delle riunioni già convocate, le suddette strutture consiliari cancellano dall applicazione informatica AGIS l appuntamento e comunicano immediatamente al responsabile dell Unità rapporti istituzionali la disponibilità della sala concessa. Edizione N 3 14 nov 2014 Pagina 5 di 6

6 3.6 Attività ordinaria Segreteria generale. Quotidianamente la Segreteria generale eseguirà le seguenti attività: a) verificare calendario attività istituzionali e disponibilità delle sale riunioni a mezzo dell applicazione informatica AGIS; b) in caso di esigenze operative o organizzative modificare le sale riunioni degli organi consiliari, delle strutture del Consiglio o di altri soggetti pubblici o privati già formalmente convocati; c) predisporre locandina calendario riunioni da esporre nell atrio del Consiglio regionale; d) stampare e distribuire calendario attività istituzionali ai destinatari indicati nella seguente tabella: COPIA CARTACEA Responsabile Unità rapporti istituzionali Responsabile Unità servizi tecnici Idraulico Uscieri Secondo piano Uscieri Terzo piano Uscieri Quarto piano Centralino Portineria 4. MODULI E MODELLI I10Me01: Richiesta utilizzo sale da parte degli uffici del Consiglio regionale (da riportare su carta intestata della struttura richiedente). I10Me02: Richiesta utilizzo sale da parte dei Consiglieri o gruppi consiliari (da riportare su carta intestata del gruppo). Edizione N 3 14 nov 2014 Pagina 6 di 6

7 Modello I10Me01 Ed. 02 del 14 nov 2014 Venezia Alla Segreteria generale Al Servizio di centralino interno SEDE oggetto: Richiesta sala riunioni per Si chiede cortesemente la sala riunioni sotto specificata per lo svolgimento di : data orario sala attività commissione gg/mm/aaaa ore. sala. seduta ordinaria/audizioni Presenze previste oltre a quelle dei consiglieri e del personale della segreteria Precisare numero e tipologia nonché i seguenti servizi: servizio stenotipia; registrazione digitale proiettore; notebook; proiettore e notebook; lavagna a fogli mobili altri.. Distinti saluti. IL RESPONSABILE (Nome Cognome)

8 Modello I10Me02 Ed. 02 del 14 nov 2014 Venezia Alla Segreteria generale Al Servizio di centralino interno SEDE oggetto: Richiesta autorizzazione usa sala.. Il sottoscritto responsabile del Gruppo consiliare/associazione chiede l autorizzazione ad utilizzare durante il giorno dalle ore la sala di questo Consiglio regionale per Garantisce l uso coretto dei locali e si dichiara personalmente responsabile per ogni danno che si dovesse verificare in occasione delle predetta riunione. Distinti saluti. IL RICHIEDENTE (Nome Cognome)