Vidia La soluzione di videoconferenza di Swisscom. consigli. trucchi

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1 La soluzione di videoconferenza di Swisscom consigli & trucchi

2 Indice 1 Videoconferenze efficaci con Vidia 3 2 Qualità audio e video ottimale Qualità video Videocamera Condizioni di luce Larghezza di banda Prestazioni del computer Qualità audio 4 3 Utilizzare Vidia in una sala riunioni 5 4 Corretto utilizzo della funzione di sblocco desktop e applicazione 5 2

3 1 Videoconferenze efficaci con Vidia Di seguito alcuni consigli per utilizzare Vidia in modo efficace: > > come per una normale riunione anche in una videoconferenza bisogna preparare un agenda e all inizio della riunione stabilire gli obiettivi. > > Cercare un luogo adeguato per la videoconferenza dove non si viene disturbati e non si disturbano altre persone. Assicurarsi che sullo sfondo dell immagine che apparirà non ci siano altre persone. I movimenti sullo sfondo sono una fonte di disturbo per gli altri partecipanti. > > Garantire una qualità audio e video ottimale. Se gli altri partecipanti sentono o vedono male l organizzatore della riunione, il risultato della riunione viene influenzato negativamente. Lo stesso vale se l organizzatore non capisce bene gli altri partecipanti. In proposito altre indicazioni nel paragrafo «Qualità audio e video ottimale». > > I rumori di fondo sono molto fastidiosi per gli altri partecipanti alla riunione. Se ci si trova in un ambiente con dei rumori di fondo, disattivare il proprio microfono quando non si sta parlando. Quando ci si trova nel proprio spazio Vidia, in qualità di proprietari è possibile disattivare l audio di alcuni o di tutti i partecipanti. > > Collegare il cavo di alimentazione del computer o del dispositivo mobile per evitare che durante la riunione si scarichi la batteria. > > Attenzione all ambiente circostante: sia a casa che in un ufficio open space bisognerebbe verificare cosa è compreso nel campo visivo della videocamera. Il «beauty screen» prima di entrare in riunione permette di controllare cosa vedranno gli altri partecipanti. > > L abbigliamento è importante: i vestiti con colori sgargianti o motivi vistosi (righe, quadretti piccoli ecc.) a lungo andare risultano stressanti per chi guarda. Davanti alla videocamera il risultato più gradevole è dato dai colori pastello o delicati. > > Posizionare la videocamera in modo che si inquadri perlopiù l organizzatore e non la scrivania o il soffitto della stanza. 3

4 2 Qualità audio e video ottimale Vidia permette di organizzare videoconferenze con qualità audio e video HD. Di seguito alcuni consigli per ottimizzare queste caratteristiche. 2.1 Qualità video La qualità dell immagine dell organizzatore visualizzata dagli altri partecipanti dipende dai seguenti fattori: > > qualità della videocamera > > condizioni di luce > > larghezza di banda disponibile > > prestazioni del computer Gli ultimi due fattori incidono anche sulla qualità dell immagine degli altri partecipanti visualizzata dall organizzatore Videocamera Nella maggior parte dei casi i risultati migliori si ottengono con webcam esterne piuttosto che con videocamere integrate nei notebook. Consigliamo di utilizzare le seguenti videocamere: > > per il normale utilizzo alla postazione di lavoro: Logitech HD Pro Webcam C920 > > per l utilizzo in una piccola sala riunioni: Logitech HD Business Webcam C930e (questa videocamera ha un obiettivo grandangolare che permette a diverse persone di rientrare nell immagine una accanto all altra). Collegare sempre la videocamera direttamente al computer (non utilizzare hub USB esterni o integrati nello schermo). Smartphone e tablet possiedono una o più videocamere integrate e non consentono di collegare videocamere esterne. Per migliorare la qualità della propria immagine, assicurarsi che ci siano buone condizioni di luminosità e una sufficiente larghezza di banda (si veda sotto). 4

5 2.1.2 Condizioni di luce È sorprendente quanto la qualità della propria immagine dipenda dalle condizioni di luce. Pertanto una buona luce è essenziale per una videoconferenza. La fonte di luce dovrebbe trovarsi possibilmente dietro la videocamera, all altezza degli occhi. Se la stanza ha delle finestre, posizionarsi in modo da avere la finestra davanti a sé. Se non è possibile può essere utile chiudere le tende e accendere la luce. Se la fonte di luce è artificiale, cercare di posizionarsi in modo che le fonti di luce chiare siano il più possibile davanti a sé e non nell immagine. Spesso può essere utile inclinare leggermente in avanti la videocamera (o lo schermo se la videocamera è integrata nel bordo) in modo che nell immagine entri il meno possibile la luce dall alto. Per migliorare la situazione in una stanza con condizioni di luce sfavorevoli posizionare ad esempio una lampada a piantana dietro lo schermo. Beauty screen: prima di entrare nello spazio Vidia è possibile controllare l effetto della luce nell anteprima Larghezza di banda Le videoconferenze necessitano di una larghezza di banda più elevata rispetto alla telefonia internet. Perciò bisogna utilizzare sempre il tipo di collegamento migliore, in questo ordine: > > cavo LAN > > WLAN > > 4G / 3G Per una qualità video ottimale bisognerebbe disporre di una larghezza di banda di 1.5 Mbit/s (up and down). In caso di dubbio meglio disattivare i programmi in background che richiedono la banda larga, in modo da renderla disponibile per la videoconferenza. Una di queste applicazioni ad esempio è Dropbox che sincronizza costantemente i dati locali con internet, nel caso ci siano dei cambiamenti. 5

6 2.1.4 Prestazioni del computer Le videoconferenze richiedono un elevata potenza di calcolo. Spesso i notebook riducono la potenza disponibile quando funzionano a batteria. Perciò collegare il cavo di alimentazione per ottimizzare le prestazioni ed evitare che durante una videoconferenza si scarichi la batteria. Per massimizzare il rendimento selezionare l opzione di risparmio energetico «massimo rendimento» («High Performance»). Ricordarsi che in modalità batteria questa scelta riduce la durata della carica. Se si ha l impressione che il computer stia rallentando consigliamo di chiudere le applicazioni non necessarie. 2.2 Qualità audio Per una riunione efficace e piacevole la qualità audio è importante quanto quella delle immagini. Gli altoparlanti e i microfoni integrati nei computer spesso presentano una qualità audio insoddisfacente. I risultati sono nettamente migliori con gli apparecchi audio esterni. Consigliamo di utilizzare un headset USB o Bluetooth di Logitech o Plantronics. Se vogliono partecipare alla conferenza diverse persone con lo stesso computer, consigliamo un apparecchio vivavoce USB (speakerphone) di Jabra (Jabra Speak 410). Assicurarsi che non ci siano oggetti, ad esempio una tazza di caffè, nelle immediate vicinanze dell apparecchio vivavoce, altrimenti gli altri partecipanti potrebbero sentire un eco. Se si utilizza uno smartphone o un tablet utilizzare le cuffie in dotazione (se fornite). Oppure utilizzare un headset Bluetooth. 6

7 3 Utilizzare Vidia in una sala riunioni Utilizzando Vidia e le periferiche adeguate è possibile trasformare qualsiasi sala riunioni in una perfetta sala per videoconferenze e partecipare così a una riunione Vidia insieme a diverse altre persone. Collegare un monitor esterno o un televisore al computer per ottenere un immagine di dimensioni più grandi. In alternativa si può usare un beamer/ proiettore (che dovrebbe avere però una forte luminosità per evitare di dover oscurare la stanza e incidere negativamente sulla qualità video). Si possono anche utilizzare due monitor: se un altro partecipante condivide il proprio desktop o un applicazione, cliccare sul contenuto condiviso per visualizzarlo in una finestra separata. Questa può essere trasferita sul secondo monitor: in questo modo nell immagine appariranno contemporaneamente gli altri partecipanti e il contenuto condiviso. Videoconferenza fra due o tre persone Utilizzare una webcam grandangolare come la Logitech HD Business Webcam C930e, per far rientrare tutti i partecipanti nell immagine. Posizionare la videocamera direttamente sullo o sotto lo schermo per poter mantenere il contatto visivo con gli altri partecipanti. Come apparecchio audio consigliamo un apparecchio vivavoce (speakerphone) di Jabra (Jabra Speak 410). In alternativa si può utilizzare un sistema come il Logitech ConferenceCam BCC950 dotato di una videocamera orientabile e con zoom e telecomando nonché altoparlante e microfono integrati. Collegare semplicemente il sistema al computer tramite USB e prima di entrare nello spazio Vidia selezionare la videocamera e gli apparecchi audio corrispondenti. 7

8 Videoconferenza di un gruppo Se si vuole partecipare a una videoconferenza Vidia con più di tre persone nella stessa stanza, consigliamo di utilizzare il sistema Logitech Conference Cam CC3000e con videocamera professionale e zoom ottico 10x orientabile e con telecomando. Il sistema include inoltre un apparecchio vivavoce predisposto per gruppi numerosi. Collegare semplicemente il sistema al computer tramite USB e prima di entrare nello spazio Vidia selezionare la videocamera e gli apparecchi audio corrispondenti. Nota: se diverse persone in una sala riunioni entrano nello stesso spazio Vidia tutti, eccetto chi ha l apparecchio vivavoce collegato al computer, devono disattivare l audio del loro microfono e dell altoparlante. Altrimenti potrebbe crearsi un eco o un sibilo. 8

9 4 Corretto utilizzo della funzione di sblocco desktop e applicazione Se si vuole sbloccare totalmente il proprio desktop cliccare sull icona per lo sblocco desktop e applicazione e selezionare dalla lista «Sblocca desktop». Successivamente ridurre a icona l applicazione Vidia per evitare l effetto specchio. Se si sblocca un applicazione bisogna accertarsi che la finestra di questa applicazione non sia ridotta a icona, altrimenti non verrà visualizzata dagli altri partecipanti. Se un altro partecipante condivide il proprio desktop o un applicazione, cliccare sul contenuto condiviso per visualizzarlo in una finestra separata. Le dimensioni di questa finestra potranno essere modificate e potrà essere anche attivata la modalità schermo intero. Se si hanno due monitor la finestra dello sharing può essere trasferita sul secondo schermo e così nell immagine appariranno contemporaneamente gli altri partecipanti e il contenuto condiviso. Per condividere una presentazione PowerPoint, suggeriamo la seguente impostazione nel menu Presentazione > Imposta presentazione: In questo modo la presentazione si svolge nella finestra principale di PowerPoint che può essere sbloccata in Vidia. Aprire le presentazioni o i documenti che si vogliono sbloccare prima dell inizio della conferenza Vidia per rendere la riunione più fluida. 9