Procedura Prenotazione colloqui on-line. Manuale dell utente

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1 Procedura Prenotazione colloqui on-line Manuale dell utente Ruolo Genitore Liceo Ginnasio Statale TORQUATO TASSO Via Sicilia, Roma versione settembre 2012

2 INDICE 1. Introduzione 2. Caratteristiche della procedura 2.1 Prenotazione 2.2 Annullamento di una prenotazione da parte di un genitore 2.3 Annullamento di una sessione di colloqui da parte di un docente 2.4 Visualizzazione e stampa 2.5 Autenticazione 3. Funzioni a disposizione del Ruolo Genitore 3.1 Calendario 3.2 Colloqui in corso 3.3 Colloqui odierni 3.4 Prenota un colloquio 3.5 Prenotazioni in corso 3.6 Archivio prenotazioni 3.7 Modifica informazioni utente 2/16

3 1. Introduzione La procedura Prenotazione colloqui on-line consente ai genitori di iscriversi alle sessioni di ricevimento dei diversi docenti connettendosi a Internet (da casa, dal posto di lavoro, dallo smart phone ecc.), senza doversi recare a scuola con largo anticipo rispetto all orario dei colloqui. L applicazione sviluppata si è proposta di alterare il meno possibile i carichi di lavoro di docenti e segreteria rispetto alla situazione attuale, sia nell operatività di tutti i giorni, sia all inizio di ogni anno scolastico. Si è pertanto deciso, per semplificarne la gestione, di limitare le basi di dati anagrafiche a docenti e genitori, senza considerare riferimenti né alle classi, né agli studenti, elementi questi che richiedono viceversa notevoli aggiustamenti a inizio anno. Il calendario dei colloqui viene generato automaticamente all inizio di ogni anno scolastico, in base al Piano delle Attività della scuola, ma la flessibilità del sistema consente di modificare la singola sessione ove necessario nonché di programmare altre sessioni estemporanee, comprese ad esempio quelle pomeridiane o quelle relative ai supplenti. 2. Caratteristiche della procedura Le principali caratteristiche della procedura, raggruppate per tematiche, sono elencate nei paragrafi seguenti. 2.1 Prenotazione Un colloquio con un docente può essere prenotato nei tre giorni solari precedenti, dalle ore 00:00 del primo dei tre giorni, fino alle ore 20:00 del terzo. Ad esempio, un colloquio previsto per lunedì 11 aprile può essere prenotato dalle 00:00 di venerdì 8 fino alle 20:00 di domenica 10 aprile. Si è pensato al termine delle ore 20 per consentire la consultazione della versione definitiva della lista in serata, senza attendere la mattina successiva (quella del colloquio). Ogni docente indica a inizio anno il numero massimo di genitori che intende incontrare durante una sessione di colloqui (questo valore può essere comunque modificato successivamente, anche per una sola, specifica sessione); a questo valore è possibile e consigliabile aggiungere nella fase di impostazione dei parametri una quota di prenotazioni cosiddetta di overbooking (lista di attesa), pari a circa un ulteriore 30%, per tener conto di defezioni dell ultimo momento da parte di genitori prenotati (o di colloqui durati meno del previsto). Chi si trova nella sezione di overbooking rischia naturalmente di non fare in tempo ad incontrare il docente. Può prenotare colloqui con i docenti - dei propri figli o dei figli di qualsiasi altro genitore, nel caso di genitori impossibilitati ad utilizzare Internet qualunque genitore che si sia preventivamente registrato e fatto riconoscere (autenticare) una tantum dalla scuola (per l autenticazione si veda più oltre). La prenotazione avviene selezionando la sessione di colloqui desiderata tra quelle possibili e indicando il nome di uno studente. Vi è anche la possibilità di aggiungere opzionalmente alcune note indirizzate al docente per anticipare temi specifici di cui si intende parlare. Nel momento in cui il numero di prenotazioni raggiunge il valore indicato come con overbooking, ogni successiva prenotazione viene rifiutata, con un messaggio di notifica a video. È consigliabile riprovare più tardi (entro comunque le ore 20 del giorno precedente il colloquio), qualora una o più prenotazioni effettuate fossero state annullate. 2.2 Annullamento di una prenotazione da parte di un genitore Un genitore prenotato, che si accorge (prima delle 20 dell ultimo giorno a disposizione) di non potersi presentare al colloquio, ha la possibilità di annullare la/le prenotazione/i da lui/lei effettuate (ed esclusivamente queste), facendo di conseguenza spostare verso l alto quelle successive e liberando 3/16

4 così una o più posizioni. Chiunque si trovasse in queste condizioni dovrebbe, nei limiti del possibile, usare la funzione descritta per agevolare gli altri genitori in attesa. 2.3 Annullamento di una sessione di colloqui da parte di un docente Un docente, che a sua volta si trovasse impossibilitato a ricevere i genitori nel giorno prefissato, ha la possibilità di annullare la sessione di colloqui fino alla mattina del giorno del colloquio, personalmente, accedendo alla procedura, ovvero tramite la segreteria, che si sarà preoccupato di avvertire. Nel momento in cui il sistema viene informato dell annullamento di una sessione di colloqui secondo le modalità appena indicate, invia una ad ognuno dei genitori che risultano prenotati per la sessione in questione. 2.4 Visualizzazione e stampa Chiunque può visualizzare e stampare la situazione delle prenotazioni fino al giorno stesso del colloquio (si tratterà naturalmente di una situazione provvisoria prima delle 20 del giorno precedente il colloquio, definitiva dopo le 20). Le note di cui sopra, eventualmente associate ad un colloquio, potranno essere visualizzate e stampate solo dal genitore che ne è l autore, oltre che dal docente a cui sono indirizzate. Ogni mattina la segreteria effettua la stampa di tutte le sessioni di colloqui previste in quel giorno; nei fogli, oltre al nome del docente, il giorno e l ora, compariranno il numero massimo di colloqui indicato dal docente e i nomi degli studenti prenotati (senza le note dei genitori), compresa la sezione di overbooking. In fondo all elenco si troveranno comunque alcune righe libere per consentire un supplemento di overbooking manuale ai genitori che non avessero potuto prenotarsi (o farsi prenotare) via Internet e che intervenissero la mattina stessa del colloquio. Come già detto, i prenotati nella sezione overbooking (via Internet o manualmente) potranno incontrare il docente solo nel caso in cui qualche genitore prenotato non si presentasse ovvero alcuni colloqui durassero meno del previsto. 2.5 Autenticazione L utilizzo della procedura, nonostante non vengano trattati dati particolarmente sensibili, presenta aspetti delicati e va protetto da un uso anomalo o abusi vari, che potrebbero infatti verificarsi se l identità di chi vi accede non fosse riconosciuta con ragionevole certezza. Per facilitarne al massimo la fruibilità, la prenotazione al colloquio va fatta, come detto sopra, inserendo il nome dello studente in un campo a testo libero, oltre all indicazione facoltativa di note indirizzate al docente. Senza un controllo dell identità dell utente e la sua conseguente tracciabilità questi campi di testo potrebbero essere usati impropriamente. Prenotazioni formalmente corrette ma fittizie, inoltre, potrebbero invece essere effettuate anche solo per pregiudicare il normale svolgimento dei colloqui. A questo scopo si richiede al genitore che intenda registrarsi di fornire i propri dati (cognome, nome e ), che devono corrispondere a quanto risulta alla scuola, anche in base alle informazioni raccolte e comunicate dai rappresentanti di classe. Il riconoscimento verrà quindi fatto dalla segreteria confrontando i dati di registrazione con quelli in archivio. Questa soluzione costituisce un ragionevole compromesso, avendo volutamente scartato una procedura di autenticazione troppo macchinosa e onerosa, come ad esempio quella adottata da vari enti (ad esempio con invio a casa di parte della password) e non volendo al tempo stesso richiedere la visita del genitore alla segreteria per ritirare di persona le proprie credenziali. La procedura di autenticazione è costituita quindi dai seguenti passi: 1. La prima volta che un genitore accede al sito dovrà selezionare Crea nuovo profilo (fig. 1 - A) nella pagina iniziale e quindi indicare nome utente e nella successiva pagina visualizzata, Profilo utente (fig. 2 - A). Nome utente dovrebbe essere digitato come cognome e nome, anche separati da spazio. Poiché il controllo dell identità non viene effettuato automaticamente, vi sono margini per abbreviare e semplificare nome utente (soprattutto nel caso di doppi nomi o doppi cognomi), purché si reputi che la segreteria riesca a riconoscere univocamente la persona (anche aiutata 4/16

5 dall ). A questo punto va premuto il bottone "Crea nuovo profilo" (fig. 2 - B). In termini pratici, per gli accessi successivi al primo, il nome utente può essere richiamato con facilità, dopo aver impostato adeguatamente sul proprio browser le opzioni di completamento automatico. 2. In tempi brevi, il nuovo utente riceve all indirizzo di posta indicato un primo messaggio di conferma dell avvenuta registrazione. Nel caso in cui l fosse stata usata impropriamente da altri, il messaggio avvertirebbe il vero proprietario di quanto avvenuto. 3. La segreteria, dopo averlo riconosciuto verificando la corrispondenza dei dati con quelli in archivio, autentica manualmente il nuovo utente e lo abilita all utilizzo della procedura. Al tempo stesso viene inviata automaticamente al nuovo utente una seconda con l invito ad utilizzare un link per accedere alla pagina in cui impostare la propria password (fig A). 4. In ogni momento il nuovo utente può modificare la propria password (si veda il paragrafo 3.7), ovvero richiederne una nuova (fig. 2 C), dopo aver indicato nella pagina successiva (fig. 3) il proprio Nome utente o, in alternativa, la propria (fig. 3 A) e premuto il bottone Invia una nuova password via (fig. 3 - B). Anche in questo secondo caso, analogamente a quanto indicato al punto 3 precedente, l inviata contiene l invito ad utilizzare un link per accedere alla pagina in cui impostare una nuova password (fig A) A Figura 1 Pagina iniziale Crea nuovo profilo 5/16

6 A C B Figura 2 Profilo utente A B Figura 3 Richiesta di una nuova password 3. Funzioni a disposizione del Ruolo Genitore Una volta autenticato, l utente può accedere alla procedura dalla pagina iniziale premendo il bottone Accedi (fig. 4 - A) dopo aver indicato Nome utente e password nei rispettivi campi. Da tutte le pagine della procedura è possibile inoltre consultare una breve descrizione della procedura stessa ed una sezione di FAQ (Frequently Asked Questions). Premendo il bottone Accedi si viene indirizzati alla pagina del Menu principale (fig. 5). 6/16

7 A Figura 4 Pagina iniziale - Accesso utente Figura 5 Menu principale 7/16

8 3.1 Calendario Si tratta di una funzione che consente di visualizzare i giorni del calendario in diversi formati (annuale, mensile, settimanale, giornaliero, rispettivamente fig. 6, 7, 8, 9). Il formato visualizzato per default è quello mensile, del mese corrente. In ogni giorno in cui sono previsti colloqui compare il nome del docente corrispondente, salvo nel formato annuale, in cui appaiono solo i giorni, evidenziati in rosso e sottolineati, qualora vi fossero previsti colloqui (fig. 6). In tutti i formati, il giorno in cui ci si sta collegando è evidenziato con uno sfondo grigio. Selezionando il giorno si accede alla schermata giornaliera con indicati i diversi docenti e le ore in cui ricevono. È anche disponibile un filtro per selezionare uno specifico docente; dopo averlo attivato, nel calendario saranno indicati solo i colloqui (passati, in corso, futuri) con il docente indicato. In questo caso, è comodo visualizzare il calendario nel formato annuale per avere una rapida visione d insieme di tutti i giorni in cui sono previsti colloqui del docente in questione. In tutti i formati, escluso quello annuale, i colloqui annullati (passati, in corso, futuri) sono evidenziati in rosso. Figura 6 Calendario Formato annuale 8/16

9 Figura 7 Calendario Formato mensile 9/16

10 Figura 8 Calendario Formato settimanale 10/16

11 Figura 9 Calendario Formato giornaliero 3.2 Colloqui in corso Si tratta di una funzione che consente di visualizzare le sessioni di colloqui in corso, cioè prenotabili (fino alle 20 del terzo giorno a disposizione), essendo il giorno in cui si sta operando uno dei tre giorni solari precedenti quelli dei colloqui mostrati. Nell elenco (fig. 10) si trovano indicati per ogni sessione il nome del docente, la data e l ora del colloquio, il numero massimo di prenotazioni ammesse, il numero massimo comprensivo della lista d attesa ( con overbooking ), il numero di prenotazioni effettuate, lo stato (attivo o annullato dal docente) della sessione e due link - Prenota (fig A) e Lista prenotati (fig B) che indirizzano, rispettivamente, alla pagina di prenotazione (descritta nel paragrafo Prenota un colloquio ) e alla lista delle prenotazioni al colloquio risultanti in quel momento. Ogni riga della lista di prenotazione (fig. 11) riporta il numero progressivo (in ordine di prenotazione), il nome dello studente, il nome del genitore che si è prenotato (in chiaro solo se è lo stesso che sta consultando la lista, altrimenti compare xxxxxxx ) e lo Stato prenotazione ( normale vuol significare che si rientra nel numero massimo di colloqui indicato dal docente, overbooking che si è in lista d attesa ). Nell intestazione della lista si trova inoltre indicato lo stato del colloquio (attivo oppure annullato). 11/16

12 A B Figura 10 Colloqui in corso Figura 11 Lista prenotazione 3.3 Colloqui odierni Si tratta di una funzione che consente di visualizzare (una per riga) le sessioni di colloqui del giorno in cui ci si sta collegando, per definizione non prenotabili, essendo il termine per le prenotazioni scaduto alle ore 20 del giorno precedente. 12/16

13 Nell elenco (fig. 12) si trovano indicati per ogni sessione il nome del docente, la data e l ora del colloquio, il numero massimo di prenotazioni ammesse, il numero massimo comprensivo della lista d attesa ( con overbooking ), il numero di prenotazioni effettuate, lo stato (attivo o annullato dal docente) della sessione e un link - Lista genitori prenotati che indirizza alla lista delle prenotazioni (già descritta nella sezione Colloqui in corso ). Figura 12 Colloqui odierni 3.4 Prenota un colloquio Si tratta della funzione che consente di prenotarsi per una qualsiasi delle sessioni disponibili, programmate quindi in uno dei tre giorni solari successivi a quello in cui ci si sta collegando. Alla pagina di prenotazione (fig. 13) si può essere indirizzati anche dalla funzione già descritta nella sezione Colloqui in corso. La prenotazione si effettua selezionando nella lista a tendina il nome del docente che si vuole incontrare (comparendo nella stessa riga, per comodità, la data e l ora del colloquio, il numero massimo di prenotazioni previsto, quello comprensivo di overbooking e il numero di prenotazioni già effettuate). Si richiede inoltre di indicare (obbligatoriamente) il nome dello studente a cui si riferirà il colloquio (fig A) e (facoltativamente) alcune note (fig B) indirizzate al docente per anticipare eventuali argomenti da affrontare. Nome studente e note sono campi a testo libero. Per confermare la prenotazione va premuto il pulsante Salva in fondo alla pagina. 13/16

14 A B Figura 13 Prenota un colloquio 3.5 Prenotazioni in corso È una funzione che consente di visualizzare l elenco di tutte (e solo) le prenotazioni in corso (per colloqui, quindi, previsti in uno dei tre giorni successivi a quello in cui ci si sta collegando) effettuate dal genitore, con indicati il nome dello studente, il nome del docente, la data e l ora del colloquio, le eventuali note in chiaro, lo stato della sessione di cui fa parte il colloquio (attiva o annullata dal docente). Dalla lista è poi possibile annullare uno o più colloqui prenotati da chi sta operando, per mezzo del link Ritira la prenotazione (fig A). Selezionando questo link si viene indirizzati ad una pagina (fig. 15) in cui si chiede di confermare o meno l annullamento del colloquio. A Figura 14 Prenotazioni in corso 14/16

15 Figura 15 Annullamento di una prenotazione 3.6 Archivio prenotazioni Si visualizza (fig. 16) l elenco di tutte (e solo) le prenotazioni effettuate dal genitore collegato, in relazione con sessioni di colloquio sia scadute (cioè svoltesi nei giorni precedenti), sia odierne, con indicati il nome dello studente, il nome del docente, la data e l ora del colloquio, lo stato della sessione (attiva o annullata dal docente) e le eventuali note inserite. Figura 16 Archivio prenotazioni 15/16

16 3.7 Modifica informazioni utente La funzione (fig. 17) può essere attivata da qualsiasi pagina, essendo una delle opzioni del Menu. Serve essenzialmente per cambiare la password (fig A) e/o l (fig B) del genitore collegato. Nel caso si avesse la necessità di modificare la propria , sarebbe opportuno comunicarlo alla segreteria, tramite eventualmente i propri rappresentanti di classe. B A Figura 17 Modifica informazioni utente 16/16

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