Imparare a conoscere Excel 2007: Creare la prima cartella di lavoro

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1 Imparare a conoscere Excel 2007: Creare la prima cartella di lavoro Introduzione alla cartella di lavoro All'apertura del programma nella finestra di Excel sono visualizzate colonne, righe e celle. All'avvio di Excel viene visualizzata una griglia vuota. Lungo la parte superiore della finestra sono visualizzate lettere, lungo il bordo sinistro sono visualizzati numeri, mentre nella parte inferiore sono disponibili schede denominate Foglio1, Foglio2 e così via. Per cominciare a utilizzare Excel, può essere utile familiarizzare con l'ambiente di lavoro. È innanzitutto necessario approfondire alcune nozioni fondamentali relative all'immissione di dati in Excel.

2 Barra multifunzione La barra multifunzione occupa la parte superiore della finestra di Excel. I comandi correlati disponibili sulla barra multifunzione sono organizzati in gruppi. Nella parte superiore della finestra di Excel 2007 è disponibile la barra multifunzione. La barra multifunzione è suddivisa in schede, ognuna delle quali fa riferimento a gruppi di attività specifiche che è possibile eseguire in Excel. Fare clic su una delle schede nella barra multifunzione per visualizzare i comandi in essa disponibili. Nella scheda Home, ovvero la prima scheda a sinistra, sono inclusi i comandi più comunemente utilizzati. I comandi sono organizzati in gruppi correlati. Ad esempio, i comandi che consentono di modificare le celle sono disponibili nel gruppo Modifiche, mentre i comandi che consentono di utilizzare le celle sono disponibili nel gruppo Celle. Nell'esercitazione alla fine della lezione sarà possibile imparare a utilizzare i comandi disponibili nei gruppi Celle e Modifiche. Per lo svolgimento dell'esercitazione è necessario Excel 2007.

3 Cartelle di lavoro e fogli di lavoro Foglio di lavoro vuoto in una nuova cartella di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta è denominata Cartella1. Questo titolo viene visualizzato nella barra del titolo nella parte superiore della finestra finché la cartella di lavoro non verrà salvata utilizzando un titolo personalizzato. Schede nella parte inferiore della finestra della cartella di lavoro. All'avvio di Excel viene aperto un file definito anche cartella di lavoro. Ogni nuova cartella di lavoro include tre fogli di lavoro, che possono essere paragonati alle pagine di un documento. I dati vengono immessi nei fogli di lavoro, a volte definiti anche fogli di calcolo. Il nome di ogni foglio di lavoro, ovvero Foglio1, Foglio2 e Foglio3, è visualizzato nella relativa scheda nella parte inferiore sinistra della finestra della cartella di lavoro. Fare clic su una scheda per visualizzare il foglio di lavoro corrispondente. È consigliabile rinominare le schede in modo da semplificare l'identificazione di ogni foglio. Ad esempio, è possibile specificare Gennaio, Febbraio e Marzo per i fogli di lavoro relativi ai preventivi o alle spese effettuate in tali mesi, oppure Area settentrionale e Area occidentale per i fogli di lavoro relativi alle aree di vendita e così via. È possibile aggiungere il numero di fogli di lavoro desiderato oppure, se è necessario un solo foglio, è possibile eliminare gli altri due, anche se non è obbligatorio. Per spostarsi tra i fogli di lavoro, è possibile utilizzare i tasti di scelta rapida. Nell'esercitazione alla fine della lezione sarà possibile fare alcune prove pratiche. Per creare una nuova cartella di lavoro, è sufficiente fare clic sul pulsante Microsoft Office nell'angolo superiore sinistro, scegliere Nuovo, quindi nella finestra Nuova cartella di lavoro fare clic su Documento vuoto.

4 I fogli di lavoro sono composti da colonne, righe e celle Dopo le prime 26 intestazioni di colonna (A-Z), le successive 26 sono contrassegnate con AA-AZ. Le intestazioni di colonna continuano fino alla colonna XFD, per un totale di colonne. Le intestazioni di colonna sono contrassegnate da lettere. Le intestazioni di riga sono contrassegnate da numeri. I fogli di lavoro sono suddivisi in colonne, righe e celle che formano la griglia visualizzata quando si apre una cartella di lavoro. Le colonne si sviluppano in senso verticale, dall'alto in basso, e le righe in senso orizzontale, da sinistra a destra, del foglio di lavoro. Una cella è costituita dallo spazio definito dall'intersezione di una riga e una colonna. Nella parte superiore di ogni colonna è presente un'intestazione alfabetica. Le prime 26 colonne sono contrassegnate con lettere dalla A alla Z. Ogni foglio di lavoro include complessivamente colonne. Per tale motivo, dopo la prima serie di colonne, per identificare le colonne vengono utilizzate coppie di lettere da AA a AZ. Vedere la figura 2. Dopo la colonna AZ la serie successiva di colonne è contrassegnata con coppie di lettere da BA a BZ e così via, fino all'ultima colonna, che è contrassegnata con XFD. Anche ogni riga è identificata da un'intestazione, ma di tipo numerico, da 1 a Le intestazioni alfabetiche delle colonne e quelle numeriche delle righe indicano la posizione della cella su cui si è fatto clic. La combinazione delle intestazioni forma l'indirizzo di cella, definito anche riferimento di cella. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione successiva.

5 I dati vengono immessi nelle celle Quando si apre una nuova cartella di lavoro, la prima cella corrisponde alla cella attiva ed è delineata da un bordo nero. Nella seconda immagine è selezionata la cella C5 e quindi è la cella attiva. Per tale motivo è delineata da un bordo nero. La colonna C è evidenziata. La riga 5 è evidenziata. La cella C5, ovvero la cella attiva, è visualizzata nella Casella Nome nell'angolo superiore sinistro del foglio di lavoro. Nelle celle di un foglio di lavoro è possibile immettere dati. Quando viene aperta una nuova cartella di lavoro, la prima cella visualizzata nell'angolo superiore sinistro del foglio di lavoro è delineata da un bordo nero per indicare che è possibile immettervi dati. I dati possono essere immessi in qualsiasi punto facendo clic sulla cella desiderata per selezionarla. È tuttavia consigliabile immettere i dati in base a un ordine logico e sequenziale, partendo dalla prima cella. Quando si seleziona una cella, questa diventa la cella attiva ed è pertanto delineata da un bordo nero, mentre le corrispondenti intestazioni di riga e di colonna sono evidenziate. Se, ad esempio, si seleziona una cella nella colonna C e nella riga 5, l'intestazione della colonna C e quella della riga 5 risultano evidenziate e la cella è delineata da un bordo nero. Questa cella corrisponde alla cella C5 che costituisce il riferimento di cella. Il bordo che delinea la cella e le intestazioni di riga e di colonna evidenziate semplificano l'individuazione della cella attiva. Il riferimento di cella relativo alla cella attiva viene inoltre visualizzato nella Casella Nome nell'angolo superiore sinistro del foglio di lavoro. In questa casella è infatti possibile verificare il riferimento di cella della cella attiva.

6 Questi indicatori di posizione risultano particolarmente utili quando è necessario immettere grossi quantitativi di dati, in quanto grazie ai riferimenti di cella è possibile conoscere in qualsiasi momento la posizione della cella attiva all'interno di fogli di lavoro particolarmente complessi. È infatti opportuno ricordare che ogni foglio di lavoro contiene celle, quindi i riferimenti di cella semplificano l'individuazione della posizione all'interno del foglio. Ad esempio, è importante conoscere il riferimento di cella se è necessario comunicare a un collega la posizione esatta di dati specifici oppure la cella di un foglio di lavoro in cui devono essere immessi. Nell'esercitazione verrà utilizzata la Casella Nome per passare direttamente alle celle desiderate all'interno del foglio di lavoro.

7 Immettere i dati È possibile utilizzare Excel per immettere qualsiasi tipo di dati, ad esempio dati professionali o personali. È possibile immettere due tipi di dati principali nelle celle di un foglio di lavoro, ovvero numeri e testo. Excel può infatti essere utilizzato per creare preventivi, registrare le imposte oppure le spese familiari. È inoltre possibile utilizzare Excel per creare elenchi di prodotti in vendita o per registrare le presenze degli studenti a un corso. Excel consente inoltre di tenere traccia della frequenza di corsi in palestra o di registrare i costi di ristrutturazione della casa. L'ambiente di lavoro di Excel è infatti molto versatile. A questo punto si passerà all'esercitazione relativa all'immissione dei dati.

8 Iniziare con i titoli di colonna Foglio di lavoro con titoli di colonna e di riga. I titoli di colonna corrispondono ai mesi dell'anno. I titoli di riga corrispondono ai nomi di società. Quando si immettono dati, è consigliabile iniziare a immettere i titoli nella parte superiore di ogni colonna in modo da semplificare l'identificazione e la comprensione dei dati agli utenti che condividono lo stesso foglio di lavoro. Nella figura i titoli di colonna corrispondono ai mesi dell'anno e vengono visualizzati nella parte superiore del foglio di lavoro. È inoltre possibile immettere i titoli di riga. Nella figura i titoli di riga lungo il lato sinistro corrispondono a nomi di società. In questo foglio di lavoro è registrata la presenza a una colazione di lavoro mensile dei singoli rappresentanti di ogni società.

9 Iniziare a immettere i dati Premere TAB per spostare la selezione di una cella verso destra. Premere INVIO per spostare la selezione di una cella verso il basso. Se, ad esempio, si sta creando un elenco di nomi di venditori, è possibile includere anche le date di vendita e l'importo di ogni vendita. Immettere quindi i titoli di colonna seguenti: Nome, Data e Importo. In questo caso non è necessario specificare i titoli di riga sul lato sinistro del foglio di lavoro. I nomi dei venditori occuperanno infatti la prima colonna a sinistra. Digitare "Data" nella cella B1, premere TAB, quindi digitare "Importo" nella cella C1. Dopo aver immesso i titoli di colonna, fare clic nella cella A2 e iniziare a immettere i nomi dei venditori. Digitare il nome, premere INVIO per spostare la selezione in basso di una cella lungo la colonna, ovvero nella cella A3, quindi digitare il nome successivo e così via.

10 Immettere date e ore In Excel il testo viene allineato al lato sinistro delle celle, mentre le date vengono allineate a destra. Per immettere una data nella colonna B, ovvero nella colonna Data, è necessario utilizzare una barra o un trattino per separarne le parti. Specificare 16/07/2009 oppure 16-luglio-2009 affinché in Excel i valori immessi vengano riconosciuti come date. Se è necessario immettere un'ora, digitare i numeri desiderati, uno spazio ed eventualmente "a" o "p", ad esempio 9.00 p. Se si specifica solo il numero, il valore immesso verrà automaticamente interpretato come ora antimeridiana. Suggerimento Per immettere la data odierna, premere CTRL+MAIUSC e contemporaneamente digitare un punto e virgola (;). Per immettere l'ora corrente, premere CTRL+MAIUSC e contemporaneamente digitare due punti (:).

11 Immettere numeri In Excel i numeri vengono allineati al lato destro delle celle Per immettere gli importi delle vendite nella colonna C, ovvero nella colonna Importo, digitare il simbolo di euro ( ), seguito dall'importo desiderato. Altri numeri e modalità di immissione Per immettere frazioni, lasciare uno spazio tra la parte intera e la parte frazionaria del numero, ad esempio 1 1/8. Per immettere solo una frazione, immettere uno zero prima della frazione vera e propria, ad esempio 0 1/4. Se si immette 1/4 senza specificare lo zero, il numero immesso verrà interpretato come data, ovvero 1 aprile. Se si immette (100) per indicare un numero negativo tra parentesi, il numero verrà visualizzato come Se si desidera eseguire operazioni di addizione, divisione, moltiplicazione e sottrazione in Excel tramite l'utilizzo di formule, vedere l'esercitazione Imparare a conoscere Excel 2007: Immettere formule.

12 Immissione rapida di dati Di seguito sono descritti due metodi rapidi per l'immissione di dati in Excel: Riempimento automatico Consente di immettere i mesi dell'anno, i giorni della settimana, multipli di 2 o 3 oppure altre serie di dati. Immettere una o più voci, quindi estendere la serie. Fare clic su Riproduci per visualizzare la procedura. Completamento automatico Se le prime lettere digitate in una cella corrispondono a una voce precedentemente immessa nella stessa colonna, i caratteri rimanenti verranno inseriti automaticamente. Per confermare la voce suggerita, è sufficiente premere INVIO. Questa funzionalità è applicabile per il testo e per il testo contenente numeri, ma non per numeri, date o ore.

13 Introduzione a Excel 2007: immettere le formule Guida introduttiva Per un budget in un foglio di lavoro è necessario immettere un importo nella cella C6. Si supponga che Excel sia aperto e che si stia esaminando la sezione "Tempo libero" di un budget relativo alle spese domestiche. La cella C6 del foglio di lavoro è vuota, perché l'importo speso per i CD a febbraio non è ancora stato immesso. In questa lezione verrà illustrato come utilizzare Excel per eseguire le operazioni matematiche di base digitando semplici formule nelle celle. Verrà anche spiegato come calcolare il totale di tutti i valori in una colonna mediante una formula che aggiorna il risultato in caso di variazione dei valori. Nell'esercitazione alla fine della lezione sarà possibile utilizzare le formule illustrate. Per eseguire l'esercitazione, sarà necessario Excel 2007.

14 Iniziare con un segno di uguale Digitare la formula nella cella C6. Premere INVIO per visualizzare il risultato della formula. Ogni volta che si fa clic sulla cella C6, la formula verrà visualizzata nella barra della formula. I due CD acquistati a febbraio costano 12,99 ed 16,99. La somma di questi due valori corrisponde alla spesa mensile per i CD. È possibile sommare questi valori in Excel digitando una semplice formula nella cella C6. Le formule di Excel iniziano sempre con un segno di uguale (=). Di seguito è riportata la formula digitata nella cella C6 per sommare 12,99 e 16,99: =12,99+16,99 Il segno più (+) è un operatore matematico che indica a Excel di sommare i valori. Per sapere come si è arrivati a questo risultato, è possibile visualizzare la formula nella barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro facendo nuovamente clic sulla cella C6.

15 Utilizzare altri operatori matematici Operatori matematici Addizione (+) =10+5 Sottrazione (-) =10-5 Moltiplicazione (*) =10*5 Divisione (/) =10/5 In Excel vengono utilizzati segni comuni per la creazione di formule. Per eseguire operazioni diverse dall'addizione, utilizzare altri operatori matematici mentre si digitano le formule nelle celle del foglio di lavoro. Utilizzare il segno meno (-) per la sottrazione, l'asterisco (*) per la moltiplicazione e la barra (/) per la divisione. Ricordare di inserire sempre un segno di uguale all'inizio di ogni formula. Nota È possibile utilizzare più operatori matematici in una sola formula. Sebbene in questo corso vengano illustrate unicamente le formule con un solo operatore, è necessario sapere che, se è presente più di un operatore, le formule non verranno calcolate da sinistra a destra. Nella Scheda di riferimento rapido alla fine di questo corso sono disponibili le regole di precedenza degli operatori e due formule di esempio.

16 Sommare tutti i valori di una colonna Per ottenere il totale di gennaio, fare clic sulla cella B7, quindi: Nella scheda Home fare clic sul pulsante Somma nel gruppo Modifica. Una cornice colorata circonda le celle nella formula visualizzata nella cella B7. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella B7. Fare clic sulla cella B7 per visualizzare la formula sulla barra della formula. Per calcolare il totale delle spese di gennaio, non è necessario digitare nuovamente tutti i valori. È invece possibile utilizzare una formula predefinita, detta funzione. È possibile ottenere il totale di gennaio nella cella B7 facendo clic su Somma nel gruppo Modifica della scheda Home. In questo modo viene immessa la funzione SOMMA, che consente di sommare tutti i valori compresi in un intervallo di celle. Per risparmiare tempo, utilizzare questa funzione quando è necessario sommare un certo numero di valori, in modo da non dover digitare la formula. Premendo INVIO, per visualizzare 95,94, ovvero il risultato della funzione SOMMA, nella cella B7. La formula =SOMMA(B3:B6) viene visualizzata nella barra della formula ogniqualvolta si fa clic sulla cella B7. B3:B6 sono le informazioni, dette argomento, che indicano alla funzione SOMMA quali valori sommare. Utilizzando un riferimento di cella (B3:B6) anziché i relativi valori, i risultati verranno automaticamente aggiornati in Excel in caso di modifica successiva dei valori. I due punti (:) in B3:B6 indicano un intervallo di celle nella colonna B e nelle righe da 3 a 6. Le parentesi sono necessarie per separare l'argomento dalla funzione. Suggerimento Il pulsante Somma è disponibile anche nella scheda Formule. È possibile utilizzare le formule indipendentemente dalla scheda attualmente attiva. È possibile passare alla scheda Formule per utilizzare formule più complesse, illustrate in altri corsi di formazione.

17 Copiare una formula invece di crearne una nuova Trascinare la crocetta nera dalla cella contenente la formula alla cella in cui la formula verrà copiata, quindi rilasciare il quadratino di riempimento. Viene visualizzato il pulsante Opzioni riempimento automatico, ma non è necessaria alcuna azione. Talvolta è più facile copiare le formule che crearne di nuove. In questo esempio, verrà illustrato come copiare la formula utilizzata per ottenere il totale di gennaio e come utilizzarla per sommare le spese di febbraio. Selezionare innanzitutto la cella B7, che contiene la formula relativa a gennaio. Posizionare quindi il puntatore del mouse sull'angolo in basso a destra della cella finché non viene visualizzata la crocetta nera (+). Trascinare quindi il quadratino di riempimento sulla cella C7. Quando il quadratino di riempimento viene rilasciato, nella cella C7 verrà visualizzato il totale relativo a febbraio, pari a 126,93. La formula =SOMMA(C3:C6) è visibile sulla barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro quando si fa clic sulla cella C7. Una volta copiata la formula, viene visualizzato il pulsante Opzioni riempimento automatico che mette a disposizione alcune opzioni di formattazione. In questo caso non è necessario utilizzare le opzioni disponibili in questo pulsante. Il pulsante scompare quando si effettua l'immissione successiva in una cella qualsiasi. Nota È possibile trascinare il quadratino di riempimento per copiare le formule solo in celle adiacenti, in orizzontale o in verticale.

18 Utilizzare i riferimenti di cella Riferimenti di cella Riferimento ai valori in A10 cella nella colonna A alla riga 10 A10;A20 cella A10 e cella A20 A10:A20 nella colonna A, intervallo di celle che va dalla riga 10 alla 20 B15:E15 nella riga 15, intervallo di celle che va dalla colonna B alla E A10:E20 intervallo di celle che va dalla colonna A alla E e dalla riga 10 alla 20 I riferimenti di cella possono indicare celle o intervalli di celle specifici in colonne e righe. I riferimenti di cella identificano singole celle in un foglio di lavoro e indicano a Excel dove cercare i valori da utilizzare in una formula. In Excel viene utilizzato uno stile di riferimento denominato A1, che fa riferimento a colonne con lettere e a righe con numeri. Le lettere e i numeri sono detti intestazioni di colonna e di riga. Nella tabella è indicato come fare riferimento alle celle utilizzando la lettera della colonna seguita dal numero della riga. In questa lezione verrà illustrato perché in Excel è possibile aggiornare automaticamente i risultati delle formule che utilizzano riferimenti di cella e come funzionano i riferimenti di cella quando si copiano le formule. Nell'esercitazione alla fine della lezione, si avrà modo di mettere in pratica quanto appreso. Per scoprire cosa accade se il valore in una cella cambia dopo avere calcolato un totale, fare clic su Successiva.

19 Aggiornare i risultati della formula In Excel è possibile aggiornare automaticamente i totali in modo da includere i valori modificati. Si supponga che il valore 11,97 nella cella C4 relativo al videonoleggio nel mese di febbraio sia risultato non corretto. Non è stato infatti conteggiato un noleggio da 3,99. Per aggiungere 3,99 a 11,97, è necessario fare clic sulla cella C4, digitare questa formula nella cella, quindi premere INVIO: =11,97+3,99 Come mostra la figura, quando il valore nella cella C4 cambia, in Excel il totale di febbraio nella cella C7 viene automaticamente aggiornato da 126,93 a 130,92. Questa operazione può essere eseguita perché la formula originale =SOMMA(C3:C6) nella cella C7 contiene i riferimenti di cella. Se fossero stati immessi 11,97 e altri valori specifici in una formula nella cella C7, non sarebbe stato possibile aggiornare il totale in Excel. Sarebbe stato necessario, infatti, modificare 11,97 in 15,96 non solo nella cella C4, ma anche nella formula nella cella C7. Nota È possibile aggiornare una formula in una cella selezionata digitando il valore o nella cella o nella barra della formula.

20 Altri modi per immettere riferimenti di cella Nella cella C9 digitare il segno di uguale seguito da SOMMA, quindi immettere una parentesi aperta. Fare clic sulla cella C4, quindi digitare il punto e virgola nella cella C9. Fare clic sulla cella C6, quindi digitare una parentesi chiusa nella cella C9. Premere INVIO per visualizzare il risultato della formula. È possibile digitare i riferimenti di cella direttamente nelle celle o immettere i riferimenti di cella facendo clic sulle celle, per evitare errori di digitazione. Nella prima lezione è stato illustrato come utilizzare la funzione SOMMA per sommare tutti i valori di una colonna. È inoltre possibile utilizzare la funzione SOMMA per sommare solo alcuni valori di una colonna, selezionando i riferimenti di cella da includere. Si supponga di voler conoscere il costo combinato per i videonoleggi e i CD nel mese di febbraio. Poiché non è necessario memorizzare il totale, è possibile immettere la formula in una cella vuota ed eliminarla in seguito. Nell'esempio viene utilizzata la cella C9. Nell'esempio viene illustrato come immettere la formula. È possibile fare clic sulle celle che si desidera includere nella formula anziché digitare i riferimenti di cella. La cella selezionata viene circondata da una cornice colorata che viene rimossa quando si preme INVIO per visualizzare il risultato pari a 45,94. La formula =SOMMA(C4;C6) verrà visualizzata sulla barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro ogni volta che viene selezionata la cella C9. Gli argomenti C4 e C6 indicano alla funzione SOMMA i valori con cui eseguire il calcolo. Le parentesi sono necessarie per separare gli argomenti dalla funzione. Il punto e virgola, anch'esso necessario, separa gli argomenti.

21 Tipi di riferimento I riferimenti relativi cambiano quando vengono copiati. I riferimenti assoluti non subiscono modifiche quando vengono copiati. Dopo avere appreso ulteriori informazioni sull'utilizzo dei riferimenti di cella, si parlerà dei diversi tipi di riferimenti: Relativo In una formula ogni riferimento di cella relativo cambia automaticamente quando la formula viene copiata lungo una colonna o da una riga all'altra. Per questo motivo nella prima lezione è stato possibile copiare la formula di gennaio per calcolare le spese di febbraio. Come mostra l'esempio qui illustrato, quando la formula =C4*$D$9 viene copiata da una riga all'altra, i riferimenti di cella relativi passano da C4 a C5 a C6. Assoluto Un riferimento di cella assoluto è fisso. I riferimenti assoluti non cambiano se si copia una formula da una cella a un'altra. Nei riferimenti assoluti sono presenti i simboli di dollaro ($), come in $D$9. Come illustrato nella figura, quando la formula =C4*$D$9 viene copiata da una riga all'altra, il riferimento di cella assoluto rimane $D$9. Misto Un riferimento di cella misto presenta una colonna assoluta e una riga relativa oppure una riga assoluta e una colonna relativa. $A1, ad esempio, è un riferimento assoluto alla colonna A e un riferimento relativo alla riga 1. Quando un riferimento misto viene copiato da una cella a un'altra, il riferimento assoluto non subisce modifiche, mentre il riferimento relativo cambia. In seguito verrà spiegato perché è necessario utilizzare un riferimento assoluto.

22 Utilizzo di un riferimento di cella assoluto I riferimenti di cella relativi cambiano da una riga all'altra. Il riferimento di cella assoluto fa sempre riferimento alla cella D9. La cella D9 contiene il valore relativo allo sconto del 7%. Utilizzare i riferimenti assoluti per fare riferimento alle celle che non si desidera modificare quando la formula viene copiata. Poiché i riferimenti sono relativi per impostazione predefinita, sarà necessario digitare i segni di dollaro, come mostrato nell'esempio al numero 2, per cambiare il tipo di riferimento in assoluto. Si supponga di ricevere un blocchetto di buoni sconto che offrono uno sconto del 7% su videonoleggi, film e CD. Si desidera conoscere quanto si risparmierebbe in un mese utilizzando gli sconti. È possibile utilizzare una formula per moltiplicare le spese di febbraio per il 7%. È possibile digitare il tasso di sconto 0,07 nella cella vuota D9, quindi digitare una formula nella cella D4, che inizi con =C4*. È quindi necessario immettere un segno di dollaro ($) e D per creare un riferimento assoluto alla colonna D e $9 per creare un riferimento assoluto alla riga 9. La formula moltiplicherà il valore nella cella C4 per il valore nella cella D9. È quindi necessario copiare la formula dalla cella D4 a D5 utilizzando il quadratino di riempimento. Quando la formula viene copiata, il riferimento di cella relativo passa da C4 a C5, sebbene il riferimento assoluto alla sconto in D9 non cambi, ma rimanga $D$9 in ogni riga in cui viene copiato. A questo punto è possibile esercitarsi su quanto appreso in questa lezione.

23 Semplificare le formule utilizzando le funzioni Nome funzione Elemento calcolato MEDIA una media MAX il numero più elevato MIN il numero più basso I nomi delle funzioni riassumono rapidamente lunghe formule. La SOMMA è solo una delle numerose funzioni disponibili in Excel. Le formule predefinite semplificano il processo di immissione dei calcoli. Le funzioni consentono di creare facilmente e rapidamente formule che altrimenti sarebbe difficile creare autonomamente. In questa lezione verrà spiegato come accelerare le attività utilizzando altre funzioni semplici mentre nell'esercitazione alla fine della lezione sarà possibile provare a utilizzare le funzioni.

24 Trovare una media Per trovare la media di un intervallo, fare clic sulla cella D7, ed eseguire le seguenti operazioni: Nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic sulla freccia del pulsante Somma, quindi fare clic su Media nell'elenco. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella D7. È possibile utilizzare la funzione MEDIA per trovare il costo medio di tutte le attività di svago per gennaio e febbraio. La formula verrà automaticamente immessa in Excel. Fare clic sulla cella D7. Nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic sulla freccia del pulsante Somma e fare clic su Media nell'elenco. La formula =MEDIA(B7:C7) viene visualizzata sulla barra della formula superiore del foglio di lavoro. È inoltre possibile digitare la formula direttamente nella cella. Nota Il pulsante Somma è disponibile anche nel gruppo Libreria di funzioni della scheda Formule. nella parte

25 Trovare il valore più elevato o più basso Per trovare il valore più elevato di un intervallo, fare clic sulla cella F7 ed eseguire le seguenti operazioni: Nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic sulla freccia del pulsante Somma, quindi fare clic su Max nell'elenco. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella F7. La funzione MAX consente di trovare il numero più elevato in un intervallo di numeri, mentre la funzione MIN consente di trovare il numero più basso in un intervallo. Nell'esempio viene utilizzato un insieme di nuovi valori. Nella figura è illustrato come trovare il valore più elevato dell'insieme. È necessario fare clic sulla cella F7, quindi sulla freccia del pulsante Somma nel gruppo Modifica della scheda Home, scegliere Max nell'elenco, quindi premere INVIO. La formula =MAX(F3:F6) verrà visualizzata sulla barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro. Il valore più elevato è 131,95. Per trovare il valore più basso dell'intervallo, è necessario fare clic su Min nell'elenco e premere INVIO. La formula =MIN(F3:F6) verrà visualizzata sulla barra della formula. Il valore più basso della serie è 131,75. È inoltre possibile digitare ogni formula direttamente in una cella.

26 Stampare formule Formule visualizzate nel foglio di lavoro. È possibile stampare le formule e appenderle nella bacheca per ricordare la procedura adottata per crearle. Per stampare le formule, è necessario visualizzarle nel foglio di lavoro. A questo scopo, fare clic sulla scheda Formule e su Mostra formule nel gruppo Verifica formule. Nell'esercitazione alla fine della lezione verrà illustrato come effettuare questa operazione. Per eseguire la procedura dell'esercitazione, sarà necessario Excel Fare quindi clic sul pulsante Microsoft Office in alto a sinistra e fare clic su Stampa. Suggerimenti Nascondere le formule nel foglio di lavoro ripetendo la procedura illustrata per visualizzarle. È inoltre possibile premere CTRL+( per visualizzare e nascondere le formule. Se si visualizzano le formule è inoltre possibile individuare eventuali errori.

27 Visualizzazione di elementi insoliti nel foglio di lavoro Il valore di errore ##### indica che la colonna è troppo stretta per visualizzare il contenuto di questa cella. Talvolta in Excel non è possibile ottenere il risultato di una formula perché la formula contiene un errore. In tal caso, verrà visualizzato un valore di errore anziché un risultato in una cella. Di seguito sono elencati i tre lavori di errore comuni: ##### La colonna non è abbastanza larga da visualizzare il contenuto di questa cella. Aumentare la larghezza della colonna, ridurre e adattare il contenuto alla colonna o applicare un formato di numero diverso. #RIF! Un riferimento di cella non è valido. È possibile che le celle siano state eliminate o che vi sia stato incollato altro contenuto. #NOME? È possibile che un nome di funzione contenga errori ortografici o che sia stato utilizzato un nome non riconosciuto da Excel. È importante sapere che nelle celle con valori di errore come #NOME? è possibile che venga visualizzato un triangolo colorato. Se si fa clic sulla cella, verrà visualizzato un pulsante di errore con alcune opzioni per la correzione dell'errore. L'utilizzo di questo pulsante esula da questo corso.

28 Trovare altre funzioni Fare clic sul pulsante Somma nel gruppo Modifica della scheda Home, quindi fare clic su Altre funzioni per aprire la finestra di dialogo Inserisci funzione. In Excel sono disponibili molte altre utili funzioni, ad esempio le funzioni per data e ora e le funzioni utilizzabili per modificare il testo. Per visualizzare tutte le altre funzioni, fare clic sulla freccia del pulsante Somma nel gruppo Modifica della scheda Home, quindi fare clic su Altre funzioni nell'elenco. Nella successiva finestra di dialogo Inserisci funzione, è possibile cercare una funzione. Questa finestra di dialogo costituisce un ulteriore metodo per immettere formule in Excel. È anche possibile visualizzare altre funzioni facendo clic sulla scheda Formule. Con la finestra di dialogo aperta, è possibile selezionare una categoria, quindi scorrere l'elenco di funzioni nella categoria selezionata. Fare clic su Guida relativa a questa funzione nella parte inferiore della finestra di dialogo per ulteriori informazioni sulle funzioni.