SST & PARTNERS srl LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 Premessa LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Dal 1 gennaio 2019 tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi, effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche. L obbligo(introdotto dalla Legge di Bilancio 2018) vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio venga effettuata tra due operatori Iva (B2B - Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione venga effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (B2C - Business to Consumer). Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite nel provvedimento n del 30 aprile 2018 dell Agenzia delle Entrate. Per quanto riguarda le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole riportate nel D.M. n. 55/2013 e nel sito Sono esclusi dal predetto obbligo esclusivamente i soggetti rientranti nel c.d. regime di vantaggio (soggetti che intraprendono l esercizio di nuove iniziative produttive) e quelli che applicano il regime forfettario di cui alla L. n. 190/2014 (soggetti che esercitano attività con ricavi inferiori ad un determinato limite e con una organizzazione d impresa o professionale minima). Il processo di emissione Con Fatturazione elettronica si identifica il processo digitale che genera e gestisce le Fatture nel corso dell intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni. Non sono semplici file allegati a una ma si tratta di Fatture in formato elettronico, strutturate secondo un linguaggio standard (XML) firmate digitalmente da chi le ha fatte e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale. L introduzione dell obbligo della fatturazione elettronica non cambierà le regole giuridiche (articoli 21 e 21-bis del DPR 633/72) sulle fatture. La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea principalmente per due aspetti: - va redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone - deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema diinterscambio (SdI). I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. Il SdI è una sorta di postino che ha le seguenti funzioni: - verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l indirizzo telematico (c.d. codice destinatario ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura; - controlla che la partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti;

2 In caso di esito positivo dei controlli, il Sistema di Interscambio consegna la fattura al destinatario comunicando, con una ricevuta di recapito, a chi ha trasmesso la fattura la data e l ora di consegna del documento. Restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. fattura (elettronica)differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell operazione,nel rispetto delle disposizioni previste dall articolo 21, comma 4 lett. a), del Dpr n. 633/72. Autenticità dell originale Integrità del contenuto Leggibilità della fattura REQUISITI DELLA FATTURA ELETTRONICA Deve essere garantita l'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della fattura tramite: emissione con firma elettronica avanzata, trasmissione EDI (non necessariamente firmata ma in formato strutturato e conservate a norma) o controlli di gestione idonei. Il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall articolo 21 del DPR n. 633 del 1972, non possano essere alterati dal momento dell'emissione a quello di conservazione. (Garantita con la firma digitale) A distanza di tempo deve essere sempre possibile leggere il documento fattura e ciò a prescindere dal formato originale con cui è stata emessa e conservata. A tal fine, i requisiti da soddisfare sono due: il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa; è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Modalità di predisposizione ed invio telematico Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di: - un PC o un tablet o uno smartphone - un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML (si ricorda che le fatture elettroniche altro non sono che file xml con particolari specifiche tecniche). Oltre ad utilizzare i software in commercio, i contribuenti potranno fruire di alcuni servizi messi a disposizione, gratuitamente, dall Agenzia delle entrate. Tutti i suddetti servizi saranno accessibili utilizzando il sistema SPID, le credenziali Fisconline/Entratel, la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), mentre per accedere all applicazione occorrerà essere abilitati a Fisconline/Entratel. Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di interscambio altrimenti sono considerate non emesse. Per trasmettere il file XML ci sono diverse modalità:

3 - servizio online sul portale Fatture e Corrispettivi che consente di caricare il file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC; - procedura web o l Applicazione FATTURAe messi a disposizione gratuitamente dall Agenzia delle Entrate; - PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato sdi01@pec.fatturapa.it ; - canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI. La creazione di un canale telematico dovrà essere effettuata solo se un azienda intende creare un canale dedicato e sempre attivo tra i suoi server e il Sistema di Interscambio. Questa procedura è rivolta agli operatori con un particolare grado di informatizzazione, e che devono trasmettere un numero rilevante di fatture elettroniche. Per attivare questo canale telematico, occorre stipulare un accordo di servizio con il SdI attraverso l invio di una richiesta di accreditamento. L operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure può farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche. Per inviare una fattura elettronica è indispensabile che al suo interno sia riportato l indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore. Tale indirizzo potrà solo essere: - un indirizzo PEC comunicato dal cliente - un codice alfanumerico di 7 cifre comunicato dal cliente. Per rendere più sicuro questo delicato passaggio, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono: - registrare preventivamente presso il SdI l indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture - generare e portare con sé un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, i dati anagrafici e l indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI. Generando il QRCode, si avrà a disposizione, di fatto, una sorta di biglietto da visita che potrà essere portato con sé o sullo smartphone sotto forma di immagine oppure su carta (generabile anche dal cassetto fiscale). Grazie al codice QR, il fornitore, al momento della predisposizione della fattura, potrà acquisire in automatico i dati del cliente in modo veloce e senza il rischio di commettere errori. Le tipologie di utenti titolati ad accedere al servizio di "Generazione del QR Code di partita iva" sono o l utente, che consulta la propria posizione; o l utente delegato. Qualora al momento del recapito della fattura la casella PEC o il canale telematico FTP o Web Service, non fossero attivi (ad esempio se la casella PEC è piena o il server del canale telematico è momentaneamente spento), il sistema SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna all interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente. In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente.

4 Importante è che il fornitore (cedente/prestatore) avvisi il cliente, ad esempio tramite , telefono etc., che la fattura elettronica è a sua disposizione nell area riservata. Inoltre, un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di consultazione Fatture e Corrispettivi. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura. Una volta che il file è stato trasmesso al SdI, quest ultimo esegue alcuni controlli: - verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (estremi identificativi fornitore e cliente, numero e data fattura, descrizione della natura, della quantità e della qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l imponibile e l aliquota IVA con l importo) - verifica che la partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano presenti in Anagrafe Tributaria - verifica che sia inserito in fattura l indirizzo telematico dove recapitare il file (compilazione campo «Codice Destinatario») - verifica che ci sia coerenza tra i valori dell imponibile, dell aliquota e dell Iva Se i controlli vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi Codice Destinatario e PEC Destinatario tale campo va sempre valorizzato da colui che predispone la fattura elettronica) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all interno della quale sono indicate la data e l ora esatta in cui è avvenuta la consegna. Nella ricevuta, inoltre, è riportato un numero che identifica univocamente il file della fattura e un ulteriore codice che consente di garantire l integrità del file stesso. Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI scarta la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. Se la fattura elettronica è stata scartata dal SdI occorrerà correggere l errore che ha prodotto lo scarto e inviarla nuovamente corretta. Nella circolare n.13/e/2018 l Agenzia delle Entrate indica, come prima soluzione preferibile, quella di procedere, entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, ad un nuovo invio della fattura recante medesimo numero e data del file scartato ; questa modalità non subirà alcun blocco legato alla duplicazione della fattura già inviata in quanto scartata e quindi non emessa. Nell impossibilità di procedere all invio di una fattura con medesimo numero e data del file, l Agenzia delle Entrate concede due alternative per regolarizzare lo scarto: - emissione di un documento con nuovo numero e data per il quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata dal Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto l operazione documentata. Tale fattura deve seguire la consequenzialità della numerazione e della data delle altre fatture emesse nel tempo trascorso dal primo invio al Sdi; - emissione di un nuovo documento, ma con una specifica numerazione che, nel rispetto della progressività faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo.

5 Per il soggetto che emette la fattura, ogni volta che il SdI invia una ricevuta di consegna o una ricevuta di impossibilità di consegna, la fattura si considera emessa e la data di esigibilità coincide con la data riportata nella fattura (al contrario, una ricevuta di scarto determina che la fattura non è mai stata emessa e occorre correggere l errore in essa contenuto e ritrasmetterla al SdI). Per il cliente che riceve la fattura, ogni qual volta il SdI consegna la fattura, la stessa si considera ricevuta e la data a partire dalla quale può essere detratta l Iva coincide con quella della consegna del documento; nel caso in cui la fattura superasse i controlli ma il SdI non riuscisse a consegnarla per problemi del canale telematico a cui tenta di recapitarla, la data dalla quale può essere detratta l Iva coincide con quella di presa visione (da parte del cliente) della fattura nell area riservata. La fattura elettronica andrebbe emessa entro le ore 24 del giorno della cessione. Sul punto, tuttavia, va accolto con favore il chiarimento fornito dall Agenzia delle Entrate nella Circolare 13/E/2018 che, in considerazione dei tempi tecnici di elaborazione e trasmissione e il necessario adeguamento tecnologico richiesto, ha chiarito che non verranno applicate sanzioni qualora il file della fattura sia trasmesso al Sistema di Interscambio con un minimo ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell imposta. Modalità di Conservazione delle Fatture Elettroniche Ai sensi dell art. 39 del DPR n. 633/1972) sia chi emette, sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. L Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema diinterscambio. La conservazione dei documenti informatici non è automatica, ma richiede la preventiva adesione al servizio da parte dell operatore o di un suo intermediario (stessa adesione servizio Sdi). Come già disposto per l emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, anche l utilizzo del servizio di conservazione può essere gestito avvalendosi di un soggetto intermediario (il soggetto in questione deve essere appositamente delegato). Secondo l Agenzia delle Entrate (circolare 2 luglio 2018 n.13/e) le fatture transitate tramite il Sdi, possono essere opportunamente conservate in formati diversi dall XML (es. PDF, JPG o TXT), purché vengano rispettate le regole previste dall articolo 23-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. Codice dell amministrazione digitale o CAD ), che garantiscono l'immodificabilità, l'integrità, l'autenticità e la leggibilità del file per cui viene conferita la medesima efficacia probatoria dell originale da cui è tratto. Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet.

6 LO STUDIO SI STA ORGANIZZANDO TRAMITE LA CASA SOFTWARE CHE GESTISCE I NOSTRI PROGRAMMI CONTABILI E FISCALI ATTRAVERSO L ISTITUZIONE DI UN PORTALE CHE PROVVEDE SIA ALL EMISSIONE CHE ALLA SPEDIZIONE AI CLIENTI ED ALL AGENZIA DELLE ENTRATE DELLA FATTURA ELETTRONICA. NON APPENA SAREMO IN POSSESSO DI TUTTI I DETTAGLI DEL CASO VI SARA DATA TEMPESTIVA COMUNICAZIONE CON APPOSITA CIRCOLARE DOVE VERRANNO ILLUSTRATE LE MODALITA OPERATIVE ED I RELATIVI COSTI. Roma, 12 ottobre 2018 Studio Seminara