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1 Miglioramento sistema telefonico Sede Centrale e rete VoIP Responsabili del Progetto: Cons. d Amb. Luigi Ferrari Cons. Leg. Luigi Scotto Referente per successivi contatti con l Amministrazione: Ing. Enrico Introini

2 Descrizione sintetica del progetto. Il piano di miglioramento ha potenziato la funzionalità del servizio centralino/posti operatore in modo da metterlo in grado di fronteggiare anche gravi emergenze (es. calamità naturali, episodi di terrorismo ecc.): per la centrale telefonica sono stati migliorati gli standard di sicurezza e antincendio ed ottimizzato la gestione dei flussi telefonici con le Sedi romane satelliti del Ministero Affari Esteri; per la telefonia VoIP si è esteso il servizio ad innumerevoli Ambasciate e Consolati all estero allo scopo di conseguire un ulteriore contenimento delle spese telefoniche internazionali.

3 Settori interessati Il progetto ha migliorato: La funzionalità della centrale telefonica e la relativa gestione operata dal personale tecnico che vi lavora. Il flusso telefonico e l integrazione telefonica delle quattro sedi romane del Ministero Affari Esteri. L attività giornaliera del centralino telefonico del MAE e la gestione degli chiamate da parte degli operatori. I sistemi telefonici e le comunicazioni delle Ambasciate e dei Consolati coinvolti nel programma VoIP.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. La centrale telefonica pur essendo rispondente alle norme di settore necessitava di una ristrutturazione dei locali e di un aggiornamento dei sistemi telefonici in modo da allinearsi alle ultime innovazioni del mercato e poter offrire un ambiente di lavoro sicuro e funzionale. Il centralino telefonico era ancora dotato di console di lavoro analogiche e non era adeguatamente protetto dai black-out energetici. Le Sedi estere integrate nella rete VoIP all inizio del progetto erano 30.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto I locali della centrale telefonica sono stati completamente ristrutturati e dotati di un nuovo sistema antincendio e anti-intrusione, la collocazione delle apparecchiature è stata rivista in un ottica più funzionale ed è stato reso più accogliente il locale destinato al riposo del personale della centrale. Gli apparati della centrale telefonica sono stati aggiornati e sostituiti con sistemi di nuova concezione. Il flusso telefonico delle sedi romane satellite è stato convogliato verso la Sede centrale utilizzando nuovi apparati che utilizzano la tecnologia IP trunking". Le console degli operatori del centralino sono state sostituite con nuove console software integrate nei PC. Le postazioni di lavoro sono state protette dai black-out con l installazione di opportuni apparati UPS. Le centrali telefoniche delle Sedi estere destinate ad entrare nella rete VoIP sono state progressivamente rese compatibili con tale tecnologia, portando ad un aumento delle Sedi estere dotate di telefonia VoIP fino al numero attuale di 73 sedi.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio E migliorata la gestione delle attività e la sicurezza degli operatori della centrale telefonica; L aggiornamento software ed hardware della centrale telefonica ha permesso di offrire alle utenze telefoniche del MAE nuovi servizi di telefonia evoluta. L attività giornaliera degli operatori del centralino telefonico è risultata più semplice e affidabile, potendo contare su console informatiche di ultima generazione. La gestione delle telefonate ha risentito positivamente dei miglioramenti e i tempi di risposta medi delle chiamate si sono ulteriormente accorciati.

7 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio - 2 L integrazione tecnologica del flusso telefonico delle quattro Sedi romane del Ministero Affari Esteri ha permesso di convogliare il traffico tra le Sedi in modalità IP Trunking migliorando la qualità audio delle chiamate e permettendo un risparmio sui costi di interconnessione. Il passaggio della rete VoIP da 30 Sedi a 73 Sedi ha permesso un grande aumento del traffico telefonico tra Sedi appartenenti alla rete, instaurando così meccanismi di risparmio sempre crescenti. L introduzione di nuove modalità di accesso alla rete VoIP compatibili con la connettività satellitare ha permesso anche ad Ambasciate dislocate in Paesi critici dal punto di vista tecnologico o politico (Africa, Medio Oriente) di accedere a tale programma. In questo modo è stata migliorata la comunicazione e la raggiungibilità telefonica di tali Sedi, affrancandosi dagli inaffidabili sistemi telefonici locali.

8 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Coabitazione delle attività di miglioramento infrastrutturale con la normale operatività delle strutture coinvolte. Gestione delle tempistiche contrattuali di acquisto e fornitura di materiali o servizi. Formazione e supporto del personale tecnico nei primi tempi di utilizzo dei nuovi sistemi. Configurazione e gestione degli aspetti tecnici per le Sedi in aree con notevoli problematiche tecnologiche.

9 Modalità di coinvolgimento del personale Il personale è stato coinvolto sia nella fase iniziale per l individuazione dei problemi sia nella fase di progettazione tecnica per la scelta e la condivisione delle architetture da adottare e dei prodotti da aggiornare. Durante lo svolgimento del piano di miglioramento si è coinvolto il personale per un introduzione graduale delle innovazioni e una parallela formazione che ha permesso di conoscere gradatamente le novità introdotte. Dopo la realizzazione del progetto si sono raccolte le opinioni finali su quanto effettivamente realizzato e i suggerimenti su come poter migliorare ulteriormente.

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