Linee guida Università digitale 2012

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1 Linee guida Università digitale 2012 Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l Innovazione Tecnologia 1

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3 Linee guida Università digitale 2012

4 Questo volume è stato curato dal Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l'innovazione tecnologica (Presidenza del Consiglio dei Ministri) e dal Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca, con il coordinamento dell Università degli Studi del Salento. Le Linee guida sono state realizzate dalle Università partecipanti al progetto "Università digitale" previsto dal Piano egov 2012.

5 SOMMARIO SOMMARIO... 3 PRESENTAZIONE DEL DOCUMENTO CONTESTO DI RIFERIMENTO E SINTESI PREMESSA SINTESI DELLE LINEE GUIDA UNIVERSITÀ PARTECIPANTI AL PROGETTO "UNIVERSITÀ DIGITALE" DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO VERBALIZZAZIONE DIGITALE DEGLI ESAMI PREMESSA LINEE GUIDA NOTE CONCLUSIVE FASCICOLO PERSONALE DELLO STUDENTE PREMESSA TERMINOLOGIA E RIFERIMENTI NORMATIVI USO DEL FASCICOLO STUDENTE NEGLI ATENEI STATO DELL ARTE LINEE GUIDA MODELLO DI RIFERIMENTO ELENCO TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA INSERIRE NEL FASCICOLO STUDENTE E DI SERIE DOCUMENTALI AD ESSO CORRELATE COOPERAZIONE APPLICATIVA PREMESSA TERMINOLOGIA COOPERAZIONE APPLICATIVA LINEE GUIDA COOPERAZIONE APPLICATIVA: CASO D USO FOGLIO DI CONGEDO ADOZIONE SISTEMI VOIP STANDARD APERTI PER L INTEROPERABILITÀ INFRASTRUTTURA DI TRASPORTO E VISIBILITÀ MOBILITÀ E SERVIZI A VALORE AGGIUNTO INNOVATIVI SISTEMI E TECNOLOGIE OPEN SOURCE PER IL VOIP RICADUTE SULL ORGANIZZAZIONE AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L ACCESSO A INTERNET E A RISORSE IN RETE DESCRIZIONE GENERALE DEL SERVIZIO E AMBITO DI APPLICAZIONE MODALITÀ OPERATIVE: I CASI EDUROAM ED IDEM - AUTENTICAZIONE FEDERATA PER IL WI-FI IN AMBITO UNIVERSITARIO DIGITALIZZAZIONE TESI DI LAUREA PREMESSA NATURA GIURIDICA DELLE TESI DI LAUREA E DI DOTTORATO INDICAZIONI OPERATIVE PER LA FORMAZIONE, GESTIONE, TENUTA E CONSERVAZIONE... 44

6 7.4 CONSERVAZIONE ELABORATI FINALI DI LAUREA DI PRIMO LIVELLO PAGAMENTI ON LINE PREMESSA DEFINIZIONI STATO DELL ARTE: INCASSI/ACCREDITI DA/A STUDENTI CASE STUDIES: MAV ONLINE, CARTA MULTIFUNZIONE, CONTO CORRENTE VIRTUALE DELLO STUDENTE ORDINATIVO INFORMATICO CASE STUDY: REALIZZAZIONE E INTRODUZIONE DEL MANDATO INFORMATICO ISCRIZIONE ON LINE PREMESSA STRUTTURA DEL PROCESSO DETTAGLIO DELLE SINGOLE FASI APPENDICI APPENDICE A: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA PER LA REALIZZAZIONE DELLA COOPERAZIONE APPLICATIVA A.1 WEB SERVICES A SUPPORTO DELLA COOPERAZIONE APPLICATIVA FINALIZZATA AL TRASFERIMENTO DEGLI STUDENTI A.2 DETTAGLIO DEI SERVIZI A.3 CASI D USO DEI WEB SERVICES A.4 ESEMPLIFICAZIONE DEL PROCESSO DI TRASFERIMENTO BASATO SULLA COOPERAZIONE APPLICATIVA A.4.1 USCITA: GESTIONE DELLA DOMANDA DI TRASFERIMENTO DA PARTE DELL ATENEO DI PROVENIENZA A.4.2 INGRESSO: GESTIONE DELLA DOMANDA DI TRASFERIMENTO DA PARTE DELL ATENEO DI DESTINAZIONE A.5 FOGLIO EXCEL A.6 SCHEMA XSD A.7 SCHEMI WSDL A.8 INTEGRAZIONE DEI SERVIZI ANS ALL INTERNO DEL PROCESSO DI TRASFERIMENTO APPENDICE B: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULL ADOZIONE DEL SISTEMA VOIP B.1 PREMESSA B.2 REQUISITI DI PROGETTO B.3 ARCHITETTURA DI SISTEMA B.4 TELEFONIA IP E SICUREZZA INFORMATICA B.5 TELEFONIA IP E SERVIZIO FAX B.6 INVIO/RICEZIONE FAX ATTRAVERSO APPARECCHI DEDICATI B.7 FAX SERVER B.8 TELEFONIA IP E SOFTWARE OPEN SOURCE APPENDICE C: NORMATIVA SUL VOIP C.1 DESCRIZIONE GENERALE DEL SERVIZIO E AMBITO DI APPLICAZIONE: C.2 CONDIZIONI

7 APPENDICE D: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA PER L AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L ACCESSO A INTERNET E RISORSE IN RETE D.1 PREMESSA D. 2 SCOPO E CONTENUTI DEL DOCUMENTO D.3 SCENARIO E PRINCIPI GENERALI D.4 OBIETTIVI DI SERVIZIO AGLI UTENTI FINALI APPENDICE E: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULLA DIGITALIZZAZIONE DELLE TESI DI LAUREA E.1 LO STATO DELL ARTE E.2 RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI APPENDICE F: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULL ISCRIZIONE ON LINE F.1 OBIETTIVI DELL ALLEGATO F.2 I SERVIZI ESPOSTI F.3 DETTAGLI DEI SERVIZI EROGATI

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9 Linee guida Università Digitale PRESENTAZIONE DEL DOCUMENTO LE LINEE GUIDA sono state realizzate nell'ambito del progetto "Università digitale" previsto dal Piano egov2012. Le Linee Guida si rivolgono a tutte le università italiane statali e non statali legalmente riconosciute e agli istituti di Alta Formazione Artistica e Musicale, con l'intento di chiarire gli ambiti di applicazione, analizzare i contesti normativi di riferimento e fornire le indicazioni su "come" realizzare infrastrutture e servizi per l'università digitale. Il documento è strutturato come delineato nello schema sottostante. LINEE GUIDA CAPITOLO 1 - CONTESTO DI RIFERIMENTO E SINTESI CAPITOLO 2 VERBALIZZAZIONE DIGITALE DEGLI ESAMI PER L ' I M P L E M E N TA Z I O N E D E L P R O C E S S O DI VERBALIZZAZIONE DIGITALE DEGLI ESAMI: DALL'ISCRIZIONE ALLA DEFINIZIONE DEGLI APPELLI, ALLA NOTIFICA DEL RISULTATO FINO ALLA FIRMA E CONSERVAZIONE DEI VERBALI CAPITOLO 3 FASCICOLO PERSONALE DELLO STUDENTE PER REALIZZARE L INTEGRAZIONE TRA I SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE ED I SISTEMI GESTIONALI IN USO PRESSO GLI ATENEI A PARTIRE DAL SISTEMA DI GESTIONE DELLE CARRIERE STUDENTI CAPITOLO 6 AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L'AUTENTICAZIONE FEDERATA, PER L'ACCESSO A INTERNET CON L'OBIETTIVO DI CREARE UNO SPAZIO INTERNET UNICO COMUNE A TUTTE LE UNIVERSITÀ, PER FACILITARE LA MOBILITÀ DEGLI STUDENTI E DEI RICERCATORI CAPITOLO 7 DIGITALIZZAZIONE TESI DI LAUREA PER GUIDARE IL PROCESSO DI FORMAZIONE DELLE TESI DI LAUREA E DI DOTTORATO DAL PUNTO DI VISTA AMMINISTRATIVO SENZA TRASCURARE LA VALIDITA GIURIDICA: CONSERVAZIONE DELLE TESI, DISSEMINAZIONE E ASPETTI CORRELATI ALLA PROPRIETA INTELLETTUALE CAPITOLO 4 COOPERAZIONE APPLICATIVA PER FAVORIRE L'INTEGRAZIONE DEI SERVIZI E LO SCAMBIO D O C U M E N TALE ATTRAV E R S O M E C C A N I S M I DI COOPERAZIONE APPLICATIVA CAPITOLO 8 PAGAMENTI ONLINE PER GUIDARE IL PROCESSO DI GESTIONE DEI PAGAMENTI ONLINE DAL PUNTO DI VISTA FINANZIARIO ED AMMINISTRATIVO CAPITOLO 5 ADOZIONE SISTEMI VOIP PER FA C I L I TA R E L ' A D O Z I O N E DI S I S T E M I DI COMUNICAZIONE VOIP REALIZZANDO UN'INFRASTRUTTURA COMPLETAMENTE INTEGRATA PER L'INSTRADAMENTO SU RETE DELLA RICERCA DELLE CHIAMATE TELEFONICHE INTERNE AL SISTEMA UNIVERSITARIO CAPITOLO 9 ISCRIZIONE ONLINE PER DELINEARE UN PROCESSO COMUNE PER L ISCRIZIONE AD UN CORSO DI STUDI UNIVERSITARIO IN OTTEMPERANZA AL DECRETO LEGGE SEMPLIFICA ITALIA E RECEPENDO LA NOTA MINISTERIALE SULLA DECERTIFCAZIONE FOCUS (Appendici) APPENDICE A : ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA PER LA REALIZZAZIONE DELLA COOPERAZIONE APPLICATIVA APPENDICE B: ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULL ADOZIONE DEL SISTEMA VOIP APPENDICE C : NORMATIVA SUL VOIP APPENDICE D: ALLEGATO TECNICO ALLE LE GUIDA PER L'AUTEN- TICAZIONE FEDERATA, PER L'ACCESSO A INTERNET E RISORSE IN RETE APPENDICE E : ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULLA DIGITALIZZAZIONE DELLE TESI DI LAUREA APPENDICE F : ALLEGATO TECNICO ALLE LINEE GUIDA SULL ISCRIZIONE ON LINE 7

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11 Linee guida Università Digitale 1 CONTESTO DI RIFERIMENTO E SINTESI 1.1 PREMESSA IL PIANO EGOV 2012 definisce un insieme di progetti di innovazione digitale che, nel loro complesso, si propongono di modernizzare, rendere più efficiente e trasparente la pubblica amministrazione, migliorando qualità ed efficienza dei servizi erogati a cittadini e imprese. Tra gli obiettivi prioritari del Piano vi è l'università: "Entro il termine della legislatura tutte le università italiane disporranno di servizi avanzati per studenti, docenti e personale amministrativo, a partire da una completa copertura wi-fi e disponibilità di servizio VoIP in tutte le sedi". Il progetto "Università digitale", curato dal Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l'innovazione tecnologica della Presidenza del Consiglio dei Ministri e dal Ministero dell'istruzione, dell'università e della Ricerca, si è concluso in ventisette università italiane, consentendo di accelerare il processo di digitalizzazione e semplificazione amministrativa degli atenei con l'introduzione, il potenziamento e la standardizzazione di diversi servizi: l'iscrizione on line e la verbalizzazione digitale degli esami, il fascicolo personale dello studente, l'automazione dei flussi informativi, nonché l'adozione di servizi VoIP e l'intera copertura dei campus con reti wi-fi. Per favorire la diffusione dei risultati conseguiti all'intero sistema universitario le università partecipanti al progetto, attraverso l istituzione di un tavolo tecnico coordinato dal Dipartimento per la Digitalizzazione della pubblica amministrazione e l'innovazione tecnologica e il Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca, hanno elaborato e approvato apposite linee guida per la digitalizzazione dei principali processi e servizi considerati: Linee guida per l'implementazione del processo di verbalizzazione digitale degli esami; Linee guida per il fascicolo dello studente; Linee guida per la realizzazione della cooperazione applicativa; Linee guida per l'adozione di sistemi VoIP; Linee guida per l'autenticazione federata per l'accesso a internet e risorse in rete; Linee guida per la digitalizzazione delle tesi di laurea; Linee guida per i pagamenti online; Linee guida per l iscrizione online. 9

12 Capitolo 1 Contesto di riferimento e sintesi 1.2 SINTESI DELLE LINEE GUIDA Linee guida per l'implementazione del processo di verbalizzazione digitale degli esami Le linee guida definiscono i requisiti minimi che caratterizzano un sistema per la completa digitalizzazione del processo di gestione degli esami: dall'iscrizione da parte degli studenti alla definizione degli appelli, alla notifica del risultato fino alla firma e conservazione dei verbali, esaminandone gli aspetti più critici da un punto di vista normativo, organizzativo e implementativo. Le fasi principali del processo di verbalizzazione analizzate sono le seguenti: 1. definizione degli appelli e delle commissioni di esame; 2. gestione delle liste di esame; 3. svolgimento dell'esame (eventualmente con prove multiple); 4. definizione del voto e sua comunicazione allo studente; 5. accettazione/rifiuto del voto da parte dello studente (opzionale); 6. redazione del verbale; 7. firma del verbale; 8. consultazione del voto da parte dello studente Linee guida per il fascicolo dello studente Le linee guida delineano il percorso di creazione del "dossier digitale" degli atti di carriera dello studente (dall'immatricolazione ai piani di studio, ai verbali di esame) in un formato condiviso e in linea con gli standard europei. Il documento definisce inoltre le modalità per realizzare l'integrazione tra i sistemi di gestione documentale ed i sistemi gestionali in uso presso gli atenei, a partire dal sistema di gestione delle carriere studenti, per: semplificare il processo di apertura del fascicolo dello studente nel sistema di gestione documentale di ateneo rendendo automatica l'attività in sostituzione dell'attivazione manuale; ridurre il carico di lavoro del personale consentendo l'inserimento automatico nel fascicolo studente dei documenti più rilevanti relativi alla sua carriera e l'utilizzo on line degli stessi, nel rispetto della privacy, per assolvere compiti istituzionali; rendere disponibile a ciascun studente il proprio fascicolo ai fini della trasparenza amministrativa. Linee guida per la realizzazione della cooperazione applicativa Al fine di definire efficientemente le modalità di cooperazione tra una molteplicità di sistemi e di permettere un facile adattamento degli stessi rispetto all'evoluzione dei servizi, le linee guida forniscono delle raccomandazioni generali su cui basare la cooperazione applicativa. 10

13 Linee guida Università Digitale Tali raccomandazioni sono poi state declinate su uno specifico caso di studio, il "Foglio di congedo", che rappresenta un tipico esempio di cooperazione tra due atenei che devono scambiarsi informazioni relative a uno studente che inoltra una domanda di trasferimento per trasferirsi da una sede universitaria all'altra. Le linee guida sono state inoltre progettate in modo da essere utili anche nella definizione di moderni scenari di cooperazione applicativa con le anagrafi centrali. Linee guida per l'adozione di sistemi VoIP Le linee guida forniscono indicazioni e suggerimenti su come realizzare un'infrastruttura completamente integrata per l'istradamento su rete della ricerca di tutte le chiamate telefoniche interne alle università e tra le università e il MIUR, anche integrando le applicazioni con i servizi VoIP. Le linee guida si focalizzano sui seguenti punti: individuare protocolli e standard aperti per garantire la migliore interoperabilità; condividere le scelte relative ai problemi di visibilità dei numbering plan locali e "indirizzamento" telefonico attraverso soluzioni condivise quali NRENUM (le "pagine bianche" del VoIP); utilizzare infrastrutture di rete pubbliche a resa prestazionale elevata e a costi contenuti; adottare il VoIP anche e soprattutto per fornire agli utenti servizi innovativi -mobilità, presenza, instant-messaging, comunicazione unificata, operatore automatico, rubrica on-line, conference call - capaci di rispondere ai più moderni bisogni di comunicazione e interazione per l'intera comunità universitaria. Linee guida per l'autenticazione federata per l'accesso a internet e risorse in rete Le linee guida indicano quali scenari e tecnologie si devono implementare nelle università per giungere all'obiettivo di rendere sempre disponibili agli utenti i servizi digitali - a prescindere dalla locazione fisica degli utenti stessi - nel rispetto delle indicazioni normative vigenti. Il documento si articola in due parti: nella prima parte vengono indicati ambito di applicazione e viene presa in considerazione la normativa di riferimento; nella seconda si affrontano casi specifici di applicazione. Linee guida per la formazione e conservazione di tesi di laurea magistrali e di dottorato in forma digitale Le linee guida forniscono alcune indicazioni operative essenziali di natura amministrativa finalizzate a guidare i processi di formazione delle tesi di laurea magistrali e di dottorato in forma digitale nativa. L attenzione è concentrata sui processi di natura amministrativa e sulla validità giuridica delle tesi, tenendo conto della natura bidimensionale delle tesi (documento amministrativo 11

14 Capitolo 1 Contesto di riferimento e sintesi all interno del procedimento finalizzato al conseguimento del diploma di laurea e opera originale dell intelletto soggetta alla tutela per il diritto d autore). È stato, inoltre, affrontato l aspetto della validità giuridica e della conservazione delle tesi oltre che il problema della disseminazione e degli aspetti correlati alla proprietà intellettuale. Linee guida per i pagamenti online Le linee guida affrontano il processo di gestione dei pagamenti online partendo dall individuazione delle principali procedure che danno origine a flussi finanziari in entrata e in uscita e che impattano notevolmente sull organizzazione e la gestione dei servizi degli Atenei. Gli obiettivi principali sono quelli di favorire: 1. la condivisione della terminologia di riferimento; 2. lo snellimento e la semplificazione dei processi e delle procedure; 3. lo snellimento della struttura amministrativa; 4. l informatizzazione e la razionalizzazione dei processi legati ai pagamenti; 5. il miglioramento dei servizi agli studenti ed in genere agli utenti; 6. l ottimizzazione e la completezza dei flussi informativi/garanzia di tracciabilità delle transazioni; 7. l ottimizzazione e la completezza dei dati disponibili relativi ai pagamenti; 8. la riduzione dell onere della gestione documentale; 9. l individuazione di standard comuni e buone pratiche ( good practice ) da replicare. Linee guida per il processo di iscrizione online Le linee guida delineano una modalità comune per la gestione del processo di iscrizione e immatricolazione presso gli atenei italiani al fine di adempiere alle disposizione del Decreto Legge Semplifica Italia nel rispetto anche di quanto stabilito dal codice dell amministrazione digitale e dalla recente nota ministeriale sull abolizione dei certificati nei rapporti fra cittadini e pubblica amministrazione. Si è inoltre tenuto conto degli aspetti legati alla normativa sulla protezione dei dati personali. 12

15 Linee guida Università Digitale 1.3 UNIVERSITÀ PARTECIPANTI AL PROGETTO "UNIVERSITÀ DIGITALE" Denominazione Rete Università Denominazione Progetto U4U- University 4 Politecnico di TORINO (capofila) U4U Univertity 4 University Politecnico di MILANO University Università degli Studi di CATANIA Università degli Studi di FERRARA Università degli Studi di URBINO R. U. P. Rete delle Università degli Studi del SALENTO K-Student Università (capofila) Pugliesi Politecnico di BARI Università degli Studi dibari Università degli studi FOGGIA UNI22 Università degli Studi di BOLOGNA Ubiversitas (capofila) Università degli Studi di TRENTO Università degli Studi di VERONA Duecento SuQuattro Università degli Studi di NAPOLI Federico II (capofila) Infrastrutture e Università degli Studi G. d Annunzio servizi per il sistema CHIETI-PESCARA universitario Università degli Studi di MACERATA Università degli Studi di TORINO Atenei Veneziani Università IUAV di Venezia (capofila) Venice Wide Università Cà Foscari di VENEZIA Campus Uni5Net Università degli Studi di PAVIA (capofila) Uni5Net4Student Università degli Studi di BERGAMO Università degli Studi di FIRENZE Università degli Studi di MILANO- BICOCCA Università degli Studi di INSUBRIA VARESE-COMO Università degli Studi di ROMA Tor Vergata Tor Vergata- Università digitale Università degli Studi di Roma La Sapienza La Sapienza- Università digitale Università degli Studi ROMA TRE Roma Tre Università digitale Università degli Studi dell AQUILA Università degli Studi dell Aquila Università digitale 13

16 Capitolo 1 Contesto di riferimento e sintesi 1.4 DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO Piano egovernment 2012 disponibile al link: Protocollo di intesa del 30/10/2008 disponibile al link Programma ICT4University disponibile al link: 14

17 Linee guida Università Digitale 2 VERBALIZZAZIONE DIGITALE DEGLI ESAMI 2.1 Premessa Le fasi principali del processo di verbalizzazione sono le seguenti: 1. Definizione degli appelli e delle commissioni di esame 2. Gestione delle liste di esame 3. Svolgimento dell'esame (eventualmente con prove multiple) 4. Definizione del voto e sua comunicazione allo studente 5. Accettazione/rifiuto del voto da parte dello studente (opzionale) 6. Redazione del verbale 7. Firma del verbale 8. Consultazione del voto da parte dello studente Di seguito, fase per fase, sono definiti i requisiti minimi che il sistema deve soddisfare. 2.2 Linee Guida Definizione degli appelli e delle commissioni di esame In questa fase si devono definire gli appelli e la composizione della commissione di esame. Queste informazioni devono essere pubblicate sul web e devono essere recuperate in modo automatico a partire dall'offerta formativa; l'applicazione di gestione esami deve essere integrata con gli applicativi esistenti. Gestione delle liste di esame Il sistema deve permettere la gestione di tutte le modalità di esame previste dall'ateneo; ad esempio: solo orali, solo scritti, scritto più orale, molti scritti, molti orali, prove di laboratorio (anche considerando corsi integrati e modulari). Il sistema deve consentire al docente di gestire le liste di esame e di visionare le liste degli studenti registrati. Il sistema deve consentire allo studente di iscriversi, ovvero cancellarsi, da una lista. Poiché il sistema è integrato con il sistema di gestione delle carriere studenti, sarà possibile eseguire automaticamente dei controlli volti a verificare che lo studente abbia tutti i titoli per iscriversi a un esame (per esempio: se è in regola con il pagamento delle tasse universitarie, o se sono rispettate eventuali propedeuticità). 15

18 Capitolo 2 Verbalizzazione digitale degli esami Svolgimento dell'esame (eventualmente con prove multiple) Il sistema deve supportare il docente nella gestione dell'esame, anche su prove multiple. In caso di prove multiple il docente deve poter inserire le votazioni parziali ripor tate e comunicare tali esiti agli studenti (operazioni che possono essere svolte esattamente come descritto di seguito nel punto 4). Definizione del voto e sua comunicazione allo studente Completato l'esame, il docente procede a inserire nel sistema il voto riportato da ogni studente (eventualmente anche frutto di prove multiple). Successivamente all'inserimento dei voti, il sistema renderà disponibili gli esiti pubblicandoli sul portale dell'ateneo, al quale gli studenti potranno accedere previa autenticazione. Il sistema provvede inoltre a notificare automaticamente agli studenti la pubblicazione degli esiti degli esami, anche in caso di esami svolti in presenza (per i quali il docente potrebbe già aver comunicato a voce l'esito), con le seguenti modalità: tramite invio di una mail alla casella di posta elettronica istituzionale - ovvero di un sms ovvero di PEC - che avvisi lo studente della disponibilità dell'esito dell'esame sostenuto o dell'esito stesso. In seguito al ricevimento della notifica lo studente si potrà collegare al portale di ateneo dove potrà consultare il voto riportato nell'esame (previa autenticazione). Accettazione/rifiuto del voto da parte dello studente (opzionale) Nel caso di esami in presenza il docente comunica il risultato allo studente che può decidere se accettare o rifiutare il voto. Nel caso di esami con esito non immediato lo studente, che con le modalità di cui al punto precedente è stato informato del voto conseguito, può accedere al sistema per accettarlo oppure rifiutarlo. Nel primo caso il voto verrà registrato e verbalizzato, nel secondo no. Occorre informare lo studente del tempo massimo a diposizione (indicativamente non superiore a cinque giorni solari consecutivi) per prendere visione del voto e quindi eventualmente rifiutarlo. La mancata presa visione - ovvero il mancato rifiuto del voto da parte dello studente entro tale tempo massimo - equivale alla sua accettazione. Redazione del verbale Il sistema deve supportare il docente nella compilazione del verbale guidandolo nelle operazioni richieste e minimizzando la quantità di informazioni da inserire (è auspicabile che il docente debba inserire solo il voto). Sono considerati dati del verbale "obbligatori" il codice e la denominazione dell'insegnamento, l'identificativo dell'appello, la data dell'esame (che può o meno coincidere con quella di verbalizzazione), le informazioni sui membri della commissione di esame, l'identificativo del docente verbalizzante, l'identificativo dello studente, il voto. Sono considerati dati del verbale come "addizionali" gli 16

19 Linee guida Università Digitale argomenti di esame (che potrebbero esse re selezionati automaticamente da un insieme di domande precaricate) e le note. Ciascun verbale può contenere le registrazioni relative a più studenti I verbali devono essere redatti in formati appropriati sia alla gestione che alla conservazione per consentirne la lettura nel tempo con le stesse caratteristiche estrinseche (ad esempio: modalità di impaginazione, logo, ecc.) che il documento presentava al momento della sua firma. Il formato suggerito è PDF/A1. Firma del verbale Il verbale deve essere firmato digitalmente dal solo docente verbalizzante. Non è prevista la firma da parte dello studente. La firma può essere eseguita dal docente sia con dispositivi personali di firma (ad esempio: smart card o token usb) che mediante l'uso di tecniche di firma remota. La remotizzazione della firma si basa sulla possibilità di utilizzare degli Hardware Security Module (HSM) eliminando la necessità di distribuire a tutti i docenti un dispositivo personale di firma. I certificati per la firma possono inoltre contenere le limitazioni d'uso previste dalla normativa (ad esempio, essere limitati alla firma verbali nell'ambito universitario). Una volta eseguita la firma, il voto entra nella carriera dello studente e il verbale va in conservazione. Inoltre, il verbale viene trasmesso alla casella di posta elettronica istituzionale degli altri membri della commissione. Consultazione del voto da parte dello studente Il sistema deve consentire agli studenti in ogni momento la visualizzazione dei propri voti. 2.3 Note conclusive Modalità di autenticazione degli utenti: Il sistema deve prevedere almeno le seguenti modalità di autenticazione degli utenti: autenticazione docente - basata solo su username e password (ulteriori livelli di sicurezza possono essere previsti per l'inserimento dei voti e sono necessari per l'utilizzo della firma digitale); autenticazione studente - basata su username e password. Conservazione dei verbali di esame I verbali di esame non richiedono marca temporale contestualmente alla sottoscrizione. 17

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21 Linee guida Università Digitale 3 FASCICOLO PERSONALE DELLO STUDENTE 3.1 Premessa Il fascicolo dello studente costituisce una particolare specie di fascicolo; al suo interno infatti si conservano documenti relativi a diversi procedimenti amministrativi correlati fra loro dal solo vincolo di essere relativi ad un unica persona fisica, lo studente. Principale obiettivo dell iniziativa Università Digitale in tale contesto è quello di realizzare l integrazione tra i sistemi di gestione documentale ed i sistemi gestionali in uso presso gli atenei, a partire dal sistema di gestione delle carriere studenti, al fine di: semplificare il processo di apertura del fascicolo dello studente nel sistema di gestione documentale di ateneo rendendo automatica l attività, in sostituzione dell'attivazione manuale; ridurre il carico di lavoro del personale consentendo l inserimento automatico nel fascicolo studente dei documenti più rilevanti relativi alla sua carriera e l utilizzo online degli stessi, nel rispetto della privacy, per assolvere compiti istituzionali; rendere disponibile a ciascun studente il proprio fascicolo ai fini della trasparenza amministrativa. Quanto appena descritto indurrebbe immediatamente a focalizzare l attenzione su valutazioni e scelte di tipo tecnologico; tuttavia si ritiene necessario dover affrontare prima l argomento da un punto di vista più ampio, ponendo l attenzione su altre componenti quali la: condivisione ed armonizzazione del linguaggio rilevazione dei modelli organizzativi adottati negli atenei definizione di un modello di riferimento. L integrazione tra il sistema di gestione documentale ed i sistemi gestionali, a partire dal sistema di gestione delle carriere studenti, non esaurisce quanto deve essere realizzato al fine di una completa dematerializzazione del fascicolo studente. L obiettivo finale resta infatti la reingegnerizzazione ed automazione di tutti processi interni agli atenei relativi al ciclo di vita dello studente, analogamente a quanto realizzato per la verbalizzazione degli esami. 19

22 Capitolo 3 esami 3.2 Terminologia e riferimenti normativi Documento informatico: (Art.1, comma 1, lettera p [CAD 2010]) La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. (Art.20 comma 1 [CAD 2010]) Il documento informatico, da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice. Procedimento e fascicolo informatico: (Art. 41 comma 2 [CAD 2010]) La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n (Art. 41 comma 2-bis [CAD 2010]) Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l identificazione e l utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell articolo 71, di concerto con il Ministro della funzione pubblica. (Art. 41 comma 2-ter [CAD 2010]) Il fascicolo informatico reca l indicazione: a) dell amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell oggetto del procedimento; e) dell elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2- quater; e-bis) dell identificativo del fascicolo medesimo. (Art. 41 comma 2-quater [CAD 2010]) Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli 20

23 Linee guida Università Digitale documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del Sistema di gestione dei flussi documentali: (art. 64 [DPR 445]) 1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 e' finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Gestione informatica dei documenti: (Art.1, comma 1, lettera u, del CAD 2010) L'insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici. Area Organizzativa Omogenea (AOO): (DPCM 31 ottobre 2000) Un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell Articolo 2, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998. Unità organizzativa responsabile (UOR): Una struttura operativa dell'aoo costituita da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee nell'ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti amministrativi. 21

24 Capitolo 3 esami 3.3 Uso del fascicolo studente negli atenei stato dell arte Dalla rilevazione condotta nel 2010 tra gli atenei che hanno partecipato all iniziativa Università Digitale è risultato che i modelli organizzativi adottati per la gestione dei processi che riguardano la carriera dello studente sono profondamente diversi tra loro. Al livello più basso della struttura organizzativa si trova sempre la segreteria studenti; differiscono invece le aggregazioni organizzative ai livelli superiori e quelle per la gestione di specifiche attività (es. immatricolazione, collaborazioni studentesche, etc). Altrettanto dicasi dei modelli organizzativi per l archiviazione dei documenti nel sistema di gestione documentale e per la loro eventuale protocollazione. Non esiste pertanto una policy uniforme e condivisa dagli atenei per la formazione del fascicolo studente; talvolta questa differisce anche tra le segreterie dello stesso ateneo. È inoltre sempre più diffusa la tendenza a sostituire con appositi servizi web autenticati la presentazione da parte degli studenti di istanze cartacee. In questi casi il documento/modulo tradizionale quasi sempre viene rimpiazzato da un insieme di dati registrati nel data base del sistema informativo di ateneo. Il sistema di archiviazione documentale di norma non risulta essere integrato con il sistema di gestione delle carriere studenti. Esiste inoltre un insieme di documenti/atti interni all amministrazione universitaria (es. decreti, delibere), spesso di natura collettiva, che circolano in forma cartacea. 3.4 Linee guida In conformità a quanto stabilito dalle norme gli atenei devono mirare alla semplificazione del processo di apertura e chiusura del fascicolo studente nei sistemi di gestione documentale in uso presso gli atenei attraverso la realizzazione di opportuni servizi automatizzati che supportino l interoperabilità tra il sistema di gestione delle carriere studenti e quello documentale. Analogamente anche l inserimento di documenti nel fascicolo deve essere semplificato e non implicare aggravi gestionali al personale coinvolto nel processo. Considerato che molte delle istanze presentate dallo studente sono state ormai sostituite da servizi web autenticati, eliminando così la necessità di presentare modelli cartacei, i documenti informatici da inserire nel fascicolo studente, anch esso informatico, devono essere necessariamente limitati a quelli di legge ed eventualmente a quelli che si riferiscono ad eventi con effetti sulla carriera, sia che essi vengano innescati dallo studente, sia che vengano generati dall ateneo. Tutti i documenti informatici dovranno essere generati in formati aperti standard (es. PDF/A, XML). 22

25 Linee guida Università Digitale Vale la pena ricordare che la conferma dei dati inseriti tramite un servizio web previa autenticazione con credenziali di accesso costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell art. 65, comma 1, lettera c, del CAD. Altrettanto dicasi se l istanza o la dichiarazione viene trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata (art. 65, comma 1, lettera c-bis del CAD). In entrambi i casi tuttavia le credenziali di accesso devono essere quelle di un soggetto identificato e non semplicemente auto registrato. Non è quindi necessario in questi casi presentare una istanza cartacea con firma autografa. Inoltre, se l istanza è singolarmente individuabile in qualche modo (ad es. mediante un numero univoco), ai sensi dell art. 53, comma 5, del D.P.R. 445/2000, si può prevedere di escluderla dalla registrazione di protocollo in quanto già soggetta a registrazione particolare dell'amministrazione. Nella fase transitoria, in cui alcuni processi connessi al ciclo di vita dello studente in ateneo saranno ancora manuali, prevedendo quindi il trattamento di documenti cartacei, al solo fine di eliminare la presenza del/dei fascicoli cartacei in ateneo, sarà cura del personale amministrativo dell unità organizzativa che ha in carico il procedimento inserire, quando necessario, anche questa tipologia di documenti nel fascicolo informatico dello studente avvalendosi dei servizi offerti dal proprio sistema documentale. Rientrano in questa specie, ad esempio, le delibere degli organi ed i decreti del rettore. È comunque auspicabile che si operi in tempi brevi, sia a livello organizzativo che a livello tecnico, per dematerializzare il processo di generazione delle delibere e decreti, rendendo automatico il loro inserimento nel fascicolo informatico dello studente, almeno nei casi in cui gli atti hanno valenza individuale, e consentendo così alle segreterie studenti di averne visibilità diretta ed immediata dai sistemi di gestione delle carriere studenti. È altresì auspicabile che la consultazione da parte dello studente del contenuto del proprio fascicolo informatico possa essere attuata tramite un apposito servizio web. Per quanto attiene infine la definizione del contenuto del fascicolo studente, oltre ai criteri sopra enunciati, devono essere tenute in considerazione anche le regole di conservazione (di scarto) documentale. Essendo tuttavia la materia già oggetto di studio e di definizione da parte di progetti nazionali ed internazionali (es. Cartesio), si ritiene conveniente non duplicare le attività concentrando invece l attenzione sugli aspetti tecnologici dell integrazione tra sistemi. Pertanto, al solo scopo di consentire l avvio dell operatività del fascicolo dello studente entro i termini stabiliti dal bando, nel paragrafo 6.6 viene fornito un elenco di tipologie di documenti informatici che si ritiene debbano essere inseriti nel fascicolo studente, classificati secondo la seguente scala di priorità: obbligatorio, consigliato, opzionale. Ciascun ateneo è comunque libero di stabilire priorità diverse. 23

26 Capitolo 3 esami 3.5 Modello di riferimento L analisi delle piattaforme software in uso presso gli atenei e le modalità di utilizzo del sistema di gestione documentale e di protocollo da parte delle segreterie studenti, determina la necessità di individuare una soluzione tecnicofunzionale che soddisfi i seguenti requisiti: piena adattabilità alle diverse strutture organizzative degli atenei indipendenza dai sistemi coinvolti rispetto e adozione degli standard. Ai fini della realizzazione della soluzione operativa si prevede pertanto che ogni sistema di gestione documentale sia in grado di esporre dei servizi tramite un interfaccia in grado di gestire i principali eventi inerenti il ciclo di vita e di alimentazione del fascicolo studente. Analogamente i sistemi di gestione delle carriere studenti, i servizi Web ed eventualmente altri sistemi, dovranno essere in grado di integrare le attuali funzionalità chiamando tali servizi. L interazione tra i sistemi, ad esempio tra segreterie studenti, servizi web e gestione documentale, è schematicamente rappresentata dal seguente modello ad eventi/processi: 24

27 Linee guida Università Digitale Evento Nuova_carriera Nuovo_documento Fine_carriera Consulta Processo nel sistema di gestione carriere studenti Invocato all atto della immatricolazioneiscrizione di un nuovo studente nell ateneo Inserisce un nuovo documento nel fascicolo informatico di uno studente (protocollandolo o meno) es. domanda di laurea a) per trasferimento: inserisce il foglio di congedo b) per conseguimento del titolo: inserisce il diploma supplement c) per rinuncia o decadenza : inserisce il relativo atto Permette alla segreteria studenti di elencare e visualizzare i documenti contenuti in un fascicolo informatico di carriera dello studente. Azioni nel sistema di gestione documentale (servizi invocati/usati) -crea o aggiorna anagrafica -crea fascicolo informatico -inserisci -inserisci -chiudi fascicolo -lista Resta inteso che l apposizione del protocollo ai documenti ed il personale da abilitare ai sistemi/servizi dipende dai modelli organizzativi adottati nei singoli atenei. 3.6 Elenco tipologie di documenti da inserire nel fascicolo studente e di serie documentali ad esso correlate Domanda di immatricolazione / abbreviazione di corso / trasferimento in ingresso -OBBLIGATORIO Passaggio di corso OPZIONALE Delibera passaggio di corso OBBLIGATORIO Attestazione ISEE/ISEU CONSIGLIATO Domanda esonero/benefici CONSIGLIATO Domanda piano di studio individuale OPZIONALE Delibera approvazione piano di studio individuale OBBLIGATORIO Verbali di esame OBBLIGATORIO (non necessariamente nel fascicolo studente -conservazione sostitutiva in presenza di processo dematerializzato) Contratto di Learning Agreement CONSIGLIATO Transcript of Records CONSIGLIATO 25

28 Capitolo 3 esami Istanze OPZIONALE Decreti di annullamento esame, contratto collaborazione studentesca, riconoscimento esami, etc. -OBBLIGATORIO Domanda di laurea /trasferimento OPZIONALE Diploma supplement / Foglio di congedo / Rinuncia / Decadenza OBBLIGATORIO Tesi di laurea OBBLIGATORIO (ma non necessariamente nel fascicolo studente) Domanda esame di stato CONSIGLIATO Abilitazione OBBLIGATORIO 26

29 Linee guida Università Digitale 4 COOPERAZIONE APPLICATIVA 4.1 Premessa IL PRESENTE documento fornisce alcune linee guida utili alla definizione di un sistema che consenta l'integrazione di servizi e l'allineamento di informazioni tra diversi atenei italiani. Al fine di definire efficientemente le modalità di cooperazione tra una molteplicità di sistemi e di permettere un facile adattamento degli stessi rispetto all'evoluzione dei servizi, in questo documento verranno inizialmente definite alcune linee guida generali su cui basare la cooperazione applicativa. Tali linee guida saranno poi declinate, nella seconda parte del documento, su uno specifico caso di studio: il caso d'uso "foglio di congedo". 4.2 Terminologia Le parole chiave "DEVE", "CONSIGLIATO" in queste linee guida devono essere interpretate nel seguente modo: DEVE: significa che l'indicazione è un requisito assoluto della linea guida; CONSIGLIATO: significa che possono esistere delle valide ragioni in circostanze particolari per ignorare l'indicazione, ma è richiesta una attenta valutazione prima di scegliere di seguire una strada alternativa. 4.3 Cooperazione applicativa Linee guida Si elencano di seguito le linee guida utili alla realizzazione della cooperazione applicativa. 1. Definizione di un glossario di termini: è necessario ("DEVE") innanzitutto condividere con gli atenei coinvolti nella cooperazione applicativa un glossario di termini relativo al dominio specifico su cui si sta lavorando, ciò al fine di non lasciare alcun margine di interpretazione a concetti basilari che dovranno essere poi gestiti dai singoli sistemi informativi. 2. Condivisione del processo: la cooperazione applicativa prevede la capacità di due o più sistemi di utilizzare, ciascuno nella propria logica applicativa, le informazioni scambiate. La condivisione del processo, in questo contesto, non implica obbligatoriamente che gli atenei coinvolti nella cooperazione applicativa debbano gestire le informazioni scambiate secondo un 27

30 Capitolo 4 Cooperazione applicativa medesimo processo interno, bensì implica che gli atenei prendano accordi ("DEVE") sul formato di interscambio dati, sulle modalità di interazione e sul protocollo di comunicazione: si parla dunque di condivisione del processo esterno. 3. Definizione e condivisione del formato di interscambio dati: è necessario ("DEVE") che gli atenei coinvolti nella cooperazione applicativa si accordino sul formato di interscambio dati, intendendo con ciò: a. informazioni da scambiare ("DEVE") preferibilmente suddivise in sezioni ("CONSIGLIATO") che raggruppano informazioni omogenee legate al contesto applicativo di riferimento); b. tabelle di transcodifica ("CONSIGLIATO") utili a consentire agli atenei di decodificare le informazioni codificate; si preferisce ("CONSIGLIATO"), laddo ve possibile, utilizzare delle informazioni codificate accompagnate da un campo descrittivo testuale; c. opzionalità di ciascuna informazione ("DEVE"): per ciascun dato che gli atenei devono scambiarsi è importante stabilire se esso è opzionale o obbligatorio ("DEVE") per consentire una maggiore conformità ai differenti scenari applicativi dei singoli atenei. 4. Definizione e condivisione delle modalità di interazione: è necessario ("DEVE") che gli atenei stabiliscano in che termini dovrà avvenire la comunicazione (se sincrona, asincrona o mista) e quali informazioni possono/devono essere scambiate ad ogni interazione ("DEVE"). Inoltre gli atenei, nel realizzare la cooperazione applicativa, devono poter definire quali sezioni di informazione devono essere scambiate sequenzialmente (perché esistono dei vincoli di precedenza) e quali, invece, possono essere scambiate parallelamente ("DEVE"). 5. Definizione e condivisione del protocollo di comunicazione: gli atenei devono accordarsi ("DEVE") sul protocollo di comunicazione da utilizzare. E' preferibile che si preveda: a. una fase di negoziazione ("CONSIGLIATO") in cui le parti comunicano l'intenzione di volersi scambiare delle informazioni relativamente ad un con-testo ben preciso; b. una fase di sincronizzazione ("CONSIGLIATO") in cui gli atenei si scambiano un identificativo del processo esterno che si sta condividendo da utilizzare per tutte le comunicazioni che seguiranno; c. una fase di interscambio dati ("DEVE") in cui avviene lo scambio effettivo dei dati tra gli atenei; in funzione delle modalità di interazione concordate (singola, asincrona, mista, sequenziale, parallela) si avrà lo scambio di dati vero e proprio; d. una fase di chiusura ("CONSIGLIATO") in cui, concluso lo scambio di messaggi il processo termina con la distruzione dell'identificativo. Naturalmente, nel caso in cui la cooperazione applicativa ha come obiettivo quello di lavorare una certa pratica, è fondamentale che l'attore di pertinenza indichi l'esito della pratica. 28

31 Linee guida Università Digitale Si consiglia vivamente ("CONSIGLIATO") a tutti gli atenei di tenere traccia dello storico delle informazioni scambiate tra gli attori della cooperazione applicativa al fine di consentire una corretta e sicura gestione di eventuali messaggi di ri-invio e messaggi di errata corrige 4.4 Cooperazione applicativa: caso d uso foglio di congedo In riferimento alle linee guida delineate nel paragrafo precedente, si riporta di seguito l'applicazione delle stesse ad un caso d'uso specifico: il foglio di congedo. Il foglio di congedo è un tipico esempio di cooperazione applicativa in quanto vede coinvolti due atenei (di seguito, Ateneo di destinazione ed Ateneo di provenienza) nello scambio di informazioni relative ad un preciso studente che inoltra una domanda di trasferimento per lasciare l'ateneo di provenienza e giungere presso l'ateneo di destinazione. Il processo di trasferimento è molto articolato e ciascun ateneo è libero di gestire il processo in completa autonomia; tuttavia, è presente nel processo una forte interazione tra i due atenei, ed è pertanto possibile definire un processo esterno che gli atenei possono condividere indipendentemente dalle modalità operative di gestione proprie di ciascun ateneo Definizione di un glossario di termini I termini ritenuti particolarmente significativi nell'ambito del processo foglio di congedo sono i seguenti Ateneo di provenienza: ateneo presso cui lo studente è iscritto e dal quale si avvia il processo di trasferimento; Ateneo di destinazione: ateneo presso cui lo studente richiede l'iscrizione al fine di proseguire, in seguito ad eventuale convalida di crediti, con la propria carriera; Convalida di crediti: presso l'ateneo di destinazione lo studente può vedersi convalidati dei crediti e/o delle attività formative già concluse presso l'ateneo di provenienza o presso Enti o Istituti esterni. La convalida dei crediti viene realizzata dalla commissione didattica presso l'ateneo di destinazione grazie alle informazioni indicate sul foglio di congedo (e ad ulteriori informazioni non in possesso dell'ateneo di provenienza, fornite dallo studente direttamente all'ateneo di destinazione). Foglio di congedo: documento (cartaceo o elettronico) articolato in più sezioni contenente tutte le informazioni relative allo studente: dati anagrafici, dati di carriera, attività extracurriculari, ecc... 29

32 Capitolo 4 Cooperazione applicativa Carriera: comprende tutto ciò che lo studente ha fatto a partire dalla prima immatricolazione e fino al momento in cui lo studente chiede di trasferirsi presso altro ateneo. Nella carriera sono indicati sia gli esami sostenuti (o convalidati, se lo studente ha fatto trasferimenti multipli oppure ha ottenuto il riconoscimento di altre attività curricolari) che eventuali altre attività extra-curriculari che lo studente intende inserire nella sua carriera. La carriera dello studente è suddivisa in tratte. Prima immatricolazione: rappresenta il primo ingresso dello studente nel Sistema Universitario Italiano. Tratta: indica gli esami sostenuti (o convalidati) dallo studente nell'ambito di uno stesso corso di studi. In ciascuna tratta lo studente ha un proprio numero di matricola. Lo stesso numero di matricola potrebbe riferirsi a differenti tratte (nel caso per esempio di un passaggio di corso interno allo stesso ateneo). Domanda di trasferimento: è la domanda presentata dallo studente presso l'ateneo di provenienza che avvia l'intero processo di trasferimento dello studente dall'ateneo di provenienza all'ateneo di destinazione. Corso di Studi ad accesso programmato: corso di studi per il quale è previsto un numero massimo di iscritti. L'accesso a tali corsi di studio prevede una prova di ammissione. Corso di Studi ad accesso libero: corso di studi per il quale non è previsto un numero massimo di iscritti. Corso singolo: ogni studente, nell'ambito del corso di studi, può iscriversi a corsi singoli che costituiscono attività extra-curriculari che dovranno essere eventualmente convalidati per essere riconosciuti come crediti che concorrono al conseguimento del titolo. All'atto dell'iscrizione a questi corsi, allo studente viene assegnato un numero di matricola (pertanto, può capitare di averne due contempo raneamente: uno relativo all'iscrizione al corso di studi ed uno relativo all'iscrizione al corso singolo): le iscrizioni ai corsi singoli sono indicate in una specifica tratta. Agreement: accordo sul numero di sezioni del foglio di congedo che l'ateneo di destinazione si aspetta di ricevere Condivisione del processo Il processo "foglio di congedo" è articolato in diversi step, ciascuno dei quali svolto in completa autonomia da parte di ciascun ateneo. Risulta importante, ai fini della condivisione del processo tra gli atenei che potranno poi utilizzare la cooperazione applicativa, individuare e descrivere brevemente gli step principali. E' evidente che tali step non vogliono rappresentare tutti i dettagli del processo, ma sono quelli che vedono coinvolti i due atenei. 30

33 Linee guida Università Digitale 1. Identificazione corso di studi: lo studente identifica il corso di studi presente nell'ateneo di destinazione verso il quale è interessato a trasferirsi (l'offerta è fornita dall'ateneo di destinazione per ciascun corso attivo, includendo anche informazioni relativamente ai corsi ad accesso programmato). 2. Negoziazione tra atenei: l'ateneo di destinazione e l'ateneo di provenienza definiscono l'agreement relativo al foglio di congedo indicando le relative tempistiche 3. Presentazione della domanda di trasferimento: lo studente presenta presso il proprio ateneo (Ateneo di provenienza) la domanda di trasferimento indicando il corso di studi e l'ateneo presso cui è intenzionato a trasferirsi. 4. Verifiche amministrative e di completezza delle informazioni: l'ateneo di provenienza effettua una serie di verifiche interne di tipo amministrativo (regolarità tasse, regolarità posizione biblioteche, presenza di tutte le registrazioni di esami, delibere, ecc.). 5. Preparazione foglio di congedo: l'ateneo di provenienza prepara tutte le informazioni utili alla compilazione del foglio di congedo e procede con l'invio (elettronico) dello stesso. Il foglio di congedo deve contenere le seguenti informazioni: anagrafica studente; informazioni sul trasferimento ossia informazioni relative all'ateneo ed al corso di studi presso cui lo studente intende iscriversi; informazioni sui titoli di studio posseduti dallo studente; carriera studente. 6. Scambio del foglio di congedo e identificazione del processo: l'ateneo di provenienza procede con l'invio del foglio di congedo e comunica all'ateneo di destinazione il proprio identificativo univoco associato alla domanda di trasferimento (ID Pratica). L'ID Pratica dovrà essere comunicato allo studente per consentirgli di accedere ad eventuali servizi messi a disposizione dall'ateneo di destinazione o dall'ateneo di provenienza 7. Acquisizione del foglio di congedo: l'ateneo di destinazione acquisisce il foglio di congedo giunto dall'ateneo di provenienza. A questo punto è possibile avviare, all'interno dell'ateneo di destinazione, il processo di convalida crediti che si concluderà con una delibera a favore dello studente in cui sono indicate le tabelle di conversione tra esami/attività sostenute ed esami/attività convalidate 8. Verifica stato trasferimento: Ogni ateneo predispone un servizio attraverso il quale è possibile monitorare lo stato di avanzamento della pratica relativamente alle attività di propria competenza. 9. Iscrizione dello studente: lo studente (al quale è stato notificato il trasferimento dall'ateneo di provenienza) procede con la regolarizzazione della propria posizione presso l'ateneo di destinazione in base alle modalità da questo stabilite (può procedere con l'iscrizione 31

34 Capitolo 4 Cooperazione applicativa prima o dopo la definizione della delibera di convalida degli esami/attività). 10. Conclusione del Processo di Trasferimento: l'ateneo di destinazione comunica all'ateneo di provenienza la conclusione del processo di trasferimento confermando la regolarizzazione della posizione dello studente. Osservazione 1 E' possibile che l'ateneo di provenienza non disponga immediatamente di tutte le informazioni relative allo studente ed utili alla definizione del foglio di congedo: in tal caso può limitarsi ad inviare le informazioni relative all'anagrafica studente e le informazioni relative al trasferimento riservandosi di inviare informazioni sul titolo di studio e sulla carriera studente in un invio successivo Osservazione 2 Nel caso di trasferimento da Corsi di Studio ad accesso libero verso Corsi di Studio ad accesso programmato per cui è necessario il superamento di un test di ammissione, il processo di trasferimento, qualora lo studente non sia in possesso dei requisiti di ammissibilità, può essere concluso dall'ateneo di destinazione attraverso una comunicazione verso l'ateneo di provenienza della non ammissibilità della richiesta di trasferimento. Osservazione 3 Nel caso di trasferimento da corsi di studio ad accesso programmato verso corsi di studio ad accesso programmato (ad esempio, da Medicina a Medicina) per cui è indispensabile la disponibilità del posto, il processo di trasferimento può essere concluso, qualora non ci sia disponibilità di posto, dall'ateneo di destinazione attraverso una comunicazione verso l'ateneo di provenienza della non ammissibilità della richiesta di trasferimento Definizione e condivisione del formato di interscambio dati Si riporta di seguito una sintesi delle informazioni che gli atenei dovranno scambiarsi. Per il processo foglio di congedo, le informazioni scambiate possono essere suddivise nelle seguenti sottosezioni: SEZ 1. TRASFERIMENTO: vengono riportati qui le informazioni relative al trasferimento intendendo con ciò gli estremi della domanda che lo studente ha presentato presso l'ateneo di provenienza e le informazioni sull'ateneo di destinazione e sul corso di studi specifico all'interno dell'ateneo di destinazione. SEZ 2. DATI IDENTIFICATIVI STUDENTE: si intendono i dati che consentono di 32

35 Linee guida Università Digitale identificare lo studente (codice fiscale, nome, cognome, data e luogo di nascita, ecc...). In questa sezione sono presenti anche informazioni di contatto quali residenza e domicilio ed informazioni relative ad altre forme di contatto possibili ( , skype, ecc.). SEZ 3. TITOLI CONSEGUITI: in questa sezione sono riportati tutti i titoli di studio conseguiti dallo studente a partire dal diploma di scuola media superiore fino ad eventuali titoli di tipo universitario. Per i titoli universitari è importante riportare la descrizione della prova finale. SEZ 4. CARRIERA UNIVERSITARIA: riporta innanzitutto informazioni sulla prima immatricolazione e successivamente, per ciascuna tratta, sono riportate le iscrizioni effettuate e gli esami sostenuti (o convalidati). Per ciascun esame si indica se esso è stato sostenuto o convalidato e tutti i dettagli di interesse (votazione, CFU, SSD, ecc.). Per ciascuna tratta si indicano i motivi per cui essa è stata chiusa (Chiusa per Conseguimento titolo, Chiusa per trasferimento, ecc.). Nella carriera universitaria si indicano anche le attività extra curriculari che lo studente ha svolto, indicate come "altre attività". Facendo riferimento alle tabelle di transcodifica da utilizzare, si fa presente che: i comuni e gli stati esteri sono rappresentati dal relativo codice ISTAT che li identifica gli istituti superiori che rilasciano il diploma di maturità sono identificati da Codice_scuole_superiori ANS; codice diploma identificato da Codice_titolo_diploma ANS; codice ateneo identificato da Codici_Universita ANS; codice tipo corso di studi identificato da Codici_Tipo_Laurea ANS; codice classe del corso di studi identificato da Codici_Classe ANS; codice corso di studi identificato da Chiave_corso fornito da ANS; codice attività formativa identificate dalla codifica ANS per le attività formative; i programmi relativi ad ogni insegnamento sono strutturati secondo quanto indicato nel diploma supplement. La maggior parte delle informazioni di dettaglio sono opzionali. Ulteriori informazioni sull'opzionalità delle informazioni possono essere trovate nell'allegato tecnico (Appendice A) Definizione e condivisione delle modalità di interazione Nello specifico caso d'uso selezionato la comunicazione sarà sincrona ed avverrà attraverso la predisposizione di appositi servizi su entrambi gli atenei al fine di supportare il processo precedentemente descritto. Inoltre, le informazioni relativamente al foglio di congedo potranno essere inviate in modo parziale 33

36 Capitolo 4 Cooperazione applicativa (Sezione 1 e 2) o completo (Sezioni 1, 2, 3 e 4). Gli atenei che decidano di inviare in una prima fase informazioni relative alle sezioni 1 e 2 dovranno completare la trasmissione delle sezioni 3 e 4 entro i termini indicati dall'ateneo di destinazione in fase di negoziazione Definizione e condivisione del protocollo di comunicazione Nello specifico caso d'uso selezionato, saranno previsti dei servizi propedeutici rispetto alle fasi indicate nelle linee guida (Par 4.2) In particolare, l'ateneo di destinazione dovrà predisporre un servizio che consenta all'ateneo di provenienza di poter reperire l'offerta Formativa dell'ateneo di destinazione. Fase di Negoziazione: L'Ateneo di destinazione dovrà predisporre un servizio che consenta all'ateneo di provenienza di ottenere l'agreement relativo al foglio di congedo, ossia la possibilità di gestire, da parte dell'ateneo di destinazione, un invio completo del foglio di congedo (sezioni 1, 2, 3 e 4) o un invio parziale (sezioni 1 e 2) indicando contestualmente le tempistiche per l'invio delle sezioni 3 e 4. Fase di Sincronizzazione e di Interscambio Dati: L'Ateneo di destinazione dovrà predisporre un servizio che consenta l'attivazione del processo di trasferimento attraverso l'invio parziale o completo del foglio di congedo e dell'identificativo della pratica (ID Pratica), generato dall'ateneo di provenienza, utile a monitorare lo stato della pratica. L'Ateneo di destinazione dovrà predisporre un servizio che consenta all'ateneo di pro venienza di ritrasmettere o la prima parte (sezione 1 e 2) o la seconda parte (sezione 3 e 4) a partire dall'identificativo della pratica (ID Pratica). Sia l'ateneo di destinazione che l'ateneo di provenienza dovranno predisporre un servizio che consenta attraverso l'id Pratica di verificare lo stato di elaborazione della stessa relativamente ai processi interni di propria competenza. L'Ateneo di provenienza dovrà predisporre un servizio che consenta all'ateneo di destinazione di poter richiedere una ritrasmissione del foglio di congedo a partire dall'identificativo della pratica (ID Pratica). Fase di Chiusura: L'Ateneo di provenienza dovrà predisporre un servizio che consenta all'ateneo di destinazione di notificare la conclusione del processo di trasferimento dello studente a seguito della regolarizzazione dello stesso (Conclusione del processo di trasferimento con esito positivo) o per mancanza di requisiti di idoneità dello studente (Conclusione del processo di trasferimento con esito negativo). 34

37 Linee guida Università Digitale 5 ADOZIONE SISTEMI VOIP 5.1 Standard aperti per l interoperabilità Al fine di garantire che le infrastrutture VoIP realizzate siano facilmente interfacciabili sia fra loro che con qualsiasi altro sistema telefonico è necessario che le stesse siano implementate sulla base di soluzioni tecnologiche aperte e standardizzate, ampiamente diffuse e disponibili sul mercato, garantendo l investimento in termini di scalabilità e garanzie di mantenimento nel tempo della validità tecnologica dell iniziativa. E inoltre necessario che tali soluzioni siano perfettamente in linea con le tecnologie VoIP utilizzate sulla rete nazionale dai principali operatori di telecomunicazione. 5.2 Infrastruttura di trasporto e visibilità Per supportare adeguatamente i servizi avanzati di comunicazione e per ottimizzare gli investimenti effettuati, si suggerisce di utilizzare infrastrutture di rete pubbliche a resa prestazionale elevata e costi contenuti (es. la rete nazionale della ricerca GARR ed eventuali altre reti metropolitane/regionali a disposizione del mondo della ricerca e della PA) per veicolare il traffico audio/video tra le Università. E auspicabile che tutti gli atenei intenzionati a esporre (anche in maniera selettiva) le proprie utenze telefoniche, rendendo visibile a livello globale uno spazio di numerazione pubblico, raggiungibile via IP, si registrino presso i servizi di directory disponibili, per identificare gli utenti VoIP e i servizi associati e permettere quindi di veicolare le relative chiamate sulle reti pubbliche (azzerando i costi delle chiamate inter-ateneo). 5.3 Mobilità e servizi a valore aggiunto innovativi Si suggerisce di adottare il VoIP anche e soprattutto per fornire agli utenti servizi innovativi quali mobilità, presenza, instant-messaging, messaggeria unificata, operatore automatico, rubrica on-line, conference call, per rispondere ai più moderni bisogni di comunicazione e interazione per l intera comunità universitaria. E auspicabile che tali servizi possano essere resi disponibili indipendentemente dalla localizzazione e in pieno regime di mobilità sia in ambito intrache inter-ateneo, sfruttando tecnologie di trasmissione wireless/mobile e logiche di autenticazione federata (EduRoam, IDEM etc.). Per quello che riguarda i vincoli normativi per l uso dei servizi di fonia VoIP, in particolare per utenti nomadici, si rimanda alle specifiche linee guida Aspetti 35

38 Capitolo 5 Adozione sistemi VoIp normativi delle reti IP e della comunicazione digitale (disponibile sul sito 5.4 Sistemi e tecnologie open source per il voip In aggiunta/complemento alle numerose soluzioni commerciali disponibili sul mercato, si evidenzia la disponibilità di tecnologie Open Source ormai più che mature, stabili e scalabili. La scelta Open Source può permettere di tagliare in modo significativo i costi, sia per la tipologia di apparati telefonici che possono essere adottati, sia per le soluzioni software che beneficiano dell'adozione di standard aperti e della riusabilità. Inoltre tali soluzioni consentono di adattare facilmente il sistema alle proprie esigenze seguendone l'evoluzione nel tempo, e di estenderne le funzionalità, anche beneficiando delle estensioni rilasciate da attive comunità di sviluppatori. 5.5 Ricadute sull organizzazione L introduzione della tecnologia VoIP si deve accompagnare a una rivisitazione consapevole dei processi e dell organizzazione. Il VoIP è un servizio della rete e come tale richiede competenze informatiche per un corretto ed efficace inserimento e utilizzo in una organizzazione. Come tutti i servizi informatici, anche il VoIP sottolinea l importanza di garantire la continuità del servizio, un tema che porta l attenzione delle organizzazione verso la progettazione di infrastrutture stabili e affidabili, in termini di reti e sistemi di supporto. Inoltre si deve segnalare che il servizio VoIP non è un servizio universale di comunicazione, poiché è significativamente dipendente dalla disponibilità di energia elettrica, basato su un trasporto non pienamente affidabile e la mobilità degli utenti intrinseca ai sistemi VoIP non ne garantisce la localizzazione. Infine, un sistema VoIP permette di introdurre nuove possibilità ed elementi innovativi nonché risparmi sui costi del infrastruttura, e di facilitare la fruizione di servizi telefonici a condizioni particolarmente competitive, erogati, attraverso reti di trasporto basate su IP, da molteplici operatori. 36

39 Linee guida Università Digitale 6 AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L ACCESSO A INTERNET E A RISORSE IN RETE QUESTE LINEE GUIDA indicano quali scenari e tecnologie si devono implementare nelle università per giungere all'obiettivo nel rispetto delle indicazioni normative vigenti. Il capitolo è articolato in due parti: una contiene la descrizione generale, l'ambito di applicazione e la normativa; l'altra contiene la esemplificazione in casi specifici. 6.1 Descrizione generale del servizio e ambito di applicazione L'utente, registrato presso un soggetto - detto "Organizzazione di appartenenza", OdA - che gli ha fornito un'identità digitale e le relative credenziali (username e password, o certificato), utilizza le credenziali fornite dall'oda per accedere ad Internet attraverso le risorse di rete di un secondo soggetto, detto "Fornitore di servizio" (FdS). Condizioni d'uso: 1. Registrazione: la procedura di registrazione adottata dall'oda per assegnare e/o abilitare le credenziali all'utente deve garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle credenziali e l'identificazione certa dell'utente nel rispetto della normativa vigente in materia di antiterrorismo e di protezione dei dati personali. Sono ammesse: a. procedure di registrazione a seguito di identificazione diretta de visu attraverso l'acquisizione dei dati di un documento di identità personale; b. procedure di registrazione a seguito di identificazione indiretta basata sull'acquisizione dei dati di una carta di credito o di una SIM card rilasciata in Italia; c. procedure di registrazione a seguito di identificazione indiretta basata sull'acquisizione di token o la verifica di credenziali precedentemente rilasciati dalla OdA stessa con modalità di tipo a) o b). 2. Gestione dell'identità digitale: l'oda deve garantire il trattamento dei dati e delle credenziali dell'utente nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e, nel caso in cui l'identità digitale comprenda username e password, deve mettere a disposizione dell'utente procedure sicure per modificare o reimpostare la propria password. 37

40 Capitolo 6 AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L ACCESSO A INTERNET E A RISORSE IN RETE 3. Autenticazione: la procedura di autenticazione deve prevedere l'utilizzo di canali sicuri per la trasmissione delle credenziali attraverso opportune tecnologie, e evitare di esporre le credenziali al FdS o a terzi. 4. Accesso: la procedura di accesso deve prevedere lo scambio tra l'oda e il FdS dei dati minimi indispensabili a permettere: l'identificazione dell'utente presso l'oda, la verifica del possesso dei requisiti di accesso, l'erogazione del servizio nel rispetto della normativa vigente e delle usage policies della rete del FdS e della rete (ad esempio NREN) a cui questo è connesso. 5. Tracciamento: l'oda e il FdS devono collaborare ai fini del tracciamento e dell'identificazione dell'utente nel rispetto della normativa vigente in materia di antiterrorismo e di protezione dei dati personali. A tal fine l'oda e il FdS devono condividere riferimenti univoci associati alle tracce mantenute dal FdS e all'identità dell'utente mantenuta dall'oda. 6. Fiducia: l'oda e il FdS devono darsi garanzie reciproche di rispetto delle condizioni espresse ai precedenti punti 1, 2, 3, 4 e 5. Tali garanzie possono essere formalizzate da un accordo bilaterale tra OdA e FdS, o dall'adesione dell'oda e del FdS ad una federazione o confederazione che preveda il rispetto delle suddette condizioni. 7. Informazione: l'utente deve essere informato in modo chiaro e compiuto: delle finalità e delle modalità di trattamento dei propri dati personali eventualmente richiesti; dei servizi, delle federazioni e delle confederazioni a cui le credenziali danno accesso; dell'identità del soggetto che fornisce il servizio (FdS) e dell'identità del soggetto che opera la validazione delle credenziali all'atto dell'autenticazione (OdA) dello scambio di informazioni tra OdA e FdS ai fini della fornitura del servizio, nei casi in cui ciò sia indispensabile ai fini dello stesso; delle condizioni di utilizzo del servizio di accesso; delle modalità di interruzione dell'accesso (logout). 8. Consenso: prima di effettuare l'accesso l'utente deve acconsentire, caso per caso o una tantum allo scambio di informazioni tra OdA e FdS eventualmente necessarie ai fini della fornitura del servizio. 9. Controllo: l'utente deve avere controllo della durata della connessione ad Internet e deve poterne verificare in ogni momento la sussistenza o la cessazione. 38

41 Linee guida Università Digitale 6.2 Modalità Operative: i casi Eduroam ed Idem - Autenticazione Federata per Il Wi-Fi in ambito Universitario Le linee guida generali di cui sopra si riferiscono all'autenticazione federata per accesso ad Internet in qualsiasi ambito e con qualsiasi tecnologia. Nel presente paragrafo si fornisce invece una particolarizzazione esemplificativa riferita all'autenticazione federata per il wi-fi in ambito universitario. In questo specifico ambito, le due modalità suggerite per implementare quanto espresso nel paragrafo "Descrizione generale del servizio e ambito di applicazione" sono le federazioni eduroam ed IDEM. eduroam (education roaming) è il servizio di accesso sicuro e globale (mondiale) alla rete Internet in modalità wi-fi per gli utenti mobili a disposizione della comunità internazionale della ricerca e della formazione universitaria. eduroam permette agli studenti, ai ricercatori e al personale universitario di sfruttare la connettività Internet nei propri campus e presso ogni altra istituzione partecipante che si ha l'occasione di vi sitare senza ulteriori necessità di registrazione o configurazione (http://www.eduro- am.org). IDEM è la Federazione Italiana di Infrastrutture di Autenticazione e Autorizzazione dedicata alla comunità della ricerca e della formazione universitaria (https://www.idem.garr.it). La federazione IDEM permette l'accesso a molteplici risorse web, utilizzando profili SAML. L'utente beneficia anche del Single Sign On e mediante l'unica identità fornita dalla sua organizzazione di appartenenza accede a molteplici risorse (contenuti, dati, applicazioni) della propria organizzazione e delle altre organizzazioni della federazione. Mediante le tecnologie messe in opera dalla federazione IDEM è possibile realizzare speciali Service Provider per autorizzare l'accesso alla rete in modalità wi-fi gli utenti della federazione che si trovano presso la propria organizzazione di appartenenza o presso altre organizzazioni della federazione. Questa particolare configurazione permette una modalità di accesso alla rete Internet per gli utenti mobili analoga, ma non alternativa, a quella fornita da eduroam. È auspicato che ogni università aderisca ad entrambe le federazioni seguendo una roadmap personalizzata che conduce alla realizzazione di: un sistema di Identity Management (IM) è a carico di questo componente dare garanzia del rispetto delle condizioni 1 e 2 prima definite il sistema di IM non è un componente tecnologico né della federazione IDEM, né della federazione eduroam ciascuna università stabilisce in autonomia come realizzarlo 39

42 Capitolo 6 AUTENTICAZIONE FEDERATA PER L ACCESSO A INTERNET E A RISORSE IN RETE il sistema di IM dovrebbe essere unico per l'università e ad esso dovrebbero attingere le informazioni sulle identità digitali sia l'identity Provider di IDEM che l'identity Provider di eduroam; un Identity Provider (IDP) in IDEM le condizioni 3 e 5 sono garantite dall'implementazione tecnologica del componente; un Identity Provider (IDP) in eduroam le condizioni 3 e 5 sono garantite dall'implementazione tecnologica del componente; un servizio di accesso alla rete (Resource Provider, RP) in modalità wireless tramite la federazione eduroam le condizioni 4, 5 e 9 sono garantite dall'implementazione tecnologica del componente; un servizio di accesso alla rete in modalità wireless tramite la federazione IDEM le condizioni 4 e 5 sono garantite dall'implementazione tecnologica del componente la condizione 9 è fattibile, ma richiede esplicita configurazione. L'adesione ufficiale di una università a ciascuna delle due federazioni attua la condizione 6. Rimane a carico dell'università stabilire come attuare le condizioni 7 e 8, con la precisazione che quest'ultima può essere acquisita in forma tradizionale oppure in modalità informatica con l'implementazione tecnologica di un modulo aggiuntivo (uap- prove). 40

43 Linee guida Università Digitale 7 DIGITALIZZAZIONE TESI DI LAUREA 7.1 Premessa Le linee guida si limitano a rendere disponibili alcune indicazioni operative essenziali di natura amministrativa finalizzate a guidare i processi di formazione delle tesi di laurea magistrali e di dottorato in forma digitale nativa. L attenzione è concentrata sui processi di natura amministrativa e sulla validità giuridica delle tesi, pur nella consapevolezza che si tratta di documenti che rispondono a una molteplicità di funzioni tale da rendere necessari in futuro ulteriori approfondimenti, in particolare in relazione agli aspetti bibliografico-documentari delle stesse. Si sottolinea infatti che non è possibile prescindere dalla natura bidimensionale delle tesi (documento amministrativo all interno del procedimento finalizzato al conseguimento del diploma di laurea e opera originale dell intelletto soggetta alla tutela per il diritto d autore) e che oltre ai nodi della validità giuridica e della conservazione delle tesi è indispensabile affrontare il problema della disseminazione e degli aspetti correlati alla proprietà intellettuale. Per l analisi e la valutazione della normativa di settore si veda l appendice E. Lo stato dell arte, che include anche una sintesi sulle attuali disposizioni e prassi relative al deposito legale delle tesi e alcuni essenziali riferimenti bibliografici. 7.2 Natura giuridica delle tesi di laurea e di dottorato Le tesi di laurea e di dottorato sono documenti giuridicamente rilevanti secondo la definizione del dpr 445/2000 (articolo 1, comma 1, lettera a): ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività. In particolare, le dissertazioni ai fini del conseguimento di un titolo di studio universitario di livello magistrale e di dottorato sono identificati nei regolamenti universitari ma anche dalla giurisprudenza come elaborati scritti presentati e discussi dallo studente davanti a una commissione di ateneo in 41

44 Capitolo 7 Digitalizzazione tesi di laurea seduta pubblica e conservati in originale per la consultazione negli archivi universitari 1. In quanto documenti che svolgono una specifica funzione amministrativa (attestano la regolarità del titolo conseguito) sono riconducibili alle norme generali in materia di documento amministrativo e, in caso di digitalizzazione, alle disposizioni del citato dpr 445/2000 e del dlgs 82/2005 e successive modifiche sia per quanto riguarda la formazione del documento, la produzione di copie, la gestione e la conservazione (cfr appendice E. Lo stato dell arte). In particolare, coerentemente con quanto stabilito dalla normativa vigente (nello specifico ai sensi degli articoli 20 e 21 del CAD relativi al documento informatico e al documento informatico sottoscritto con firma elettronica2) e con i risultati della ricerca internazionale e degli standard di settore in materia di archivi digitali3, è necessario che siano documentati e accertabili in fase di formazione e di conservazione oltre ai documenti medesimi quegli elementi costitutivi del documento che garantiscano identificabilità dell autore, integrità e immodificabilità. Nel caso dei documenti in questione tali elementi in parte riferibili ad informazioni di contesto, possono essere così identificati: la provenienza intesa come identificabilità dell autore (colui che si assume la responsabilità del contenuto) o origine del documento 4 : l autore studente deve essere identificato con certezza e in modo persistente la riconduzione del documento all autore deve essere documentata e verificabile; trattandosi di un documento endoprocedimentale, la norma prevede l utilizzo di qualunque tipo di firma elettronica ovvero l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica (CAD, articolo 1, comma 1, lettera q) 1 Tribunale di Milano, 24 ottobre 1988, Società Zambon chimica contro Società Blaschim (Riv. Dir. Ind., 1990, II, 50, nota). 2 In particolare l articolo 20 comma 1-bis chiarisce che L idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, mentre l articolo 21 comma 1 precisa che il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. 3 Si vedano i risultati del progetto InterPARES (www.interpares.org) con specifico riferimento al profilo di autenticità e di conservazione dei documenti digitali. 4 Il nodo cruciale riguarda l identificazione informatica dell autore di un documento, ovvero (ai sensi dell articolo 1, comma 1, lettera u-ter del CAD approvato con dlgs 235/2010) la validazione dell insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l individuazione nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell accesso. Si tratta della qualificazione di un documento informatico attraverso l associazione ad esso di alcune informazioni, con la garanzia della loro verificabilità nel tempo. 42

45 Linee guida Università Digitale data certa in grado di assicurare al documento nella sua forma finale un riferimento temporale opponibile a terzi contenuto stabile: integrità del contenuto e degli elementi identificativi della tesi, persone che intervengono nel procedimento: docente relatore, presidente e componenti della commissione di laurea; le responsabilità di tutte le persone che intervengono nel procedimento devono essere documentate e verificabili; devono essere pertanto gestite anche dal sistema di gestione documentale contesto amministrativo e documentario: si tratta degli elementi informativi che identificano l ambito in cui la tesi è discussa (per le tesi di laurea magistrale: ateneo, facoltà, corso di laurea, intitolazione, anno accademico e data di discussione della tesi, indice di classificazione/fascicolazione, nome dello studente, nome del relatore e dell eventuale correlatore, indicazione dell assenso alla pubblicazione, ecc.; per le per le tesi di dottorato intitolazione del dottorato e del relativo ciclo, ateneo di riferimento, intitolazione della tesi, anno accademico e data di discussione, nome dello studente, nome del tutor, indicazioni dei componenti della commissione d esame finale, eventuale indicazione di embargo, indice di classificazione/fascicolazione, ecc.). Un parere del Garante privacy (marzo 2011, n. 88) ricorda l obbligo di adottare idonee misure per eliminare o ridurre il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni delle informazioni e dei documenti resi disponibili tramite Internet. Gli obblighi per la conservazione sono fissati dagli articoli 43, 44 e 44 bis del Codice dell amministrazione digitale. In sintesi si stabilisce che i documenti di cui sia prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se (art. 43, comma 3) i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, [ ] sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. I requisiti (articolo 44) stabiliscono: l identificazione di un responsabile per la conservazione dei documenti informatici, la cooperazione tra il responsabile per la conservazione e il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, l esistenza di un sistema di conservazione che assicuri: l identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e della struttura amministrativa di riferimento (dati di contesto amministrativo), l integrità del documento, la leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di 43

46 Capitolo 7 Digitalizzazione tesi di laurea registrazione e di classificazione originari (dati di contesto documentario). 7.3 Indicazioni operative per la formazione, gestione, tenuta e conservazione Le indicazioni che seguono hanno l obiettivo limitato di fornire proposte operative, alla luce delle considerazioni che precedono, per la gestione di alcuni aspetti cruciali che hanno finora ritardato l adozione di strumenti di digitalizzazione delle tesi di laurea magistrale e di dottorato. Non hanno la presunzione di offrire ipotesi di soluzione per gli aspetti, altrettanto cruciali, riguardanti soluzioni organizzative e tecniche quali la gestione dei flussi, l integrazione con i processi e i metadati necessari ai processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti in questione. Per quanto riguarda la gestione della provenienza e dei profili di responsabilità si propongono le seguenti soluzioni operative: Adozione di sistemi di validazione/identificazione informatica basati sull utilizzo di firme elettroniche (ad esempio username/password di autenticazione) che consentano di documentare provenienza e responsabilità nel processo per l autore della tesi (lo studente) e per tutte le persone che intervengono nelle attività di formazione e tenuta; Data certa (riferimento temporale opponibile a terzi). Si tratta della data di presentazione della tesi agli uffici di segreteria da effettuare in tempo utile per la discussione in commissione d esame (da definire nei regolamenti di ateneo in modo da garantire che il documento conservato nei depositi d archivio corrisponda al documento presentato e discusso in sede di esame finale). La certificazione della data nel tempo (validazione temporale, ai sensi dell articolo 37 del dpcm 30 marzo 2009) può essere ottenuta e gestita con vari strumenti, quali ad esempio: la segnatura della registrazione di protocollo da effettuare in occasione della presentazione della tesi agli uffici; l apposizione di una marca temporale (specifica evidenza informatica gestita dai certificatori accreditati ai sensi della delibera Cnipa 17 ottobre 2006); il riferimento temporale ottenuto attraverso la posta certificata, il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti e basato sull uso di marche temporali Nel caso delle pubbliche amministrazioni il riferimento temporale ottenuto mediante l utilizzo della posta elettronica certificata è in ogni caso garantito dall0integrazione con il sistema di protocollo, ai sensi dell articolo del Codice dell amministrazione digitale 44

47 Linee guida Università Digitale Contenuto stabile: integrità. Valori di impronta/checksum gestiti all interno del sistema di gestione documentale o del sistema di conservazione Docente relatore. Comunicazioni anche interne gestite nel sistema di gestione documentale al fine di assicurare il tracciamento degli atti Contesto amministrativo e documentario. La tesi dovrà essere corredata dei metadati descrittivi, amministrativi e gestionali previsti dai sistemi di gestione documentale e, nel caso delle tesi di dottorato, dalle informazioni che derivano dalle procedure di deposito legale cui le tesi medesime sono soggette per obbligo di legge5. Si ritiene peraltro opportuno applicare anche alla gestione delle tesi di laurea magistrale i metadati previsti per il deposito legale delle tesi di dottorato (cfr Appendice E). Nelle more di una futura standardizzazione dei metadati di natura descrittiva e amministrativa si ricorda che è indispensabile gestire tutti gli elementi rilevanti per la gestione del procedimento amministrativo relativo e le informazioni relative alle aggregazioni documentarie e archivistiche di riferimento (fascicolo studente e serie documentaria delle tesi): Formati a) per le tesi di laurea magistrale si riportano almeno le seguenti indicazioni: ateneo, facoltà, corso di laurea, tipo di materiale (tesi di laurea magistrale), intitolazione della tesi, nome dell autore, anno accademico e data di discussione della tesi, nome del relatore e dell eventuale correlatore, lingua, abstract (eventuale), indicazione dell assenso alla consultazione e delle sue specifiche modalità (online, offline), dimensione del file, indice di classificazione, numero del fascicolo b) per le per le tesi di dottorato si riportano almeno le seguenti indicazioni: ateneo, intitolazione del dottorato e del relativo ciclo, intitolazione della tesi, nome dell autore, anno accademico e data di discussione, nome del tutor, lingua, abstract (eventuale), eventuale indicazione di embargo, dimensione del file, indice di classificazione, numero del fascicolo. La tesi deve essere predisposta in formato appropriato sia nella fase di formazione che in quella di conservazione al fine di consentire la lettura nel tempo del documento con le stesse caratteristiche estrinseche originarie 5 Le tesi di dottorato, in relazione alla normativa sull obbligo del deposito legale, sono soggette all esposizione, mediante interfacce web dedicate, dei metadati concordati con le Biblioteche nazionali. Nel prosieguo dei lavori saranno indagate le procedure relative alla conservazione attuate dalle Biblioteche nazionali (in parte descritte nell allegato E), al fine di accertare in che misura e a quali ulteriori condizioni integrative la conservazione dei documenti (digitali) si possa ritenere esaurita grazie a tali procedure. 45

48 Capitolo 7 Digitalizzazione tesi di laurea (intestazione, modalità di impaginazione, sommario). Il dpcm 30 marzo 2009 conferma che i documenti con firma digitale o firma elettronica qualificata non producono gli effetti della scrittura privata se contengono macroistruzioni e codice eseguibile, dal momento che tale possibilità renderebbe i documenti modificabili. I formati devono garantire l integrità della presentazione, l accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. Si consiglia l uso di formati aperti, tra cui per esempio il formato Pdf/A6. Si consiglia di valutare l adozione di altri formati per fini diversi da quello amministrativo (per esempio il formato Open Document Format per facilitare la diffusione e l accesso) 7.4 Conservazione Con riferimento a quanto già indicato nel paragrafo 1 e agli obblighi normativi, si prevedono le seguenti attività: definizione di procedure e flussi di formazione nel manuale di gestione ai sensi del dpcm 31 ottobre 2000 (regole tecniche per il protocollo informatico) definizione del processo di conservazione e delle relative responsabilità nel manuale di conservazione coerentemente con gli obiettivi previsti dall articolo 44 del CAD (identificazione del responsabile della conservazione, garanzia di conservazione delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati, con particolare attenzione per le informazioni relative ai formati utilizzati, ai metadati da associare alle tesi, ai pacchetti di versamento e di archiviazione oltre che di distribuzione, identificazione della logistica anche in caso di delega della funzione di conservazione) delega esplicita approvata con apposito provvedimento in caso di esternalizzazione di parti del processo di conservazione. Si specifica che nei processi di conservazione permanente i documenti possono essere oggetto di migrazioni che implicano la modifica dei formati originari. Tali interventi, finalizzati a contrastare i rischi dell obsolescenza tecnologica e assicurare l accessibilità e la leggibilità dei documenti conservati, devono essere condotti sotto la diretta responsabilità del responsabile della conservazione (articolo 44 CAD e successive regole tecniche sulla conservazione) ed essere opportunamente documentate sulla base di quanto indicato nel manuale di gestione e nel manuale di conservazione. 6 Cfr. elenco formati aperti sul sito DigitPA b_1.pdf). 46

49 Linee guida Università Digitale 7.5 Elaborati finali di laurea di primo livello Per quanto riguarda le lauree di primo livello, in considerazione del fatto che la normativa si limita a far riferimento alla predisposizione di elaborati finali 7 e che ogni ateneo ha sviluppato prassi e regolamentazioni specifiche, non si prevedono in questa sede indicazioni univoche. Nel caso in cui l ateneo optasse per la conservazione si suggerisce comunque la loro produzione in forma digitale, utilizzando formati aperti (PDF/A, Open Document Format), l utilizzo di interfacce web per la consegna, la conservazione in sistemi Open Archives. 7 Ai quali non si applicano le prescrizioni previste per le tesi di laurea magistrali e di dottorato. 47

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51 8 PAGAMENTI ON LINE Linee guida Università Digitale 8.1 Premessa Lo scopo del presente documento è quello di definire le linee guida in tema di processi di gestione dei pagamenti online partendo dall individuazione delle principali procedure che danno origine a flussi finanziari in entrata e in uscita e che impattano notevolmente sull organizzazione e la gestione dei servizi degli Atenei. Gli obiettivi principali sono quelli di favorire: la condivisione della terminologia di riferimento; lo snellimento e la semplificazione dei processi e delle procedure; lo snellimento della struttura amministrativa; l informatizzazione e la razionalizzazione dei processi legati ai pagamenti; il miglioramento dei servizi agli studenti ed in genere agli utenti; l ottimizzazione e la completezza dei flussi informativi/garanzia di tracciabilità delle transazioni; l ottimizzazione e la completezza dei dati disponibili relativi ai pagamenti; la riduzione dell onere della gestione documentale; l individuazione di standard comuni e buone pratiche ( good practice ) da replicare. 8.2 Definizioni PAGAMENTI: processi che danno origine a flussi / transazioni di denaro a favore dell Ateneo da parte di terzi (studenti, fornitori, enti pubblici e privati, nazionali e esteri) e dall Ateneo a favore di terzi (studenti, fornitori, pubbliche amministrazioni, enti pubblici e privati, nazionali e esteri). I processi analizzati in questo documento sono: i flussi in entrata e in uscita della gestione studenti, cioè gli incassi per contribuzione studentesca ed i pagamenti / accrediti a favore di studenti gli ordinativi informatici (mandati e reversali, pagamenti ed incassi in genere latu sensu) PAGAMENTI IN MODALITA ONLINE: processi che prevedono sia la generazione automatica dei titoli di debito/credito da e verso gli utenti di un Ateneo che la registrazione automatica dei riscontri di pagamento e che di conseguenza 49

52 Capitolo 8 Pagamenti on line favoriscono l ottimizzazione della gestione delle risorse (risorse finanziarie, umane, documentali, ). PAGAMENTI IN MODALITA CARTACEA: tutto quanto non rientra nella categoria pagamenti in modalità online. 8.3 Stato dell arte: incassi/accrediti da/a studenti Incassi Da Studenti Per gli incassi di tasse e contributi dovuti dagli studenti vengono usati strumenti differenti; di seguito un prospetto riassuntivo degli stessi con i rispettivi pro e i contro. INCASSI IN MODALITA CARTACEA Sono considerati incassi in modalità cartacea quelli effettuati: allo sportello delle segreterie studenti (tramite contanti, pos, ) tramite bollettini, MAV,, prodotti massivamente e spediti allo studente via posta tramite bonifici / bollettini CC postale con riscontro cartaceo. 50

53 Linee guida Università Digitale STRUMENTO PRO CONTRO Pagamento tramite contanti o POS presso lo sportello delle segreterie Nessuno Difficile il riscontro. Liquidità, nel caso di contanti, che gli uffici devono gestire e relativi rischi di furto. Incassi a mezzo bollettini CC postale o bonifici bancari su autoliquidazione da parte dello studente Non comportano un investimento da parte dell Ateneo di avvisi agli studenti, invii a scadenze e relativa gestione. Gli studenti devono sempre e comunque presentare copia cartacea del documento di versamento che attesti il pagamento. L Ateneo deve conservare queste copie, con conseguente necessità di conservazione dei documenti cartacei e quindi gestione di spazi/archivi. Le attività di registrazione, necessariamente manuale, dei dati e di riconciliazione con le comunicazioni di incasso che provengono dal Tesoriere sono causa di percentuali di errore altissime, con elevato dispendio di risorse umane ed economiche. Incassi a mezzo bollettini, MAV cartacei prodotti massivamente e spediti via posta (Pagamento Mediante Avviso) Particolarmente adatto per incassi frazionati (come le tasse e contributi degli studenti). Facilita la ricostruzione del debito e del debitore. Regola le scadenze e gli avvisi. I dati relativi ai crediti possono essere trasmessi alla banca telematicamente oltre che su supporto magnetico o cartaceo. Il costo di gestione della procedura di emissione e di trasmissione è elevato. Nei casi di mancata ricezione (recapiti errati) o di perdita del bollettino/mav, che sono di norma molto frequenti, lo studente ricorrerebbe al pagamento mediante bollettini CC postale o bonifici bancari su autoliquidazione (caso precedente). 51

54 Capitolo 8 Pagamenti on line INCASSI IN MODALITA ONLINE Sono considerati incassi in modalità online quelli effettuati: tramite MAV online / bollettini generati online dallo studente durante la richiesta di iscrizione, tramite Carta di Credito all interno della procedura online predisposta dall Ateneo. STRUMENTO PRO CONTRO Carta di Credito (Pagamento all interno della procedura online predisposta dall Ateneo) MAV online (MAV on demand, creato al momento della richiesta di iscrizione dello studente). Immediatezza del pagamento direttamente dalla procedura online predisposta dall Ateneo. L emissione è determinata tramite una procedura informatica definita da ogni singolo ateneo. Il pagamento avvenuto con questa modalità viene acquisito automaticamente dal sistema informatico di gestione delle carriere degli studenti. Elevati risparmi di risorse finanziarie ed umane. Maggiore efficienza del sistema: migliore gestione del servizio al cliente /studente, miglior analisi/controllo dei dati e conseguente migliore riscossione, maggior numero di dati disponibili, maggiore tracciabilità dei pagamenti. Elevati costi di commissione. Impossibilità ad utilizzarlo come strumento esclusivo. Costo di avvio, principalmente per lo sviluppo delle procedure e delle piattaforme informatiche coinvolte (Tesoriere e SW gestionali degli studenti e contabili/ gestione direzionale). 52

55 Linee guida Università Digitale ACCREDITI AGLI STUDENTI Gli accrediti che un Ateneo dispone a favore degli studenti sono per: rimborsi di tasse e contributi non dovuti (es. restituzioni per merito, per errati pagamenti, per esoneri per reddito) pagamento di borse di studio (es. per merito, per reddito, per premi di studio, per collaborazioni studentesche, per mobilità internazionale, per tutela regionale del diritto allo studio) ACCREDITI IN MODALITA CARTACEA Sono considerati accrediti in modalità cartacea quelli effettuati : in contanti presso l istituto cassiere, tramite assegno bancario / circolare a domicilio. STRUMENTO PRO CONTRO Contanti con ritiro allo sportello Assegno bancario all indirizzo Nessuno Nessuno Liquidità che il tesoriere deve gestire e relativi rischi di furti. Lo studente deve recarsi presso lo sportello del tesoriere e in nessun altro luogo. Difficile il riscontro. Oneri di emissione. Alta percentuale di mancato buon fine degli assegni. Costi di gestione dei reincassi ACCREDITI IN MODALITA ONLINE Sono considerati accrediti in modalità online quelli effettuati: su carta prepagata d Ateneo, tramite accredito CC bancario / postale. 53

56 Capitolo 8 Pagamenti on line STRUMENTO PRO CONTRO Bonifico bancario Trasferimento su rete bancaria senza spostamento di denaro o altri titoli bancari. Disponibilità per lo studente nei tempi bancari Carta prepagata multifunzione Borse di studio e tutti i crediti maturati a qualsiasi titolo dagli studenti di un ateneo possono essere erogate sul badge. Immediata disponibilità della borsa. Utilizzo della carta come bancomat e carta prepagata negli esercizi convenzionati in Italia e all estero, per transazioni via Internet, senza l obbligo di aprire un conto corrente. L operazione di ricarica può essere effettuata agli sportelli automatici bancomat, in tutte le agenzie con bonifico bancario oppure on-line. La carta può inoltre essere utilizzata come badge e quindi consentire l'identificazione a vista o l abilitazione ad accedere ai servizi di Ateneo. L accredito sulla carta è gratuito e parimenti gratuito è il prelevamento in unica soluzione di quanto accreditato presso uno sportello qualsiasi dell Istituto Cassiere. Necessità di ottenere le coordinate bancarie dello studente. Alta percentuale di mancato buon fine perché spesso le coordinate bancarie sono errate. Costi per spese di commissione a carico dello studente. Costo di avvio, principalmente per lo sviluppo delle procedure e delle piattaforme informatiche coinvolte (Tesoriere e S/W gestionali carriera degli studenti). 54

57 Linee guida Università Digitale 8.4 Case studies: MAV online, Carta Multifunzione, Conto Corrente Virtuale dello studente INCASSI ONLINE: MAV online (Università Degli Studi di Milano Bicocca) La prima parte del progetto è iniziato, nel luglio 2008, con la realizzazione dei MAV on demand, per la riscossione delle tasse universitarie, suddivise in prima e seconda rata in occasione dell apertura delle iscrizioni all a.a. 2008/2009. Secondo questo processo l utente compila online la domanda di immatricolazione utilizzando per quanto possibile dei menu a tendina per l inserimento delle informazioni e simultaneamente il sistema provvede a compilare un modulo MAV con le informazioni contenute nella domanda e che servono alla segreteria per individuare quel pagamento: dati anagrafici, corso di studio, ecc. Al termine della domanda, viene generato un modulo MAV che, grazie ad uno scambio di informazioni in tempo reale tra la banca dati dell Università e quella dell Istituto Cassiere, ottiene il codice identificativo necessario per la pagabilità immediata del modulo all interno del circuito ABI. La disponibilità di questo dato consente all utente che lo voglia, di pagare il MAV immediatamente online, senza necessità di stamparlo. L informazione dell avvenuto pagamento giunge, mediante un file che contiene tutte le informazioni stampate sul mav, all Università entro cinque giorni naturali, successivi e continui e si va ad incrociare con la domanda. I MAV delle seconde rate vengono generati su richiesta online dei singoli studenti i quali vengono sollecitati da una mail inviata dall Università alla casella di posta elettronica di ateneo. Naturalmente lo studente si limita a richiedere il MAV di seconda rata e questo esce già precompilato. Nel caso in cui lo studente richiede la generazione del MAV oltre il termine di scadenza esso viene prodotto già con un importo che tiene conto della mora da pagare. L utilizzo dei MAV siffatti, ha consentito di: dematerializzare il processo, migliorare la capacità dell Ateneo di imputare correttamente le riscossioni ma, principalmente, di riscuotere di più e meglio. 55

58 Capitolo 8 Pagamenti on line Con l introduzione dei MAV è stato inoltre possibile introdurre il blocco delle carriere in caso di mancato o ritardato pagamento. L Università adotta un sistema di more il cui ammontare è progressivo con l aumento del ritardo per cui ove il MAV venga generato con ritardo, come detto, il sistema lo produce tenendo conto delle more maturate fino a quel giorno. Ove venga pagato oltre il termine che fa scattare un ulteriore mora, il sistema accetta il pagamento ma mantiene il blocco della carriera. In questo caso lo studente deve richiedere l emissione di un nuovo MAV che gli consenta di pagare l ulteriore mora. A partire dall a.a. 2009/2010 il MAV è stato adottato per tutte le riscossioni. Tra le altre cose e nell ottica della semplificazione è stato adottato il MAV anche per la riscossione della tassa di iscrizione e della tassa governativa per gli esami di Stato. Secondo le disposizioni del MEF la tassa governativa deve essere pagata, con bollettino di conto corrente postale a favore di un conto specificamente intestato. Sollecitati gli uffici territoriali del MEF per individuare una procedura di accredito di tali somme a cura dell Università evitando agli utenti la necessità di recarsi agli uffici postali per il pagamento e poi in segreteria studenti per la consegna della ricevuta cartacea, questi non hanno minimamente risposto. L Università, per agevolare gli utenti e ridurre le code agli sportelli, ha quindi rivisto in autonomia la propria procedura ed ha introdotto nel modulo online della domanda anche la delega all Università, da parte dell utente che si iscrive all esame di Stato, ad effettuare in sua vece il pagamento della tassa governativa. L utente paga quindi con un unico MAV all Università l importo di tutte le tasse ed imposte dovute. L Università, operando come sostituto d imposta, versa mensilmente al MEF con un unico mandato e versamento l ammontare di tutte le tasse governative riscosse ed invia allo stesso Ministero la distinta con tutti i dati anagrafici dei soggetti che hanno pagato. (Ovviamente l Ateneo procede solo con un mandato informatico con firma digitale, successivamente la banca assolve, per conto dell Università, al pagamento manuale di un bollettino cumulativo presso un ufficio postale ). L introduzione di queste innovazioni, oltre a quanto già detto, ha fatto sì che annualmente circa 8000 potenziali matricole evitano di affollare gli uffici delle segreterie per ritirare i documenti cartacei per le immatricolazioni. Inoltre sono state ridotte circa 500 ulteriori presenze annue dovute ai candidati agli esami di Stato che dovevano consegnare la ricevuta dell avvenuto versamento. 56

59 Linee guida Università Digitale ACCREDITI ONLINE: Carta Multifunzione (Università Degli Studi di Milano Bicocca) Dall inizio dell'a.a. 2009/2010 l Ateneo distribuisce a tutte le matricole un badge, che oltre a consentire l'accesso ai parcheggi, alla biblioteca,..., è una carta di credito prepagata ricaricabile, nata dalla collaborazione tra l'università e l Istituto Cassiere. Se attivata, essa permette di effettuare pagamenti o prelevamenti in Italia e all'estero, di disporre pagamenti relativi ad acquisti su Internet oltre che di consentire il pagamento di piccoli importi, fino a 15,00 ciascuno, utilizzando la tecnologia contactless (tutti gli esercizi del quartiere Bicocca sono dotati dei necessari terminali). Libera dal conto corrente, la carta può essere attivata, senza costi aggiuntivi, presso qualsiasi filiale dell Istituto Cassiere e non comporta l obbligo di alcun versamento minimo. In aggiunta, dal 2010 tutte le borse o competenze di natura economica vengono pagate dall Ateneo agli studenti che ne hanno diritto mediante accredito sulla carta stessa. Gli studenti che devono ricevere accrediti dall Università devono quindi attivare la funzione di Carta di Credito Prepagata, disponibile sul badge di Ateneo. Le somme accreditate sulla carta possono anche essere prelevate, dal giorno stesso dell accredito, attraverso i dispositivi ATM (Bancomat) o presso gli sportelli della banca. Le operazioni di pagamento sono gratuite mentre si paga un euro per ogni prelievo fino a 250,00. Gli studenti possono comunque decidere di prelevare tutto immediatamente anche in un unica soluzione presso la rete degli sportelli dell Istituto Cassiere, senza costo alcuno. Con questo sistema è possibile quindi raggiungere con il pagamento lo studente ovunque si trovi, senza peraltro dovergli chiedere alcuna informazione aggiuntiva, come le coordinate bancarie che risultano spesso difficili da ottenere e di frequente vengono comunicate erroneamente. In particolare vengono accreditate anche le borse Erasmus in ratei fin dal primo mese della partenza dello studente. L accredito viene disposto con il giro stipendi, sulla base della data indicata nell atto di impegno. In caso di variazioni sulla data di partenza, lo studente la può comunicare entro il giorno 15 del mese di partenza. In caso di mancata comunicazione entro i termini, ove lo studente poi non parta, l Ateneo è in grado di bloccare l accredito sulla carta, sebbene sia già disposto sul mandato, entro 48 ore precedenti l accredito sulla carta (il 25 del mese). Nel caso in cui non si riesca a bloccare l accredito, si blocca la carriera dello studente e si richiede la restituzione immediata del dovuto. L accredito delle competenze mediante la carta di credito, utilizzato finora con soddisfazione quasi unanime richiede, come detto più volte, l attivazione della funzione di carta di credito del badge universitario. Tale attivazione, che era 57

60 Capitolo 8 Pagamenti on line facoltativa per lo studente fino all a.a. 2010/2011, faceva sì che talvolta i pagamenti non andassero subito a buon fine perché la carta di credito era ancora inattiva. Per eliminare questi problemi e stante la gratuità del prodotto, dall a.a. 2011/2012 è obbligatoria l attivazione della carta prepagata per tutte le matricole. Siccome l attivazione richiede un riconoscimento dell utente ad opera dell Istituto Cassiere, nel rispetto della normativa antiriciclaggio, e dato che anche l Università deve a sua volta riconoscere lo studente iscritto, prima che questi faccia esami, si è pensato di rendere obbligatoria l attivazione della carta fin dal momento dell immatricolazione utilizzando, d intesa con l Istituto Cassiere, il riconoscimento della Banca anche a fini universitari, consentendo così agli studenti di immatricolarsi e poter fare esami anche senza mai recarsi presso gli uffici di segreteria. Quindi le circa 8000 matricole che venivano in segreteria studenti una o due volte ciascuno per ritirare i moduli (presenza fisica opzionale, in quanto potevano compilare la domanda online, quindi firmarla e spedirla corredata con la copia di un documento ed una fotografia) e poi per farsi riconoscere al momento del ritiro del libretto (presenza fisica obbligatoria), da quest anno, avendo contestualmente abolito anche il libretto, non devono recarsi fisicamente agli sportelli dell Ateneo e non devono nemmeno più spedire alcunché all Università. Per completare l immatricolazione e per attivare la sua carriera, allo studente viene solo richiesto di recarsi una volta presso lo sportello dell agenzia dell Istituto Cassiere, da lui scelta online e su appuntamento (anche e la data e l ora sono scelte dallo studente con la stessa modalità online) per permettere il riconoscimento e quindi l attivazione della carta prepagata. Pertanto le due innovazioni tecnologiche introdotte (mav online e carta prepagata) hanno consentito di semplificare in modo significativo il flusso delle immatricolazioni e di ridurlo ai passi di seguito elencati: 58 lo studente, ottenute le credenziali provvisorie dopo essersi registrato online, sempre online compila la domanda di immatricolazione, facendo l upload di una fotografia in formato digitale; sempre online produce il MAV della prima rata; il flusso della domanda arriva all Università (in banca dati) e si ferma in attesa che giunga il pagamento; quando arriva dalla banca il riscontro dell avvenuto pagamento, l Università provvede ad attivare una casella istituzionale per lo studente (lo studente conosce già indirizzo e pwd) e a inviare automaticamente i dati anagrafici e la foto, che lo studente ha fornito nella domanda online, all Istituto Cassiere, il quale si attiva subito per produrre la carta/badge; una volta che la carta/badge è pronta, l Istituto cassiere lo comunica (naturalmente lo scambio di informazioni avviene in modo automatizzato tra gli applicativi s/w dell Ateneo e della banca) all Università, che, sempre in modo automatico, invia una mail allo

61 Linee guida Università Digitale studente che lo invita a fissare un appuntamento, sempre tramite procedura online, presso una filiale della banca a scelta, per attivare tutte le funzioni della carta di Ateneo; lo studente si reca in banca, ritira la carta/badge, contestualmente l impiegato della banca provvede a stampare la domanda di immatricolazione che lo studente ha compilato, lo riconosce, gli fa firmare la stessa domanda e, a parte, tutti i moduli necessari per l attivazione della carta prepagata. Espletata questa formalità, l Istituto Cassiere comunica, sempre automaticamente, all Università che lo studente ha completato l attivazione delle funzionalità della carta e immediatamente viene perfezionata la sua immatricolazione. I vantaggi economici per l Ateneo e quelli di semplificazione dell intero processo di immatricolazione sono molteplici, così come molti sono anche i miglioramenti economici e di qualità del servizio per gli studenti. INCASSI ONLINE/ACCREDITI ONLINE: Conto Corrente Virtuale dello studente (Politecnico di Torino) A partire dall a.a. 2000/01 il Politecnico di Torino ha deciso di adottare lo strumento del conto corrente virtuale dello studente (CCS), come unico contenitore per il pagamento delle tasse universitarie. Il CCS è caratterizzato da un contenitore del tutto simile ad un conto corrente bancario, associato al codice fiscale dello studente, alimentato durante gli anni di carriera dello studente. In esso vengono inseriti movimenti a debito per lo studente, tipicamente: la tassa di immatricolazione, le tasse di iscrizione, le tasse per l iscrizione all esame di laurea e movimenti a credito che vanno via via a ridurre il debito dello studente. I movimenti a credito sono rappresentati dai versamenti che lo studente esegue nelle modalità descritte in premessa. Altri movimenti a credito vengono inseriti in corrispondenza di atti amministrativi che riducono l importo delle tasse, ad esempio: la riduzione tasse per merito scolastico, le rimanenze di credito di precedenti carriere, altri movimenti in correzione o rimborso. I debiti che vengono messi nel CCS, dal punto di vista della scadenza, sono di tre tipi: Scadenza contestuale al momento dell assegnazione. Es. tassa di iscrizione esame di laurea, iscrizione PT : se lo studente non lo salda non porta a termine l operazione. 59

62 Capitolo 8 Pagamenti on line Scadenza ad una data prefissata, oltre la quale, in caso di mancato pagamento vengono assegnate delle maggiorazioni : è il caso della 1a e 2a rata di iscrizione. Scadenza a chiusura del CCS. Es. le maggiorazioni descritte nel punto precedente: se alla chiusura del CCS (per il 2011/12, a fine giugno 2012) esso risulta in debito, lo studente viene interdetto a qualunque funzionalità informatica, fino a quando il debito non viene saldato. Sempre alla chiusura del CCS l eventuale credito residuo può essere rimborsato allo studente su richiesta o, in alternativa, riversato sul nuovo a.a. di carriera dello studente. La particolarità del CCS è che i debiti relativi alla 1a e 2a rata di iscrizione, vengono caricati nel solo momento in cui lo studente decide di andare a pagare queste tasse. In questo modo vengono minimizzate le fluttuazioni che possono essere dovute a variazioni di livello economico o ad altri eventi di esonero dalle tasse. In ogni caso, lo studente può in qualsiasi momento verificare il debito in essere. L utilizzo del CCS ha i seguenti vantaggi specifici, che non si riscontravano nei precedenti modelli di gestione delle tasse: minimizzare le fluttuazioni legate a variazioni di livello/idoneità in base alle informazioni che giungono dall Ente Regionale Diritto allo Studio Universitario; minimizzare il numero di rimborsi verso gli studenti; gestire la trasportabilità del credito (e in certi casi anche del debito), lungo tutti gli a.a. di carriera dello studente; gestire con un conto unico personale più di una posizione di carriera nello stesso a.a. come accade nei passaggi dalla laurea triennale alla laurea magistrale in corso d anno; consentire un eventuale rateizzazione dei pagamenti per venire incontro alle esigenze degli studenti. Il principale svantaggio di questo modello risiede nella complessità di gestione della rendicontazione e della reportistica contabile che comporta la ricostruzione degli importi dovuti e degli importi versati nei vari momenti dell a.a. (per es. a chiusura dell anno solare) a fronte dei movimenti a debito e credito che avvengono spesso in modo asincrono. 8.5 Ordinativo informatico Un Ateneo paga e riscuote somme di denaro attraverso mandati e reversali, documenti cartacei che devono essere stampati, firmati (di solito con doppia firma), consegnati all Istituto Cassiere o Tesoriere, da questi elaborati, caricati a sistema e inviati ai beneficiari (nel caso dei mandati di pagamento) o incrociati 60

63 Linee guida Università Digitale con i documenti provvisori di registrazione in entrata e regolarizzati (nel caso delle reversali). L ottimizzazione dei processi di gestione di mandati e reversali è rappresentata dall ordinativo informatico, che è un evidenza elettronica, dotata di validità amministrativa e contabile, in grado di sostituire a tutti gli effetti il mandato di pagamento e la reversale. In particolare, viene informatizzato l'iter dell'atto amministrativo che intercorre tra l'amministrazione Universitaria, l Ente emittente del documento e il pagamento al creditore o la riscossione dal debitore. L'ordinativo informatico di incasso e pagamento è l'ultimo tassello del processo di automazione dei rapporti tra banche tesoriere e Pubbliche Amministrazioni, che permette a queste ultime di disporre in tempi brevi di informazioni standardizzate e confrontabili. Le informazioni tra l'università e la banca vengono di solito trasmesse utilizzando uno specifico tracciato XML e le disposizioni inoltrate sono firmate da persone legittimate e "conosciute" dal sistema, mediante l'identificazione del certificato elettronico preventivamente consegnato. La firma digitale garantisce l'autenticità, la riservatezza e l'integrità delle informazioni. Oltre ad essere firmato digitalmente, il documento contabile deve essere datato con il servizio di marcatura temporale: ciò consente di assegnare al documento un riferimento temporale (data ed ora) certo, opponibile ai sensi di legge. Infine il documento deve essere conservato digitalmente, secondo le modalità previste dalla normativa (conservazione sostitutiva). I pro di questa innovazione possono essere così sintetizzati: accelerazione del processo di pagamento: la procedura automatizzata permette l emissione e la trasmissione al Tesoriere di mandati informatici in tempo reale. A sua volta il Tesoriere può immettere l ordine di pagamento sul sistema interbancario senza dover effettuare alcun ulteriore controllo manuale; eliminazione dei flussi cartacei tra Università e Istituto Cassiere, con conseguente velocizzazione e semplificazione delle operazioni di controllo sui ritorni del Cassiere per singola disposizione e per voci di aggregazione; garanzia di un tempestivo monitoraggio della liquidità dell ente grazie alla capacità di una costante verifica dei pagamenti effettuati; conservazione informatica dei flussi di pagamento/incasso e semplificazione delle operazioni di consultazione (sempre disponibili online, secondo le modalità della conservazione sostitutiva); risparmio sul consumo di carta e di toner per stampanti. 61

64 Capitolo 8 Pagamenti on line 8.6 CASE STUDY: Realizzazione e introduzione del mandato informatico (Università degli Studi di Milano-Bicocca) Per la realizzazione del progetto sono state individuate le seguenti fasi: 1. Studio di fattibilità sull introduzione del mandato informatico in Bicocca e precisamente uno studio della normativa, delle caratteristiche del documento contabile informatico, degli standard tecnologici, delle tecnologie software di interfaccia tra gli applicativi e delle eventuali modifiche alle procedure interne utilizzate. Queste fasi hanno coinvolto anche il fornitore del software contabile in uso in Ateneo e l Istituto Cassiere dell Università. 2. Creazione di un tracciato xml ben definito per la comunicazione e lo scambio di dati tra l applicativo contabile utilizzato dall Ateneo e quelli dell Istituto Cassiere. Il fornitore del software contabile ha realizzato una serie di implementazioni all attuale procedura di contabilità finanziaria per produrre lo scarico dei dati relativi ai mandati e alle reversali emesse in formato XML - conforme alle specifiche di DigitPA per l'ordinativo informatico e in collaborazione con l Istituto Cassiere - e per recepire ed elaborare il corrispondente file relativo alle ricevute applicative contenente gli esiti delle operazioni trasmesse. 3. Approvvigionamento dei certificati di firma digitale (per i Direttori di Dipartimento e i Segretari Amministrativi), installazione di h/w e s/w per poter apporre la firma digitale. La procedura prevede che la trasmissione dei documenti informatici sia sottoscritta con firma digitale, le chiavi di sottoscrizione devono essere rilasciate da un Certificatore accreditato. Nel caso specifico dell Università degli Studi di Milano-Bicocca l Istituto Cassiere ha fornito, gratuitamente, sia le firme digitali che il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti. Attraverso il collegamento telematico l'università invia i flussi generati e il Cassiere provvede a: 62 marcare temporalmente il documento informatico, per assicurare data e ora certe della ricezione e la validità nel tempo del documento; verificare la validità formale delle sottoscrizioni e i poteri di firma; generare la conferma di ricezione e generare la ricevuta applicativa con indicato, per ciascun documento, l'esito dell'acquisizione ed eventuali errori riscontrati. archiviare il documento informatico marcato temporalmente.

65 Linee guida Università Digitale 4. Test condotto dall Amministrazione Centrale per un periodo di circa tre mesi operando in parallelo con lo scambio di flussi xml con l Istituto Cassiere e con il tradizionale invio dei documenti cartacei. In un secondo momento hanno partecipato ai test anche due Dipartimenti. 5. Estensione della procedura, in modo graduale, a tutte le Strutture dell Ateneo dotate di autonomia contabile (Dipartimenti/Centri). I tempi di realizzazione del progetto ordinativo informatico, dallo studio di fattibilità (iniziato nel giugno 2009), all entrata in produzione a regime per tutte le strutture autonome dell Ateneo (avvenuto il 1 dicembre 2010) sono stati complessivamente di circa 1 anno e mezzo. 63

66 Capitolo 9 Iscrizione on line 64

67 9 ISCRIZIONE ON LINE Linee guida Università Digitale 9.1 Premessa Il Decreto Legge 5/2012, entrato in vigore lo scorso 9 febbraio e comunemente noto come Semplifica Italia, prevede (art. 48, co, 1) che le procedure di iscrizione alle Università debbano avvenire esclusivamente per via telematica. Obiettivo delle presenti linee guida è quello di delineare una modalità comune per adempiere a tale prescrizione, nel rispetto anche di quanto stabilito dal codice dell amministrazione digitale (le PA non devono richiedere informazioni già in proprio possesso) e dalla recente nota ministeriale sull abolizione dei certificati nei rapporti fra cittadini e pubblica amministrazione. Si è inoltre tenuto conto degli aspetti legati alla normativa sulla protezione dei dati personali. Nel resto del documento si userà il termine immatricolazione per intendere la procedura che porta all avvio di una nuova carriera attraverso l iscrizione a un corso di studi universitario (CdS). Molti corsi di studio prevedono l iscrizione ad una prova di ammissione prima di poter procedere all immatricolazione: ciò avviene sia per i corsi ad accesso programmato che per i corsi che prevedono una prova preliminare di verifica delle conoscenze. Data la variabilità nelle modalità di gestione di tali prove non si è ritenuto opportuno inserirne la descrizione all interno del processo di immatricolazione, limitandosi a citarle quando necessario. 9.2 Struttura del processo Le fasi principali del processo di immatricolazione on-line sono le seguenti: Registrazione al portale dell Ateneo Accesso al servizio di immatricolazione previa autenticazione Scelta del corso di studi Inserimento/reperimento delle informazioni relative ai titoli di studio Inserimento di eventuali altre informazioni Calcolo della tassa di immatricolazione e conferma Produzione del documento riepilogativo 65

68 Capitolo 9 Iscrizione on line Pagamento della tassa di immatricolazione Accertamento dell identità personale Apertura fascicolo dello studente Verifica dei titoli autocertificati 9.3 Dettaglio delle singole fasi Registrazione al portale dell Ateneo Questa fase è prevista solo se nel caso in cui lo studente non possieda già credenziali dell Ateneo (tipicamente un immatricolazione a un corso di primo ciclo). Si possono presentare tre situazioni: Lo studente è in possesso di una carta di identità elettronica (CIE) o di una carta nazionale dei servizi (CNS). Lo studente è in possesso della Carta dello studente e delle relative credenziali. Lo studente, non possedendo nessuno degli strumenti sopra descritti, inserisce il proprio codice fiscale e una serie di dati anagrafici in modo da consentire al sistema di creare la prima scheda anagrafica. Nei primi due casi l identità della persona è da considerarsi accertata, nel terzo si renderà necessario l accertamento in una fase successiva. In tutti i casi il sistema, dopo aver verificato l assenza di situazioni anomale (ad esempio una doppia registrazione), rilascia un set di credenziali (ad esempio username e password) dell Ateneo Accesso al servizio di immatricolazione L accesso prevede l autenticazione, che avviene con le credenziali rilasciate in fase di preregistrazione o con credenziali già in possesso dello studente (rilasciate ad esempio in occasione di una carriera precedente o di una prova di ammissione) Scelta del corso di studi Il sistema presenta l offerta formativa dell Ateneo e consente allo studente di scegliere a quale corso di studi iscriversi. 66

69 Linee guida Università Digitale Inserimento delle informazioni relative ai titoli di studio In base al tipo di CdS selezionato, l Ateneo ha bisogno di entrare in possesso delle informazioni sui titoli di studio posseduti dallo studente, che risultano necessari per l accesso al corso. A questo punto si possono presentare tre casi: L identità dello studente è stata accertata e lo studente ha acquisito presso l Ateneo un titolo di studio compatibile con i requisiti di accesso al corso selezionato: i dati sono già presenti nel sistema e non devono essere richiesti. L identità dello studente è stata accertata ma lo studente non ha acquisito il titolo richiesto presso l Ateneo: il sistema può interrogare l Anagrafe Nazionale degli Studenti Universitari (ANSU) per ottenere i dati necessari (relativi al diploma per un immatricolazione a un corso di primo ciclo, relativi alla laurea per un corso di secondo ciclo). Se non risulta possibile recuperare i dati (ad esempio: studenti stranieri, studenti per cui non sono ancora stati resi disponibili i dati dalla scuola/università di provenienza o scartati da ANSU per qualche errore formale o di coerenza) il sistema richiede allo studente di autocertificare i titoli posseduti, rimandando la verifica a un momento successivo. L identità dello studente non è stata accertata: il sistema chiede di inserire i dati necessari, ricorrendo quindi a un autocertificazione, e rimandando la verifica a un momento successivo. Anche nei casi in cui il sistema è in grado di recuperare automaticamente i dati necessari, lo studente dovrà comunque avere la possibilità di inserire un titolo di studio che non è stato rilevato automaticamente, se lo ritiene opportuno Inserimento di eventuali altre informazioni In questa fase vengono richiesti dati utili per determinare le condizioni di immatricolazione. I dati possono variare da un Ateneo all altro e possono comprendere, a puro titolo di esempio: 1. Eventuali disabilità, 2. Stato occupazionale, 3. Eventuale tipologia di part-time 4. Questionari statistici 5. Opzioni di rateizzazione 67

70 Capitolo 9 Iscrizione on line Calcolo tassa di immatricolazione e conferma. Il sistema utilizza i dati inseriti ai punti precedenti per determinare l importo della tassa di immatricolazione e lo mostra allo studente assieme ad altri dati riepilogativi. Lo studente può dare conferma o ritornare ai passi precedenti per apportare eventuali modifiche Produzione del documento riepilogativo Il sistema stampa un documento che nella maggior parte dei casi serve solo come promemoria per lo studente. Esclusivamente nel caso in cui lo studente abbia dovuto autocertificare il titolo di studio, lo studente dovrà eventualmente consegnare il documento firmato all ateneo Pagamento della tassa di immatricolazione. Lo studente può procedere al pagamento della rata di immatricolazione con le modalità previste dall Ateneo. L avvenuto pagamento ha valore di espressione di volontà relativamente all immatricolazione. Si auspica diffusione delle modalità di pagamento on-line oggetto delle relative linee guida Accertamento dell identità personale In questa fase, se lo studente non è stato identificato in precedenza, l Ateneo (o un suo delegato), procede a verificarne l identità. La verifica può avvenire di persona (de visu) o tramite altre modalità compatibili con le normative relative alla gestione dell identità personale. Sulla base di questo riconoscimento le università possono produrre un badge/libretto con foto che servirà anche ad identificare lo studente durante la sua carriera. Lo studente riceve anche eventuale materiale legato alla sua carriera (ad esempio badge o carta multifunzioni) Apertura fascicolo dello studente. L accertamento dell identità personale e il pagamento della tassa di iscrizione sanciscono il perfezionamento del processo di immatricolazione, che ha come effetto l apertura del fascicolo personale dello studente, con le modalità descritte nelle relative linee guida. 68

71 Verifica dei titoli autocertificati. Linee guida Università Digitale A partire dal momento dell identificazione dello studente il sistema può provvedere a verificare eventuali dati autocertificati relativi ai titoli di studio posseduti. Per far ciò utilizza le apposite funzionalità messe a disposizione dall ANSU, sia nel caso di titoli di laurea che di diplomi di scuola secondaria superiore. La verifica può essere fatta immediatamente dopo l accertamento dell identità oppure in momenti successivi secondo le modalità organizzative scelte dall Ateneo. 69

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73 APPENDICI

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75 Linee guida Università Digitale Appendice A: Allegato tecnico alle linee guida per la realizzazione della cooperazione applicativa A.1 Web services a supporto della cooperazione applicativa finalizzata al trasferimento degli studenti Riepilogo dei servizi Denominazione Get_Offerta() Get_InfoWorkflowTrasferimento() Put_ProcessoTrasferimento() Require_RefreshDatiTrasferimento () Put_DatiTrasferimento() Change_StatusProcessoTrasferimento() Get_StatusProcessoTrasferimento() Ret_Token() Get_Allegato() Descrizione sintetica Richiesta all Ateneo di destinazione dei Corsi di Studio offerti Richiesta all Ateneo di destinazione delle specifiche di ricezione Foglio di Congedo Avvio del workflow di trasferimento presso l Ateneo di destinazione Richiesta all Ateneo di provenienza di reinvio/completamento del Foglio di Congedo Re-invio all Ateneo di destinazione del Foglio di Congedo Notifica (all Ateneo di provenienza o di destinazione) del cambio di stato di una domanda di trasferimento Richiesta (all Ateneo di provenienza o di destinazione) dello stato di avanzamento di una domanda di trasferimento Notifica (all Ateneo di provenienza) del token assegnato a una pratica ricevuta in precedenza attraverso il servizio Put_ProcessoTrasferimento() Accesso dell Ateneo di destinazione agli allegati specificati all interno di una pratica ricevuta attraverso il servizio Put_ProcessoTrasferimento() 73

76 Appendice A A.2 Dettaglio dei servizi Servizio Get_Offerta() Denominazione Descrizione Input Get_Offerta Il servizio viene invocato per chiedere all Ateneo di destinazione l offerta dei Corsi di Studio attivi in un determinato AA ed utilizzabili per un trasferimento in ingresso - Ateneo Chiamante : Codifica MIUR - Anno Accademico di trasferimento (YYYY, es. 2009/ > 2009) - Tipo di Corso (Laurea, Laurea Magistrale, Laurea Quinquennale, ): Codici_Tipo_Laurea ANS oppure ALL per tutti i tipi di Corso - Set di Facoltà (Tipo) e, per ciascuna di esse, set di Corsi di Studio offerti con indicazione di: Output Attivazione Esecutore Note Denominazione Tipo di Corso Sede di erogazione Classe Normativa (509, ) Data ultima di presentazione della domanda di ammissione/trasferimento Presenza di numero chiuso e/o di procedure di selezione Link alla pagina web, dell Ateneo di destinazione, riportante ulteriori dettagli sul Corso di studi Note Invocazione da parte dell Ateneo di partenza Ateneo di destinazione I parametri del servizio tengono conto delle informazioni incluse nella struttura del foglio di congedo. 74

77 Linee guida Università Digitale Servizio Get_InfoWorkflowTrasferimento() Denominazione Descrizione Input Output Attivazione Esecutore Get_InfoWorkflowTrasferimento Il servizio viene invocato per conoscere dall Ateneo di destinazione le modalità di avvio del processo di trasferimento, ovvero le modalità di trasmissione del Foglio di Congedo Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) Modalità di trasmissione del Foglio di Congedo: Completa = sezione amministrativa + sezione descrittiva della carriera Token immediato/differito I= token restituito con il servizio Put_ProcessoTrasferimento() D = token restituito con il servizio Ret_Token() Altre info workflow: l Ateneo di destinazione può fornire ulteriori informazioni relative al proprio processo di gestione della domanda di trasferimento Invocazione da parte dell Ateneo di provenienza Ateneo di destinazione Note == 75

78 Appendice A Servizio Put ProcessoTrasferimento() Denominazione Descrizione Input Output Attivazione Esecutore Note Put_ProcessoTrasferimento Il servizio viene invocato dall Ateneo di provenienza per avviare il processo di trasferimento all Ateneo di destinazione. Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) Foglio di Congedo: Sezione amministrativa (sempre obbligatoria) Sezione descrittiva della carriera (opzionale al primo invio, se così previsto dalle modalità di trasmissione dell Ateneo di destinazione) IdPratica: Identificativo univoco della pratica di trasferimento assegnato dall Ateneo di provenienza ed utilizzato nel seguito dai due Atenei coinvolti per individuare il processo avviato e condiviso Esito della richiesta di avvio del trasferimento: OK NOT_OK per: mancanza nel Foglio di Congedo di almeno una sezione o sottosezione obbligatoria verifica opzionale sui prerequisiti di ammissione non soddisfatti, ad esempio perché lo studente ha richiesto il trasferimento ad un Corso a numero programmato per il quale l Ateneo di destinazione richiede il preventivo superamento di un test di ingresso Token: Password provvisoria che insieme al CF (codice fiscale) andrà a costituire la coppia di credenziali d accesso utilizzate dallo studente in trasferimento per farsi riconoscere dal sistema informativo dell Ateneo di destinazione. N.B. L Ateneo che non fornisce il token attraverso questo servizio dovrà restituirlo successivamente invocando il servizio Ret_Token() dell Ateneo di provenienza. Invocazione da parte dell Ateneo di provenienza Ateneo di destinazione Ciascuna sezione inviata (dati amministrativi o dati di carriera) deve includere tutte le sottosezioni indicate come obbligatorie nelle specifiche. La mancanza di una sezione/sottosezione marcata come obbligatoria determinerebbe il rifiuto della richiesta e genererebbe una corrispondente risposta con esito NOT_OK. Nel caso di Corso di studio a numero programmato, il non aver superato il test di ammissione potrebbe generare un esito NOT_OK nel caso in cui l Ateneo di destinazione considerasse tale superamento un prerequisito per l avvio del trasferimento. Lo studente potrebbe inoltre essere ammesso ad un Corso di Studi differente da quello richiesto, in base alle regole di ammissione dell Ateneo di destinazione. In questo caso l informazione relativa all effettivo Corso di studi di immatricolazione verrà (opzionalmente) comunicata tramite il servizio Change StatusProcessoTrasferimento. E da valutare se le richieste con esito NOT_OK debbano comunque essere protocollate dall Ateneo di arrivo (l avvenuta presentazione potrebbe essere comunque rilevante a ridosso delle scadenze). 76

79 Linee guida Università Digitale Servizio Require_RefreshDatiTrasferimento() Denominazi one Require_RefreshDatiTrasferimento Il servizio viene invocato dall Ateneo di destinazione per chiedere all Ateneo di provenienza la ritrasmissione di un Foglio di Congedo: Descrizione per ottenere la valorizzazione di informazioni opzionali; a fronte di condizioni di errore rilevate a livello applicativo nell elaborazione del Foglio di Congedo ricevuto con la Put_ProcessoTrasferimento(). Input Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) IdPratica: identificativo della pratica di trasferimento Causale (CompletamentoInfoOpzionali, Errore,. ) Note Esito della richiesta di avvio refresh: Output OK NOT_OK Attivazione Esecutore Richiesta, da parte dell Ateneo di destinazione, di ritrasmissione di un Foglio di Congedo da parte dell Ateneo di provenienza Ateneo di provenienza Note Valutare la strutturazione delle causali di richiesta di ritrasmissione Definire le condizioni di errore che potrebbero determinare la necessità di ritrasmissione del Foglio di Congedo. 77

80 Appendice A Servizio Put_DatiTrasferimento() Denominazione Descrizione Input Output Attivazione Esecutore Note Put_DatiTrasferimento Il servizio viene invocato dall Ateneo di provenienza per: ritrasmettere un Foglio di Congedo in risposta ad una richiesta notificata dall Ateneo di destinazione mediante Require_RefreshDatiTrasferimento() Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) Foglio di Congedo IdPratica: identificativo della pratica di trasferimento Causale (RitrasmissioneSuRichiesta,. ) Note - Esito della riacquisizione del Foglio di Congedo: OK NOT_OK per mancanza nel Foglio di Congedo di almeno una sezione o sottosezione obbligatoria Invocazione da parte dell Ateneo di partenza Ateneo di destinazione A differenza di Put_ProcessoTrasferimento(), questo servizio non genera un nuovo workflow, ma si limita ad integrare un processo di trasferimento già avviato 78

81 Servizio Change_StatusProcessoTrasferimento() Linee guida Università Digitale Denominazione Descrizione Input Output Attivazione Esecutore Change_StatusProcessoTrasferimento Il servizio viene invocato da uno dei due Atenei coinvolti nel trasferimento per propagare una transizione di stato del processo. Ad esempio per: la notifica all Ateneo di provenienza (da parte dell Ateneo di destinazione) dell avvenuta conclusione del trasferimento in ingresso dello studente (per consentire all Ateneo di provenienza la chiusura della corrispondente pratica); opzionalmente verrà comunicato anche il Corso di immatricolazione, che potrebbe differire da quello originario di destinazione la richiesta all Ateneo di destinazione (da parte dell Ateneo di provenienza) di annullare un processo di trasferimento in precedenza avviato con Put_ProcessoTrasferimento() la notifica all Ateneo di provenienza (da parte dell Ateneo di destinazione) del rifiuto del trasferimento. Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) IdPratica: identificativo della pratica di trasferimento Nuovo stato del processo di trasferimento (ANNULLA, CHIUDI, RIFIUTA) Note Esito della richiesta di change status: OK NOT_OK Corso di Studi di Immatricolazione (Campo opzionale) : Codifica ANS per i Corsi Post Riforma e ISTAT per i Corsi Ante Riforma (CorsoStudioCodD) Invocazione da parte di uno dei due Atenei coinvolti nel trasferimento Ateneo al quale viene notificata la transizione di stato Note == Servizio Get_StatusProcessoTrasferimento() Denominazione Descrizione Get_StatusProcessoTrasferimento Il servizio viene invocato per chiedere, rispetto ai workflow attivati negli Atenei di provenienza e destinazione, lo stato di una richiesta di trasferimento. Input Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) IdPratica: identificativo della pratica di trasferimento Output Set di passi seguiti dal workflow gestito internamente all Ateneo con indicazione, per ciascuno di essi, di: Stato Data della transizione di ingresso in tale stato Note Attivazione Invocazione da parte di uno dei due Atenei coinvolti nel trasferimento Esecutore Note Ateneo al quale viene chiesto lo stato di avanzamento del processo di trasferimento Il servizio può essere utilizzato per dare visibilità allo studente dell avanzamento del processo di trasferimento. 79

82 Appendice A Servizio Ret_Token() Denominazione Descrizione Ret_Token Il servizio viene invocato per fornire all Ateneo di provenienza il token necessario allo studente per l autenticazione presso l Ateneo di destinazione. Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) IDPratica: identificativo della pratica di trasferimento Input Token : Password provvisoria che insieme al CF (codice fiscale) andrà a costituire la coppia di credenziali d accesso utilizzate dallo studente in trasferimento per farsi riconoscere dal sistema informativo dell Ateneo di destinazione Output - OK - NOT_OK Attivazione Invocazione da parte dell Ateneo di destinazione Esecutore Note Ateneo al quale viene inviato il token per il riconoscimento dello studente Questo servizio supporta la possibilità di restituire il token successivamente, anziché contestualmente, alla ricezione della pratica, in alternativa all invio diretto attraverso il servizio Put_ProcessoTrasferimento() Servizio Get_Allegato() Denominazione Descrizione Input Output Attivazione Esecutore Note Get_Allegato Il servizio viene invocato dall Ateneo di destinazione per scaricare gli allegati al foglio di congedo trasmesso attraverso il servizio Put_ProcessoTrasferimento() o Put_DatiTrasferimento() Ateneo Chiamante : Codifica MIUR (MiurAteneoChiamante) IDPratica : identificativo della pratica di trasferimento IDAllegato : identificativo del documento che viene inserito all interno del foglio di congedo da parte dell Ateneo di provenienza IDAllegato Documento allegato Invocazione da parte dell Ateneo di destinazione Ateneo di provenienza che ha fornito il riferimento al documento attraverso il foglio di congedo trasmesso in precedenza Nella fase di sperimentazione sarà possibile trasferire esclusivamente documenti in formato PDF della dimensione di 200 KB. L Ateneo di provenienza garantirà l accesso all Ateneo di destinazione fino alla data dichiarata nel foglio di congedo. 80

83 A.3 Casi d uso dei Web Services Linee guida Università Digitale A titolo esemplificativo (gli XML Namespaces utilizzati non sono significativi), viene riportato di seguito un caso d uso per ciascuno dei servizi. Gli errori applicativi sono gestiti tramite l oggetto Esito, di ritorno da ogni chiamata del servizio. L oggetto è obbligatorio ed è quindi richiesto anche nel caso in cui la chiamata si concluda positivamente. Servizio Get_Offerta() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:get_offerta> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <Anno>2010</Anno> <Tipo_Tit_Univ>ALL</Tipo_Tit_Univ> </pol:get_offerta> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Get_Offerta() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:get_offertaresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:get_offertaresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> <Elenco_Facolta> <Facolta_Tipo> <Cod_Tipo_Facolta>06</Cod_Tipo_Facolta> <Desc_Tipo_Facolta>Ingegneria</Desc_Tipo_Facolta> <Cdl> <CorsoDiStudio> <CodiceCorsoStudi> <codice classificazione="codicione" descrizione="civil ENGINEERING FOR RISK MITIGATION"> </codice> </CodiceCorsoStudi> <Classe>LM-23</Classe> <Normativa>ord. 270</Normativa> <Facolta_Specifica>INGEGNERIA - Facolta' di Ingegneria Civile, Ambientale e Territoriale</Facolta_Specifica> <TipoDiCorso>MS</TipoDiCorso> 81

84 Appendice A <Sede>15146</Sede> <ScadenzaDomandaTrasferimento> </ScadenzaDomandaTrasferimento> <NumeroChiuso>SI</NumeroChiuso> <ProcedureSelezione>SI</ProcedureSelezione> <IndirizzoWeb>http://www.masterriskmanagement.lecco.polimi.it/</IndirizzoWeb> <Note>ATTENZIONE CORSO NON ATTIVO SU TUTTI GLI ANNI. ANNI DISPONIBILI : 1 CORSO OFFERTO SULLA SEDE DI LECCO</Note> </CorsoDiStudio> <CodiceCorsoStudi> </CorsoDiStudio> </Cdl> </Facolta_Tipo> <Facolta_Tipo> <Cod_Tipo_Facolta>07</Cod_Tipo_Facolta> <Desc_Tipo_Facolta>Architettura</Desc_Tipo_Facolta> <Cdl> <CorsoDiStudio> <CodiceCorsoStudi> <codice classificazione="codicione" descrizione="design & ENGINEERING"> </codice> </CodiceCorsoStudi> <Classe>LM-12</Classe> <Normativa>ord. 270</Normativa> <Facolta_Specifica>DESIGN - Facolta' del Design</Facolta_Specifica> <TipoDiCorso>MS</TipoDiCorso> <Sede>15146</Sede> <ScadenzaDomandaTrasferimento> </ScadenzaDomandaTrasferimento> <NumeroChiuso>SI</NumeroChiuso> <ProcedureSelezione>SI</ProcedureSelezione> <IndirizzoWeb>www.design.polimi.it</IndirizzoWeb> <Note>ATTENZIONE CORSO NON ATTIVO SU TUTTI GLI ANNI. ANNI DISPONIBILI : 1 CORSO OFFERTO SULLA SEDE DI MILANO BOVISA</Note> </CorsoDiStudio> <CodiceCorsoStudi> </CorsoDiStudio> </Cdl> </Facolta_Tipo> </Elenco_Facolta> </ns2:get_offertaresult> </polij:get_offertaresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Get_InfoWorkflowTrasferimento() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> 82

85 <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:get_infoworkflowtrasferimento>/ <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> </pol:get_infoworkflowtrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Linee guida Università Digitale Servizio Get_InfoWorkflowTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:get_infoworkflowtrasferimentoresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:get_infoworkflowtrasferimentoresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> <InfoWorkflow> <ModalitaTrasmissione>Completa</ModalitaTrasmissione> <ModalitaToken>I</ModalitaToken> <AltreInfo>NESSUNA INFO AGGIUNTIVA</AltreInfo> </InfoWorkflow> </ns2:get_infoworkflowtrasferimentoresult> </polij:get_infoworkflowtrasferimentoresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Put_ProcessoTrasferimento() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:put_processotrasferimento> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> <FoglioCongedo>. </FoglioCongedo> </pol:put_processotrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Put_ProcessoTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" 83

86 Appendice A xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij: Put_ProcessoTrasferimentoResponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2: Put_ProcessoTrasferimentoResult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> <Token> </Token> </ns2: Put_ProcessoTrasferimentoResult> </polij: Put_ProcessoTrasferimentoResponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Require_RefreshDatiTrasferimento() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:require_refreshdatitrasferimento> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> <Causale>ERRORE</Causale> <Note>Richiediamo ritrasmissione per errore</note> </pol:require_refreshdatitrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Require_RefreshDatiTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:require_refreshdatitrasferimentoresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:require_refreshdatitrasferimentoresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> </ns2:require_refreshdatitrasferimentoresult> </polij:require_refreshdatitrasferimentoresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> 84

87 Servizio Put_DatiTrasferimento() - Esempio chiamata Linee guida Università Digitale <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:put_datitrasferimento> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> <FoglioCongedo>... </FoglioCongedo> <Causale>ERRORE</Causale> <Note>nota</Note> </pol:put_datitrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Put_DatiTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij: Put_DatiTrasferimentoResponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2: Put_DatiTrasferimentoResult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> </ns2: Put_DatiTrasferimentoResult> </polij: Put_DatiTrasferimentoResponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Change_StatusProcessoTrasferimento() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:change_statusprocessotrasferimento> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> <StatoChange>ANNULLA</StatoChange> <Note>NOTA</Note> </pol:change_statusprocessotrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> 85

88 Appendice A Servizio Change_StatusProcessoTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:change_statusprocessotrasferimentoresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:change_statusprocessotrasferimentoresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>1</codesito> <descesito>pratica NON TROVATA</descEsito> </esito> </ns2:change_statusprocessotrasferimentoresult> </polij:change_statusprocessotrasferimentoresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Get_StatusProcessoTrasferimento() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:get_statusprocessotrasferimento> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> </pol:get_statusprocessotrasferimento> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Get_StatusProcessoTrasferimento() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:get_statusprocessotrasferimentoresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:get_statusprocessotrasferimentoresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> <Passi> <Passo> <Stato>BOZZA</Stato> <DataTransazione>02/12/2010</DataTransazione> </Passo> 86

89 </Passi> </ns2:get_statusprocessotrasferimentoresult> </polij:get_statusprocessotrasferimentoresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Ret_Token() - Esempio chiamata Linee guida Università Digitale <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:ret_token> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>UNISA </IdPratica> <Token> </Token> </pol:ret_token> </soapenv:body> </soapenv:envelope> Servizio Ret_Token() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:ret_tokenresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:ret_tokenresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> </ns2:ret_tokenresult> </polij:ret_tokenresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> Servizio Get_Allegato() - Esempio chiamata <soapenv:envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:pol="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <soapenv:header/> <soapenv:body> <pol:get_allegato> <MiurAteneoChiamante>16</MiurAteneoChiamante> <IdPratica>POLIMI </IdPratica> <IdDocumento> </IdDocumento> </pol:get_allegato> </soapenv:body> </soapenv:envelope> 87

90 Appendice A Servizio Get_Allegato() - Esempio risposta <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap- ENV="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:soap- ENC="http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <SOAP-ENV:Body> <polij:get_allegatoresponse xmlns:jaxws="http://www.ceda.polimi.it/polij/jax-ws/" xmlns:polij="http://www.ceda.polimi.it/polij/"> <ns2:get_allegatoresult xmlns:ns2="http://www.ict4university.gov.it/"> <esito> <codesito>0</codesito> <descesito>ok</descesito> </esito> <idpratica>polimi </idpratica> <idallegato> </idallegato> <allegato>ywfhyq==</allegato> </ns2:get_allegatoresult> </polij:get_allegatoresponse> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> A.4 Esemplificazione del processo di trasferimento basato sulla cooperazione applicativa A.4.1 Uscita: gestione della domanda di trasferimento da parte dell Ateneo di provenienza Presentazione della domanda di trasferimento in uscita Dal portale di Ateneo lo studente accede all area dei servizi personalizzati (WebPoliSelf nel caso PoliMI) e, dopo essersi autenticato con le proprie credenziali, seleziona il servizio di presentazione della domanda di trasferimento. Il servizio richiede allo studente di selezionare l Ateneo di destinazione, scegliendolo da un catalogo predefinito. Il sistema invoca poi il servizio Get_Offerta(), esposto dall Ateneo scelto dallo studente, per ottenere l elenco del Corsi di Studio offerti ed utilizzabili ai fini del trasferimento nell AA specificato. Le informazioni possono essere recuperate da una interrogazione contestuale all'inserimento della domanda da parte dello studente o creando una cache attraverso tasks programmati in orari prestabiliti. I Corsi di Studio vengono presentati raggruppati per Facoltà tramite una struttura ad albero navigabile, ed a ciascuno di essi vengono associate le seguenti informazioni: - denominazione, tipo, classe, normativa (509, ), sede di erogazione; - eventuale obbligo di test di ammissione; - data limite per la presentazione della richiesta di trasferimento; 88

91 Linee guida Università Digitale - link alla pagina web dell Ateneo di destinazione, riportante ulteriori dettagli sul Corso di studi; - eventuali note. I Corsi di Studio a numero programmato, che richiedono il superamento di una prova di ammissione, sono opportunamente evidenziati/corredati di note nell elenco presentato. Nel caso in cui uno studente dovesse scegliere uno di tali Corsi, un opportuno messaggio provvederebbe a ricordare il requisito di ingresso, tuttavia il sistema non effettuerebbe alcun controllo vincolante sulla compatibilità tra la data di presentazione della domanda e la data di scadenza dell iscrizione alla prova. Ciò perché lo studente potrebbe aver già superato il test di ammissione prima di presentare la domanda di trasferimento o addirittura essersi già immatricolato presso l Ateneo di destinazione per evitare di perdere il posto ottenuto in graduatoria. Allo studente è dunque lasciata libertà di presentare la domanda di trasferimento senza vincoli temporali rispetto allo svolgimento del test di ammissione. Acquisiti i dati di destinazione, il servizio mostra allo studente le informazioni relative alla sua carriera (ovvero una bozza del suo Foglio di Congedo): elenco degli esami superati/convalidati/con idoneità, eventuali esami sospesi con la relativa causale di sospensione, elenco degli insegnamenti frequentati presenti nel piano degli studi, ecc. Lo studente controlla la completezza e la validità delle informazioni riportate e può, qualora lo ritenesse necessario, compilare un campo note per segnalare eventuali anomalie. Lo studente potrebbe, inoltre, confermare la domanda o riservarsi di completarla in un secondo momento; in questo caso la domanda verrebbe salvata nello stato di bozza e il sistema non effettuerebbe ulteriori controlli. In caso invece di conferma della domanda da parte dello studente, il sistema effettuerebbe la verifica di condizioni prestabilite (regolarità pagamenti, assenza di registrazioni sospese, ecc.) e segnalerebbe allo studente le eventuali irregolarità; in base alle decisioni assunte da ciascun Ateneo, alcune di queste potrebbero condizionare il salvataggio della domanda. Allo studente viene mostrata anche l informativa per l autorizzazione al trattamento dei dati personali da parte dell Ateneo di destinazione che lo studente stesso dovrà confermare. La conferma della domanda determina, mediante cooperazione applicativa con il sistema di protocollo informatico (Titulus nel caso PoliMI), l assegnazione del numero di protocollo e il salvataggio della domanda nello stato di presentata. Contestualmente il sistema provvede alla generazione della ricevuta di presentazione (in formato PDF), che lo studente può salvare/stampare, sulla quale sono riportate le informazioni relative ad Ateneo e Corso di Studi di destinazione, numero e data di protocollo della domanda ed elenco delle eventuali irregolarità rilevate (esami sospesi, tasse non pagate, etc.). 89

92 Appendice A Il sistema presenta inoltre allo studente il link al quale accedere per scaricare il bonifico/mav di pagamento del contributo di trasferimento e di eventuali pendenze sulle tasse/contributi dell ultima iscrizione, generato contestualmente al salvataggio della domanda. Lo studente potrà successivamente accedere al servizio di presentazione della domanda di trasferimento per consultarne lo stato e visualizzare l elenco delle eventuali irregolarità rilevate non ancora risolte. Lo stato della domanda visualizzato dallo studente corrisponde, come già indicato, a: domanda in bozza se la domanda non è ancora stata completata; domanda presentata dopo la conferma. Validazione della domanda di trasferimento in uscita La Segreteria studenti visiona l elenco delle domande di trasferimento da processare, tramite apposita applicazione, e ne attiva l elaborazione. L elaborazione aggiorna i check relativi alle condizioni da verificare e lo stato della domanda da presentata a elaborata. La presenza di note dello studente è rappresentata come check non superato e richiede l aggiornamento manuale da parte della Segreteria, dopo la verifica (ed eventuale rimozione) dell anomalia segnalata. La Segreteria effettua le verifiche e gli aggiornamenti necessari, a completamento dei quali autorizza la trasmissione della domanda di trasferimento. Il sistema invoca il servizio Get_InfoWorkflowTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di destinazione per conoscere le condizioni da rispettare per l invio del Foglio di Congedo: Modalità di trasmissione del Foglio di Congedo o Completo: deve essere inviato il Foglio di Congedo completo sia della sezione amministrativa, sia della sezione della carriera. Modalità di assegnazione del Token: o Immediato: token restituito con il servizio Put_ProcessoTrasferimento() o Differito: token restituito con il servizio Ret_Token() Altre informazioni: o eventuali ulteriori informazioni relative al proprio processo di gestione della domanda di trasferimento. A condizione che siano garantite le indicazioni di obbligatorietà specificate dall Ateneo di destinazione, il sistema dell Ateneo di provenienza genera il file per l invio, invoca il servizio per l assegnazione del numero di protocollo, aggiunge al file i dati della protocollazione e ne effettua l invio mediante il servizio Put_ProcessoTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di destinazione. 90

93 Linee guida Università Digitale Una volta inviato il Foglio di Congedo all Ateneo di destinazione la domanda viene salvata nello stato di validata. Sia lo stato elaborata che lo stato validata corrispondono allo stato domanda in fase di verifica visualizzato dallo studente dal servizio di consultazione. L Ateneo di destinazione effettua gli opportuni controlli e comunica, come output dell invocazione del servizio, l esito della ricezione della domanda - identificata dall IdPratica assegnato dall Ateneo di provenienza - unitamente al token che dovrà essere notificato allo studente dall Ateneo di provenienza per consentirgli il primo accesso al sistema dell Ateneo di destinazione. Nel caso l Ateneo di destinazione abbia indicato la modalità differita di assegnazione del token, comunicherà, come output dell invocazione del servizio Put_ProcessoTrasferimento(), solo l esito della ricezione della domanda; invierà il token in un tempo successivo tramite il servizio Ret_Token(). In entrambi i casi, l esito OK dell Ateneo di destinazione relativo alla ricezione della domanda induce il cambio di stato della domanda da validata a trasferita. Dal servizio di consultazione lo studente visualizzerà lo stato di domanda trasmessa e il token (se già assegnato) per accedere al sistema dell Ateneo di destinazione. Se il token non è ancora stato assegnato, gli verrà dato apposito messaggio. Lo studente visualizzerà l avanzamento dello stato della domanda, come descritto al paragrafo successivo. In caso di esito NOT OK bloccante, il sistema dell Ateneo di destinazione invierà come risposta esito NOT OK con causale opportunamente segnalata (es. obbligatorietà sezioni e/o sottosezioni non rispettata, ). L elaborazione del Foglio di Congedo da parte della Segreteria dell Ateneo di destinazione può mettere in evidenza altre anomalie che determinano una richiesta di revisione e conseguente ri-invio. Tale richiesta viene effettuata tramite invocazione del servizio RequireRefresh_DatiTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di provenienza; le anomalie vengono segnalate in un campo note ad inserimento libero, riferite allo specifico ID_Pratica. Opportuno, dopo la fase di sperimentazione, strutturare la comunicazione tramite censimento di un elenco di possibili causali da associare al NOT_OK. La domanda viene posta nello stato di richiesta revisione, presso l Ateneo di provenienza. La Segreteria opera le opportune correzioni e/o integrazioni e procede ad un nuovo invio invocando il servizio Put_DatiTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di destinazione indicando, in aggiunta all invio del Foglio di Congedo, la causale della ritrasmissione (revisione su richiesta, revisione per invio errato/incompleto, ); lo stesso servizio viene invocato anche nel caso di invio della sezione di carriera a completamento di precedente trasmissione della sola sezione amministrativa di un Foglio di Congedo. Ad ogni nuovo invio corrisponde un nuovo numero di protocollo. 91

94 Appendice A Visualizzazione dello stato della domanda di trasferimento in uscita Dal momento della presentazione della domanda fino all invio all Ateneo di destinazione, lo studente consulterà lo stato della domanda utilizzando il servizio del proprio Ateneo di provenienza. Fino ad allora, lo stato della domanda presso l Ateneo di destinazione verrà convenzionalmente mostrato come Domanda non ancora pervenuta. Dopo l invio della domanda all Ateneo di destinazione, il servizio dell Ateneo di provenienza oltre a mostrare le proprie informazioni recupererà le informazioni dello stato di avanzamento della domanda di trasferimento, invocando il servizio GetStatus_ProcessoTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di destinazione, indicando l ID_Pratica. Ad ogni richiesta di consultazione, l Ateneo di provenienza riceve dall Ateneo di destinazione lo stato di avanzamento del workflow di gestione della pratica rappresentato come un elenco di passi ai quali sono associati una descrizione, uno stato, eventuali note esplicative e l indicazione di data e ora di quando è avvenuto il passaggio di stato. Il sistema dell Ateneo di provenienza mostra in aggiunta il proprio workflow di avanzamento interno, presentandolo affiancato a quello relativo all Ateneo di destinazione. Dopo l assegnazione del token, lo studente potrà accedere indifferentemente ai sistemi dell Ateneo di provenienza o destinazione per consultare lo stato di avanzamento. Annullamento della domanda di trasferimento in uscita Lo studente può decidere di rinunciare alla domanda di trasferimento; la richiesta dovrà essere rivolta all Ateneo di provenienza fino a quando la domanda non sia stata ancora inviata all Ateneo di destinazione e a quest ultimo dopo l invio. La domanda in stato di Bozza (non ancora confermata) può essere annullata direttamente dallo studente accedendo al servizio di gestione della domanda di trasferimento. La domanda in stato di Presentata (confermata dallo studente ed in carico alla Segreteria) può essere annullata solo dalla Segreteria, alla quale si dovrà rivolgere lo studente. La Segreteria associa lo stato di Cancellata alla domanda, tramite l apposito applicativo di gestione. La richiesta di annullamento di una domanda già inviata all Ateneo di destinazione verrà comunicata all Ateneo di provenienza, tramite il servizio ChangeStatus_ProcessoTrasferimento() da questo messo a disposizione, indicando l ID_Pratica, lo stato Cancellazione, una eventuale causale e la data ed ora della richiesta. L Ateneo di provenienza pone la domanda in stato di Cancellata e ripristina la posizione dello studente. 92

95 Linee guida Università Digitale Chiusura/rifiuto della domanda di trasferimento in uscita L Ateneo di destinazione, al termine dell iter di valutazione della carriera dello studente, notifica il completamento o, in alternativa, il rifiuto del trasferimento all Ateneo di provenienza invocando il servizio ChangeStatus_ProcessoTrasferimento() reso disponibile dall Ateneo di provenienza comunicando l ID_Pratica, lo stato completamento o non accoglimento della domanda e data e ora del cambio di stato. Nel caso di pratica chiusa con stato completamento l Ateneo di provenienza pone la domanda nello stato di chiusa, assegna il numero di archivio e disabilita per lo studente l accesso ai servizi dell Ateneo. Nel caso di pratica chiusa con stato non accoglimento della domanda, l Ateneo di provenienza pone la domanda nello stato respinta, e ripristina la posizione dello studente. A.4.2 Ingresso: gestione della domanda di trasferimento da parte dell Ateneo di destinazione Ricezione della domanda di trasferimento in ingresso Il sistema dell Ateneo di provenienza contatta il sistema dell Ateneo di destinazione e richiede la modalità di invio del Foglio di Congedo invocando l apposito servizio Get_InfoWorkflowTrasferimento(). Il sistema dell Ateneo di provenienza trasmette quindi il foglio di congedo completo delle sezioni amministrativa e della carriera invocando l apposito servizio Put_ProcessoTrasferimento(). Il sistema dell Ateneo di destinazione effettua la verifica di conformità dei dati rispetto al tracciato concordato, ai domini e all obbligatorietà di compilazione di sezioni/singoli elementi. Può inoltre verificare già a questo livello la presenza/superamento del test di ingresso per i Corsi di Studio per i quali è obbligatorio, basando il controllo sul codice fiscale dello studente. Nel caso in cui vi siano irregolarità tali da impedire la presa in carico della domanda di trasferimento l Ateneo di destinazione risponde all invocazione del servizio Put_ProcessoTrasferimento(), notificando l esito NOT_OK con causale opportunamente descritta. Il processo ha fine e non si rende necessario generare e comunicare il token. In caso di trasmissione effettuata con successo, l Ateneo di destinazione, tramite risposta all invocazione del servizio Put_ProcessoTrasferimento(), comunica all Ateneo di provenienza l esito, fornendo in aggiunta il token che dovrà essere comunicato allo studente dall Ateneo di provenienza per consentirgli il primo accesso al sistema dell Ateneo di destinazione. Se la gestione del workflow dell Ateneo di destinazione prevede l assegnazione differita del token, questo verrà comunicato successivamente all Ateneo di provenienza, tramite il servizio Ret_Token(). 93

96 Appendice A Il sistema procede quindi al salvataggio e alla protocollazione della domanda in ingresso tramite invocazione di opportuno servizio messo a disposizione da Titulus; la domanda viene posta nello stato iniziale di ricevuta. Il foglio di congedo potrebbe prevedere degli allegati, ciascuno identificato da un IDAllegato, relativi ad esempio ad informazioni non strutturate. L Ateneo di destinazione può accedere agli allegati del foglio di congedo tramite il servizio Get_Allegato(). L accesso è garantito fino ad una data limite, anch essa indicata nel foglio di congedo. Validazione della domanda di trasferimento in ingresso La Segreteria studenti dell Ateneo di destinazione verifica, tramite apposita applicazione, la domanda di trasferimento. Verifica che lo studente abbia i requisiti di ingresso richiesti per il Corso di Studi di destinazione (test di ammissione, sempre che il suo superamento non sia stato già verificato alla ricezione della domanda) e attiva l elaborazione per aggiornare i check sulla presenza di tutte le sezioni del tracciato. In caso di esito positivo di entrambe le condizioni, attiva la funzione che modifica lo stato della domanda in autorizzata immatricolazione. Qualora vengano riscontrate delle anomalie, la segreteria dell Ateneo di destinazione compila un apposito campo note ad inserimento libero e richiede la revisione del foglio di congedo: il sistema dell Ateneo di destinazione segnala le anomalie, con riferimento allo specifico IdPratica, tramite invocazione del servizio RequireRefresh_DatiTrasferimento(). Da valutare l opportunità di strutturare la comunicazione tramite censimento di un elenco di possibili causali da associare al NOT_OK. La domanda viene posta nello stato di richiesta revisione. Presentazione della domanda di immatricolazione Lo studente accede al portale dell Ateneo di destinazione utilizzando le credenziali di accesso - codice fiscale e token - valide ai soli fini del primo accesso al sistema dell Ateneo. Se la domanda è ancora nello stato di ricevuta viene mostrato allo studente un messaggio di cortesia con indicazioni generali. Se la domanda è nello stato di autorizzata immatricolazione, il sistema mostra in successione allo studente le pagine dei servizi che gli consentono sia la conferma di registrazione nell anagrafica di Ateneo che l immatricolazione, con accesso diretto anche al servizio di pagamento con carta di credito della quota di immatricolazione. Le pagine sono precompilate con i dati anagrafici e di carriera trasmessi dall Ateneo di provenienza. Il sistema procede quindi al salvataggio e alla protocollazione della domanda in ingresso tramite invocazione di opportuno servizio messo a disposizione da Titulus; la domanda viene posta nello stato di immatricolato. 94

97 Linee guida Università Digitale Allo studente vengono assegnate le effettive credenziali di accesso - Codice Persona e password (la password dovrà essere modificata dallo studente al primo accesso ai servizi) - e il numero di matricola. Viene generata la ricevuta di immatricolazione in formato PDF, che lo studente può salvare/stampare. In caso di trasferimento per un Corso di Studio a numero programmato, è possibile che l immatricolazione sia stata effettuata dallo studente prima dell avvio della domanda di trasferimento, fenomeno indotto da tempi di conferma del posto a volte molto ristretti. In questo caso, alla ricezione del Foglio di Congedo sarà necessario procedere alla riconciliazione dei dati dichiarati dallo studente già immatricolato con quelli trasmessi dall Ateneo di provenienza. Per acquisire in anticipo l informazione relativa alla provenienza di un nuovo immatricolato, è utile chiedere allo studente di dichiarare tale condizione. Proprio in relazione agli eventuali vincoli sugli accessi ai Corsi di Studio dell Ateneo di destinazione, si può verificare che l immatricolazione venga consentita per un Corso di Studi diverso da quello originario di destinazione. Tale informazione potrà essere comunicata all Ateneo di provenienza tramite il servizio Change StatusProcessoTrasferimento(). Visualizzazione dello stato della domanda di trasferimento in ingresso Dal ricevimento del token dall Ateneo di provenienza, lo studente può accedere ai servizi dell Ateneo di destinazione, tra i quali quello di visualizzazione dello stato della domanda di trasferimento. Il servizio mostra l avanzamento degli stati nel processo di gestione della pratica di ciascuno dei due Atenei, di provenienza e destinazione. Le informazioni vengono scambiate tramite il servizio GetStatus_ProcessoTrasferimento(). Valutazione della domanda di trasferimento in ingresso La Segreteria seleziona la domanda dall elenco di quelle in stato immatricolato e ne autorizza la trasmissione alla Commissione. Il sistema modifica lo stato della domanda in autorizzata valutazione. La Commissione visiona l elenco delle domande di trasferimento da valutare, tramite apposita applicazione. La selezione di ciascuna domanda determina l accesso alle informazioni associate allo studente, in base alle quali la Commissione definirà la delibera contenente le condizioni di ammissione. Eventuali anomalie rilevate dalla Commissione vengono segnalate alla Segreteria che provvede ad effettuare la richiesta di integrazione all Ateneo di provenienza, tramite il servizio RequireRefresh_DatiTrasferimento() da questo messo a disposizione. Il consolidamento della delibera da parte della Commissione determina il cambiamento di stato della domanda in deliberata e l associazione ad un numero di protocollo assegnato tramite il servizio messo a disposizione da Titulus (o altro sistema di protocollo informatico). 95

98 Appendice A Annullamento della domanda di trasferimento in ingresso La richiesta di annullamento di una domanda inviata all Ateneo di destinazione viene effettuata presso quest ultimo. L annullamento di una domanda nello stato di Autorizzata Immatricolazione o successivi può essere richiesto dallo studente alla Segreteria dell Ateneo di destinazione. La Segreteria dell Ateneo di destinazione, attraverso il proprio applicativo di gestione, associa alla domanda lo stato di Cancellata. Tale condizione viene comunicata all Ateneo di provenienza, tramite il servizio ChangeStatus_ProcessoTrasferimento() da questo reso disponibile, indicando l ID_Pratica, lo stato Cancellazione, una eventuale causale e la data ed ora della richiesta. L Ateneo di destinazione provvede quindi alla chiusura della posizione dello studente e alla disabilitazione del suo accesso ai servizi dell Ateneo. Completamento/rifiuto della domanda di trasferimento in ingresso La Segreteria completa le informazioni amministrative associate alla domanda in stato deliberata e, al termine, attiva la funzione di conclusione dell iter di trasferimento. Tale funzione cambia lo stato della domanda da deliberata a completata o rifiutata e genera la notifica della conclusione dell iter cui viene associato il numero di protocollo assegnato dal servizio messo a disposizione da Titulus (o altro sistema di protocollo informatico). L Ateneo di destinazione notifica il completamento/rifiuto del trasferimento all Ateneo di provenienza invocando il servizio ChangeStatus_ProcessoTrasferimento() comunicando l identificativo della pratica, lo stato completamento (valorizzando il parametro StatoChange a Chiudi ) o non accoglimento della domanda (valorizzando il parametro StatoChange a Rifiuta ) e data e ora del cambio di stato. A.5 Foglio excel Nel foglio excel rilasciato unitamente alle linee guida: è possibile visionare in forma testuale tutte le informazioni inserite nello schema xsd con i relativi commenti. A.6 Schema xsd Si riportano di seguito alcuni screen shot dello schema xsd prodotto (versione 1.05). 96

99 Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo FoglioCongedo Schema xsd del nodo Trasferimento. 97

100 Appendice A Schema xsd del nodo DomandaDiTrasferimento. Schema xsd del nodo DestinazioneTrasferimento 98 Schema xsd del nodo PagamentoAnnoAccademicoTrasferimento

101 Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo DatiIdentificativiStudente. 99

102 Appendice A Schema xsd del nodo TitoliConseguiti. Schema xsd del nodo DiplomaDiMaturita 100

103 Linee guida Università Digitale 101

104 Appendice A Schema xsd del nodo TitoloUniversitarioConseguitoItaliano. 102

105 Schema xsd del nodo CorsoDiStudiTitoloConseguito. Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo CarrieraUniversitaria. 103

106 Appendice A Schema xsd del nodo TitoloUniversitarioConseguitoStraniero. 104

107 Schema xsd del nodo PrimaImmatricolazione. Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo Tratta. 105

108 Appendice A Schema xsd del nodo Iscrizioni. 106

109 Schema xsd del nodo EsamiSuperatiOFrequentati. Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo CorsoDiStudi. 107

110 Appendice A Schema xsd del nodo AltreAttivita. 108

111 Linee guida Università Digitale Schema xsd del nodo Delibere. A.7 Schemi WSDL Dai servizi precedentemente identificati e dalla formalizzazione dei dati del foglio di congedo sono stati desunti rispettivamente lo schema dati dei servizi 109

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