DAL COSTO DELLA FLOTTA AL TCO

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1 DAL COSTO DELLA FLOTTA AL TCO Case history LAVAZZA Corporate General Services Manager Laura Echino Milano, 23 ottobre

2 IL GRUPPO

3 IL FATTURATO ,7 milioni di euro 3

4 LAVAZZA oggi è presente in oltre 90 PAESI attraverso consociate dirette in Francia, UK, USA, Germania, Austria, Svezia, Brasile, Argentina, India e una fitta rete di distributori. 4

5 PRIMA AZIENDA monoprodotto caffè NEL MONDO Lavazza importa più di sacchi da 60 Kg all anno. Lavazza produce tonnellate di caffè torrefatto all anno. 5

6 I BUSINESS HOME AWAY FROM HOME COFFEE SHOPS FOOD SERVICE VENDING 6

7 MONDO 17 MILIARDI DI TAZZINE DI CAFFÈ LAVAZZA consumate in un anno 7

8 AGENDA Evoluzione dei criteri di valutazione dei costi della flotta: dal canone al TCO Il TCO: strumento di controllo e di gestione della flotta Adozione di supporti informatici per il monitoraggio dei costi della flotta: pro e contro 8

9 Evoluzione dei criteri di valutazione dei costi della flotta: dal canone al TCO 9

10 CRITERI DI VALUTAZIONE Generalmente quando si parla di noleggio a lungo termine si pensa canone=costo veicolo L equivalenza in linea generale è corretta in quanto il canone comprende non solo i costi finanziari ma anche i servizi accessori; ma occorre ricordare che i contratti una volta stipulati «vivono» Il ciclo di vita di una vettura aziendale è ricca di imprevisti sinistri, furti, cambi di percorrenza, tutti eventi che in qualche modo influenzano il canone definito al momento della firma del contratto Inoltre esistono costi che, pur essendo registrati contabilmente, non sempre sono valorizzati e monitorati dal punto di vista gestionale 10

11 I CRITERI DI VALUTAZIONE LAVAZZA Il criterio di valutazione dei costi della flotta Lavazza coerentemente con la crescente conoscenza e consapevolezza della struttura dei costi del noleggio si è modificato ed affinato nel tempo Nella prima fase di introduzione del noleggio a lungo termine il focus è stato sul valore dei canoni Con la totale sostituzione della flotta di proprietà con quella a noleggio, ci si è resi conto di una serie di costi emergenti, non compresi nel canone (km eccedenti, franchigie, danni di fine noleggio, etc..) In una successiva fase sono stati valutati ulteriori costi, quali le preassegnazioni e i costi accessori (es. pneumatici invernali) e l impatto delle imposte 11

12 I CRITERI DI VALUTAZIONE LAVAZZA La crescente esperienza del fleet manager nella gestione dei contratti di noleggio ha consentito una dettagliata conoscenza dei costi diretti ed indiretti della flotta e conseguentemente un controllo costante dell andamento delle componenti di costo e l individuazione delle possibili aree di miglioramento l approccio nel tempo èpassato dal costo della flotta al TCO 12

13 TCO CANONE LOCAZIONE 13

14 Il TCO strumento di controllo e di gestione della flotta 14

15 GESTIONE FLOTTA CON IL TCO L analisi del TCO della flotta ha offerto opportunità nuove e diverse al fleet manager consentendo una maggiore consapevolezza dei costi e delle leve su cui andare ad operare: Rinegoziazione dei contratti Sensibilizzazione driver su dichiarazione sinistri Politica contenimento consumi ed emissioni Valutazione sulla convenienza/opportunità dell auto sostitutiva Maggiore precisione nelle valorizzazioni di budget (definizione di costo standard per fascia di car policy) 15

16 AZIONI INTRAPRESE In questi ultimi anni l approccio attraverso il TCO ha consentito di segmentare gli elementi più importanti ed intraprendere alcune azioni volte al contenimento dei costi della flotta in un periodo di costi generali crescente e, nello specifico di Lavazza, in una variazione della composizione della flotta e in aumento CARBURANTE l analisi dell evoluzione di questo costo comparata con quella dei canoni ha consentito di individuare modelli più economici e con impatto CO2 più basso RESPONSABILIZZAZIONE DEI DRIVER dal monitoraggio dei danni da fine noleggio è stato possibile individuare il comportamento dei driver ed intervenire con richiami GESTIONE PREASSEGNAZIONI il monitoraggio ha stimolato il fleet manager a trovare, quando possibile, soluzioni alternative alla preassegnazione standard, ad esempio valutando la possibilità di non restituire alcune vetture e tenerle a disposizione per i nuovi ingressi 16

17 ANALISI DELLA CAR POLICY ATTRAVERSO TCO Il TCO rappresenta anche un valido strumento per la valutazione delle prestazioni delle diverse fasce della car policy e della loro evoluzione nel tempo In questo modo è stato possibile: individuare le fasce più costose (facendo poi un approfondimento sui singoli componenti del TCO) individuare le fasce con i consumi e le emissioni più basse individuare fenomeni di criticità (ad esempio la sinistrosità della flotta è più alta nelle fasce con una percorrenza più bassa) 17

18 Adozione di supporti informatici per il monitoraggio dei costi della flotta: pro e contro 18

19 RACCOGLIERE E GESTIRE I DATI La conoscenza è potere (Francis Bacon) Quindi anche nella gestione delle flotte è importante conoscere i fenomeni e di disporre di dati analitici Considerata la numerosità e la variabilità delle informazioni e dei dati relativi alla flotta LAVAZZA ha adottato nel tempo strumenti informatici via via più raffinati a supporto dell attività del fleet manager La gestione organica e strutturata dei dati è anche il presupposto basilare per disporre di una reportistica affidabile 19

20 GLI STRUMENTI INFORMATICI IN LAVAZZA Il primo strumento adottato in azienda è stato un foglio di calcolo alimentato manualmente ed aggiornato periodicamente E stato successivamente sviluppato un software interno che consentiva la creazione di numeri matricola e la gestione di schede automezzo i cui campi venivano alimentati essenzialmente a mano in parte dal fleet manager e in parte dalla contabilità che effettuava doppie registrazioni (sul software gestionale e sul programma di contabilità) Il terzo step è rappresentato dall evoluzione del precedente sistema che è stato arricchito di reportistica adeguato alle caratteristiche del noleggio Recentemente l azienda si è dotata di una soluzione software dedicata alla gestione della flotta che consente l interfacciamento con il gestionale SAP e la raccolta e mappatura di tutte le diverse tipologie di spese legate alla flotta aziendale 20

21 GLI STRUMENTI INFORMATICI PRO Creazione di un database unico per le spese della flotta Monitoraggio degli andamenti contrattuali Monitoraggio delle percorrenze, dei consumi, dei sinistri etc. Individuazioni possibili anomalie Classificazione della flotta per modello, alimentazione, noleggiatori etc CONTRO DIFFICOLTA Nel caso di strumenti semplici: elevata manualità per inserimento dati Necessità di prevedere procedure chiare per la gestione Nel caso di sistemi complessi: attività interfunzionali che talvolta generano resistenze In taluni casi rigidità dei sistemi Facile gestione di più fornitori Reportistica dettagliata 21

22 Laura Echino LAVAZZA Corporate General Services Manager 22