Modular Messaging Versione 3 Guida per l utente del client per Microsoft Outlook

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1 Modular Messaging Versione 3 Guida per l utente del client per Microsoft Outlook Febbraio 2007

2 2007 Avaya Inc. Tutti i diritti riservati. Avviso Pur essendo stata accertata la completezza e la precisione delle informazioni riportate nel presente manuale prima della stampa, Avaya Inc. non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori. Le modifiche e le correzioni apportate alle informazioni contenute nel presente documento potranno essere inserite in versioni future. Limitazioni di responsabilità per la documentazione Avaya Inc. non è responsabile di alcuna modifica, aggiunta o eliminazione rispetto alla versione originale pubblicata della presente documentazione, a meno che tali modifiche, aggiunte o eliminazioni non siano effettuate da Avaya. Il cliente e/o l'utente finale acconsentono a indennizzare Avaya, gli agenti, gli impiegati e il personale Avaya in caso di reclami, azioni legali, ingiunzioni e ordinanze insorte da, o in connessione con, conseguenti modifiche, aggiunte o eliminazioni alla presente documentazione apportate dal cliente o dall'utente finale. Limitazioni di responsabilità per i riferimenti Avaya Inc. non è responsabile del contenuto o dell'affidabilità dei siti Web a cui viene fatto riferimento all'interno della presente documentazione e Avaya non fornisce garanzie in merito a prodotti, servizi o informazioni descritti o pubblicizzati nella stessa. Avaya non può garantire il funzionamento continuo di tali collegamenti, né controllare la disponibilità delle pagine collegate. Garanzia La Avaya Inc. fornisce una garanzia limitata per questo prodotto. Per conoscere le condizioni della garanzia limitata, fare riferimento al contratto di vendita. Inoltre, per informazioni sul testo standard della garanzia di Avaya e sull assistenza per questo prodotto in garanzia, visitare il sito Web del supporto Avaya: Licenza L'UTILIZZO O L'INSTALLAZIONE DEL PRODOTTO INDICA CHE L'UTENTE FINALE ACCETTA LE CONDIZIONI CONTENUTE NEL PRESENTE DOCUMENTO E DELLE CONDIZIONI GENERALI DELLA LICENZA DISPONIBILI SUL SITO WEB DI AVAYA ALL'INDIRIZZO ( CONDIZIONI GENERALI DELLA LICENZA ). SE L'UTENTE NON DESIDERA ESSERE VINCOLATO DA TALI CONDIZIONI, DEVE RESTITUIRE IL PRODOTTO O I PRODOTTI AL PUNTO DI ACQUISTO ENTRO DIECI (10) GIORNI DALLA CONSEGNA PER OTTENERE UN RIMBORSO O UN ACCREDITO. Avaya concede all'utente finale una licenza nell'ambito dei tipi di licenza descritti di seguito. Il numero valido di licenze e unità di capacità per il quale viene concessa la licenza è uno (1), a meno che non venga specificato un numero di licenze diverso nella documentazione o in altro materiale reso disponibile all'utente finale. Per processore designato si intende un singolo dispositivo di elaborazione indipendente. Per server si intende un processore designato che ospita un'applicazione software a cui accedono più utenti. Per software si intendono i programmi informatici in codice oggetto per i quali viene concessa originariamente la licenza da Avaya e che verranno utilizzati dall'utente finale, sia che si tratti di prodotti indipendenti che di prodotti preinstallati sull'hardware. Per hardware si intendono i prodotti hardware standard originariamente venduti da Avaya e utilizzati dall'utente finale. Tipi di licenze Licenza per sistema designato Designated System(s) License (DS). L'utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del software solo su un processore designato a meno che nella documentazione o in altro materiale reso disponibile all'utente non sia indicato un numero diverso di processori designati. La Avaya può richiedere l'identificazione del processore designato per tipo, numero di serie, chiave delle funzioni, posizione o altra designazione specifica oppure può richiedere all'utente finale di fornirla tramite strumenti elettronici definiti dalla Avaya specificatamente per questo scopo. Licenza per utilizzo simultaneo Concurrent User License (CU). L'utente finale può installare e utilizzare il software su più processori designati o su uno o più server a condizione che in qualsiasi momento solo il numero di unità cui è stata concessa la licenza acceda al software e lo utilizzi. Per unità si intende l'unità su cui la Avaya, a propria discrezione, basa i prezzi delle proprie licenze e può essere, a titolo esemplificativo, un agente, una porta o un utente, un account di posta elettronica o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale (ad esempio, web master o servizio di assistenza) oppure una voce della directory del database amministrativo utilizzato dal prodotto che permette a un utente di interagire con il software. Le unità possono essere collegate a uno specifico server identificato. Licenza per CPU CPU License (CP). L'utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del software sun un certo numero di server fino al limite indicato dalla Avaya a condizione che le prestazioni della capacità del server o dei server non superi quella specificata per il software. L'utente finale non può reinstallare o far funzionare il software su un server con una capacità di prestazioni superiore senza l'approvazione di Avaya e l'acquisto di un aggiornamento. Licenza per utente identificato Named User License (NU). Il cliente può: (i) installare e utilizzare il software su un singolo processore designato o server per ciascun utente identificato autorizzato (definito di seguito) oppure (ii) installare e utilizzare il software su un server a condizione che solo gli utenti identificati autorizzati abbiano accesso e utilizzino il software. Per utente identificato si intende un utente o un dispositivo espressamente autorizzato dalla Avaya ad accedere al software e ad utilizzarlo. A esclusiva discrezione della Avaya un utente identificato può essere, a titolo esemplificativo, designato per nome, funzione aziendale (ad esempio, web master o servizio di assistenza), account di posta elettronica o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale o voce della directory del database amministrativo utilizzato dal prodotto che permette a un utente di interagire con il prodotto. Licenza shrinkwrap Shrinkwrap License (SR). Per quanto riguarda il software che contiene elementi forniti da terzi, l'utente finale può installare e utilizzare tale software in conformità ai termini e alle condizioni specificati nella licenza shrinkwrap (accettata automaticamente e legalmente con l'apertura della confezione) o clickwrack (accettata automaticamente e legalmente con un clic del mouse) che accompagna il software (Licenza shrinkwrap ). La Avaya metterà a disposizione il testo della licenza shrinkwrap su richiesta dell'utente finale (per ulteriori informazioni vedere la sezione Copyright di seguito). Copyright Salvo laddove altrimenti dichiarato esplicitamente, il prodotto è protetto dalle leggi sul copyright e dalle altre norme che riguardano i diritti di proprietà. La riproduzione, il trasferimento e/o l'uso non autorizzato possono essere perseguiti penalmente e civilmente in conformità alla legge in vigore. Componenti di terzi Alcuni programmi software o parti degli stessi inclusi nel prodotto possono contenere software distribuito in base a quanto previsto da contratti di terzi ( Componenti di terzi ) che possono contenere condizioni che ampliano o restringono i diritti di utilizzo di determinate parti del prodotto ( Condizioni di terzi ). Le informazioni che identificano i componenti di terzi e le condizioni di terzi sono disponibili sul sito Web del supporto Avaya all'indirizzo: Contratti di licenza di terzi con concessione gratuita dei diritti (royalty free) Questo prodotto e i futuri aggiornamenti nonché i relativi service pack possono contenere tecnologie di terzi con concessione gratuita dei diritti che possono essere utilizzate a condizioni e secondo termini diversi da quelli previsti dal contratto di licenza per i prodotti Avaya. Il file contenente queste licenze di terzi concesse gratuitamente, 3plirdme.txt o con nome simile, è presente nella directory radice del CD del prodotto. L'utilizzo della tecnologia descritta in questo file è soggetto ai termini e alle condizioni previste dai contratti di licenza di terzi con concessione gratuita dei diritti e non da quelli previsti per i prodotti Avaya. Prevenzione delle frodi telefoniche Per frode telefonica si intende l utilizzo non autorizzato del sistema di telecomunicazioni del cliente da parte di individui non autorizzati (ad esempio, una persona che non è un impiegato, agente o subappaltatore dell azienda oppure che non lavora per conto dell azienda). È necessario tenere presente che il sistema può comportare il rischio di un uso fraudolento e che, se tale uso ha luogo, può provocare un sostanziale aumento dei costi dei servizi di telecomunicazione del cliente. Intervento Avaya contro le frodi Se si ritiene di essere vittima di frode telefonica e si necessita assistenza o supporto tecnico, chiamare il Technical Service Center per l'intervento contro le frodi al numero dedicato per gli Stati Uniti e il Canada. Per ulteriori numeri di telefono, consultare il sito Web del supporto Avaya all'indirizzo: Sicurezza delle telecomunicazioni Per sicurezza delle telecomunicazioni di fonia, dati e/o video si intende la prevenzione di qualsiasi tipo di intrusione, vale a dire l accesso alle apparecchiature di telecomunicazione dell azienda del cliente e il loro utilizzo non autorizzato o doloso da parte di estranei. Con la frase apparecchiature di telecomunicazione dell azienda del cliente si include sia il presente prodotto Avaya che qualsiasi altra apparecchiatura per fonia/dati/video accessibile tramite il presente prodotto Avaya (vale a dire le apparecchiature collegate in rete). Si considera estraneo chiunque non sia un impiegato, un agente o un subappaltatore dell azienda del cliente o non lavori per conto dell azienda. Si definisce, invece, malintenzionato chiunque ottenga accesso alle apparecchiature di telecomunicazione del cliente con fini dolosi o illeciti, anche se si tratta di una persona in altro modo autorizzata. L intrusione può avvenire verso/tramite apparecchiature o interfacce sincrone (a multiplazione di tempo e/o a circuito) oppure asincrone (basate su caratteri, messaggi o pacchetti) per i seguenti motivi: utilizzo (di capacità particolari dell apparecchiatura a cui si ottiene accesso) furto (ad esempio, di proprietà intellettuale, risorse finanziarie o accesso telefonico a pagamento) intercettazione di comunicazioni (invasione della privacy delle persone) atto illecito (manomissione importuna ma apparentemente innocua) danno (ad esempio, manomissione dannosa, modifica o perdita di dati, indipendentemente dai fini e dalle intenzioni) È necessario tenere presente che il sistema e/o le apparecchiature a esso collegate in rete possono comportare il rischio di intrusione non autorizzata e che, se tale intrusione ha luogo, può provocare all azienda del cliente la perdita, fra l altro, di privacy dei dati o delle persone, di proprietà intellettuale, di beni materiali e di risorse finanziarie e l incorrere in costi di manodopera e/o legali. Responsabilità del cliente per la sicurezza delle telecomunicazioni dell azienda La responsabilità finale della sicurezza sia del sistema che delle apparecchiature a esso collegate in rete ricade sul cliente: l amministratore del sistema del cliente della Avaya, i colleghi del cliente addetti alle telecomunicazioni e i dirigenti dell azienda del cliente. Fondare l espletazione delle proprie responsabilità sulle conoscenze acquisite e le risorse provenienti da una serie di fonti che includono le seguenti, ma non si limitano a esse: documenti di installazione documenti per l amministrazione del sistema documenti relativi alla sicurezza strumenti di sicurezza sotto forma di hardware o software condivisione di informazioni con i propri colleghi esperti di sicurezza delle telecomunicazioni

3 Al fine di evitare intrusioni nelle proprie apparecchiature di telecomunicazione, è necessario programmare e configurare con cura, in collaborazione con i propri colleghi, quanto segue: i sistemi di telecomunicazione forniti dalla Avaya e le relative interfacce le applicazioni software fornite dalla Avaya, come pure le piattaforme e le interfacce hardware/software a esse sottostanti qualsiasi altra apparecchiatura collegata in rete ai prodotti Avaya del cliente Strutture TCP/IP I clienti possono riscontrare delle differenze nei prodotti in termini di prestazioni, affidabilità e sicurezza in base alla configurazione/progettazione e alle tipologie delle reti, anche se il prodotto funziona secondo quanto indicato nella garanzia. Conformità agli standard Avaya Inc. non è responsabile di eventuali interferenze radiofoniche o televisive causate da modifiche non autorizzate alle apparecchiature o alla sostituzione o all'uso di cavi e dispositivi di collegamento diversi da quelli specificati da Avaya Inc. L'eliminazione delle interferenze causate da tali modifiche, sostituzioni o collegamenti non autorizzati è responsabilità dell'utente. Secondo quanto stabilito nella Parte 15 delle Federal Communications Commission (FCC) Rules, l'utente viene informato che eventuali cambiamenti o modifiche non esplicitamente approvate da Avaya Inc. possono annullare l'autorizzazione dell'utente all'utilizzo delle apparecchiature. Dichiarazione di conformità della Federal Communications Commission (FCC) Parte 15: Nota: questa attrezzatura è stata testata e dichiarata conforme con i limiti stabiliti per i dispositivi digitali di Classe A, ai sensi della Parte 15 del regolamento FCC. Tali limiti sono stati stabiliti in modo da offrire una ragionevole protezione da interferenze pericolose durante l utilizzo dell'apparecchiatura in ambienti commerciali. Quest apparecchiatura genera, utilizza ed è in grado di irradiare energia in radio frequenza. Se utilizzata in modo difforme da quanto indicato nell manuale d'uso, potrebbe essere causa di interferenze pericolose alle comunicazioni radio. L uso di questa apparecchiatura in una zona residenziale può facilmente generare interferenze, nel qual caso sarà l utente a dover eliminare il problema a proprie spese. Informazioni sulle interferenze del Canadian Department of Communications (DOC) Questa attrezzatura digitale di classe A è compatibile con la norma canadese ICES-003. Cet appareil numérique de la classe A est conforme à la norme NMB-003 du Canada. Quest'apparecchiatura è conforme alle specifiche tecniche valide per le apparecchiature terminali di Industry Canada, come confermato dal numero di registrazione. L'abbreviazione IC davanti al numero di registrazione indica che la registrazione è stata effettuata in base alla Dichiarazione di conformità che attesta la compatibilità con le specifiche tecniche di IC. Ciò non implica che IC abbia approvato l'apparecchiatura. Dichiarazioni di conformità all Unione Europea Avaya Inc. dichiara che l'apparecchiatura specificata in questo documento contrassegnato con la marcatura CE (Conformité Europeénne) è conforme alla Direttiva europea riguardante le apparecchiature radio e le apparecchiature terminali di telecomunicazione (1999/5/EC), inclusa la Direttiva sulla compatibilità elettromagnetica (89/336/EEC) e la Direttiva bassa tensione (73/23/EEC). Copie di tali dichiarazioni di conformità (DoCs) possono essere richieste contattando il rappresentante più vicino e sono disponibili sul sito Web del supporto Avaya all'indirizzo: Marchi di fabbrica Avaya e Octel sono marchi registrati di Avaya Inc. Tutti gli altri marchi di fabbrica appartengono ai rispettivi proprietari. Informazioni per ordinare la documentazione: Avaya Publications Center Per la versione più aggiornata della documentazione, visitare il sito Web del supporto Avaya all'indirizzo: COMPAS Questo documento è disponibile anche nel database COMPAS. L'ID COMPAS è Supporto Avaya Avaya mette a disposizione un numero telefonico da utilizzare per la segnalazione di problemi o la richiesta di informazioni sul prodotto. Il numero di telefono è per gli Stati Uniti. Per ulteriori numeri di telefono, consultare il sito Web del supporto Avaya all'indirizzo:

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5 Prefazione Panoramica La presente guida descrive l impostazione di Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook dal desktop e illustra l utilizzo di Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook e la sua personalizzazione per adattarlo al proprio ambiente. Destinatari La presente guida è destinata a utenti e amministratori del software Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Febbraio

6 Guida per l utente del client Modular Messaging per Outlook Riepilogo dei capitoli La guida comprende i seguenti capitoli. Capitolo Capitolo 1, Introduzione a Client Modular Messaging per Outlook. Capitolo 2, Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Capitolo 3, Configurazione del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Capitolo 4, Modular Messaging Voice Form. Capitolo 5, Modular Messaging Voice Recorder. Riepilogo Presenta i vari componenti del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Spiega come installare il software client. Spiega come configurare il Client Modular Messaging per Outlook nel profilo di Outlook. Spiega come comporre, inviare e gestire messaggi vocali utilizzando Voice Form. Spiega come comporre e ascoltare messaggi vocali utilizzando Voice Recorder. Documentazione di Modular Messaging Per ulteriori informazioni su Modular Messaging, consultare la documentazione seguente disponibile sul Avaya Modular Messaging Versione 3 CD-ROM Documentazione:! Avaya Modular Messaging Versione 3 Guida per l utente di Subscribers Options Fornisce informazioni sull'utilizzo di Avaya Modular Messaging Subscriber Options per registrare i messaggi di saluto e personalizzare le funzioni di gestione delle chiamate e dei messaggi.! Avaya Modular Messaging Versione 3 Guida per l Interfaccia telefonica utente Fornisce informazioni sulle modalità di utilizzo dell'interfaccia telefonica utente (TUI) di Avaya Modular Messaging. 6 Febbraio 2007

7 Prefazione Convenzioni Nella presente guida si sono adottate le seguenti convenzioni: Convenzione Iniziali in maiuscolo corsivo grassetto TASTO+ TASTO Descrizione Nomi di applicazioni, programmi, voci di menu e finestre di dialogo appaiono con l'iniziale in maiuscolo. Ad esempio, la finestra di dialogo Change Setup Language (Modifica impostazione lingua). I titoli dei documenti appaiono in corsivo. Ad esempio, Avaya Modular Messaging Versione 3 Accesso Client alla casella postale di un utente I nomi dei campi, i nomi dei pulsanti e le voci di menu appaiono in grassetto. Ad esempio, fare clic su Avanti per continuare con l installazione. Combinazioni di tasti in cui si tiene premuto un tasto e poi se ne preme un altro. Ad esempio, premere Ctrl + freccia GIÙ. Informazioni valide soltanto per la versione di Avaya Modular Messaging per Message Storage Server (MSS). Informazioni valide soltanto per la versione di Modular Messaging per Microsoft Exchange. Febbraio

8 Guida per l utente del client Modular Messaging per Outlook 8 Febbraio 2007

9 Sommario Prefazione Capitolo 1 Capitolo 2 Introduzione a Client Modular Messaging per Outlook Panoramica Avaya Modular Messaging Funzioni del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Utilizzo di Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Voice Form Apertura del modulo Voice Form Utilizzo del modulo Voice Form Voice Recorder Apertura di Voice Recorder Utilizzo di Voice Recorder Subscriber Options Novità nella versione corrente Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Introduzione Prima di iniziare Impostazione delle autorizzazioni Requisiti dell hardware e del software Installazione di Client Modular Messaging per Outlook Procedura guidata d'installazione Installazione riga di comando Installazione invisibile Installazione remota SMS Software Distribution Group Policy-Based Software Deployment Disinstallazione del Client Modular Messaging per Outlook Febbraio

10 Guida per l utente del client Modular Messaging per Outlook Capitolo 3 Capitolo 4 Configurazione del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Introduzione Configurazione del Client Modular Messaging per Outlook per Microsoft Exchange Configurazione di Service Providers per Outlook 2002 / Outlook Configurazione del Client Modular Messaging per Outlook per Outlook Configurazione del Client Modular Messaging per Outlook per l archivio dei messaggi MSS Configurazione di Service Providers per Outlook 2002 / Outlook Configurazione di Service Providers per Outlook Configurazione MSP per Avaya Modular Messaging Scheda Connessione Scheda Impostazione elenchi in linea Scheda Generale Scheda Avanzate Modular Messaging Voice Form Introduzione Apertura e chiusura di Voice Form Personalizzazione di Voice Form Impostazione della riproduzione automatica Impostazione della navigazione tra i messaggi Impostazione della notifica alla consegna dei messaggi vocali Impostazione della notifica all'apertura dei messaggi vocali Composizione e invio dei messaggi vocali Registrazione dei messaggi vocali Allegare commenti a un messaggio vocale prima di inviarlo Invio dei messaggi vocali Indirizzamento dei messaggi vocali Assegnazione delle opzioni di consegna Richiesta di conferme Contrassegnare un messaggio vocale come personale, privato o riservato Assegnazione dei livelli di priorità Invio dei messaggi vocali Salvataggio dei messaggi vocali Gestione dei messaggi vocali in arrivo Ascolto di messaggi vocali Apertura di un messaggio vocale Chiusura di un messaggio vocale Ascolto di messaggi vocali Spostamento tra i messaggi presenti nella casella postale Modifica dell oggetto dei messaggi nella casella postale Spostamento tra messaggi vocali Spostamento all'interno di una registrazione Spostamento tra le sezioni di un messaggio a più sezioni Febbraio 2007

11 Sommario Risposta ai messaggi Risposta a messaggi vocali con messaggi vocali Risposta a messaggi vocali con messaggi di posta elettronica Risposta a messaggi di posta elettronica con messaggi vocali Inclusione del messaggio vocale originale nella risposta vocale Inoltro dei messaggi vocali Inoltro di messaggi vocali allegando messaggi vocali Inoltro di messaggi vocali allegando messaggi di posta elettronica Gestione dei messaggi vocali Allegare commenti a un messaggio vocale Visualizzazione delle proprietà in messaggi a più sezioni Eliminazione dei messaggi vocali Capitolo 5 Modular Messaging Voice Recorder Introduzione Apertura e chiusura di Voice Recorder Controllo delle registrazioni vocali Ascolto di registrazioni vocali dall'interno di un documento Controllo delle registrazioni vocali aprendo Voice Recorder Controllo delle registrazioni vocali ricevute come file separati Composizione di registrazioni vocali Composizione di una registrazione vocale Invio di una registrazione vocale Salvataggio di una registrazione vocale Inserimento di una registrazione vocale in un documento Inserimento di registrazioni vocali in un documento trascinandole con il mouse Inserimento di una registrazione vocale in un documento Inserimento di una registrazione vocale vuota in un documento Domande frequentti (FAQ) Informazioni di riferimento Modular Messaging e i fax RI-1 Invio di un fax RI-3 Visualizzazione di un messaggio fax RI-4 Gestione dei messaggi fax per l'accesso tramite interfaccia telefonica utente (TUI) RI-4 Glossario Indice analitico Febbraio

12 Guida per l utente del client Modular Messaging per Outlook 12 Febbraio 2007

13 1 Introduzione a Client Modular Messaging per Outlook Panoramica La presente guida descrive l utilizzo del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook è costituito dai seguenti componenti:! Modular Messaging Service Providers 1! Modular Messaging Voice Form! Modular Messaging Voice Recorder! Modular Messaging Subscriber Options Per ulteriori informazioni sull installazione e l impostazione del Client Modular Messaging per Outlook, consultare Capitolo 2, Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Per ulteriori informazioni sulla configurazione del Client Modular Messaging per Outlook, consultare Capitolo 3, Configurazione del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Modular Messaging Voice Form, consultare il Capitolo 4, Modular Messaging Voice Form. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Modular Messaging Voice Recorder, consultare il Capitolo 5, Modular Messaging Voice Recorder. 1. Valido soltanto per la versione di Avaya Modular Messaging per Message Storage Server (MSS). Febbraio

14 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Per ulteriori informazioni su Modular Messaging Subscriber Options, consultare la Avaya Modular Messaging Versione 3 Guida per l'utente di Subscriber Options. Per ulteriori informazioni sull uso dell Interfaccia telefonica utente (TUI) di Avaya Modular Messaging, consultare la Avaya Modular Messaging Versione 3 guida dell interfaccia telefonica utente. Questi documenti sono disponibili nel CD-ROM della documentazione relativa al sistema Avaya Modular Messaging versione 3. Questa informazione verrà fornita dall'amministratore del sistema. Avaya Modular Messaging Avaya Modular Messaging gestisce i messaggi vocali e fax esattamente come messaggi di posta elettronica. È possibile inviare, recuperare, inoltrare e rispondere a qualsiasi messaggio e persino memorizzare i messaggi in cartelle personali. Le diverse icone che indicano il tipo di messaggio (vocale, di posta elettronica o fax), l'oggetto del messaggio e il nome del mittente, consentono di selezionare in modo rapido e semplice un messaggio e agire di conseguenza. La casella postale vocale di Avaya Modular Messaging ha un proprio indirizzo di posta elettronica. A seconda della configurazione, i messaggi vocali e fax vengono memorizzati direttamente nella cassetta postale di posta elettronica oppure in una cassetta postale separata. Con la versione di Modular Messaging per Microsoft Exchange, i messaggi di posta elettronica, i messaggi vocali e i fax vengono memorizzati nella cassetta postale. Con la versione di Modular Messaging per Message Storage Server (MSS), i messaggi vocali e i fax vengono memorizzati in una cassetta postale separata. Se si hanno cassette postali separate per i messaggi di posta elettronica e i messaggi vocali, è possibile ricevere i messaggi di posta elettronica nella normale cassetta postale oppure nella cassetta postale di Modular Messaging. Avaya Modular Messaging consente l'accesso telefonico ai messaggi. È anche possibile utilizzare Modular Messaging al telefono per effettuare le seguenti operazioni:! Inviare, inoltrare, ascoltare messaggi di testo e della casella vocale e rispondere ad essi.! Utilizzare la conversione da testo a voce per ascoltare messaggi di testo e oggetti dei fax.! Rispondere a o aggiungere commenti a un messaggio di testo utilizzando un messaggio vocale.! Inviare messaggi di testo e fax a una stampante. 1-2 Febbraio 2007

15 Introduzione a Client Modular Messaging per Quando l'utente è fuori dall'ufficio, può collegarsi telefonicamente alla propria casella postale tramite l'interfaccia telefonica utente (TUI) per verificare la presenza di messaggi. Nella versione di Modular Messaging per MSS la funzione di conversione da testo a voce converte i messaggi di testo e gli oggetti dei fax in modo da renderne possibile l'ascolto con la stessa comodità dei messaggi vocali. Modular Messaging avvisa anche quando arrivano messaggi fax. Nota: Poiché la funzione di conversione da testo a voce non legge i messaggi di posta elettronica presenti in altre cassette postali, come ad esempio quella aziendale, questa funzione non è applicabile alla versione di Modular Messaging per Exchange. Funzioni del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook si integra con il programma di posta elettronica Microsoft Outlook e consente di inviare, inoltrare, rispondere e ascoltare messaggi vocali e messaggi di testo da Microsoft Outlook o utilizzando il telefono. Nota: La versione di Modular Messaging per Domino non supporta il client Modular Messaging per Outlook. È possibile utilizzare il Client Modular Messaging per Outlook dal computer per effettuare le seguenti operazioni:! Inviare, inoltrare, ascoltare messaggi di testo e della casella vocale e rispondere ad essi.! Aggiungere commenti ai messaggi della casella vocale.! Visualizzare l'oggetto dei messaggi fax e avviare un visualizzatore fax.! Utilizzare la conversione da testo a voce per ascoltare messaggi di testo e oggetti di messaggi fax ricevuti nella casella postale di Modular Messaging.! Registrare e riprodurre messaggi di saluto.! Creare un fax utilizzando il driver di stampa fax di Windows e inviarlo utilizzando Modular Messaging. Febbraio

16 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Utilizzo di Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Una volta installato il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook, nella barra degli strumenti Standard dell applicazione di posta elettronica vengono visualizzate tre nuove icone. Sono: Nuovo messaggio vocale (per creare un nuovo messaggio vocale) Risposta vocale (per rispondere a un messaggio con un messaggio vocale) Risposta vocale a tutti (per rispondere a tutti i destinatari con un messaggio vocale) Voice Form Avaya Modular Messaging utilizza un modulo Voice Form progettato appositamente per registrare, inviare e ascoltare con facilità messaggi vocali all'interno dell'applicazione di posta elettronica utilizzata. La sezione superiore di Voice Form è simile a quella di un modulo di un messaggio di posta elettronica. La sezione inferiore del modulo è simile ai comandi di un lettore di CD o di un registratore a cassette. È possibile registrare e ascoltare i messaggi utilizzando tali comandi di riproduzione. Apertura del modulo Voice Form È possibile aprire Avaya Modular Messaging Voice Form dall'applicazione di posta elettronica in uno qualsiasi dei seguenti modi:! Fare clic su una delle nuove icone di messaggio vocale sulla barra degli strumenti Standard. OPPURE! Da Microsoft Outlook, fare clic su Azioni > Nuovo messaggio vocale. Utilizzo del modulo Voice Form Utilizzare Voice Form per ascoltare i messaggi della casella vocale e per registrare e inviare i messaggi vocali. Consultare Personalizzazione di Voice Form a pagina 4-4 per informazioni su come impostare Voice Form per effettuare le seguenti operazioni:! Stabilire se i messaggi vocali vadano riprodotti automaticamente all'apertura.! Scegliere se i comandi di passaggio al messaggio successivo o precedente abbiano effetto solo sui messaggi vocali o su tutti i messaggi. 1-4 Febbraio 2007

17 Introduzione a Client Modular Messaging per! Ricevere notifica alla consegna dei propri messaggi vocali.! Ricevere notifica all'apertura dei propri messaggi vocali. Nota: Le impostazioni per la ricezione delle notifiche attualmente sono supportate soltanto nella versione di Avaya Modular Messaging per Microsoft Exchange. Consultare Composizione e invio dei messaggi vocali a pagina 4-9 per informazioni su come utilizzare Voice Form per effettuare le seguenti operazioni.! Registrare i propri messaggi vocali utilizzando il telefono o le funzioni multimediali.! Allegare commenti ad un messaggio vocale prima o dopo averlo registrato.! Inviare i propri messaggi vocali e selezionare le opzioni di consegna.! Salvare un messaggio vocale nella Posta in arrivo o in un percorso desiderato. Consultare Gestione dei messaggi vocali in arrivo a pagina 4-20 per informazioni su come utilizzare Voice Form per effettuare le seguenti operazioni.! Ascoltare i messaggi vocali.! Spostarsi all'interno di un messaggio vocale e tra le sezioni dei messaggi vocali.! Rispondere ai messaggi vocali a voce o tramite la posta elettronica.! Inoltrare messaggi vocali e aggiungere commenti vocali o di posta elettronica. Consultare Gestione dei messaggi vocali a pagina 4-31 per informazioni su come utilizzare Voice Form per effettuare le seguenti operazioni.! Allegare commenti a un messaggio vocale.! Visualizzare dettagli come il nome del mittente e l'ora in un messaggio a più sezioni.! Eliminare i messaggi vocali. Febbraio

18 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Voice Recorder È possibile utilizzare Modular Messaging Voice Recorder per registrare commenti vocali e incorporarli in un'altra applicazione OLE2 o ActiveX, quale Microsoft Word, Microsoft Excel o Lotus È anche possibile utilizzare Voice Recorder per creare rapidamente messaggi senza dover aprire l'applicazione di posta elettronica. Una volta incorporata la registrazione, è possibile ascoltarla e modificarla visualizzando la barra degli strumenti di Voice Recorder dall'interno dell'applicazione in cui si sta lavorando oppure aprendo la finestra di Voice Recorder. Voice Recorder funziona indipendentemente dall'applicazione di posta elettronica utilizzata e da Modular Messaging Voice Form. È possibile utilizzarlo anche per inviare messaggi vocali. Apertura di Voice Recorder È possibile aprire Modular Messaging Voice Recorder dal menu Start di Windows. Fare clic su una delle seguenti opzioni. 1. Start 2. Programmi 3. Avaya Modular Messaging 4. Voice Recorder Utilizzo di Voice Recorder Consultare Controllo delle registrazioni vocali a pagina 5-3 per informazioni su come utilizzare Voice Recorder per effettuare le seguenti operazioni:! Ascoltare una registrazione vocale incorporata in un documento.! Modificare una registrazione vocale.! Spostarsi all'indietro e in avanti in un messaggio vocale. Consultare Composizione di registrazioni vocali a pagina 5-7 per informazioni su come utilizzare Voice Recorder per effettuare le seguenti operazioni:! Registrare la voce.! Inviare una registrazione vocale.! Salvare una registrazione vocale.! Inserire registrazioni vocali in documenti creati da un'applicazione OLE2 o ActiveX. 1-6 Febbraio 2007

19 Introduzione a Client Modular Messaging per Subscriber Options Subscriber Options consente di modificare le impostazioni della casella postale per le chiamate in arrivo e la gestione dei messaggi e di creare e gestire liste di distribuzione personali (PDL). Per accedere a Subscriber Options da Microsoft Outlook, utilizzare la scheda Casella vocale. La scheda Casella vocale appare come una pagina delle proprietà aggiuntiva nelle pagine delle opzioni di posta elettronica. Per visualizzare la scheda Casella vocale da Microsoft Outlook effettuare le seguenti operazioni: 1. Fare clic su Strumenti > Opzioni. 2. Fare clic sulla scheda Casella vocale. Nella scheda Casella vocale sono visualizzate le seguenti opzioni: Risposta alle chiamate (pulsante Opzioni di risposta alle chiamate ) per:! Personalizzazione della gestione delle chiamate! Registrazione dei messaggi di saluto dal desktop Interfaccia telefonica utente (pulsante Opzioni interfaccia telefonica utente ) per:! Utilizzo di Modular Messaging tramite l'interfaccia telefonica utente (TUI)! Impostazione delle regole! Gestione delle liste di distribuzione personali Interfaccia utente desktop (pulsante Opzioni interfaccia utente desktop ) per:! Utilizzo di Client Modular Messaging per Outlook dal desktop! Selezione della lingua visualizzata! Ordinamento dei messaggi nella Posta in arrivo in base ai livelli di priorità impostati! Impostazione del numero predefinito per la stampa dei fax Per informazioni su Subscriber Options e su queste funzioni, consultare la Avaya Modular Messaging Versione 3 Guida per l'utente di Subscriber Options. Febbraio

20 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Novità nella versione corrente La versione corrente del client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook include la seguente nuova funzione: Supporto per il Message Application Server (MAS) con la versione Modular Messaging per l'archivio di messaggi IBM Lotus Domino Quando si tenta di installare il client Modular Messaging per Outlook su un'applicazione MAS o un sistema di un server MAS il cui archivio di messaggi sia un server Modular Messaging per Domino, l'installazione non viene completata. Il sistema consente solo l'installazione delle Subscriber Options. 1-8 Febbraio 2007

21 2 Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Introduzione Per installare il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook software, è solamente necessario eseguire il programma d'installazione e specificare il nome Message Application Server (MAS) o l'indirizzo IP. Il resto avviene automaticamente. Con il programma di installazione, si installano i seguenti componenti:! Avaya Modular Messaging Voice Form! Avaya Modular Messaging Voice Recorder! Avaya Modular Messaging Subscriber Options! Avaya Modular Messaging Service Providers 1 Al termine dell'installazione, è necessario configurare il Client Modular Messaging per Outlook nel profilo Microsoft Outlook personale. Per ulteriori informazioni consultare Configurazione del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook, a pagina 3-1. Si consiglia di configurare ulteriormente il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook, ad esempio per personalizzare le funzioni di trattamento delle chiamate. Per farlo, utilizzare Avaya Modular Messaging Subscriber Options. Per ulteriori informazioni, consultare Avaya Modular Messaging Versione 3 Guida per l'utente di Subscriber Options. 1. Valido soltanto per la versione di Avaya Modular Messaging per Message Storage Server (MSS). Febbraio

22 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Prima di iniziare Prima di avviare l'installazione, è necessario uscire dall'applicazione Microsoft Outlook. Assicurarsi che Microsoft Outlook sia l applicazione di posta elettronica predefinita. 1. Fare clic su Start > Impostazioni > Pannello di controllo. 2. Fare doppio clic su Opzioni Internet. 3. Fare clic sulla scheda Programmi. 4. Nel campo Posta elettronica, assicurarsi che sia selezionato Microsoft Outlook. Perché il lettore vocale del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook funzioni è necessario effettuare le seguenti operazioni: 1. Fare clic su Start > Impostazioni > Pannello di controllo. 2. Fare doppio clic su Suoni e multimedia. 3. Fare clic sulla scheda Audio. 4. Alla voce Registrazione, controllare se è stato selezionato il campo Utilizza solo periferiche preferite. Se è selezionato, eliminarne la selezione. Impostazione delle autorizzazioni Requisiti delle autorizzazioni per i client di Windows 2000 Il client di Windows 2000 deve accedere al dominio a cui appartiene il server voce di Avaya Modular Messaging, oppure a un dominio che abbia una relazione di fiducia con il dominio a cui appartiene il server voce. È necessario disporre dei diritti di amministratore locale o di privilegi sufficienti per il PC su cui si installa il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Se il client di Windows utilizzato attualmente non accede al dominio corretto, effettuare le seguenti operazioni: 1. Sul Desktop, fare clic con il pulsante destro del mouse su Risorse del computer e scegliere Proprietà. 2. Fare clic sulla scheda Identificazione di rete. 3. Fare clic su ID di rete. 4. Usare l'identificazione guidata rete per immettere il nome del dominio di Windows corretto. È necessario digitare anche un nome utente valido e la relativa password. 2-2 Febbraio 2007

23 Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Requisiti delle autorizzazioni per i client di XP/Millennium Edition Accedere al dominio di Windows di cui fa parte il server voce di server applicazioni di messaggistica Avaya Modular Messaging. È necessario disporre dei diritti di amministratore locale o di privilegi sufficienti per il PC su cui si installa il Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook. Febbraio

24 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Requisiti dell hardware e del software I requisiti minimi per hardware e software sono: Hardware! Velocità del processore: le impostazioni standard consigliate da Microsoft! 512 MB di RAM! 200 MB di spazio libero su disco (minimo) Software Sistema operativo! Microsoft Windows 2000 (Service Pack 4)! Microsoft Windows XP (Service Pack 2)! Microsoft Windows XP (Networking) Client di posta elettronica (con Microsoft Windows 2000)! Microsoft Outlook 2000, SP3! Microsoft Outlook 2002, SP2! Microsoft Outlook 2003, SP1 Client di posta elettronica (con Microsoft Windows XP SP2 o Microsoft XP Networking)! Microsoft Outlook 2000, SP3! Microsoft Outlook 2002, SP3! Microsoft Outlook 2003, SP1 Avaya Modular Messaging! Nome o indirizzo IP del server applicazioni di messaggistica (MAS)! Nome Microsoft Exchange Server/Message Storage Server (MSS) o indirizzo IP 2-4 Febbraio 2007

25 Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook Installazione di Client Modular Messaging per Outlook Il programma di installazione di Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook si trova nella sottodirectory Client Distrib della directory Modular Messaging della rete o nel CD-ROM che contiene il programma di installazione. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema. Nota: I client Modular Messaging per Outlook e Messaging per Lotus Notes non possono coesistere sullo stesso personal computer. Se il client Modular Messaging per Lotus Notes viene installato sul personal computer dell'abbonato, il programma Modular Messaging non consente l'installazione del client Modular Messaging per Outlook. È possibile installare Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook utilizzando uno qualsiasi dei metodi riportati di seguito:! Procedura guidata d'installazione (consigliato)! Installazione riga di comando! Installazione invisibile! Installazione remota Nota: È possibile distribuire il Client Modular Messaging per Outlook utilizzando i software di distribuzione disponibili sul mercato. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un file.msi dal programma d'installazione (Setup.exe), consultare Come si fa a creare un file.msi dal programma di installazione del Client Modular Messaging per Outlook (Setup.exe)?, a pagina 6-2. Febbraio

26 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook Procedura guidata d'installazione È possibile installare Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook facendo doppio clic sul programma d'installazione. Per installare Client Modular Messaging per Outlook, eseguire le seguenti operazioni: 1. Aprire Gestione risorse/esplora risorse. 2. Selezionare l unità e la sottodirectory Client Distrib della directory di Modular Messaging della rete o del CD-ROM che contiene il programma di installazione. 3. Fare doppio clic sul file Setup.exe. Viene visualizzata la finestra di dialogo Choose Setup Language (Scegli lingua di impostazione). 4. Selezionare la lingua da visualizzare per il programma d'installazione e fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo di benvenuto. 5. Leggere le informazioni sulla finestra di dialogo di benvenuto e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione del supporto lingue. 6. Selezionare la lingua da visualizzare per il Client Modular Messaging per Outlook. Le opzioni per la lingua sono disponibili soltanto se i file lingua corrispondente sono memorizzati nella stessa directory del programma d'installazione. Nota:! Se si seleziona una lingua diversa da quella installata nel sistema, è possibile che alcuni pulsanti e finestre di dialogo vengano visualizzati nella lingua del sistema invece che nella lingua selezionata.! Per disporre di lingue supplementari, copiare i file lingua desiderati nella stessa directory del programma d'installazione. Eseguire nuovamente l'installazione del Client Modular Messaging per Outlook. A questo punto è possibile selezionare la lingua desiderata dalla finestra di dialogo Selezione del supporto lingue. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore del sistema. 7. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Informazioni sul cliente. 8. Digitare il proprio nome e il nome della propria organizzazione. 2-6 Febbraio 2007

27 Installazione Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook 9. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Immissione nome Message Application Server. 10. Digitare il nome MAS o l'indirizzo IP forniti dall'amministratore di sistema. 11. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Tipo installazione. Nota: La finestra di dialogo Tipo installazione mostra l'archivio messaggi associato con il MAS. 12. Attenersi a una delle seguenti procedure:! Selezionare Tipica per installare il Client Modular Messaging per Outlook e Subscriber Options per l'archivio messaggi. Nota: Il Modular Messaging per l'ibm Lotus Domino non supporta il client Modular Messaging per Outlook. Pertanto, se il server di archiviazione dei messaggi dell'applicazione MAS immesso nella finestra di dialogo Immissione nome Message Application Server è Modular Messaging per Domino, vengono installate solo le Subscriber Options, quando si seleziona Tipica.! Selezionare Custom per scegliere le funzioni da installare. Nota: Per installare soltanto Subscriber Options è necessario selezionare Custom. 13. Fare clic su Avanti. In base al tipo di impostazione selezionata nella relativa finestra di dialogo, effettuare una delle seguenti operazioni:! Se si seleziona Tipica: Viene visualizzata la finestra di dialogo Cartella di destinazione. (1) Fare clic su Modifica per modificare la cartella di destinazione. Viene visualizzata la finestra di dialogo Cambia cartella di destinazione corrente. (2) Fare clic su OK per approvare la modifica della cartella di destinazione oppure su Annulla. Febbraio

28 Guida per l'utente del client Modular Messaging per Outlook (3) Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Pronto per l installazione del programma.! Se si seleziona Custom: Viene visualizzata la finestra di dialogo Custom Setup. (1) Selezionare la funzione o le funzioni che si desidera installare. (2) Fare clic su Modifica per modificare la cartella di destinazione. Viene visualizzata la finestra di dialogo Cambia cartella di destinazione corrente. (3) Fare clic su OK per approvare la modifica della cartella di destinazione oppure su Annulla. (4) Fare clic su Avanti. 14. Fare clic su Installa. Viene visualizzata la finestra di dialogo Pronto per l installazione del programma. Una volta terminata l installazione, viene visualizzata la finestra di dialogo Completato. 15. Fare clic su Fine per uscire dal programma di installazione. 16. Riavviare il computer, se richiesto. L installazione del Client Modular Messaging per Outlook è completata. Importante: Prima di iniziare a utilizzare il software del Client Modular Messaging per Outlook, occorre configurare il profilo Outlook personale. Per il Modular Messaging per Message Storage Server (MSS), configurare il profilo Outlook con Microsoft Exchange Server e Modular Messaging Message Service. Per il Modular Messaging per Exchange configurare il profilo con Microsoft Exchange Server. Consultare Configurazione del Client Avaya Modular Messaging per Microsoft Outlook, a pagina Febbraio 2007