PROGETTAZIONE DI UN CENTRO CONGRESSI

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1 PROGETTAZIONE DI UN CENTRO CONGRESSI Edizione italiana a cura di ITALCONGRESSI PCO ITALIA Associazione Nazionale Imprese dell Industria Congressuale

2 Progettazione di un Centro Congressi 2

3 INTRODUZIONE Quando, come IAPCO, decidemmo di stendere le guidelines per la costruzione di un centro congressi o per permettere l adeguamento di quelli esistenti agli standard internazionali, ci rendemmo conto immediatamente che non esisteva nessun documento facilmente disponibile. Sono molto felice di vedere oggi che il risultato del nostro lavoro è stato ripreso e viene divulgato da Italcongressi Pco Italia. Le linee guida di IAPCO sono un utilissimo contributo per gli investitori, per gli architetti e per chiunque voglia costruire un centro congressi. Contributo tanto più efficace in quanto nasce dalla diretta esperienza pluriennale degli addetti ai lavori e tiene conto dei rapidi cambiamenti della tecnologia e del suo impatto sulla gestione dei meetings. Mi piace pensare che la pubblicazione di questo documento possa davvero aiutare la meeting industry italiana, stabilire un terreno comune tra la domanda e l offerta e contribuire alla crescita del nostro Paese nell ambito del mercato congressuale internazionale. Patrizia Semprebene Buongiorno Presidente IAPCO La letteratura sul congressuale progredisce in maniera esponenziale in virtù della necessità sia di informare un pubblico sempre più vasto ed attento alla vitalità di questo settore, sia di fornire di adeguati strumenti gli operatori che colgono il valore di questa attività come imprescindibile per la propria professionalità. E per questo motivo che Italcongressi Pco Italia, proseguendo nel suo ruolo di diffusore della cultura di questo rilevante comparto dell economia, ha ritenuto di procedere alla cura della traduzione dell eccellente documento della IAPCO non solo in omaggio alla nostra identità linguistica, ma anche per sottolineare come dalla collaborazione con le altre associazioni sia possibile integrare le diverse formazioni. Il cammino della diffusione ed approfondimento della cultura congressuale proseguirà certamente con il fondamentale contributo delle associazioni ed organizzazioni che sotto i vari profili sono l espressione genuina dell imprenditorialità. Complimenti dunque alla IAPCO per questo importante lavoro. Massimo Fabio Presidente Italcongressi Pco Italia Progettazione di un Centro Congressi 3

4 INDICE VISIONE D INSIEME E DEFINIZIONI...6 CAPACITÀ...8 ELEMENTO A1 ACCESSI ESTERNI...9 ELEMENTO A2 ACCESSI INTERNI...10 ELEMENTO A3 ACCESSI PARCHEGGI...11 ELEMENTO A4 ACCESSI CONSEGNE E MAGAZZINAGGIO...12 ELEMENTO B1 TRASPORTI ESTERNO...13 ELEMENTO B2 TRASPORTI INTERNO...14 ELEMENTO C1 SERVIZI IDRAULICA...15 ELEMENTO C2 SERVIZI SISTEMI DI RISCALDAMENTO, VENTILAZIONE E ARIA CONDIZIONATA...16 ELEMENTO C3 SERVIZI ENERGIA ELETTRICA...17 ELEMENTO C4 SERVIZI ILLUMINAZIONE...18 ELEMENTO C5 SERVIZI COMUNICAZIONI...19 ELEMENTO C6 SERVIZI ATTREZZATURE AUDIOVISIVE...20 ELEMENTO D PRODUZIONE...21 ELEMENTO E CATERING...22 ELEMENTO F1 INSTALLAZIONI SEGNALETICA...23 ELEMENTO F2 INSTALLAZIONI FINITURE PAVIMENTI...24 ELEMENTO F3 INSTALLAZIONI FINITURE PARETI...24 ELEMENTO F4 INSTALLAZIONI VIP/CAMERINI/SALE PROVE...25 ELEMENTO G1 CENTRI NEVRALGICI DESK REGISTRAZIONE...26 ELEMENTO G2 CENTRI NEVRALGICI UFFICIO SEGRETERIA...27 ELEMENTO G3 CENTRI NEVRALGICI UFFICIO PCO (ORGANIZZAZIONE PROFESSIONALE CONGRESSI)...27 ELEMENTO G4 CENTRI NEVRALGICI SERVIZI STAMPA...28 ELEMENTO G5 CENTRI NEVRALGICI SALA RELATORI...28 ELEMENTO H1 SALE CONGRESSI STRUTTURA...29 Progettazione di un Centro Congressi 4

5 ELEMENTO H2 SALE CONGRESSI ARREDO E MOBILIO...30 ELEMENTO H3 SALE CONGRESSI SERVIZI ELEMENTO I AREA POSTER ATTREZZATURE ELEMENTO J1 SPAZI COMUNI ATTREZZATURE...32 ELEMENTO J2 SPAZI COMUNI SERVIZI...33 ELEMENTO K MOSTRE...34 ELEMENTO L SICUREZZA...35 ELEMENTO M FATTORI DI SOSTENIBILITÀ...36 ELEMENTO N SICUREZZA...37 ELEMENTO O GESTIONE DELLA STRUTTURA...38 ELEMENTO P ALTRO...38 Progettazione di un Centro Congressi 5

6 VISIONE D INSIEME E DEFINIZIONI Ovunque nel mondo vengono progettati e costruiti Centri Congressi, che richiedono, come comunemente riconosciuto, la consultazione di Organizzatori Professionisti di Congressi (i PCO) durante la fase di progettazione al fine di evitare vari problemi già incontrati in passato. La IAPCO rappresenta oltre 100 dei migliori PCO con sede in più di 30 paesi e impegnati nelle più importanti città congressuali di tutto il mondo. Come tale, la IAPCO riveste una posizione unica in grado di redigere i criteri ricercati dal fruitore in tutti i centri congressi nazionali od internazionali. Mentre ogni struttura viene progettata tenendo in mente una specifica area di mercato, esistono alcuni requisiti di base che possono essere applicati con grandi vantaggi ad ogni centro. Per la redazione di questo documento, la IAPCO ha deciso di prendere in considerazione, gli spazi e le attrezzature che devono essere resi disponibili tramite noleggio sia direttamente presso la struttura sia presso affidabili fornitori, partendo dal presupposto che alcune delle attrezzature non devono necessariamente essere installate in modo permanente all interno dei centri. Anche i requisiti dell ufficio amministrativo per il funzionamento quotidiano del centro dovrebbero essere incorporati come pure le necessità di altri uffici. Questa guida: (a) descrive gli spazi per Congressi internazionali e le loro dimensioni; (b) identifica i criteri chiavi di progettazione per gli spazi di incontro; (c) fornisce a proprietari e ad operatori suggerimenti per la gestione dei loro diversi elementi. Ogni elemento progettuale è preceduto da un breve commento illustrante la rilevanza ed importanza di quello stesso elemento per il PCO. Vengono inoltre affrontate le questioni chiave di progettazione e le decisioni critiche di gestione in grado di influenzare l utilità delle strutture e di conseguenza viene accentuato il livello di attrattiva per il cliente. La guida non vuole porsi come un esaustivo testo specificatamente architettonico. Non affronta quindi tutta una serie di tematiche inerenti a questioni ingegneristiche, architettoniche e di costruzione. Si preoccupa invece di affrontare tematiche relative alla funzione della struttura ed i suoi diversi elementi. Per questa ragione non farà riferimento a standard di progettazione e costruzione, partendo dall assunto che tutti i progettisti siano in grado di seguire Codici e Protocolli appropriati. I migliori criteri di progettazione sono introdotti con la parola Fornire e le decisioni chiave di gestione con la parola Considerare. Ciò nonostante la Guida non intende fornire delle normative bensì un menù dal quale gli operatori ed i proprietari potranno decidere di istruire i loro designer, secondo le dimensioni ed il livello di sofisticazione delle strutture che intendono sviluppare, e la tipologia e le dimensioni dei congressi che intendono ospitare. L andamento della guida riflette un modello seguito nella fruizione di una struttura congressuale per incontri professionali accessi esterni che facilitano i trasporti verso l interno, come pure le consegne, l immagazzinamento della merce, come pure la disponibilità dei servizi essenziali, e così via. Ogni elemento della guida è stato concepito per essere una sezione a sé stante. Questa scelta può portare al verificarsi di qualche ripetizione gli organizzatori di eventi troveranno utile la ripetizione di parole quali dolly e trolley, mentre altri potranno trovarla noiosa. Gli autori avrebbero avuto la possibilità di fare riferimento alle caratteristiche essenziali di ogni elemento solo una volta e di fornire riferimenti incrociati, ma hanno creduto sia più facile per il fruitore della guida trovare informazioni esaustive sui requisiti di ogni elemento. Questa guida è principalmente indirizzata agli operatori e ai proprietari di nuove strutture, ma allo stesso tempo fornisce una lista di controllo anche per gli operatori e proprietari di strutture già esistenti, dando così la possibilità di individuare e misurare l idoneità delle loro strutture con Progettazione di un Centro Congressi 6

7 differenti tipologie di congressi, e i requisiti di diversi professionisti in base alla tipologia di congresso richiesto. I professionisti congressuali presi in considerazione dagli autori coprono un ampio raggio di requisiti e persone, tutti impegnati in diverse tipologie di strutture per fornire i relativi servizi. Tra questi: Organizzatori congressuali (organizzatori professionali o coloro direttamente assunti da organizzazioni impegnate nella gestione di congressi) Organizzatori di spazi Società che organizzano eventi e forniscono servizi di arredo, a tema o non Fornitori di attrezzature audiovisive e/o service, arredo, illuminazione e così via Trasporti e tour operator Intrattenitori Società di catering E ovviamente il fruitore ultimo: il partecipante al congresso. All interno della guida sono stati applicati i seguenti standard di nomenclatura: o o o o o o Strutture viene impiegato come descrittore generico in riferimento ad un ampia gamma di centri per conferenze e congressi: alberghi e motel, centri per conferenze e centri di formazione, sale e altri spazi ospitanti incontri; Meeting viene impiegato per racchiudere l insieme di conferenze, mostre, incontri di vendita e management, eventi, programmi di formazione e attività educative che prevede l incontro tra diversi gruppi; Partecipante viene impiegato per descrivere delegati, partecipanti, espositori o membri del pubblico senza la cui presenza l incontro non potrebbe sussistere; PCO viene impiegato per indicare l Organizzatore Professionale di Congressi; Cliente viene impiegato come descrittore generico per indicare la persona o l organizzazione con la quale l operatore congressuale intrattiene i contatti primari, trattasi di organizzatore professionale di congressi, azienda o organizzatore di congressi associato, organizzatore di mostre o membro del pubblico coinvolto nell organizzazione di un incontro. Allestimento o Smantellamento sono stati impiegati per indicare l entrata e l uscita dalla struttura congressuale di materiali ed attrezzature, in particolare quelle audiovisive e quelle connesse all allestimento. Progettazione di un Centro Congressi 7

8 CAPACITÀ Qui di seguito vengono illustrati nel dettaglio i requisiti minimi di capacità per un Centro Congressi in grado di ospitare 3500 delegati. La capacità congressuale può essere ridotta proporzionalmente alla diminuzione del numero dei delegati, ma questo non risulta essere sempre il caso per una mostra. Mentre il numero dei delegati può essere minore, gli espositori possono prendere in considerazione il fatto che la qualità dei delegati possa essere tale da richiedere che l estensione dell area espositiva sia la medesima di quella solitamente impiegata per eventi con una maggiore partecipazione. Auditorium Sala Principale Stanze Smantellamento Esposizione/ Sessione Poster Altri spazi Foyer 3500 posti Livello Unico, pavimentazione piana divisibile (al minimo) in 4 aree. Un area di 1000 posti stile teatro e 3 aree di 400 posti stile teatro. 10 sale di dimensioni variabili (massimo 400 posti stile teatro e minimo 150 posti stile teatro) 10000mq (lordi), 5000mq (al netto impiegabili come spazio espositivo). Tutti disposti in un area priva di colonne su livello unico. Spazi flessibili per uffici, incontri ad hoc, segreteria, preparazione speaker, etc. Foyer larghi (preferibili a quelli sviluppati in lunghezza) perché possano essere usati non solo per permettere il flusso di gente, ma anche per offrire l area desk di registrazione, area internet, poster session e catering in piedi. Qualora il foyer venisse noleggiato da più clienti, è necessario che siano progettate con diverse aree a ciascun cliente. Progettazione di un Centro Congressi 8

9 ELEMENTO A1 ACCESSI ESTERNI COMMENTO: Gli accessi si dividono in tre ampie categorie: Ingresso di singoli con autoveicolo o trasporto pubblico Ingresso di gruppi con autobus Ingresso di camion e veicoli di servizio Gli elementi più importanti sono la facilità d accesso e di entrata per tutte le categorie nonché tutti gli aspetti dell accesso: esterno, interno, consegne, magazzinaggio e parcheggio. 1. Entrate ed uscite facilmente riconoscibili, e segnaletica esterna chiara che potrebbe richiedere illuminazione. 2. Spazio sufficiente al carico/scarico in grado di rispondere all esigenze di multipli eventi. 3. Piano terra provvisto di postazioni di carico di dimensioni sufficienti per tutti i servizi, inclusi i veicoli di proprietà dei clienti. 4. Ampie aree di imbarco e sbarco adiacenti all entrata principale per pullman, con spazio sufficiente in altezza e per le manovre, con accesso coperto. 5. Porte sufficientemente alte e larghe, con pareti ritraibili/smontabili per permettere l accesso di camion (la consegna di materiale espositivo e per allestimenti pone problemi specifici). 6. Piano di carico della pavimentazione per permettere l accesso ai camion. 7. Entrata facilmente riconoscibile e con protezione contro le intemperie e area benvenuto per i partecipanti. 8. Accessi disabili segnalati con chiarezza. 9. In strutture più grandi, sistemi di sicurezza e videosorveglianza in corrispondenza dei punti di carico. 10. Entrata separata per il personale. 11. Spazi per il magazzinaggio (per diversi giorni) per consegne prima del congresso, compresi materiali espositivi. 1. Manager/guardie giurate contattabili telefonicamente. 2. Registrazione e codificazione di tutte le consegne. 3. In strutture più grandi, presenza di personale in orari specifici presso punti di carico e gestione sicurezza e videosorveglianza attivati. 4. Pulizia delle aree, illuminazione adeguata e ampia disponibilità di carrelli per i clienti. 5. Presenza portiere e servizi di portineria, inclusa la disponibilità di corrieri per consegne urgenti all ingresso piuttosto che nelle aree di carico. 6. Misure di sicurezza per VIP. 7. Segnaletica per percorsi di accesso a servizi specifici. 8. Accesso diretto per i PCO alle aree di deposito. Progettazione di un Centro Congressi 9

10 ELEMENTO A2 ACCESSI INTERNI COMMENTO: La separazione delle funzioni riguardanti la parte anteriore e quella posteriore della struttura si dovrebbe riflettere nella differenziazione dei percorsi di accesso alle diverse aree della stessa per il pubblico ed il personale, il contenimento di rumori e di odori dall area occupata dai partecipanti. Gli accessi tra una zona e l altra dovrebbero essere facili da raggiungere e ben segnalati. 1. Segnaletica chiara in tutta la struttura. 2. Accesso per disabili in tutte le zone (incluso accesso facilitato ai palchi per gli speaker disabili). 3. Accesso prossimo tra parcheggi, ingressi ed alloggi per i partecipanti. 4. Corridoi di servizio dal punto di carico alle aree eventi per merci e servizi. 5. Aree eventi identificabili dai corridoi di servizio. 6. Ascensori di servizio con porte alte e larghe capaci di trasportare grosse attrezzature e carichi pesanti. 7. Ascensori merce (dai punti di carico alle aree pubbliche) abbastanza capienti da permettere il trasporto di merci espositive, come attrezzature e strumenti per l esposizione. 8. Ascensori cibo separati per il trasporto di cibi e bevande. 9. Aree eventi con chiusura a chiave lucchetto per i clienti, forniti di servizi di sicurezza. 10. Accesso alle aree eventi per i veicoli ai fini di carico e scarico, con pavimentazione dotata di adeguata capacità di carico. 1. Accesso H24 per tutti gli organizzatori tramite servizi di sicurezza o chiave magnetica, o tramite appuntamento. 2. Accesso per facilitare allestimenti e smantellamenti del materiale audiovisivo oltre l orario lavorativo di routine. 3. Ampia disponibilità di carrelli per il trasporto di materiali ed attrezzature. 4. Piattaforma aerea e carrello a muletto. Progettazione di un Centro Congressi 10

11 ELEMENTO A3 ACCESSI PARCHEGGI 1. Ampia disponibilità di parcheggio durante lo scarico/carico merci e attrezzature con parcheggio specificatamente adibito a veicoli per la consegna di merci e attrezzature. 2. Parcheggio per camion sufficientemente alto con spazio per manovre durante l allestimento o nel caso in cui sia necessario imballare attrezzature audiovisive o di qualsiasi altra natura in tempi ridotti. 3. Parcheggi di lunga durata per camion adibiti al trasporto di materiali per l allestimento degli espositori. 4. Aree per il parcheggio dei pullman lontano dalla strada. 5. Numero sufficiente di parcheggi coperti per i partecipanti. 6. Tutte le aree parcheggio, incluse quelle per il personale, devono essere sicure. 7. Spazi per disabili. 8. Accesso diretto all atrio della struttura. 9. Segnaletica chiara per raggiungere l uscita. 10. Numero sufficiente di casse automatiche (così che tutti possano uscire allo stesso momento) 11. Numero sufficiente di uscite sulla strada, con corsie di incolonnamento adeguate. 1. Una percentuale di parcheggi dedicata ai partecipanti congressuali, gratis o a prezzi agevolati. 2. Parcheggi riservati per gli organizzatori, gratis o a prezzi agevolati. 3. Segnalazioni visibili delle altezze e degli orari di apertura dei parcheggi. Progettazione di un Centro Congressi 11

12 ELEMENTO A4 ACCESSI CONSEGNE E MAGAZZINAGGIO 1. Spazi di magazzinaggio organizzati in base ad un codice di colori per meeting specifici. 2. Spazi di stoccaggio disponibili da una settimana prima a due giorni dopo il congresso. 3. Depositi disponibili agli organizzatori e agli espositori per materiali e contenitori di attrezzature da allestimento, oppure depositi situati in altre sedi forniti da compagnie dotate di servizi di consegna al centro congressi il giorno dell allestimento. 1. Etichette con codici colorati per la differenziazione dei congressi, abbinate alle aree colorate assegnate a ciascun evento. 2. Ampia disponibilità di carrelli (e muletti in strutture più grandi) e assistenza del personale nell allestimento dei congressi e del materiale espositivo. 3. Linee guida per la gestione delle merci in entrata ed uscita. Progettazione di un Centro Congressi 12

13 ELEMENTO B1 TRASPORTI ESTERNO COMMENTO: Il trasporto include diversi elementi: Lo spostamento di merci all interno e all esterno della struttura Lo spostamento di merci da un area all altra Lo spostamento dei partecipanti all interno del centro congressi Flussi scorrevoli e la mancanza di spazi con alto potenziale di congestione sono elementi indispensabili al funzionamento fluido ed efficiente di un centro congressi. 1. Accesso all ingresso o al parcheggio del centro congressi (v. Elemento A1). 2. Accesso dei camion ai carrelli nei punti di carico o scarico tramite montacarichi. 3. Spazio per incolonnamento pullman. 4. Area manovra per camion consegna. 5. Ascensori specifici in grandi strutture con più livelli 6. Camminamenti coperti colleganti le varie aree all interno della struttura e protezione contro le intemperie nei punti di imbarco e sbarco passeggeri trasporti. 7. Accesso agevolato ai trasporti pubblici. 8. Aree taxi facilmente identificabili e pulsanti di chiamata. 1. Indirizzo dei punti di scarico chiaramente leggibili su brochure o lettere inviate agli organizzatori (v. Elemento A4). 2. Sovrintendenti operanti attorno alla struttura. 3. Servizio shuttle da/verso alberghi nelle vicinanze. 4. Pianificazione tempi di scarico prima del congresso e di imballaggio a fine evento. Progettazione di un Centro Congressi 13

14 ELEMENTO B2 TRASPORTI INTERNO 1. Retro della struttura ben segnalato per facilitare il trasferimento delle merci dai punti di carico. 2. Passaggi sufficientemente larghi da permettere il passaggio dei carrelli. 3. In strutture più grandi ascensori per il trasporto merci. 4. Ascensore diretto o montacarichi dai punti di scarico ai livelli superiori. 5. Tapis roulant per facilitare lo scorrimento efficiente della folla in strutture che prevedono lunghe distanze. 6. Passaggi corridoi che permettano alle persone di camminare liberamente, evitando intersezioni per l attraversamento di gruppi. 7. Pavimenti anti scivolo di facile manutenzione. 8. Ascensori, scale e scale mobili ad alta velocità per facilitare il flusso dei visitatori su più livelli all interno delle strutture. 1. Disponibilità sufficiente di carrelli e piattaforme di caricamento per l allestimento e lo smantellamento di materiale e attrezzature per congressi ed esposizioni. 2. Piattaforme aeree per l interno delle sale evento. 3. In ampie aree espositive (circa mq) possono rivelarsi utili golf cart guidabili autonomamente. 4. Programmazione della gestione degli orari di consegna merci da coordinare con gli organizzatori dei congressi. 5. Scoraggiare l utilizzo di pannelli espositivi e catering nei passaggi, in favore di aree specificatamente adibite. Progettazione di un Centro Congressi 14

15 ELEMENTO C1 SERVIZI IDRAULICA COMMENTO: I gruppi sono soliti prendersi una pausa in massa, quindi servizi idraulici e igienici, come pure la loro capacità sono fondamentali. 1. Numero sufficiente di servizi igienici (inclusi per disabili) in diversi punti della struttura, tutti dotati di ventilazione. 2. Dimensioni minime per ogni vano toilette: 1,5m x 0,85m, con porte che si aprano verso l interno. 3. Divisori tra uno vano toilette e l altro 2100mm in altezza. 4. Una doccia unisex riservata ai VIP e gli organizzatori durante i convegni. 5. Due dispensatori di rotoli di carta igienica per vano toilette. 6. Asciugamani di carta e asciugatori elettrici (entrambi non l uno o l altro). 7. Dispensatori per sapone adeguati. 8. Acqua calda disponibile nei lavandini all interno dei bagni. 9. Specchi a figura intera disponibili in tutti i bagni. 10. Strutture idrauliche disponibili in una sala eventi per meeting e/o allestimenti specifici che richiedano l uso di acqua. 11. Fontanelle di acqua potabile. 12. Smaltimento di acqua e rifiuti nelle aree espositive per catering ed allestimenti che richiedano l uso di acqua. 1. Coordinare gli orari e le pause dei meeting al fine di evitare code e affollamenti. 2. Rifornire regolarmente asciugamani di carta. 3. Pulire e rifornire regolarmente i servizi igienici. 4. Manutenzione regolare di asciugatori e portaasciugamani. Progettazione di un Centro Congressi 15

16 ELEMENTO C2 SERVIZI SISTEMI DI RISCALDAMENTO, VENTILAZIONE E ARIA CONDIZIONATA COMMENTO: Contrariamente agli uffici dove l attività nell arco della giornata è costante, le strutture congressuali subiscono dei picchi con improvvise ondate di persone in movimento tra una zona e l altra. La distribuzione dell aria dovrebbe fornire un movimento di aria privo di spifferi e dare la possibilità di essere prontamente regolata. Le condizioni di comfort dovrebbero prendere in considerazione le equazioni di Ranger (PPD/PMV), compreso l effetto delle vetrate esterne sul riscaldamento. 1. Aria condizionata individuale in ogni stanza. 2. Finestre che si aprono, laddove possibile, in sale più piccole e aree pubbliche. 3. Aria condizionata che sia: i. silenziosa; ii. efficiente; iii. velocemente regolabile; iv. controllabile in ogni stanza; v. distribuita uniformemente in tutta la stanza. 4. Ventilatore a pale da soffitto laddove l aria condizionata non sia disponibile. 5. Sistema di ventilazione separata nelle aree per fumatori. 6. Termostato in ogni stanza che permetta il regolamento immediato della temperatura. 1. Spegnere l aria condizionata quando una singola stanza non è in uso. 2. Ispezioni regolari, pulizia e controlli del sistema di condizionamento dell aria. Progettazione di un Centro Congressi 16

17 ELEMENTO C3 SERVIZI ENERGIA ELETTRICA COMMENTO: Quasi tutte le attrezzature all interno delle strutture fanno affidamento sulla disponibilità di una sufficiente quantità di energia elettrica ampiamente distribuita all interno del centro. L accesso ad un numero sufficiente di prese elettriche in punti strategici crea la differenza qualitativa tra un centro e l altro. L impiego di energia solare e di altre fonti energetiche ecologiche per limitare il consumo di carburante fossile nel tempo è destinato a diventare un argomento cruciale per le strutture congressuali e gli organizzatori di eventi. 1. Prese multiple, facilmente accessibili, incassate nella pavimentazione, nei muri e nei soffitti in tutte le aree che lo richiedono (sia sale congressi che spazi aperti). 2. Energia elettrica sufficiente di 15 ampere GPO e almeno 300 amp per fase in strutture più grandi per concerti. 3. Accesso a pozzi elettrici nella pavimentazione in aree espositive e congressuali. 4. Accesso alla trifasica di 5 pin GPO e altri tipi di energia ad alta richiesta, sia nelle zone pubbliche che riservate della struttura, come pure nelle pareti laterali in stanze divisibili. 5. Sistema completo di back up in modo da mantenere attivi tutti i servizi in caso di emergenza (generatore standby con fonte di energia continua, back up a base di gas o simili). 6. Punti energetici segnalati con chiarezza tramite numero e fase per disgiuntori in tutte le sale congressi su circuiti multipli per disperdere il carico. 7. Protezione contro le sovracorrenti per computer e per tutta la struttura. 8. Indicatore di dispersione a terra e disattivazione, soprattutto in cucina e in centri nevralgici per i clienti. 9. Circuiti elettrici separati per impianti e attrezzature, ad esempio macchine del ghiaccio e computer dei clienti. 10. Sistemi di back up elettrico, per esempio generatori. 1. Fornire prolunghe e quadri elettrici chiaramente segnalati e facilmente identificabili. 2. Presenza di un elettricista qualificato sul posto per strutture più grandi, e possibilità d intervento di un elettricista in altre strutture. 3. Mappa con chiare segnalazioni di GPO per circuito. 4. Prospetto dei punti luce e dell elettricità, come pure controllo del sistema audio, accessibile agli organizzatori e ai tecnici. 5. Menzionare in maniera chiara i carichi energetici nella proposta iniziale. Inserire i dettagli dei costi nel contratto. Progettazione di un Centro Congressi 17

18 ELEMENTO C4 SERVIZI ILLUMINAZIONE COMMENTO: Un illuminazione flessibile e ben indirizzata permette al pubblico di vedere bene il relatore, gli altri partecipanti, lo schermo e, ove abbia luogo, qualunque forma di intrattenimento. I livelli di illuminazione devono essere facilmente regolabili e prontamente isolati. 1. Illuminazione flessibile e interamente controllabile per tutte le aree congressi: i. luci su binario per sale più piccole; ii. spot e luci speciali su binario per l auditorium principale; iii. relatori sempre visibili anche quando le luci sono basse; iv. luce del leggio direttamente regolabile; v. illuminazione a parete per i displays e illuminazione verso il basso nelle aree dove siede la platea; vi. agevolezza nella regolazione dell illuminazione da parte degli organizzatori. 2. Sistemi di illuminazione flessibili e specifici nelle aree di presentazione per far fronte a interventi verbali fissi e performance dal vivo in movimento: i. tutte le luci devono essere dotate di focus stretto (zoom) per prevenire dispersioni sugli schermi di proiezione; ii. sistemi wireless e portatili per garantire le operazioni nell intera stanza. 3. Evitare luci sporgenti fisse nelle sale congressi, specialmente lampadari in stanze multi funzionali a meno che non siano totalmente ritraibili. 4. Aree espositive: i. illuminazione per l assistenza degli spazi espositivi; ii. illuminazione ben distribuita in grado di raggiungere ogni angolo della sala quando gli spazi espositivi sono posizionati; iii. reticolati fissi sui soffitti per permettere l aggiunta di luci. 5. Illuminazione dei gradini in auditorium. 6. Illuminazioni per segnalare uscite e uscite di emergenza secondo le normative vigenti. 7. Luci extra per gli operatori impegnati sulle capriate del tetto. 8. Lampade alogene a quarzo regolabili ovunque. 1. Torri mobili, pedane elevatrici o piattaforme aeree in strutture più grandi per l accesso ai soffitti e ai reticolati per l illuminazione. Progettazione di un Centro Congressi 18

19 ELEMENTO C5 SERVIZI COMUNICAZIONI COMMENTO: Considerando che sia il mondo degli affari sia la comunità in generale sono propensi all utilizzo delle tecnologie di comunicazione più moderne, lo stesso deve fare il centro congressi. Gli esterni (relatori, visitatori) hanno l esigenza di comunicare, i visitatori di comunicare tra di loro e verso l esterno. Deve essere presa in considerazione anche la fornitura di servizi per disabili. 1. Wireless ad alta velocità e banda larga in spazi espositivi e congressuali. Le linee guida prevedono una linea a banda larga ogni 50 persone. 2. Monitor per annunci e comunicazioni elettroniche in aree comuni. 3. Sistema di chiamata e campanelli per richiamo visitatori o simili. 4. Luci Congresso in corso agli ingressi anteriore e posteriore delle sale congressi. 5. Prese multiple per telefoni/fax in aree business e deskregistrazione, prese per modem per computer. 6. Sistemi di comunicazione mobili per clienti, produttori spettacoli e troupe. 7. Linea per ipo udenti. 8. Strutture permanenti per l interpretariato. 1. Disponibilità di impiegati adibiti alle comunicazioni in strutture più grandi. 2. Possibilità di comunicare in modo immediato e diretto con il direttore di piano durante gli eventi. 3. Disponibilità di walkie talkie se necessario. 4. Numeri di telefono e fax dediti disponibili al cliente al momento della prenotazione. 5. Pubblicizzare con chiarezza i costi per le comunicazioni nella proposta iniziale. Dettagliare questi costi nel contratto della struttura. Progettazione di un Centro Congressi 19

20 ELEMENTO C6 SERVIZI ATTREZZATURE AUDIOVISIVE COMMENTO: Relatori, partecipanti e organizzatori hanno avuto modo di vedere i miglioramenti possibili in ambito comunicativo quando è presente una certa flessibilità nella forma e organizzazione delle sale, quando la luce può essere liberamente regolata e controllata e quando i relatori usano una varietà di mezzi (video, computer, sistemi interattivi, effetti speciali, live action, etc.). Tutto questo impone al gestore della struttura di decidere cosa fornire e su quale base. La presenza di attrezzature permanenti dovrebbe essere limitata negli auditorium. Tutti gli altri spazi dovrebbero essere attrezzati come richiesto. Questo Elemento dovrebbe essere preso in considerazione insieme a quelli che affrontano argomenti relativi a Comunicazione, Energia, Illuminazione, Produzione e Servizi per le Sale Congressuali. 1. Attrezzature audiovisive flessibili e di facile utilizzo, preferibili a quelle permanenti. 2. Pannelli mobili e depositi facilmente componibili al fine di contenere in maniera ordinata operatori e attrezzature audiovisive in fondo alla sala congressi. 3. Reticolati sui soffitti (preferibilmente nascosti) per proiettori video e data, luci ed altre attrezzature. 4. Musica facilmente regolabile dagli organizzatori. 5. Vani per i cavi sotto le entrate ad ogni sala. 1. Approccio flessibile all approvvigionamento di attrezzature e servizi con la disponibilità di attrezzature presenti all interno della struttura o tramite fornitori esterni. 2. Possibilità di fornire attrezzature senza costi aggiuntivi, incluse alzate palco, leggii, schermi per proiezioni frontali e retroproiezioni di diverse dimensioni e lavagne elettroniche bianche. 3. Media splitter box nella sala congressi principale. 4. Possibilità di fornire staff tecnico professionista della struttura per allestire, operare e smantellare le attrezzature se fornite dalla struttura stessa. 5. Possibilità di fornire un prospetto delle attrezzature disponibili in inglese semplice. 6. Manutenzione e sostituzione periodica delle attrezzature. 7. Fornire al personale le abilità tecniche ed interpersonali per poter interagire con i clienti o sviluppare relazioni commerciali con un regolare fornitore di servizi audiovisivi. 8. Fornire lo staff audiovisivo della struttura con segni distintivi, per esempio targhette o uniformi. 9. Fornire informazioni sulla capacità di sicurezza dei carichi (peso) per i reticolati sui soffitti usati per sospendere l attrezzatura. 10. Carte magnetiche identificative per i clienti e per eventuali sistemi di voto. 11. Creare flessibilità nell allestimento per permettere allo schermo di essere montato al centro dell area palco, e leggii su entrambi i lati. Progettazione di un Centro Congressi 20

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