Costi di personale e. Controlli di primo livello e certificazione delle spese Programma Sud Est Europa. Seminario

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1 Costi di personale e Regole di flessibilità 10% e 20% nel Manuale di rendicontazione nazionale Seminario Controlli di primo livello e certificazione delle spese Programma Sud Est Europa Bologna 21 Settembre 2011 Donato Metta AGREA

2 Indice della Presentazione 1. La rendicontazione delle spese di personale secondo il manuale nazionale - coinvolgimento del personale - modalità di calcolo - documenti essenziali - buone pratiche 2. Area di ammissibilità ed eleggibilità della spesa - eccezioni alla regola generale - regola di flessibilità del 20% - regola di flessibilità del 10%

3 Spese di personale (Staff costs) Sono rendicontabili le spese che riguardino le seguenti categorie: Personale dipendente a tempo indeterminato Personale dipendente a tempo determinato Personale assunto a progetto (specifico per Italia)

4 Staff costs Condizioni preliminari di ammissibilità Per tutte le categorie con Partner Autorità pubblica Per personale dipendente Per personale assunto a progetto I costi non devono derivare da esercizio di responsabilità obbligatorie, gestione ordinaria, monitoraggio e controllo (Reg. CE 1828/06 art. 50.3) Assegnazione formale del dipendente al progetto con ordine di servizio o atto di attribuzione dello staff al progetto Atto di conferimento dell incarico al termine del percorso amministrativo di acquisizione (procedura di comparazione)

5 Staff costs Il metodo di calcolo RML + DIF + OS h/lavorabili X h/uomo RML= retribuzione mensile lorda, comprensiva della parte degli oneri previdenziali e ritenute fiscali a carico del lavoratore DIF= retribuzione differita (rateo TFR, 13ma e 14ma, altre forme di retribuzione e premialità previste dal CCNL). Per straordinari e premi di produzione: dimostrare la relazione con il progetto e applicarli pro quota OS= oneri sociali e fiscali a carico del Beneficiario non compresi in busta paga (ovvero non a carico del dipendente) h/lavorabili= ore lavorabili mensili previste da contratto h/uomo= ore di impegno dedicate effettivamente al progetto, nel mese di riferimento

6 Staff costs Documenti essenziali Atti di coinvolgimento del personale (ordine di servizio, gruppo di lavoro, contratto, documenti procedura di comparazione) Attestazione retribuzione corrisposta riportante oneri sociali e fiscali Modalità di calcolo costo orario Timesheet mensile * Timbrature * Cedolini con timbro di annullamento Relazioni, analisi, studi prodotti dal personale coinvolto Mandati e documenti (es.:f24) attestanti il pagamento di stipendi, contributi, oneri * eccezione per personale assunto a progetto

7 Staff costs Eccezione alla tenuta del timesheet Per il personale assunto a progetto la compilazione del time-sheet non è richiesta a condizione che: sia chiaramente indicato sul contratto o sugli atti di conferimento dell incarico l impiego totale o parziale del collaboratore sul progetto in caso di impegno del collaboratore su una pluralità di progetti, siano chiaramente indicate sul contratto le quote di compenso attribuibili a ciascuno dei progetti. Il Beneficiario dovrà supportare gli importi rendicontati per ciascun periodo di attività con documentazione idonea a dimostrarne la ragionevolezza, presentando al proprio controllore le relazioni di attività sottoscritte dal collaboratore e dal responsabile del progetto

8 Staff costs Buone pratiche di rendicontazione assicurarsi della coerenza tra orario da cartellino e ore dichiarate su timesheet accertare che l impegno dichiarato sul progetto per un collaboratore sia compatibile con suoi coinvolgimenti su altri progetti verificare la capienza del budget rispetto agli importi rendicontati, sia per linea di spesa che per work package in caso di missione, rendicontare costi di trasferta e ore di lavoro per il progetto

9 Indice della Presentazione 1. La rendicontazione delle spese di personale secondo il manuale nazionale - coinvolgimento del personale - modalità di calcolo - documenti essenziali - buone pratiche 2. Area di ammissibilità ed eleggibilità della spesa - eccezioni alla regola generale - regola di flessibilità del 20% - regola di flessibilità del 10%

10 Area di ammissibilità Programma SEE 1. Le spese: sono ammissibili se realizzate all interno dell area di Programma sono finanziate da FESR, IPA o ENPI, secondo i Paesi. 2. La regola generale fa eccezione nei seguenti casi: Partecipazione di Enti pubblici ed organismi di diritto pubblico nazionali competenti su area di Programma ma esterni ad essa (Italia, Ucraina) Spese in Stati Membri fuori area di programma (Regola di flessibilità del 20%) Spese in Stati extra-ue dell area di programma finanziate con risorse FESR (Regola di flessibilità del 10%)

11 La regola di flessibilità 20% Reg. CE 1080/06 art. 21 Comma 2 Nel quadro della cooperazione transnazionale, in casi debitamente giustificati, il FESR può finanziare, entro un limite del 20 % dell'importo del suo contributo al programma operativo, le spese sostenute dai partner situati esternamente alla zona che partecipa alle operazioni, qualora tali spese apportino benefici alle regioni situate nella zona dell'obiettivo «Cooperazione». 2 modalità di utilizzo Partner UE esterno all area di Programma con budget autonomo (è partner a tutti gli effetti) Partner italiano è sponsor di partner UE esterno all area di Programma (EU Associated Strategic Partner)

12 Il controllo della regola di flessibilità 20% (caso di EU Associated Strategic Partner) 1. le spese sostenute attraverso la regola di flessibilità del 20% sono direttamente connesse alla realizzazione delle attività di progetto, sono previste esplicitamente nella Application Form e sono allocate all interno del budget assegnato al PP/LP Italiano (il vincolo percentuale si applica al budget dell intero progetto) 2. le spese sono state sostenute e liquidate in via definitiva dal PP/LP Italiano Che cosa verificare 3. i documenti giustificativi di spesa (fatture e/o altri documenti aventi efficacia probatoria equivalente) sono intestati al PP/LP italiano 4. le spese dichiarate si riferiscono soltanto alle seguenti tipologie: VIAGGI E SOGGIORNI 5. le procedure di evidenza pubblica previste dal Codice degli Appalti Pubblici (D.Lgs. 163/2006 e successive modifiche e integrazioni), qualora applicabili, sono state correttamente osservate nell acquisizione di beni o servizi 6. le disposizioni contenute nel partnership agreement che regolano il rapporto tra PP/LP Italiano e PP UE 20% sono state osservate

13 La regola di flessibilità 10% Reg. CE 1080/06 art. 21 comma 3 Nel quadro della cooperazione transfrontaliera, transnazionale e interregionale, il FESR può finanziare le spese sostenute per l'esecuzione di operazioni o parti di operazioni sul territorio di paesi non appartenenti alla Comunità europea entro un limite del 10 % dell'importo del proprio contributo al programma operativo, qualora esse apportino benefici alle regioni della Comunità. Partner italiano è sponsor di partner non-ue interno all area di Programma 2 modalità di utilizzo Partner italiano realizza attività di progetto fuori UE ma internamente all area di Programma

14 Il controllo della regola di flessibilità 10% 1. le spese sostenute attraverso la regola di flessibilità del 10% sono direttamente connesse alla realizzazione delle attività di progetto, sono previste esplicitamente nella Application Form e sono allocate all interno del budget assegnato al PP/LP Italiano (il vincolo percentuale si applica al budget dell intero progetto) 2. le spese sono state sostenute e liquidate in via definitiva dal PP/LP Italiano 3. i documenti giustificativi di spesa (fatture e/o altri documenti aventi efficacia probatoria equivalente) sono intestati al PP/LP italiano Che cosa verificare 4. le spese dichiarate si riferiscono esclusivamente alle seguenti tipologie: viaggi e soggiorni, consulenze e servizi esterni e, solo per primo bando, attrezzature, investimenti di piccola scala 5. le procedure di evidenza pubblica previste dal Codice degli Appalti Pubblici (D.Lgs. 163/2006 e successive modifiche e integrazioni) sono state correttamente osservate nell acquisizione di beni o servizi 6. le disposizioni contenute nel partnership agreement che regolano il rapporto tra PP/LP Italiano e PP non-ue 10% sono state osservate 7. disponibilità di documentazione attestante la proprietà del LP/PP Italiano dei beni e servizi acquisiti

15 Grazie per l attenzionel Per contatti: romagna.it

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