Circolare n. 10 del

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1 Circolare n. 10 del FATTURA ELETTRONICA: PROCEDURE DA ADOTTARE IN VISTA DELL 01/01/2019 Come noto sarà presto operativa la fatturazione elettronica obbligatoria. In vista di tale adempimento occorre predisporre sin d ora alcune procedure interne alla propria struttura per potere risultare operativi al 1 gennaio L invio e la ricezione delle Fatture Elettroniche avverrà alternativamente tramite: - il Sistema d Intercambio (SdI) - il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). L uso della PEC è assolutamente sconsigliabile in quanto tale metodo non agevola, ma rallenta notevolmente la gestione del ciclo di fatturazione. Si ricorda inoltre che il canale SDI è l unico canale che consente una registrazione ed una conservazione elettronica valida ai fini fiscali. Pag. 1

2 COME PROCEDERE IN PRATICA. 1) IL CODICE DESTINATARIO Un elemento fondamentale nel processo di fatturazione elettronica è il Codice Destinatario, un identificativo di 7 caratteri, da comunicare ai propri fornitori al fine di ricevere tutte le fatture elettroniche passive e da richiedere ai propri clienti ai fini della fatturazione attiva. COME OTTENERE IL CODICE DESTINATARIO L identificativo potrà essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche. Tali soggetti si identificano nelle società di software. In pratica: - Se avete la contabilità interna allo Studio, Quadra Associati è già dotata di un codice destinatario registrato e valido che dovrà essere utilizzato e comunicato ai vostri fornitori. Il codice destinatario è il seguente: M5UXCR1; - Se la contabilità è gestita in proprio è invece necessario richiedere il codice destinatario alla vostra casa di software. Vi consigliamo di inserire il vostro codice destinatario sulla carta intestata, sulle fatture, sul sito web, nelle , etc., al pari della Partita Iva. PRE-REGISTRAZIONE SUL SITO DELL AGENZIA ENTRATE Il codice destinatario va comunicato all Agenzia delle Entrate sulla piattaforma telematica Fisco online ed allo scopo di veicolare in un unico luogo le fatture elettroniche ricevute. In pratica: - Se avete la contabilità interna allo Studio, Quadra Associati provvederà in prima istanza ad iscrivervi alla piattaforma Fisco online : riceverete via posta ordinaria, al vostro indirizzo di residenza/sede legale il PIN, che dovrete tempestivamente comunicarci. Con le vostre credenziali lo Studio sarà in grado di registrare il codice Pag. 2

3 destinatario M5UXCR1 e generare il vostro QRCode, di cui riportiamo un esempio, che contiene tutti i dati iva necessari per formare una fattura, compreso l indirizzo telematico: - Se la contabilità è gestita in proprio, Quadra Associati provvederà ad iscrivervi alla piattaforma Fisco online : riceverete via posta ordinaria, al vostro indirizzo di residenza/sede legale il PIN, che dovrete tempestivamente comunicarci. Si lo Studio si renderà disponibile su richiesta per la registrazione del codice destinatario in Agenzia Entrate e la generazione del QRCode. 2) FATTURAZIONE ATTIVA FATTURE AI CLIENTI OTTENERE IL CODICE DESTINATARIO DAI PROPRI CLIENTI Per poter emettere le fatture elettroniche ai clienti è indispensabile conoscere il loro Codice destinatario. A questo fine alleghiamo fac-simile che potrete utilizzare per inviare via /pec ai vostri clienti tale richiesta. Ricevute le risposte sarà necessario aggiornare via via, nel software con cui verranno emesse le fatture elettroniche, le anagrafiche clienti con l indicazione del codice destinatario e/o della pec (sconsigliata). EMETTERE E TRASMETTERE LE FATTURE ELETTRONICHE AI CLIENTI Per procedere all emissione delle fatture elettroniche ai propri clienti, vi indichiamo quanto segue: - Se avete la contabilità interna allo Studio, le opzioni sono le seguenti: Pag. 3

4 1. le fatture vengono emesse direttamente dal nostro Studio. In questo caso sarà lo Studio ad occuparsi direttamente della fatturazione elettronica; 2. le fatture vengono ad oggi da voi emesse non utilizzando uno specifico software di fatturazione attiva (ad esempio tramite Excel o Word). In questo caso, per ottimizzare la gestione della contabilità, sarà indispensabile che voi utilizziate il software di Quadra Associati (TeamSystem): a questo fine lo Studio vi contatterà personalmente per darvi le esatte istruzioni operative; 3. le fatture ad oggi vengono da voi emesse tramite apposito software, che verrà aggiornato per la fatturazione elettronica. In questo caso, una volta predisposta la fattura elettronica, il file XML deve essere inviato all Agenzia Entrate tramite il nostro canale: a questo fine lo Studio vi contatterà personalmente per darvi le esatte istruzioni operative; - se avete la contabilità gestita in proprio, dovete contattare fin da subito la Vostra casa di software che vi darà le istruzioni relative. Vi ricordiamo che siete esclusi dall obbligo di emissione della fattura elettronica se rientrate in un regime di vantaggio, ossia nello specifico: - nel regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014) - nel regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011). CASI PARTICOLARI DI FATTURE EMESSE Per le fatture emesse: - nei confronti dei consumatori finali/privati senza partita iva, o - nei confronti di coloro che applicano il regime di vantaggio/forfettario le fatture devono essere comunque emesse in formato elettronico indicando come codice destinatario il codice convenzionale A tali soggetti si dovrà fornire copia della fattura anche in formato cartaceo/pdf. Per le fatture emesse nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari non è obbligatoria, ma assolutamente consigliabile, l emissione in formato elettronico, indicando come codice destinatario il codice convenzionale XXXXXXX. Pag. 4

5 3) FATTURAZIONE PASSIVA FATTURE DAI FORNITORI COMUNICARE AI PROPRI FORNITORI IL CODICE DESTINATARIO Il Codice Destinatario vi verrà richiesto dai Vostri fornitori, poiché questi ultimi lo dovranno indicare nelle Fatture Elettroniche che vi invieranno. Anche in assenza di tale richiesta, Vi consigliamo di attivarvi quanto prima per comunicare il vostro codice destinatario ai fornitori. Ribadiamo che: - Se avete la contabilità interna allo Studio, il codice destinatario è M5UXCR1; - Se avete la contabilità gestita in proprio è invece necessario che venga richiesto il codice destinatario alla vostra casa di software. RICEVERE LE FATTURE ELETTRONICHE DAI FORNITORI Dal 1 gennaio 2019 si cominceranno a ricevere le fatture elettroniche. Come e dove? Come detto in precedenza, come l invio, anche la ricezione delle Fatture Elettroniche avverrà alternativamente tramite: - il Sistema d Intercambio (SdI) - il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). In pratica, - se avete la contabilità interna allo Studio, le fatture elettroniche saranno ricevute, scaricate e registrate direttamente da noi; - se avete un vostro software di contabilità, certamente il vostro software si doterà di area apposita per la ricezione delle fatture e la relativa registrazione contabile: in questo senso vi rinviamo ai vostri consulenti software. Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento. Distinti saluti. Quadra Associati Pag. 5