MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT. X Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale anno 2013 INDICE
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- Leo Lillo
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1 Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale X Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale anno 2013 Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NOTE...5 1
2 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2013 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo 1 Marzo 2013 (Tecn. della Prev. ambito Veterinario) Alimentare registrato: prodotti di salumeria ready to eat per ricerche microbiologiche 2 Luglio 2013 (Tecn. della Prev. Alimentare/mangimi registrato:, mangime per animali da reddito per ricerca di aflatossine, ocratossina, zearalenone, fumosina, deossidivalenuolo 3 Ottobre 2013 (Tecn. della Prev. 27 marzo 2013 (Tecn. della Prev. ambito Veterinario) Alimentare registrato: prodotti di salumeria ready to eat per ricerche microbiologiche 30 luglio 2013 (Tecn. della Prev. Alimentare/mangimi registrato:, grano per animali di tutte le specie per ricerca di micotossine: tossina T2 e tossina HT-2 19 novembre 2013 (Tecn. della Prev. programmato su acquedotto pubblico (PF21): Acqua dell acquedotto pubblico pratese per ricerche chimiche e microbiologiche 4 Novembre 2013 (Tecn. della Prev. Alimentare registrato:, residui fitosanitari negli alimenti programmato su acquedotto pubblico (PF21): Acqua dell acquedotto pubblico pratese per ricerche chimiche e microbiologiche 26 novembre 2013 (Tecn. della Prev. Alimentare registrato:, residui fitosanitari negli alimenti 2
3 5 Maggio 2013 (Dirigente Veterinario Area A) 21 maggio 2013 (Dirigente Veterinario Area A) Controllo ufficiale effettuato da un Veterinario presso un allevamento ovino, verifica ed esecuzione della check list Reg. CE 1505/06 (PF49), rispetto programmazione UF ai fini della profilassi della Brucellosi - PF 43 6 Giugno 2013 (Dirigente Veterinario Area B) Garantire il raggiungimento degli obiettivi del Reg. Ce 882/04 e Reg. CE 854/04 verificando uniformità, conformità, efficacia e appropriatezza di esecuzione dei controlli ufficiali svolti dai Veterinari nei confronti degli Operatori del Settore Alimentare riconosciuti ai sensi del Reg. Ce 853/04 (Alimenti Origine Animale), rispetto programmazione UF Controllo ufficiale effettuato da un Veterinario presso un allevamento ovino, verifica ed esecuzione della check list Reg. CE 1505/06 (PF49), rispetto programmazione UF ai fini della profilassi della Brucellosi - PF Maggio 2013 (Dirigente Veterinario Area B) Garantire il raggiungimento degli obiettivi del Reg. Ce 882/04 e Reg. CE 854/04 verificando uniformità, conformità, efficacia e appropriatezza di esecuzione dei controlli ufficiali svolti dai Veterinari nei confronti degli Operatori del Settore Alimentare riconosciuti ai sensi del Reg. Ce 853/04 (Alimenti Origine Animale), rispetto programmazione UF 7 Maggio 2013 (Dirigente Medico ) Garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti da Regolamento (CE) 882/04 nel territorio di competenza, attraverso l uniforme, conforme, efficace ed appropriata esecuzione dei controlli ufficiali effettuati dagli operatori della UF IAN nei confronti degli Operatori del Settore Alimentare: controllo di provvedimenti prescrittivi emessi durante controllo ufficiale. L audit riguarderà l attività operativa di un PF maggio 2013 (Dirigente Medico ) Garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti da Regolamento (CE) 882/04 nel territorio di competenza, attraverso l uniforme, conforme, efficace ed appropriata esecuzione dei controlli ufficiali effettuati dagli operatori della UF IAN nei confronti degli Operatori del Settore Alimentare: controllo di provvedimenti prescrittivi emessi durante controllo ufficiale. L audit riguarderà l attività operativa di un PF RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo 1 100% esecuzione audit Numero audit eseguiti/numero audit programmati 1/1=100% 2 100% esecuzione audit Numero audit eseguiti/numero audit programmati 1/1=100% 3 3
4 CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2013 Audit n.1 (Tecn. della Prev. Sicurezza Alimentare Igiene Alimenti Origine Animale) - migliorare la modalità di verbalizzazione delle inadeguatezze; - migliorare la modalità di refrigerazione delle matrici nel corso del Audit n.2 (Tecn. della Prev. Sicurezza Alimentare Sanità Animale) né osservazioni Audit n.3 (Tecn. della Prev. Sicurezza Alimentare Igiene degli Alimenti e della Nutrizione) - l istruzione operativa relativa al programmate delle acqua dell Acquedotto (PF21) non menziona il documento che il referente consegna ad ogni prelevatore con indicazione delle ricerche da effettuare e della tipologia di bottiglie da utilizzare e dovrebbe essere integrata; - la registrazione dell attività dovrebbe essere effettuata sul programma Metis Prodotti Finiti oltre che su file excell interno. (Tecn. della Prev. Sicurezza Alimentare Igiene degli Alimenti e della Nutrizione) Audit n.4 - migliorare la verbalizzazione relativa alla fase in cui si trova il prodotto oggetto di : vendita, deposito, non ancora in commercio ecc. (Dirigente Veterinario Area A Sanità Animale) Audit n.5 Audit n. 6 (Dirigente Veterinario Area B Igiene Alimenti di Origine Animale) - migliorare le modalità operative di utilizzo delle liste di riscontro di cui al DDRT1817/2012, anche mediante condivisione e armonizzazione con gli altri professionisti Medici Veterinari. (Dirigente Medico Igiene degli Alimenti e della Nutrizione ) 4
5 Audit n. 7 - Il medico non ha dato l informativa sul trattamento dei dati per la privacy. Comunque il medico riferisce di aver dato l informativa sul trattamento dei dati per la privacy nel corso del precedente controllo ufficiale al quale era presente la stessa persona (legale rappresentante) per cui non si ritiene necessario intraprendere azioni correttive/preventive. - Dalla fase di preparazione all uscita emerge il fatto che nel testo della Istruzione Operativa relativa al controllo ufficiale manca uno specifico paragrafo che illustri alcuni elementi peculiari del controllo provvedimenti prescrittivi emessi come ad esempio la tempistica di esecuzione o la successiva ulteriore registrazione. Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2013 Riferimento 1 - Rapporto di audit FVO del 30/5/2013; - Rapporto audit Regione Toscana del e 18/11/ Rapporto di audit da parte dell Ente Certificatore Bureau Veritas per mantenimento certificazione requisiti ISO 9001:2008, svolto in data 16 dicembre OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Osservazione 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Osservazione 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE 5
6 Audit n. 1 - Condivisione e discussione del rapporto di audit auditor/auditato Audit n. 2 NC né osservazione Audit n. 3 - Condivisione e discussione del rapporto di audit auditor/auditato Condivisione e discussione del rapporto di audit per eventuale Integrazione della IOP 01 IAN e Registrazione in SISPC dei PF - Condivisione e discussione del rapporto di audit auditor/auditato Audit n. 4 Audit n. 5 nc né osservazione Audit n. 6 Partecipazione dei Dirigenti VeterinariIAOA al corso regionale : DGRT 1817/2012- Il Controllo Ufficiale in Stabilimenti riconosciuti: dalla verifica di conformità alla valutazione di efficacia Audit n. 7 - Condivisione e discussione del rapporto di audit auditor/auditato - Condivisione e discussione del rapporto di audit in ACSA per integrazione della Istruzione Operativa 99945IOP08 Controllo Ufficiale e ricontrollo dei provvedimenti emessi 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Audit n. 1 Audit n. 2 Audit n. 3 Condivisione e discussione in riunione permanente di formazione anno 2014 TdP in Sicurezza alimentare (piano di formazione aziendale 2014) Audit n. 4 6
7 Audit n. 5 Nessun piano di miglioramento per assenza di osservazioni/non conformità Audit n. 6 Riunioni di Unità Operativa Igiene Alimenti Origine Animale (IAOA) 2014 per condivisione e superamento delle carenze individuate a carico delle liste di riscontro previste dal DDRT 1817/12, durante il loro utilizzo; controlli ufficiali congiunti fra diversi professionisti Veterinari Tenendo conto delle competenze acquisite al corso DGRT 1817/2012- Il controllo ufficiale in Stabilimenti riconosciuti: dalla verifica di conformità alla valutazione di efficacia. Audit n. 7 Effettuata nel giugno 2013 la Revisione n. 2 della Istruzione Operativa ACSA 99945IOP08 con integrazione delle modalità e tempistiche del ricontrollo dei provvedimenti emessi. Condivisione e discussione in riunione permanente di formazione anno 2014 TdP in Sicurezza alimentare (piano di formazione aziendale 2014) 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Tecnici della Prevenzione Veterinari Area A Veterinari Area B Nel 2014, verranno individuati criteri di programmazione tenendo conto del rapporto di audit definitivo della Regione Toscana. Medici Igienisti 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Audit n. 1 Audit n. 2 Audit n. 3 Audit n. 4 7
8 Audit n. 5 Audit n. 6 Audit n ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE Audit n.1 Audit n.2 Cambiata matrice e ricerche per variazione piano Audit n.3 Cambiata data per esigenze organizzative Audit n.4 Audit n.5 Audit n.6 Anticipato di un mese per esigenze organizzative Audit n NOTE 8
9 Data: 27/01/2014 Responsabile UF Igiene Alimenti di Origine Animale Responsabile UF Igiene degli Alimenti e della Nutrizione Responsabile UF Sanità Veterinaria ed Igiene degli Allevamenti PO Tecnici della Prevenzione in Sicurezza Alimentare e in Ambito Veterinario 9
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