MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT INDICE

Transcript

1 Prato, data 10/11/ Prot. n. MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale X Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale anno Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NOTE RIEPILOGO AUDIT SVOLTI I SEMESTRE ANNO 1 Maggio 2 3 Maggio Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo n. 882/2004: Controllo Ufficiale ispezione deposito alimenti registrato (sul campo) n. 882/2004: Controllo Ufficale campionamento programmato sui mangimi (PNAA) (sul campo) n. 882/2004: Gestione Allerta Sanitaria Alimenti (documentale) Maggio n. 882/2004: Controllo Ufficiale ispezione deposito alimenti registrato n. 882/2004: Controllo Ufficiale campionamento programmato sui mangimi (PNAA) (sul campo) n. 882/2004: Gestione Allerta Sanitaria Alimenti (documentale) 1

2 4 Maggio (Vet. Area B Igiene Alimenti O.A.) Conformità ed efficacia delle attivita di C.U. svolte dal personale Veterinario assegnato alla U.O. I.A.O.A. presso Stabilimenti Riconosciuti ai sensi del Reg. 853/04 in relazione alla programmazione annuale e alle indicazioni condivise a livello di U.O. avendo come parametri generali di riferimento i e 882/04 e 854/04 e relativa normativa di derivazione e 31 Maggio (Vet. Area B Igiene Alimenti O.A.) Conformità ed efficacia delle attivita di C.U. svolte dal personale Veterinario assegnato alla U.O. I.A.O.A. presso Stabilimenti Riconosciuti ai sensi del Reg. 853/04 in relazione alla programmazione annuale e alle indicazioni condivise a livello di U.O. avendo come parametri generali di riferimento i e 882/04 e 854/04 e relativa normativa di derivazione. 5 Maggio (Medico Igienista UO IAN) Esame esiti controllo ufficiale e adozione dei provvedimenti di cui al comma 2 punto e) dell art. 54 del 882/04 23 Maggio (Medico Igienista UO IAN) Esame esiti controllo ufficiale e adozione dei provvedimenti di cui al comma 2 punto e) dell art. 54 del 882/04 6 (Veterinario Area A Sanità Animale) Piano di Sorveglianza sierologica Blue Tongue (Veterinario Area A Sanità Animale) Piano di Sorveglianza sierologica Blue Tongue 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo 1 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1=100% 2 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1=100% 3 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1 =100% 4 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1 =100% 5 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1 =100% 6 100% esecuzione Numero eseguiti/numero programmati 1/1 =100% 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO Audit n Audit n Tecnico della Prevenzione SPVSA (processo: ispezione) (sul campo) NC: Utilizzato modello di Relazione di Controllo Ufficiale con codifica di revisione SGQ non più in uso al momento del C.U.; riscontrato tuttavia che i contenuti del modello utilizzato erano gli stessi di quello con revisione in corso. 1. durante l ispezione, le evidenze venivano annotate su una check list elaborata in proprio, cosa questa, che ha generato un po di confusione al momento della stesura della Relazione di Controllo Ufficiale; 2. incertezza nella conduzione del C.U.; 3. talvolta le domande poste all OSA o i provvedimenti impartiti, contenevano già la risposta/soluzione. Tecnico della Prevenzione SPVSA (processo: campionamento) (sul campo) NC: Nessuna 1. inviato al produttore copia del verbale non completa (errore immediatamente individuato dall operatore medesimo) (migliorare il ricontrollo puntuale finale degli atti prodotti). 2. L Istruzione Operativa per i campionamenti, relativamente alla gestione del VOPE, fornisce indicazioni diverse da quelle che attualmente sono richiesta da IZS e che vengono correntemente attuate. 3. L istruzione operativa per i campionamenti necessita di aggiornamento essendo ancora strutturata sulle 2

3 ex tre UUFF - ACSA; prevede inoltre alcune modalità ormai superate (es. l invio per fax o raccomandata AR del verbale di campionamento al produttore, che adesso viene effettuato tramite PEC e non prevede, invece, l invio per PEC). Audit n.3 SPVSA 04 Audit n /04 854/04 Tecnico della Prevenzione SPVSA (processo: Allerta) (documentale) NC: nessuna 1. SPVSA04 - Sistema Allerta Rapido Alimenti, mangimi, materiali a contatto : non riporta il riferimento alla scheda Prodotto Finito n. 3; non descritta una modalità di rintracciabilità della pratica cartacea ; 2. il Verbale di Accertamento sul posto non prevede l accertamento di eventuali azioni di richiamo messe in atto dall OSA; 3. il verbale per l accertamento telefonico non prevede la verbalizzazione dell orario in cui viene effettuata la chiamata. 4. Sul server Lavarone Dipartimento Sistema Prodotti Finiti è presente il nomenclatore PF versione 4.0 che include il PF3 ma in versione 3.0 Veterinario Area B Igiene Alimenti O.A. Audit n /04 Medico Igienista UO IAN Audit n. 6 Veterinario Area A Sanità Animale Nota: per ciascun svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO Riferimento 1 Rapporto di SGQ DEL propedeutico per mantenimento certificazione requisiti ISO 9001:2008 del Dipartimento della Prevenzione. 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Nessuna Osservazione 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Nessuna Osservazione 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE - Condivisione e discussione del rapporto - Aperta NC n. 05/16 del 22/06/ in corso di trattamento 3

4 Audit n. 2 - Condivisione e discussione del rapporto Audit n. 3 - Condivisione e discussione del rapporto Audit n. 4 - Condivisione e discussione del rapporto Audit n. 5 - Condivisione e discussione del rapporto Audit n. 6 - Condivisione e discussione del rapporto 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO / Audit n. 2 / Audit n. 3 / Audit n. 4 / Audit n. 5 / Audit n. 6 / 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Tecnici della Prevenzione Veterinari Area A Veterinari Area B Per il, l organizzazione della supervisione professionale ha tenuto conto delle indicazioni fornite dal Dott. Luvisi Marco del ( del indirizzata a Eugenio Rossi, Emanuela Balocchini, Piergiuseppe Calà, avente per oggetto: flusso 66/2015) e verbale di riunione del Gruppo Regionale Qualità in Prevenzione Collettiva del , e per tale motivo articolata sul 1 semestre dell anno ; è stata considerata la percentuale di personale ato, come previsto dalla DGRT n del (30% del personale/anno). Per la modalità di formalizzazione è stato invece fatto riferimento alla DGRT 971/2008. Inoltre è stata adottata la modalità di supervisione documentale per quei processi non 4

5 Medici Igienisti programmabili (es. Allerta Sanitaria). 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Audit n. 2 Audit n. 3 In data odierna, il Resp. UF SPVSA, il Direttore di Setting IAOA, il Direttore UOC Professioni Sanitarie della Prevenzione, la P.O. SPVSA e RAQ SPVSA concordano che venga effettuata una verifica di efficacia relativamente al trattamento del NC n. 05/16 del 22/06/ (utilizzo della modulistica codificata dal Sistema Qualità) mediante esamina entro la fine dell anno di n. 03 pratiche SPVSA, selezionate a caso nell arco di tempo fra l apertura della NC e la fine dell anno in corso; concordano inoltre che sia la NC che le osservazioni vengano sintetizzate nella loro gestione in sede di riunione di UF SPVSA di fine anno, anche allo scopo di organizzare un momento di condivisione con tutto il personale della UF Audit n. 4 Nessuna Audit n. 5 Audit n ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE Audit n.3 Cambiata data per esigenze organizzative 12. NOTE Data : Prato, 10/11/ 5