Applicare uno stile paragrafo, una tipologia di colori od uno stile di caratteri a tutto il documento.

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1 Per visualizzare in anteprima l'aspetto del testo selezionato formattato con uno stile specifico, è sufficiente posizionare il puntatore su tale stile per verificare gli effetti sulla selezione Applicare uno stile paragrafo, una tipologia di colori od uno stile di caratteri a tutto il documento. È possibile applicare un insieme di s scheda Home, il comando Cambia Stili specifico, tili selezionato dal gruppo Stili presente nella Esso permette di cambiare il set di stili, colori e caratteri utilizzati nel documento, selezionandoli dai rispettivi menù di scelta che si aprono cliccando le voci: Copiare le caratteristiche di formattazione da un testo ad un altro. oppure + + re Consente di copiare la formattazione del testo e di alcuni elementi grafici di base, ad esempio bordi e riempimenti da una posizione e di applicarla in un altra posizione. Per copiare la formattazione di testo, selezionare una parte di un paragrafo. Per copiare la formattazione di testo e paragrafo, selezionare un intero paragrafo, incluso il segno di paragrafo. 53

2 Si seleziona il testo o l'elemento grafico di cui si desidera copiare la formattazione. Nel gruppo Appunti della scheda Home, si clicca su Copia formato (Il puntatore del mouse assumerà la forma di un pennello). Si seleziona il testo o l'elemento grafico che si desidera formattare. Fare doppio clic su questo pulsante per applicare la stessa formattazione in più posizioni nel documento. 3.4 Oggetti Gli oggetti, in ambiente word, sono entità, diverse da un testo, dotate di una propria identità: ad esempio un oggetto può essere un immagine, un file musicale, un programma, una tabella, ecc. L oggetto può essere un elemento a se stante oppure collegato ad un altro oggetto o prodotto da un diverso oggetto. Vediamo, quindi, quali sono gli oggetti più frequentemente utilizzati in ambiente word Creare una tabella Il modo più rapido d inserimento di una tabella è quello di cliccare sul punto in cui si desidera inserirla, quindi cliccare il comando Tabella per aprire la finestra di colloquio Inserisci tabella dove, partendo dal quadratino in alto a sinistra, si clicca e trascina il cursore. I quadratini selezionati si coloreranno in arancione e il titolo della finestra sparisce e viene espressa la dimensione della nuova tabella. In base all esempio, rilasciando il pulsante del mouse si ottiene il sottostante risultato: 54

3 Per creare una tabella con un numero maggiore di righe e colonne e con particolari attributi, è necessario selezionare. Dopo aver posizionato il cursore nel punto in cui si vuole inserire la nuova tabella, si clicca su Inserisci tabella in modo da visualizzare l omonima finestra di colloquio in cui: nella sezione Dimensioni tabella s inseriscono, nelle specifiche caselle, i valori relativi al numero di colonne e righe che comporranno la tabella, nella sezione Opzioni di adattamento automatico si specifica se la larghezza delle colonne deve essere: fisso e di un determinato valore (espresso in centimetri), variabile, singolarmente, in base alla quantità di testo contenuto, fisso e determinato dalla larghezza della pagina. Infine, è possibile creare una tabella personalizzata tramite. Questo comando disegna i bordi di una tabella. Dopo aver posizionato il cursore nel punto in cui si vuole inserire la nuova tabella, si clicca su Disegna tabella. Il puntatore del mouse assumerà la forma di una matita. Per definire i bordi esterni della tabella, disegnare un rettangolo trascinando il puntatore. All'interno di esso disegnare quindi le linee delle colonne e delle righe. oppure e così via Per cancellare una linea o un blocco di linee, nel gruppo Disegna bordi della scheda Progettazione in Strumenti tabella fare clic su Gomma e cliccare sulla linea che si desidera cancellare. La raccolta degli una tabella o la si sta creando. si visualizza automaticamente quando viene selezionata 55

4 Inserire e modificare dati in una tabella. Al termine della creazione della tabella, si clicca direttamente all interno di una delle celle che la compongono e si digita il testo da inserire. Anche per la modifica di un testo si clicca direttamente nella cella che lo contiene. Alcune parti di una tabella possono essere visualizzate solo se è mostrata tutta la formattazione cliccando sull icona Mostra/Nascondi della scheda Home. presente nel gruppo Paragrafo Selezionare righe, colonne, celle e l intera tabella. righe: Per selezionare una riga si posiziona il cursore a sinistra, o a destra, della stessa e si clicca evidenziandola: Per selezionare più righe consecutive si tiene cliccato il tasto sinistro del mouse, mentre si trascina il cursore: colonne: Per selezionare una colonna si pone il cursore sopra la stessa e, quando assume l aspetto di una piccola freccia nera rivolta in basso, si clicca evidenziandola: 56

5 Per selezionare più colonne consecutive si tiene cliccato il tasto sinistro del mouse, mentre si trascina il cursore: celle: Per selezionare una cella si pone il cursore sopra la stessa (a sinistra del simbolo di fine cella) e, quando assume l aspetto di una piccola freccia nera obliqua rivolta in alto, si clicca evidenziandola: Per selezionare più celle consecutive si tiene cliccato il tasto sinistro del mouse, mentre si trascina il cursore: L alternativa al trascinamento del cursore del mouse, nel caso di selezioni estese, è quello di cliccare sulla prima cella, riga o colonna desiderata, premere il tasto CTRL quindi cliccare sulle celle, righe o colonne, successive, desiderate. tabella: Per selezionare una tabella si pone il cursore sopra il quadratino di spostamento della stessa ( ) e, quando cambia il proprio aspetto (come raffigurato nell esempio), si clicca evidenziandola: Selezione tramite la scheda Layout degli Strumenti contestuali TABELLA. Nel momento in cui si crea o si seleziona una tabella, nella barra multifunzione, si visualizzano automaticamente gli Strumenti contestuali TABELLA, suddivisi nelle schede Progettazione e Layout. Nella scheda Layout si trova il gruppo Tabella dove è presente il comando Seleziona che consente di selezionare la cella, la riga, la colonna corrente o l intera tabella 57

6 Posizionarsi con il cursore all interno di una cella, quindi scegliere: Seleziona cella Seleziona colonna Seleziona riga Seleziona tabella Inserire ed eliminare righe e colonne. Posizionandoci sopra la tabella (selezione), si visualizzano gli Strumenti contestuali TABELLA dove, nella scheda Layout è presente il gruppo Righe e colonne in cui troviamo i comandi per gli inserimenti o le eliminazioni. Inserisci righe sopra. Aggiunge una nuova riga direttamente sopra la riga selezionata. Inserisci righe sotto. Aggiunge una nuova riga direttamente sotto la riga selezionata. Inserisci colonne a sinistra. Aggiunge una nuova colonna direttamente a sinistra della colonna selezionata. Inserisci colonne a destra. Aggiunge una nuova colonna direttamente a destra della colonna selezionata. Elimina righe, colonne, celle o l intera tabella. 58

7 3.4.2 Formattare una tabella Modificare la larghezza delle colonne e l altezza delle righe. nella scheda Layout degli Strumenti contestuali TABELLA, è presente il gruppo Dimensioni cella, che riunisce i comandi necessari a modificare le dimensioni delle celle che costituiscono la tabella. Altezza riga Imposta l altezza delle celle selezionate. Dopo essersi posizionati in una cella della riga (o gruppo di celle, per più righe) da variare in altezza, tramite le frecce a destra della casella, si imposta (anche scrivendolo direttamente in essa) il nuovo valore: Larghezza colonna Imposta la larghezza delle celle selezionate. Si procede analogamente a come descritto nel punto precedente; nel nostro es diminuiamo la larghezza della colonna: empio Per eseguire direttamente queste modifiche: Si posiziona il cursore sul bordo destro della colonna che si vuole modificare. Appena questi assume l aspetto raffigurato nell esempio, ed appare una linea tratteggiata, si clicca e trascina per allargare o restringere la colonna; rilasciando il tasto del mouse si ottiene: Per modificare l altezza di una riga si posiziona il cursore sul bordo inferiore della riga stessa. Appena questi assume l aspetto raffigurato nell esempio, ed appare una linea tratteggiata, si clicca e trascina per aumentare o diminuire l altezza della riga; rilasciando il tasto del mouse si ottiene: 59

8 Modificare lo spessore, lo stile e il colore del bordo delle celle. Per eseguire queste modifiche in modo rapido, ovvero utilizzando le impostazioni predefinite, si seleziona il comando Bordi presente nel gruppo Stili tabella della scheda Progettazione degli Strumenti contestuali TABELLA. Cliccando sulla freccia a destra del comando, si visualizza l elenco per la selezione del tipo di bordo da applicare. Tra le funzioni contenute alla fine dell elenco, è presente che provoca l apertura della finestra, tramite la quale è possibile personalizzare ulteriormente i bordi da applicare alla tabella. Detta finestra viene visualizzata anche cliccando sulla freccia, presente in basso a destra, nel gruppo Disegna bordi della scheda Progettazione degli Strumenti tabella. Dopo aver selezionato la tabella o le parti, della stessa, a cui applicare o modificare gli attributi del bordo, si procede definendo le caratteristiche della linea dalla scheda Bordi: selezione Stile selezione Colore selezione Spessore 60

9 Per attuare le scelte è necessario scegliere una delle seguenti possibilità cliccando su: l icona del tipo di bordo predefinito selezionabile nella parte sinistra della scheda, l icona della specifica linea di bordo selezionabile tra quelle di contorno all Anteprima, nella parte destra della scheda, direttamente, nell immagine dell Anteprima, nelle posizioni in cui inserire o variare la linea di bordo. Nota: se si clicca due volte nello stesso punto, il secondo clic annulla l azione eseguita con il primo. Quando l immagine raffigurata nell Anteprima visualizzerà le modifiche volute, si conferma cliccando sull icona. In alternativa, dopo la selezione si può procedere cliccando con il tasto destro del mouse, sulla selezione stessa, in modo da visualizzare il menù di contesto ove selezionare la funzione e procedere come già spiegato. Un ultima possibilità è data dall icona Bordi, gruppo Paragrafo della scheda Home., presente nel Tramite essa è possibile personalizzare i bordi delle celle o del testo selezionato. Esempio applicazione di diversa bordatura alle celle selezionate: 61

10 Applicare un colore di ombreggiatura/sfondo alle celle. Per eseguire queste modifiche in modo rapido, ovvero utilizzando le impostazioni predefinite, si seleziona il comando Sfondo presente nel gruppo Stili tabella della scheda Progettazione degli Strumenti contestuali TABELLA. Cliccando sulla freccia a destra del comando, si visualizza l elenco dei colori da applicare. Se, oltre al colore, si vuole applicare una percentuale di trasparenza od un motivo grafico, è necessario visualizzare la finestra, cliccando sulla freccia in basso a destra, nel gruppo Disegna bordi della scheda Progettazione degli Strumenti tabella. Nella scheda Sfondo sarà possibile selezionare il colore di riempimento da applicare alla selezione e, nella sezione Motivo, selezionare il grado di trasparenza o il motivo grafico. Le scelte sono applicate alle celle selezionate o all intera tabella, in base alla scelta nella casella Applica a: 62

11 La stessa finestra di colloquio può essere aperta cliccando con il tasto destro del mouse sulla selezione e, dal menù di contesto che viene visualizzato, si clicca sulla funzione. Un ultima possibilità è data dall icona Sfondo,, presente nel gruppo Paragrafo della scheda Home. Tramite essa è possibile colorare le celle o il testo selezionato. Esempio applicazione di un diverso sfondo alla tabella selezionata: Oggetti grafici Gli oggetti grafici consentono di arricchire e migliorare i documenti di Microsoft Word; includono forme (rappresentate da serie di oggetti prestabiliti che raffigurano diverse forme di base come, ad esempio, frecce componenti di diagrammi di flusso, poligoni, decorazioni, ecc.), diagrammi, curve, linee e oggetti WordArt (sorta di testo decorativo), grafici ed immagini. 63

12 Inserire un oggetto (disegno, immagine, grafico) in una posizione specifica di un documento. L inserimento di un elemento di abbellimento, o completamento, di un documento Word avviene, dopo aver posizionato il cursore nella riga interessata, cliccare sull icona rappresentante l oggetto da inserire, presente in uno degli specifici gruppi di oggetti, presenti nella scheda Inserisci. Nel nostro caso verifichiamo come procedere con l inserimento di particolari oggetti grafici, cioè quelli che fanno parte del gruppo Illustrazioni. Inserisci immagine da file. Per inserire un immagine in un documento, si posiziona il cursore nel punto in cui si vuole collocare l immagine, si clicca sull icona Immagine che apre la finestra di colloquio, in cui inserire le coordinate di dove l immagine è memorizzata e, una volta individuatala si inserisce cliccandoci sopra doppiamente oppure, dopo averla selezionata si clicca su Inserisci ClipArt. Inserisce immagini ClipArt nel documento, inclusi disegni, filmati, suoni o foto, per illustrare un concetto specifico. Nel riquadro attività ClipArt, nella casella di testo Cerca digitare una parola o una frase che descrive la ClipArt desiderata oppure immettere il nome completo o parziale del file della ClipArt. 64

13 Fare clic su. Nell'elenco dei risultati fare clic sulla ClipArt da inserire. Inserisci Forme. Inserisce forme predefinite, ad esempio rettangoli e cerchi, frecce,linee, simboli per diagrammi di flusso e callout. 65

14 Negli esempi a destra della figura precedente è stata attivata la funzione mostra/nascondi (vengono resi visibili i caratteri speciali della formattazione), in modo da osservare che nel Callout è presente una casella di testo per l inserimento di una frase. È inoltre visibile anche un simbolo a forma di ancora che definisce il le game tra la forma ed il paragrafo in cui viene inserita. Per creare un quadrato o un cerchio perfetto (o limitare le dimensioni di altre forme), tenere premuto mentre si trascina il cursore. Inserisci SmartArt. Un elemento grafico SmartArt è una rappresentazione visiva di informazioni e idee ed è progettato specificatamente per il testo, mentre un grafico è una raffigurazione visiva di valori numerici o dati. Si utilizza un elemento grafico SmartArt se si desidera effettuare una o più delle seguenti operazioni: Creare un organigramma. Visualizzare una gerarchia, ad esempio una struttura decisionale. Illustrare passaggi o fasi di un processo o flusso di lavoro. Illustrare il flusso di un processo, una procedura o un altro tipo di evento. Elencare informazioni. Visualizzare informazioni cicliche o ripetitive. Illustrare una relazione tra due parti, ad esempio concetti sovrapposti. Creare un'illustrazione a matrice. Visualizzare informazioni proporzionali o gerarchiche in un'illustrazione a piramide. Creare rapidamente un'illustrazione digitando o incollando il testo in modo che venga posizionato e disposto automaticamente Cliccando sull icona per l inserimento di uno SmartArt, si apre la finestra qui sotto: 66

15 Si seleziona la tipologia di rappresentazione grafica dall elenco nella sezione di sinistra della finestra di colloquio mentre, nella sezione centrale, si seleziona l elemento specifico di cui appare un anteprima con spiegazione nella sezione di destra della finestra. Confermando la scelta con si aprono le specifiche finestre di colloquio per completare l elemento di SmartArt inserito. Nel momento in cui si conferma la scelta dello SmartArt, nella barra delle schede si visualizza la relativa barra degli strumenti contestuali. Inserisci Grafico. I grafici sono totalmente integrati in Office Word Se è installat Excel, oè possibile creare grafici Excel in Word cliccando sul pulsante Grafico che visualizza la finestra in cui selezionare il tipo di grafico prescelto ed inserendolo nel foglio word tramite il tasto dove, utilizzando gli strumenti grafici lo si modifica o formatta. I grafici creati verranno incorporati in Office Word 2007 e i dati del grafico memorizzati in un foglio di lavoro Excel incorporato nel file di Word. 67

16 I dati del grafico vengono modificati direttamente nel foglio di calcolo excel: Tutte le modifiche applicabili al grafico possono essere eseguite tramite i menù di scelta rapida selezionabili, cliccando il tasto destro del mouse, dopo aver posizionato il cursore sull elemento da variare. 68

17 Selezionare un oggetto. Per selezionare uno o più oggetti grafici, si clicca sul comando presente nel gruppo Modifica della scheda Home, quindi su. A questo punto ci si posiziona con il mouse in un punto esterno agli oggetti che si vogliono selezionare e si trascina, tracciando un parallelepipedo che comprenda gli oggetti. 69

18 PER EFFETTUARE LE SEGUENTI OPERAZIONI Selezionare più oggetti Tenere premuto o mentre si selezionano gli oggetti Selezionare un oggetto che si trova sotto altri oggetti e spostarsi all'oggetto successivo nella pila. Selezionare un oggetto che si trova sotto altri oggetti e spostarsi in direzione opposta nella pila. Selezionare oggetti facenti parte di un gruppo Selezionare l'oggetto più in alto, quindi premere. Selezionare l'oggetto più in alto, quindi premere +. Selezionare il gruppo, quindi effettuare le seguenti operazioni: Per selezionare un oggetto, fare clic su di esso. Per selezionare più forme in un gruppo, tenere premuto o mentre si selezionano le forme. Annullare la selezione di una forma alla volta. Tenere premuto o mentre si seleziona ogni oggetto. La selezione è evidenziata dalla visualizzazione, intorno all oggetto selezionato, di un bordo (diverso, nel tratto, in base al tipo di oggetto) in cui compaiono quadratini, pallini o trattini utilizzati per il ridimensionamento dell oggetto stesso: Copiare, spostare un oggetto all interno di un documento, tra documenti aperti. Dopo aver selezionato l oggetto grafico si utilizzano gli specifici comandi presenti nel gruppo Appunti della scheda Home o nel menù di scelta rapida che si apre cliccando con il tasto destro del mouse (rimanendo con il la freccia del puntatore all interno della selezione). Si selezionano i comandi Taglia (per spostare) o Copia (per copiare), quindi si clicca nella posizione in cui trasferire o copiare l oggetto grafico e, sempre dal gruppo Appunti o dal menù di scelta rapida, si clicca sull opzione Incolla. 70

19 Per lo spostamento à possibile utilizzare il metodo drag & drop : si seleziona l oggetto come già spiegato e, mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, lo si trascina fino alla posizione desiderata, quindi si rilascia il tasto del mouse. Volendo utilizzare la tastiera utilizzare le combinazioni di tasti: TAGLIA = + COPIA = + INCOLLA = Eliminare, ridimensionare un oggetto. Dopo aver selezionato l oggetto, se lo si vuole eliminare si clicca su mentre, per ridimensionarlo è necessario selezionare gli appositi comandi ( e ), dove inserire i valori positivo o negativi del ridimensionamento, presenti nel gruppo Dimensioni della scheda Formato della specifica barra degli strumenti dell oggetto selezionato: Se l oggetto selezionato è un diagramma Se l oggetto selezionato è una immagine od una ClipArt Se l oggetto selezionato è un disegno o forma In alternativa se si vogliono modificare le dimensioni ad occhio, si seleziona l oggetto grafico, quindi si posiziona il cursore sui vari punti, quadratini o trattini di ridimensionamento; 71

20 quando il puntatore del mouse cambia aspetto, assumendo quello di una doppia freccia o del trattino, si clicca con il tasto sinistro del mouse e, continuando a tenere premuto il tasto, si trascina nelle direzioni della freccia, variando le dimensioni assiali dell oggetto grafico: Esempio: 3.5 Stampa unione La funzione Stampa unione permette di gestire i dati concernenti gli indirizzi creando, se non esistesse, una rubrica (origine dati 2 ), modificabile nella struttura e nei dati contenuti; essa rappresenta la base dei dati che, nell unione con un documento (documento principale 3 ), ci permette di ottenere dei documenti personalizzati, tramite i campi unione 4, pronti per essere stampati. Immaginate di dover realizzare una circolare da inviare a tutti i dipendenti di un determinato settore aziendale. In una banca dati (elenco) sono presenti i nominativi di tutti i dipendenti e le informazioni dell ufficio d appartenenza. Tramite questa funzione è possibile estrarre dall elenco solo i nominativi degli impiegati di un determinato settore (o in base ad altri tipi di selezione), e realizzare una lettera tipo da cui derivare, automaticamente tante copie, per quanti sono i dipendenti estrapolati; ognuna di queste lettere contiene un solo nominativo ed indirizzo di destinazione (unione tra elenco e lettera). Sempre con lo stesso elenco di nominativi selezionati vengono create le etichette, o stampati i destinatari sulle buste, per l inoltro delle circolari Preparazione Per realizzare una Stampa unione, si procede dalla scheda Lettere dove è presente il gruppo Inizia stampa unione, ove clicchiamo sulla freccia a destra dell omonimo comando. Nell elenco che viene visualizzato, selezioniamo la funzione Creazione guidata Stampa unione 2 Origine dati: File contenente informazioni da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute. 3 Documento principale: In una operazione di stampa unione in Word, il documento contenente il testo e gli elementi grafici in comune tra le diverse versioni dei documenti uniti, ad esempio l'indirizzo del mittente o i saluti in una lettera tipo. 4 Campo unione: Segnaposto inserito nel documento principale. Ad esempio, è possibile inserire il campo unione «Città» per inserire automaticamente un nome di città, come ''Parigi'', memorizzato nel campo dati Città. 72

21 Creare una lettera circolare con la stampa unione. Passaggio 1 di 6 Nel lato destro del desktop viene visualizzato il riquadro delle attività relativo alla stampa unione, già posizionato sul primo dei sei passaggi che compongono questa funzione: Selezione del tipo di documento. In esso sono elencati i tipi di documenti, che possono essere creati, con la prima voce già selezionata: Lettere (1). Si clicca, in basso nel riquadro, sulla freccia rivolta a destra (o sul testo collegato, per proseguire con il passaggio successivo (2). Passaggio 2 di 6 In questo passaggio si definisce il documento iniziale da cui derivare la lettera che si vuole realizzare. La scelta predefinita è quella di utilizzare il documento corrente (3) (partiamo da un nuovo documento vuoto). In alternativa si può selezionare l opzione Inizia da un modello in cui, cliccando sulla icona Seleziona modello (4), si apre la finestra dei modelli tra cui effettuare la scelta. L ultima opportunità è di partire da un documento esistente selezionandolo, se non presente nella lista visualizzata, tramite il pulsante Apri (5). Dopo aver definito il documento, o il modello, che deve essere utilizzato si passa al successivo punto Selezione destinatari ovvero la creazione, o la scelta, dell elenco contenente i dati da inserire nelle lettere prodotte. 73

22 Passaggio 3 di 6 Permette di definire l origine dati. Si può utilizzare un elenco esistente che è definito tramite l icona Sfoglia o selezionare i dati dalla rubrica di Outlook, se esistente: Oppure creare una nuova origine dati (ovvero un file contenente i dati variabili di ciascuna copia di un documento d unione). Selezionando l icona Crea (6), si apre la maschera d inserimento Nuovo elenco indirizzi in cui inserire i dati, personalizzare le informazioni richieste, filtrare, ordinare, trovare, modificare ed eliminare i dati inseriti. Alla fine dell inserimento dei dati, cliccando sul pulsante Chiudi (7), si apre la finestra di colloquio Salva elenco indirizzi ove inserire il nome del nuovo elenco (nuova origine dati) ed il percorso di memorizzazione. 74

23 L origine dati può essere considerata come una semplice tabella. Ciascuna colonna nell'origine dati corrisponde ad una categoria di informazioni, ovvero ad un campo di dati, quale nome, cognome, indirizzo e codice postale: RECORD DI INTESTAZIONE RECORD DI DATI NOME COGNOME INDIRIZZO C.A.P. Fabrizio Bentivoglio P.le Aldo Moro, Roberto Antuori P.le Aldo Moro, Filippo Crea P.le Aldo Moro, Enrico Diotallevi P.le Aldo Moro, Emilio Empoli Via del policlinico, Antonio Fanfulli Via del policlinico, Il nome di ciascun campo di dati è elencato nella prima riga di celle, denominata record d intestazione. Ciascuna delle righe successive contiene un record di dati, in altre parole un insieme completo d informazioni correlate, quali il nome e l'indirizzo di un singolo destinatario. Al termine dell'unione, le singole informazioni del destinatario sono associate ai campi inclusi nel documento principale. Dopo aver salvato il nuovo elenco si visualizza la maschera d inserimento e/o aggiornamento dei dati inseriti. Alla fine si conferma con OK. Passaggio 4 di 6 In questo passo procedurale, se il documento corrente è vuoto, vi si digita il testo, si inseriscono le immagini od i diagrammi e quant altro necessario per la composizione della lettera. Finita la composizione si pone il cursore nel punto in cui si vuole inserire il destinatario quindi si seleziona uno dei quattro elementi elencati nel riquadro delle attività (8). 75

24 Selezionando l opzione blocco degli indirizzi, si apre l omonima finestra in cui decidere gli elementi dell indirizzo ed il loro formato. Confermando le selezioni effettuate cliccando sul pulsante, nella lettera è inserito il campo unione come riportato nell esempio riportato di seguito. Con questa scelta non si compone un blocco indirizzi destinatario, ma una formula d apertura composta dalla parola, o frase, d esordio (ad es.: "Per " anziché "Egr."), dal formato del nome, scegliendolo dall elenco visualizzato cliccando sulla freccia della casella nominativo (9), e dalla punteggiatura. Sempre nella finestra Formula di apertura, si definisce cosa dovrà essere visualizzato al posto del nome del destinatario nel caso in cui questo non sia interpretato, ad esempio se l'origine dati non contiene il nome o il cognome di un destinatario ma solo un nome di società. Nel campo Anteprima si può osservare il risultato ottenibile: 76

25 In caso di soddisfazione si conferma cliccando su ottenendo il risultato riportato al lato: Nelle varie finestre che si aprono, quando si sceglie tra le possibilità del passaggio 4: Composizione lettera, è presente il pulsante Corrispondenza campi. Cliccando su di esso, è visualizzata la finestra in cui cambiare, se necessario, l assegnazione del campo della banca dati che deve corrispondere ad ogni voce del campo indirizzo: Per usare questa funzione è necessario installare un software per l affrancatura elettronica, reperibile nel WWW. 77

26 Questa funzione permette di personalizzare ulteriormente ciascun documento tramite campi unione aggiuntivi selezionabili dalle finestre di scelta relative ai campi del database in uso o dai campi indirizzo. Supponiamo, ad esempio, di dover creare una lettera da inviare ad alcune società per invitarle a partecipare ad una gara per la fornitura di materiali. Anziché digitare manualmente il nome di ogni singola società nel corpo della lettera, si inserirà un campo relativo al nome della società: «Nome_Società» è invitata a partecipare alla gara d appalto... Il nome esatto della società sarà inserito automaticamente in ciascuna lettera al termine dell'unione Passaggio 5 di 6 In questo passaggio procedurale è visualizzato il risultato che si otterrà con le scelte selezionate fino a questo punto. Se necessario è possibile apportare modifiche o tramite apposito riquadro, o tornando ai passaggi precedenti. Si procede al completamento della procedura. 78

27 Passaggio 6 di 6 Con questo passaggio termina il processo di creazione di lettere tipo. Nel riquadro Unione sono presenti le icone concernenti la stampa o la modifica delle singole lettere. Cliccando su è visualizzata la finestra in cui selezionare i record da unire. Selezionando si ottiene la visualizzazione della finestra in cui selezionare i record da unire e, di conseguenza, le lettere che saranno stampate. L immagine sottostante raffigura il risultato ottenibile. 79

28 Creare messaggi di posta elettronica con la stampa unione. Dato che la maggior parte dei passaggi necessari alla creazione dei vari tipi di documenti sono comuni in stampa unione, ed essendo stati già trattati nel precedente paragrafo, i successivi passaggi sono semplicemente elencati. Passaggio 1 di 6 Passaggio 2 di 6 Passaggio 4 di 6 Passaggio 3 di 6 80

29 Passaggio 5 di 6 Fin ora è stato creato, solo, il testo del documento tipo che, diversificato nella formula d apertura o nell indirizzo, dovrà essere inoltrato a più destinatari. Nel successivo passaggio si completa l unione tra documento ed opzioni per l invio dei messaggi tramite l icona. Passaggio 6 di 6 Con la finestra di colloquio Unisci a messaggio di posta elettronica è possibile inserire i dati nel campo destinatario (nell esempio è l indirizzo di posta elettronica), l oggetto del messaggio, il formato dello stesso e quanti devono essere i messaggi da creare, in modo da procedere nella realizzazione e spedizione. 81

30 Creare delle buste con la stampa unione. Passaggio 1 di 6 Passaggio 2 di 6 In questa finestra si clicca sulla icona per determinare le caratteristiche delle buste e il loro inserimento nella stampante, come mostrato nelle immagini successive. 82

31 Passaggio 3 di 6 Dato che, nel precedente passaggio, era selezionata la casella relativa alla modifica del layout del documento, da questa fase vediamo che ha assunto l aspetto della parte anteriore di una busta con evidenziati i punti in cui inserire i dati del mittente ed i campi unione relativi ai destinatari (1). Passaggio 4 di 6 In questa fase s inseriscono, manualmente, i dati del mittente quali nominativo, indirizzo loghi e quant altro necessario. Queste informazioni sono visibili e identici per tutte le buste che saranno prodotte (il numero dipenderà dalle informazioni selezionate nel database). Nella casella di testo (si evidenzia quando si clicca sul cursore già posizionato) che determina l area destinatario, vanno inseriti i campi unione che conterranno i dati dei destinatari. I campi inseriti variano in base alla selezione di una delle quattro possibilità presenti nella finestra delle attività come già spiegato, nell analogo passaggio, nel precedente paragrafo Creare una lettera circolare con la stampa unione. 83

32 Passaggio 5 di 6 I passaggi 5 e 6 sono solamente raffigurati in quanto già spiegati in precedenti paragrafi. Passaggio 6 di 6 Cliccando sull opzione si visualizza la finestra in cui determinare quante buste stampare Dopo aver confermato con il tasto OK, si visualizza la finestra relativa alla stampa, in cui si seleziona la stampante, il numero di copie e tutte le altre opzioni necessarie. 84

33 Il risultato dell unione con i dati selezionati è riportato nell immagine sottostante Creare delle etichette con la stampa unione. Passaggio 1 di 6 Passaggio 2 di 6 85

34 Cliccando su (1), si visualizza l omonima finestra in cui selezionare sia il tipo di stampante utilizzata che, soprattutto, il tipo di etichetta le cui caratteristiche sono riportate, sommariamente, nel riquadro Informazioni etichetta (2) e, in modo completo, cliccando sul pulsante Dettagli (3) Se nell elenco non è elencato il tipo di etichette a disposizione, oppure si hanno dei fogli etichette non identificati, si clicca su Nuova etichetta (4). Si apre la finestra in cui inserire le misure rilevate, con l ausilio di un righello, dal foglio etichette in nostro possesso. Man mano che sono inseriti i dati, questi interagiscono con l immagine, riportata nel riquadro anteprima, modificandola: se le misure inserite sono esatte, l anteprima mostrata sarà identica al foglio etichette in oggetto. Prima di confermare con il tasto, è necessario inserire, nell apposita casella, il nome da attribuire alla nuova etichetta (5). 86

35 Passaggio 3 di 6 In questa fase si seleziona l elenco che contiene i dati da inserire nelle etichette. Si può notare che il foglio ha assunto l aspetto delle realizzande etichette: Passaggio 4 di 6 Qui si definisce il tipo di campi unione devono essere inseriti nelle etichette. Nell esempio si è deciso per il Blocco di indirizzi che sono inserito solo nella prima etichetta. 87

36 Per riportare il blocco indirizzo in tutte le altre etichette, è necessario cliccare sull icona Passaggio 5 di 6 In questo passaggio avviene l unione tra i campi presenti nelle etichette ed i dati contenuti nel database selezionato. 88

37 Passaggio 6 di 6 Ora si può selezionare la stampa delle etichette che sono inserite in un nuovo documento chiamato, genericamente, Etichette1 e che è possibile salvare, per un utilizzo futuro, in modo da non dover ripetere la procedura. Nella sottostante immagine è rappresentato il documento ottenuto Creare un elenco con la stampa unione. Passaggio 1 di 6 Nei primi due passaggi procedurali si specifica il tipo di documento che si vuole realizzare e quello su cui operare. Passaggio 2 di 6 89

38 Passaggio 3 di 6 In questa fase si indica la banca dati da utilizzare e, se quella selezionata non contiene le informazioni necessarie o selezionate in modo appropriato, è possibile indicare un elenco alternativo o modificare quello in uso. Passaggio 4 di 6 In questo passaggio si seleziona la tipologia di dati che saranno inseriti nell elenco tramite lo specifico raggruppamento di campi unione.. 90

39 Passaggio 5 di 6 Si uniscono i dati contenuti nel database selezionato ai campi unione inseriti nel documento. Passaggio 6 di 6 Con il sesto passaggio si completa la realizzazione dell elenco che viene inserito in un nuovo documento nominato, in automatico, Directoryn. 91

40 3.6 Preparazione della stampa Impostazione I successivi paragrafi definiscono le procedure necessarie a preparare il documento alla stampa in modo da applicare a tutte le pagine che lo compongono, delle caratteristiche, sia estetiche che sostanziali, che lo personalizzano e lo completano. Molte di queste impostazioni sono applicabili tramite le funzioni presenti nel gruppo Imposta pagina della scheda Lay di pagina. out Modificare l orientamento di un documento: orizzontale, verticale. Modificare le dimensioni della pagina. Questa funzione permette il passaggio dal layout di pagina orizzontale a quello verticale e viceversa. Cliccando questa icona si seleziona, dall elenco che viene visualizzato, una dimensione del foglio per la sezione corrente. Se i fogli utilizzati non sono contemplati nell elenco, è necessario rilevare le dimensioni ed inserirle tramite la finestra cliccando sulla freccia a destra di, che viene visualizzata presente in basso nel gruppo omonimo o cliccando la voce dimensioni., posto in fondo all lenco 92

41 Nella scheda Carta, sezione Formato, si seleziona la voce Dimensioni personalizzate e, nelle caselle Larghezza: ed Altezza:, si digitano i valori rilevati Modificare i margini di un intero documento: superiore, inferiore, destro, sinistro. Consente di selezionare le dimensioni dei margini per l intero documento o per la sezione corrente. Dal menù di scelta si seleziona la tipologia di margini, da applicare, più appropriata. 93

42 Nel caso si voglia impostare un formato diverso da quelli proposti (personalizzato), tramite il comando Margini personalizzati si visualizza la finestra, già posizionata sulla scheda Margini, in cui impostare i nuovi valori Individuare buoni esempi di aggiunta di nuove pagine: inserire un interruzione di pagina invece di usare il tasto Invio. Quando lo spazio disponibile in una pagina viene occupato interamente da elementi di testo o da grafica, viene inserita un'interruzione di pagina automatica e inizia una nuova pagina. In qualsiasi momento tuttavia è possibile aggiungere al documento, in un punto qualsiasi (ove è posizionato il cursore), una nuova pagina vuota o una pagina con un layout predefinito. si clicca nel punto del documento in cui si desidera inserire una nuova pagina e, quindi, nel gruppo Pagine della scheda Inserisci, si clicca sul comando Pagina Vuota. La pagina verrà inserita immediatamente prima della posizione del cursore. Conclude la pagina corrente in corrispondenza della posizione corrente del cursore, iniziando una nuova pagina ove continuare la stesura del documento:. 94

43 Per eliminare un'interruzione di pagina si seleziona l'interruzione che si desidera eliminare e premere il tasto CANC. Se la visualizzazione Layout di stampa o la visualizzazione Struttura sono attive ma l'interruzione di sezione non viene visualizzata, visualizzare il testo nascosto facendo clic su Mostra/Nascondi presente nella barra degli strumenti standard Inserire, modificare il testo nell intestazione, piè di pagina. Con i comandi di questo gruppo è possibile personalizzare il documento, arricchendolo di effetti grafici e/o testo che lo identifichino in modo univoco attribuendogli, nel contempo, un aspetto professionale. Le intestazioni e i piè di pagina sono aree nei margini superiore, inferiore e laterale di ogni pagina di un documento. Le intestazioni e i piè di pagina possono contenere sia testo che grafica. È possibile, ad esempio, aggiungere i numeri di pagina, la data e l'ora oppure il logo di una società, il titolo o il nome file del documento o anche il nome dell'autore. Questo comando permette d inserire nella parte superiore di ogni pagina stampata dei dati d intestazione nel formato scelto dall elenco proposto. Nell elenco sono presenti formati che tengono conto dell inserimento della intestazione in una pagina pari o dispari. 95

44 Sotto i modelli d intestazioni, sono presenti tre comandi: Apre la scheda degli strumenti contestuali intestazione e piè di pagina per le, eventuali, modifiche. Rimuove l intestazione applicata. Salva la selezione di dati e/o oggetti grafici come ulteriore modello da includere nella raccolta d intestazioni. Questo comando permette d inserire nella parte inferiore di ogni pagina stampata dei dati per il piè di pagina nel formato scelto dall elenco proposto. Nell elenco sono presenti formati che tengono conto dell inserimento del piè di pagina in una pagina pari o dispari. A seguire i modelli di piè di pagina, troviamo tre comandi: Apre la scheda degli strumenti contestuali intestazione e piè di pagina per le, eventuali, modifiche. Rimuove l intestazione applicata. Salva la selezione di dati e/o oggetti grafici come ulteriore modello da includere nella raccolta d intestazioni. 96

45 Barra degli Strumenti intestazione e piè di pagina: Inserire campi nell intestazione, piè di pagina, quali: data, numero di pagina, nome del file. Per inserire numeri di pagina, associati a intestazioni e piè di pagina, è necessario cliccare sul comando Numero di pagina, presente nel gruppo Intestazione e piè di pagina della scheda Inserisci. Esso inserisce il numero di pagina in base ad una scelta di posizioni e rappresentazioni grafiche: Il numero pagina può essere personalizzato nel formato, nel numero iniziale e nella inclusione dei numeri di capitolo. 97

46 L inserimento della data e/o nome del file avviene tramite l utilizzo della scheda Progettazione della Barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina. Anche in essa è presente il gruppo Intestazione e piè di pagina che rappresenta una copia di quello, già spiegato, nella scheda Inserisci. Dopo aver cliccato doppiamente all interno dell area del documento riservata all intestazione o al piè di pagina, in base a dove si vuole inserire l informazione, essa viene attivata e, contemporaneamente, si visualizza la Barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina: CLIC CLIC Dopo aver posizionato il cursore nel punto d inserimento della data o del nome del file, si clicca sul comando Data e ora per inserire la data e l ora corrente in uno dei possibili formati, proposti nella finestra di colloquio. 98

47 Tramite il comando Parti rapide, s inseriscono contenuti riutilizzabili, tra cui campi, proprietà del documento (quali titolo e autore), o contenuti preformattati (testo e/o elementi grafici), creati dall autore. Tra le voci selezionabili dall elenco che viene visualizzato, si clicca su : I campi sono utilizzati come segnaposti per i dati che, in un documento, potrebbero essere modificati. Questi tipi di campi sono denominati anche codici di campo e sono differenti dal tipo di campi utilizzati per immettere informazioni come, ad esempio, in un modulo prestampato. La sezione Nomi dei campi: contiene l elenco dei campi contenenti specifiche istruzioni o variabili utilizzate per visualizzare le informazioni di una determinata categoria. Tramite il campo FileName si può inserire il nome con cui il documento è stato registrato Controllo e stampa La stampa è, di solito, l atto conclusivo della creazione di un documento; il prodotto di questa funzione è rappresentativo della qualità del nostro lavoro e, se il documento cartaceo è ordinato, bilanciato nell estetica e non contiene errori d ortografia, è accettato e considerato positivamente. Per questo motivo, sia durante la fase di stesura che prima di stamparlo, è necessario curare i particolari così da non apportare continue modifiche e produrre innumerevoli stampe, evitando perdite di tempo e spreco di carta. 99

48 Durante la stesura del nostro documento, si è visto come impostare la pagina, formattare il testo (nella sua totalità o nelle singole parti), sillabare le parole ecc.. Prima di procedere con la stampa, è bene controllare se, dal punto di vista estetico, il documento si presenta omogeneo e, dal punto di vista grammaticale, non vi siano errori ortografici o grammaticali. L applicazione Microsoft Word può essere configurata in modo da individuare facilmente i possibili errori durante la digitazione oppure, se le linee rosse e verdi ondulate ci disturbano nella compilazione del testo, eseguire il controllo ortografico e grammaticale del documento al termine del lavoro. Il controllo ortografico automatico durante la digitazione, consente di ridurre notevolmente il numero di errori di ortografia. Microsoft Word può infatti contrassegnare le parole con errori di ortografia durante la digitazione per la loro individuazione: Anche l attivazione del controllo grammaticale automatico contrassegna i possibili errori grammaticali e stilistici: 100

49 Usare gli strumenti di controllo ortografico ed eseguire le modifiche, quali correggere gli errori, cancellare le ripetizioni. Si può avviare, in qualsiasi momento, il controllo dell ortografia e grammatica, cliccando il relativo comando, presente nel gruppo Strumenti di correzione della scheda Revisione. Nel momento in cui viene rilevato un errore ortografico, evidenziato da una sottolineatura ondulata di colore rosso, si clicca su di esso con il tasto destro del mouse per vedere le correzioni consigliate dall elenco visualizzato, si clicca sul termine più corretto per sostituirlo all errore. A volte faccio errori. Se viene evidenziata una ripetizione, si può cliccare su di essa con il tasto destro del mouse e, dall elenco si seleziona il comando di eliminazione della parola ripetuta, oppure, molto più rapidamente, dopo aver selezionato la ripetizione si preme il tasto Canc Aggiungere nuove parole al dizionario interno al programma utilizzando uno strumento di controllo ortografico. Quando si utilizza il correttore ortografico, le parole contenute nel documento vengono confrontate con quelle incluse nel dizionario principale del correttore. Il dizionario principale contiene le parole più comuni ma potrebbe non includere nomi propri, termini tecnici, acronimi e così via. L'aggiunta di tali parole in un dizionario personalizzato impedisce che il correttore ortografico contrassegni i termini come errori. 101

50 Dal menù che si visualizza cliccando, con il tasto destro del mouse, sulla parola evidenziata come errore, dopo l elenco dei suggerimenti sono elencati dei comandi; cliccando su Aggiungi, la parola sarà inserita nel dizionario e, quindi, non più segnalata come errore Visualizzare l anteprima di un documento. Fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi cliccare su e, dal menù di scelta, selezionare il comando : Visualizza ciò che la stampa produrrà e, tramite gli appositi pulsanti di comando della scheda di programma, è possibile intervenire sul documento modificandone le caratteristiche della pagina. Questa scheda di programma comprende, oltre il tasto di chiusura dell anteprima, quattro gruppi di sottoattività che influiscono sul risultato della stampa che verrà eseguita. 102

51 Stampare un documento su una stampante predefinita utilizzando funzioni quali: stampa documento completo, pagine specifiche, numero di copie. Fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi cliccare su e, dal menù di scelta, selezionare il comando. Questo provoca l apertura della finestra dove: nella sezione è possibile selezionare la stampante e le sue caratteristiche di stampa; nella sezione si possono selezionare le pagine da stampare; nella sezione si specifica il numero di copie e l eventuale fascicolazione; nella sezione si possono indicare il numero di pagine, del documento, contenute nel foglio e/o di adattare il documento alle dimensioni dei fogli di carta utilizzati. 103

52 Scelta della stampante. Nel riquadro Stampante è possibile selezionare la stampante da utilizzare (nel caso fossero installate più di una stampante sul computer in uso) e/o stampare su entrambi i lati del foglio (se la stampante lo permette). Dato che i vari tipi di stampante hanno caratteristiche diverse, per verificare ed impostare le opzioni disponibili, è necessario cliccare su per aprire la finestra delle proprietà della stampante selezionata. Questa finestra varia nell aspetto e nei contenuti in base alla stampante a cui si riferisce. Definire quante pagine stampare. Dal riquadro Pagine da stampare, s inserisce il segno di spunta sulla voce più idonea. Tutte : Pagina corrente : Selezione : Pagine : Stampa l intero documento. Stampa la pagina su cui è posizionato il cursore. Stampa solo il testo che è stato selezionato. Nella casella vanno inseriti, separati da virgole, i numeri delle pagine da stampare, e/o l intervallo di pagine definito dai numeri della prima e dell ultima pagina da stampare, separati da un trattino. 104

53 Definire il numero di copie. Nel riquadro Copie, si seleziona il numero di copie tramite le frecce di selezione o digitando, direttamente nella casella, il numero. Spuntando, o no, la casella di fascicolazione si ottiene la stampa di più documenti completi e successivi o di gruppi di tutte pagine 1, tutte pag 2, ecc. come ine mostrato nelle immagini sottostanti. Numero di pagine per foglio o adattare la stampa alle dimensioni del foglio in uso. Dal riquadro Zoom, utilizzando le frecce di selezione, si selezionano le possibilità dalle liste che sono visualizzate. 105

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55 MODULO 3 ELABORAZIONE TESTI UTILIZZO DELL APPLICAZIONE LAVORARE CON I DOCUMENTI Aprire, chiudere un programma di elaborazione testi. Aprire, chiudere dei documenti Creare un nuovo documento basato sul modello predefinito, altri modelli del programma, quali: memo, fax, agenda Salvare un documento all interno di un unità disco Salvare un documento in un altro formato, quale: file di testo, RTF, modello, formato specifico del tipo di software o della versione Spostarsi tra documenti aperti MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ Impostare le opzioni di base del programma: Opzioni di word Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione CREAZIONE DI UN DOCUMENTO INSERIRE TESTO Cambiare la visualizzazione di una pagina Inserire del testo in un documento Inserire caratteri speciali e simboli, quali:,, Selezionare, modificare Mostrare e nascondere i caratteri non stampabili, quali: spazi bianchi, segni di fine paragrafo, segni di interruzione di riga, caratteri di tabulazione Selezionare caratteri, parole, righe, frasi, paragrafi o interi testi Modificare il contenuto inserendo caratteri e parole all interno di un testo esistente, o sovrascrivendo per sostituirlo Usare un semplice comando di ricerca per trovare una parola o una frase specifica Usare un semplice comando di sostituzione per modificare una parola o una frase specifica Copiare, spostare del testo all interno di un documento o tra documenti aperti Cancellare del testo Usare i comandi Annulla e Ripristina FORMATTAZIONE FORMATTARE UN TESTO Cambiare la formattazione del testo: tipo e dimensioni dei caratteri Applicare formattazioni quali grassetto, corsivo, sottolineato Applicare formattazioni quali apici, pedici Applicare colori diversi al testo Applicare il comando maiuscole/minuscole per modificare il testo Usare la sillabazione automatica FORMATTARE UN PARAGRAFO Creare, unire dei paragrafi Inserire, eliminare le interruzioni di riga Allineare un testo a sinistra, al centro, a destra o giustificarlo Applicare un rientro ai paragrafi: a sinistra, a destra, riga iniziale Impostare, eliminare e usare le tabulazioni: a sinistra, al centro, a destra, decimale Riconoscere le modalità corrette per spaziare i paragrafi, quali: applicare una spaziatura paragrafi invece di utilizzare il tasto Invio Applicare una spaziatura sopra, sotto i paragrafi. Applicare un interlinea singola, da 1,5, doppia ai paragrafi Inserire, eliminare punti e numeri da un elenco di un solo livello. Modificare lo stile dei punti e dei numeri di un elenco di un solo livello scegliendo tra le opzioni predefinite I