I meccanismi di coordinamento

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1 Scienze della comunicazione Le determinanti della complessità del problema di coordinamento Differenziazione Interdipendenza Corso di Organizzazione aziendale dott.ssa Francesca Chiara Esigenze di integrazione Conflitto di interessi Incertezza Differenziazione Tipi o forme interdipendenza/1 Misura la distanza tra attività in termini di: differenze tecniche (strumenti e conoscenze richiesti dalle attività) differenti orientamenti personali (atteggiamenti e stili cognitivi richiesti dalle attività) differenti oggetti di attività transazionale relazioni di scambio (trasferimento di beni o servizi attraverso un interfaccia tecnologicamente separabile) associativa relazioni di condivisione (unione di sforzi, allineamento di comportamenti, azione comune)

2 Tipi o forme interdipendenza/2 Generica Interdipendenza generica L interdipendenza generica lega due attività che, sebbene abbiano un fine ultimo comune, non sono legate da flussi diretti di materiali o informazioni Sequenziale Reciproca ogni parte fornisce un contributo indipendente al tutto ed è supportata dal tutto l insuccesso di una parte può minacciare il tutto e quindi le altre parti D C RISORSE B A Interdipendenza sequenziale L interdipendenza sequenziale lega due attività quando l output di una di esse contribuisce al flusso di input dell altra Interdipendenza sequenziale bidirezionale In questo caso i flussi di input e di output sono incrociati A B A B

3 Interdipendenza reciproca L attività di uno influenza direttamente quella dei tutti gli altri e devono lavorare simultaneamente Implica co-azione con aggiustamento reciproco e simultaneo A D B C Interdipendenza e coordinamento INTERDIPENDENZA generica sequenziale reciproca additività + difficoltà + COORDINAMENTO standardizzazione programmi mutuo aggiustamento costo Conflitto di interessi Incertezza e complessità informativa Presenza di obiettivi diversi e non convergenti tra soggetti che posseggono risorse diverse e svolgono diverse attività Ad esempio: qualità vs tempi flessibilità vs efficienza Chiarezza delle preferenze degli attori o obiettivi degli attori Prevedibilità degli eventi (tipo e variabilità) Intensità di ricerca delle azioni Assegnabilità di probabilità agli eventi Valutabilità delle prestazioni Numero delle informazioni

4 La tipologia Gerarchia COORDINAMENTO ATTRAVERSO IL FEEDBACK: gerarchia meccanismi di coordinamento laterale COORDINAMENTO ATTRAVERSO LA STANDARDIZZAZIONE standardizzazione cultura Si tratta della supervisione diretta, una forma di coordinamento a vista, che si sostanzia in ordini, direttive e controlli che orientano direttamente il comportamento degli attori organizzativi Si basa sull autorità (accettazione ed esecuzione di ordini subordinata alla sospensione delle facoltà critiche individuali) Definizione di autorità laterale Fra due attori si instaura una relazione di autorità quando una delle parti esercita il diritto di influenzare i comportamenti della controparte, la quale cede alcuni dei propri diritti di decisione e controllo evitano o riducono i processi di comunicazione verticali, attivando processi di comunicazione e decisione congiunta migliorano la profondità dell organizzazione realizzano decentramento

5 I criteri di distinzione grado di stabilità: permanenti - temporanei grado di continuità: continui - discontinui composizione: individuali - collettivi grado di formalizzazione: basso - alto I meccanismi volontari relazioni volontarie fra le persone contatti diretti reti informali I meccanismi volontari Le caratteristiche le reti informali possono essere rilevate le reti informali sono modificabili I ruoli di collegamento ENGINEERING PRODUZIONE I facilitatori rotazione fra unità organizzative sistemi di valutazione e ricompensa strutture a specchio vicinanza fisica comunità di pratiche (2) (1) RUOLI DI CONFINE

6 Le riunioni Le riunioni I vantaggi e gli svantaggi programmate - non programmate formalità alta - bassa composizione: predeterminata - ad hoc gerarchiche - di coordinamento (informativedecisionali) Scambio di messaggi non verbali Comprensione reciproca Sviluppo rapporti di conoscenza Analisi degli aspetti qualitativi dei problemi Costo Conflitti Utilizzo eccessivo e rituale Le task forces Le task forces: le condizioni di efficacia temporaneità focalizzazione su un problema specifico, importante e complesso composizione con appartenenti alle diverse unità organizzative (task force di prodotto o funzionale) continuità composizione del gruppo funzionamento del gruppo collegamento con l organizzazione normale il task la cultura

7 Le task forces: le condizioni di efficacia la composizione del gruppo caratteristiche organizzative (autorità e responsabilità) caratteristiche personali (informazioni, competenza e capacità) il funzionamento del gruppo tipo di autorità e di influenza (competenza, informazioni) modalità di soluzione dei conflitti (confronto) Le task forces: le condizioni di efficacia il collegamento con l organizzazione normale informazioni sistema premiante il task (obiettivi, scadenza, risorse, autonomia, conflitto di interessi) la cultura (importanza percepita o attribuita) di gruppo Le task forces: vantaggi e svantaggi I metodi per la risoluzione dei conflitti capacità di elaborare informazioni utilizzo di una gamma di prospettive più ampie riducono i tempi di risposta (comprensione, accettazione, impegno) favoriscono l apprendimento soddisfacimento di importanti bisogni psicologici costo tempo bisogni delle persone Orientamento a i soddisfare i propri obiettivi + Assertivo IMPOSIZIONE CONFRONTO COMPROMESSO RINUNCIA ACCOMO- Non assertivo DAMENTO Non cooperativo Cooperativo Orientamento a soddisfare Fonte: Thomas 1976, 900 gli obiettivi degli altri

8 di gruppo I ruoli di gruppo Il fallimento del gruppo (1) Il processo Le tensioni di ruolo Formulazione aspettative Ruolo trasmesso Ruolo ricevuto Comportamento di ruolo Ambiguità Distorsioni Incongruenze Conflitti conformismo groupthink polarizzazione social loafing e diffusione delle responsabilità di gruppo Il fallimento del gruppo (2) I teams efficacia (qualità delle soluzioni) groupthink impasse informativo Sono task force permanenti che in genere operano con discontinuità per rispondere a esigenze di coordinamento che si presentano in modo ricorrente Eterogenità del gruppo Importanza degli obiettivi Pressioni (tempo; esterna) Conflitto fra gruppi comitati

9 Gli organi di integrazione Gli organi di integrazione realizzano il coordinamento di attività assegnate alle diverse unità organizzative, senza disporre di autorità gerarchica organi continui temporanei o permanenti individuali o collegiali possono combinarsi con il gruppo Gli organi di integrazione I principali esempi product o brand manager category manager market manager key account manager project manager process owner Gli organi di integrazione Le condizioni di efficacia orientamento intermedio o bilanciato influenza significativa basata su competenze (manageriali), personalità (competenze sociali), accesso e controllo delle informazioni risoluzione dei conflitti con il metodo del confronto valutazione e ricompensa su basi globali

10 La standardizzazione il coordinamento viene incorporato nel programma; viene raggiunto sul tavolo di disegno ; opera a preventivo si riduce la variabilità standardizzazione dei processi di lavoro standardizzazione degli output standardizzazione delle capacità e delle conoscenze standardizzazione delle norme culturali La standardizz dei processi di lavoro Riguarda i processi di lavoro (il come) che debbono essere seguiti dalle persone che svolgono attività interdipendenti Consiste in: regolamenti, mansionari, procedure, organigrammi Leve di regolazione: gamma dei comportamenti grado di dettaglio Condizioni di efficacia ed efficienza attività semplici conoscenza delle relazioni di causa-effetto varietà e variabilità limitata La standardizz dei processi di lavoro Un esempio La formalizzazione Vantaggi e svantaggi START SI NO MEDICI LIBERI SI NO VISITA NON URGENTE INTERROTTA NO INDICAZIONI PER IL PEDIATRA ACCETTAZIONE URGENTE RICOVERO SI SI MEDICI LIBERI NO VISITE NON NO URGENTI IN CORSO SI INTERRUZIONE VISITA URGENTE SI RICOVERO PRIMARIO LIBERO CHIAMARE SI PRIMARIO NO prevedibilità dei comportamenti controllo a distanza definizione dei comportamenti corretti e legittimazione delle punizioni impersonalità rigidità e incapacità di adattamento inversione mezzi-fine appiattimento delle prestazioni rinforzo di logiche particolaristiche e di chiusura STOP STOP

11 La standardizzazione degli output specifica le caratteristiche del risultato opera a preventivo la specificazione può essere più o meno analitica con effetti su autonomia capacità di coordinamento La standardizzazione degli output Leve di regolazione grado di dettaglio degli obiettivi estensione partecipazione trasparenza frequenza Condizioni di efficacia ed efficienza conoscenza degli output misurabilità controllabilità La standardizzazione delle capacità e delle conoscenze specifica le caratteristiche da possedere collegate a un percorso di formazione e di addestramento (sistema educativo o tirocinio) viene effettuata all esterno non è specifica (rispetto a un organizzazione) comporta l interiorizzazione anche di aspetti che riguardano il coordinamento opera a preventivo La standardizzazione delle conoscenze Le condizioni di efficacia/efficienza risolve il coordinamento di attività complesse interdipendenza e incertezza basse orientamento specialistico (perseguimento di ottimi locali o particolari)

12 La cultura organizzativa La cultura I livelli e i contenuti Insieme sistematico di modi di pensare, sentire e agire acquisito e trasmesso, che costituisce l elaborazione distintiva di un gruppo Sistemi di significati e norme interiorizzati e operanti per un gruppo anche al di là della loro accettazione individuale esplicita e consapevole innovatività orizzonte temporale allocazione attenzione atteggiamento verso ambiente relazioni I livelli possono avere peso diverso RITI SIMBOLI ARTEFATTI (Norme di azione) NORME (Norme sulle procedure di azione) VALORI E ASSUNTI DI BASE (Norme paradigmatiche) La standardizzazione delle norme culturali a essere regolate sono le norme che riguardano un organizzazione; tutti operano in base alle stesse convinzioni, valori e credenze facilita i processi di comunicazione facilita il funzionamento di particolari meccanismi di coordinamento può costituire un meccanismo particolarmente importante (ambiguità su output, processi di trasformazione e input) La scelta richiede la considerazione della difficoltà del coordinamento (i meccanismi sono diversamente efficaci ed efficienti) implica la scelta di una combinazione di meccanismi (i meccanismi sono additivi)

13 La scelta dei meccanismi di coordinamento L additività Il percorso di progettazione e le leve I fattori di difficoltà sono additivi Le attività presentano gradi di difficoltà diversi Il funzionamento efficace ed efficiente di un meccanismo richiede un efficace ed efficiente funzionamento dei meccanismi meno potenti Fra i meccanismi vi sono relazioni di apprendimento minimizzare i costi di coordinamento - (diversi a seconda del tipo di interdipendenza residua) - La gerarchia (interdipendenza reciproca sequenziale e generica) - La dipartimentalizzazione (interdipendenza reciproca sequenziale e generica) La scelta dei meccanismi di coordinamento Le tendenze recenti affermazione dei meccanismi laterali ricorso ai meccanismi più potenti effetti dell IT: aumenta la capacità di coordinamento della gerarchia potenzia la standardizzazione dei processi di lavoro potenzia il coordinamento laterale (senza scambio diretto delle informazioni)

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