SS SERVIZI SCOLASTICI - versione

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1 #K$+ SOMMARIO MANUALE DELLA PROCEDURA SS SERVIZI SCOLASTICI - versione SOMMARIO Uso del manuale Informazioni generali Interfaccia grafica Avviamento Glossario Guida di riferimento Appendici # 000 K SOMMARIO $ SOMMARIO Pagina 1 di 246

2 #K$+ USO DEL MANUALE MANUALE DELLA PROCEDURA Questo manuale intende agevolare l'utilizzo delle applicazioni della procedura, migliorando quindi il rapporto tra macchina e operatore; esso é stato infatti approntato per rendere il più semplice possibile l'esecuzione delle operazioni che essa consente. E' strutturato in sei parti principali, compresa questa introduzione, ognuna delle quali rappresenta un passo nel progressivo avvicinamento dell'operatore all'uso della procedura stessa e allo sfruttamento di tutte le sue potenzialità. Il manuale inizia con la parte relativa alle INFORMAZIONI GENERALI, nella quale si descrivono le caratteristiche e le finalità principali della procedura e si forniscono delle note informative sul suo avviamento. Il capitolo INTERFACCIA GRAFICA è necessario per descrivere tutte le simbologie (icone) che compaiono, attraverso le quali si avviano i vari programmi. Il GLOSSARIO elenca e spiega brevemente i termini più importanti e ricorrenti utilizzati nella procedura stessa. Segue la GUIDA DI RIFERIMENTO un passo molto importante per la conoscenza del sistema: essa consiste in una trattazione sistematica e dettagliata di tutte le funzioni della procedura, organizzata in modo da favorirne la consultazione per singole voci del menù principale. Segue la GUIDA ALLE OPERAZIONI RICORRENTI; essa descrive alcune tra le operazioni principali della procedura, di eventuale scadenza periodica, che possono presentare all'utente difficoltà di gestione: ne vengono così chiariti i passaggi fondamentali, proponendo in sequenza le funzioni da utilizzare. Il manuale è completato da alcune appendici contenenti informazioni di varia natura sui problemi legati all'uso della procedura. # 00A K USO DEL MANUALE $ USO DEL MANUALE Pagina 2 di 246

3 #K$+ INFORMAZIONI GENERALI MANUALE DELLA PROCEDURA La procedura SERVIZI SCOLASTICI consente di gestire in modo efficiente le funzioni proprie dell'ufficio SERVIZI SCOLASTICI ed in particolar modo le funzioni relative alla gestione della REFEZIONE SCOLASTICA, del TRASPORTO SCOLASTICO e di un SERVIZIO GENERICO che si differenzia dagli altri perchè deve essere utilizzato esclusivamente per servizi di piccola entità o di breve durata: non ha al suo interno i calcoli automatici previsti negli altri servizi. In relazione ai SERVIZI gestiti la procedura si articola in tre parti, il servizio REFEZIONE e il servizio TRASPORTO prevedono funzioni simili e anche comuni, sono tuttavia dotate di un proprio menù specifico, mentre il Servizio Generico ha una gestione autonoma e distaccata dagli altri servizi. Essa si avvale di modalità di utilizzazione semplici, sia per quanto concerne il caricamento dei dati, sia per le relative visualizzazioni e stampe. Inoltre sono previste delle funzioni e vari tipi di utilità atte a favorire determinati controlli e archiviazioni. La procedura, che può essere utilizzata contemporaneamente da più posti di lavoro, è concepita per la gestione di un numero di registrazioni praticamente infinito (tutto dipende dalle dimensioni dei dischi di cui si dispone). Le caratteristiche salienti dei SERVIZI di REFEZIONE e TRASPORTO sono: - DATI ANAGRAFICI DALLA PROCEDURA ANAGRAFE Esiste la possibilità di gestire le anagrafiche sia dei residenti che dei non residenti (alunni, referenti) con la possibilità di ricavare i dati dei primi dalla procedura ANAGRAFE. - GESTIONE TERRITORIO Collegamento con la procedura GESTIONE TERRITORIO per l'inserimento delle vie del Comune di esercizio e per la decodifica di tutti i comuni d'italia. - GESTIONE PRESENZE In qualsiasi momento è possibile registrare le presenze di ogni utente (REFEZIONE SCOLASTICA) potendo optare per una registrazione analitica o sintetica. Nel primo caso devono essere inserite le presenze per singolo giorno mentre nel secondo caso devono essere inserite le presenze per mese. - CALCOLO AUTOMATICO RETTE E' previsto il calcolo automatico delle rette relative ad ogni utente in base alla propria tariffa ed alle proprie presenze (REFEFEZIONE SCOLASTICA). - EMISSIONE DIRETTA DI DOCUMENTI O FATTURE Successivamente al calcolo delle rette l operatore deve preoccuparsi della emissione dei documenti o delle fatture, il calcolo può avvenire singolarmente oppure cumulato per referente e/o servizio con la possibilità, di calcolare l iva, l imposta di bollo e le spese di spedizione, e possibile anche prevedere il controllo dei pagamenti precedenti direttamente durante l emissione documenti. # 0B1 K INFORMAZIONI GENERALI $ INFORMAZIONI GENERALI Pagina 3 di 246

4 - EMISSIONE DOCUMENTI/FATTURE TRAMITE ENTI ESTERNI L emissione dei documenti/fatture e dei bollettini può avvenire anche tramite l esportazione dei dati ad enti esterni preposti alla gestione del servizio. Sono previste l estrazione nel formato Ascii Halley, nel formato Excel Halley e per Poste Italiane, previste anche le esportazioni nei tracciati CBI nazionali nei formati MAV e RID. - RISCONTRO AVVENUTI PAGAMENTI MANUALE E AUTOMATICA Registrazione dell'avvenuto pagamento con aggiornamento immediato della situazione dell'utente, sia manualmente, sia con lettore ottico, sia con lettura dei dati tramite file esterno, previste anche le rendicontazioni automatiche per gli incassi RID e MAV e dirette dalla procedura Economato Halley. - CONTROLLO SITUAZIONE UTENTE E DATI INSERITI E' possibile consultare in modo immediato ed in tempo reale la situazione di ogni utente anche con il supporto di diverse stampe anche nel formato Excel, in particolare la Stampa utenti, Stampa registro presenze, Stampa morosità, Stampa rette. - CONTROLLO MOROSITA` E` possibile controllare in tempo reale eventuali situazioni di morosità per pagamenti tardivi. - STAMPA BOLLETTINI POSTALI Prevista la stampa dei bollettini postali sua in word che in wp halley su modello TD 451 o TD STAMPA SOLLECITI DI PAGAMENTO/ESTRATTI CONTO Possibilità di stampare i solleciti di pagamento secondo le proprie esigenze e con diverse modalità, presente la Stampa delle circolari periodiche (Riepilogo incassi) e la stampa di Estratti conto annuali e multi annuali con stampe predisposte e comunque personalizzabili. - SPORTELLO Permette la gestione veloce delle iscrizioni o dei controlli da eseguire direttamente alla presenza del referente/genitore quali inserimento utente, calcolo retta, calcolo documenti, stampa bollettini, documenti o ricevute, inserimento del pagamento, anche tramite unica funzione. - SPORTELLO VIRTUALE Permette il collegamento del cittadino, tramite password, al sito internet del comune per la gestione di alcuni servizi diretti. Pagina 4 di 246

5 #K$+ INTERFACCIA GRAFICA MANUALE DELLA PROCEDURA Prima di passare ad esaminare nel dettaglio i vari moduli della procedura, di seguito sono state riportate le icone standard utilizzate in modo da rendere più agevole e facile il loro utilizzo. Tutti i programmi, per un acceso rapido alle funzioni, utilizzano una simbologia basata su icone standard (riportate nella figura sottostante). Fondamentali e presenti in tutte le procedure affianco al nome della procedura ci sono le seguenti icone: Creazione e Abilitazione Lettera di Manuale della Editor di modifica profili operatori aggiornamento procedura testo Sito internet Sito internet Cambia Elenco Uscita dalla Customer Care Produzione operatore funzioni procedura # IGP 7 K INTERFACCIA GRAFICA $ INTERFACCIA GRAFICA Pagina 5 di 246

6 Nella parte alta di ogni procedura si hanno un'altra serie di icone che eseguono altrettanti programmi senza doverli cercare all'interno del menù. La barra delle icone della procedura è la seguente ed è divisa in quattro riquadri: Le icone del primo riquadro sono esclusive della procedura Protocollo Informatico, aggiunta e ricerca di un protocollo e la gestione delle comunicazioni interne (posta elettronica Halley). Il secondo riquadro riguarda l accesso alle anagrafiche e ai dati degli utenti: o Anagrafiche: inserimento/ricerca delle anagrafiche uniche per tutti i servizi o Utenti: Accesso agli utenti di ogni singolo servizio e ai relativi dati significativi. Il terzo riquadro prevede l emissione singola e massiva delle rette/documenti: o Sportello: permette l inserimento del singolo utente, il calcolo delle rette, l emissione e la stampa dei documenti e dei bollettini e l inserimento del pagamento o Documenti: contiene le funzioni massive di calcolo rette, generazione documenti, emissione documenti e bollettini Il quarto riquadro rimanda alla gestione dei testi tipo e al collegamento al sito e-government: Pagina 6 di 246

7 #K$+ AVVIAMENTO MANUALE DELLA PROCEDURA Per un corretto uso della procedura SERVIZI SCOLASTICI,dopo la sua installazione è necessario procedere con le seguenti operazioni per ogni servizio: Inserimento TABELLE Inserire tutte le TABELLE previste nell apposita funzione all interno di ciascun servizio: o Mense/tragitti o Gestione pulmini(solo trasporto scolastico) o Gestione punti di fermata(solo trasporto scolastico) o Sede corsi o Tipo corsi o Anni frequentati o Sezioni o Corsi o Tariffe o Tipologia retta (solo per il Servizio generico) o Dati generali Tipo presenze (solo per la refezione) Gestione Banche assuntrici Gestione Banche (solo per chi gestisce gli addebiti RID) Inserimento Anagrafiche Inserire le anagrafiche dei referenti e degli utenti che usufruiranno della procedura SERVIZI SCOLASTICI. Per facilitare l'inserimento delle anagrafiche degli utenti è consigliato l'utilizzo della funzione "UTILITA`/Aggiunta automat.anagrafic." (se esiste il collegamento all anagrafe Halley). Inserimento Utenti Per ogni servizio della procedura inserire i relativi utenti tramite la funzione "GESTIONE UTENTI/Gestione utenti" Inserimento testi tipo Per ogni servizio, utilizzando la funzione Trattamento testi, inserire i testi tipo per la stampa degli avvisi di pagamento e dei bollettini postali. Una volta eseguita la suddetta operazione, inserire i DATI STAMPE TIPO eseguendo la funzione "DATI GENERALI/Trattamento testi. # 0B2 K AVVIAMENTO DELLA PROCEDURA $ AVVIAMENTO DELLA PROCEDURA Pagina 7 di 246

8 #K$+ GLOSSARIO MANUALE DELLA PROCEDURA Di seguito vengono riportati alcuni termini, tra i più usati nella procedura. TIPO ANANGRAFICA Identificativo per distinguere le anagrafiche dei Servizi Scolastici (Esempio: Alunno/Utente, Genitore/referente.). CORSO: Insieme di dati atti ad identificare un ciclo di studi frequentato da un gruppo di utenti. SEDE CORSO: Luogo dove vengono svolti i corsi. TIPO CORSO: Scuola o materia frequentata dall'utente (Media, elementare, materna, informatica ecc.). TIPOLOGIA RETTA: Causale delle rette, presente solo per il servizio Generico. ANNO FREQUENTATO Anno del corso frequentato dall'utente (1^a, 1^o, I, 1, Prima, ecc.). CALCOLO CUMULATO Permette, durante la generazione dei documenti, l emissione di un unico documento/bollettino in presenza di piu figli oppure nel caso di fruizione contemporanea di Refezione e Trasporto. GESTIONE SPORTELLO Funzione per la gestione diretta delle iscrizioni (inserimento anagrafica utente e referente, inserimento utenti), calcolo rette, generazione documenti, stampa documenti e inserimento dei pagamenti anche in un unica funzione ESTRATTO CONTO/CIRCOLARE MULTIANNO Stampe riepilogative possibili dal singolo utente o per tutti gli utenti inseriti anche per piu anni scolastici gestiti. RIEPILOGO INCASSI Estrazione dati che, tramite opportuni filtri, controlla gli importi incassati ed eventuali parziali od omessi pagamenti. # 0B5 K GLOSSARIO $ GLOSSARIO Pagina 8 di 246

9 BANCA ASSUNTRICE/DOMICILIATARIA La Banca assuntrice e la Banca/Ufficio Postale di appoggio del Comune, quindi l istituto dove il comune ha il proprio conto corrente per gli incassi; la banca domiciliataria e, invece, la Banca d appoggio dell utente. RID Rapporti Interbancari Diretti R.I.D utile per gestire il pagamento automatico in conto corrente bancario o postale, richiesto dagli utenti MAV Pagamento mediante avviso M.A.V. per l emissione diretta degli avvisi tramite Poste, Banche o ente esterno SPORTELLO VIRTUALE Gestione del sito e-government; permette il collegamento del cittadino, tramite password, al sito internet del comune per la gestione di alcuni servizi diretti. Pagina 9 di 246

10 #K$+ GUIDA DI RIFERIMENTO MANUALE DELLA PROCEDURA Rappresenta il manuale vero e proprio in cui sono spiegate tutte le funzionalità della procedura. Il menù principale della procedura é diviso in tre comparti, il primo in cui si hanno i temi gestiti dalla procedura, la seconda suddivisione consente di avviare i programmi di gestione o accedere al terzo livello nei casi in cui sia prevista un'ulteriore classificazione delle funzioni. 1 Anagrafiche 1.1) Aggiunta automatica anagrafiche 1.2) Gestione anagrafiche 1.3) Statistiche anagrafiche 1.4) Stampe di controllo 1.4.1) Stampa codici IBAN 1.4.2) Stampa adulti autorizzati 1.4.3) Stampe controllo utenti/referenti 2.Dati generali 2.1) Dati generali 2.2) Gestione tipo anagrafica 2.3) Gestione tipo versamento 2.4) Gestione luogo versamento 2.5) Banche 2.5.1) Gestione banche 2.5.2) Gestione banche assuntrici 2.6) Trattamento testi 2.8) documenti 2.8) Parametri web 3.Servizio refezione 3.1) Utenti 3.1.1) Gestione utenti 3.1.2) Stampa utenti 3.1.3) Statistiche utenti 3.2) Interruzioni 3.2.1) Gestione interruzioni 3.2.2) Statistiche interruzioni 3.3) Presenze 3.3.1) Gestione presenze 3.3.2) Stampa presenze 3.3.3) Statistiche presenze mensili 3.3.4) Statistiche presenze giornaliere 3.4) Rette 3.4.1) Gestione massiva rette 3.4.2) Gestione singola retta # 0C0 K GUIDA DI RIFERIMENTO $ GUIDA DI RIFERIMENTO Pagina 10 di 246

11 3.4.3) Stampa rette 3.4.4) Statistiche rette 3.5) Morosità 3.5.1) Gestione morosità 3.5.2) Stampa morosità 3.5.3) Statistiche morosità 3.6) Tabelle 3.6.1) Gestione mense 3.6.2) Gestione sede corsi 3.6.3) Gestione tipo corso 3.6.4) Gestione anni frequentati 3.6.5) Gestione sezioni 3.6.6) Gestione corsi 3.6.7) Gestione tariffe 3.6.8) Dati generali anno scolastico 3.7) Riapertura anno scolastico 3.7.1) Generazione archivi 3.7.2) Generazione tariffe 3.7.3) Generazione automatica utenti 3.7.4) Apertura nuovo anno 3.8) Utilità 3.8.1) Allineamento dati anagrafe 3.8.2) Eliminazione rette 3.8.3) Inserimento automatico corsi 3.8.4) Eliminazione anno 3.8.5) Stampa interruzioni 3.9) Pagamenti precedenti al 2008/ ) Riscontro versamento 3.9.2) Stampa avvisi pagamenti 3.9.3) Stampa solleciti pagamenti 3.9.4) Stampa bollettini 3.9.5) Stampa pagamenti 3.9.6) Elenco riscossioni 3.9.7) Statistiche pagamenti 3.9.8) Creazione supporto per banche (rid) 3.9.9) Creazione supporto per banche (mav) ) Recupero pagamenti anno 08/09 4.Servizio trasporto 4.1) Utenti 4.1.1) Gestione utenti 4.1.2) Stampa utenti 4.1.3) Statistiche utenti 4.2) Interruzioni 4.2.1) Gestione interruzioni 4.2.2) Statistiche interruzioni 4.3) Rette 4.3.1) Gestione massiva rette 4.3.2) Gestione singola retta 4.3.3) Stampa rette 4.3.4) Statistiche rette 4.4) Morosità 4.4.1) Gestione morosità Pagina 11 di 246

12 4.4.2) Stampa morosità 4.4.3) Statistiche morosità 4.5) Tabelle 4.5.1) Gestione tragitti 4.5.2) Gestione pulmini 4.5.3) Gestione punti di raccolta 4.5.4) Gestione sede corsi 4.5.5) Gestione tipo corso 4.5.6) Gestione anni frequentati 4.5.7) Gestione sezioni 4.5.8) Gestione corsi 4.5.9) Gestione tariffe ) Dati generali anno scolastico 4.6) Riapertura anno scolastico 4.6.1) Generazione archivi 4.6.2) Generazione tariffe 4.6.3) Generazione automatica utenti 4.6.4) Apertura nuovo anno 4.7) Utilità 4.7.1) Allineamento dati anagrafe 4.7.2) Eliminazione rette 4.7.3) Inserimento automatico corsi 4.7.4) Eliminazione anno 4.7.5) Stampa interruzioni 4.8) Pagamenti precedenti al 2008/ ) Riscontro versamento 4.8.2) Stampa avvisi pagamento 4.8.3) Stampa solleciti pagamento 4.8.4) Stampa bollettini 4.8.5) Stampa pagamenti 4.8.6) Elenco riscossioni 4.8.7) Statistiche pagamenti 4.8.8) Creazione supporto per banche (rid) 4.8.9) Creazione supporto per banche (mav) ) Recupero pagamenti anno 08/09 5.Servizio generico 5.1) Utenti 5.1.1) Gestione utenti 5.1.2) Stampa utenti 5.1.3) Statistiche utenti 5.2) Rette 5.2.1) Gestione singola retta 5.2.2) Stampa rette 5.2.3) Statistiche rette 5.3) Tabelle 5.3.1) Gestione tipologia retta 5.3.2) Gestione tariffe 5.3.3) Dati generali annuali 5.4) Riapertura anno scolastico 5.4.1) Generazione archivi 5.4.2) Generazione tariffe 5.4.3) Generazione automatica utenti Pagina 12 di 246

13 5.4.4) Apertura nuovo anno 5.5) Utilità 5.5.1) Allineamento dati anagrafe 5.5.2) Eliminazione rette 5.5.3) Gestione pagamenti 5.5.4) Eliminazione anno 5.6) Pagamenti precedenti al 2008/ ) Riscontro versamenti 5.6.2) Stampa avvisi pagamenti 5.6.3) Stampa solleciti pagamenti 5.6.4) Stampa bollettini 5.6.5) Stampa pagamenti 5.6.6) Elenco riscossioni 5.6.7) Statistiche pagamenti 5.6.8) Creazione supporto per banche (rid) 5.6.9) Creazione supporto per banche (mav) 6.Documenti 6.1) Generazione documenti 6.2) Stampe e trasmissioni 6.3) Sportello 7.Pagamenti 7.1) Riscontro versamenti 7.1.1) Riscontro manuale 7.1.2) Riscontro con file ASCII delle Poste 7.1.3) Flusso di ritorno rid/mav 7.1.4) Riscontro automatico rid 7.2) Controllo pagamenti 7.2.1) Scadenzario rate 7.2.2) Riepilogo incassi 7.3) Stampa circolari multianno 8.Utilità 8.1) Manutenzione 8.1.1) Esecuzione manuale 8.1.2) Acquisizione pagamenti 8.1.3) Stampa controllo codici RID 8.1.4) Stampa controllo recapiti 8.1.5) Anagrafica unica 8.2) Flussi I/O 8.2.1) Flussi ingresso 8.2.2) Flussi uscita 8.3) Situazione web Pagina 13 di 246

14 #K$+ 1.1) Aggiunta automatica anagrafiche Tramite questa funzione è possibile ricavare dalla procedura Anagrafe Halley l'elenco dei nominativi nati tra due determinate date, escludere quelli che non interessano e procedere automaticamente all'inserimento nell'archivio anagrafiche dei Servizi Scolastici Innanzitutto verrà proposta una mascherina dove potranno essere inseriti il periodo entro cui devono essere nati i soggetti di cui interessa l'anagrafica e se si vuole ricercarli solo tra i residenti, solo tra i non residenti o tutti indifferentemente dalla residenza. In seguito con [M]odifica parametri si potranno cambiare i dati appena inseriti mentre con [C]ontinua verrà` proposto l'elenco di tutte le anagrafiche soddisfacenti i parametri impostati. Una volta determinato l'elenco, attraverso la funzione [D]ettaglio sarà possibile accedere al dettaglio della scheda anagrafica. Inoltre con l'opzione [C]ambio stato anagr è possibile escludere od includere l'anagrafica selezionata fra quelle da riportare nell'archivio dei Servizi Scolastici scrivendo o cancellando l'asterisco a sinistra di essa. Per procedere con l'inserimento delle anagrafiche eseguire la funzione [A]ggiunta automatica ; in questo modo tutte le anagrafiche trovate e senza asterisco saranno automaticamente registrate nell'archivio dei Servizi Scolastici; se si vuole ritornare al menù precedente senza registrare, digitare [/]. # A01 K AGGIUNTA AUTOMATICA ANAGRAFICHE $ AGGIUNTA AUTOMATICAO ANAGRAFICHE Pagina 14 di 246

15 #K$+ 1.2) Gestione anagrafiche MANUALE DELLA PROCEDURA Questa funzione consente di gestire le anagrafiche uniche per tutti i servizi scolastici è collegata alla procedura DOTAZIONE ORGANICA e prevede una serie di possibili operazioni dettagliate di seguito: Figura 1 - Ricerca Questa funzione permette di ricercare un nominativo nell'archivio delle anagrafiche. Prima di tutto l'operatore si troverà davanti una mascherina dove verranno richiesti il tipo di anagrafica (utente e/o referente), il Cognome e Nome dell'anagrafica da cercare e il codice RID (se utilizzato). Dopo aver inserito il nominativo, se esso non risulterà presente nell'archivio, verrà data la possibilità di aggiungere direttamente una nuova anagrafica. Nel caso in cui il nominativo fosse invece presente nell'archivio, viene proposto un elenco con tutte le anagrafiche trovate, da cui l'operatore potrà selezionare quella desiderata che verrà poi visualizzata sulla scheda. # A02 K GESTIONE ANAGRAFICHE $ GESTIONE ANAGRAFICHE Pagina 15 di 246

16 - Aggiunta La funzione permette l inserimento delle anagrafiche. Cliccando sarà possibile selezionare la tipologia di Anagrafica (Solo utenti-solo referenti-utenti e Referenti) quindi il Cognome e nome oppure il Codice RID. L icona fornisce informazioni dettagliate sulle possibili modalità di ricerca. Figura 2 Se il nominativo e presente confermarlo altrimenti sarà possibile ripetere la ricerca oppure creare una nuova anagrafica. Figura 3 Cliccando su Crea nuova anagrafica si procederà all inserimento dell Utente/Referente che potrà avvenire manualmente o tramite l Anagrafe Halley. Figura 4 Nel caso di inserimento da Anagrafe comparirà la seguente visualizzazione: Figura 5 Pagina 16 di 246

17 A questo punto sarà possibile, consultare la famiglia di ciascun soggetto presente nell'elenco, mentre con il doppio clic sarà possibile selezionare il cittadino desiderato. Nel caso si confermi la scelta di un cittadino riscontrato nell'archivio dell'anagrafe Halley,verranno riportati nella scheda anagrafica i dati relativi allo stesso. Se non vengono individuati cittadini rispondenti al nome indicato o se non si desidera cercarli nell'anagrafe Halley, è comunque possibile inserire tutti i dati manualmente. Stampa elenco Consente di stampare l elenco delle anagrafiche, solo utenti, solo referenti oppure utenti e referenti contemporaneamente Figura 6 Cliccando su Esporta dati sarà possibile avere l estrazione dei dati nel formato excel. - Modifica Permette di modificare i dati appena inseriti oppure già presenti. - Elimina Nel caso in cui l anagrafica sia stata inserita per errore o comunque risulti completamente inutilizzata (non devono essere presenti rette, documenti collegati) e consentita l eliminazione della stessa, e chiaro che, nel caso in cui il programma ravveda la presenza di documenti collegati, avvertirà e bloccherà l operatore nel corso della effettiva eliminazione. Pagina 17 di 246

18 #K$1 + Circolari massive/circolare singola Le funzioni pur separate consentono la stampa di circolari sia per il singolo referente (Circolare singola) che per tutti i referenti (Circolari massive). Scegliendo Circolari massive sarà possibile stampare una circolare a tutti i referenti che abbiano almeno un utente collegato su entrambi i servizi (Refezione/Trasporto), quindi cliccando direttamente sul Bottone Continua saranno estratti indistintamente tutti. Inserendo dei filtri di estrazione per Corso, Servizio, Mensa/Tragitto, Tariffa e Reddito si potrà vincolare l estrazione alla scelta impostata. L opzione Stesso Utente/Referente permette invece di ottenere l elenco degli utenti collegati a se stessi e quindi il controllo degli utenti che per errore non sono stati correttamente collegati ad un Referente. Figura 7 Proseguendo con le operazioni verrà proposto l elenco dei Referenti trovati e la possibilità di selezionarli (tutti o solo quelli desiderati) per procedere appunto alla stampa massiva # A0201 K CIRCOLARI MASSIVE - CIRCOLARE SINGOLA $ Circolari massive Circolare singola Pagina 18 di 246

19 Figura 8 I bottoni presenti nella mascherina in alto a destra consentono la selezione di tutti gli elementi della lista,l operatore potrà comunque, con il doppio clic, sceglierne solo alcuni. Conclusa la selezione dei nominativi, cliccare sul bottone di selezione del testo tipo. Stampa per procedere alla Figura 9 Sono previsti alcuni testi tipo nel gruppo 42 della procedura che utilizzato i dettagliati anche in appendice al manuale. Concluse tutte le fasi di preparazione e selezione del testo procedere alla Conferma e quindi alla stampa delle circolari. Pagina 19 di 246

20 La selezione dell opzione Circolare singola essendo appunto prevista per il singolo referente attiverà direttamente la selezione del testo tipo e la relativa stampa sarà comunque possibile selezionare tutti servizi oppure solo refezione e/o trasporto come evidenziato di seguito: Figura 10 - Riepilogo per servizio Consultando l anagrafica di un utente (nel referente tale opzione non e attiva) e possibile verificare immediatamente la presenza di Rette già calcolate nei rispettivi servizi (Refezione, Trasporto e anche nel Servizio Generico se gestito). -Tipo pagamento Consente la gestione e l inserimento del Tipo di pagamento richiesto dagli utenti, e possibile gestire due tipologie di pagamento: - RID: per chi richiede l addebito automatico in conto corrente - Altro: per tutte le altre tipologie di pagamento: Contanti, Bollettino Postale, MAV, ecc Figura 11 Entrando nella funzione è possibile selezionare direttamente l opzione di modifica per attribuire ai servizi di Refezione e trasporto le stesse tipologie di pagamento. Nel caso in cui i due servizi utilizzino modalità di Pagamento diverse selezionare il Bottone Lista per inserire i dati separatamente. Nel caso in cui sia necessario inserire come Modalità di pagamento RID inserire la Banca domiciliataria comunicata dall utente (Vedi Dati generali/banche) e il numero di c/c, ABI, CAB E CIN saranno gestiti automaticamente da programma, indicare il Codice del Paese (IT), digitando invio sarà automaticamente calcolato il Codice IBAN. Pagina 20 di 246

21 Figura 12 - Elenco Utenti La funzione permette all operatore di verificare gli utenti collegati ad un genitore/referente sia per il Servizio selezionato e, se presenti, anche per gli altri servizi, tale opzione consente anche di entrare nel dettaglio degli utenti stessi (e attiva solamente selezionando le anagrafiche dei referenti/genitori) Figura 13 - Pos. Debitoria o Pos. Referente Permettono la consultazione dei documenti emessi e dei relativi pagamenti, se effettuati, e consentito anche il riscontro dei pagamenti, vedi esempio di seguito. Pagina 21 di 246

22 Figura 14 Posizionandosi sulla riga interessata sarà possibile, tramite il bottone nel dettaglio del documento/pagamento. Consultazione, entrare Tramite il bottone Stampa si potrà stampare la posizione debitoria dell utente/referente. I bottoni posti in basso e in particolare l opzione Pagamento documento permette di inserire appunto il pagamento del documento selezionato. Per ritornare al menù precedente digitare Esci Pagina 22 di 246

23 #K$+ 1.3 Statistiche anagrafiche Tramite questa funzione è possibile effettuare tutte le statistiche che hanno come riferimento le anagrafiche dei Servizi Scolastici. Per il loro funzionamento si rimanda al manuale d'uso delle Statistiche. # A03 K STATISTICHE ANAGRAFICHE $ STATISTICHE ANAGRAFICHE Pagina 23 di 246

24 STAMPE DI CONTROLLO #K$ Stampa codici IBAN MANUALE DELLA PROCEDURA La funzione permette il controllo e la stampa dei codici IBAN attribuiti ai referenti che utilizzano come modalità di pagamento l addebito in conto corrente, RID. Selezionando la funzione comparirà la seguente mascherina: Figura 15 L operatore potrà estrarre tutti i referenti che hanno come Tipo di Pagamento RID e controllare la presenza del CODICE IBAN; e tuttavia possibile il controllo anche di eventuali utenti inseriti in modo incompleto selezionando l opzione Senza codice IBAN Terminata l impostazione dei dati utili per l estrazione è necessario cliccare sul bottone di Estrazione per poter eseguire una stampa di controllo nel formato excel. Figura 16 L esempio riportato propone una estrazione totale dei codici IBAN presenti, e comunque possibile gestire i filtri di estrazione per poter separare gli utenti anche per servizio. # A04 K STAMPA CODICI IBAN $ STAMPA CODICI IBAN Pagina 24 di 246

25 #K$ Stampa adulti autorizzati La funzione permette la stampa degli adulti autorizzati al ritiro degli utenti e precedentemente inseriti nella funzione Anagrafica utente. Selezionando la funzione comparirà la seguente mascherina: Figura 17 E necessario selezionare il servizio e il corso frequentato, altrimenti confermare per avere l estrazione di tutti i corsi successivamente cliccare su stampa, si otterrà l elenco degli adulti con i relativi recapiti # D11 K STAMPA ADULTI AUTORIZZATI $ STAMPA ADULTI AUTORIZZATI Pagina 25 di 246

26 #K$ Stampe controllo utenti/referenti La funzione permette di eseguire due controlli: Utenti collegati a se stessi e non al referente Utenti che hanno cambiato referente Figura 18 E sufficiente spuntare il controllo desiderato per ottenere l estrazione e poter procedere alla stampa o consultazione dei dati nel Formato HTML/excel. # D12 K STAMPE CONTROLLO UTENTI/REFERENTI $ STAMPE CONTROLLO UTENTI/REFERENTI Pagina 26 di 246

27 #K$+ 2.1 Dati generali MANUALE DELLA PROCEDURA Consente la gestione dei dati generali dell ente, il comune di esercizio viene prelevato direttamente dalla Gestione del Territorio (fig. 14), l anno di competenza viene attribuito automaticamente con la generazione dei nuovi anni scolastici, o in sede di installazione. Figura 19 Una volta visualizzati i dati sarà possibile attraverso # D01 K DATI GENERALI $ DATI GENERALI Pagina 27 di 246

28 Modifica, modificare esclusivamente i dati dell ente, i Parametri RID e/o i Parametri MAV, gli importi di imposta di bollo, tolleranza e delle spese di spedizione. INSERIMENTO PAGAMENTI DIRETTAMENTE DALLA PROCEDURA ECONOMATO La funzione attiva il collegamento con al procedura Economato Halley per l inserimento diretto dei pagamenti. E sufficiente inserire la spunta sul campo Abilitazione inserimento pagamenti da Economato. Manuale in linea sarà possibile accedere alla guida in linea della procedura. Altre funzioni possibili sono: o per chi utilizza gli addebiti RID, scegliere il Tipo codice debitore da utilizzare; o per chi utilizza il MAV e desidera stampare fatture o circolari da inviare agli utenti, si potrà scegliere il formato per i Riferimenti al debito presenti nel record 59 dei tracciati CBI standard previsto per il Flusso MAV. Nei parametri RID scegliere, sulla base degli accordi presi con l istituto Bancario o Postale di riferimento, il tipo codice del debitore: Figura 20 Tale codice verrà poi utilizzato dall Istituto Bancario/Postale per riconoscere l utente all interno dei flussi RID e in tutte le operazioni correlate. Nei parametri MAV indicare il formato da utilizzare per i tracciati record CBI standard che permettono, nel record 59 dei flussi, di inserire dei Riferimenti al debito utili per la emissione e stampa diretta, di eventuali documenti o fatture. Sono previste due possibilità, ossia due diverse impostazioni di tali record gestibili tramite la modifica dei dati generali della procedura. Posizionarsi nel campo Dettaglio voce Doc. MAV e scegliere: 0 - Unica Riga 1 - Forma Tabellare. Figura 21 Scegliendo Unica Riga nel flusso MAV saranno riportate le voci del documento continuativa con i campi e le righe separati dal ; vedi esempio: in forma Pagina 28 di 246

29 DATA I: ,DATA F: ,DESCRIZ:TRASPORTO Fisso - (3382) ROSSI MARIA,Q.TA:1,COSTO U:51,65,TOT.VOCE:51,65 Impostando la Forma Tabellare avremo le righe del documento su un tracciato record di lunghezza fissa, vedi esempio REF.Fisso - (3382) ROSSI MARIA 1 51,65 51,65 Riportiamo di seguito i tracciati riferiti alla forma tabellare con e senza il calcolo dell IVA: Struttura record 59 senza IVA Posizione da 1 a 21 Periodo dal al posizione da 22 a 24 spazio posizione da 25 a 66 descrizione voce documento (giustificato a sinistra) posizione da 67 a 69 spazio posizione da 70 a 73 quantità (giustificato a destra) posizione da 74 a 76 spazio posizione da 77 a 83 costo unitario (giustificato a destra) posizione da 84 a 86 spazio posizione da 87 a 94 totale (giustificato a destra) Struttura record 59 con IVA Posizione da 1 a 21 Periodo dal al Posizione da 22 a 23 Spazio posizione da 24 a 58 Descrizione (giustificato a sinistra) posizione da 59 a 60 Spazio posizione da 61 a 64 Quantità (giustificato a destra) posizione da 65 a 66 Spazio posizione da 67 a 73 Costo unitario (giustificato a destra) posizione da 74 a 75 Spazio posizione da 76 a 82 Aliquota IVA (giustificato a destra) posizione da 83 a 84 Spazio posizione da 85 a 92 Imponibile (giustificato a destra) posizione da 93 a 94 Spazio posizione da 95 a 100 Importo IVA (giustificato a destra) posizione da 101 a 102 Spazio posizione da 103 a 110 Totale (giustificato a destra) Selezionando DATI GENERALI/Trattamento testi nel gruppo 42 sono disponibili i testi 12 e 13 con gli esempi di documenti con e senza IVA; all interno dei testi sono evidenziati in giallo i dati da riportare nel dettaglio del documento/fattura. Per ritornare al menù precedente digitare Esci Pagina 29 di 246

30 #K$+ 2.2 Gestione tipo anagrafica Questa funzione consente di gestire la codifica del tipo anagrafica per le anagrafiche dei Servizi Scolastici, quindi: Alunno e Referente. L'operatore ha la possibilità di eseguire le seguenti operazioni: Ricerca Questa funzione permette di ricercare il tipo anagrafica desiderato. L'operatore potrà effettuare la ricerca per codice, per descrizione o per tipo anagrafica. Nel caso in cui scelga la prima, una volta inserito il codice verrà visualizzato il tipo anagrafica corrispondente ad esso; scegliendo le altre due sarà necessario inserire la descrizione, e se verrà trovato il tipo anagrafica corrispondente esso sarà visualizzato sulla scheda. Una volta individuato il tipo anagrafica, con le funzioni [S]uccessivo o [P]recedente si potrà accedere rispettivamente al tipo anagrafica che segue o che precede quello attualmente selezionato, mentre con la funzione [M]odifica si potranno apportare variazioni ai dati visualizzati. Per poter ritornare al menù precedente digitare [/]interruzione. Stampa Consente di effettuare la stampa di un elenco dei tipi anagrafica. Una volta inseriti il codice d'inizio e di fine stampa sarà possibile attraverso [M]odifica limiti cambiare l'intervallo di codici che si intende stampare, con [C]ontinua procedere alla stampa dell'elenco e con [/]interruzione tornare al menù precedente. [/]Interruzione Consente di ritornare al menù precedente. # D02 K GESTIONE TIPO ANAGRAFICA $ GESTIONE TIPO ANAGRAFICA Pagina 30 di 246

31 #K$+ 2.3 Gestione tipo versamento Questa funzione consente di gestire la codifica dei tipi di riscontro del versamento per i Servizi Scolastici utilizzati fino all anno scolastico 2007/2008 compreso. A partire dall anno scolastico 2008/2009 i tipi di versamento non sono più personalizzabili ma vengono gestiti automaticamente dalla procedura e proposti in sede di inserimento dei pagamenti. L'operatore ha la possibilità di eseguire le seguenti operazioni: - [A]ggiunta Permette l'inserimento di un tipo di versamento. Viene richiesta una breve descrizione libera del codice, poi una descrizione che può essere più lunga e analitica; infine è necessario associare a questo codice il tipo di riscontro da effettuare quando viene richiamato il codice in questione. Il tipo di riscontro può essere manuale se i dati saranno inseriti a mano, lettore ottico se il riscontro avverrà mediante l'uso della penna ottica, floppy se il riscontro avverrà attraverso l'invio e/o la ricezione dei dati per mezzo di un floppy. Terminata la suddetta operazione l'operatore può con [M]odifica apportare variazioni ai dati appena inseriti, con [C]ontinua procedere all'inserimento di altri tipi di pagamento e con [E]limina rimuovere i dati appena inseriti. Per ritornare al menù precedente digitare [/]. - [R]icerca Questa funzione permette di ricercare il tipo di pagamento desiderato. L'operatore potrà effettuare la ricerca per codice, per descrizione breve, per descrizione lunga o per tipo riscontro. Nel caso in cui scelga la prima, una volta inserito il codice verrà visualizzato il tipo di pagamento corrispondente ad esso; scegliendo la seconda e la terza sarà necessario inserirne la descrizione, e se verrà trovato il tipo di pagamento corrispondente esso verrà visualizzato sulla scheda, scegliendo tipo riscontro avrà la scelta limitata ai codici "0" "1" "2". Individuato il tipo di versamento, mediante le funzioni [S]uccessivo o [P]recedente si potrà accedere rispettivamente al tipo di pagamento che segue o che precede quello attualmente selezionato, mentre attraverso la funzione [M]odifica si potranno apportare variazioni ai dati visualizzati. Per ritornare al menù precedente digitare [/]interruzione. - [S]tampa Consente di effettuare la stampa di un elenco dei tipi di versamento. Inseriti il codice d'inizio e fine stampa sarà possibile attraverso [M]odifica limiti cambiare l'intervallo di codici da stampare, con [C]ontinua procedere alla stampa dell'elenco e con [/]interruzione tornare al menù precedente. [/]Interruzione Consente di ritornare al menù precedente. # D03 K GESTIONE TIPO VERSAMENTO $ GESTIONE TIPO VERSAMENTO Pagina 31 di 246

32 #K$+ 2.3 Gestione luogo versamento Questa funzione consente di gestire la codifica dei luoghi del versamento dei pagamenti; tale codifica è valida per tutti i Servizi Scolastici fino all anno scolastico 2007/2008 compreso. A partire dall anno scolastico 2008/2009 i luoghi di versamento non sono più personalizzabili ma vengono gestiti automaticamente dalla procedura e proposti in sede di inserimento dei pagamenti. L'operatore ha la possibilita` di eseguire le seguenti operazioni: - [A]ggiunta Permette l'inserimento di un luogo del pagamento. Viene richiesto il codice che identifica il luogo del pagamento (cod. dell'ufficio postale), una descrizione libera dello stesso, il codice della Banca che è interessata alla riscossione (solo se ci si rivolge ad una banca) e il codice che identifica l'ente gestore del servizio; il numero di codice che individua tutto questo è attribuito automaticamente. Terminata la suddetta operazione l'operatore può con [M]odifica apportare variazioni ai dati appena inseriti, con [C]ontinua procedere all'inserimento di altri luoghi di pagamento e con [E]limina rimuovere i dati appena inseriti. Per ritornare al menù precedente digitare [/]. - [R]icerca Questa funzione permette di ricercare il luogo di pagamento desiderato. L'operatore potrà effettuare la ricerca per: codice attribuito al luogo del versamento, codice che identifica il luogo del pagamento (cod. dell'ufficio postale), una descrizione libera dello stesso, il codice della Banca che è interessata alla riscossione (solo se ci si rivolge ad una banca) e il codice che identifica l'ente gestore del servizio. Nel caso in cui si ricerchi per codice, una volta inserito verrà visualizzato il luogo del pagamento corrispondente ad esso; ricercando per descrizione sarà necessario inserire la descrizione, e se verrà trovato il luogo del pagamento corrispondente, esso verrà visualizzato sulla scheda. Individuato così il tipo di pagamento, mediante le funzioni [S]uccessivo o [P]recedente si potrà accedere rispettivamente al luogo del pagamento che segue o che precede quello attualmente selezionato, mentre attraverso la funzione [M]odifica si potranno apportare variazioni ai dati visualizzati. Per ritornare al menù precedente digitare [/]interruzione. - [S]tampa Consente di effettuare la stampa di un elenco dei luoghi del pagamento. Una volta inseriti il codice d'inizio e fine stampa sarà possibile attraverso [M]odifica limiti cambiare l'intervallo di codici da stampare, con [C]ontinua procedere alla stampa dell'elenco e con [/]interruzione tornare al menù precedente. [/]Interruzione Consente di ritornare al menù precedente. # D04 K GESTIONE LUOGO VERSAMENTO $ GESTIONE LUOGO VERSAMENTO Pagina 32 di 246

33 BANCHE #K$ Gestione banche MANUALE DELLA PROCEDURA La funzione permette la codifica delle Banche domiciliatarie, quindi le Banche d appoggio utilizzate dagli utenti per l addebito delle somme dovute al Comune, tale codifica risulta necessaria per una corretta gestione dei pagamenti tramite Domiciliazione Bancaria (R.I.D.). L inserimento e indispensabile per la gestione dei Tipi di pagamento gestiti durante l inserimento delle Anagrafiche. L operatore prima di iniziare qualsiasi operazione di calcolo o generazione documenti deve inserire le Banche di riferimento degli utenti con tutti i dati necessari alla gestione dei pagamenti RID, quindi tramite Aggiunta sarà permesso il caricamento di tutti i dati utili: Figura 22 - Denominazione Banca - Indirizzo - Cap, Località e Provincia - Cod. Filiale - Cod. CIN - Codice ABI - Codice CAB Ultimato l inserimento e comunque possibile la: modifica dei dati inseriti se errati o incompleti; # D05 K GESTIONE BANCHE $ GESTIONE BANCHE Pagina 33 di 246

34 eliminare i dati inseriti se errati o inutilizzati eseguire la stampa del dettaglio delle Banche inserite; per tornare al menù principale. La seconda parte della videata contiene i riferimenti alla Banca Assuntrice. Tale utilità è stata prevista per collegare la Banca domiciliataria dell utente alla Banca assuntrice utilizzata dal comune per le rendicontazioni ed emissioni di documenti o dei pagamenti. Le funzioni possibili sono: - Associa Banca assuntrice: permette il collegamento di una singola Banca domiciliataria ad un' unica Banca assuntrice di riferimento. - Associa banca in seguito: consente di non eseguire nessuna associazione e di scegliere la Banca assuntrice direttamente durante la fase di emissione dei documenti. Tale possibilità e data sia durante l inserimento delle singole Banche che massivamente come nella videata che segue. Figura 23 Pagina 34 di 246

35 #K$ Gestione banche assuntrici La funzione permette la codifica delle Banche assuntrici, ossia le banche d appoggio utilizzate dagli enti (Es:Tesoreria comunale) per l emissione dei documenti o per l addebito delle somme dovute al Comune. L inserimento e indispensabile per la gestione dei Tipi di pagamento gestiti durante l inserimento delle Anagrafiche. Entrando nella funzione e necessario tramite Aggiunta inserire la modalità di riscossione come riportato di seguito. Figura 24 Successivamente inserire la descrizione dell Istituto Bancario o Ente postale di riferimento, il programma avviserà tramite il messaggio Nessun elemento trovato se l ente non esiste in archivio, quindi, dando OK, comparirà la seguente videata: Figura 25 # D06 K GESTIONE BANCHE ASSUNTRICI $ GESTIONE BANCHE ASSUNTRICI Pagina 35 di 246

36 A questo punto procedere all inserimento della Banca+filiale inserendo i dati richiesti dalla procedura: - Ragione sociale - ABI - CAB - Comune, CAP e Provincia - Indirizzo Al termine cliccare sul simbolo per assegnare la Banca/Ente postale appena inserito. Inserire: - n. c/c: conto corrente per gli incassi - COD. SIA Azienda Mittente/Ordinante: attribuito e da richiedere alla Banca/Ente postale - ABI Gateway: dato facoltativo da utilizzare solo se esplicitamente richiesto - Descrizione 1 e 2: sono riferite a dati comunque facoltativi da poter inserire come ulteriori dettagli nelle comunicazioni. Al termine dell inserimento avremo la seguente visualizzazione Figura 26 I dati evidenziati devono essere richiesti all Ente Bancario/Postale di riferimento, il codice SIA Azienda Mittente e Ordinante sono obbligatori, l ABI Gateway e invece un dato facoltativo che può essere omesso. Nel caso in cui l operatore avesse commesso errori di inserimento può, tramite gli appositi bottoni, modificare i dati inseriti o comunque eliminarli, controllando però che non esistano anagrafiche di alunni o referenti collegate, altrimenti il programma bloccherebbe l eliminazione. Pagina 36 di 246

37 #K$+ 2.6 Trattamento testi Consente di accedere al trattamento testi WP Halley, dove, nel gruppo 42, si trovano alcuni testi predefiniti che sono divisi per tipologia. E consigliato eseguire sempre la duplicazione dei testi, che comunque sono protetti da password. # D07 K TRATTAMENTO TESTI $ TRATTAMENTO TESTI Pagina 37 di 246

38 #K$+ 2.7 documenti Contiene l elenco dei utilizzati dalla procedura. Il dettaglio è comunque riportato anche in appendice al manuale nella parte dedicata ai # D08 K DOCUMENTI $ DOCUMENTI Pagina 38 di 246

39 #K$+ 2.8 Parametri web La funzione permette l attivazione dello sportello virtuale e necessario innanzitutto selezionare DATI GENERALI/Parametri web (la funzione sarà accessibile solo al Responsabile della procedura), indicare SI nell apposito campo per Abilitare il sito E-GOV. Figura 27 A questo punto selezionare la voce Servizi Sportello virtuale per abilitare i singoli servizi, dettagliati nella mascherina visualizzata di seguito: Ciascun servizio consente la compilazione diretta di precisi moduli che consentono al cittadino di comunicare all ente comunale: Comunicazione generica: per chiarimenti, di qualsiasi tipo da richiedere all Ufficio comunale. variazioni di recapito sospensione momentanea dei servizi di refezione e/o trasporto richiesta di dieta particolare (Es.:per malattia alunno ). Figura 28 # D09 K PARAMETRI WEB $ PARAMETRI WEB Pagina 39 di 246

40 Selezionando ad esempio la Variazione dati del recapito si entrerà nella seguente mascherina: Figura 29 L operatore a questo punto potrà decidere quali servizi rendere visibili sul web utilizzando la flag Attivato, come nell esempio sopra riportato, inserire il Responsabile del servizio e cliccando sul bottone aprire il testo indicato da programma che potrà essere liberamente personalizzato dall operatore, gli altri campi, invece, sono fissi e non potranno essere modificati. Riportiamo di seguito un esempio di testo sempre riferito al caso di variazione del recapito: Figura 30 Le stesse modalità sono valide per tutte le altre tipologie di servizi proposte. Pagina 40 di 246

41 SERVIZIO REFEZIONE SCOLASTICA #K$ Gestione utenti Questa funzione consente di gestire gli utenti del servizio di Refezione Scolastica. L' operatore ha la possibilità di eseguire le seguenti operazioni: Figura 31 Il bottone consente di ricercare nell'archivio degli utenti quello desiderato. L'operatore potrà effettuare la ricerca o per codice o con "?" o per Cognome e Nome. Nel caso in cui scelga la prima, una volta inserito il codice verrà visualizzato l'utente corrispondente ad esso. Se si digita "?" compare un elenco degli utenti ordinati per codice. Se si sceglie la ricerca per descrizione, una volta inserito il nominativo, nel caso in cui esso non sia presente nell'archivio, verrà data la possibilità di aggiungere direttamente un nuovo utente; nel caso in cui il nominativo sia presente viene proposto un elenco con tutti gli utenti trovati, da cui l'operatore può selezionare quello desiderato che verrà visualizzato sulla scheda. Se è stato selezionato un utente dall'elenco proposto, è possibile consultare anche gli altri con le opzioni Precedente e Successivo. Tramite l opzione Scolastica. sarà permesso l'inserimento di un nuovo utente del servizio Refezione # UR1 K GESTIONE UTENTI $ GESTIONE UTENTI Pagina 41 di 246

42 Prima di tutto all'operatore viene proposta una mascherina dove sono richiesti Cognome e Nome o il codice cui è associata l'anagrafica dell'utente che si vuole aggiungere, dopodichè esso verrà ricercato nell'archivio delle anagrafiche. Nel caso in cui il nominativo sia presente nell'archivio, viene proposto un elenco con tutte le anagrafiche trovate, da cui l'operatore può con [D]ettaglio consultare l'anagrafica del soggetto desiderato e con Return selezionare quella desiderata il cui nominativo verrà riportato sulla scheda utente. Nel caso in cui il nominativo sia stato precedentemente inserito, ciò verrà segnalato attraverso un messaggio, sarà comunque data la possibilità di aggiungerlo. Se il nominativo non è invece presente nell'archivio delle anagrafiche è possibile andare direttamente in aggiunta di una nuova anagrafica, il cui nominativo, una volta inserito, verrà riportato nella scheda utente. Terminata l'operazione di inserimento l'operatore può con Modifica apportare variazioni ai dati appena inseriti, e con accedere alla consultazione del manuale in linea, tramite l opzione si potrà eliminare l utente inserito se errato (l eliminazione e possibile solo se non ci sono rette o documenti generati). La prima parte della scheda e riferita ai Dati dell utente infatti attraverso l'opzione Anagrafica utente si può visualizzare, con possibilità di modifica, l anagrafica dell utente selezionato. Le altre opzioni consentono di consultare ed eventualmente modificare: - la tariffa - le presenze - le interruzioni - le rette L'opzione Note consente di modificare o aggiungere delle annotazioni relative all'utente. All interno della Gestione degli utenti viene aggiunto un nuovo campo denominato Note codificate, l obiettivo è quello di permettere l inserimento di dettagli utili, riferiti agli utenti per eventuali controlli interni, o altre necessità. Di seguito alcuni esempi: Intolleranze alimentari Religione diversa.. Figura 32 Pagina 42 di 246

43 La seconda parte della mascherina e riferita ai dati del referente, esso può essere direttamente collegato se presente nelle anagrafiche dei Servizi Scolastici oppure inserito manualmente se non residente. Esiste anche la possibilità di prelevare direttamente i dati dall anagrafe, quindi cliccando la Modifica della scheda, a fianco del nome e Cognome del Referente/Genitore, saranno abilitati i seguenti bottoni utili, appunto, per collegare ed inserire direttamente dall anagrafe: Padre Madre Famiglia (consultazione dei componenti della Famiglia) E sempre possibile consultare la Posizione debitoria contenente l elenco dei documenti emessi e dei pagamenti effettuati dal referente. L Estratto conto dà la possibilità di avere una stampa riepilogativa che riporti tutta la vita scolastica di uno o più utenti dettagliando le rette elaborate e gli eventuali pagamenti effettuati. La stampa per singolo utente è accessibile dalla funzione SERVIZIO REFEZIONE o TRASPORTO/Utenti/Gestione utenti. Andando in ricerca di un utente e ciccando sul bottone Estratto conto, posto in basso a destra dello schermo sarà possibile estrarre per uno o più anni la situazione delle rette/documenti emessi e di eventuali pagamenti effettuati dal referente. Figura 33 A questo punto si potranno utilizzare due modalità di stampa: SINTETICA e/o ANALITICA che proporranno appunto dati più o meno dettagliati. Pagina 43 di 246