Verso l'adozione della fattura elettronica: valutazione dei principali impatti nei processi aziendali. Testimonianze dal mercato

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1 Convegno Sole 24 Ore in collaborazione con BNL La fattura elettronica come nuovo orizzonte del cash management. Soluzioni innovative per operare nel mercato. Verso l'adozione della fattura elettronica: valutazione dei principali impatti nei processi aziendali. Testimonianze dal mercato Vice-Presidente Consorzio DAFNE *** Direttore Centrale Operations Gruppo COMIFAR-PHOENIX

2 Consorzio DAFNE Distribuzione Aziende Farmaceutiche Network EDI DAFNE è un Consorzio di filiera, costituito da Aziende Farmaceutiche e Aziende di Distribuzione Intermedia, attivo dal Gli operatori attualmente coinvolti, coprono circa il 90% delle quote di mercato del farmaco etico. Una comunità B2B la cui missione è creare e sviluppare una partnership all interno della filiera farmaceutica per l ottimizzazione dei processi distributivi e della correlata gestione amministrativa. L integrazione tra i partner si realizza sviluppando progetti di collegamento telematico con l utilizzo di standard EDI e Internet.

3 Il posizionamento del Consorzio DAFNE 95% mercato farmaceutico 99% distribuzione intermedia Distribuzione farmaceutica: Ordini transati online >70% del totale ordini emessi Fonte: Osservatorio B2B - Politecnico di Milano

4 Consorzio DAFNE La Struttura Organizzativa Situazione al 31/12/2007 ASSEMBLEA CONSORZIATI Presidente: Dr. R. Caloni Vice Presidente: Dr. S. Novaresi CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (6 Az. Farmaceutiche + 6 Az. Distrib.) Comitato Tecnico di Gestione Gruppo di lavoro Logistica Gruppo di lavoro Amministrativo Gruppi di lavoro per Progetto LOGISTICA COLLABORATIVA EASY DAFNE FATTURA ELETTRONICA ORDINI OSPEDALIERI

5 Consorzio DAFNE Market Share 45 Produttori 95% (60% + 35%) 30 Grossisti Abbott ABC Farmaceutici Allergan Amgen Angelini Astra Zeneca Baxter Bayer Beiersdorf Biofotura Pharma Boehringer Ingel. Bracco Bristol M.S Chiesi Farmaceutici Co.Di.Fi Cosmetique Active Ely Lilly Federfarmaco Fidia Farmaceutici Formenti Glaxosmithkline Intendis Inneov Italia Lab. Boiron Merck Generics Italia Merck Serono Named Novartis Farma Plada Pfizer Pierre Fabre Promefarm Ratiopharm Reckitt Benckiser Recordati Roche Rottapharm Sandoz Sanofi-Aventis Schering Plough Skills in Farmacia Sigma Tau Simesa Sixtus Italia Teva Pharma Alleanza Healthcare Al-Pharma Antica Farm. Mod. C.E.F. Chifar Cofarmit Comifar Group Co.Si.Far Cotifa Farma Centro Difar Farcopa Farmaca Cannone Farvima Farma Uno 120 DISTRIBUTORI INTERMEDI Extranet Utenti DAFNE Market Share 99% (68%+31%) Galenitalia Galeno Grossfarma Guacci Jorio Lemarfarma Nord Est Farma Nuova Safarm Riccobono Sofarmamorra Unico Unifarm Unifarma V.I.M. Co.Fa.Ro 21 DEPOSITARI Pharma Logistics - Chiapparoli - Fiege Goth Dimaf Pieffe Ferlito - Profarco Jacopetti - Neologistica Sitra Nord Phardis Profarma- Sidis Novasorel Ruoppolo- Cabassi & Giurati Columbus Pharma Farmos De Salute- Farmaceutici Tonacci Silvano Monico

6 Consorzio DAFNE EDI Oltre 1 mio di documenti scambiati nel corso del 2007 INTERNET Volumi potenziali Ciclo Attivo Ciclo Passivo N fatture az. farm. (media) N fatture distributore (media)

7 Italia: la Supply Chain del farmaco Produttori 340 Depositari e concessionari 180 Distributori 241 (U.D.) Farmacie ASL e Ospedali pubblici privati Parafarmacie Corner GDO > 1200

8 La verticalizzazione nel settore farmaceutico: ambito delle attività DAFNE Produttori Farmaceutici Ca. 340 Transato TOT Ca. 24 MLD Depositari Distributori Intermedi Ca. 240 Ca Farmacie Ca Ospedali/ASL

9 DAFNE: progetto Fattura Elettronica Collaborazioni e Ricerche COLLABORAZIONE E INCONTRI CON ACBI Risultati - E stata verificata la compatibilità dei tracciati EDI/Easy Dafne con tracciati ACBI (testata fattura adeguata a standard internazionali) - Sono stati individuati elementi per la valutazione dell architettura del modello operativo più consono all operatività del sistema. PARTECIPAZIONE ALL OSSERVATORIO B2B DEL POLITECNICO DI MILANO Obiettivi della Ricerca - Identificazione e analisi dell impatto della fatturazione elettronica in termini di capacità di creazione del valore - Analisi e comprensione delle principali barriere all adozione della fatturazione elettronica e identificazione delle strategie per la sua diffusione - Fare chiarezza sulla normativa

10 Osservatorio B2B - Politecnico di Milano Le Ricerche dal 2004 al I settori analizzati I settori analizzati sono: Settore dei Beni di Consumo Settore del Materiale Elettrico Settore Farmaceutico DAFNE nell ambito della collaborazione con l Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha sviluppato un modello di valutazione dei costi del ciclo dell ordine

11 La Fatturazione Elettronica Ciclo dell ordine Composizione avviso di spedizione da parte del fornitore Riconciliazione DDT/Notifica ricezione merci da parte del fornitore Creazione ordine di pagamento da parte del cliente Archiviazione contabili bancarie Ordine Consegna Fatturazione Pagamento/ incasso Composizione ordine da parte del cliente Composizione fattura da parte del fornitore Archiviazione fatture Riconciliazione ordine/conferma d ordine da parte del cliente

12 La Fatturazione Elettronica Ciclo dell ordine La Fatturazione Elettronica è la digitalizzazione del processo che parte dalla composizione della fattura e si conclude con l archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente Tre modelli di fatturazione elettronica normati: Fatturazione telematica: trasmissione con mezzi telematici delle fatture Conservazione sostitutiva: conservazione in formato digitale delle fatture Fatturazione elettronica: trasmissione e conservazione di fatture che non necessitano di essere mai materializzate

13 I risultati della ricerca 2007: tasso e maturità di adozione L utilizzo di soluzioni di fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva e fatturazione telematica 9% 8% Fatturazione elettronica 3% Solo conservazione sostitutiva Nessuna applicazione 62% 18% Solo trasmissione telematica fatture Base: survey Farmaceutico survey Largo Consumo Ricerca 2007 Osservatorio B2B Politecnico di Milano

14 I risultati della ricerca 2007: le barriere all adozione Costo tecnologia/servizio Fatturazione elettronica Normativa non chiara Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Change Management Tecnologia complessa Benefici non chiari / non misurabili 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Base: survey Farmaceutico survey Largo Consumo Ricerca 2007 Osservatorio B2B Politecnico di Milano

15 I risultati della ricerca 2007: il processo decisionale, la gestione del cambiamento Direzione Generale Fatturazione elettronica Direzione IT Direzione Acquisti Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Direzione Logistica Direzione Commerciale Direzione Marketing Direzione Amministrativa Direzione Finanziaria 0% 20% 40% 60% 80% Base: campione imprese utenti Ricerca 2007 Osservatorio B2B Politecnico di Milano

16 Il settore farmaceutico Metodo di lavoro Metodo di lavoro Costruzione di un modello di processo differenziato per scenario tecnologico: Ciclo tradizionale: i documenti del ciclo dell ordine sono scambiati tramite telefono/fax Ciclo intermedio: ordini/fatture sono trasmessi con tecnologie di scambio elettronico di documenti processabili Ciclo integrato: tutti i documenti del ciclo sono trasmessi con tecnologie di scambio elettronico di documenti processabili e i documenti fiscali sono conservati elettronicamente 2 Fasi: Validazione del modello di processo Raccolta dati e stima dei costi del processo e dei benefici risultanti dalla dematerializzazione del processo (ancora in corso) Partecipanti: 9 aziende (7 produttori e 2 distributori) per un totale di 15 persone esplicitamente coinvolte Il risultato finale esprimerà il punto di vista congiunto di Dafne e dell Osservatorio sulla fatturazione elettronica

17 Il modello Suddivisione Ciclo Ideale - Non Conformità Dati di contesto Fonte: Rapporto Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione Politecnico di Milano Dati di costo Modello Tempi unitari Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Costi per cliente/ fornitore e depositario Ciclo ideale Ciclo non conformità Tradizionale Intermedio Integrato

18 I risultati del modello Suddivisione Ciclo Ideale - Non Conformità Costo per Ordine Equivalente [ /ordine] ,9 23,7 Risultati dell applicazione del modello Nel settore farmaceutico farmaceutico le non le non conformità conformità sono in sono in percentuale percentuale inferiore inferiore rispetto ad rispetto ad altri settori altri settori anche grazie anche grazie al forte al forte grado di grado di normazione normazione che che caratterizza caratterizza il settore (es. il settore (es. codifiche codifiche standard) standard) 35,6 Nel settore 24,4 11,7 7,1 17,3 11,2 0,7 11,0 Tradizionale Intermedio Integrato Scenario Tecnologico 23,9 Permangono Permangono alcune non alcune non conformità conformità relative a: relative a: - prezzi/sconti - prezzi/sconti - alcuni errori - alcuni errori di consegna di consegna Costo Ciclo Ideale Costo Non Conformità Fonte: Rapporto Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione Politecnico di Milano

19 I risultati del modello Suddivisione per fasi Costo per Ordine Equivalente [ /ordine] ,3 8,4 14,7 7,2 Risultati dell applicazione del modello 35,6 24,4 11,7 2,8 7,2 12,9 11,2 2,2 1,2 6,8 1,5 1,5 Tradizionale Intermedio Integrato Scenario Tecnologico 23,9 La fase di consegna è e La fase di consegna è e rimane la più costosa rimane la più costosa per il permanere di per il permanere di molte attività manuali molte attività manuali (es. verifica e (es. verifica e riallineamento tra DDT riallineamento tra DDT e merci realmente e merci realmente accettate a magazzino) accettate a magazzino) Fase Ordine Fase Fatturazione Fase Consegna Fase Pagamento/Incasso Fonte: Rapporto Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione Politecnico di Milano

20 I risultati del modello Suddivisione per attore Risultati dell applicazione del modello / ordine equivalente 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 35,6 24,4 11,7 18,7 13,0 2,2 2,1 3,7 14,7 1,4 9,3 6,7 Tradizionale Intermedio Integrato Produttore Depositario Distributore Fonte: Rapporto Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione Politecnico di Milano I vantaggi per i I vantaggi per i distributori derivano distributori derivano dall automazione delle dall automazione delle fasi di consegna e di fasi di consegna e di fatturazione. fatturazione. I costi di trasmissione I costi di trasmissione sono a carico dei sono a carico dei produttori. produttori.

21 I vantaggi della fatturazione elettronica Vantaggi economici: forte riduzione del costo totale per il trattamento di una fattura cartacea (che per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro), riduzione della manodopera necessaria e diminuzione degli errori Vantaggi finanziari: riduzione dei mancati pagamenti e miglior gestione della tesoreria Vantaggi organizzativi: possibilità per tutte le aree aziendali di accedere on-line alle fatture e maggior possibilità di orientarsi verso l esternalizzazione del ciclo di fatturazione Vantaggi logistici: eliminazione dei costi per spazi destinati agli archivi Rapporti con il fisco: possibilità per le amministrazioni finanziare di controllare più velocemente le fatture Rapporti con terzi: maggior integrazione tra fatture, pagamenti-incassi elettronici e finanziamento nei rapporti con le banche

22 Prossimi passi: la Ricerca del 2008 Osservatorio B2B Politecnico di Milano - Il settore farmaceutico Obiettivi Sviluppare il modello nelle seguenti direzioni all interno del gruppo di lavoro già in essere presso il consorzio DAFNE: Includere modelli di valutazione dei costi/investimenti e misure di efficacia Approfondire l analisi di alcune attività vicine al ciclo dell ordine come la dematerializzazione dei contratti e di altri documenti commerciali associati al ciclo dell ordine Fatturazione elettronica pura Integrazione del ciclo Amministrativo-Finanziario AMBITI DI ANALISI Integrazione del ciclo Ordine-Pagamento Conservazione dell attivo Digitalizzazione e conservazione del passivo

23 Conclusioni Le esperienze concrete di collaborazione fra aziende lungo le filiere che puntino a cogliere i vantaggi strategici della condivisione e del miglioramento dei processi comuni non sono molto numerose Il Consorzio DAFNE ha un valore particolare in questo panorama: non vi è infatti dubbio che, pur non mettendo in discussione il ruolo abilitante delle tecnologie, una reale integrazione informativa non dovrebbe essere misurata solo attraverso il volume di documenti esecutivi scambiati in via telematica Dovrebbe quindi intendersi anche come opportunità per la crescita gestionale di un settore (nel caso specifico con importanti valenze etiche e sociali) a beneficio di tutti i suoi componenti e del Cliente finale

24 Grazie per la vostra attenzione!