Configurazione SacommPlus

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1 SAcommPlus (V.1.0) SacommPlus è un nuovo software per la spedizione dei documenti con potenzialità e funzioni nettamente migliorate rispetto al precedente SacommPro. Partendo da quelle che sono state le Vostre richieste nel corso degli anni, abbiamo sviluppato un nuovo protocollo di spedizione ordini che permettesse tutte quelle funzioni che prima con il SacommPro non erano possibili. - Spedizione a più indirizzi contemporaneamente - Rinnovato aspetto grafico e procedura di spedizione - Spedizione Fatture Provvigionali (Modulo opzionale) - Spedizione Preventivi (Modulo opzionale) - Nuovo Layout di stampa dell ordine che viene spedito - Nuova gestione del Logo (Modulo Opzionale) Questi sono solo alcuni delle nuove funzioni che offre il nuovo SAcommPlus. Configurazione SacommPlus Al primo avvio partirà la procedura di configurazione del programma (Fig.1), a questo punto dobbiamo stabilire il metodo di spedizione che vogliamo usare, vale a dire, passando per il vostro client di posta predefinito (Metodo 1), oppure in maniera diretta, configurando SacommPlus con i Vostri parametri di posta elettronica (Metodo 2). Metodo 1. Questo tipo di configurazione ci consente di configurare in maniera semplice e veloce il programma, semplicemente servendoci della configurazione già fatta nel Vostro client di posta elettronica, come può essere Microsoft Outlook, Windows Live Mail ecc. ecc. Ovviamente diamo per scontato che il client sia configurato e funzionante.

2 Attenzione: Su queste informazioni il servizio assistenza Soluzione Agenti non potrà fornire alcun tipo di ausilio. Per attivare questa configurazione, sarà sufficiente cliccare nella finestra che si apre in basso a destra sul menù Default indicato dalla freccia rossa (Fig.1), e selezionare la voce Client di posta predefinito cliccare successivamente su SALVA. Da questo momento il Vostro SacommPlus è pronto all uso. (Fig.1) Metodo 2. Il secondo metodo di configurazione rende il programma autonomo per la spedizione, ma è fondamentale inserire i parametri di configurazione (nome utente, password ecc. ecc.) Per attivare quest altro metodo, come prima cosa dovremo selezionare nel menù che abbiamo visto prima Default (Fig.1) la voce , successivamente è necessario inserire i parametri di configurazione.

3 Prima di procedere, assicuratevi di avere a disposizione le seguenti informazioni relative all account di posta elettronica che volete utilizzare: - Nome utente - Server di posta elettronica in Uscita (SMTP) - Numero porta del server in Uscita - Se necessita di Accesso server SMTP tramite autenticazione nome utente e password - Se necessita di Accesso al server SMTP via SSL Attenzione: Su queste informazioni il servizio assistenza Soluzione Agenti non potrà fornire alcun tipo di ausilio. Per agevolare la vostra ricerca, abbiamo inserito un apposito pulsante che vi aiuterà nella configurazione in funzione del provider che state utilizzando (Fig.2). (Fig.2) Cliccare sul pulsante configurazione per aprire il pannello di Configurazione Automatica Selezionando dal pannello il Vostro Provider, automaticamente verranno inseriti i parametri di spedizione in base a quelle che sono le informazioni standard reperibili on-line. Qualora tali dati non dovessero funzionare, vi invitiamo a fare riferimento direttamente al servizio assistenza del Vostro gestore di servizi internet. Per capire qual è il Vostro Provider è sufficiente controllare a chi pagate la bolletta La procedura appena fatta, avrà compilato per vostro conto i parametri relativi al server di posta elettronica in uscita (SMTP) e il valore della porta a lui legato. E ora necessario inserire il resto delle informazioni (Fig.3)

4 (Fig.3) Inserisci indirizzo Inserire il Nome Utente Inserire la Vostra Password Inserire l indirizzo al quale si vuole ricevere la conferma di lettura Solo se si vuole abilitare tale richiesta Cliccare su salva per confermare le variazioni. A questo punto il programma è pronto per essere usato. Riepilogo pulsanti Il nuovo SAcommPlus, è cambiato sia nella sua interfaccia grafica che nei menù e pulsanti, in questa sessione faremo una descrizione analitica del loro funzionamento.

5 Primo Blocco.Spedizione Cliccando su spedizione verrà visualizzato un ulteriore sotto menù che comprende 3 opzioni: 1. Documento Corrente 2. Documenti selezionati 3. Tutti i non spediti La prima opzione consente di spedire esclusivamente l sul quale siamo posizionati La seconda opzione permette di spedire solamente i documenti selezionati che quindi riportano nell apposita casella il segno di spunta L ultima opzione consente di spedire tutti i documenti senza tener conto della nostra posizione su griglia o delle selezioni effettuate..eliminazione Cliccando su eliminazione verrà visualizzato un ulteriore sotto menù che comprende 2 opzioni: 1. Documento Corrente 2. Documenti selezionati La prima opzione consente di eliminare esclusivamente l sul quale siamo posizionati La seconda opzione permette di eliminare i documenti selezionati che quindi riportano nell apposita casella il segno di spunta.cambio Stato Cliccando su Cambio Stato verrà visualizzato un ulteriore sotto menù che comprende 2 opzioni: 1. Documento Corrente 2. Documenti selezionati La prima opzione consente di cambiare lo stato del documento sul quale siamo posizionati, ci permette quindi di rimettere in spedizione un documento che ora risulta essere spedito, viceversa ci consente di impostare come spedito un documento che risulta ancora da spedire.

6 La seconda opzione permette di cambiare lo stato dei documenti selezionati, ci permette quindi di rimettere in spedizione uno o più documenti che ora risultano essere spediti, viceversa ci consente di impostare come spediti uno o più documenti che risultano ancora da spedire. Secondo Blocco Questa serie di pulsanti serve esclusivamente a muoversi all interno della griglia sottostante con il riepilogo dei documenti. E maggiormente pensato per dispositivi touch screen, permette quindi di spostarsi sul documento voluto agevolando strumenti senza mouse. Terzo Blocco.Aggiorna Questo pulsante serve ad aggiornare i documenti da spedire. Tale funzione in apertura del programma viene eseguita in maniera automatica dal software, va lanciata manualmente solamente nel caso in cui, in una configurazione di rete, da un'altra postazione venga salvato un nuovo documento mentre SAcommPlus è aperto..configurazione Questo pulsante serve ad accedere al pannello di configurazione del programma, sia per le funzioni legate alla configurazione (procedura vista nelle prime pagine di questo manuale operativo Fig.1) sia a funzioni accessorie, come la personalizzazione dell oggetto oppure l attivazione della richiesta di conferma..salva Griglia

7 Questo pulsante serve a salvare la personalizzazione fatta alla griglia, intesa sia come ordinamento dei documenti ( per fornitore, per mittente, per data ecc. ecc.), sia come dimensione della finestra riservata allo spazio per la griglia e quella riservata allo spazio dell anteprima del documento. Cliccare su sul pulsante ordinamento per impostare quello preferito Regolazione della griglia E anche possibile decidere e salvare, sempre con il pulsante Salva Griglia, la dimensione dell anteprima che deve avere il documento, utilizzando i pulsanti ingrandisci o riduci visibili nella figura accanto Il tasto Preview serve a visualizzare in anteprima il documento così come verrà ricevuto dal destinatario..ordinamento Questo pulsante serve ad impostare quale criterio SAcommPLUS deve usare per ordinare i documenti presenti nella griglia, è possibile scegliere in base ai seguenti criteri:

8 Tipo documento: Raggruppa la griglia in ordini, preventivi o fatture provvigionali Numero documento: Ordina per numero ordine o fattura o numero preventivo Data Documento: Ordina per data inserimento del/dei Documenti Fornitore: Raggruppa per fornitori Fornitore: Raggruppa in base all indirizzo dell azienda Cliente: Raggruppa in base alla ragione sociale del cliente cliente: Raggruppa in base all indirizzo dell cliente Agente: Raggruppa per Agente Agente: Raggruppa in base all indirizzo dell agente Data Invio: Raggruppa per data di spedizione Ora Invio: Raggruppa per ora di spedizione.uscita Questo pulsante serve ad uscire dal programma al pari della X rossa in alto a destra. Selezionare o deselezionare documenti dalla Griglia E possibile selezionare o deselezionare i vari documenti che troviamo nella griglia, per poter svolgere operazioni solamente su specifici record (spedizione, cambio stato o eliminazione). La selezione avviene in diversi modi, sia manualmente, andando a cliccare con il mouse sull apposita casella fino a far apparire il visto, sia utilizzando i tasti funzione che vengono mostrati nella figura riporta qui di seguito.

9 Segno di spunta = Documento selezionato Tramite le Opzioni Griglia è possibile fare selezioni rapide, selezionare tutti i documenti o deselezionare tutti i documenti. Personalizzazione della griglia La griglia contiene tutti i documenti sia che siano da spedire sia quelli spediti, è composta da diverse colonne ognuna delle quali contiene informazioni diverse, che come abbiamo visto in precedenza possono essere usate anche come campo di ordinamento. E altresì possibile modificare e personalizzare la posizione delle colonne in funzione delle informazioni che vogliamo avere più a portata di mano spostandole o verso destra o verso sinistra. Per spostare una colonna, è sufficiente spostarsi con il mouse sull intestazione di quella su cui vogliamo intervenire ( Fig.4 Es. Colonna Fornitore) e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, occorrerà trascinarla nella posizione che vogliamo. Rilasciando il pulsante del mouse questa verrà inserita nel punto scelto. Per rendere definitivo il cambiamento apportato, al termine cliccare sul pulsante Salva Griglia che troviamo posizionato sopra la griglia. (Fig.5)

10 Spedizione a più indirizzi Una delle nuove funzioni del nuovo programma SAcommPLUS, è la possibilità di spedire simultaneamente a più indirizzi il documento selezionato. La procedura consente l inserimento di un indirizzo che sia solamente una tantum, direttamente nel campo del fornitore o del cliente o dell agente, inserendo dopo ogni indirizzo il simbolo ; (fig.5). E altresì possibile sfruttare tutti gli indirizzi presenti nell anagrafica clienti, ciò significa che mentre il precedente programma leggeva ed utilizzava esclusivamente l indirizzo emali generico del cliente, ora è possibile richiamare ed utilizzare contemporaneamente tutti gli account. Cliccando sul pulsante Aggiungi visibile nella figura in basso evidenziato in giallo, sarà possibile selezionare gli account presenti in anagrafica. (Fig.5) Cliccando sul quel pulsante, si aprirà il box nel quale sarà possibile selezionare tutti gli indirizzi ai quali si vorrà spedire. Per Confermare la selezione cliccare successivamente sul pulsante SALVA (Fig.6). (Fig.6)

11 Gestione di tutti i documenti Un'altra funzione che caratterizza questo nuovo programma di spedizione, è la possibilità di spedire non solo gli ordini che vengono generati da Soluzione Agenti, ma anche le Fatture Provvigionali e i preventivi (Moduli Opzionali). Entrando nel programma il software automaticamente visualizzerà tutti i documenti che sono in attesa di essere spediti, raggruppati in funzione dell ordinamento selezionato. Su questo ordinamento possiamo intervenire applicando ulteriori filtri utilizzando il menù verticale che troviamo sulla destra (Fig. 7). (Fig.7)

12 Utilizzando gli appositi tasti si potrà visualizzare solo un tipo di documento. Nel caso in cui volessimo vedere solamente le fatture cliccando sul pulsante Fatture Provvigionali il programma elaborerà la griglia togliendo gli ordini e i preventivi (solo per chi ha il modulo opzionale). (Fig.8) E poi possibile in base al documento scelto, procedere ad un ulteriore filtro. Se noi volessimo vedere solo le Fatture Provvigionali spedite, sarà sufficiente cliccare sul pulsante del menù, sempre di destra Fig.8, sulla voce Inviati Essendo il programma ancora in una fase di Beta Version, il manuale è soggetto a piccole differenze caratterizzate dal continuo aggiornamento del software. Sarà nostra cura aggiornarlo il più velocemente possibile in funzione delle modifiche apportate al programma. Distinti saluti e buon lavoro Soluzione Agenti --- Servizio Assistenza Clienti ---

13 Web Assist: Call Center: (r.a.) Sms: Fax Verde: