Manuale per i Centri di Esami Registrati. Valido dal 1 dicembre 2012

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1 Manuale per i Centri di Esami Registrati Valido dal 1 dicembre 2012 Trinity College London 89 Albert Embankment London SE1 7TP UK T +44 (0) F +44 (0) E info@trinitycollege.co.uk Charity number Patron HRH The Duke of Kent KG Chief Executive Sarah Kemp Copyright 2012 Trinity College London Published by Trinity College London First impression, September 2012

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3 Introduzione Introduzione Con la sottoscrizione del contratto per diventare Centro di Esami Registrato, accettate di fornire determinati servizi affinché gli esami Trinity College London siano adeguatamente preparati, erogati ed amministrati. Il presente Manuale è rivolto a tutti coloro che sono coinvolti, a diverso titolo, nella gestione degli esami Trinity presso il vostro Centro ( voi ) e definisce i requisiti necessari perché il vostro lavoro si possa svolgere nel rispetto delle policy del Trinity. Ciascun requisito previsto viene esplicitato attraverso una valida check list in 10 punti. Ulteriori dettagli su tutti gli aspetti di gestione degli esami Trinity sono disponibili online nella nostra Guida alle Buone Pratiche del Centro Abbiamo elaborato i requisiti tenendo conto delle buone pratiche nella gestione ed organizzazione degli esami Trinity e del customer care; è nostra premura assicurare che tutti coloro che sono coinvolti nella gestione degli esami Trinity presso i centri registrati - compresi i candidati, gli esaminatori, gli insegnanti ed i genitori - ricevano un costante ed elevato livello di servizio. I requisiti riguardano tutti gli interessati agli esami Trinity, dagli insegnanti agli invigilators, dai supervisori agli amministratori, ai dirigenti. Perché il Centro possa operare efficacemente come Centro di Esami Registrato, sarà necessario nominare un Rappresentante del Centro, che agirà come principale punto di riferimento tra il vostro Centro di Esami Registrato e: - i docenti e i candidati; - gli esaminatori; - gli uffici del Trinity. Punti di Riferimento Trinity Gli Esami Trinity sono amministrati attraverso una rete globale di representatives. Per le ordinarie richieste di informazioni sarà sufficiente mettersi in contatto con uno degli uffici preposti in Italia, i cui contatti sono disponibili all indirizzo indicato nell ultima pagina di questo Manuale. Modifiche al Manuale Verranno di volta in volta realizzate opportune modifiche al presente Manuale. Ogni volta che ciò avviene sarà nostra cura provvedere ad avvisare il Referente Nazionale, che a sua volta, per il tramite degli uffici preposti, vi notificherà tali modifiche. Le modifiche diventano vincolanti alla data in cui è previsto che entrino in vigore. Provvederemo a darvi il giusto preavviso per tutte quelle modifiche che possano avere un impatto operativo sull erogazione o amministrazione degli esami Trinity presso il vostro Centro. 3

4 Struttura del Manuale Struttura del Manuale Il Manuale è organizzato in modo da seguire l elenco dei servizi che avete accettato di erogare nel vostro contratto. Di seguito l elenco dei servizi: 1. preparare i candidati agli Esami Trinity e rendere disponibili i relativi Syllabus ai docenti; 2. registrare i candidati e gestire le loro richieste in conformità alle procedure del Trinity; 3. organizzare l orario d esame e conservare in luogo sicuro i materiali di Esame Trinity; 4. ospitare gli Esami Trinity in luogo appropriato e con servizi adeguati per i candidati e gli esaminatori Trinity, garantendo, inoltre, il necessario livello di assistenza e monitoraggio durante le sessioni di esame; 5. consegnare ai candidati la notifica dell orario dell esame [appointment form], i report, i risultati ed i certificati; 6. assicurare il pagamento al Trinity delle quote di esame dei candidati (e/o le quote minime di prenotazione esame [minimum fee], laddove applicabili); 7. assistere il Trinity in caso di reclami e ricorsi dei candidati, prestare assistenza al Trinity per eventuali indagini e controlli; 8. far rispettare i termini ed i requisiti dei Syllabus e dei regolamenti Trinity, come anche le informazioni e le linee guida sugli esami Trinity, dei quali, di volta in volta, verrete informati, e garantire inoltre che questi vengano comunicati ai candidati e agli insegnanti a seconda dei casi; 9. prendere le misure opportune, come di volta in volta richiesto dal Trinity, a garanzia del rispetto delle regole dettate dagli organismi preposti alla regolamentazione ed al riconoscimento di una o più qualifiche Trinity; 10. erogare altri ed ulteriori servizi che possano risultare ragionevolmente necessari al vostro Centro di Esami Registrato. 4

5 Il servizio da voi erogato Informazioni e procedure Il servizio da voi erogato Informazioni e procedure 1) Preparare i candidati Preparare i candidati agli Esami Trinity, e rendere disponibili i relativi Syllabus ai docenti Il Syllabus Trinity fornisce le necessarie informazioni per ciascun componente di ogni esame, comprese le procedure ed i metodi di valutazione. Fornisce altresì ulteriore guida ed orientamento ai candidati ed a coloro che preparano i candidati per l esame. È possibile scaricare tutti i nostri Syllabus e norme di esame agli indirizzi Troverete informazioni di supporto sui nostri Syllabus e su altri aspetti degli esami Trinity sui nostri siti web È vostra responsabilità assicurarvi che i docenti, i supervisori e gli invigilators del vostro Centro conoscano perfettamente i contenuti dei Syllabus in vigore ed i relativi regolamenti. Dovrete altresì assicurarvi che i candidati siano preparati a sostenere l esame in base ai requisiti precedentemente indicati. 2) Registrazione Candidati Registrare i candidati e gestire le loro richieste in conformità alle procedure del Trinity L ufficio Trinity di Londra, o il Referente Nazionale, vi farà richiesta, attraverso gli uffici preposti in Italia, di comunicare il vostro periodo di esami preferito tra quelli previsti per una determinata sessione, e di segnalare quanti candidati stimate di registrare per tale periodo. Queste previsioni non sono vincolanti, ma, purché siano sufficientemente precise, ci serviranno a pianificare le sessioni di esame Trinity durante tutto l anno, al fine di offrire al vostro Centro il miglior servizio possibile. Le iscrizioni agli esami Trinity sono soggette a date di scadenza. Queste sono le date entro le quali tutte le iscrizioni ed i relativi pagamenti dovranno essere effettuati a favore del Trinity. Le date di scadenza verranno comunicate di anno in anno. Per effettuare le iscrizioni, salvo diversamente concordato con il Trinity, è necessario utilizzare il portale Trinity Online, il sistema amministrativo Trinity disponibile sul web. Prima di utilizzare modalità alternative, queste dovranno essere concordate con gli uffici preposti. Quando si registrano le iscrizioni dei candidati sul portale Trinity Online, è necessario verificare che i dati personali dei candidati siano esatti ed aggiornati. Ciò è particolarmente importante, in quanto i dati dei candidati inseriti sul portale Trinity Online saranno utilizzati per la verifica del candidato il giorno dell esame e per l emissione dei certificati d esame. I candidati dovranno soddisfare i requisiti di ammissione previsti dal Trinity per gli esami prescelti si veda il relativo Syllabus per conoscere i requisiti di idoneità del candidato. Ad esempio, alcuni esami richiedono un requisito di età minima. In caso di disabilità o DSA (disturbi specifici di apprendimento), i candidati potranno fare domanda per richiedere l esonero da un determinato elemento d esame oppure richiedere una diversa modalità di somministrazione delle prove. La domanda dovrà essere presentata utilizzando l apposito modello Trinity (disponibile all indirizzo o presso gli uffici preposti in Italia) che dovrà essere compilato e inviato agli uffici in Italia entro e non oltre il termine ultimo per l iscrizione all esame. Si prega di prendere nota che sarà responsabilità unica del vostro Centro rendere accessibili i vostri edifici, locali e servizi, in modo da poter così garantire l accesso ai candidati diversamente abili. Una volta registrati i candidati ad un esame, superata la data di scadenza, non saranno più consentite modifiche dei dati. Eccezioni sono previste solo in caso di circostanze eccezionali, ad esempio per un disastro naturale, per problemi di salute o per lutto; in tal caso si prega di contattare il prima possibile uno degli uffici preposti in Italia oppure l ufficio del Trinity a Londra. Il Trinity potrà richiedere la documentazione giustificativa in forma scritta a conferma di una qualsiasi circostanza eccezionale. 5

6 Il servizio da voi erogato Informazioni e procedure 3) Organizzazione delle sessioni di esame Organizzare l orario d esame e conservare in luogo sicuro i materiali di Esame Trinity A seguito della iscrizione dei candidati vi sarà trasmessa conferma della data di visita dell esaminatore [data d esame]. Vi sarà confermato il nome del vostro esaminatore con relativi dati biografici, se disponibili. Gli uffici preposti vi contatteranno nel caso in cui necessitino di supporto logistico per la prenotazione dell hotel e per l organizzazione del viaggio. Sarà vostra responsabilità assicurare che l orario d esame sia elaborato e consegnato a ciascun esaminatore Trinity per la propria visita di esame; tale orario d esame è automaticamente elaborabile dal portale Trinity Online. In alternativa, è possibile fare riferimento alle linee guida sulle modalità per strutturare un orario d esame, che si trovano nella Guida alle Buone Pratiche del Centro. L esaminatore si metterà in contatto con voi il giorno prima della visita di esame per confermare gli accordi logistici. Sarà vostra cura assicurare che tutti i materiali necessari alla sessione d esame, compresa una copia dell orario d esame, siano pronti all arrivo dell esaminatore. 4) Ospitare sessioni d esame Ospitare gli Esami Trinity in luogo appropriato e con servizi adeguati per i candidati e gli esaminatori Trinity, e garantire inoltre il necessario livello di assistenza e monitoraggio durante le sessioni di esame Organizzazione esami pratici (per es. esami orali per la lingua inglese; esami di strumento/voce per la musica e di performance per Trinity Stars e Drama). Per il giorno/giorni di esame sarà vostra cura designare uno steward il cui compito sarà quello di accogliere i candidati al vostro Centro, accompagnarli alla sala di attesa e all aula d esame e garantire che tutto proceda senza problemi. Sarà vostra cura predisporre una apposita sala di attesa per i candidati agli esami Trinity. Tale sala di attesa non dovrà essere ubicata accanto all aula di esame. I Poster Silence (messi a disposizione dal Trinity) dovranno essere collocati e ben visibili nella zona della sala di attesa e dell aula di esame. L aula di esame dovrà essere silenziosa, ragionevolmente ventilata e mantenuta ad una temperatura confortevole. Ove possibile, l aula dovrà essere illuminata con luce naturale. L aula d esame dovrà essere allestita con almeno un tavolo di dimensioni adeguate ed almeno due sedie comode. Ulteriori dettagli sui requisiti specifici per le aule di esame di Musica e Drama sono disponibili nella Guida alle Buone Pratiche del Centro. Organizzazione esami scritti Le date degli esami scritti sono pubblicate sui siti del Trinity, inglese ed italiano. È inoltre possibile reperirle presso gli uffici preposti in Italia. È possibile trovare tutti i dettagli su come organizzare gli esami scritti nella Guida alle Buone Pratiche del Centro. Sarà fondamentale seguire queste linee guida per i centri che organizzano sessioni di esami scritti, facendo particolare attenzione ai requisiti necessari alla supervisione ed alla sicurezza dello svolgimento degli esami, comprese le ispezioni d esame, la verifica dell identità dei candidati e tutte le procedure connesse così come stabilito dal Trinity. I risultati degli esami scritti saranno pubblicati sul portale Trinity Online sei settimane dopo la data della prova scritta. 6

7 Il servizio da voi erogato Informazioni e procedure 5) Consegna documenti ufficiali Trinity ai candidati Una volta elaborato l orario degli esami sul portale Trinity Online, sarà possibile stampare gli appointment form per ogni singolo candidato dando conferma dell ora dell esame, del numero di registrazione del candidato, nonché della data e del luogo di esame. È necessario distribuire tali appointment form ai candidati. Si prega di notare che, alla data attuale, gli appointment form sono obbligatori per gli esami di Musica, Rock & Pop e Drama, e sono facoltativi per gli esami di lingua; è probabile che in futuro gli appointment form diventino obbligatori anche per gli esami di lingua. Al termine di una sessione di esami pratici l esaminatore consegnerà al Rappresentante del Centro un Report Form per ogni singolo candidato. Questi Form dovranno essere consegnati ai candidati nel più breve tempo possibile. I Centri sono tenuti a conservare una copia di tali Report Form in conformità con la policy del Trinity sulla protezione dei dati sensibili. I certificati dei candidati promossi saranno spediti tra le 4 e le 8 settimane dalla data di conclusione della sessione d esame. Si prega di controllare tutti i certificati con cura e informare tempestivamente gli uffici preposti in Italia di eventuali correzioni da apportare. Laddove necessario saranno inviati Certificati sostitutivi. 6) Quote Il Centro dovrà pagare interamente le quote per l esame entro e non oltre la data di scadenza per la sessione d esame. Per poter confermare che un esaminatore sarà inviato presso il vostro Centro per una determinata sessione di esami, il Trinity dovrà prima ricevere il pagamento delle quote d esame dei candidati (o la minimum fee [quota minima]). Il Trinity ha la facoltà di non accettare l iscrizione dei vostri candidati nel caso in cui il pagamento effettuato dal vostro Centro non coincida con le informazioni risultanti sul portale Trinity Online, a causa di dati incompleti dei candidati. Se la coincidenza tra il pagamento ricevuto ed i dati dei candidati può essere accertata soltanto dopo la data di scadenza, al Centro potrà essere richiesto di pagare una sovrattassa. 7) Gestione reclami Consegnare ai candidati la notifica dell orario dell esame [appointment form], i report, i risultati ed i certificati Assicurare il pagamento al Trinity delle quote di esame dei candidati (e/o le quote minime di prenotazione esame [minimum fee], laddove applicabili) Assistere il Trinity in caso di reclami e ricorsi dei candidati, prestare assistenza al Trinity per eventuali indagini e controlli Dettagliate procedure per presentare un reclamo e/o un ricorso sono reperibili sul sito Trinity e sono altresì disponibili presso gli uffici preposti in Italia. 8) Lavorare con Trinity Far rispettare i termini ed i requisiti dei Syllabus e dei regolamenti Trinity, come anche le informazioni e le linee guida sugli esami Trinity, dei quali, di volta in volta, verrete informati, e garantire inoltre che questi vengano comunicati ai candidati e agli insegnanti a seconda dei casi Sarà nostra cura comunicarvi il nominativo del vostro Referente Nazionale e di tutti gli altri contatti in Italia che rappresenteranno il vostro primo punto di riferimento per tutti i quesiti relativi ai Syllabus ed alla logistica per le sessioni di esame. Nel caso in cui il Rappresentante del vostro Centro cambi, sarà necessario informarne tempestivamente gli uffici preposti in Italia. 7

8 Il servizio da voi erogato Informazioni e procedure Al momento della iscrizione dei candidati agli esami Trinity, il vostro Centro di Esami Registrato si impegna ad osservare le norme stabilite dal Trinity per ogni tipo di esame tenuto presso il vostro Centro, così come anche le policy definite nella Guida alle Buone Pratiche del Centro. In particolare, il vostro Centro dovrà ritenersi contrattualmente vincolato ad osservare e rispettare le policy e le procedure stabilite dal Trinity in materia di protezione dei dati personali, sicurezza, ricorsi, negligenza, cattiva amministrazione e anti-corruzione. Si prega di notare che queste policy sono regolarmente aggiornate e soggette a modifiche periodiche. Per le più recenti ed aggiornate versioni di queste policy consultare il sito È necessario assicurarsi che tutto il personale coinvolto nella preparazione e nel customer care dei candidati, nella conduzione e nella gestione degli esami Trinity, conosca e comprenda tali policy. Sarà vostro compito rendere note le procedure e le informazioni contenute nel presente Manuale, al personale responsabile degli esami Trinity e sarà inoltre vostra responsabilità procedere ai dovuti controlli per assicurarne il rispetto. 9) Riconoscimenti Prendere le misure opportune, come di volta in volta richiesto dal Trinity, a garanzia del rispetto delle regole dettate dagli organismi preposti alla regolamentazione ed al riconoscimento di una o più qualifiche Trinity Un esempio di tali opportune misure potrebbe essere l accettare una visita ispettiva durante una sessione di esame da parte di un rappresentante di uno di tali organismi. Gli organismi di regolamentazione del Trinity comprendono l Ufficio delle Qualifiche e delle Normative in materia di Esami in Inghilterra, il Governo dell Assemblea Gallese e il Consiglio per il Curricolo, gli Esami e le Valutazioni nell Irlanda del Nord. Trinity è una fondazione registrata [registered charity] disciplinata da una Commissione sotto la legislazione Britannica [Charity Commission]. 10) Altri ed ulteriori servizi Erogare altri ed ulteriori servizi che possano risultare ragionevolmente necessari al vostro Centro di Esami Registrato Un esempio di tali altri ed ulteriori servizi potrebbe essere l offrire supporto al Trinity nell organizzazione di eventi, quali seminari didattici nella vostra zona. Di seguito il link alla pagina del sito che contiene i contatti di tutti gli uffici in Italia cui ci si può rivolgere per il supporto nelle attività di gestione ed organizzazione degli esami Trinity 8

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